NĐ 17/2012/NĐ-CP và CMKiT số 230)
4.1. Khỏi niệm (CMKiT 230, Đoạn 06)
Tài liệu kiểm toỏn: Là cỏc ghi chộp và lưu trữ trờn giấy và cỏc phương tiện khỏc về cỏc thủ tục kiểm toỏn đó thực hiện, cỏc bằng chứng kiểm toỏn liờn quan đó thu thập và kết luận của KTV;
Hồ sơ kiểm toỏn (HSKT): Là tập hợp cỏc tài liệu kiểm toỏn do KTV thu thập, phõn loại, sử dụng và lưu trữ theo một trật tự nhất định làm bằng chứng cho một cuộc kiểm toỏn cụ thể. Tài liệu trong HSKT được thể hiện trờn giấy, trờn phim ảnh, trờn phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khỏc theo quy định của phỏp luật hiện hành.
Yờu cầu về tài liệu, HSKT: KTV phải lập tài liệu kiểm toỏn kịp thời và
đầy đủ để KTV cú kinh nghiệm khụng tham gia cuộc kiểm toỏn dựa vào đú cú
thể hiểu được: Nội dung, lịch trỡnh và phạm vi cỏc thủ tục kiểm toỏn đó thực hiện (gồm: đặc điểm xỏc định cỏc khoản mục cụ thể hoặc cỏc vấn đề được kiểm
tra, người thực hiện/ngày hoàn thành cụng việc kiểm toỏn, người soỏt xột cụng việc kiểm toỏn, thời gian, phạm vi soỏt xột...); Kết quả cỏc thủ tục kiểm toỏn đó
thực hiện và bằng chứng kiểm toỏn đó thu thập; Cỏc vấn đề quan trọng phỏt sinh trong quỏ trỡnh kiểm toỏn, kết luận đưa ra và cỏc xột đoỏn chuyờn mụn quan trọng của KTV; Nội dung thảo luận cỏc vấn đề quan trọng với BGĐ/BQT đơn vị và những người khỏc (kể cả thời gian và người tham gia thảo luận); Cỏch giải quyết cỏc vấn đề khụng nhất quỏn đó phỏt hiện được (nếu cú);...Ngoài ra, HSKT cũn phải lưu lại lý do việc KTV khụng ỏp dụng một yờu cầu nào đú của CMKiT, thủ tục kiểm toỏn thay thế, cỏc vấn đề phỏt sinh sau ngày lập BCKT... (nếu cú)
Trờn thực tế, hồ sơ kiểm toỏn (HSKT) thường được chia thành 02 loại: HSKT chung và HSKT năm.
HSKT chung thường gồm: Tờn và số hiệu hồ sơ; ngày, thỏng lập và ngày,
thỏng lưu trữ; Cỏc thụng tin chung về khỏch hàng; Cỏc tài liệu về thuế; Cỏc tài liệu về nhõn sự; Cỏc tài liệu về kế toỏn; Cỏc hợp đồng hoặc thoả thuận với bờn thứ ba cú hiệu lực trong thời gian dài (ớt nhất cho hai năm tài chớnh); Cỏc tài
liệu khỏc. Hồ sơ kiểm toỏn chung được cập nhật hàng năm khi cú sự thay đổi
liờn quan đến cỏc tài liệu đề cập trờn đõy.
HSKT năm thường gồm: Thụng tin về người lập, người kiểm tra (soỏt
xột) HSKT; Cỏc văn bản về tài chớnh, kế toỏn, thuế... của cơ quan Nhà nước và cấp trờn liờn quan đến năm tài chớnh được kiểm toỏn; Bỏo cỏo kiểm toỏn, thư quản lý, BCTC và cỏc bỏo cỏo khỏc... (bản chớnh thức); Hợp đồng kiểm toỏn và bản thanh lý hợp đồng; Những bằng chứng về kế hoạch kiểm toỏn và kết luận trong việc đỏnh giỏ rủi ro; Cỏc bằng chứng kiểm toỏn mà KTV và DNKT thu thập được trong quỏ trỡnh kiểm toỏn; Cỏc kết luận của KTV về những vấn đề trọng yếu của cuộc kiểm toỏn và cỏc thủ tục mà KTV đó thực hiện để giải quyết cỏc vấn đề đú; Cỏc tài liệu liờn quan khỏc.
4.3 Mục đớch của tài liệu, hồ sơ kiểm toỏn (CMKiT 230, Đoạn 02-03)
- Cung cấp bằng chứng của cơ sở đưa ra kết luận của KTV về việc đạt được mục tiờu tổng thể của KTV (CMKiT 200) và bằng chứng cho thấy cuộc kiểm toỏn đó được lập kế hoạch và thực hiện phự hợp với CMKiT, phỏp luật và cỏc quy định cú liờn quan.
