THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN UÔNG BÍVINACOMIN

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Mục tiêu nghiên cứu. 2 3. Đối tượng nghiên cứu. 2 4. Phạm vi nghiên cứu. 2 5. Phương pháp nghiên cứu. 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 7. Cấu trúc của đề tài. 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN UÔNG BÍ VINACOMIN 4 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin. 4 1.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin. 4 1.1.1. Vị trí địa lý. 4 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 5 1.2.1. Chức năng. 5 1.2.2. Nhiệm vụ chính. 5 1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy điều hành. 6 1.2.4. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, phân xưởng. 6 1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty. 7 1.3.1. Cơ cấu tổ chức, quản lý và kiểm soát gồm: 7 1.3.2. Đặc điểm về cơ cấu tổ chức của Công ty: 7 1.3.3. Sơ đồ tổ chức: 8 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí Vinacomin. 8 2.1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 8 2. 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 8 2.1.2. Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả làm việc các vị trí trong văn phòng 11 2.2.Tìm hiểu công tác văn thưlưu trữ của công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bívinacomin 15 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin 15 2.2.2. Công tác xây dựng Chương trìnhKế hoạch công tác của công ty 15 2.2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 16 2.2.4.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 18 2.2.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin 19 3.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty 20 3.1. Tìm hểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 20 3.2. Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 20 3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty 21 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯ TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN UÔNG BÍ – VINACOMIN 24 Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 24 1.Khái quát về công tác văn thư, lưu trữ 24 1.1. Khái niệm về văn thư, lưu trữ 24 1.2. Vai trò của văn thư, lưu trữ 24 1.2.1. Vai trò của công tác văn thư 24 1.2.2.Vai trò của công tác lưu trữ 25 1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ 26 1.4. Nội dung công tác văn thư, lưu trữ 27 1.4.1. Công tác văn thư 27 1.4.2 Công tác lưu trữ 27 2. Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác văn thư, lưu trữ 28 2.1.Nghiệp vụ trong công tác văn thư 28 2.1.1.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến 28 2.1.2.Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi 28 2.1.3.Tổ chức quản lý văn bản mật của cơ quan 28 2.1.4.Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu 28 2.1.5.Công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ 29 2.1.6.Lựa chọn hồ sơ để chuyển vào bảo quản tại các kho lưu trữ cơ quan 30 2.2.Nghiệp vụ trong công tác lưu trữ 30 2.2.1.Phân loại tài liệu lưu trữ 30 2.2.2.Xác định giá trị tài liệu 31 2.2.3. Bổ xung tài liệu vào các phòng kho lưu trữ 31 2.2.4.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 32 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN UÔNG BÍVINACOMIN 33 1. Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư – Lưu trữ của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin 33 1.1. Sự chỉ đạo về công tác Văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin được thể hiện như sau: 33 1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin 35 2. Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin. 37 2.1 Nội dung công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin 37 2.1.1.Cách thức quản lý văn bản đi – đến tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin. 37 2.1.2. Công tác lập hồ sơ 45 2.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu 46 2.2.Công tác lưu trữ 47 2.2.1.Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của công ty 47 2.2.2.Tình hình tài liệu của công ty 47 2.2.3.Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ 47 Chương 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ 51 1.Nhận xét 51 1.1. Trong công tác tổ chức và hoạt động văn phòng 51 2.2 Trong công tác Văn thư 51 3.3. Trong công tác Lưu trữ 52 2.Đề xuất một số giải pháp 52 KẾT LUẬN 54 1. Nhận xét và đánh giá chung 54 2. Đề xuất, đánh giá 54 2.1. Về phía công ty 54 2.2. Về phía nhà trưòng 55 PHỤ LỤC 57

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và tên sinh viênNGUYỄN THỊ QUỲNH TRÂM

BÁO CÁO THỰC TẬP

NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP LIÊN THÔNG QUẢN

TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA (2014-2016)

Tên cơ quan thực tập: Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin

Địa chỉ: Phường Bắc Sơn – Uông Bí – Quảng Ninh

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Đoàn Thùy Duyên

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường

NĂM 2016

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu 2

4 Phạm vi nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2

7 Cấu trúc của đề tài 3

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN UÔNG BÍ - VINACOMIN 4

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin 4

1.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin 4

1.1.1 Vị trí địa lý 4

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.2.1 Chức năng 5

1.2.2 Nhiệm vụ chính 5

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy điều hành 6

1.2.4 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, phân xưởng 6

1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty 7

1.3.1 Cơ cấu tổ chức, quản lý và kiểm soát gồm: 7

1.3.2 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức của Công ty: 7

1.3.3 Sơ đồ tổ chức: 8

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí -Vinacomin 8

2.1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 8

2 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 8

2.1.2 Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả làm việc các vị trí trong văn phòng 11

2.2.Tìm hiểu công tác văn thư-lưu trữ của công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-vinacomin 15

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin 15

2.2.2 Công tác xây dựng Chương trình-Kế hoạch công tác của công ty 15 2.2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 16

2.2.4.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 18

2.2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin 19

3.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty 20

3.1 Tìm hểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 20

3.2 Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 20

3.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty 21

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ - LƯ TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN UÔNG BÍ – VINACOMIN 24

Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 24

1.Khái quát về công tác văn thư, lưu trữ 24

1.1 Khái niệm về văn thư, lưu trữ 24

1.2 Vai trò của văn thư, lưu trữ 24

1.2.1 Vai trò của công tác văn thư 24

1.2.2.Vai trò của công tác lưu trữ 25

1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ 26

1.4 Nội dung công tác văn thư, lưu trữ 27

1.4.1 Công tác văn thư 27

1.4.2 Công tác lưu trữ 27

2 Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác văn thư, lưu trữ 28

2.1.Nghiệp vụ trong công tác văn thư 28

2.1.1.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến 28

2.1.2.Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi 28

2.1.3.Tổ chức quản lý văn bản mật của cơ quan 28

2.1.4.Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu 28

2.1.5.Công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ 29

2.1.6.Lựa chọn hồ sơ để chuyển vào bảo quản tại các kho lưu trữ cơ quan.30 2.2.Nghiệp vụ trong công tác lưu trữ 30

2.2.1.Phân loại tài liệu lưu trữ 30

2.2.2.Xác định giá trị tài liệu 31

2.2.3 Bổ xung tài liệu vào các phòng kho lưu trữ 31

2.2.4.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 32

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN UÔNG BÍ-VINACOMIN 33

1 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư – Lưu trữ của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin 33

