Thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ của Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Bắc Kạn

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH BẮC KẠN. 3 I. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Thông tin và Truyền thông Bắc Kạn. 3 1. Lịch sử hình thành. 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 7 3. Cơ cấu tổ chức. 9 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư, Lưu trữ. 9 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 10 1.1 Đối tượng điều chỉnh: 10 1.2 Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư lưu trữ. 10 1.3 Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ cơ quan. 10 2. Cơ cấu tổ chức 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH BẮC KẠN 12 I. Khảo sát thực trạng hoạt động quản lý. 12 1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ. 12 2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức. 13 3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của Sở TTTT Bắc Kạn. 13 4. Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động Văn thư – Lưu trữ. 14 5. Thanh tra, kiểm tra và giải quyết xử lý vi phạm quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ của Sở TT TT Bắc Kạn. 15 II. Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ. 15 1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 15 1.1 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập. 15 1.2 Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 16 2. Quản lý và sử dụng con dấu. 17 3. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 17 4. Chỉnh lý tài liệu. 18 5. Xác định giá trị, tiêu hủy tài liệu. 18 5.1 Xác định giá trị. 18 5.2 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị. 19 6. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 19 7. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 20 8. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 20 III. Nâng cao công tác soạn thảo, quản lý văn bản của Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Kạn. 21 1. Soạn thảo văn bản. 22 2. Quản lý văn bản. 22 2.1 Trình tự quản lý văn bản đến 23 2.2 Trình tự giải quyết văn bản đi. 25 CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH BẮC KẠN 26 I. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Kạn và kết quả đạt được. 26 II. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Kạn. 27 III. Đưa ra một số kiến nghị đối với cơ quan và đối với bộ môn Văn thư Lưu trữ của khoa, trường. 28 1. Đối với Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Kạn. 28 2. Đối với bộ môn Văn thư lưu trữ của khoa, trường. 29 KẾT LUẬN 30 PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH BẮC KẠN I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Sở Thông tin Truyền thông Bắc Kạn Lịch sử hình thành Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Cơ cấu tổ chức II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư, Lưu trữ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 10 1.1 Đối tượng điều chỉnh: 10 1.2 Trách nhiệm quản lý thực công tác văn thư lưu trữ 10 1.3 Tổ chức, nhiệm vụ văn thư, lưu trữ quan 10 Cơ cấu tổ chức .11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH BẮC KẠN .12 I Khảo sát thực trạng hoạt động quản lý 12 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác văn thư lưu trữ 12 Quản lý phông lưu trữ quan, tổ chức 13 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHCN hoạt động lưu trữ Sở TT&TT Bắc Kạn .13 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động Văn thư – Lưu trữ .14 Thanh tra, kiểm tra giải xử lý vi phạm quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ Sở TT & TT Bắc Kạn 15 II Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ .15 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ quan 15 1.1 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập 15 1.2 Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 16 Quản lý sử dụng dấu 17 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 17 Chỉnh lý tài liệu .18 Xác định giá trị, tiêu hủy tài liệu 18 5.1 Xác định giá trị 18 5.2 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị 19 Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 19 Bảo quản tài liệu lưu trữ 20 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 20 III Nâng cao công tác soạn thảo, quản lý văn Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Bắc Kạn 21 Soạn thảo văn 22 Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội Quản lý văn 22 2.1 Trình tự quản lý văn đến .23 2.2 Trình tự giải văn 25 CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH BẮC KẠN 26 I Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Bắc Kạn kết đạt .26 II Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Bắc Kạn .27 III Đưa số kiến nghị quan môn Văn thư Lưu trữ khoa, trường 28 Đối với Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Bắc Kạn 28 Đối với môn Văn thư lưu trữ khoa, trường .29 KẾT LUẬN 30 PHỤ LỤC Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội LỜI NĨI ĐẦU Trong q trình phát triển đất nước, thời kỳ công nghiệp hóa đại hóa việc đào tạo nhân lực đội ngũ cán chủ trương hàng đầu nước ta Quá trình hội nhập đất nước, phát triển mặt kinh tế, trị, văn hóa, xã hội v v Để thực q trình phát triển đất nước đòi hỏi phải có đổi mới, nâng cao phát triển sách tồn diện, xóa bỏ tập tục làm việc sách mang tính chất bao cấp thời kỳ cũ Vì đòi hỏi hành nước ta phải đổi khơng