- Trợ giỳp nhúm kiểm toỏn trong lập kế hoạch và thực hiện kiểm toỏn; - Trợ giỳp việc chỉ đạo, giỏm sỏt, soỏt xột cụng việc của nhúm kiểm toỏn (theo CMKiT 220);
- Trợ giỳp nhúm kiểm toỏn giải trỡnh về cụng việc đó thực hiện;
- Lưu trữ bằng chứng về cỏc vấn đề quan trọng cho cỏc cuộc kiểm toỏn trong tương lai;
- Phục vụ việc soỏt xột kiểm soỏt chất lượng và kiểm tra (theo Chuẩn mực kiểm soỏt chất lượng VSQC1);
- Phục vụ cỏc cuộc kiểm tra, thanh tra từ bờn ngoài;...
4.4. Hoàn thiện HSKT và thời gian lưu trữ HSKT (CMKiT 230, Đoạn14-16, A21-A24) 14-16, A21-A24)
- Phõn loại, sắp xếp, hoàn thiện HSKT: KTV phải phõn loại, sắp xếp tài
liệu kiểm toỏn vào HSKT theo trật tự nhất định mà DNKT quy định và thực hiện việc hoàn thiện hồ sơ kiểm toỏn kịp thời (trong thời gian khụng quỏ 60 ngày kể
từ ngày lập BCKT). Việc hoàn thiện HSKT khụng được liờn quan đến thực hiện
cỏc thủ tục kiểm toỏn mới, hoặc đưa ra kết luận mới, mà chỉ đơn thuần gồm cỏc thủ tục hành chớnh (như: Xúa bỏ, hủy cỏc tài liệu đó bị thay thế; Sắp xếp thứ tự,
gộp và đỏnh tham chiếu chộo giữa cỏc giấy tờ làm việc; Ký xỏc nhận trờn danh sỏch kiểm tra liờn quan tới quỏ trỡnh hoàn thiện hồ sơ; Lưu trữ cỏc bằng chứng kiểm toỏn đó thu thập, thảo luận và thống nhất với cỏc thành viờn nhúm kiểm toỏn trước ngày lập BCKT....)
- Thời hạn lưu trữ: Sau khi hoàn thành việc hoàn thiện HSKT, KTV
khụng được xúa hay hủy bỏ bất cứ tài liệu kiểm toỏn nào trước khi hết thời hạn lưu trữ. Thời hạn lưu trữ HSKT tối thiểu là 10 năm kể từ ngày lập BCKT hoặc ngày lập BCKT tập đoàn
- Khi xột thấy cần phải sửa đổi tài liệu kiểm toỏn đó lưu trữ hoặc bổ sung tài liệu kiểm toỏn sau khi đó hoàn thiện HSKT: KTV phải ghi chộp và lưu lại
trong HSKT về lý do sửa đổi hoặc bổ sung tài liệu kiểm toỏn, người lập, người soỏt xột và thời điểm thực hiện việc sửa đổi, bổ sung đú.
4.5. Lưu trữ hồ sơ kiểm toỏn (Điều 18 NĐ17/2012/NĐ-CP)
- DNKT, chi nhỏnh DNKT nước ngoài tại Việt Nam phải thiết kế và thực hiện cỏc chớnh sỏch và thủ tục để duy trỡ tớnh bảo mật, an toàn, toàn vẹn, cú khả năng tiếp cận và phục hồi được của hồ sơ kiểm toỏn theo quy định của CMKiT.
- Hồ sơ kiểm toỏn cú thể được lưu trữ bằng giấy hoặc dữ liệu điện tử.
- DNKT, chi nhỏnh DNKT nước ngoài tại Việt Nam phải thiết kế và thực hiện cỏc chớnh sỏch và thủ tục về lưu trữ hồ sơ kiểm toỏn trong thời hạn tối thiểu là 10 năm kể từ ngày phỏt hành bỏo cỏo kiểm toỏn của cuộc kiểm toỏn theo quy định của CMKiT.
4.6. Khai thỏc, sử dụng hồ sơ kiểm toỏn (Điều 19 NĐ17/2012/NĐ-CP)Chỉ được khai thỏc, sử dụng hồ sơ kiểm toỏn trong cỏc trường hợp sau đõy: Chỉ được khai thỏc, sử dụng hồ sơ kiểm toỏn trong cỏc trường hợp sau đõy: - Theo quyết định của người cú thẩm quyền của DNKT, chi nhỏnh DNKT nước ngoài tại Việt Nam trờn cơ sở đảm bảo nghĩa vụ về tớnh bảo mật theo quy định của Luật Kiểm toỏn độc lập.
