Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 3 1.1.1. Giới thiệu chung về UBND huyện Na Hang 3 1.1.2.chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, của cơ quan, tổ chức của UBND huyện Na Hang 3 1.1.3. giới thiệu chung về văn phòng UBND huyện Na Hang. 5 1.1.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của văn phòng HĐND và UBND huyện Na Hang. 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của cơ quan tổ chức. 6 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư lưu trữ của cơ quan tổ chức. 6 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ trong cư quan. 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN NA HANG. 8 2.1. Hoạt động quả lý 8 2.2 Hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ 10 2.2.1. Công tác văn thư. 10 2.2.1.1. Các loại văn bản cho cơ do UBND huyện Na Hang ban hành: 10 2.2.1.2. Thẩm quyền kí văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính 10 2.2.1.3. Thể thức và kĩ thuật trình bày 11 2.2.1.4. Quản lý văn bản. 13 2.2.1.5. Lập hồ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 17 2.2.1.6. Quản lý và sử dụng con dấu. 20 2.2.2. hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ. 21 2.2.2.1. Công tác lưu trữ. 21 2.2.2.2. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu. 21 2.2.2.3. Trách nhiệm giao nhận hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 22 2.2.2.4. Kho lưu trữ của UBND huyện Na Hang 22 CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT ĐỀ NGHỊ 23 3.1. Nhận xét và đánh giá chung những ưu điểm ,hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ trong văn phòng UBND huyện Na Hang. 23 3.1.1. Ưu điểm: 23 3.1.2. Hạn chế 23 3.1.3. Một số khuyến nghị 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của quan, tổ chức 1.1.1 Giới thiệu chung về UBND huyện Na Hang .3 1.1.2.chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, của quan, tổ chức của UBND huyện Na Hang 1.1.3.giới thiệu chung văn phòng UBND huyện Na Hang .5 1.1.4 Sơ đồ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của văn phòng HĐND và UBND huyện Na Hang 1.2 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của quan tổ chức 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư lưu trữ của quan tổ chức 1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ cư quan CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN NA HANG .8 2.1 Hoạt động quả lý 2.2 Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 10 2.2.1 Công tác văn thư 10 2.2.1.1 Các loại văn bản cho UBND huyện Na Hang ban hành: 10 2.2.1.2 Thẩm quyền kí văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính .10 2.2.1.3 Thể thức và kĩ thuật trình bày .10 2.2.1.4 Quản lý văn 13 2.2.1.5 Lập hồ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan .17 2.2.1.6 Quản lý sử dụng dấu 20 2.2.2 hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ .20 2.2.2.1 Công tác lưu trữ 20 2.2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu .20 2.2.2.3 Trách nhiệm giao nhận hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 21 2.2.2.4 Kho lưu trữ UBND huyện Na Hang 22 CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT ĐỀ NGHỊ 22 3.1 Nhận xét đánh giá chung ưu điểm ,hạn chế công tác văn thư lưu trữ văn phòng UBND huyện Na Hang 22 3.1.1 Ưu điểm: 22 3.1.2 Hạn chế 23 3.1.3 Một số khuyến nghị 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 Sinh viên: Phan Thanh Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC 26 Sinh viên: Phan Thanh Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư lưu trữ hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Trong các quan đơn vị văn thư lưu trữ được quan tâm bởi đó là hoạt động công tác đảm bảo hoạt động hành chính thông qua văn bản tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi quan Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.Qua