- Doanh thu tăng 161% so với năm 2011 tương ứng với số nhân viên năm nay cũng tăng gấp đôi do trong năm Công ty mở rộng sản suất kinh doanh Cũng tương ứng với biến động vay trong năm của Công ty.
1. So sánh đối chiếu số dư tiền mặt tại thời điểm khóa sổ so với Biên bản kiểm kê
CÔNG TY TNHH XYZ o0o
---o0o---
Hải Dương, ngày 12 tháng 3 năm 2014 THƯ XÁC NHẬN /Confirmation Letter
Kính gửi/To: Công ty Cổ phần NNR-GLOBAL. Kính thưa Quý vị / Dear Sirs (Madams),
Hiện nay, công ty chúng tôi đang tiến hành công tác khoá sổ kế toán và chuẩn bị cho công tác kiểm toán báo cáo tài chính năm kết thúc ngày 31/12/2013. Theo số liệu kế toán của Công ty chúng tôi thì số dư liên quan đến tài khoản của Quý vị tại thời điểm ngày 31 tháng 12 năm 2013 như sau /We are currently in the progress of closing our accounts and preparing for the audit of our financial statements for the year ended 31 December 2013. According to our records, the balance of your accounts with us as at 31 December 2013 were as follows:
Số tiền Công ty chúng tôi nợ Quý vị /Amounts due to you: 349,748,515 VND
Xin lưu ý rằng: Thư này không phải là một yêu cầu thanh toán /Please be noted that this confirmation letter should not be understood as a request for payment.
Để phục vụ cho các mục đích nói trên của Công ty chúng tôi, xin Quý vị vui lòng xác nhận tính chính xác của số liệu nêu trên vào phần cuối của thư xác nhận này và gửi bản gốc lá thư này đến cho chúng tôi và kiểm toán viên của chúng tôi theo các địa chỉ sau. /To help us fulfilling the above tasks, please confirm the accuracy of the above balances by filling the form here below and send this letter (original copies) back to us and to our auditor at the followings addresses:
Công ty chúng tôi /Our Company: Công ty TNHH XYZ
Kiểm toán viên của chúng tôi /Our Auditor:
Chi nhánh Công ty TNHH Kiểm toán DFK Việt Nam Ông Nguyễn Thanh Tuấn - Trưởng phòng Kiểm toán
Phòng 2506 - Tầng 25 - Tòa nhà M3M4 - số 91 Nguyễn Chí Thanh - quận Đống Đa - Hà Nội
Tel.: (84-4) 6266 3006 Fax: (84-4) 6266 3066
Nếu Quý vị không đồng ý với số dư nêu trên, xin vui lòng gửi thông báo bằng văn bản nêu đầy đủ chi tiết về khoản chênh lệch trực tiếp cho Phòng Kế toán công ty chúng tôi và Kiểm toán viên của chúng tôi /If you are unable to agree to the above balances, please respond in writing directly to our company’s Accounting Department and our Auditor, giving full details of the difference.
Nếu có thể, xin vui lòng gửi kèm bản chi tiết của khoản nợ nêu trên. If there is a balance due, please attach a statement of the items comprising the balance. Ngoài ra, xin vui lòng cho biết những điều khoản bán hàng hoặc thanh toán đặc biệt (nếu có) liên quan đến số dư này. Please also indicate any special sale or payment terms (if any) related to this balance.
Chân thành cám ơn và trân trọng kính chào /Thanks and best regards. __________________
Kế toán trưởng /Chief Accountant
Xác nhận /Confirmation:
Đúng (True) Không đúng(False) (Ký và đóng dấu/Signed and sealed)
---
Họ và Tên (Name): Chức vụ (Position):
Ngày /date: tháng /month: năm /year:
Your company’s balances in our company is 266,931,821 VND.
cấp này. Sau lần thứ nhất gửi thư xác nhận, KTV nhận được thư trả lời của 48 nhà cung cấp. KTV tiếp tục yêu cầu kế toán công ty gửi tiếp thư xác nhận lần 2 đến 39 nhà cung cấp chưa nhận được thư xác nhận. Sau lần thứ hai gửi thư xác nhận, KTV đã nhận được 30 thư xác nhận trả lời. 9 nhà cung cấp còn lại, KTV đã đề nghị công ty XYZ gọi điện cho nhà cung cấp để xác nhận số dư. Kết quả xác nhận qua điện thoại cho thấy những nhà cung cấp này đã xóa nợ cho XYZ. Những thư xác nhận mà KTV gửi đi, hầu hết là thư xác nhận dạng trả lời đúng sai. Chẳng hạn thư xác nhận của nhà cung cấp NNR- GLOBAL như bảng 2.23.
Sau quá trình thu thập thư xác nhận, tỷ lệ xác nhận đã đạt 100%. KTV tiến hành lập bảng phân tích kết quả xác nhận phải trả nhà cung cấp. Tổng giá trị gửi thư xác nhận là 196,216,762,332 đồng tức là KTV đã gửi thư xác nhận cho 98,5% số nhà cung cấp. Tổng chênh lệch thu được là (79,770,826) trong đó, đáng chú ý là chênh lệch của nhà cung cấp NNR-GLOBAL, với số dư theo sổ sách của XYZ là 349,748,515 đồng còn trong thư xác nhận, số nợ phải trả đối với nhà cung cấp này là 266,931,821 đồng, như vậy chênh lệch là (82,816,694) đồng. KTV đã xem xét chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này, đồng thời phỏng vấn kế toán để biết nguyên nhân chênh lệch.
