Tại DFK Việt Nam, các KTV thường sử dụng 2 loại thủ tục phân tích: một là phân tích bằng cách xây dựng mô hình phân tích, hai là phân tích xu hướng biến động của các khoản mục. Mỗi loại này sẽ được áp dụng trong các trường hợp khác nhau dựa trên tính độc lập và độ tin cậy của dữ liệu cơ sở cùng với mức độ trọng yếu của các khoản mục.
Trường hợp dữ liệu cơ sở có tính độc lập và độ tin cậy cao và tính trọng yếu của khoản mục không cao, KTV của DFK sẽ sử dụng thủ tục phân tích xu hướng biến động. Xu hướng biến động có thể là qua các tháng, có thể là xem xét biến động của các tài khoản đối ứng. KTV sẽ dựa trên cơ sở dữ liệu để tổng hợp các số liệu của các khoản mục
theo tháng và từng nội dung nghiệp vụ. Số liệu này sẽ được tập hợp thành các bảng và thậm chí KTV có thể vẽ biểu đồ để thấy được tình hình biến động của khoản mục. Dựa vào số liệu trong bảng và tình hình biến động trên biểu đồ, KTV có thể nắm được những biến động chủ yếu của khoản mục và đâu là trọng tâm mà KTV cần đi vào để làm rõ. Những biến động bất thường, KTV có thể phỏng vấn trực tiếp kế toán công ty để có được giải thích. Bên cạnh đó, KTV sẽ phát triển được hướng công việc cần tiếp tục làm để thu thập được các bằng chứng kiểm toán và dẫn đến kết luận trong bước công việc tiếp theo trong thủ tục kiểm tra chi tiết.
Ngoài phân tích biến động xu hướng theo nội dung nghiệp vụ, KTV còn phân tích biến động theo tài khoản đối ứng. KTV sẽ tổng hợp các TK đối ứng với khoản mục đang kiểm toán, dựa trên các đối ứng này, KTV sẽ phát hiện ra những đối ứng bất thường, từ đó sẽ đi vào kiểm tra các đối ứng bất thường đó. Cùng với đối ứng bất thường, KTV cũng nhận định được đâu là đối ứng chủ yếu của khoản mục, tức là tìm được trọng tâm kiểm toán của khoản mục, và sau này, khi ở thủ tục kiểm tra chi tiết, KTV sẽ hướng đến những trọng tâm và những bất thường mà KTV đã tìm ra ở thủ tục phân tích này. KTV sẽ phỏng vấn kế toán để biết được nguyên nhân nào dẫn đến có đối ứng bất thường như vậy, tiếp theo đó, KTV sẽ thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết ở bước tiếp theo để có được kết luận về khoản mục.
Phân tích theo xu hướng thường được áp dụng với các khoản mục như: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí khác,…
Trường hợp dữ liệu có độ tin cậy không cao và khoản mục có tính trọng yếu cao: KTV sẽ sử dụng kỹ thuật phân tích theo mô hình. KTV sẽ thực hiện kỹ thuật này theo 3 bước sau:
Bước 1: Xây dựng mô hình phân tích.
KTV sẽ xây dựng các mô hình theo những biến tài chính, biến hoạt động và quan hệ giữa các biến đó. Mô hình này sẽ được KTV của DFK xây dựng dựa trên tình hình thực tế của công ty. Chẳng hạn khi xây dựng mô hình doanh thu, KTV nhận thấy công ty khách hàng đang có bán n mặt hàng, thì khi xây dựng mô hình phân tích, KTV cũng sẽ xây dựng nên n biến tài chính là giá cả mặt hàng doanh nghiệp bán, đồng thời sẽ xây dựng n biến hoạt động là khối lượng 1 mặt hàng cụ thể mà doanh nghiệp bán.
Bước 2: Ước tính giá trị và so sánh với giá trị ghi sổ.
KTV sẽ tiến hành thay những số liệu cụ thể để tính toán giá trị theo mô hình phân tích đã xây dựng ở bước trên và thu được kết quả. KTV sẽ so sánh kết quả này với giá trị
mà kế toán của công ty khách hàng đã ghi sổ, để xem xét chênh lệch. Do cơ sở dữ liệu của khách hàng không đáng tin cậy nên KTV phải xác định được cơ sở dữ liệu trước khi bắt tay vào công việc tính toán. Chẳng hạn trong việc tính toán doanh thu, thay vì sử dụng giá hóa đơn không đáng tin cậy, KTV có thể ước tính bằng cách lấy giá thị trường hoặc giá của đối thủ cạnh tranh để ước tính giá trị về doanh thu.
Bước 3: Phân tích và xác định nguyên nhân chênh lệch.
Sau khi ước tính giá trị và so sánh với giá trị ghi sổ, nếu có chênh lệch giữa giá trị ước tính và giá trị trên sổ sách thì KTV sẽ thực hiện xem xét nguyên nhân của chênh lệch. Đầu tiên, KTV sẽ xem lại mô hình ước tính của mình và giá trị ước tính đã sử dụng, để xem xem liệu sự khác biệt có phải xuất phát từ nguyên nhân KTV chọn dữ liệu khác hay không. Sau đó, khi các vấn đề liên quan đến mô hình không còn khúc mắc, mà vẫn còn tồn tại chênh lệch, thì khi đó, KTV sẽ phỏng vấn nhân viên của đơn vị để họ giải thích, thông thường KTV của DFK sẽ phỏng vấn kế toán phụ trách phần hành đó để họ trực tiếp giải thích.
Như vậy thủ tục phân tích sẽ sử dụng chủ yếu 3 kỹ thuật là tính toán, phân tích xu hướng, phân tích chênh lệch và phỏng vấn để có được bằng chứng kiểm toán.
Bảng 1.5. Các kỹ thuật sử dụng trong bước “thực hiện thủ tục phân tích”. Kỹ thuật Nội dung thực hiện
Phân tích
xu hướng - Phân tích xu hướng biến động các khoản mục thông qua nội dung nghiệp vụ qua các tháng, quý. Phân tích
chênh lệch
- Xây dựng mô hình phân tích, phân tích giá trị ước tính với giá trị ghi sổ để phát hiện chênh lệch.
Tính toán - Dựa vào mô hình phân tích để tính ra giá trị ước tính của KTV Phỏng vấn - Phỏng vấn kế
toán hoặc những người có liên quan để biết được nguyên nhân của biến động bất thường hoặc nguyên nhân của chênh lệch.
Trong trường hợp phỏng vấn kế toán và những người có liên quan mà KTV không thể thu được câu trả lời đầy đủ, KTV sẽ tăng khối lượng công việc trong thủ tục kiểm tra chi tiết để thu được nguyên nhân của các biến động bất thường.