III Tình hình cán bộ nhân viên
2.2.4Thực trạng triển khai các nghiệp vụ kinh doanh
Công tác triển khai các nghiệp vụ kinh doanh là giai đoạn triển khai các kế hoạch kinh doanh đã đặt ra của công ty. Mỗi các nhân, mỗi phòng sẽ thực hiện các nhiệm vụ của mình sao cho phối hợp ăn ý với các cá nhân và phòng ban khác để thực hiện tốt nhất các mục tiêu chiến lược kinh doanh công ty đã đề ra. Công tác triển khai thực hiện bắt đầu từ việc phân tích mục tiêu chiến lược kinh
doanh của công ty đến việc xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu. Hiện nay công ty đang tổ chức hoạt động theo “mô hình tổ chức theo chức năng, nhiệm vụ”. Theo đó giám đốc là người điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty. Các phòng ban trong công ty trực tiếp chịu sự quản lý của giám đốc. Các phòng ban này trực tiếp triển khai các nghiệp vụ kinh doanh tổ chưc sự kiện. Chủ tịch hội đồng quản trị và giám đốc công ty thương xuyên gặp gỡ, hội thảo với các trưởng phòng để nghe báo cáo và nắm được tình hình thực tế. Chính vì vậy công ty đã trách được tình trạng quan liêu trong hành chính, đưa ra được các mục tiêu quyết định linh hoạt phù hợp với tình hình thực tế. Bên cạnh đó công ty đã thực hiện chế độ kiểm tra kiểm soát thường xuyên thông qua các báo cáo nhanh tổng hợp định kỳ hàng tháng, hàng quý.
Thứ nhất thực hiện nghiệp vụ tổ chức sự kiện của công ty
Quá trình thực hiện nghiệp vụ tổ chức sự kiện của công ty thường theo sơ đồ 2.2 sau:
Xác định nội dung và yêu cầu Xác định nội dung tổ chức sư kiện
Viết kịch bản sự kiện
Ký duyệt kịch bản
Phân công công việc
Hợp đồng với nhà cung cấp
Tổ chức các cuộc họp định kỳ
Tập dược
Thực hiện sự kiện
Sau sự kiện viết thư cảm ơn và đánh giá sự kiện
Sơ đồ 2.2 Quy trình tổ chức một sự kiện của công ty
(Nguồn: Tự lập từ quá trình tổ chức sự kiện của công ty CPSKTTVN) Bước 1 xác định mục tiêu sự kiện. Bên tổ chức của công ty sẽ luôn có một buổi nói chuyện bàn về mục tiêu của sự kiện mà doanh nghiệp - khách hàng chủ sự kiện muốn đạt được. Từ đó công ty xác định được mục tiêu chính của sự kiện khách hàng chủ sự kiện yêu cầu. Nếu một khách hàng chủ sự kiện có nhiều mục tiêu ở sự kiện thì sự kiện tổ chức rất khó tập trung. Nếu khách hàng chủ sự kiện có nhiều mục tiêu thì công ty sẽ bàn bạc, làm rõ với khách hàng xem xét các mục tiêu có hợp lý không. Từ đó xác định cụ thể mục tiêu sự kiện chính của khách hàng để tổ chức sự kiện có sự tập trung một cách hiệu quả.
Bước 2 xác định nội dung sự kiện. Các công việc công ty sẽ thực hiện trong bước này bao gồm:
- Xác định ngân sách cho sự kiện: Công ty phải liệt kê những danh mục các hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho sự kiện tổ chức. Từ đó tính tổng toàn bộ ngân sách cho tổ chức một sự kiện như: chi phí địa điểm, chi phí trang trí, chi phí cho âm thanh ánh sáng, văn nghệ, thiết kế, quay phim,chụp ảnh….
- Đối tượng nhận thông điệp – khách mời: Trước mười lăm ngày khi sự kiện diễn ra công ty đã xác định được số lượng khách mời và danh sách khách mời.
- Xác định thời gian diễn ra sự kiện - Xác định địa điểm diễn ra sự kiện:
+ Đối với sự kiện giới thiệu sản phẩm mới: Thường thì công ty địa điểm tổ chức sự kiện công ty sẽ tổ chức ở nhà máy hoặc địa điểm của công ty chủ sự kiện. Công ty nhận thấy tổ chức ở địa điểm này sẽ giúp chủ sự kiện đưa được lòng tin về chất lượng đối với khách hàng. Mặc khác làm giảm thiểu chi phí dành cho tổ chức sự kiện do không mất chi phí thuê địa điểm. Điều này cũng giúp công ty tạo được lòng tin trong lòng chủ sự kiện.
