7. Kết cấu của luận văn
2.2.6. Hệ thống quản trị thông tin
Hiện nay, hệ thống thông tin quản lý đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Thông tin bao gồm tất các cơ sở dữ liệu về giá cả, chi phí, nhà cung cấp, kế hoạch sản xuất, kho bãi, khách
hàng… Hệ thống thông tin không chỉ thâm nhập hết sức sâu rộng vào quá trình sản xuất kinh
doanh, trở thành công cụ hỗ trợ trong vấn đề ra quyết định mà còn phối hợp các phòng ban nhằm giúp hoạt động quản trị chuỗi cung ứng nội bộ ngày hiệu quả.
Thông tin quản lý hiện diện xuyên suốt trong các quá trình hoạt động của Công ty. Đối với khâu quản trị các yếu tố đầu vào, thông tin hỗ trợ trong việc xác định nhu cầu và giá cả nguyên liệu, công cụ dụng cụ, hóa chất… cần cho sản xuất cũng như thông tin về các nhà cung ứng, đại lý thu mua, khả năng cung ứng và thông tin về các hợp đồng thu mua đã và đang được ký kết. Những cơ sở dữ liệu này được lưu trữ cẩn thận và là nền tảng cho bộ phận kinh doanh cũng như Ban giám đốc xem xét và tổ chức kế hoạch thu mua nguyên liệu và các yếu tố đầu vào phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời, những thông tin về các nhà cung cấp là cơ sở cho Công ty đánh giá và lựa chọn những nhà cung ứng có khả năng đáp ứng yêu cầu cũng như tìm kiếm nhà cung ứng tiềm năng.
Mọi thông tin về kế hoạch sản xuất, cơ cấu hàng hóa, chất lượng sản phẩm… là vô cùng quan trọng. Mỗi một sai sót trong nguồn đưa tin không chỉ gây ảnh hưởng đến khâu sản xuất kế tiếp trong dây chuyền hoạt động, mà còn có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng trong việc thực hiện hợp đồng đối với sản xuất lô hàng đó. Do đó, trong quá trình tiến hành sản xuất luôn có sự trao đổi thông tin đa chiều và hợp tác từ các phân xưởng và kho chứa với các phòng ban. Các phân xưởng luôn kịp thời cung cấp
thông tin và lưu trữ dữ liệu về các cơ cấu thành phẩm sản xuất, tiêu hao nguyên vật
liệu, chất lượng sản phẩm… làm cơ sở cho các bộ phận giám sát, kiểm tra dữ liệu và Ban giám đốc ra các quyết định chiến lược về sản xuất. Những thông tin sản xuất liên kết chặt chẽ với thông tin hàng tồn trữ, nguồn nguyên liệu, hóa chất sử dụng… nhằm giúp cho mọi hoạt động diễn ra một cách linh hoạt và nhịp nhàng, tận dụng mọi nguồn
lực hiện có trong nội bộ Công ty. Hệ thống thông tin còn là công cụ hỗ trợ quản lý điều hành trong hoạt động quản trị khách hàng, giao hàng, vận chuyển… Thông qua thông tin phản hồi của khách hàng trong quá trình giao nhận, cung cầu thị trường, chất lượng sản phẩm, … Công ty có thể xác định được nhu cầu khách hàng và có những kế hoạch trong việc quản lý đơn hàng nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng.
Nhờ thông tin mà các bộ phận của Công ty được kết nối với nhau, đáp ứng tốt nhất yêu cầu chỉ đạo, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh một nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, tất cả các nhân viên văn phòng của Công ty đều có địa chỉ email để giao tiếp nội bộ và bên ngoài. Công ty cũng đã trang bị đầy đủ máy tính cho
các bộ phận, các phòng ban, tích hợp mạng truyền thông tin và dữ liệu bội bộ, đáp ứng
yêu cầu quản lý hiện đại. Hệ thống website của Công ty đã được thành lập và cập nhật thông tin thường xuyên để quảng bá hình ảnh và cung cấp thông tin về sản phẩm của Công ty. Công ty cũng đang thực hiện đầu tư trang bị, nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin bằng việc ứng dụng phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) – quản trị nguồn lực doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. Việc ứng dụng quản lý thông tin sẽ giúp các phòng ban cập nhật thông tin về đơn hàng, khách hàng, nhà cung cấp... cũng như chia sẻ thông tin dễ dàng hơn và Ban giám đốc kiểm soát hiệu quả mọi nguồn lực của mình. Việc ứng dụng hệ thống thông tin quản lý góp phần không nhỏ mang lại hiệu quả cho việc quản lý về thời gian, sức lao động, giúp tiết kiệm chi phí và đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất trên toàn chuỗi.