- Khi cú yờu cầu của Toà ỏn nhõn dõn, Viện kiểm sỏt nhõn dõn, Cơ quan điều tra, Cơ quan thanh tra, Kiểm toỏn Nhà nước, Bộ Tài chớnh và cỏc cơ quan, tổ chức khỏc theo quy định của phỏp luật.
- Khi cú yờu cầu kiểm tra chất lượng kiểm toỏn; giải quyết khiếu nại, tranh chấp trong hoạt động kiểm toỏn và cỏc yờu cầu khỏc theo quy định của phỏp luật.
4.7. Tiờu huỷ hồ sơ kiểm toỏn (Điều 20 NĐ17/2012/NĐ-CP)
- Hồ sơ kiểm toỏn đó hết thời hạn lưu trữ, nếu khụng cú quyết định của cơ quan nhà nước cú thẩm quyền thỡ được tiờu huỷ theo quyết định của người đại diện theo phỏp luật của DNKT hoặc giỏm đốc của chi nhỏnh DNKT nước ngoài tại Việt Nam.
- Hồ sơ kiểm toỏn lưu trữ của DNKT, chi nhỏnh DNKT nước ngoài nào thỡ DNKT, chi nhỏnh đú thực hiện tiờu huỷ.
- Hồ sơ kiểm toỏn được lưu trữ bằng giấy thỡ DNKT, chi nhỏnh DNKT nước ngoài tại Việt Nam thực hiện việc tiờu huỷ hồ sơ kiểm toỏn bằng cỏch đốt chỏy, cắt, xộ nhỏ bằng mỏy hoặc bằng phương phỏp khỏc nhưng phải bảo đảm cỏc thụng tin, số liệu trong hồ sơ kiểm toỏn đó tiờu huỷ khụng thể sử dụng lại được.
- Hồ sơ kiểm toỏn lưu trữ bằng dữ liệu điện tử được tiờu huỷ phự hợp với quy định của phỏp luật cú liờn quan.
- Thủ tục tiờu hủy tài liệu kiểm toỏn:
+ Người đại diện theo phỏp luật của DNKT, giỏm đốc của chi nhỏnh DNKT nước ngoài tại Việt Nam quyết định thành lập “Hội đồng tiờu hủy hồ sơ kiểm toỏn hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng phải cú: lónh đạo DNKT hoặc giỏm đốc của chi nhỏnh DNKT nước ngoài tại Việt Nam, đại diện của bộ phận lưu trữ và đại diện bộ phận chuyờn mụn;
+ Hội đồng tiờu hủy hồ sơ kiểm toỏn phải tiến hành kiểm kờ, đỏnh giỏ, phõn loại theo từng loại hồ sơ kiểm toỏn, lập “Danh mục hồ sơ kiểm toỏn tiờu hủy” và “Biờn bản tiờu hủy hồ sơ kiểm toỏn hết thời hạn lữu trữ”;
+ “Biờn bản tiờu hủy hồ sơ kiểm toỏn hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiờu hủy hồ sơ kiểm toỏn và phải ghi rừ cỏc nội dung: loại hồ sơ kiểm toỏn đó tiờu hủy, kết luận và chữ ký của cỏc thành viờn Hội đồng tiờu hủy.
4.8. Lưu trữ, khai thỏc, sử dụng hồ sơ kiểm toỏn điện tử và hồ sơ, tàiliệu về cỏc dịch vụ khỏc (Điều 21 NĐ17/2012/NĐ-CP) liệu về cỏc dịch vụ khỏc (Điều 21 NĐ17/2012/NĐ-CP)
- Hồ sơ kiểm toỏn được lưu trữ bằng dữ liệu điện tử là cỏc băng từ, đĩa từ... phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ cỏc điều kiện kỹ thuật chống thoỏi hoỏ chứng từ điện tử và chống tỡnh trạng truy cập thụng tin bất hợp phỏp từ bờn ngoài.
- Trường hợp hồ sơ kiểm toỏn được lưu trữ bằng dữ liệu điện tử trờn thiết bị đặc biệt thỡ phải lưu trữ cỏc thiết bị đọc tin phự hợp đảm bảo khai thỏc được khi cần thiết.
- Việc lưu trữ, khai thỏc, sử dụng và tiờu huỷ hồ sơ kiểm toỏn được lưu trữ bằng dữ liệu điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định 17/2012/NĐ-CP.
- Việc lập, bảo quản lưu trữ, tiờu hủy và khai thỏc, sử dụng hồ sơ, tài liệu về cỏc dịch vụ khỏc được thực hiện như đối với hồ sơ kiểm toỏn theo quy định trờn.