6. Kết cấu của luận văn
2.4.4. Quy trình tổ chức đón khách du lịch tàu biển của công ty
Bước 1: Thu thập thông tin của đoàn khách: số lƣợng khách, ngày nhập – xuất cảnh, tiêu chuẩn tour, khách sạn, tiêu chuẩn ăn, các điểm thăm quan, giá cả trọn gói/ khách… đƣợc các điều hành của công ty tại văn phòng đại diện thực hiện trƣớc bằng giao dịch qua điện thoại, chat, hoặc email.
Bước 2: Sau khi đã thống nhất xong các tiêu chuẩn nhƣ trên, hai bên tiến hành xác nhận dịch vụ bằng fax có chữ ký, đóng dấu của 2 bên (Xem mẫu tại Phụ lục số 02).
Bước 3: Văn phòng đại diện của công ty gửi bản fax đã xác nhận với đối tác cùng với danh sách đoàn khách (bao gồm: Họ tên, giới tính, quốc tịch, số hộ chiếu, ngày tháng năm sinh) về phòng Lữ hành công ty tại Hạ long.
Bước 4: Tổ Inbound đƣợc chia thành các nhóm thực hiện các công việc đã đƣợc phân công: Đặt phòng buồng khách sạn, đặt ăn, điều phối (hoặc thuê) phƣơng tiện sử dụng (ôtô, tàu thăm vịnh Hạ Long…), phân công hƣớng dẫn viên.
78
Sơ đồ 2.10. Quy trình tổ chức đón khách du lịch tàu biển của công ty
Công ty lữ hành phía Trung Quốc
VPĐD công ty tại Móng Cái Phòng lữ hành công ty mẹ tại Hạ Long Tổ Inbound Bộ phận XNC Bộ phận điều hành và quản lý HDV Bộ phận hỗ trợ HDV 2 1 3 4 5 6 7 8 9 10
79
Bước 5: Bộ phận visa xuất nhập cảnh tiến hành làm các thủ tục duyệt nhân sự xin cấp thị thực nhập xuất cảnh với Công an xuất nhập cảnh, cơ quan QLNN liên quan.
Bước 6: Các dịch vụ trong quá trình thao tác sẽ đƣợc các nhóm trao đổi, phối hợp chặt chẽ đồng thời xử lý các phát sinh.
Bước 7: Các thao tác hoàn thành, mọi thông tin về đoàn khách đƣợc chuyển về bộ phận điều hành và quản lý hƣớng dẫn viên. Bộ phận này sẽ phân công nhiệm vụ, giao bản điều động hƣớng dẫn đoàn khách, lịch trình tuyến điểm tham quan, bảng hiệu đón khách, phiếu tạm ứng tiền (nếu có)…. HDV nhận nhiệm vụ và căn cứ các thông tin trong bảng lịch trình nhƣ ngày giờ đón khách, số lƣợng, điểm tham quan… để thực hiện việc đón và hƣớng dẫn đoàn khách tham quan.
Bước 8: Khi tàu cập cảng Bộ phận hỗ trợ đón khách mang theo công văn của Cục xuất nhập cảnh - Bộ Công an về việc đồng ý cấp thị thực nhập xuất cảnh Việt Nam của đoàn khách, hỗ trợ lực lƣợng Biên phòng và hƣớng dẫn viên dán visa và làm các thủ tục nhập cảnh cho khách. (Các ban ngành liên quan: Cảng vụ, Hải quan, Biên phòng …Việt Nam sẽ lên tàu làm các thủ tục nhập cảnh cho khách).
Bước 9: Đón xong khách, hƣớng dẫn viên bắt đầu thực hiện nhiệm vụ (gần nhƣ độc lập) hƣớng dẫn khách theo tiêu chuẩn dịch vụ trong Bản điều động hƣớng dẫn viên và lịch trình đƣợc giao.
Bước 10: Kết thúc tour hƣớng dẫn viên giao lại các giấy tờ tài liệu, sổ nhật ký tour, bản báo cáo kết quả tour, phiếu ý kiến của du khách… cho bộ phận điều hành và tiến hành làm các thủ tục thanh toán với bộ phận kế toán.
Có thể thấy, quy trình đón khách du lịch của công ty đƣợc thực hiện rất chặt chẽ để đảm bảo việc phối hợp, điều hành thao tác đoàn khách luôn chính xác và nhịp nhàng, giảm thiểu tối đa các sai sót trong quá trình đón tiếp và tổ chức cho khách tham quan du lịch vào Việt Nam.
80