ngừng, hoạt động có hiệu lực, hiệu chuyên nghiệp Và trình cải cách hành cơng tác Văn thư Lưu trữ có vai trò quan trọng việc đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý thông suốt, nhanh chóng hiệu Để giúp sinh viên hiểu sâu ngành học, dần làm quen với mơi trường làm việc bên ngồi Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên khoa Văn thư lưu trữ kiến tập khóa, đặc biệt đợt thực tập quan nhà nước nội dung bắt buộc chương trình đào tạo sinh viên chuyên ngành Lưu trữ bậc đại học Đây dịp sinh viên tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế áp dụng kiến thức học Nhằm nâng cao trình độ hiểu biết giúp sinh viên gần với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làm việc với phương châm: “Học thật đôi với Làm” Được quan tâm giới thiệu từ phía nhà trường, giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi Chánh văn phòng Sở Thông tin Truyền thông ông Cà Ngọc Huấn người hướng dẫn trực tiếp bà Lường Thị Nự Văn thư Lưu trữ tạo điều kiện cho em hội thực tập phòng văn thư sở Thông tin Truyền thông tỉnh Bắc Kạn Trong thời gian thực tập tháng (từ ngày 10/01 đến ngày 10/03) phòng Văn thư Lưu trữ em nhận hướng dẫn tận tình cán chuyên viên trực tiếp hướng dẫn thực tập tạo điều kiện nhiều thời gian em thực tập quan Báo cáo thực tập tốt nghiệp em kết tìm hiểu: “Thực trạng cơng tác Văn thư - Lưu trữ Sở Thông tin Truyền thơng tỉnh Bắc Kạn” Bước đầu em hình dung hoạt động cụ thể quan nhà nước, thơng qua đợt thực tập em có điều kiện học hỏi, nâng cao kiến thức, kĩ năng, môi trường làm việc mà trước em học qua sách vở, đồng thời rèn luyện tính tự chủ, tinh thần trách nhiệm, kỹ giao tiếp ứng xử tác phong làm việc quan Đây môi trường thuận lợi em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ chuyên ngành theo học Văn thư – Lưu trữ Về kiến thức, kết thúc đợt thực tập mục đích nhà trường sinh viên biết vận dụng kiến thức lý luận quan sát thực tiễn để thực quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ Về kỹ năng, sinh viên có khả so sánh đối chiếu lý luận thực tiễn để phân tích đánh giá, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu thực nội dung công tác văn thư, lưu Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội trữ quan Quan sát tiếp cận trực tiếp kỹ chuyên mơn, nhờ qua mà sinh viên trao dồi kiến thức kinh nghiệm, mở mang nhận thức vai trò cơng tác Văn thư Lưu trữ hoạt động thực tiễn quan, tổ chức Từ sinh viên tích lũy kỹ ngành nghề theo học rèn luyện đạo đức, phẩm chất, nâng cao nhận thức vai trò trách nhiệm ngành Văn thư - Lưu trữ Sau tháng thực tập Sở TT&TT Bắc Kạn việc áp dụng kiến thức học vào công việc thực tiễn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm chưa nhiều, kết đánh giá bước trưởng thành sau gần năm học tập rèn luyện trường Vì thời gian thực tập báo cáo thực tập khơng tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Em kính mong nhận đóng góp ý kiến, nhận xét từ phía nhà trường, khoa Văn thư- Lưu trữ chuyên viên nơi em đến thực tập để bài báo cáo em phong phú lý luận phù hợp với thực tiễn hơn, giúp cho em có thêm kinh nghiệm quý báu công việc tạo điều kiện thuận lợi cho bước tương lai Qua cho phép em gửi lời cám ơn sâu sắc tới Chánh Văn phòng sở Thơng tin Truyền thông Bắc Kạn, chuyên viên hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ toàn thể cán Văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ, bảo cung cấp tài liệu cho em hoàn thành tốt nhiệm vụ thời gian thực tập Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn tới Ban giám hiệu Nhà trường, thầy cô giáo khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình hướng dẫn bảo giúp đỡ em hoàn thành tốt báo cáo thực tập Để báo cáo thực tập hoàn thiện em mong nhận thông cảm ý kiến đóng góp q báu cán bộ, cơng chức quan thầy cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ để báo cáo em hoàn thiện tốt Em xin chân thành cảm ơn! Bắc Kạn, ngày 15 tháng 03 năm 2017 Sinh viên Hà Thị Loan Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH BẮC KẠN I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Sở Thông tin Truyền thơng Bắc Kạn Lịch sử hình thành 10 năm xây dựng trưởng thành (2006 - 2016), Sở Thông tin Truyền thông Bắc Kạn vượt qua nhiều khó khăn, thách thức đạt kết quan trọng đáng khích lệ, góp phần to lớn nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng - an ninh tỉnh Bắc Kạn Ngày 11/5/2006, Sở Bưu - Viễn thơng tỉnh Bắc Kạn thành lập theo Quyết định số 925/2006/QĐ-UBND UBND tỉnh Theo đó, sở có chức quản lý nhà nước lĩnh vực: Bưu chính, viễn thơng công nghệ thông tin Sự đời Sở Bưu - Viễn thơng thể quan tâm Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh hoạt động bưu - viễn thơng - cơng nghệ thơng tin coi hạ tầng hạ tầng phát triển kinh tế, xã hội, đảm bảo quốc phòng, an ninh tỉnh Ngay sau thành lập, Sở tập trung tham mưu cho UBND tỉnh ban hành hệ thống văn quy phạm pháp luật, nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt, góp phần khẳng định vị trí, vai trò ngành phát triển chung tỉnh 10 năm qua, Viễn thông, Công nghệ thông tin phát triển vượt bậc đặt nhiều thách thức cho công tác quản lý Nhà nước Xu hội nhập, đời truyền thông đa phương tiện yêu cầu phải gắn kết nội dung hạ tầng thông tin hai mặt thống phát triển Năm 2008, Sở Bưu - Viễn thơng tiếp nhận phận quản lý nhà nước báo chí, xuất từ Sở Văn hố - Thơng tin theo Quyết định số 570/QĐ-UBND ngày 28/3/2008 UBND tỉnh Bắc Kạn