+ Đối với sự kiện hội thảo, hội nghị: Địa điểm thường là các khách sạn. Tùy vào tích chất, quy mô của từng sự kiện cụ thể cũng như tiềm lực tài chính của chủ sự kiện mà công ty sẽ lựa chọn địa điểm là các khách sản lớn hoặc nhỏ. Đối với hội thảo lớn thường được tổ chức ở các khách sạn lớn. Còn đối với các cuộc hội thảo nhỏ thường được công ty tổ chức ở các khách sạn nhỏ.
- Lựa chọn cơ quan báo chí phát ngôn: Công ty sẽ thay mặt khách hàng của mình chọn danh sách đầu báo đăng tin về sự kiện, chọn đầu báo viết về sự kiện của chủ sự kiện mình tổ chức, soạn thông tin tư liệu cung cấp cho cơ quan báo chí phát ngôn để làm thông cáo báo chí, chọn ngày đăng quảng cáo. Tin tức về
sự kiện công ty tổ chức sẽ được các đầu báo đăng tin trước hai ngày và sau một ngày so với ngày tổ chức sự kiện.
Chọn kênh truyền hình và phương án ghi hình, phát sóng - Soạn thảo tài liệu gửi tới khách tham dự
- Chuẩn bị quà tặng lưu niệm - Đội ngũ lễ tân
- MC giới thiệu chương trình
Bước 3 là so sánh nội dung với yêu cầu. Trong bước này công ty phải so sánh đánh giá các nội dụng để xác định các vấn đề sau: sự kiện tổ chức phải thỏa mãn được yếu tố chính quyền tức chính quyền cho phép tổ chức sự kiện, phải thỏa mãn mục tiêu của chủ đầu tư và chiến lược của doanh nghiệp, thỏa mãn đối tượng nhận thông điệp, dự đoán tình huống có thể xảy ra để có thể xử lý tốt các sự cố xảy ra tại sự kiện.
Bước 4 viết kịch bản sự kiện và ký duyệt. Công việc viết kịch bản do cán bộ nhân viên thiết kế, biên tập của phòng hành chính – kế toán, thiết kế, biên tập của công ty đảm nhiệm. Nhân viên phụ trách công việc này trong công ty sẽ lên chi tiết kịch bản, nội dung chương trình về quá trình sự kiện từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. Sau đó đưa cho người tham gia thực hiện xem xét bổ sung. Sau khi nội dung kịch bản được hoàn tất cán bộ nhân viên phụ trách sẽ chuyển lên giám đốc công ty xem xét, bổ sung và ký duyệt lần cuối.
Bước 5 phân công công việc. Bước này quy định, phân công cụ thể công việc, trách nhiệm của từng đối tượng trong khi thực hiện tổ chức sự kiện. Từ đó dễ kiểm tra tình hình hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân trong công việc. Đồng thời trách và giảm thiểu sự chồng chéo trong công việc.
Bước 6 hợp đồng với nhà cung cấp. Công ty sẽ liên hệ và ký kết hợp đồng với các bên đặt địa điểm, cung cấp quà tặng lưu niêm, quảng cáo. Trong hợp đồng có quy định cụ thể rõ ràng quyền lợi, trách nhiệm nghĩa vụ của đôi bên và thời gian thanh toán hợp đồng.
Bước 7 tổ chức các cuộc họp định kỳ và tập dược. Công ty tổ chức các cuộc họp định kỳ để xem xét các thành viên thực hiện từ các công việc đó như thế nào với tiến độ ra sao. Đồng thời có đúng với yêu cầu của khách hàng hay không để từ đó có các phương án điều chỉnh thích hợp. Sau đó tập dược những nội dung chính diễn ra trong chương trình trước một ngày trước khi chương trình sự kiện được tổ chức. Công tác tập dược đối với sự kiện công đồng có tích chất quy mô lớn thì tập dượt tại nơi diễn ra sự kiện. Còn đối với các sự kiện khác công ty sẽ tập dượt tại địa điểm công ty hoặc địa điểm của chủ sự kiện nhằm giảm thiểu hóa chi phí cho tổ chức sự kiện. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 8 thực hiện sự kiện.
Bước 9 viết thư cảm ơn sau sự kiện và đánh giá sự kiện.