1.1 Sự chỉ đạo về công tác Văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin được thể hiện như sau: 33

1.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin 35

2 Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin 37

2.1 Nội dung công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin 37

2.1.1.Cách thức quản lý văn bản đi – đến tại Công ty Cổ phần Cơ điện

Uông Bí-Vinacomin 37

2.1.2 Công tác lập hồ sơ 45

2.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu 46

2.2.Công tác lưu trữ 47

2.2.1.Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của công ty 47

2.2.2.Tình hình tài liệu của công ty 47

2.2.3.Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ 47

Chương 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ 51

1.Nhận xét 51

1.1 Trong công tác tổ chức và hoạt động văn phòng 51

2.2 Trong công tác Văn thư 51

3.3 Trong công tác Lưu trữ 52

2.Đề xuất một số giải pháp 52

KẾT LUẬN 54

1 Nhận xét và đánh giá chung 54

2 Đề xuất, đánh giá 54

2.1 Về phía công ty 54

2.2 Về phía nhà trưòng 55

PHỤ LỤC 57

LỜI CẢM ƠN

Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu trong hoạt động quản lý nhà nước ởcác cấp, các ngành, ngoài chuyên ngành Quản trị văn phòng đã được mở ratrong hệ thống các trường Đại học, Học viện thì trường Đại học Nội vụ HàNội cũng đó mở thêm nhiều ngành đào tạo: Hành chính văn phòng, Thông tinthư viện, Thư ký văn phòng, Tin học văn phòng Tất cả các chuyên ngànhtrên đều được đào tạo bài bản với đội ngũ giảng viên đầy kinh nghiệm vànhiệt huyết

Thực hiện phương châm "Học đi đôi với hành" đồng thời gắn nhà trường

và xã hội, lý luận và thực tiễn" để sau khi ra trường học sinh có kiến thức để

áp dụng vào thực tế công việc cụ thể, từ đó hoàn thiện hơn những điểm cònthiếu sót

Với ý nghĩa và mục đích trên, theo kế hoạch của nhà trường, em đã xinliên hệ thực tập tại phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty Cổ phần Cơđiện Uông Bí-vinacomin Được sự tiếp nhận của Công ty em đến thực tập tạiCông ty trong thời gian từ ngày 04/07/2016-28/08/2016 tại bộ phận Tổ chức-Hành chính Đó là môi trường thuận lợi để em tiếp cận với thực tiễn giúp emhiểu rõ hơn về nghiệp vụ công tác văn phòng Với kiến thức lý luận đượctrang bị, tích lũy trong thời gian học tập tại trường, cùng với quá trình tự học

và trực tiếp thực hiện các công việc thực tế ở cơ quan, em nhận thức và nắm

rõ về vai trò, nhiệm vụ của công tác hành chính, nâng cao năng lực làm việccũng như sự năng động, nhiệt tình và lòng say mê nghề nghiệp Qua hai thángthực tập tại phòng Tổ chức-hành chính em đã nhận được sự chỉ bảo, hướngdẫn của cán bộ hướng dẫn thực tập cùng các cán bộ, nhân viên trong công tygiúp em tìm hiểu về tình hình thực tế và làm quen với công việc của cán bộhành chính văn phòng, văn thư và lưu trữ Vì thế, em đã học hỏi được nhiềukinh nghiệm trong thực tế, giúp em củng cố và nâng cao hơn cho công việcchuyên môn

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng

trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã hướng dẫn tận tình, trang bị đầy đủ các kiếnthức giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ trong đợt thực tập vừa qua Em cũngxin cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của các cô, chú phòng Tổ chức-Hành chính đãtạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt nhiệm vụ thực tập trong qúa trình làmviệc tại cơ quan.

Dưới đây là bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của em, do thời gian vàtrình độ, vốn kiến thức còn những hạn chế nhất định vì vậy báo cáo của emkhông tránh khỏi những thiếu sót, mang tính chủ quan trong nhận định, đánhgiá cũng như đề xuất giải pháp Chính vì vậy, em rất mong nhận được những

ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng đểbản báo cáo được hoàn thiện hơn.Em xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày 03 tháng 09 năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thị Quỳnh Trâm

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Công tác quản lý văn thư - lưu trữ trong đó có soạn thảo văn bản, quản

lý văn bản và hoạt động của văn phòng đó là những công việc không chỉquan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một cơ quan Nhà nước, mà còn

có vai trò rất quan trọng cả với những công ty tư doanh nhiệp Những hoạtđộng này có vai trò rất lớn đối với hiệu quả công việc của công ty nhưng nóđòi hỏi người làm việc trong những lĩnh vực này phải có trình độ chuyên môncao vì đây là một nghề lưu trữ mọi thông tin của cơ quan, tổ chức

Trong quá trình học tập ở trường em đã được trang bị những kiến thức

có liên quan đến những lĩnh vực này và em đã có một thời gian để kiểmnghiệm lại kiến thức tại công ty bằng việc được làm trực tiếp Bản thân emthấy vấn đề này rất hay và có nhiều điều thú vị muốn được khám phá vì thế

em đã quyết định chọn đề tài này để làm báo cáo cho đợt thực tập

Vì công tác văn thư-lưu trữ có liên quan đến mọi hoạt động quản lý từviệc đề ra những chủ trương, chính sách xây dựng chương chình kế hoạch chođến việc phản ánh tình hình và nêu những ý kiến lên cấp trên hoặc giải quyếtnhằm nâng cao chất lượng, hệ thống quản lý hành chính nhà nước đòi hỏingười cán bộ phải năng cao năng lực chuyên muôn nghiệp vụ Nhận thấycông việc trao đổi thông tin và lưu giữ thông tin ở các cơ quan cũng như các

tổ chức là quan trọng Có thể nói công tác văn thư-lưu trữ là sợi dây gắn kếtcác chủ trương chính sách của các cơ quan đơn vị đoàn thể và sự phản hồi,giúp những chủ trương đó đi vào thực tế.Vậy để có một đội ngũ cán bộ có khảnăng đảm nhiệm công việc được cọi là thước đo chất lượng quản lý trong các

cơ quan, các tổ chức thì công tác đào tạo đang rất được chú trọng và quantâm, mà người văn thư-lưu trữ ngày nay cần phải có những kỹ năng làm việctổng hợp với tất cả các công việc liên quan thông tin, văn bản trong vănphòng Tự thấy vai trò của người văn thư-lưu trữ trong công tác hành chínhvăn phòng là vô cùng quan trọng nên trong thời gian được nhà trường tạo

điều kiện cho đi thực tập, em đã quyết định đi sâu vào nghiên cứu công tácvăn thư –lưu trữ, mong sẽ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác này đốivới công ty, đồng thời trau dồi kinh nghiệm thực tiễn để làm hành trang cho

em sau này khi đi làm

2 Mục tiêu nghiên cứu.

Vận dụng những kiến thức, cơ sở lý luận về công tác văn thư-lưu trữ đãđược học trong trường vào thực tiễn công việc tại Công ty cổ phần Cơ điệnUông Bí-vinacomin, nhằm có được cái nhìn toàn diện và sâu sắc hơn về côngtác văn thư-lưu trữ, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá và giải pháp tối ưucho những hạn chế trong công tác văn thư-lưu trữ trong các cơ quan tổ chứcnói chung và Công ty cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin nói riêng

3 Đối tượng nghiên cứu.

