THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA công ty cổ phần Rubee Việt Nam

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Khái quát mục địch, ý nghĩa của đợt kiến tập 2 2.Khó khăn trong quá trình kiến tập 2 3. Thuận lợi trong quá trình kiến tập 2 LỜI CẢM ƠN 4 B. PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 5 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 5 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC| 12 2.1 Hoạt động quản lý 12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1 Đối với công tác văn thư 12 2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.2.1.2: Quản lý văn bản đi 15 2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 18 2.2.1.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22 2.2.1.5 Quản lý và sử dụng con dấu 24 2.2.2 Đối với công tác lưu trữ 25 2.2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của công ty 25 2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 25 2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 27 2.2.2.4 Chỉnh lý khoa học tài liệu 27 2.2.2.5 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 28 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 29 3.1 Nhận xét, đánh giá 29 3.1.1 Đối với công tác văn thư 29 3.1.2 Đối với công tác lưu trữ 29 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của công ty cổ phần Rubee Việt Nam 30 3.3 Một số khuyến nghị 31 C.PHÂN KẾT LUẬN 32 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

PHỤ LỤC 1

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.Khái quát mục địch, ý nghĩa của đợt kiến tập 2

2.Khó khăn trong quá trình kiến tập 2

3 Thuận lợi trong quá trình kiến tập 2

LỜI CẢM ƠN 4

B PHẦN NỘI DUNG 5

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 5

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 5

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 11

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC| 12

2.1 Hoạt động quản lý 12

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12

2.2.1 Đối với công tác văn thư 12

2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 13

2.2.1.2: Quản lý văn bản đi 15

2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 18

2.2.1.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22

2.2.1.5 Quản lý và sử dụng con dấu 24

2.2.2 Đối với công tác lưu trữ 25

2.2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của công ty 25

2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 25

2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 27

2.2.2.4 Chỉnh lý khoa học tài liệu 27

2.2.2.5 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 28

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 29

3.1 Nhận xét, đánh giá 29

3.1.1 Đối với công tác văn thư 29

3.1.2 Đối với công tác lưu trữ 29

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của công ty cổ phần Rubee Việt Nam 30

3.3 Một số khuyến nghị 31

C.PHÂN KẾT LUẬN 32 PHỤ LỤC

Sinh viên: Cát Ngọc Lân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B

Như chúng ta đã biết, ở bất kỳ cơ quan tổ chức nào cũng cần thực hiện hoạt động văn thư – lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành chính vì nó có ý nghĩa hết sức quan trọng Trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư – lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản - tài liệu Làm tốt công tác công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin để giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan Lưu trữ là công tác quan trọng trong việc giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài nhằm phục vụ lãnh đạo của Đảng, Nhà nước và các cơ quan tổ chức trên nhiều lĩnh vực khác nhau.

Bởi vậy mà công tác văn thư - lưu trữ không chỉ có những đóng góp lớn cho cơ quan tổ chức mà nó còn góp phần vào sự thúc đẩy phát triển trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước

Qua đó để chúng ta thấy rằng, văn thư - lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư - lưu trữ

Nhằm thực hiện đúng với phương châm của trường Đại học Nội Vụ Hà Nộiđã đề ra: “ Học thật đi đôi với làm thật” Với sự quan tâm giới thiệu của nhà trường đã tổ chức đợt kiến tập cho sinh viên từ 01/06/2016 đến ngày 19/06/2016 tại cơ quan tổ chứcvà vớisự giúp đỡ của lãnh đạo công ty cổ phần Rubee, tôi đã

có cơ hội tiếp xúc với những công việc thực tế, được tự mình bươn trải và áp dụng những kiến thức , kỹ năng ngành nghề mà tôi đã được học ở trường Từ đó

giúp nâng cao trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên như tôi đi gần với thực

tế, rèn luyện thêm ý thức làm việc, làm nền tảng cho quá trình học tập tiếp theo

và phục vụ cho công việc sau này của bản thân

1.Khái quát mục địch, ý nghĩa của đợt kiến tập

a) Mục đích

- Đợt kiến tập lần này đã giúp tôi cọ xát với môi trường thực tế từ đó học

hỏi , nâng cao nhận thức vai trò của công tác văn thư lưu trữ và trách nhiệm đối với công việc tương lai