thời gian kiến tập (từ ngày 01/6 đến ngày 19/6/2016 ) Văn phòng Huyện Na Hang quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tạo điều kiện để có thêm kinh nghiệm thâm nhập thực tế công việc, củng cố thêm phần kiến thức thiếu nâng cao trình độ Vận dụng lý luận, kiến thức học trường mà thầy cô trang bị vào thực tiễn rèn luyện kỹ chuyên môn, nghiệp vụ để có thêm kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc thân.Theo kế hoạch Nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cán Văn phòng Huyện Na Hang nơi thực tập Đặc biệt bác Phan Thị Ngọ– Cán văn thư Huyện Na Hang, có tuần tìm hiểu kỹ nội dung công tác nghiệp vụ văn thư Văn phòng Huyện Na Hang Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: xây dựng ban hành văn bản; quản lý giải văn – đến; quản lý sử dụng dấu; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ quan Được giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cán quan với vốn kiến thức trang bị trường, trình nghiên cứu chuyên đề thân, gặp nhiều thuận lợi, tiếp cận với thực tế để hiểu sâu công tác văn thư lưu trữ công tác quản lý văn việc thống kê số lượng văn ngày việc xếp bảo quản sử dụng văn Sinh viên: Phan Thanh Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ lưu tốt Bên cạnh thuận lợi có số khó khăn nhỏ thực nghiệp vụ còn có một số sai sót quá trình kiến tập.Qua báo cáo mình, cá nhân xin bày tỏ lòng cảm ơn tới tất người giúp đỡ hoàn thành tốt đợt thực tập qua trình học tập kinh nghiệm thực tế thân suốt khóa học.Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho chúng em kiến thức giảng lớp ví dụ sát với thực tế để chúng em tích luỹ kiến thức làm hành trang bước vào sống.Tôi xin gửi lời cảm ơn quan tâm giúp đỡ cán bộ, lãnh đạo Văn phòng Huyện Na Hang tạo điều kiện giúp đỡ tiếp xúc với thực tế công việc để tìm hiểu kỹ phát thiếu xót mà mình.Cuối xin chân thành cảm ơn tất người giúp đỡ hoàn thành tốt đợt thực tập củng cố kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc học tập thân sau Sinh viên: Phan Thanh Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của quan, tổ chức 1.1.1 Giới thiệu chung về UBND huyện Na Hang Na Hang nằm phía Bắc Tuyên Quang Thị trấn Na Hang cách thành phố Tuyên Quang chừng 110 km Na Hang giáp với huyện Bắc Mê (Hà Giang) Bảo Lạc (Cao Bằng) phía Bắc, Chợ Đồn (Bắc Kạn) phía Đông, Chiêm Hóa phía Nam, Bắc Quang (Hà Giang) phía Tây Na Hang nằm lưu vực sông lớn: Sông Gâm bắt nguồn từ Trung Quốc chảy qua núi Đổ xã Thượng Tân huyện Bắc Mê vào địa phận Na Hang với chiều dài 53 km, hướng sông chảy từ Bắc xuống Nam; Sông Năng bắt nguồn từ tỉnh Cao Bằng xuống hồ Ba Bể (tỉnh Bắc Kạn) chảy qua Thác Đầu Đẳng vào địa bàn huyện Na Hang với chiều dài 25 km; hai sông hợp với chân núi Pắc Tạ cách thượng lưu đập thuỷ điện km Ngoài sông Gâm sông Năng, Na Hang có nhiều khe, lạch, suối nhỏ trung bình Na Hang huyện vùng cao phía bắc tỉnh Tuyên Quang, cách trung tâm thị xã Tuyên Quang 110km với: - Diện tích: 1.471,7 km² - Dân số: 54.742 người (2006) - Mật độ dân số: 45 người/km2 1.1.2.chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, của quan, tổ chức của UBND huyện Na Hang Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015 và theo quyết định số 97/2005/QĐ-UBND ban hành ngày 14 tháng 11 năm 2005 quyết định quy định về chức nhiệm vụ ,tổ chức bộ máy, biên chế các quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện Na Hang UBND HĐND bầu ra, là quan chấp hành của HĐND quan hành chính cao nhất ở địa phương chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp, Luật, Pháp Lệnh, các văn bản của quan nhà nước cấp và nghị quyết của HĐND cùng Sinh viên: Phan Thanh Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ cấp UBND huyện thực hiện chức quản lý Nhà nước theo Hiến Pháp, Luật, chịu sự chỉ đạo thống nhất của UBND