Tìm hiểu công tác tổ chức văn thư-lưu trữ

4 Phạm vi nghiên cứu.

Không gian nghiên cứu: Được trực tiếp làm việc tại bộ phận văn thư-lưu trữ

Thời gian nghiên cứu: Trong 2 tháng

5 Phương pháp nghiên cứu.

Bằng phương pháp thu thập và xử lý thông tin, quan sát thực tiễn trongcác lần tiếp nhận, xử lý văn bản đi-đến, con dấu, vận dụng những kiến thức đãhọc tại trường và tham khảo tài liệu trên internet vào để phân tích, so sánh vớithực tiễn để có những nội dung xác thực phục vụ cho bài báo cáo

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động củamột cơ quan và đối với toàn xã hội Là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan tổchức với nhau Góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quảcông tác, bảo đảm hiệu lực pháp lý của văn bản hạn chế giấy tờ vô dụng vàbệnh quan liêu giấy tờ Giữ gìn an toàn tài liệu và bảo vệ bí mật của cơ quan,

tổ chức Làm tốt công tác công văn giấy tờ là giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ có

tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý lãnh đạo.

Về công tác lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trungthực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch

sử Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương, chính sách, kế hoạchphát triển văn hóa-xã hội, phục vụ công tác nghiên cứu và giải quyết côngviệc hàng ngày

7 Cấu trúc của đề tài.

Nội dung bài báo cáo được chia thành 03 chương:

Chương 1: Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư, lưu trữ

Chương 2 : Thực trạng về công tác quản lý văn thư, lưu trư tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin

Chương 3: Nhận xét và giải pháp

PHẦN IKHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN CƠ ĐIỆN UÔNG BÍ - VINACOMIN

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin.

1.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin 1.1.1 Vị trí địa lý.

Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí tiền thân là nhà máy Cơ khí Uông Bíđược xây dựng ở trung tâm phía Đông Bắc thành phố thuộc Phường Bắc Sơn– Uông Bí có diện tích 35.180m2

- Phía Đông công ty giáp hồ nước ngọt Nhà máy Nhiệt điện Uông Bí

- Phía Tây công ty giáp nhà ga và tuyến đường sắt của mỏ Vàng Danh

- Phía Nam công ty giáp Nhà máy Nhiệt điện Uông Bí

- Phía Bắc công ty giáp đồi “Et cút” và khu dân cư phường Bắc Sơn

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.

Sau khi miền Bắc được hoàn toàn giải phóng (1954), Đảng và Nhà nước

ta chủ trương nhanh chóng phục hồi và phát triển kinh tế, đồng thời xây dựngcác cơ sở công nghiệp mới, từng bước xây dựng công nghiệp hóa phát triểnkinh tế xây dựng chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc, nhằm hậu thuẫn đắc lực chocuộc đấu tranh giải phóng miền Nam thống nhất Tổ quốc

Một trong những nhiệm vụ trọng tâm và cấp bách lúc bấy giờ mà Đảng

và Chính phủ chỉ đạo là nhanh chóng khôi phục sản xuất than ở vùng côngnghiệp than Hồng Quảng, trong đó có vùng than Mạo Khê – Uông Bí

Với chủ trương như vậy, căn cứ vào hiệp định hợp tác kinh tế và khoahọc kĩ thuật mà hai chính phủ Việt Nam và Liên Xô đã ký ngày 7/3/1959 BộNăng lượng Liên Xô đã giao cho Viện IIOPOIIIAXT (Viện GHI PƠ RÔSAT) nghiên cứu khảo sát thiết kế xây dựng Nhà máy cơ khí Uông Bí

Sau một thời gian chuẩn bị các cơ sở vật chất, kỹ thuật, vào ngày

động với nhiệm vụ chủ yếu là tiểu tu, trung tu các loại máy móc thiết bị cơgiới của Mỏ than Vàng Danh, Mạo Khê và nhà máy Nhiệt điện Uông Bí.Đến năm 1970 Bộ Điện và Than có quyết định số 1062 ĐT/CNQLKTngày 07/11/1970 đổi tên Nhà máy Cơ khí Uông Bí thành Nhà máy Cơ điệnUông Bí trực thuộc Bộ Điện và Than hoạt động theo cơ chế hach toán độclập.

Đến năm 1996 Bộ Công nghiệp có quyết định số 2610 ĐT/TCCB ngày17/9/1996 về việc thành lập doanh nghiệp nhà nước Nhà máy Cơ điện Uông

Bí doanh nghiệp thành viên độc lập thuộc Tổng công ty Than Việt Nam.Ngày 31 tháng 02 năm 2004 sau khi tiến hành cổ phần hóa doanh nghiệpthì tên gọi Nhà máy Cơ điện Uông Bí được đổi thành Công ty Cổ phần Cơđiện Uông Bí

Đến ngày 20 tháng 6 năm 2007 Tập đoàn Công nghiệp Than Khoáng sảnViệt Nam có quyết định số 1142/QĐ-HĐQT về việc công nhận Công ty làCông ty con của Tập đoàn Công nghiệp Than-Khoáng sản Việt Nam nên cótên là Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – TKV và tên gọi đó được sử dụngcho đến nay

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.

1.2.1 Chức năng.

Tổ chức, điều hành mọi hoạt động nhằm duy trì công tác sản xuất kinhdoanh toàn Công ty với mục tiêu hoàn thành nghĩa vụ đối với nhà nước, đảmbảo việc làm, đời sống cho người lao động, xây dựng và phát triển Công tybền vững

1.2.2 Nhiệm vụ chính.

- Chế tạo và sửa chữa các loại sản phẩm cơ khí, cơ điện.

- Sửa chữa và chế tạo các laoij thiết bị mỏ, phòng nổ, thiết bị điện cơ vàcác thiết bị chuyên dung khác

- Chế tạo toa xe đường sắt đến 30 tấn

- Tư vấn, thiết kế các sản phảm cơ khí, cơ điện

- Xuất, nhập khẩu vật tư thiết bị, phụ tùng, hàng hóa phục vụ cho sảnxuất kinh doanh cảu công ty.

- Kinh doanh vật tư, hàng hóa, thiết bị, phụ tùng; vận chuyể hàng hóa

- Kiểm định vật tư, phụ tùng và các thiết bị điện phòng nổ

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy điều hành.

- Giám đốc Công ty: Giám đốc Công ty có trách nhiệm điều hành mọihoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và bảo toàn nguồn vốn kinhdoanh

- Phó giám đốc: Giúp giám đốc Công ty phụ trách và chỉ đạo trực tiếpcác mặt công tác như: Công tác kỹ thuật, kế hoạch và tổ chức sản xuất kinhdoanh…

- Kế toán trưởng: Giúp giám đốc Công ty chỉ đạo tổ chức thực hiện công

tác hạch toán, kế toán, thống kê, tài chính của Công ty

1.2.4 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, phân xưởng.