- Đồng thời đợt kiến tập giúp tôi làm quen dần với công việc liên quan đến chuyên môn mà tôi đang theo học từ đó vận dụng kiến thức lý thuyết để giải quyết cũng như phối hợp thực hiện công việc tốt hơn

b) Ý nghĩa

- Đợt kiến tập đã giúp tôi nhẩn ra những thiếu sót về kiến thức để kịp thời

bổ sung cùng với đó là tôi đã học được nhiều điều từ thực tiễn là phong cách làm việc chuyên nghiệp, trách nhiệm và phẩm chất đạo đức của một cán bộ văn thư lưu trữ

- Ngoài ra trong thời gian kiến tập giúp tôi cải thiện được khả năng quan sát, nhìn nhận đánh giá vấn đề và giúp tôi biết cách vận dụng lý thuyết vào thực

tế từ đó biết được ưu, nhược điểm của mình và có phương án rèn luyện phù hợp hơn

2.Khó khăn trong quá trình kiến tập

- Thiếu kinh nghiệm và kỹ năng quan sát nhìn nhận vấn đề vàkiến thức còn hạn chế do đócòn thiếu tự tin, bỡ ngỡ

- Thời gian kiến tập ngắn nên khó có thể làm quen với công việc và hiểu sâu hết các khâu nghiệp vụ

- Giữa lý thuyết và thực tế có nhiều điểm không giống nhau

3 Thuận lợi trong quá trình kiến tập

- Về phía nhà trường

Trường đại học Nội Vụ Hà Nội và Khoa Văn thư lưu trữ đã trang bị cho tôi những kiến thức tổng quan cũng như kiến thức nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ Các thầy, cô giáo trong khoa Văn thư lưu trữ đã chỉ bảo, hướng dẫn tận tình cách ứng xử, thái độ, tác phòng và các thông tin chưa được rõ trong đề

Sinh viên: Cát Ngọc Lân 2 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B

cương khảo sát để tôi có thể kiến tập một cách thuận lợi nhất khi đến cơ quan kiến tập

- Về phía cơ quan:

Giám đôc công ty cổ phần Rubee Việt Nam đã tạo điều kiện thuận lợi để cho tôi có thể đến kiến tập tại đây Cùng với đố là thân thiện của các cán bộ nhân viên trong công ty đã giúp tôi cảm thấy thoải mái Đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình, chỉ bảo của chị Nguyễn Thị Bích Ngọc đã giúp tôi có thêm kiến thức chuyên môn mà còn có thêm kiến thức đời sống , cách xử lý công việc nhanh chóng, hiểu quả

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, cho phép tôi được gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học Nội vụ Hà Nộiđã tổ chức đợt kiến tập và các thầy, cô giáo thuộc khoa Văn thư –Lưu trữ đã nhiệt tình giúp đỡ cả về chuyên môn lẫn kinh nghiệm, tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến chỉnh sửa báo cáo để tôi đạt được kết quả tốt trong đợt kiến tập này

Tiếp theo tôi xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo công ty cổ phần Rubbe đã tạo mọi điều kiên về cơ sở vật chất cũng như tinh thần và các điều kiện khác để tôi có thể kiến tập, làm việc và viết báo cáo kiến tập tại công ty Cùng với đó tôi xin gửi lời cảm ơn đến các cán bộ trong công ty cổ phần Rubee đã quan tâm, giúp đỡ tôi trong thời gian tôi kiến tập tại công ty , đặc biệt là sự quan tâm, giúp

đỡ, chỉ bảo tận tình củachị Nguyễn Thị Bích Ngọc để tôi có được những tài liệu thiết thực, những kỹ năng và các nghiệp vụ chuyên môn cần thiết để tôi hoàn thành bài báo cáo đầy đủ, hiệu quả và tốt nhất đợt kiến tập của mình.Mặc dù đã cố gắng rất nhiều tuy nhiên do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn hạn chế vì vậy mà bàibáo cáo của tôi khó tránh khỏi những thiếu sót mang tính chủ quan , rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét của thầy, cô giáo để bài báo cáo của tôi được đầy đủ và hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn !

Sinh viên: Cát Ngọc Lân 4 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức

- Lịch sử hình thành:

Công ty cổ phần Rubee Việt Nam trực thuộc hiệp hội doanh nghiệp nhỏ Tên Tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦNRUBEE VIỆT NAM Tên Tiếng Anh : RUBEE VIETNAM JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: RUBEE.JSC

Trụ sở chính: Toà nhà B10C Nguyễn Chánh – Trung Hoà – Cầu Giấy –

Hà Nội

Công ty là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân Hoạt đông theo nguyên tắc kinh tế độc lập Công ty có con dấu riêng và được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật Công ty được đăng ký kinh doanh theo luật định Được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp và điều lệ công ty

cổ phần đã được đại hội cổ đông thông qua

Công ty Cổ Phần Rubee tiền thân là Công ty Cổ Phầnđược thành lập từ năm 2007 Công ty cổ phần Rubee là một trong những công ty đi đầu về cung cấp phần mềm giải pháp trong quản lý kế toán và quản trị doanh nghiệp

Năm 2007: Khánh thành văn phòng trụ sở tại: toà nhà B10C Nguyễn Chánh ,Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội

Tập trung triển khai tư vấn về công nghệ thông tin

Cung cấp dịch vụ gia công phần mềm cho thị trường Australia

Năm 2008: Mở rộng lĩnh vực thiết kế nội thất

Thiết kế poster, bao bì cho doanh nghiệp Viêt In

Thiết kế quảng cáo cho công ty Asian APP

Thực hiện hợp đồng với Amdocs

Tổng số nhân viên đạt 50 người

Năm 2009 Rubeechính thức công bố giải pháp RPro, đây là mô hình thực

hành, thực tập của ngành kế toán

Trở thành đối tác của tập đoàn AED idel changing lives, Hanoi Catering

Phần mềm Microbank được hoàn thiện với nhiều tính năng nghiệp vụ, kỹ thuật mới, trong đó đặc biệt nhất là ứng dụngxác thực vân tay và hệ thống phun tiền tự động (TCD).Kết nối thành công với hệ thống thẻ CTL, một trong những nhà cung cấp phần mềm thẻ hàng đầu trên thế giới, qua đó bước đầu tiếp cận với kỹ thuật và tiêu chuẩn trong kỹ thuật thẻ và thanh toán.

Năm 2010: Mở văn phòng đại diện tại Đà Nẵng ( số 90 Quang Trung, Đà Nẵng, Việt Nam)

Đối tác gia công phần mềm của SaaS của Saleforce.com

Năm 2011: Hoàn thành dự án Force.com đầu tiên cho công ty sujit của Singapore

Triển khai hợp đồngcung cấp phần mềm quản lý kinh doanh cho công ty K-market

Triển khai giải pháp DTT cho doanh nghiệp golden key, Courgo, greenmind

Năm 2012: Ký hợp đồng xây dựng và nâng cấp phần mềm cho tập đoàn AIR ASIA services

Hợp tác với GODIVA trong việc triển khai mô hình dạy ICT theo mô hình PPP e- school

Thực hiện thiết kế catalogue, thiết kế quảng cáo website trực tuyến cho Jean Việt

Năm 2013: Mở văn phòng tại thành phố Hồ Chì Minh (459 Sư Vạn Hạnh, Quận 10, TP.HCM)

Phần mềm Microbank được nâng cấp lênphiên bản mới với kỹ thuật và

Sinh viên: Cát Ngọc Lân 6 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B

kiến trúc tiên tiến (SOA, BPM…).

Thiết kế và xây dựng thành công hệ thống kho dữ liệu và trung tâm dự phòng cho Ngân hàng TMCP Miền Tây

Năm 2014 Cung cấp phần mềm quản lý cho EXIMBANK

Ký hợp đồng với VIAN STONE, MAXCARE

Hoàn tất nâng cấp hệ thống Microbank

Năm 2015: Ký hợp đồng cung cấp phần mềm cho Techcombank VP Bank

Ký hợp đồng thiết kế nội thất cho công ty bất động sản CENCO group và LANDMARKtại thành phố Hồ Chí Minh, Công ty đã được cấp giấy chứng nhận

hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho lĩnh vực: Tư vấn, kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm, Vật tư khoa học kỹ thuật, Mô hình thiết bị giảng dạy, Trang, Thiết bị Điện - Điện tử

* Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty :

Chức năng:

Công ty cổ phần Rubee là công ty thuộc hình thức cổ phần, hoạt động theo Luật doanh nghiệp và các quy định khác của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là:

- In ấn

- Dịch vụ liên quan đến in( trừ dập khuôn rèm)

- Bán lẻ đồ gia dụng, giường, tủ, bàn ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và