tỉnh đồng thời báo cáo hoạt động của mình trước HĐND huyện UBND huyện thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình bằng những văn bản quản lý; tổ chức chỉ đạo các Phòng, Ban thuộc huyên thực hiện theo từng lĩnh vực chuyên môn UBND huyên vừa thực hiện chức quản lý hành chính, vừa thực hiện chứ quản lý kinh tế xã hội cụ thể: + Xây dưng kế hoach phát triển kinh tế xã hội hàng năm trình HĐND cùng cấp thông qua đẻ trình UBND huyện phê duyệt, tổ chức thực hiện kế hoạch đó Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn, dự toán thu tri ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương điều kiện cần thiết lập và quyết toán ngân sách địa phương + Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các quan nhà nước cấp việc quản lý ngân sách nhà nước địa bàn huyện và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu công ích tại địa phương, xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện nước theo quy định của pháp luật Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp UBND huyện có chức nhiệm vụ và quyền hạn sau: Tổ chức phát triển và hướng dẫn thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ để phát triển sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi Tổ chức các công trình thủy lợi nhỏ, thực hiện việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng phòng chống khắc phục hậu quả của thiên tại, bão, lũ ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ rừng tại địa phương + Tổ chức khai thác và phát triển các ngành nghề truyền thống tại địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ để phát triển các ngành nghề mới Sinh viên: Phan Thanh Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ + Tổ chức thực chương trình y tế, sở, dân số kế hoach hóa gia đình giao, vân động nhân dân giữ gìn vệ sinh phòng chống dịch bệnh Xây dựng phong trào, tổ chức hoạt động văn hóa, thể dục thể thao, lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử, văn hóa danh lam thắng cảnh địa phương theo quy định pháp luật + Tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đạo, vận động nhân dân giúp đỡ gia đình khó khăn, người già neo đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa + Thực sách với chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, người gia đình có công với cách mạng theo quy định pháp luật 1.1.3.giới thiệu chung văn phòng UBND huyện Na Hang Văn Phòng UBND huyện máy giúp việc thường trực HĐND UBND huyện có chức phục vụ, quản lý tập chung thống nhất, điều hành Văn Phòng UBND huyện chịu lãnh đạo trực tiếp chủ tịch Phó chủ tịch UBND HĐND huyện Hàng tuần chánh văn phòng có trách nhiệm báo cáo hoạt động văn phòng lên chủ tịch UBND huyện Văn Phòng UBND huyện làm việc theo chế độ thủ trưởng, chánh văn phòng người điều hành mội hoạt động văn phòng, phó văn phòng phụ trách số lĩnh vực công tác phân công.Khi định đề chủ trương, công tác, khên thưởng, kỷ luật phải bàn bạc thống lãnh đạo văn phòng Văn Phòng UBND huyện phối hợp chặt trẽ với văn phòng huyện ủy HĐND UBND huyện Sinh viên: Phan Thanh Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 1.1.4 Sơ đồ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của văn phòng HĐND và UBND huyện Na Hang UBND HUYỆN NA HANG CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG TỔNG HỢP khối xây dựng bản PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG TỔNG HỢP Khối nội chính khối văn hóa, y tế PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG HC-QT Văn thư, lưu trữ kế toán, thủ quỹ Tạp vụ Đội xe, bảo vệ 1.2 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của quan tổ chức 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư lưu trữ của quan tổ chức Thực hiện công tác quản lí văn bản, lập hồ sơ lưu trữ văn bản, hồ sơ theo quy định của pháp luật Tiếp nhận và quản lý các loại văn bản