- Phòng tổ chức - Hành chính: Có chức năng tham mưu, giúp việc choGiám đốc Công ty về các mặt công tác văn phòng tổng hợp, thi đua, tuyêntruyền, quản trị hành chính, đời sống; Công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, nângbậc, định mức sản phẩm, quản lý và sử dụng lao động, xây dựng kế hoạch laođộng tiền lương, trả lương và theo dõi, thực hiện giải quyết chính sách đối vớingười lao động

- Phòng kế toán, thống kê, tài chính (gọi tắt là phòng kế toán): Giám sáttoàn bộ công tác kế toán, tài chính và thống kê của Công ty, thực hiện thanhtoán tiền thưởng tiền lương cho cán bộ nhân viên

- Phòng kế hoạch vật tư (gọi tắt là phòng kế hoạch): Tham mưu, giúpviệc, thực hiện công tác kế hoạch vật tư và công tác thị trường, hợp đồng kinh

tế, điều hành chỉ huy sản xuất

- Kỹ thuật cơ điện (gọi tắt là phòng kĩ thuật): Tham mưu, giúp việc vềcông tác kỹ thuật công nghệ sản xuất và quản lý công tác cơ điện - vận tải,sửa chữa thiết bị, tài sản

- Phũng bảo vệ - thanh tra – quõn sự và an toàn (gọi tắt là phũng bảo vệ):

Cú chức năng tham mưu, giỳp việc cho giỏm đốc cụng ty về cỏc mặt cụng tỏcthanh tra bảo vệ, an ninh chớnh trị nội bộ, cụng tỏc tự vệ huấn luyện quõn sự

và cụng tỏc an toàn BHLĐ

- Phõn xưởng A1: Là phõn xưởng tạo phụi với chức năng tổ chức thựchiện các nhiệm vụ đợc giao theo kế hoạch sản xuất cỏc loại sản phẩm phụiđỳc thộp, gang

- Phõn xưởng A2: Là phõn xưởng gia cụng cắt gọt cơ khớ với chức năng

tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đợc giao theo kế hoạch sản xuất gia cụng, cắtgọt cỏc loại sản phẩm và lắp rỏp hoàn thiện sản phẩm

- Phõn xưởng A3: Là phõn xưởng kết cấu với chức năng tổ chức thựchiện các nhiệm vụ đợc giao theo kế hoạch sản xuất gia cụng kết cấu sảnphẩm

- Phõn xưởng A4: Là phõn xưởng sửa chữa với chức năng tổ chức thựchiện các nhiệm vụ đợc giao theo kế hoạch sản xuất sửa chữa cơ, điện và cỏcloại thiết bị, sản phẩm

1.3 Cơ cấu tổ chức của Cụng ty

1.3.1 Cơ cấu tổ chức, quản lý và kiểm soỏt gồm:

- Hội đồng quản trị

- Giỏm đốc điều hành: Giỳp việc cú phú giỏm đốc, kế toỏn trưởng

- Ban kiểm soỏt

- Cỏc phũng nghiệp vụ và phõn xưởng sản xuất

1.3.2 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức của Cụng ty:

Từ khi thành lập Cụng ty đó trải qua một thời gian dài sản xuất và phỏttriển đi lờn với nhiều biến đổi thăng trầm qua nhiều mụ hỡnh cơ cấu tổ chứckhỏc nhau để phự hợp với điều kiện và tỡnh hỡnh SXKD

Sau khi thực hiện cổ phần hoỏ doanh nghiệp nhà nước 31/12/2004 Để

cú thể triển khai thực hiện cỏc hiệu quả kế hoạch sản xuất kinh doanh và sắpxếp khoa học về cơ cấu tổ chức Công ty đó tiến hành sắp xếp hoàn thiện cơ

cấu tổ chức và biên chế lao động theo mô hình cơ cấu tổ chức ở trờn.

Đõy là cơ cấu tổ chức khỏ hợp lý và cú khoa học phự hợp với đặc điểmtỡnh hỡnh thực tế của cụng ty Cơ cấu này được tổ chức theo kiểu trực tuyếnchức năng

1.3.3 Sơ đồ tổ chức:

Sơ đồ húa cơ cấu tổ chức bộ mỏy của Cụng ty Cổ phần Cơ điện Uụng Bớ –

Vinaconmin như sau: (Xem ở Phụ lục số 01)

2 Khảo sỏt tỡnh hỡnh tổ chức, quản lớ, hoạt động cụng tỏc hành chớnh Văn phũng của Cụng ty Cổ phần Cơ điện Uụng Bớ -Vinacomin.

2.1.Tổ chức và hoạt động của Văn phũng

2 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phũng

Phũng Tổ chức - Hành chớnh là một đơn vị tham mưu cho Giỏm đốccụng ty trong quỏ trỡnh điều hành quản lý cụng ty

- Tổ chức quản lý nhõn sự toàn cụng ty

- Tổ chức và phối hợp với cỏc đơn vị khỏc thực hiện quản lý nhõn sự,đào tạo và tỏi đào tạo

- Chấp hành và tổ chức thực hiện cỏc chủ trương, quy định, chỉ thị củalónh đạo

- Tham mưu và đề xuất với Giỏm đốc Cụng ty cỏc vấn đề liờn quan đếnquản trị - hành chớnh

- Nghiờn cứu, soạn thảo và trỡnh duyệt cỏc quy định ỏp dụng trongCụng ty

- Phục vụ cụng tỏc hành chớnh để Giỏm đốc thuận tiện trong việc chỉđạo, điều hành, phục vụ hành chớnh để cỏc bộ phận khỏc cú điều kiện hoạt

động tốt.

- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty, đảm bảo

an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty

- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự - hành chính và làcầu nối giữa giám đốc và người lao động trong công ty

b Nhiệm vụ:

- Lập kế hoạch công tác của công ty Tham mưu cho giám đốc sắp xếp

tổ chức bộ máy hoạt động trong công ty

- Tham mưu cho giám đốc trong công tác quy hoạch, đào tạo, bồidưỡng đội ngũ cán bộ, nhân viên, bổ nhiệm miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo cácđơn vị thuộc cơ quan

- Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thựchiện.Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt

- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức;

Tổ chức thực hiện công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật; Hướngdẫn thủ tục xét chức danh, danh hiệu của ngành

- Điều động nhân sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh, quản lý nghỉviệc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của công nhân viên Giải quyết khiếu nại kỷluật của công nhân viên công ty

- Bảo vệ lợi ích hợp pháp của công ty và của người lao động Xây dựng

và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động

-Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp hình thức trảlương, thưởng, phụ cấp làm việc tại công ty

- Lập kế hoach về lao động biên chế: Quản lý hồ sơ nhân sự, theo dõi,kiểm tra việc tổ chức quản lý lao động và sử dụng lao động

- Giám sát việc thực hiện theo các phương án đã được duyệt, báo cáođầy đủ, kịp thời và trung thực tình hình diễn biến và kết quả công việc khithực hiện nhiệm vụ giám đốc giao cho

- Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin

- Phục vụ hành chính và phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất kinhdoanh.

- Giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản kiểm tra trước khi trình kí

- Tiếp nhận các loại công văn, vào sổ công văn đi và đến

- Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấptài liệu hồ sơ theo yêu cầu

- Chuyển giao công văn tài liệu, phân loại báo chí và chuyển giao báochí, báo cáo đến các bộ phận liên quan

- Đánh máy, photo coppy các loại văn bản, công văn giấy tờ thuộc thẩmquyền được giao

- Ký các loại giấy tờ trong phạm vi đã được quy định

- Quản lý con dấu và đóng dấu theo quy định.Cấp giấy giới thiệu côngtác theo phân cấp

- Tổ chức bảo vệ tài sản, công tác vệ sinh môi trường, quản lý nhà ăncông nghiệp trong công ty

- Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị chuẩn bị tổ chức các cuộc họp, hộinghị, hội thảo, các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức việc ghi biênbản các cuộc họp, cuộc làm việc

- Tham mưu cho giám đốc về công tác đào tạo tuyển dụng, xây dựngcác phương án về lương bổng, khen thưởng phúc lợi cho người lao động

- Thực hiện các công việc khác do giám đốc giao

c Cơ cấu tổ chức của Văn phòng (phòng Tổ chức – Hành chính) công ty.

Phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty gồm có lãnh đạo Văn phòng

và cán bộ, nhân viên được sắp xếp theo hướng tinh gọn, hoạt động có hiệulực, hiệu quả phù hợp với tình hình thực tế, cụ thể:

- Chánh văn phòng (Trưởng phòng): cán bộ Nguyễn Năng Đệ

Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ

phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin như sau:

(Xem ở Phụ lục số 02)

1 Phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty gồm có lãnh đạo Vănphòng và cán bộ, nhân viên được sắp xếp theo hướng tinh gọn, hoạtđộng có hiệu lực, hiệu quả phù hợp với tình hình thực tế, cụ thể:

2 - Chánh văn phòng (Trưởng phòng): cán bộ Nguyễn Năng Đệ

Công việc cụ thể:

-Quản lí chung

-Thiết lập, xây dựng các quy chế phù hợp với hoạt động của từng

-Đề xuất việc xây dựng biên chế, tổ chức tuyển dụng, sử dụng, điềuđộng, thuyên chuyển, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộcông nhân viên trong cơ quan.

-Tổ chức quản lí lưu trữ hồ sơ lý lịch của cán bộ công nhân viên trong

cơ quan, bổ sung lí lịch hàng năm, thống kê, báo cáo số lượng và chất lượngcán bộ nhân viên theo quy định

-Ký các loại giấy tờ trong phạm vi đã được quy định

-Quản lý toàn bộ nhân sự, cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của

lý Đồng thời thường xuyên theo dõi các phương tiện làm việc, trang thiết bịnội thất và kịp thời báo cáo cho đơn vị chức năng đến sửa chữa, bảo trì nhữngtài sản bị hư hỏng hoặc trang bị thay thế, bổ sung tài sản cho các đơn vị

b.Bộ phận văn thư – lưu trữ:

Cá nhân phụ trách: Đoàn Thùy Duyên

Nhiệm vụ chức năng chính

-Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Cơ quan, quản lý thựchiện công tác văn thư – lưu trữ hiện hành, tham mưu cho lãnh đạo về công táchành chính, văn thư theo quy định của cơ quan

-Công tác văn thư bao gồm: Quản lý, sắp xếp, chuyển giao văn bảnđến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ, sắp xếp bản lưu lưutrữ hồ sơ tài liệu theo quy định Quản lý cấp phát công lệnh như: giấy giớithiệu, giấy đi đường cho cán bộ công nhân viên

Công việc cụ thể:

-Xây dựng và đề xuất quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơquan: tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý của văn bản, kiểm tra thể thức, kỹthuật soạn thảo, trình bày các văn bản hành chính của cơ quan trước khi ký vàban hành

-Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văntài liệu đến và đi trong phạm vi quyền hạn;

-Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo quy định của Nhà nước;-Quản lý và phục vụ công tác thông tin liên lạc, thư, báo chí;

-Trích sao tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dung của các đơn vị, cán bộcông nhân viên trong cơ quan;

-Thừa lệnh lãnh đạo cơ quan cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán

bộ viên chức trong cơ quan;

-Quản lý công tác hành chính, văn thư – lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong

cơ quan, chủ trì xây danh mục các tài liệu cần hải lưu trữ theo quy định củanhà nước

c.Bộ phận hậu cần, nội vụ

-Bộ phận quản lí tài sản, vật tư, trang thiết bị

Có chức năng tham mưu lãnh đạo trong công tác quy hoạch, quản lý, sử

dụng cơ sở vật chất tong cơ quan; Quản lý và giám sát việc sử chữa thườngxuyên các công trình nhà cửa, hệ thống điện nước-điện thoại, theo dõi quản lýmua sắm, sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản vật tư, văn phòng phẩm phục

vụ cho công việc

c.Bộ phận tạp vụ

Có nhiệm vụ giữ gìn môi trường trong công ty, tổ chức quản lý và pháttriển cảnh quan góp phần tạo môi trường làm việc văn minh, lịch sự, lànhmạnh đáp ứng được các yêu cầu thực hiện nhiệm vụ, nâng cao chất lượng,hiệu quả công việc

2.2.Tìm hiểu công tác văn thư-lưu trữ của công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-vinacomin

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin

a Văn bản hành chính cá biệt gồm các văn bản:

- Quyết định cá biệt (bao gồm Quyết định về nhân sự; Quyết định vềthành lập tổ chức bộ máy; Quyết định về việc ban hành các loại quy chế, nộiquy hoặc điều lệ hoạt động của cơ quan; Quyết định về xử phạt hành chính )

- Chỉ thị cá biệt;

- Nghị quyết cá biệt

b Văn bản hành chính thông thường gồm các loại văn bản: Công văn(các loại); Báo cáo (các loại); Thông báo; Biên bản; Tờ trình; Đề án; Chươngtrình; Kế hoạch; Hợp đồng; các loại giấy; các loại phiếu

c Bản sao văn bản gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản saolục

2.2.2 Công tác xây dựng Chương trình-Kế hoạch công tác của công ty

Trong quá trình hoạt động của công ty thì công việc xây dựng kế hoạchcông tác tuần, tháng, quý, năm là vấn đề rất quan trọng và cần thiết.Để côngviệc được giải quyết một cách khoa học, nhanh chóng thì cần phải lập kếhoạch công tác tuần, tháng,quý, năm vấn đề này đòi hỏi các phòng ban ,đơn

vị chủ động trong công việc chuyên môn của mình.Đặc biệt, tổ chức-hànhchính là phòng chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng,quý,năm