đồ đèn điện

- Bán lẻ hàng hoá khác mới trong các cửa hàng chuyên doanh

Chi tiết: Bán lẻ hoa, cây cảnh trong các cửa hàng chuyên doanh

Bán lẻ hàng lưu niệm, hàng đan nát, hàng thủ công mĩ nghệ

Bán lẻ tranh ảnh và các tác phẩm nghệ thuật khác

- Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm

- Sản xuất máy vi tính và thiết bị ngoại vi của máy vi tính

- Sửa chữa máy móc thiết bị

- Sản xuất đồ điện dân dụng

- Lắp đặt hệ thống điên

- Bán buôn đồ dùng khác trong gia đình( Dụng cụ y tế, nước hoa, hàng

mỹ phẩm, chế phẩm vệ sinh, gốm sứ, thuỷ tinh, dụng cụ thể dục thể thao, văn phòng phẩm, CD, DVD đã ghi âm hình ảnh âm thanh

- Buôn bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác( Buôn bán máy móc thiết bị khai khoáng xây dựng, thiết bị điện, vật liệu điện, thiết bị đo lường, các loại công cụ dùng cho mọi loaik vật liệu

- Hoạt động thiết kế chuyên dụng( thiết kế thời trang liên quan đến dệt, trang phục, giấy tờ, thiết kế website, thiết kế nội thất)

- Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác( Cho thuê máy móc, thiết bị nông lâm nghiệp, xây dựng, văn phòng

- Quảng cáo

- Lập trình máy vi tính

- Hoạt động hỗ trợ dịch vụ kinh doanh khác ( Cung cấp dịch vụ xử lý báo cáo văn bản và sao chép tốc ký; Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh; Thuyết minh thời gian trình chiếu chương trình truyền hình về các cuộc họp)

- Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại

- Xuất bản phần mềm ( không bao gồm xuất bản phầm)

- Xử lý dữ liệu, cho thuê các hoạt động kinh doanh( Thuê trang web, cung cấp dịch vụ ứng dụng thiết bị mainframe phân thời cho khách hàng)

- Hoàn thiện công trình xây dựng

- Bán lẻ khác trong các cửa hàng kinh doanh tổng hợp ( bán lẻ nhiều loại hàng hoá trong các siêu thị, mỹ phẩm…)

* Nhiệm vụ và quyền hạn:

Công tycổ phần Rubee là công ty thuộc hình thức cổ phần do ba cá nhân góp vốn thành lập nên luôn phải đảm bảo lợi ích cho công ty và cán bộ nhân viên và ý thức rõ nhiệm vụ của mình.Công ty tự chịu trách nhiệm và kết quả phục vụ và kinh doanh bảo toàn và phát triển về vốn, giải quyết hài hoà lợi ích của Nhà nước,công ty và người lao động theo kết quả kinh doanh đạt được theo khuôn khổ của luật pháp nhà nước quy định, thực hiện theo nguyên tắc tập trung dân chủ , chế độ trong mọi mặthoạt đông quản lý của công tyđều phải được thông qua Công tytạo điều kiện cho để các đoàn thểquần chúng hoạt động nhằm

Sinh viên: Cát Ngọc Lân 8 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B

thực hiện tốt quy chế dân chủ cho người lao động trong điều lệ của công ty Việc sản xuất kinh doanh do công ty tự tính toán và đảm bảo kinh phí để thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước.

* Cơ cấu tổ chức của công ty:

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của công ty, cơ cấu tổ chức xây dựng theo mô hình sau

- Đại hội cổ đông: Tất cả các cổ đông có quyển biểu quyết, là cơ quan có

quyền quyết định cao nhất của công ty cổ phần, có quyền quyết định loại cổ phần, bầu, miễn nhiệm thành viên trong hội đồng quản trị, tổ chức và giải thể công ty…

- Hội đồng quản trị: Do đại hội cổ đông của công ty bầu ra, có toàn quyền

nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi công ty, quyết định chiến lược , quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc, quyết định huy động vốn…

- Ban Giám đốc: Điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty ở

văn phòng chính ở Hà Nội và chi nhánh ở Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh

- Giám đốc công ty: là người trực tiếp điều hành công ty, là đại diện pháp

nhân của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước công ty và Nhà nước

về mọi hoạt động quản lý công ty

- Phó Giám đốc công ty: Là người giúp việc cho Giám đốc, trực tiếp phụ

trách từng mảng công việc cụ thể, điều hành hoạt động kinh doanh khi Giám đốc

đi vắng

- Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty

và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nộ quy, quy chế công ty Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty

- Phòng tài chính kế toán: Theo dõi các khoản thu, chi, xác định kết quả

kinh doanh, các khoản nộp ngân sách Hoạch toán và kiểm tra kế toán của các chi nhánh trên cả nước

- Phòng kinh doanh:Phòng Kinh doanh là bộ phận tham mưu, giúp việc

cho giám đốc về công tác bán các sản phẩm & dịch vụ của Công ty (cho vay, bảo lãnh, các hình thức cấp tín dụng khác, huy động vốn trên thị trường , dịch vụ

tư vấn thanh toán quốc tế, dịch vụ tư vấn tài chính, đầu tư góp vốn, liên doanh liên kết, chào bán sản phẩm kinh doanh ngoại tệ trừ trên thị trường liên ngân hàng); công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao

Phòng vật tư thiết bị: Tham mưu cho giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:Công

tác quản lý Vật tư, thiết bị; Tổng hợp, đề xuất mua vật tư; Thực hiện các nhiệm

vụ khác do giám đốc giao.

Phòng kỹ thuật: là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của công ty, tham mưu

cho HĐQT và giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm

Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các sản phẩm làm cơ sở để hạch toán, đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế Kết hợp với phòng Kế hoạch Vật

tư theo dõi, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá, vật tư khi mua vào hoặc xuất ra Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY

Sinh viên: Cát Ngọc LânCác phó giám đốc 10 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B

Đại hội cổ đông

Phòng Kỹ thuật

Phòng Kinh doanh

Phòng Vật tư thiết bị

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức

* Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư lưu trữ như sau:

- Quản lý các văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ, lưu văn bản đi của công

ty và giao nộp vào lưu trữ của công ty

- Thực hiện công tác bảo mật thông tin tài liệu

- Phục vụ hoạt động tra tìm tài liệu

- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định

- Có trách nhiệm đưa văn bản, tài liệu trình Giám đốc của công ty; chuyển các văn bản đến cho cho các phòng ban, cá nhân theo yêu cầu Giám đôc công ty

- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các phòng ban đến hạn nộp lưu trữ

- Sắp xếp hồ sơ và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

* Cơ cấu tổ chức bộ phần văn thư luu trữ

Hình thức tổ chức công tác văn thư tại công ty là hình thức tập trung Tại công ty thì bộ phận văn thư không có văn phòng riêng mà thuộc phòng tổ chức hành chính

Hiện nay bộ phận văn thư công ty chưa có cán bộ chuyên trách mà còn kiêm nhiệm ( cán bộ văn thư đảm nhiệm thêm cả công việc thủ kho vật tư văn phòng phẩm)

Số lượng và trình độ của bộ phận văn thư trong công ty cổ phần Rubee Việt Nam cụ thể làchỉ có 01 cán bộ văn thư và 01 cán bộ lưu trữ đều có trình độ Cao Đẳng

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA

CƠ QUAN, TỔ CHỨC|

2.1 Hoạt động quản lý

Hiện nay công ty cổ phần Rubee Việt Nam vẫn chưa ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ.Tuy vậy thì công ty bước đầu đã chú ý tới công tác văn thư lưu trữ nhưng chỉ dừng lại ở việc áp dụng một số các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước

- Công văn số 283/VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 của Cục VTLTNN

về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

Cùng với công tác chỉ đạo, hướng dẫn là công tác kiểm tra đánh giá công tác văn thư lưu trữ của các phòng ban trong công ty Việc đánh giá dựa trên các tiêu chí như việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu…

Mô hình/cách thức tổ chức công tác lưu trữ của công ty

Do biên chế ít nên công ty cổ phần Rubee Việt Nam chỉ có 01 cán bộ làm công tác lưu trữ có trìnhđộ Cao đẳng

Do vậy màcán bộ văn thư rất ý thức về công việc của mình , thực hiện đúng của công tác văn thư mà Nhà nước đã quy định

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Đối với công tác văn thư

Công tác văn thư có chức năng quan trong việc bảo đảm thông tin cho

Sinh viên: Cát Ngọc Lân 12 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B

hoạt động cơ quan tổ chức Không những vậy nếu thực hiện tốt công tác này thì không chỉ giữ được bí mật thông tin mà nó còn góp phần nâng cao được năng suất làm việc cho cán bộ nhân viên trong công ty Vì vậy mà công tác này đang được công ty trú trọng hơn trong những năm vừa qua với sự chỉ đạo, quản lý và kiểm tra đánh giá không chỉ với bộ phận văn thư và còn bộ phận lưu trữ để từng bước tôt hơn.