Từ Sở mang tên Sở Thông tin Truyền thông Bắc Kạn Ngày đầu thành lập, Sở có 13 cơng chức, viên chức, người lao động, 01 giám đốc, 01 phó giám đốc 03 phòng chun mơn Đến nay, đội ngũ công chức, viên chức, người lao động Sở 52 người Lãnh đạo Sở gồm Giám đốc 03 Phó Giám đốc tổ chức máy gồm 07 đầu mối phòng chun mơn, đơn vị nghiệp là: Văn phòng Sở, Thanh tra Sở, Phòng Quản lý Bưu chính, Phòng Quản lý Viễn thơng, Phòng Quản lý Cơng nghệ thơng tin, Phòng Quản lý Báo chí - Xuất Phòng Kế hoạch - Tài với 01 đơn vị nghiệp Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thơng tỉnh Trong đó, chun viên tương đương có 04 người trình độ chun mơn, lý luận trị ngày hồn thiện với 07 người có trình độ thạc sỹ, 40 người có trình độ đại học, 03 người có trình độ cao đẳng, 02 người có trình độ trung cấp, trình độ Lý luận trị có: 01 cử nhân; 10 cao cấp, 06 trung cấp Chi Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội có 32 Đảng viên Bên cạnh việc thường xuyên củng cố, kiện toàn tổ chức máy đảm bảo đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, Sở Thông tin Truyền thông tập trung đổi công tác tham mưu, lãnh đạo, đạo, điều hành, xác định nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm thời kỳ phục vụ đắc lực cho phát triển kinh tế, xã hội, đảm bảo quốc phòng, an ninh tỉnh bước khẳng định lớn mạnh ngành thực tạo hạ tầng hạ tầng góp phần đẩy phát triển lên tỉnh Lĩnh vực Bưu chính, chuyển phát từ chỗ có 01 doanh nghiệp hoạt động Bưu điện tỉnh Bắc Kạn với 48 tuyến đường thư Đến nay, tỉnh có 04 doanh nghiệp kinh doanh cung cấp dịch vụ là: Bưu điện tỉnh, Bưu Viettel, trạm Trung Chuyển KERRY TTC, Công ty Hai Bốn Bảy với tổng số 123 điểm phục vụ bưu điện gồm 21 bưu cục 102 điểm Bưu điện - Văn hóa xã 99 thùng thư cơng cộng 50 tuyến đường thư Ngoài dịch vụ truyền thống, doanh nghiệp bưu triển khai thực thêm nhiều dịch vụ tham gia cung cấp dịch vụ hành cơng địa bàn tỉnh Hệ thống điểm Bưu điện - Văn hóa xã thường xuyên đổi hoạt động, tiếp tục phát huy vai trò phục vụ nhu cầu trao đổi thông tin liên lạc, phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành cấp ủy, quyền cấp người dân, doanh nghiệp Doanh thu hàng năm doanh nghiệp bưu chính, chuyển phát đạt khoảng 45 tỷ đồng, nộp ngân sách nhà nước 01 tỷ đồng Lĩnh vực Viễn thông có phát triển vượt bậc Mạng lưới viễn thơng đảm bảo thông tin, liên lạc, kịp thời phục vụ công tác lãnh đạo, đạo, điều hành cấp ủy Đảng, quyền cấp đáp ứng ngày tốt nhu cầu sản xuất, kinh doanh đời sống dân sinh người dân, doanh nghiệp, chủ động phòng chống thảm họa thiên tai chất lượng dịch vụ viễn thông, internet ngày nâng cao Năm 2006, tỉnh có 02 doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực viễn thông với 68 trạm thu phát sóng di động (BTS) phủ sóng 2G,thuê bao điện thoại cố định, điện thoại di động 14,5máy/100 dân Đến nay, tồn tỉnh có 05 doanh nghiệp viễn thơng hoạt động, 460 trạm thu, phát sóng thơng tin di động (trong có 232/460 trạm phát sóng 3G); 100% xã, phường, thị trấn phủ sóng điện thoại di động quang hóa với tổng chiều dài cáp quang 2.211km (trong có 117 tuyến cáp ngầm với tổng chiều dài khoảng 260km) đảm bảo kết nối Internet; thuê bao điện thoại cố định, điện thoại di động đạt 99,7 máy/100 dân, số thuê bao Internet 8,2 thuê bao/100 dân; tổng thuê bao myTV, NexTV truyền hình Cab 16.403 thuê bao Doanh thu năm doanh nghiệp viễn thông đạt khoảng 300 tỷ đồng, nộp ngân sách nhà nước gần 20 tỷ đồng Hoạt động ứng dụng phát triển CNTT địa bàn tỉnh có nhiều chuyển biến, hệ thống văn quản lý ngày hoàn thiện nhận thức lãnh đạo cấp, ngành, cán bộ, công chức, viên chức người dân Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội CNTT ngày nâng cao 100% quan Đảng, quan quản lý Nhà nước phân công cán chuyên trách phụ trách CNTT; đó, 05/48 có trình độ thạc sĩ, 37/48 có trình độ đại học, cao đẳng 100% sở, ngành, huyện/thành phố có mạng cục LAN, có kết nối Inernet băng thơng rộng tỷ lệ máy tính kết nối Internet đạt 86,5% tất sở, ngành, huyện/thành phố lắp đặt hệ thống mạng chuyên dùng 122/122 xã, phường, thị trấn trang bị máy tính phục vụ cơng việc 86/122 xã, phường, thị trấn có mạng truyền số liệu chuyên dùng quan Đảng Nhà nước Tỷ lệ cán trang bị sử dụng thành thạo máy tính quan quản lý nhà nước đạt 90% Đã cung cấp 2.000 hộp thư công vụ cho cá nhân, tổ chức thuộc quan, đơn vị tỉnh Trung tâm tích hợp liệu tỉnh quan tâm đầu tư, đại hóa, bước đáp ứng việc triển khai ứng dụng dùng chung, dần hoàn thiện mạng WAN tỉnh Đa số quan hành tỉnh ứng dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc quản lý, điều hành, tạo nên phương thức làm việc đại góp phần cơng khai, minh bạch hoạt động, tiết kiệm chi phí hành Một số phần mềm chuyên ngành triển khai sử dụng thường xuyên như: Phần mềm kế toán, phần mềm đăng kiểm phương tiện giao thông giới đường Cổng Thông tin điện tử tỉnh cung cấp 1.826 dịch vụ công trực tuyến mức độ 06 nhóm dịch vụ cơng trực tuyến mức độ phục vụ người đân doanh nghiệp Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến thường xuyên sử dụng góp phần giảm chi phí hành tổ chức họp Tỉnh Bắc Kạn có đầy đủ 04 loại hình báo chí gồm: Báo in, báo nói, báo hình, báo điện tử với 03 quan báo chí Báo Bắc Kạn, Tạp chí Văn nghệ Ba Bể, Đài Phát - Truyền hình tỉnh Các quan báo chí, hệ thống truyền - truyền hình huyện, thành phố, trạm truyền xã, phường, thị trấn làm tốt công tác tuyên truyền thực chủ trương Đảng, sách pháp luật