Kế hoạch công tác tuần của công ty do các phòng ban lập, thứ haihàng tuần đều họp giao ban đầu tuần để báo cáo tình hình và vạch ra kếhoạch cho tuần kế tiếp.Sau khi tổng hợp kế hoạch tuần của các phòng bantruởng phòng làm cơ sở để lập kế hoạch tháng, quý.Căn cứ vào kế hoạch quý

để lập kế hoạch năm cho công ty.Sau khi trưởng phòng Hành chính tổng hợp

xong thì lên kế hoạch cụ thể Khi hoàn thiện về nội dung, thể thức tiến hànhđánh máy, nhân bản gửi cho lãnh đạo công ty, các phòng ban, xí nghiệp.Căn

cứ vào kế hoach đó triển khai thực hiện

Sơ đồ quy trình hóa xây dựng kế hoạch công tác tuần của công ty và của

từng đơn vị riêng: (Xem ở Phụ lục số 03)

Nhận xét: Việc xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng,quý,năm hợp

lý thể hiện phong cách làm việc khoa học của công ty, tránh sự chồng chéo vàmâu thuẫn trong lãnh đạo và điều hành Điều đáng nói hơn cả kế hoạch nàynâng cao hiệu suất công tác quản lý và giúp các bộ phận làm việc đảm bảo cơ

sở vật chất và phương tiện làm việc

2.2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

a Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan

Văn bản là phương tiện ghi nhận thông tin và truyền đạt thông tin từđối tượng này sang đối tượng khác hoặc cơ quan đơn vị này sang đơn vị khác.Hay nói cách khác văn bản là sản phẩm của hoạt động quản lý Vì vậy, xâydựng và ban hành văn bản là nội dung trọng tâm của công tác văn thư

Thẩm quyền ban hành văn bản được quy định dựa vào chức năng,nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi cá nhân, đơn vị trong phạm vi công ty cụ thểnhư sau:

-Giám đốc ban hành

-Giám đốc có quyền ủy quyền cho các phó giám đốc hoặc trưởng các đơn vịTheo quy định chung về công tác văn thư thì giám đốc công ty phải kýnhững văn bản quan trọng trong quá trình hoạt động sản sinh

Những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực mà giám đốc giao cho cấp phóphụ trách hoặc giao cho chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính cơquan) ký thừa lệnh thì hầu như những bản đó không mấy quan trọng

* Ưu điểm:

Công tác ban hành và soạn thảo văn bản của công ty được thực hiện

theo đúng quy định của Nhà nước Bởi đó là khâu quan trọng trong hoạt độngquản lý và chất lượng của văn bản ảnh hưởng đến hiệu lực và hiệu quả côngtác của cơ quan, bởi vậy mà công tác soạn thảo văn bản của công ty đã dượctiến hành một cách tỉ mỉ, thận trọng và được coi là một công tác khoa họckhông được xem nhẹ

* Nhược điểm:

Trong việc ban hành các văn bản để diều hành công việc do đôi khichưa có sự phân biệt rõ ràng giữa các văn bản do cơ quan ban hành ra cònchưa đảm bảo đúng quy trình thủ tục và thẩm quyền ban hành

b.Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của công ty

* Ưu điểm:

Về mặt thể thức và nội dung văn bản nhìn chung đã đảm bảo được tính

kỷ cương và sự thống nhất trong việc ban hành văn bản của cơ quan, đảm bảotính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản, thể hiện được quyền uy vàtinh thần trách nhiệm của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền ký văn bản tạođiều kiện thuận lợi cho việc giải quyết văn bản

Trong công tác soạn thảo văn bản của công ty luôn tuân thủ theo đúngquy định của Nhà nước và quy định của công ty được lãnh đạo quan tâm chỉđạo nên công tác soạn thảo văn bản luôn đảm bảo về mặt thể thức và nội dungthông tin

* Nhược điểm:

Tuy nhiên bên cạnh việc trình bày đúng và trình bày đủ các thành phầnthể thức văn bản theo đúng quy định, đi sát về mặt nội dung thực hiện đúngcác bước của quy trình soạn thảo văn bản thì vẫn còn một số lỗi mắc phải sovới tiêu chuẩn của Nhà nước ban hành đó là: chưa chuẩn về cỡ chữ, kiểu chữ,phông chữ, cách trình bày các thành phần chưa đúng với quy định của Nhànước

Quy trình soạn thảo văn bản dài dòng, về hình thức văn bản còn rườm

rà, một số văn bản còn thiếu số và ký hiệu, trích yếu nội dung dài, một số văn

bản còn chưa đúng quy định Chính những điều này dẫn tới việc tra tìm tàiliệu rất khó

c Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Công ty.

Quy trình soạn thảo văn bản: Là toàn bộ trình tự các buớc tiến hành,các công việc kể từ khi bắt đầu đến khi kết thúc để hoàn thành ra một vănbản.Các bước tiến hành trong quy trình soạn thảo được sắp xếp theo thứ tựnối tiếp nhau.Kết quả của bước này ảnh hưởng trực tiếp tới các bướckhác.Quy trình soạn thảo văn bản của công ty là:

- B1: Xác định mục đích, tính chất ,mức độ quan trọng của văn bảncần soạn thảo

- B2: Chọn thể loaị văn bản

- B3: Thu thập và xử lý thông tin

- B4: Soạn thảo văn bản

- B5: Trao đổi ý kiến sửa chữa hoàn thiện văn bản

- B6: Trình duyệt người có thẩm quyền và làm thủ tục hoàn thiện văn bản

- B7: Nhân bản văn bản

So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá:

Theo các văn bản quy định hiện hành việc trình bày đúng và trình bày

đủ các thành phần thể thức văn bản theo đúng quy định, đi sát về mặt nộidung thực hiện đúng các bước của quy trình soạn thảo văn bản thì vẫn cònmột số lỗi so với tiêu chuẩn của Nhà nước, chưa đúng với quy định của Nhànước, chưa theo sát với sự hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và VănPhòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

2.2.4.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản

a Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của công ty

 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi gồm các bước trong

sơ đồ như sau: (xem ở phụ lục số 04)

 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến được tiến hành

theo các bước sau: (xem ở phụ lục số 05)

 Quy trình lập hồ sơ hiện hành của công ty được tiến hành theo các bước

sau: (xem ở phụ lục số 06)

b.Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Công ty

Tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin do không có phòngbảo quản lưu trữ mà bảo quản ngay tại phòng Văn thư Cán bộ làm công tácVăn thư kiêm cả công tác Lưu trữ

- Các văn bản giấy tờ do văn phòng trực tiếp quản lý và phải có tráchnhiệm giữ gìn bảo quản

- Các văn bản, sổ sách được lưu tại văn phòng được sắp xếp theo từngloại, thứ tự thời gian danh mục

- Việc lưu trữ công văn, văn bản giấy tờ, tài liệu sổ sách phải tuân thủtheo tài liệu của Nhà nước