Thứ hai tổ chức và lao động
Tổ chức: Hiện nay công ty sự kiện truyền thông Việt Nam có các đơn vị và chứa danh quản lý. Ba phòng báo chí – sự kiện mỗi phòng có một trưởng phòng. Phòng hành chính – kế toán, thiết kế, biên tập với một kế toán trưởng. Một giám đốc công ty phụ trách quán lý giám sát mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Một chủ tịch hội đồng quản trị có trách nhiệm quản lý giám đốc công ty và chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh của công ty với hội đồng quản trị.
Số lượng và chất lượng lao động: Đội ngũ nguồn nhân lực của là tài sản vô giá của công ty. Đội ngũ này quyết định trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty. Chính vì vậy nguồn lực này luôn được công ty xem trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình.Nếu phân theo trình độ học vấn thì số lượng cán bộ nhân viên của công ty được thể hiện trong bảng sau.
Bảng 2.7 Số lượng cán bộ nhân viên công ty giai đoạn 2009- 2011
Đơn vị: Người Số lượng
Chỉ tiêu
Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Trình độ đại học 06 12 19
Trình độ cao đẳng 04 02 04
Trình độ trung cấp 02 02 02
Tổng số 12 16 25
(Nguồn: Phòng hành chính, kế toán, thiết kế, biên tập của công ty CPSKTTVN) Nhìn vào số liệu số cán bộ công nhân viên của công ty qua 3 năm từ 2009 đến 2011 ta thấy số lượng cán bộ nhân viên của công ty tăng qua các năm, năm sau đều tăng hơn năm trước. Cụ thể, năm 2009 tổng số nhân viên là 12 người, năm 2010 tăng 33,33% so với năm 2009 nâng tổng số nhân viên lên 16 người. Đặc biệt năm 2011 tăng 56,25% so với năm 2010 tăng hơn gấp đôi so với năm 2009, với con số 25 người. Số lượng cán bộ công nhân viên tăng là do quy mô kinh của công ty từ năm 2009 đến nay đều tăng. Để đáp ứng kịp thời với quy mô kinh doanh của công ty, đòi hỏi nguồn nhân lực phải tăng cả về số lượng và chất lượng để đáp ứng phù hợp với công ty. Không chỉ gia tăng về số lượng mà chất lượng nguồn nhân lực của công ty cũng tăng. Cụ thể là năm 2009 số lượng nhân viên có trình độ đại học là 6 người, chiếm 50% so với tổng số nhân viên; số lượng có trình độ cao đẳng là 4 người, chiếm 33,33% so với tổng số nhân viên; số lượng có trình độ trung cấp là 2 người, chiếm 16,67% so với tổng số nhân viên. Năm 2010 số lượng nhân viên có trình độ đại học đã tăng lên so với năm
2009 cả về số lượng lẫn tỷ lệ. Số lượng nhân viên có trình độ đai học là 12 người chiếm 75% so với tổng số lượng nhân viên, số lượng nhân viên có trình độ cao đẳng và trung cấp đều là 2 người chiếm 12,5% so với tổng số lượng nhân viên. Năm 2012 do gia tăng quy mô kinh doanh số lượng cán bộ công nhân viên của công ty đã tăng lên đáng kể cả về số lượng và chất lượng. Cụ thể, số lượng công nhân viên có trình độ đại học là 19 người chiếm 76% so với tổng số lượng nhân viên, số lượng có trình độ cao đẳng là 4 người chiếm 16% so với tổng số nhân viên, số lượng có trình độ trung cấp là 2 người chiếm 8% so với tổng số nhân viên. Đội ngũ nguồn nhân lực này được công ty huy động toàn bộ vào trong hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện của mình. Song song với hoạt động tổ chưc sự kiện đội ngũ nhân viên này được sử dụng linh hoạt động các hoạt động kinh doanh khác của công ty như quảng cáo báo in.