Nhà nước nhiệm vụ trị địa phương Cổng TTĐT tỉnh Bắc Kạn trang/cổng thành viên trì tốt hoạt động dần khẳng định cơng cụ quan trọng, hữu ích quyền quản lý xã hội giúp người dân, doanh nghiệp giám sát, tương tác với quan Nhà nước thơng qua mơi trường điện tử, từ góp phần tăng cường hiệu hoạt động quyền, nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp, dần hình thành phủ điện tử tỉnh Bắc Kạn Cơng tác quản lý báo chí, xuất địa bàn tỉnh dần vào nề nếp Sở Thông tin Truyền thông định kỳ 02 tháng /lần phối hợp với Ban Tuyên giáo tỉnh ủy, Hội nhà báo tỉnh tổ chức giao ban cơng tác báo chí nhằm đánh giá hoạt động quan thơng tấn, báo chí, hoạt động hội viên Hội nhà báo định hướng công tác tuyên truyền Tổ chức cung cấp thông tin cho báo chí định kỳ quý/lần cần thiết Hàng năm, Sở Thông tin Truyền thông cấp gần Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội 100 giấy phép xuất tài liệu không kinh doanh xuất bản tin; tổ chức tập huấn nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho đội ngũ phóng viên, biên tập viên đài truyền - truyền hình, trang/cổng thơng tin điện tử quan, đơn vị, địa phương… Công tác thông tin đối ngoại quan tâm, trọng Là đơn vị Thường trực Ban Chỉ đạo Công tác thông tin đối ngoại tỉnh, Sở Thông tin Truyền thông chủ động tham mưu trình UBND tỉnh kiện tồn Ban Chỉ đạo, ban hành kế hoạch hoạt động năm đáp ứng nhiệm vụ công tác thông tin đối ngoại tỉnh Xây dựng chương trình phát thanh-truyền hình, xuất ấn phẩm với nhiều nội dung phong phú tuyên truyền, quảng bá đến du khách bạn bè quốc tế hình ảnh người, giá trị lịch sử, văn hóa đặc sắc tỉnh Bắc Kạn Những năm gần đây, đạo Bộ Thông tin Truyền thông, Sở Thông tin Truyền thông thường xuyên tham mưu cho UBND tỉnh tổ chức Triển lãm ảnh trưng bày tư liệu “Hoàng Sa, Trường Sa Việt Nam - Những chứng lịch sử pháp lý” nhằm nâng cao nhận thức, khơi dậy lòng yêu nước, tinh thần đoàn kết ý thức trách nhiệm bảo vệ chủ quyền biển, đảo đất nước, góp phần khẳng định chủ quyền Việt Nam hai quần đảo Hoàng Sa Trường Sa Để tăng cường quản lý nhà nước lĩnh vực Thông tin Truyền thông tỉnh, Sở Thông tin Truyền thơng tích cực tham mưu cho Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh ban hành văn quy phạm pháp luật, quy hoạch kế hoạch như: Nghị số 12-NQ/TU ngày 21/7/2011 Tỉnh ủy đẩy mạnh ứng dụng phát triển CNTT giai đoạn 2011-2015, định hướng đến năm 2020 Quy chế phối hợp phòng, chống tội phạm lĩnh vực bưu chính, viễn thơng cơng nghệ thông tin địa bàn tỉnh Bắc Kạn Quy định phối hợp Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy, ban xây dựng Đảng, Sở Thông tin Truyền thông, Hội Nhà báo tỉnh, quan quản lý nhà nước công tác đạo, quản lý báo chí địa bàn Chỉ thị UBND tỉnh Bắc Kạn việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước địa bàn tỉnh Quy chế quản lý sử dụng hệ thống thư điện tử hoạt động quan nhà nước, tổ chức đoàn thể địa bàn tỉnh Bắc Kạn Quy hoạch phát triển Bưu chính, viễn thơng, Cơng nghệ thơng tin, báo chí tỉnh Bắc Kạn… 10 năm xây dựng trưởng thành, Sở Thông tin Truyền thông Bắc Kạn vượt qua nhiều khó khăn, thách thức, nỗ lực phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Hoạt động sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ doanh nghiệp thuộc Ngành Thông tin - Truyền thông tỉnh Bắc Kạn có tốc độ tăng trưởng quy mô, doanh số, thị trường thực trở thành ngành kinh tế tri thức, tạo động lực quan trọng góp phần thúc đẩy kinh tế xã hội phát triển theo hướng cơng nghiệp hóa, đại hóa Thơng tin, tun truyền kênh quan trọng giúp đưa chủ trương, sách Đảng, Pháp luật Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội nhà nước, đạo điều hành cấp ủy, quyền cấp đến với người dân thực trở thành cầu nối người dân với Đảng bộ, quyền cấp 10 năm, chặng đường chưa dài với phấn đấu không mệt mỏi, vượt khó vươn lên, Sở Thơng tin Truyền thông tỉnh Bắc Kạn Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh Bộ Thông tin Truyền thông đánh giá cao đồng thời cấp, ngành ghi nhận Sở vinh dự Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông tặng 07 Bằng khen Chủ tịch UBND tỉnh tặng tặng 01 Cờ thi đua, 02 Bằng khen nhiều phần thưởng cao quý khác Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Sở Bưu - Viễn Thơng tỉnh Bắc Kạn thành lập theo Quyết định số 925/2006/QĐ-UBND ngày 11/5/2006 UBND tỉnh Bắc Kạn Theo Thông tư Liên tịch số 02/2004/TTLT-BBCVT-BNV ngày 27/5/2004 liên Bộ Bưu - Viễn thơng Bộ Nội vụ Sở Bưu - Viễn thơng quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có chức tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực chức quản lý nhà nước địa bàn tỉnh bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin, điện tử, Internet, truyền dẫn phát sóng, tần số vơ tuyến điện sở hạ tầng thơng tin (gọi chung bưu chính, viễn thông công nghệ thông tin) quản lý dịch vụ cơng bưu chính, viễn thơng cơng nghệ thông tin địa bàn tỉnh thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo uỷ quyền Uỷ ban nhân dân tỉnh theo quy định pháp luật Từ ngày 01/4/2008, Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Bắc Kạn thành lập sở Sở Bưu - Viễn thơng tiếp nhận phận làm công tác quản lý nhà nước báo chí, xuất từ Sở Văn hố - Thơng tin theo Quyết định số 570/QĐ-UBND ngày 28/3/2008 UBND tỉnh Bắc Kạn Với vị trí, chức quy định Quyết định số 1731/QĐ-UBND ngày 15/9/2008 UBND tỉnh Bắc Kạn Sở Thơng tin Truyền thơng quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực quản lý nhà nước về: Báo chí xuất bản, bưu chuyển phát, viễn thơng internet, truyền dẫn phát sóng, tần số vơ tuyến điện,công nghệ thông tin, điện tử phát truyền hình, sở hạ tầng thơng tin truyền thơng, quảng cáo báo chí, mạng thơng tin máy tính xuất phẩm, dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý Sở thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo phân cấp, uỷ quyền Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định pháp luật Từ năm 2010 đến năm 2013 Sở Thông tin Truyền thông giao thêm số nhiệm vụ: - Quản lý hệ thống truyển thanh: Thông tư Liên tịch số 17/2010/TTLTBTTTT-BNV ngày 27/7/2010 liên Bộ Thông tin Truyền thông, Bộ Nội vụ hướng dẫn thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội Đài Phát Truyền hình thuộc UBND cấp tỉnh, Đài Truyền Truyền hình thuộc UBND cấp huyện - Quản lý thông tin đối ngoại: Quyết định số 79/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế quản lý nhà nước Thông tin đối ngoại; - Quản lý truyền hình trả tiền: Quyết định số 20/2011/QĐ-TTg ngày 24/3/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế quản lý hoạt động truyền hình trả tiền; - Quản lý Cổng thông tin điện tử: Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 Chính phủ Quy định việc cung cấp thông tin dịch vụ công trực tuyến trang thông tin điện tử cổng thông tin điện tử quan nhà nước; - Quản lý Quy chế phát ngôn cung cấp thơng tin cho báo chí: Quyết định số 25/2013/QĐ-TTg ngày 04/5/2013 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế phát ngơn cung cấp thơng tin cho báo chí; - Quản lý Internet thông tin điện tử: Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15/7/2013 Chính phủ Quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet thông tin mạng; - Quản lý Điểm Bưu điện văn hố xã: Thơng tư số 17/2013/TT-BTTTT ngày 2/8/2013 Bộ Thông tin Truyền thông quy định hoạt động Điểm Bưu điện - văn hoá xã; Ngày 10 tháng năm 2016, Bộ Thông tin Truyền thông Bộ Nội vụ ban hành Thông tư Liên tịch số 06/2016/TTLT-BTTTT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cẩu tổ chức Sở Thông tin Truyền thông thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Văn hóa Thơng tin thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh Theo đó, Sở Thơng tin Truyền thơng quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có chức tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh quản lý nhà nước về: Báo chí; xuất bản; bưu chính; viễn thơng; tần số vơ tuyến điện; cơng nghệ thơng tin; điện tử; phát truyền hình; thông tin đối ngoại; tin thông tấn; thông tin sở; hạ tầng thông tin truyền thông; quảng cáo báo chí, mơi trường mạng, xuất phẩm quảng cáo tích hợp sản phẩm, dịch vụ bưu chính, viễn thơng, cơng nghệ thơng tin Như sau 03 lần thay đổi, đến Sở Thông tin Truyền thông quản lý ngành gồm 03 lĩnh vực: Cơng nghệ thơng tin; Bưu - Viễn thơng; Thơng tin - Báo chí- Xuất với 13 nhóm nhiệm vụ Với nhiệm vụ giao Ngành thông tin truyền thông xác định ngành quản lý nhà nước đa ngành, đa lĩnh vực, có vai trò quan trọng phát triển trị, kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng địa phương toàn xã hội Cơ cấu tổ chức Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội Thủ trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm nội dung văn trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành quan, tổ chức khơng có Văn phòng; người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư quan, tổ chức khác phải kiểm tra chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật” Sửa đổi, bổ sung khoản Điều 10 sau: “1 Ở quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho cấp phó ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật.” “3 Ký thừa uỷ quyền Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức uỷ quyền cho người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) số văn mà phải ký Việc giao ký thừa uỷ quyền phải quy định văn giới hạn thời gian định Người ký thừa uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa uỷ quyền theo thể thức đóng dấu quan, tổ chức uỷ quyền” Sửa đổi, bổ sung Điều 18 sau: “Điều 18 Chuyển phát đính văn Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương quan, tổ chức ban hành văn Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính văn hành quan, tổ chức ban hành văn bản” Sửa đổi Điều 19 sau: “1 Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư quan, tổ chức lưu hồ sơ Bản gốc lưu Văn thư quan, tổ chức phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký” Điều Hiệu lực thi hành Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội Nghị định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng năm 2010 Bãi bỏ phần cứ; khoản 2, Điều 2; khoản 1, Điều 4; khoản Điều 5; khoản Điều 6; khoản 1, Điều 9; khoản 1, Điều 10; tên Điều 18; khoản 1, Điều 19; Điều 34 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Điều Hướng dẫn thi hành Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện, kiểm tra việc thi hành Nghị định Các Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này./ TM CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc CP; - VP BCĐ TW phòng, chống tham nhũng; - HĐND, UBND tỉnh, TP trực thuộc TW; - Văn phòng Trung ương Ban Đảng; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dân tộc Ủy ban Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; (Đã ký) - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Ủy ban Giám sát tài Quốc