2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Do cơ quan là công ty tư nhân hoạt đông kinh doanh nên công ty chỉ được soạn thảo và ban hành văn bản hành chính theo quy định Nhà nước

- Các loại văn bản do cơ quan ban hành:

Văn bản hành chính: Công văn, thông báo, báo cáo, kế hoạch

Văn bản chuyên ngành: Hợp đồng, biên bản, giấy mời, giấy giới thiệu, dụ toán

- Thẩm quyền ban hành văn bản:

Do là đơn vị doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nên công

ty được ban hành các loại văn bản theo quy định của Nhà nước như:

Văn bản hành chính: Báo cáo, thông báo, công văn, kế hoạch

Văn bản chuyên ngành: Hợp đồng, biển bản, dự toán, giấy mời, giấy giới thiệu

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Qua khoảng thời gian tiếp xúc thực tế với nhiều loại văn bản nhìn chung

về thể thức văn bản tại công ty được trình bày tương đối đầy đủ, 9 thành phần thể thức bắt buộc gồm:

1 Quốc hiệu

2 Tên cơ quan ban hành văn bản

3 Số, kí hiệu văn bản

4 Địa danh, ngày ,tháng ,năm ,ban hành văn bản

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

6 Nội dung của văn bản

7 Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền

8 Dấu của cơ quan

9 Nơi nhận

Trong suốt quá trình nghiên cứu và tìm hiểu về công tác văn thư tại công

ty, nhìn chung văn bản được ban hành có nội dung phù hợp, ngôn ngữ chính xác, thông tin xác thực tuy nhiên thì vẫn có một số văn bản bị sai thể thức ví dụ :

Hợp đồng về việc thiết kế phần mềm , thiết kế websitecho VP Bank , công ty HAVIS thì việc định lề trang văn bản không đúng so với quy định đối với khổ giấy A4, thiếu số của hợp đồng

- Quy trình soan thảo và ban hành văn bản của cơ quan:

Công ty cổ phần Rubee Việt Nam là một đơn vị sản xuất kinh doanh nên việc soạn thảo văn bản chủ yếu là theo chức năng, nhiệm vụ được giao của các phòng ban và các cán bộ chuyên viên kỹ thuật của công ty.Văn bản thuộc lĩnh vực của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban đơn vị đó soạn thảo

Qua khảo sát thực tế quy trình soạn thảo văn bản của công ty được thực hiện như sau:

- Bước 1: Đầu tiên khi cán bộ chuyên viên của các phòng ban được phân công giải quyết một văn bản đến , căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn bản cần soạn thảo một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc trao đổi

- Bước 2: Căn cứ vào tính chất văn bản mà cán bộ chuyên môn chọn tên loại văn bản phù hợp

- Bước 3: Cán bộ chuyên môn tiến hành sưu tầm văn bản, tài liệu liên quan đến văn bản đang soạn thảo Lấy những thông tin pháp lí, thông tin có hiệu lực, thực tế kết hợp lựa chọn thông tin căn bản, thông tin chủ yếu loại bỏ thông tin không cần thiết

- Bước 4: Cán bộ chuyên môn lập dàn bài, thảo văn bản theo dàn bài trên máy vi tính và kết hơp kiểm tra

- Bước 5: Lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung văn bản, nếu thấy chưa đạt yêu cầu trưởng phòng yêu cầu cán bộ chuyên môn chỉnh sửa, bổ sung đạt yêu cầu ; chuyển phòng Tổ chức hành chính kiểm tra kỹ thuật trình bày văn bản

- Bước 6: Phòng tổ chức hành chính kiểm tra kỹ thuật trình bày văn bản và trình văn bản cho Giám đốc duyệt và ký Nếu văn bản trình đủ điều kiện ban hành hoặc Giám đốc trực tiếp chỉnh sửa, hoàn chính văn bản sẽ chuyển lại cho người

dự thảo văn bản, yêu cầu cán bộ chuyên môn kiểm tra, soát xét lại về thể thức,

Sinh viên: Cát Ngọc Lân 14 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B

lỗi chính tả.