đến HĐND và UBND huyện chuyển đúng đối tượng và theo dõi chặt trẽ quá trình vận hành các văn bản, tổ chứ in, phát hành văn bản đúng thể loại, thể thức, thẩm quyền ban hành đúng thành phần, thực hiện chế độ hành chính, trực điện thoại, fax Sinh viên: Phan Thanh Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ theo quy định Tham mưu cho lãnh đạo việc ban hành các quy định, quy chế về công tác văn thư Theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của cán bộ quan Quản lý và sử dụng dấu theo đúng quy định 1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ cư quan Hình thức tổ chức công tác văn thư có ảnh hưởng lớn đến toàn trình sử lý công văn giấy tờ quan cần phải lựa chọn hình thức tổ chức công tác văn thư cho phù hợp, sở phân tích cấu tổ chức quan số lượng công văn đi, công văn đến chức nhiệm vụ quan nên hình thức tổ chức công tác văn thư ở.UBND huyện được áp dung theo hình thức tập chung thống nhất Theo hình thức này hầu hết các văn bản tác nghiệp được tập chung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn đó là văn phòng của UBND huyện Nhân phòng văn thư ở gồm người Bác Phan Thị Ngọ phụ trách đóng dấu quản lý dấu 2.Chị Vi Thị Duyên phụ trách đăng kí văn đi, đến, trình ký 3.Chị Bùi Thanh Tâm phụ trách quản lý văn hệ thống điều hành Nhân phòng lưu trữ gồm người 1.Chị Chu Thị Hoa phụ trách công tác lưu trữ Sinh viên: Phan Thanh Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN NA HANG 2.1 Hoạt động quả lý Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015 Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 thánh 11 năm 2011; Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng dấu; Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; Căn cứ Quyết định số 24/2014/QĐ-UBND ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Tuyên Quang; Thực hiện Văn bản số 13/SNV-VTLT ngày 02 tháng năm 2015 của Sở Nội vụ về việc xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ ; UBND huyện Na Hang đã ban hành Quyết định số 658/QĐ-UBND ngày 17 tháng năm 2015 về việc phê duyệt Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Na Hang Quyết định này có hiệu lực thi hành kêt từ ngày ký và thay thế Quyết định số 223/QĐ-UBND ngày 14 tháng năm 2011 của Ủy ban nhân dân huyện Na Hang về việc phê duyệt Quy chế công tác văn Sinh viên: Phan Thanh Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-NBV c) Văn mật đánh số đăng ký riêng đăng ký văn Đăng ký văn việc ghi, chép thông tin cần thiết văn : số, kí hiệu, ngày tháng năm, tên loại trích yếu nội dung văn phương tiện truyền thống như: sổ đăng kí văn bản, hay băng phương pháp đại máy tính Đối với UBND huyện Na hang việc đăng ký văn kết hợp hại phương pháp thủ công truyền thống Những văn đăng ký vào sổ đăng ký văn đi: Số kí Ngày Trích yếu nội dung Nơi nhận Đơn vị Ghi hiệu văn thánh văn văn người nhận văn bản lưu Ngoài việc đăng ký văn vào sổ văn tại văn phòng Ủy ban huyện Na Hang còn được quản lý bằng hệ thống điều hành tác nghiệp Hệ thống điều hành tác nghiệp được xây dựng với mục đích quản lí văn bản đi, văn bản đến của quan với hệ thống này các văn bản sẽ được scan và được quản lý máy tính Việc tra tìm văn diễn cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian tra cứu thực thao tác hệ thống Chuyển giao văn Văn chuyển phát hình thức: chuyển trực tiếp; qua bưu điện; qua máy Fax qua mạng Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn Đối với văn gửi qua mạng, Fax sau văn thư phải gửi văn có giá trị lưu trữ.Việc chuyển phát văn mật thực theo quy định Nhà nước Văn phòng UBND huyện Na Hang chọn sử dụng hai loại phong bì, Sinh viên: Phan Thanh Thảo 16 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ loại nhỏ có kích thước 13cm x 20cm loại bì to có kích thước 15cm x 25cm Phong bì trình bày theo mẫu sau: Tên quan Số, ký hiệu văn Kính