gia; - Ngân hàng Chính sách Xã hội; - Ngân hàng Phát triển Việt Nam; - UBTW Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan Trung ương đoàn thể; - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (10b); - VPCP: BTCN, PCN, Cổng TTĐT, Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo; - Lưu: Văn thư, HC (5b).XH Nguyễn Tấn Dũng Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội PHỤ LỤC II BỘ NỘI VỤ Số: 01/VBHN-BNV CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 25 tháng 02 năm 2014 NGHỊ ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng năm 2004, sửa đổi, bổ sung bởi: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng năm 2010 CHÍNH PHỦ Căn Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001; Căn Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002; Căn Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng năm 2001; Theo đề nghị Bộ trưởng Bộ Nội vụ1, NGHỊ ĐỊNH: Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Nghị định quy định công tác văn thư quản lý nhà nước công tác văn thư; áp dụng quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) Công tác văn thư quy định Nghị định bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Điều Giải thích từ ngữ Trong Nghị định này, từ ngữ hiểu sau: Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội “Bản thảo văn bản” viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức 2.2 “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền 3.3 “Bản văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành” “Bản y chính” đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ “Bản trích sao” đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định “Hồ sơ” tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân “Lập hồ sơ” việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Điều Trách nhiệm công tác văn thư Người đứng đầu quan, tổ chức, phạm vi quyền hạn giao, có trách nhiệm đạo công tác văn thư, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư Mọi cá nhân trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư, phải thực nghiêm chỉnh quy định Nghị định quy định khác pháp luật công tác văn thư Chương II SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Các hình thức văn hình thành hoạt động quan, tổ chức bao gồm: Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội 1.4 Văn quy phạm pháp luật theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật văn quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật 2.5 Văn hành Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế; quy định, thông cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư cơng Văn chun ngành Các hình thức văn chuyên ngành Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thỏa thuận thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội Các hình thức văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội người đứng đầu quan trung ương tổ chức trị, trị - xã hội quy định Điều Thể thức văn 1.6 Thể thức văn quy phạm pháp luật văn hành a) Thể thức văn quy phạm pháp luật văn hành bao gồm thành phần sau: - Quốc hiệu; - Tên quan, tổ chức ban hành văn bản; - Số, ký hiệu văn bản; - Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại trích yếu nội dung văn bản; - Nội dung văn bản; - Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; - Dấu quan, tổ chức; - Nơi nhận; - Dấu mức độ khẩn, mật (đối với văn loại khẩn, mật) b) Đối với công văn, thành phần quy định điểm a khoản này, bổ sung địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (Email); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa Trang thông tin điện tử (Website) biểu tượng (logo) quan, tổ chức; Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội c) Đối với công điện, ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư cơng khơng bắt buộc phải có tất thành phần thể thức bổ sung địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (Email); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa Trang thông tin điện tử (Website) biểu tượng (logo) quan, tổ chức; d) Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật; Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thể thức văn chuyên ngành Thể thức kỹ thuật trình bày văn chuyên ngành Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thỏa thuận thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ Thể thức văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội Thể thức kỹ thuật trình bày văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội người đứng đầu quan Trung ương tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội quy định Thể thức kỹ thuật trình bày văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước ngồi thực theo thơng lệ quốc tế Điều Soạn thảo văn 1.7 Việc xây dựng văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật ban hành văn quy phạm pháp luật Việc soạn thảo văn khác quy định sau: a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo; b) Đơn vị cá nhân có trách nhiệm thực công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo; - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh thảo; - Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan Điều Duyệt thảo, việc sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định Điều Đánh máy, nhân Việc đánh máy, nhân văn phải bảo đảm yêu cầu sau: Đánh máy nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát có sai sót khơng rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại đơn vị cá nhân soạn thảo người duyệt thảo đó; Nhân số lượng quy định; Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định Điều Kiểm tra văn trước ký ban hành8 Thủ trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm nội dung văn trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành quan, tổ chức khơng có Văn phòng; người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư quan, tổ chức khác phải kiểm tra chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật” Điều 10 Ký văn 1.9 Ở quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho cấp phó ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật Ở quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể a) Đối với vấn đề quan trọng quan, tổ chức mà theo quy định pháp luật theo điều lệ tổ chức, phải thảo luận tập thể định theo đa số, việc ký văn quy định sau: Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức; Cấp phó người đứng đầu thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách b) Việc ký văn vấn đề khác thực quy định khoản Điều 3.10 Ký thừa ủy quyền Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải quy định văn giới hạn thời gian định Người ký thừa ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền theo thể thức đóng dấu quan, tổ chức ủy quyền Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành Trưởng số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) số loại văn Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế hoạt động quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Khi ký văn khơng dùng bút chì; khơng dùng mực đỏ thứ mực dễ phai Điều 11 Bản văn Các hình thức quy định Nghị định gồm y chính, trích lục Thể thức quy định sau: Hình thức sao: y trích sao, lục; tên quan, tổ chức văn bản; số, ký hiệu sao; địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức văn bản; nơi nhận Bản y chính, trích lục thực theo quy định Nghị định có giá trị pháp lý Bản chụp dấu chữ ký văn không thực theo thể thức, quy định khoản Điều này, có giá trị thơng tin, tham khảo Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 12 Trình tự quản lý văn đến Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan, tổ chức (sau gọi chung văn đến) phải quản lý theo trình tự sau: Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 13 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Điều 14 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến phải kịp thời trình cho người có trách nhiệm chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ gìn bí mật nội dung văn Điều 15 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức giao đạo giải văn đến theo ủy nhiệm người đứng đầu văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Căn nội dung văn đến, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân giải Đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm thực cơng việc sau: a) Xem xét tồn văn đến báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp; b) Phân văn đến cho đơn vị, cá nhân giải quyết; c) Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 16 Nghiệp vụ quản lý văn đến thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 17 Trình tự quản lý văn Tất văn quan, tổ chức phát hành (sau gọi chung văn đi) phải quản lý theo trình tự sau: Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Đăng ký văn Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 18 Chuyển phát đính văn đi11 Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương quan, tổ chức ban hành văn Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính văn hành quan, tổ chức ban hành văn Điều 19 Việc lưu văn đi12 Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư quan, tổ chức lưu hồ sơ Bản gốc lưu Văn thư quan, tổ chức phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Bản lưu văn quy phạm pháp luật văn quan trọng khác quan, tổ chức phải làm loại giấy tốt, có độ pH trung tính in mực bền lâu Điều 20 Nghiệp vụ quản lý văn thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Mục LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Điều 21 Nội dung việc lập hồ sơ hành yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ hành bao gồm: a) Mở hồ sơ; b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ; c) Kết thúc biên mục hồ sơ Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội Yêu cầu hồ sơ lập: a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan, tổ chức; b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hành trình tự giải cơng việc; c) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Điều 22 Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức a) Các đơn vị cá nhân quan, tổ chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành quan, tổ chức theo thời hạn quy định khoản Điều này; b) Trường hợp đơn vị cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hành quan, tổ chức thời hạn giữ lại không hai năm; c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quy định sau: a) Tài liệu hành chính: sau năm kể từ công việc kết thúc; b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm kể từ năm công trình nghiệm thu thức; c) Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng kể từ công trình tốn; d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; microfilm; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau ba tháng kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nộp Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ hành quan, tổ chức giữ loại Điều 23 Trách nhiệm công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu lưu trữ hành Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người giao trách nhiệm có nhiệm vụ: a) Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức cấp dưới; b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức Thủ trưởng đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ hành quan, tổ chức Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc Điều 24 Nghiệp vụ lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 25 Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu quy định Nghị định Con dấu quan, tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: a) Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; b) Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; c) Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; d) Khơng đóng dấu khống Việc sử dụng dấu quan, tổ chức dấu văn phòng hay đơn vị quan, tổ chức quy định sau: a) Những văn quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu quan, tổ chức; b) Những văn văn phòng hay đơn vị ban hành phạm vi quyền hạn giao phải đóng dấu văn phòng hay dấu đơn vị Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội Điều 26 Đóng dấu Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Chương IV QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 27 Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư bao gồm: Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư Quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư Hợp tác quốc tế lĩnh vực văn thư Điều 28 Trách nhiệm quản lý công tác văn thư Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực quản lý nhà nước công tác văn thư theo nội dung quy định Điều 27 Nghị định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực quản lý nhà nước công tác văn thư Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn mình, Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; quan Trung ương tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế Ủy ban nhân dân cấp có trách nhiệm: a) Căn quy định pháp luật, ban hành hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư; Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội b) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý mình; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư theo thẩm quyền; c) Tổ chức, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư; d) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư; đ) Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư phạm vi ngành, lĩnh vực địa phương Điều 29 Tổ chức, nhiệm vụ văn thư quan, tổ chức Căn khối lượng công việc, quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ văn thư bố trí người làm văn thư (sau gọi chung văn thư quan) Văn thư quan có nhiệm vụ cụ thể sau: a) Tiếp nhận, đăng ký văn đến; b) Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; c) Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; d) Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; đ) Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; g) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; h) Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức; i) Bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại dấu khác Điều 30 Người bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư theo quy định pháp luật Chương V KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO Điều 31 Khen thưởng Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích công tác văn thư khen thưởng theo quy định pháp luật Điều 32 Xử lý vi phạm Người vi phạm quy định Nghị định quy định khác pháp luật cơng tác văn thư tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật tra cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B Báo cáo thực tập Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội Điều 33 Khiếu nại, tố cáo Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại hành vi vi phạm pháp luật công tác văn thư Cá nhân có quyền tố cáo hành vi vi phạm pháp luật công tác văn thư Việc giải khiếu nại, tố cáo công tác văn thư thực theo quy định pháp luật khiếu nại, tố cáo Chương VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 34 Hiệu lực thi hành13 Nghị định có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo Bãi bỏ Mục I - Công tác công văn, giấy tờ Điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28 tháng năm 1963 Hội đồng Chính phủ quy định trước trái với quy định Nghị định Điều 35 Hướng dẫn thi hành Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện, kiểm tra việc thi hành Nghị định Điều 36 Trách nhiệm thực Các Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này./ XÁC THỰC VĂN BẢN HỢP NHẤT KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nguyễn Duy Thăng Sinh viên: Hà Thị Loan L ớp: ĐH LTH 13B ... lượng công tác văn thư lưu trữ Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Bắc Kạn .27 III Đưa số kiến nghị quan môn Văn thư Lưu trữ khoa, trường 28 Đối với Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Bắc. .. 109, công văn 802 Từ năm thành lập nay, Sở Thông tin Truyền thông ban hành văn quy định công tác văn thư, lưu trữ Quyết định việc ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ Sở Thông tin Truyền thông. .. NGHỊ ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH BẮC KẠN 26 I Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Bắc Kạn kết đạt