Bƣớc 1: Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ L/C
- Người thực hiện: cán bộ phòng khách hàng doanh nghiệp - Nội dung công việc:
+ Hướng dẫn KH lập và hoàn thiện hồ sơ: Hồ sơ pháp lý khách hàng, Hồ sơ L/C, Hồ sơ bảo đảm,…
+ Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, sao gởi và hoàn chỉnh hồ sơ: tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ mở L/C, sao gởi hồ sơ cho phòng quản lý rủi ro; sau khi kiểm tra đảm bảo hồ sơ hội đủ các điều kiện trên, cán bộ phòng KH lập Tờ trình phê
Trang 43
duyệt phát hành L/C trình qua hai cấp kiểm soát viên phê duyệt và cấp hạn mức mở L/C đó; sau khi kiểm tra xong thì cán bộ phòng KH cầm tờ trình mở L/C và nêu rõ các vấn đề cần lưu ý trình kiểm soát viên phê duyệt.
Bƣớc 2: Thẩm định/tái thẩm định, trình duyệt kết quả thẩm định/tái thẩm định L/C
* Thẩm định/tái thẩm định hồ sơ mở L/C, lập kết quả thẩm định/tái thẩm định.
- Người thực hiện: Cán bộ phòng khách hàng DN - Nội dung công việc:
+ Thẩm định năng lực quản lý, tình hình sản xuất kinh doanh, tài chính của KH. Thẩm định, đánh giá mức độ đáp ứng các điều kiện mở L/C theo quy định; phân tích tính khả thi, hiệu quả của phương án,dự án liên quan tới nhu cầu mở L/C; đánh giá mức độ rủi ro của NH trong việc kiểm soát luồng tiền chậm trả theo L/C.
+ Kiểm tra tính thống nhất giữa hợp đồng thương mại và giấy đề nghị mở L/C; thẩm định các mội dung liên quan tới tài trợ thương mại, đảm bảo sự phù hợp với thông lệ quốc tế, tuân thủ quy định của pháp luật về quản lý ngoại hối.
+ Đánh giá mức độ rủi ro của giao dịch mở L/C và đề xuất mức ký quỹ và/hoặc có tài sản đảm bảo có tính thanh khoản cao.
+ Dự kiến lợi ích nếu hồ sơ mở L/C được phê duyệt, tính toán phí dự kiến thu được từ giao dịch mở L/C; xem xét khả năng cân đối ngoại tệ đến TTQT bằng L/C,…
* Kiểm soát và trình duyệt kết quả thẩm định/tái thẩm định mở L/C - Người thực hiện: Lãnh đạo phòng Khách hàng doanh nghiệp - Nội dung công việc:
+ Kiểm tra, rà soát lại hồ sơ mở L/C và nội dung giấy đề nghị mở L/C, hợp đồng tín dụng, yêu cầu cán bộ làm rõ và bổ sung nội dung còn thiếu hoặc thông tin chưa đầy đủ.
+ Ký tắt trên từng trang giấy đề nghị mở L/C, Hợp đồng tín dụng và ghi rõ ý kiến đề xuất mở L/C hay không mở L/C, các điều kiện kèm theo, ký trình người có thẩm quyền phê duyệt. Sau đó đề xuất với chủ tịch Hội đồng tín dụng triệu tập Hội đồng tín dụng.
Trang 44
Bƣớc 3: Thẩm định rủi ro độc lập và trình duyệt báo cáo kết quả thẩm định rủi ro
Bƣớc 4: Xét duyệt hồ sơ mở L/C, ký hợp đồng tín dụng; thực hiện công chứng, chứng thực đăng ký giao dịch đảm bảo đối với Hợp đồng đảm bảo, thực hiện các thủ tục giao nhận tài sản đảm bảo, hồ sơ tài sản đảm bảo
Bƣớc 5: Nhập các thông tin về KH, hồ sơ mở L/C, tài sản đảm bảo; kiểm soát và giám sát việc nhập thông tin trên hệ thống INCAS
Bƣớc 6: Chuyển hồ sơ về Sở giao dịch để xử lý
* Gửi chứng từ:
- Người thực hiện: Cán bộ phòng khách hàng doanh nghiệp - Nội dung công việc:
+ Các chứng từ fax/scan & image về Sở giao dịch để xử lý bao gồm: giấy đề nghị phát hành L/C (của chi nhánh); giấy đề nghị mở L/C (của khách hàng); hợp đồng NK hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.
+ Số tham chiếu hồ sơ được đánh theo cấu trúc BBBPPYYXXXXX trong đó BBB là mã chi nhánh, PP là mã sản phẩm (L/C là 10), YY là hai ký tự cuối của năm phát sinh giao dịch, XXXXX là thứ tự giao dịch trong năm.
* In chứng từ: sau khi Sở giao dịch đã phát hành L/C và sửa đổi L/C, thì cán bộ phòng KH DN thực hiện các công việc sau:
- Sử dụng chức năng Document Received/ Document Utility trong chương trình Trade Finance để in L/C, chứng từ báo nợ, báo có để lưu trữ và giao cho KH. Đối với Phiếu thu phí dịch vụ kiêm hóa đơn VAT, sử dụng chương trình Charge Bill để in chứng từ.
- Kiểm tra, đối chiếu sự khớp đúng của các chứng từ in ra với hồ sơ gốc, nếu phát hiện sai sót, liên hệ ngay với Sở giao dịch để tìm biện pháp giải quyết. Cuối cùng là trình Kiểm soát viên ký, đóng dấu, giao chứng từ cho KH và lưu trữ.
* Chứng từ giao cho KH: giao chứng từ cho KH bản For Customer của L/C, giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu thu phí dịch vụ kiêm hóa đơn VAT; trường hợp sau 5 tiếng kể từ khi chuyển hồ sơ chứng từ về Sở giao dịch bằng phương tiện điện tử mà chi nhánh vẫn không nhận được chứng từ báo nợ, báo có và điện SWIFT phát hành/sửa đổi L/C và không được thông tin gì về tình trạng hồ sơ L/C NK thì cán bộ phòng KHDN có trách nhiệm liên lạc với Sở giao dịch, tránh tình tạng hồ sơ chứng từ bị thất lạc, chậm trễ.
Trang 45
Bƣớc 7: Sửa đổi L/C
Bƣớc 8: Ký hậu vận đơn/ủy quyền nhận hàng/bảo lãnh nhận hàng khi
chưa có hóa đơn xuất trình qua NH
Bƣớc 9: Nhận và xử lý chứng từ/ thư đòi tiền Bƣớc 10: Thanh toán/chấp nhận thanh toán L/C
Bƣớc 11: Đóng hồ sơ L/C NK, kích hoạt hồ sơ L/C NK Bƣớc 12: Lưu trữ chứng từ