- Chế độ sử dụng tài liệu Lưu trữ: Hồ sơ tài liệu Lưu trữ được sử dụng

để phục vụ cho nhu cầu công tác của cán bộ, công chức trong cơ quan vàngoài cơ quan, người sử dụng Lưu trữ của cơ quan chỉ được nghiên cứu hồ

sơ, tài liệu có liên quan đến phần việc mình giải quyết Nếu cần thiết thì cóthể cho mượn tài liệu để sao chụp những văn bản ban hành ở năm trước so vớithời điểm khai thác

* Ưu, nhược điểm: Tuy những hồ sơ ở công ty lập được không đáng

kể, song về chất lượng thì đây là hồ sơ lập khá tốt, đầy đủ các giấy tờ có liên quan, được xếp theo trình tự công việc lôgíc

2.2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin

Nhìn chung tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của cơ quantương đối tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm, sử dụng tài liệu lưu trữ.Công ty cũng ban hành ra văn bản quản lý công tác lưu trữ, với số lượng một

cán bộ lưu trữ được đào tạo đúng ngành, diện tích kho khoảng hai mươi mét

vuông, cơ sở vật chất lưu trữ đầy đủ Tuy nhiên vì chưa có phòng lưu trữ

riêng, các biện pháp bảo quản còn thô sơ chưa thực đáp ứng tốt nhất để bảoquản tài kiệu, do đó cần đầu tư thêm một số biện pháp bảo quản hiện đại hơnnhư có máy hút bụi, có phòng lưu trữ riêng

Việc quản lý tài liệu theo phương pháp truyền thống khiến việc tra tìmcòn tốn khá nhiều thời gian, vì vậy đòi hỏi phải có thêm phần mềm quản lý tàiliệu lưu trữ trên máy tạo sự nhanh chóng trong việc tra tìm, nghiên cứu và sủdụng

3.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty

3.1 Tìm hểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng

Trang thiết bị văn phòng có vai trò quan trọng trong công tác hành vănphòng của cơ quan, giúp cán bộ tiết kiệm thời gian, công sức, đảm bảo cungcấp thông tin kịp thời, chính xác khi tiến hành công việc cũng như cho lãnhđạo sử lý công việc Từ đó nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc Nhậnthức được điều đó công ty cổ phần Cơ điện Uông Bí đã trang bị cho cácphòng, ban nói chung, Văn phòng nói riêng trang thiết bị khá đầy đủ

Tuy nhiện với khối lượng công việc nhiều, các trang thiết bị còn thiếtsót rất nhiều, làm việc vẫn còn mang tính thủ công không theo khoa học nênrất mất thời gian cho công việc và công tác quản lý Cần đổi mới các máy đãqúa cũ như máy photo hay bị hết mực, máy in hay bị nhòe

3.2 Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng

Sơ đồ hóa bố trí phòng làm việc của văn phòng công ty Cổ phần Cơ

điện Uông Bí-Vinacomin ( xem phụ lục 07)

Đề xuất phương án tối ưu việc bố trí phòng làm việc:

Văn phòng là nơi mà cán bộ công nhân viên gắn bó với 8h/1 ngày nên

có thể coi nơi làm việc là căn nhà thứ hai của mỗi cá nhân cán bộ công nhânviên Vì thế phải bố trí làm sao cho văn phòng phát huy hiệu quả tối ưu nhất,

nó góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của con người Một căn phòng làmviệc được coi là lý tưởng phải đảm bảo đủ ánh sáng, nhiệt độ, màu sắc hàihoà Hiện có các mô hình văn phòng: văn phòng hiện đại, văn phòng kiểu

cũ, văn phòng kết hợp cổ điển và hiện đại Vì thế theo em nghĩ nên bố trí vănphòng kết hợp giữa cổ điển và hiện đại để phát huy tối đa chất lượng và hiệuquả công việc Loại hình văn phòng này vừa giúp cho các cá nhân trao đổinghiệp vụ dễ dàng thuận tiện vừa giúp thủ trưởng quản lý nhân viên Phònglàm việc của văn phòng phải được trang bị thêm máy móc hiện đại như máyfax, máy scan … để đạt hiệu quả làm việc cao nhất

- Cần trang bị thêm các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tàiliệu của Công ty như: máy hút bụi, máy huỷ tài liệu…

- Sắp xếp lại máy photocopy và máy fax gần bàn làm việc của nhânviên văn thư, xa cửa sổ và bình nước và bàn tiếp khách

- Giữa các bàn làm việc nên có vách ngăn để thuận tiện cho việc tậptrung trong quá trình làm việc của nhân viên

- Phương án tối ưu việc bố trí phòng làm việc tại phòng Tổ chức-Hànhchính được trình bày cụ thể trong sơ đồ:

Đề xuất sơ đồ bố trí phòng làm việc của công ty Cổ phần Cơ điện

Uông Bí-Vinacomin (xem phụ lục số 08)

3.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty

Phần mềm chủ yếu được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty:Phần mềm Module Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc: được xây dựng trên nềnLotus Domino 6.x

Module Quản lý VB và HSCV được xây dựng với mục đích phục vụ vàquản lý có hiệu quả các quy trình điều hành công việc, hoạt động tác nghiệp, xử

lý, khai thác, trao đổi thông tin tại các cơ quan hành chính Các qui trình hoạt

động sẽ được quản lý và thực hiện thông qua các qui trình xử lý và trao đổithông tin trên mạng.

Module QLVB&HSCV có nhiệm vụ hỗ trợ toàn diện công tác điều hànhcủa lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan

và tại các cơ quan đơn vị các cấp thông qua việc quản lý và theo dõi các VB đi

và đến; xử lý VB, giải quyết công việc thông qua HSCV của lãnh đạo, cán bộ,chuyên viên tại các cơ quan; các trao đổi thông tin nội bộ, trao đổi thông tin vớicác cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan

Module Quản lý VB&HSCV bao gồm các chức năng chính sau:

Chức năng quản lý các VB đi/đến, thực hiện gửi và nhận VB với các cơquan, tổ chức, cá nhân bên ngoài thông qua đường mạng

Chức năng tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn bản và hồ sơcông việc của cơ quan thông qua mạng LAN

Chức năng giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết công việc, vụ việc trênmạng thông qua HSCV

Chức năng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện của Lãnh đạo

Chức năng kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực hiện của các Phòng/ Banchuyên môn

Chức năng hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ

Các chức năng tra cứu, khai thác thông tin

Chức năng thống kê và in ấn báo cáo

Hiệu qủa mang lại: Phần mềm có ưu điểm chính: Giảm thiểu thời gian xử

lý hồ sơ và các thủ tục hành chính; nâng cao hiệu quả của chính quyền trong việccung cấp dịch vụ công; chuẩn hoá quy trình tác nghiệp, nâng cao khả năng giámsát, theo dõi quy trình giải quyết thủ tục hành chính; công khai hoá và minh bạchhoá các thủ tục hành chính, hướng dẫn chi tiết cho tổ chức, công dân có thểnhanh chóng tìm kiếm được thông tin quan tâm