Thứ ba là thực hiện kế hoạch tổ chức các loại hình sự kiện
Bảng 2.8 Tình hình thực hiện kế hoạch tổ chức các sự kiện
Đơn vi: Hợp đồng Năm 2009 2010 2011 Kế hoạch (KH) Thực hiện % hoàn thành KH Kế hoạch (KH) Thực hiện % hoàn thành KH Kế hoạch (KH Thực hiện % hoàn thành KH Sự kiện cộng đồng 2 1 50 3 2 67 4 5 125 Lễ kỷ niệm 9 11 122 11 14 127 12 14 167 Hội nghị khách hàng - 7 7 100 8 10 125 Lễ động thổ, khởi công - - - Lễ khánh thành - - 3 4 133 Lễ khai trương - - 2 - 0 Tổng số 11 12 109 21 23 105 29 33 114 (Nguồn: báo cáo nội bộ công ty cổ phần sự kiện truyền thông Việt Nam) Từ bảng số liệu ta thấy kế hoạch tổ chức các sự kiện hàng năm đều có kế hoạch tăng dần. Nguyên nhân là do quy mô công ty ngày càng phát triển, tiềm lực của công ty ngày càng lớn mạnh đồng thời nhu cầu tổ chức các sự kiện tại thị trường công ty đang kinh doanh ngày càng lớn. Hà Nội là trung tâm văn hóa của cả nước, mặc dù nền kinh tế của nước nhà mấy năm gần đây gặp nhiều khó khăn nhưng thị trường nhu cầu tổ chức sự kiện tại Hà Nội được đánh giá là ngày càng tăng. Điều này là do lượng ngày đổ vào Hà Nội ngày càng lớn đời sống của người dân càng ngày càng phát sinh các nhu cầu cấp cao trong đó có nhu cầu tổ
chức sự kiện. Đây là sự gia tăng cơ hội kinh doanh cho công ty. Mặc dù tổng số sự kiện được tổ chức năm 2010 tăng gần gấp đôi so với năm 2009 nhưng năm 2010 tỷ lệ hoàn thành kế hoạch tổ chức sự kiện lại thấp hơn năm 2009. Cụ thể năm 2009 tổng số sự kiện công ty tổ chức được là 12, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch là 109%. Năm 2010 tổng số sự kiện công ty đã tổ chức là 23 nhưng tỷ lệ hoàn thành kế hoạch là 105%, tỷ lệ này thấp hơn năm 2009. Đặc biệt năm 2011 tỷ lệ hoàn thành kế hoạch tổ chức sự kiện cao nhất trong 3 năm gần đây với tỷ lệ là 114 %, tổng số sự kiện công ty đã thực hiện là 33 sự kiện. Tổng số sự kiện được tổ chức này gấp 3 lần so với năm 2009 và gấp gần 1.5 lần so với năm 2010. Đây là một điều đáng mừng trong sự phát triển của công ty. Mặc dù công ty đã hoàn thành vượt mức tổng số sự kiện công ty thực hiện được nhưng trong các loại sự kiện thì đã có những loại hình công ty đã không hoàn thành được kế hoạch. Năm 2009 tình hình thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm đạt 122% so với kế hoạch, tuy nhiên sự kiện cộng đồng công ty chỉ thực hiện được bằng 50 % so với kế hoạch. Nhìn thấy thực trạng này ban lãnh đạo công ty đã họp nội bộ công ty để tìm ra nguyên nhân không hoàn thành kế hoạch của thực trạng này. Nguyên nhân theo công ty nhận định đó là năm 2009 công ty mới bắt tay vào kinh doanh hình thức tổ chức sự kiện nên chưa có nhiều mối quan hệ với các đơn vị tổ chức lớn và công ty chưa có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện. Đồng thời đội ngũ nhân viên bên cạnh những cá nhân có năng lực còn tồn tại một số cá nhân không có những có năng lực đã không hoàn thành nhiệm vụ được giao. Sự kiện công đồng là các sự kiện có tính chất quy mô lớn hơn các loại hình khác doanh thu mang lại lớn đồng thời đối tượng có nhu cầu tổ chức các sự kiện này là đối tượng có khả năng thanh toán lớn, là các đơn vị tổ chức cơ quan liên quan đến bộ máy nhà nước, chính phủ. Muốn phát triển trong kinh doanh loại hình này công ty phải có các mối quan hệ tốt với các cơ quan tổ chức lớn. Năm 2010 tuy chưa hoàn thành được kế hoạch tổ chức sự kiện cộng đồng nhưng tỷ lệ hoàn thành kế hoạch đã tăng hơn so với năm 2009 đạt 67 % so với kế hoạch.Tuy chưa đạt được theo kế hoạch nhưng công ty đã phần nào cải thiện được tình hình của mình. Năm 2010 công ty vẫn chưa hoàn thành được theo kế hoạch số hợp đồng tổ chức sự kiện cộng đồng là do công ty chưa đưa ra được toàn diện các biện pháp khắc phục được các bất cập công ty nhận ra được liên