KIỆN TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM
2.2.2Thực trạng công tác lập kế hoạch kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện
Công tác lập kế hoach là quá trình mà công ty xác định cho mình các mục tiêu và lựa chọn các phương thức hoạt động để phù hợp với các mục tiêu đó. Kế hoạch kinh doanh được công ty xác đinh sau khi nghiên cứu thị trường, phân tích yếu tố môi trường kinh doanh bên ngoài và phân tích các yếu tố nội tại của công ty. Từ đó sẽ xây dựng các phương án chính lược. Các phương án chiến lược được đưa ra sẽ được đánh giá sau đó sẽ lựa chọn các phương án chiến lược kinh doanh phù hợp với công ty và thị trường đang kinh doanh nhất.
Việc xây dựng chiến lược kinh doanh của công ty được thực hiện theo phương pháp hỗn hợp. Đội ngũ xây dựng chiến lược là ban lãnh đạo công ty và các trưởng phòng các phòng ban trong công ty. Đội ngũ này đều có trình độ đại học và am hiểu về kiến thực quản trị, kiến thức nghiệp vụ quảng cáo, tổ chức sự kiện.
Ban giám đốc
Chiến lược cấp doanh nghiệp (1) (2)
Trưởng phòng các phòng ban Chiến lược cấp phòng ban
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ phương pháp xây dựng chiến lược kinh doanh của công ty cổ phần sự kiện truyền thông Việt Nam
(Nguồn: Báo cáo nội bộ công ty cổ phần sự kiện truyền thông Việt Nam) (1) : Lãnh đạo công ty phổ biến dự kiến về mục tiêu, giải pháp chiến lược chuyển cho cấp dưới của mình là các trưởng phòng ban xem xét đóng góp ý kiến, bổ sung góp ý.
(2) : Các trưởng phòng các phòng tập hợp chung ý kiến của mình thành một bản chiến lược chung gửi lên cấp lãnh đạo công ty để cấp lãnh đạo công ty xem xét, tổng hợp và xây dựng thành chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp mình.
Việc xác định nhiệm vụ và mục tiêu của công ty cổ phần sự kiện truyền thông Việt Nam đã được xây dựng cụ thể hóa bằng các quan điểm, phương án đầu tư và chiến lược phát triển của công ty. Phương án đầu tư và chiến lược phát triển này sau khi được đội ngũ ban lãnh đạo công ty trình xét duyệt sẽ được đưa xuống cấp dưới các cán bộ nhân viên trong công ty thực hiện. Trong bản phương án đầu tư và chiến lược phát triển công ty giai đoạn 2009- 2013 công ty
đã lựa chọn cho mình chiến lược “tăng trưởng tập trung”. Chiến lược này chủ đạo trọng tâm vào những thế mạnh công ty đang có so với các đối thủ cạnh tranh như lợi thế kinh doanh trong các loại hình tổ chức sự kiện. Có được điều này là do công ty đã có các mối quan hệ thân thiết với các khách hàng truyền thống. Khi theo đuổi chiến lược này, công ty đã cố gắng khai thác hết các cơ hội có được về các sản phẩm loại hình dịch vụ tổ chức sự kiện công ty đang kinh doanh, các thị trường hiện tại công ty đang chiếm lĩnh. Ba phương thức được công ty sử dụng đó là: thâm nhập thị trường, phát triển thị trường, phát triển sản phẩm. Đây là loại hình chiến lược được áp dụng ở khá nhiều doanh nghiệp đang kinh doanh trên thị trường hiện nay. Chiến lược này được đưa ra là rất phù hợp trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, khi mà nhu cầu thị trường sự kiện ngày càng tăng cao đồng thời sự gia tăng ồ ạt của các doanh nghiệp thành lập kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện.
Dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty các hoạt động nghiệp vụ được triển khai thực hiện theo chiến lược “phương án đầu tư và chiến lược phát triển công ty giai đoạn 2009-2013”. Hàng năm sau khi tổng kết hoạt động kinh doanh của công ty trong cả năm, ban lãnh đạo công ty đều thực hiện điều chỉnh lại các chỉ tiêu kế hoạch năm sau sao cho phù hợp với tình hình thực tế của công ty và xu hướng phát triển chung của xã hội. Sau khi phân tích các chỉ tiêu tiềm lực hiện tại của công ty với các yếu tố ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài doanh nghiệp thì công ty đã triển khai xây dựng các chỉ tiêu cho chiến lược kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện của mình.
Việc xây dựng kế hoạch của công ty được dựa trên một số chỉ tiêu như: kết quả thực hiện hoạt động kinh doanh từ năm 2006 đến năm 2008, phân tích các yếu tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp, phân tích thế mạnh điểm yếu của doanh nghiệp, đặc điểm thị trường nhu cầu tổ chức sự kiện khu vực thị trường công ty đang kinh doanh đặc biệt là địa bàn Hà Nội, tình hình thực hiện hoạt động tổ chức các loại hình dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty.