gửi:(tên) địa nơi nhận Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết, để tham khảo Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu văn thư quan lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc Bản gốc lưu Văn thư quan đóng dấu, xếp theo thứ tự đăng ký Ưu điểm: Văn UBND huyện Na Hang quản lý theo quy định Những văn trình lãnh đạo Văn phòng kiểm soát thể thức Hạn chế: Ở số phòng ban chuyển phát văn cho quan tổ chức bên xong phát lỗi thể thức nội dung Nên phải làm thủ tục đính thu hồi lại 2.2.1.5 Lập hồ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan *Trách nhiệm lập hồ sơ, giao nhận tài liệu hồ sơ vào lưu trữ quan tổ chức Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức: Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Trách nhiệm Chánh Văn phòng: Sinh viên: Phan Thanh Thảo 17 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ a) Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức; b) Tham mưu người đứng đầu quan, tổ chức đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị trực thuộc Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức trình theo dõi, giải công việc: a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải quyết; b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định Trách nhiệm Văn thư, lưu trữ quan: Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức theo quy định Nhà nước *Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Dựa vào Danh mục hồ sơ công việc lập vào đầu năm, việc lập hồ sơ công việc gồm bước sau: a) Mở hồ sơ; b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; c) Kết thúc hồ sơ Yêu cầu hồ sơ lập: a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ; b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhau, phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc; c) Văn hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng *Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu dối với hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ: Dựa vào Danh mục hồ sơ công việc lập vào đầu năm, việc lập hồ sơ Sinh viên: Phan Thanh Thảo 18 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ công việc gồm bước sau: a) Mở hồ sơ; b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; c) Kết thúc hồ sơ Yêu cầu hồ sơ lập: a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ; b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhau, phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc; c) Văn hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng * Danh mục hồ sơ văn phòng UBND huyện Số, ký Tên đề mục tiêu đề hồ sơ hiệu hồ Thời hạn Đơn vị bảo quản người lập sơ Ghi hồ sơ A TÀI LIỆU CỦA UBND I.KHỐI TỔNG HỢP 1.Công tác văn phòng 1.1.Những vấn đề chung … 1.2.Công tác văn thư lưu trữ Tập lưu công văn UBND huyện 50 năm Văn thư 2016 Tập lưu Quyết định chủ tịch Vĩnh Văn thư UBND huyện 2016 Tập lưu tờ trình UBND huyện viễn 50 năm Văn thư 12 2016 … 1.3.Công tác tổ chức Hồ sơ tổ chức máy văn Vĩnh 13 phòng Hồ sơ chức nhiệm vụ văn viễn Vĩnh phòng viễn Sinh viên: Phan Thanh Thảo 19 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập 16 Khoa Văn thư - Lưu trữ … 1.4.Công tác xây dựng Hồ sơ kế hoach sửa chữa nâng cấp Vĩnh Chuyên trụ sở làm việc hội trường, nhà khách viễn viên Tài khuôn viên quan xây dựng … 2.2.1.6 Quản lý sử dụng dấu Văn sau ký phải đóng dấu đến ban hành Qua khảo sát thấy việc tiến hành đóng dấu UBND huyện Na Hang thực theo dúng quy trình Dấu giao cho phận văn thư chịu trách nhiệm giữ đóng dấu, dấu đóng lên văn kiểm tra thể thức ký thẩm quyền, dấu đóng vị trí 1/3 phần bên trái chữ kí UBND huyện Na hang sử dụng loại dấu sau: - Dấu có hình quốc huy HĐND UBND - Dấu văn phòng - Dấu chức danh: chủ tịch, phó chủ tịch… - Dấu phục vụ công tác văn thư như: Dấu đến, dấu mật, khẩn, hỏa tốc Nhận xét: việc đóng dấu bảo quản dấu phận