Cán bộ chuyên môn nhận lại văn bản đã được Giám đốc đồng ý về nội dung, tiến hành kiểm tra văn bản dự thảo lần cuối về thể thức, lỗi chính tả Sau

đó in văn bản và trình lãnh đạo ký ban hành

- Bước 7: Sau khi văn bản được trình ký, văn thư chịu trách nhiệm đăng

ký sổ, vào sổ đăng ký văn bản đi, nhân bản theo số lượng quy định, đóng dấu và giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời gian quy định

- Bước 8: Văn thư tiến hànhchuyển theo nơi nhận được ghi trong văn bản

2.2.1.2: Quản lý văn bản đi

Ở công ty thì tất cả các văn bản đi đều được đăng ký thống nhất tại bộ phận văn thư thuộc phòng tổ chức hành chính của công ty

Khối lượng văn bản đi của công ty trong 1 năm khoảng 1500 văn bản a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ngày tháng văn bản

Tại công ty việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là trách nhiệm của cán bộ chuyên môn được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản, tiếp đến

là trách nhiệm kiểm tra cán bộ văn thư và lãnh đạo công ty

Cán bộ văn thư tại công ty có trách nhiệm ghi số, ngày tháng lên văn bản

Số văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do công ty ban hành trong một năm Ngày tháng của văn bản hành chính của công ty chính là ngày tháng, năm văn bản được đăng ký ban hành và vào sổ đăng ký

b) Đăng ký văn bản

Tất cả các văn bản đi phải có chữ ký và dấu của công ty Văn bản trước khi gửi đi sẽ được đăng ký vào “ Số đăng ký văn bản đi “ theo đúng quy trình nghiệp vụ Điều này nhằm đảm bảo văn bản được gửi đi đúng địa chỉ, số lượng Đối với văn bản mật và khẩn thì cán bộ văn thư sẽ đóng dấu mật và khẩn sau đó chuyển phát ngay trong ngày Đối với văn bản có đóng dấu “ Khẩn”, “ Thượng Khẩn”,” Hoả tốc’ phải được chuyển ngay sau khi đăng ký và phải đảm bảo thời hạn đến người nhận, nơi nhận trên phong bì .Tuy nhiên văn bản mật và khẩn chiếm số lượng rất ít nên cán bộ văn thư không lập sổ riêng như ở các cơ quan khác

Nhìn chung việc đăng ký văn bản của công ty được thục hiện đúng với quy định hiện hành của Nhà nước

c) Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật,dấu khẩn:

Cách tính số lượng bản là dựa theo nơi nhận của văn bản mà xác định số lượng các văn bản cần nhân bản và nhân bản bẳng máy photocopy tại bộ phận văn thư

Ở công ty, không sử dụng máy tính kết nối mạng Internet hay mạng nội

bộ để tiến hành in sao Đối với văn bản “mật” khi nhân bản thì tiến hành khi cán

bộ nhân viên trong công ty đi ăn trưa hoặc nhân bản trong phòng máy khoá kín cửa trong phòng Tổ chức hành chính Những văn bản in sao bị hỏng thì người thực hiện in sao sẽ huỷ bằng máy cắt giấy

Tại công ty cổ phần Rubee Việt Nam trách nhiệm đóng dấu tất cả các văn bản đi do cán bộ văn thư thực hiện

Trong quá trình hoạt động của công ty có những văn bản phải được đóng các loại dấu khác nhau sao cho phù hợp Việc đóng dấu mật nhằm đảm bảo an toàn thông tin của văn bản để giới hạn số lượng người biết

Việc đóng dấu khẩn nhằm đảm bảo công tác chuyển được nhanh chóng góp phầngiải quyết công việc được nhanh chóng, kịp thời đúng với quy định cần thiết của công việc

Qua quá trình tìm hiểu tôi nhận thấy rằng việcđóng dấu của cơ quan được thực hiên đúng với quy định hiện hành Tuy nhiên có những văn bản có vị trí đóng dấu bị lệch.( dấu đóng ½ chữ ký)

d) Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Tại công ty việc làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản

đi được thực hiện như sau Đối với làm thủ tục phát hành:

Cán bộ văn thư sẽ lựa chọn bì Ở công ty có nhiều loại bì khác nhau nhưng chủ yếu là loại bì A4 Bì được trình bày theo mẫu rõ ràng có 2 phần:

+ Phần nơi gửi: Được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì

+ Phần nơi nhận: Được trình bày ở góc phải sát mép dưới của phong bì Khi làm thủ tục gửi văn bản cán bộ văn thư ghi đẩy đủ các thông tin vào 2 phần trên một cách rõ ràng Phần nơi nhận, ghi rõ tên, địa chỉ của cơ quan, cá nhân nhận văn bản theo ý kiến được phân phối

