*Thông báo L/C và sửa đổi L/C
Bƣớc 1: In L/C, sửa đổi L/C, thông báo L/C hay thông báo sửa đổi L/C
- Đối với các L/C nhận được qua hệ thống SWIFT:
+ Sau khi cán bộ nghiệp vụ tạo thông báo L/C, cán bộ phòng KH DN vào chức năng Incoming Message Maintenance để in bản gốc L/C, các bản gốc liên quan tới L/C. Vào chức năng Document Received/Document Utility để in thông báo L/C/sửa đổi L/C, giấy báo nợ, điện thanh toán.
+ Kiểm tra sự khớp đúng giữa L/C/sửa đổi L/C và thông báo L/C, sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ tới kiểm soát viên chi nhánh ký, đóng dấu theo quy định trên thông báo và thông báo cho KH.
+ Photo toàn bộ hồ sơ để lưu lại tại chi nhánh.
Bƣớc 2: Lưu trữ hồ sơ
- Lưu hồ sơ L/C: Bản copy L/C/sửa đổi L/C, thông báo L/C, giấy báo nợ, điện thanh toán hoặc giấy đề nghị thanh toán, các điện/chứng từ khác liên quan đến giao dịch.
- Lưu chứng từ kế toán: bản gốc giấy báo nợ, điện thanh toán (nếu có).
* Xử lý chứng từ xuất trình theo L/C XK: Bƣớc 1: Tiếp nhận chứng từ
- Cán bộ phòng KH DN nhận và kiểm tra hồ sơ BCT của KH bao gồm: bản gốc L/C, 2 bản phiếu xuất trình chứng từ L/C của KH (trong đó ký nhận 1 bản trả lại KH, 1 bản gởi về Sở giao dịch), BCT gởi hàng xuất trình theo L/C.
- Nếu L/C thanh toán nhiều lần thì mỗi lần KH xuất trình chứng từ thanh toán, cán bộ phòng KH DN phải ghi rõ và ký xác nhận vào mặt sau bản gốc L/C: ngày xuất trình, số tiền thanh toán.
Trang 46
- Photo/scan hồ sơ BCT lưu lại tại chi nhánh bao gồm: BCT gởi hàng, L/C và các sửa đổi L/C nếu có, phiếu xuất trình chứng từ L/C.
Bƣớc 2: Gửi chứng từ về Sở giao dịch bằng scan image. Bƣớc 3: Nhận và chuyển giao kết quả xử lý BCT
- Trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được phiếu kiểm tra chứng từ XK do Sở giao dịch fax/scan về, cán bộ phòng KH DN thực hiện:
+ Nếu chứng từ có sai sót, có thể sửa chữa, cán bộ phòng KH DN yêu cầu KH bổ sung sữa chữa. Nếu chứng từ sai sót mà không thể sửa chữa được thì cán bộ phòng KH DN sẽ fax/scan phiếu kiểm tra chứng từ có chữ ký của KH về Sở giao dịch ủy quyền cho Sở giao dịch gửi chứng từ tới NH phát hành để đòi tiền hoặc đề nghị Sở giao dịch chuyển trả lại chứng từ cho chi nhánh/KH chậm nhất vào thời hạn đã chỉ ra trong phiếu kiểm tra chứng từ. Nếu quá thời hạn trên, chi nhánh/KH sẽ hoàn toàn chịu mọi rủi ro phát sinh từ sự chậm trễ trên.
+ Chứng từ phù hợp, cán bộ phòng KH DN lưu phiếu kiểm tra chứng từ vào hồ sơ L/C.
- Cán bộ phòng KH DN in Covering letter tại chức năng Document Received/Document Utility.
Bƣớc 4: Thanh toán/ chấp nhận thanh toán BCT
Cán bộ phòng KHDN in điện chấp nhận thanh toán và thông báo cho KH, in 3 liên (bản Draft, Original, For Customer) các chứng từ báo nợ và báo có tại chức năng Document Received/Document Utility. Sử dụng chức năng Swift Monitor để in điện báo có từ NH giữ tài khoản, sử dụng Charge Bill đã cài đặt tại chi nhánh để in hóa đơn VAT và ký đầy đủ các chữ kỹ trên từng chứng từ và giao bản For Customer cho KH.
Bƣớc 5: Lưu trữ BCT
- Lưu hồ sơ L/C:
+ Bản copy: L/C và các sửa đổi L/C, thông báo L/C, thông báo sửa đổi L/C và BCT.
+ Phiếu xuất trình chứng từ L/C; Phiếu kiểm tra chứng từ XK. + Bản Draft giấy báo nợ, báo có và các chứng từ liên quan khác. - Lưu chứng từ kế toán:
+Bản Original các giấy báo nợ, báo có, điện thanh toán/điện báo có của NH nước ngoài.
Trang 47
+ Các báo cáo TF2213P, TF2202P, TF2201P.
+ Đầu ngày làm việc hôm sau đối chiếu chứng từ bản gốc với báo cáo TF2231P và báo cáo đóng cửa chi nhánh cuối ngày, nếu có sai sót phải thông báo ngay với kiểm soát viên để xử lý kịp thời.