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ - LƯ TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN UÔNG BÍ – VINACOMIN

Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ

VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.Khái quát về công tác văn thư, lưu trữ

1.1 Khái niệm về văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho quản lý bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyết vănbản hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp nhànước, các tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị vũ trang Hay nói cách kháccông tác văn thư là một bộ phận của văn bản giấy tờ, là một phần qúa trình xử

lý văn bản

Quan niệm đúng đắn về công tác văn thư là một điều kiện đảm bảo chocông tác này phát triển Nếu quan niệm không đúng đắn sẽ dẫn tới phươngpháp chỉ đạo, quản lý đối với công tác văn thư cũng không đúng và kìm hãm

sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lýtrong các cơ quan Nhà nước

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất

cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụcông tác quản lý nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân

Tài liệu lưu trữ là bản gốc bản chính của những tài liệu có giá trị đượclựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong qúa trình hoạt động của

cơ quan, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho cácmục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử của toàn xã hội

1.2 Vai trò của văn thư, lưu trữ

1.2.1 Vai trò của công tác văn thư

Nói đến văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn bản, giấy

tờ trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức, giải quyết văn bản, lập

hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơquan tổ chức Nếu thiếu một trong các nội dung trên thì công tác văn thư chưathể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt độngcủa cơ quan

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản

lý nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng Trong văn phòngcông tác văn thư không thể thiếu được, nó chiếm một phần lớn trong hoạtđộng của văn phòng, là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan.Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan được xem làmột bộ phận quản lý nhà nước

1.2.2.Vai trò của công tác lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, tài liệu lưu trữ đóng vai tròhết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lượcphục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, pháttriển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương.Mỗi tổ chức cần hiểu rõ vai trò của ngành văn thư lưu trữ để bảo vệ an toàn

và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả để nâng cao trách nhiệm của

cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội

- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cungcấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, nhữngcăn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

-Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc

và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cánhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc mộtcách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinhnghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng,hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính

nhà nước ở nước ta hiện nay.

-Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổchức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

-Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổchức và các bí mật quốc gia

Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tácvăn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chínhnhà nước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước vàthúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Vì vậy, mỗi

cơ quan hành chính nhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí

và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phùhợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp

và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị Tuy nhiên, thời gianqua công tác văn thư lưu trữ còn bộc lộ một số hạn chế như: Lãnh đạo các cơquan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộclĩnh vực văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ cònthiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ; việcứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế…

1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư đảm bảo tốt thông tin kịp thời cho hoạt động lãnh đạo

và quản lý Thông tin được cung cấp từ nhiều ngồn khác nhau nhưng nguồnthông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là bằng văn bản

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần đảm bảo giữ đầy đủ chứng cứ về hoạtđộng của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung chính xác, phản ánhchân thực các hoạt động của cơ quan là sát thực và hiệu qủa

Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện làm tốtcông tác lưu trư

Công tác lưu trữ là thu thËp bæ sung tµi liÖu lu tr÷ ®a vµo kho nh÷ng tµi

liệu lu trữ giá trị lịch sử thực tiễn để bảo quản nhằm phục vụ những yêu cầunghiên cứu Việc thu thập bổ sung tài liệu lu trữ vào kho gốc sẽ làm hoànchỉnh thành phần phông lu trữ quốc gia Việt Nam nói chung và phông lu trữcơ quan nói riêng Tài liệu lưu trữ phản ỏnh sự thật khỏch quan hoạt độngsỏng tạo của xó hội đương thời nờn nú mang tớnh khoa học cao tài liệu lưu trữghi lại và phản ỏnh mọi hoạt động khoa học của cỏ nhõn, cơ quan.

1.4 Nội dung cụng tỏc văn thư, lưu trữ

1.4.1 Cụng tỏc văn thư

Bao gồm 3 nhúm cụng việc chủ yếu:

- Xõy dựng văn bản, cụng việc này bao gồm:

+Soạn thảo văn bản

+Duyệt văn bản

+Nhõn văn bản

+Trỡnh, kớ ban hành văn bản

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, bao gồm:

+Tổ chức và giải quyết quản lý văn bản đến

+ Tổ chức và giải quyết quản lý văn bản đi

+ Tổ chức và giải quyết quản lý văn bản nội bộ

+Tổ chức cụng tỏc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

1.4.2 Cụng tỏc lưu trữ

- Xõy dựng hệ thống nghiệp vụ lưu trữ tài liệu một cỏch khoa học baogồm: thu thập, bổ sung tài liệu, xỏc định gớa trị trị tài liệu, bảo uản an toàn tàiliệu, xõy dựng hệ thống cụng cụ tra cứu và tổ chức sử dụng tài liệu cú hiệuqủa tài liệu lưu trữ

- Ban hành cỏc Văn bản quy phạm phỏp luật để quản lý nhà nước vềcụng tỏc lưu trữ, tổ chức mạng lưới cỏc cơ quan lưu trữ

- Tổ chức nghiờn cứu khoa học lưu trữ và đào tạo đội ngũ cỏn bộlưu trữ

2 Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác văn thư, lưu trữ

2.1.Nghiệp vụ trong công tác văn thư

2.1.1.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến

Công văn đến là tất cả tài liệu, công văn, thư từ do cơ quan nhận được

từ bên ngoài gửi đến

Khi tiếp nhận công văn đến phải thực hiện theo các bước sau:

+ Sơ bộ phận loại công văn

+ Bóc bì công văn

+ Trình thủ trưởng hoặc người phụ trách xem xét, cho ý kiến phân phốigiải quyết

+ Đăng kí và chuyển giao công văn đến nơi giải quyết

2.1.2.Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi

Công văn đi là tất cả tài liệu, công văn thư từ do cơ quan gửi đi

Để tổ chức tốt công văn đi cần tiên hành các bước sau:

+Kiểm tra thể thức công văn

+ Vào sổ công văn đi

+Chuyển công văn đi

+Sắp xếp bản lưu công văn

2.1.3.Tổ chức quản lý văn bản mật của cơ quan

Văn bản mật là những văn bản chứa đựng nội dung bí mật của Đảng,Nhà nước Mức độ mật được quy định 3 cấp “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”Việc quản lý hồ sơ tài liệu mật phải được quản lý chặt chẽ Bộ phận văn thưhành chính phải lập sổ theo dõi công văn hồ sơ tài liệu mật đi, đến và theo dõiviệc quản lý ở các bộ phận có liên quan Định kì ba tháng một lần, tổ chứckiểm tra việc quản lý hồ sơ mật trong cơ quan, có báo cáo kết qủa cho ngườiquản lý doanh nghiệp biết, nếu phát hiện có mất mát, thất lạc phải báo kịpthời cho cơ quan có trách nhiệm xử lý theo quy định của ban giám đốc

2.1.4.Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu

Theo Nghị định 62 CP ngày 22/09/1963 của chính phủ về việc quy định