Để cĩ được những thơng tin cơ bản, vai trị của hộ chăn nuơi bị là rất quan trọng. Ngừơi chăn nuơi phải theo dõi và ghi chép đầy đủ các sự kiện cĩ liên quan đến đàn bị sữa, đặc biệt là khả năng sinh trưởng phát dục ( tăng trọng ngày, tuổi lên giống lần đầu, tuổi phối giống lần đầu… ), nuơi dưỡng chăm sĩc ( loại và số lượng thức ăn ) , phối giống (loại tinh , phối mấy lần , phối khi nào, ai phối…), sức khỏe (tiêm phịng, bệnh tật….) đặc biệt là khả năng sản xuất ( sản lượng và chất lượng sữa trong tồn chu kỳ…). Để việc ghi chép dữ liệu của từng cá thể thuận tiện, ngừơi ta sử dụng sổ hay phiếu cá thể bị cái. Thơng thường tại nơng trại ngừơi ta sử dụng phiếu cá thể cho tiện theo dõi và ghi chép. Tại mỗi trại sử dụng thêm một sổ chung, hoặc cĩ thể sử dụng máy vi tính. Nội dung phiếu cá thể tùy theo chương trình giống của mỗi nước nhưng nĩi chung thường cĩ bốn phần: gia phả, khả năng sản xuất của bị cái, các vấn đề về sinh sản, tình trạng sức khỏe,bệnh tật và cách xử lý, và chế độ chăm sĩc dinh dưỡng.