Xác minh tài liệu: KTV đã kiểm tra giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng hóa của nhà cung cấp NNR-GLOBAL, những hóa đơn có liên quan bao gồm: hóa đơn điện tử số 0142893, tờ khai nhập khẩu số 1458, đồng thời KTV đã xem lại sổ nhật ký chung thì nhận thấy: kế toán đã hạch toán 2 lần phí xuất khẩu của NNR-GLOBAL mà XYZ phải chịu hộ nhà cung cấp. KTV đã đề nghị bút toán điều chỉnh như sau:
Nợ TK 3311 – Phải trả người bán 82,816,694
Có TK 6277 – Chi phí sản xuất chung 82,816,694
Tuy nhiên, trong quá trình tiếp tục phân tích, KTV nhận thấy vẫn còn những chênh lệch khác, KTV đã thảo luận với kế toán về các chênh lệch này và thống nhất các bút toán điều chỉnh.
Phỏng vấn: Khi phân tích số dư tài khoản phải trả người bán, KTV nhận thấy có một người bán phát sinh giá trị nghiệp vụ lớn là công ty cung cấp thực phẩm Ánh Sao, công ty này hàng tháng đều phát sinh một giao dịch có giá trị tương đối lớn với công ty là trên 500 triệu hàng tháng, tuy nhiên, đến tháng 12 không còn phát sinh nghiệp vụ với công ty này nữa, KTV đã thực hiện phỏng vấn kế toán công ty về nhà cung cấp này. KTV đặt câu hỏi: “Công ty cung cấp thực phẩm Ánh Sao có quan hệ đối tác như thế nào với công ty XYZ?”. KTV nhận được câu trả lời là: Công ty cung cấp thực phẩm Ánh Sao là
công ty chuyên cung cấp những suất cơm hộp cho XYZ, phục vụ các bữa ăn trưa và ăn ca buổi tối cho công nhân của XYZ, XYZ đã ký hợp đồng có thời hạn 5 năm với Ánh Sao, bắt đầu từ năm 2011. Khi Ánh Sao cung cấp đủ lượng thực phẩm như hợp đồng và hóa đơn cho XYZ thì XYZ sẽ chuyển tiền thanh toán vào tài khoản của Ánh Sao vào tháng tiếp theo. Theo như câu trả lời của kế toán, KTV biết được rằng giao dịch với Ánh Sao là loại giao dịch thường xuyên. KTV tiếp tục phỏng vấn kế toán: “XYZ có tiếp tục hợp đồng với Ánh Sao trong tháng 12 hay không?” Kế toán xác nhận: Tháng 12, Ánh Sao vẫn tiếp tục cung cấp cơm hộp cho XYZ. KTV đã phỏng vấn: “Vậy tại sao trong danh sách phải trả người bán chưa có tên của Ánh Sao?”. Kế toán trả lời: “Vào ngày 25 hàng tháng, Ánh Sao sẽ gửi hóa đơn tiền ăn của XYZ từ ngày 25 tháng trước đến 25 tháng này cho XYZ. Tuy nhiên đến thời điểm 25 tháng 12, XYZ đã không nhận được hóa đơn gửi từ Ánh Sao, mãi đến 31 tháng 12, kế toán XYZ mới nhận được hóa đơn thanh toán tiền ăn tháng 12 do Ánh Sao xuất. Do ngày 31 tháng 12, kế toán của XYZ có nhiều công việc, nên đã quên mất không hạch toán giá trị này. Số tiền ăn của tháng 12 vẫn chưa được XYZ trả cho Ánh Sao. KTV đề nghị bút toán điều chỉnh, hạch toán tiền ăn tháng 12 phải trả công ty Ánh Sao, số tiền là 528,544,000 đồng.
Kỹ thuật tính toán: Để thực hiện bút toán điều chỉnh khoản tiền ăn 528,544,000 đồng, KTV đã phỏng vấn kế toán về tỷ lệ chia tiền ăn giữa bộ phận sản xuất trực tiếp, bộ phận quản lý phân xưởng và bộ phận văn phòng. KTV đã thu được câu trả lời, tỷ lệ này được phân bổ theo số lượng nhân viên của các bộ phận, bộ phận văn phòng: 26 nhân viên, bộ phận quản lý phân xưởng: 163 nhân viên, bộ phận sản xuất trực tiếp có 1232 nhân viên. Tổng số nhân viên của XYZ là 1421 nhân viên. KTV đã tính được số phân bổ tiền ăn cho các bộ phận, đưa ra bút toán điều chỉnh như sau:
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp 458,245,044
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung 60,628,200
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp 9,670,756
Có TK 3311 – phải trả người bán 528,544,000
Kỹ thuật tính toán lại còn được áp dụng ở thủ tục kiểm tra chi tiết khi KTV cần tách chi phí theo tỷ lệ quy ước của công ty. Chẳng hạn trong bước kiểm tra chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp, KTV khi kiểm tra chi tiết tiền điện, cần áp dụng các công thức phân bổ của công ty để tính ra tiền điện phân bổ cho chi phí quản lý doanh nghiệp. XYZ phân bổ chi phí điện theo tỷ lệ 5% cho bộ phận quản lý doanh nghiệp và 95% cho bộ phận sản xuất. Khi kiểm tra tiền điện cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, KTV sẽ lấy tổng hóa đơn tiền điện nhân với 5% để tính được tiền điện trích cho bộ phận quản lý.