Bảng 2.3 Kế hoạch số hợp đồng tổ chức sự kiện công ty thực hiện
Đơn vị: Hợp đồng Năm Chỉ tiêu 2009 2010 2011 2012 2013 Tổ chức sự kiện cộng đồng 2 3 4 7 8 Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập 9 11 12 12 15 Tổ chức hội nghị khách hàng - 7 8 13 15 Tổ chức lế động thổ, khởi công - - - 6 7 Tổ chức lễ khánh thành - - 3 4 6 Tổ chức lễ khai trương - - 2 4 5
(Nguồn: Phòng hành chính, kế toán, thiết kế, biên tập của công ty CPSKTTVN) Theo kế hoạch số hợp đồng tổ chức sự kiện công ty thực hiện thì công sẽ tổ chức số sự kiện tổ chức lễ kỷ niệm thành lập là nhiều nhất, sau đó đến hội nghị khách hàng, tổ chức sự kiện cộng đồng. Theo kế hoạch năm 2009 công ty sẽ kinh doanh hai hình thức tổ chức sự kiện đó là tổ chức sự kiện cộng đồng và tổ chức lễ kỷ niệm thành lập. Năm 2010 công ty tô chức thêm một loại hình tổ chức sự kiện mới song song cùng 2 loại hình tổ chức sự kiện từ năm 2009 đó là tổ chức hội nghị khách hàng. Bắt đầu từ năm 2011 công ty sẽ đi vào kinh doanh thêm loại hình tổ chức lễ khánh thành và tổ chức lễ khai trương. Từ 2012 trở đi cùng với các loại hình tổ chức sự kiện cũ đã thực hiện, kế hoạch của công ty là kinh doanh thêm 2 loại hình tổ chức sự kiện nữa bao gồm tổ chức lễ động thổ, khởi công. Nguyên nhân công ty sẽ tổ chức thêm hai loại hình này là do công ty mới được thành lập vào năm 2006. Khi đó công ty kinh doanh chủ yếu là quảng cáo báo in. Năm 2008 sau khi nghiên cứu thị trường nắm bắt được nhu cầu tổ chức sự kiện của thị trường hiện tại đang kinh doanh công ty đã xây dựng chiến lược kinh doanh cho mình tập trung vào kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện. Năm 2009, 2010 công ty mới bắt tay tập trung vào kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện nên còn thiếu kinh nghiệm. Chính vì vậy công ty sẽ tập trung chủ yếu vào khai thác hai mảng tổ chức sự kiện là tổ chức sự kiện công đồng và tổ chức sự kiện kỷ niệm lễ thành lập. Từ năm 2011 trở đi do đã kinh doanh được một khoảng thời gian dịch vụ tổ chức sự kiện,bằng nguồn lực gia tăng và với kinh nghiệm thu được công ty đặt ra kế hoạch kinh doanh thêm các loại hình tổ chức sự kiện khác.
Bảng 2.4 Kế hoạch doanh thu thu được từ hoạt động tổ chức sự kiện
Đơn vị: 1000.000 VNĐ Năm Chỉ tiêu doanh thu 2009 2010 2011 2012 2013 Tổ chức sự kiện cộng đồng 900 1.500 3.000 4.500 5.300 Tổ chức lễ kỷ niêm thành lập 100 400 700 700 800 Tổ chức hội nghị khách hàng - 100 600 600 800 Tổ chức lễ động thổ, khởi công - - - 200 400 Tổ chức lễ khánh thành - - 300 300 370 Tổ chức lễ khai trương - - 400 200 330 Tổng doanh thu 1.000 2.000 5.000 6.500 8.000
(Nguồn: Phòng hành chính, kế toán, thiết kế, biên tập của công ty CPSKTTVN) Mặc dù số chương trình tổ chức sự kiện cộng đồng theo kế hoạch không phải là nhiều nhất (đứng sau số sự kiện sẽ được thực hiện theo kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập và tổ chức hội nghị khách hàng) nhưng doanh thu sẽ thu được từ tổ chức sư kiện cộng đồng sẽ chiếm phần lớn trong tổng doanh thu từ tổ chức sự kiện. Bởi do thời gian chuẩn bị, chi phí để tổ chức một sự kiện cộng đồng là lớn nhất trong số các loại hình tổ chức sự kiện. Đồng thời tích chất quy mô loại hình tổ chức sự kiện cộng đồng lớn hơn các loại hình khác dẫn đến doanh thu mang lại sẽ lớn nhất.
Bảng 2.5 Kế hoạch tổng hợp 5 năm (2009- 2013)
STT Nội dung ĐVT Kế hoạch 5 năm( 2009- 2013)
2009 2010 2011 2012 2013