văn thư thực theo quy trình quy định quy chế công tác văn thư lưu trữ 2.2.2 hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ 2.2.2.1 Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ tất công việc có liên quan đến việc thu thập tài liệu, phân loại, xếp, thống kê ,tổ chức quản lý khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho nhu cầu xã hội 2.2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Công tác thu thập, bổ sung tài liệu việc tiến hành thu thập tài liệu hình thành hoạt động quan tổ chức Nguồn thu thập bổ sung tài Sinh viên: Phan Thanh Thảo 20 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ liệu vào lưu trữ phòng ban nằm cấu tổ chức quan Nguồn thu thập tài liệu lưu trữ UBND huyện Na Hang văn hình thành hoạt động phòng ban nằm cấu tổ chức UBND huyện Na Hanng VD: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Na Hang CHÁNH VĂN PHÒNG Phó chánh văn phòng tổng hợp Phó chánh văn phòng tổng hợp Khối xây dựng Khối nội Phó chánh văn phòng HC-QT Khối văn hóa, y tế Văn thư, lưu trữ Kế toán, thủ quỹ Theo sơ đồ việc thu thập tài liệu vào lưu trữ văn phòng UBND huyện thu thập theo hệ thống tổ chức văn phòng tài kiệu phòng ban thu thập công việc kết thúc năm theo khối : Khối xây dựng bản, Khối nội chính, Khối tổng hợp 2.2.2.3 Trách nhiệm giao nhận hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ quan, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan Sinh viên: Phan Thanh Thảo 21 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Hướng dẫn đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu 2.2.2.4 Kho lưu trữ UBND huyện Na Hang Kho lưu trữ UBND huyện Na Hang nằm tầng Ủy ban huyện gồm : 04 phòng Diện tích phòng 24 mét vuông, Số120 mét giá Số phông: 03 Trang thiết bị bảo quản kho : Điều hòa : 04 Quạt trần: 08 Bóng đèn: 08 CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT ĐỀ NGHỊ 3.1 Nhận xét đánh giá chung ưu điểm ,hạn chế công tác văn thư lưu trữ văn phòng UBND huyện Na Hang 3.1.1 Ưu điểm: Như biết công tác văn thư toàn công việc xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành hoạt động quan tổ chức Ở UBND huyện hoạt động công tác văn thư công việc cung cấp cách kịp thời đầy đủ xác thông tin cần thiết phục vụ công tác lãnh đạo đảng quản lý ủy ban Sinh viên: Phan Thanh Thảo 22 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ văn phòng UBND huyện Na Hang đơn vị thực tốt nhiệm vụ đầu công tác thi đua UBND huyện Các cán làm công tác văn thư lưu trữ hoàn thành xất sắc nhiệm vụ giao Trong trình làm việc cán làm công tác văn thư lưu trữ thực trình nghiệp vụ công tác văn thư theo quy định .Công tác văn thư lưu trữ có tiến vượt bậc quan tâm lãnh đạo UBND xây phần mềm lý tài liệu dựa tiến khoa học kĩ thuật phầm mềm điều hành UBND huyện xây dựng sử dụng phục vụ cho hoạt đông quản lý văn tiến hành cách khoa học đại giúp cho việc thực hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ diễn cách dễ dàng, nhanh chóng xác đáp ứng yêu cấu đơn vị, nhân 3.1.2 Hạn chế Ngoài ưu điểm đạt có số hạn chế sau: Việc thực quy chế, nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ gặp sai sót cá nhân, đơn vị văn phòng chưa hiểu rõ quy trình nghiệp vụ công tác văn thư Trong trình ban hành văn gặp sai sót phải thực thủ tục thu hành, đính lại văn gửi quan khác có sụ sai sót thể thức hay nội dung văn bản.Các cán soạn thảo hay mắc lỗi trình soạn thảo văn như; Việc sử dụng ngôn ngữ trình sọan thảo văn không xá c, dùng câu dài dòng Các thao tác đánh máy hoàn chỉnh văn chậm trình độ tin học văn phòng thập, việc sử dụng thông thạo máy tính cán huyện việc khó thực trang thiết bị đầu tư không đáp ứng nhu cầu công việc, trang thiết bị sử dụng nhiều năm, dễ hỏng hóc không phù hợp với phát triển khoa học công nghệ 3.1.3 Một số khuyến nghị Sinh viên: Phan Thanh Thảo 