Sinh viên: Cát Ngọc Lân 16 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B

Khi được vào bì thì thì cán bộ văn thư thường thườnggập lại 10mmtrở lên

để đưa văn bản vào bì một cách dễ dàng Tuy nhiên tuỳ vào số lượng, độ dày của văn bản mà gấp văn bản sao cho phù hợp để dễ dàng vào bìvà khi gấp văn bản thì không để mặt giấy có chữ ở bên ngoài Ở công ty thì việc chuyển giao được tiến hành bằng hình thức trực tiếp và qua đường bưu điện Đối với những văn bản ban hành mà đối tượng là các cá nhân, phòng của công ty thì việc chuyển giao được tiến hành bằng hình thức giao đến tận phòng sau khi văn bản được được được kiểm tra đầy đủ thủ tục, chữ ký và con dấu Đối với những văn bản ban hành mà đối tượng là cơ quan, tổ chức ngoài công ty sẽ được chuyển phát qua đường bưu điện Qua thời gian làm việc với cán bộ văn thư tại công ty tôi thấy việc chuyển giao văn bản đi của cơ quan tổ chức có ưu điểm và hận chế sau:

* Ưu điểm:

- Cán bộ văn thư đã tiến hành các khâu nghiệp vụ đúng quy định Nhà nước

+ Đối với văn bản gửi ngoài cơ quan: Văn thư cũng tiến hành bao gói, sau

đó tiến hành đăng ký vào sổ chuyển giao Bưu điện rồi chuyển giao bằng hình thức: Chuyển giao văn bản ra Bưu điện, cán bộ Bưu điện ký nhận

+ Đối với văn bản chuyển nội bộ: Cán bộ văn thư cũng tiến hành các khâu nghiệp vụ và chuyển đến các phòng có tên trên bì

- Công tác chuyển giao văn bản được thực hiệnmột cách có hiệu quả, hết sức khoa học, đảm bảo việc chuyển giao văn bản nhanh chóng , chính xác, đúng đối tượng, đúng thẩm quyền giải quyết công việc Ở công ty thì sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ được văn thư kết hợp trong sổ đăng ký văn bản và từng cột mục được đăng ký rõ ràng,cụ thể từng nội dung của văn bản Điều này giúp tiết kiệm chi phí không phải lập sổ chuyển giao nội bộ

Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mục đích lâu dài , các văn bản đi của công ty đều được lưu lại 2 bản: Một bàn được lưu tại Văn thư, bản được lưu tại văn thư là bản gốc , một bản giao lại cho đơn

vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc của nhân viên soạn thảo

Vì công ty có những đối tác nước ngoài nên có những văn bản bằng tiếng Anh do vậy dính kèm với bản lưu có thêm bản dịch

Việc lưu giữ, bảo quản bản lưu là trách nhiệm của cán bộ văn thư công ty Qua quá trình quan sát tôi nhận thấy rằng việc sắp xếp bản lưu tại công ty do cán

bộ văn thư thực hiện như sau: Văn bản nào được hình thành trước sẽ được sắp xếp xuống dưới, Văn bản nào hình thành sau sẽ được sắp xếp lên trên Việc này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và sử dụng được nhanh chóng, thuận tiện

2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến

a) Tiếp nhận văn bản đến

Vì là công ty tư nhân đã có nhiều năm hoạt động cùng với đó công ty cũng có nhiều đối tác do vậy văn bản đến công ty khá phong phú về cả số lượng lẫn nội dung

Để giải quyết công việc tốt và mang lại lợi ịch cho công ty qua các bản hợp đồng có giá trị , tại công ty thì các văn bản đến đã được tổ chức chặt chẽ, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt động hàng ngày của công ty

Do đặc thù của công ty, trong 1 năm công ty tiếp nhận khoảng 500 văn bản đến qua nhiều đường khác nhau

+ Văn bản đến bằng Bưu điện ( Đây là đường chủ yếu)

+ Do cán bộ đi công tác được cơ quan gửi trực tiếp

+ Đến bằng máy fax, qua mạng

- Qua quá trình quan sát tôi thấy rằng việc tiếp nhận văn bản đến được cán

bộ thực hiện có trình tự như sau:

+ Cán bộ văn thư kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối với văn bản mật đến,kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.bì văn bản đến Việc này nhằm bảo đảm bì còn nguyên vẹn và chưa bị bóc

Sinh viên: Cát Ngọc Lân 18 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B