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Nâng cao chất lượng soạn thảo văn cho đội ngũ cán Đây điều cần thiết đồi với quan tổ chức việc nâng cao chất lượng soạn thảo văn giúp cho việc thực công tác văn thư diienx cách nhanh chóng khoa học giảm thiểu sai sót quad trình làm việc Để nâng cao chất lượng soạn thảo văn cho đội ngũ cán cần mở lớp tập huấn sọan thảo văn giúp kcho kỹ thuật soạn thảo văn công chức viên chức nâng cao Nâng cấp đầu tư trang thiết bị Không phụ thuộc vào chuyên môn nghiệp vụ người cán mà phụ thuộc vào phương tiện làm việc trang thiết bị văn phòng có đại hay đáp ứng nhu cầu người sử dụng hay không theo yếu tố vô cần thiết Đa số trang thiết bị sử dung quan như: máy tinh, máy in, máy photo, máy sacn… Đều trang thiết bị sử dụng lâu năm chưa nâng cấp VÌ việc đầu tư trang bị làm việc cần đầu tư thay trang thiết bị đại phù hợp với phát triển khoa học công nghệ, đáp ứng nhu cầu người sử dụng Mở lớp tập huấn, khóa học nhằm nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật cán bộvăn thư lưu trữ Hiện trình độ chuyên môn cán văn thư lưu trữ văn phòng UBND huyện có trình độ cao đẳng , trình độ đại học (tại chức) điều cần thiết để nây cao công tác văn thư lưu trữ nâng cao trình độ nghiệp vụ cán phòng văn thư Thông qua khóa học cao cấp văn thư lưu trữ, không việc mở lớp tập huấn cong tác văn thư lưu trữ giúp cho đội ngũ cán hiểu biết nắm rò công tác văn thư lưu trữ giúp cho trình làm việc diễn khoa học xác nhanh chóng Sinh viên: Phan Thanh Thảo 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Lưu trữ ngày 11 thánh 11 năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng dấu; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; Quyết định số 24/2014/QĐ-UBND ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Tuyên Quang; Sinh viên: Phan Thanh Thảo 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH TRONG QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN NA HANG Hệ thống điều hành tác nghiệp Văn phòng UBND huyện Na Hang Sinh viên: Phan Thanh Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Sinh viên: Phan Thanh Thảo Khoa Văn thư - Lưu trữ Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Đăng ký Văn đến Văn phòng UBND huyện Na Hang Đóng dấu Văn phòng UBND huyện Na Hang Gửi văn qua máy fax Văn phòng UBND huyện Na Hang Sinh viên: Phan Thanh Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG Số: 24/2014/QĐ-UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Tuyên Quang, ngày 20 tháng 11 năm 2014 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH Căn Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn Luật lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Căn Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu; Căn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Căn Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Theo đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ, Sinh viên: Phan Thanh Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Tuyên Quang Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 12 năm 2014 Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở, Thủ trưởng quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố; quan, tổ chức cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Văn phòng Chính phủ - Bộ Nội vụ; báo cáo - Thường trực Tỉnh ủy; - Thường trực HĐND tỉnh; - Chủ tịch, PCT UBND tỉnh; - Cục Kiểm tra văn - Bộ Tư pháp; - UBMTTQ đoàn thể tỉnh; - VP Đoàn đại biểu QH HĐND tỉnh; - Các Ban HĐND tỉnh; - VKSND tỉnh; TAND tỉnh; - Báo Tuyên Quang, Đài PT&TH tỉnh, - Cổng thông tin điện tử tỉnh; - Như Điều 2; - Các Phó CVP UBND tỉnh; - Phòng Tin học – Công báo; - Phòng Hành – Tổ chức; - Lưu: VT, NC (P.Hà) Sinh viên: Phan Thanh Thảo TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Chẩu Văn Lâm Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C