MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Mục tiêu nghiên cứu. 2 3. Đối tượng nghiên cứu. 2 4. Phạm vi nghiên cứu. 2 5. Phương pháp nghiên cứu. 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 7. Cấu trúc của đề tài. 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN UÔNG BÍ VINACOMIN 4 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin. 4 1.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin. 4 1.1.1. Vị trí địa lý. 4 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 5 1.2.1. Chức năng. 5 1.2.2. Nhiệm vụ chính. 5 1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy điều hành. 6 1.2.4. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, phân xưởng. 6 1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty. 7 1.3.1. Cơ cấu tổ chức, quản lý và kiểm soát gồm: 7 1.3.2. Đặc điểm về cơ cấu tổ chức của Công ty: 7 1.3.3. Sơ đồ tổ chức: 8 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí Vinacomin. 8 2.1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 8 2. 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 8 2.1.2. Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả làm việc các vị trí trong văn phòng 11 2.2.Tìm hiểu công tác văn thưlưu trữ của công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bívinacomin 15 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin 15 2.2.2. Công tác xây dựng Chương trìnhKế hoạch công tác của công ty 15 2.2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 16 2.2.4.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 18 2.2.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin 19 3.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty 20 3.1. Tìm hểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 20 3.2. Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 20 3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty 21 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯ TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN UÔNG BÍ – VINACOMIN 24 Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 24 1.Khái quát về công tác văn thư, lưu trữ 24 1.1. Khái niệm về văn thư, lưu trữ 24 1.2. Vai trò của văn thư, lưu trữ 24 1.2.1. Vai trò của công tác văn thư 24 1.2.2.Vai trò của công tác lưu trữ 25 1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ 26 1.4. Nội dung công tác văn thư, lưu trữ 27 1.4.1. Công tác văn thư 27 1.4.2 Công tác lưu trữ 27 2. Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác văn thư, lưu trữ 28 2.1.Nghiệp vụ trong công tác văn thư 28 2.1.1.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến 28 2.1.2.Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi 28 2.1.3.Tổ chức quản lý văn bản mật của cơ quan 28 2.1.4.Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu 28 2.1.5.Công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ 29 2.1.6.Lựa chọn hồ sơ để chuyển vào bảo quản tại các kho lưu trữ cơ quan 30 2.2.Nghiệp vụ trong công tác lưu trữ 30 2.2.1.Phân loại tài liệu lưu trữ 30 2.2.2.Xác định giá trị tài liệu 31 2.2.3. Bổ xung tài liệu vào các phòng kho lưu trữ 31 2.2.4.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 32 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN UÔNG BÍVINACOMIN 33 1. Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư – Lưu trữ của Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin 33 1.1. Sự chỉ đạo về công tác Văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin được thể hiện như sau: 33 1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin 35 2. Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin. 37 2.1 Nội dung công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin 37 2.1.1.Cách thức quản lý văn bản đi – đến tại Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin. 37 2.1.2. Công tác lập hồ sơ 45 2.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu 46 2.2.Công tác lưu trữ 47 2.2.1.Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của công ty 47 2.2.2.Tình hình tài liệu của công ty 47 2.2.3.Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ 47 Chương 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ 51 1.Nhận xét 51 1.1. Trong công tác tổ chức và hoạt động văn phòng 51 2.2 Trong công tác Văn thư 51 3.3. Trong công tác Lưu trữ 52 2.Đề xuất một số giải pháp 52 KẾT LUẬN 54 1. Nhận xét và đánh giá chung 54 2. Đề xuất, đánh giá 54 2.1. Về phía công ty 54 2.2. Về phía nhà trưòng 55 PHỤ LỤC 57
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên NGUYỄN THỊ QUỲNH TRÂM BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA (2014-2016) Tên quan thực tập: Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin Địa chỉ: Phường Bắc Sơn – Uông Bí – Quảng Ninh Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Đoàn Thùy Duyên Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường NĂM 2016 Nguyễn Thị Quỳnh Trâm Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN UÔNG BÍ - VINACOMIN Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin 1.1 Khái quát Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin 1.1.1 Vị trí địa lý 1.1.2 Quá trình hình thành phát triển Công ty .4 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn .5 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ 1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ máy điều hành 1.2.4 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban, phân xưởng 1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty 1.3.1 Cơ cấu tổ chức, quản lý kiểm soát gồm: 1.3.2 Đặc điểm cấu tổ chức Công ty: Nguyễn Thị Quỳnh Trâm Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3.3 Sơ đồ tổ chức: Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành Văn phòng Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí -Vinacomin 2.1.Tổ chức hoạt động Văn phòng 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1.2 Xác định vị trí làm việc xây dựng mô tả làm việc vị trí văn phòng .11 2.2.Tìm hiểu công tác văn thư-lưu trữ công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-vinacomin 14 2.2.1 Hệ thống hóa văn quản lí quan công tác văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin .14 2.2.2 Công tác xây dựng Chương trình-Kế hoạch công tác công ty .15 2.2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 16 2.2.4.Nhận xét quy trình quản lí giải văn .18 2.2.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin 19 3.Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Công ty 20 3.1 Tìm hểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 20 3.2 Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng 20 3.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng công ty 21 PHẦN II .24 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ - LƯ TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN UÔNG BÍ – VINACOMIN 24 Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ 24 VĂN THƯ, LƯU TRỮ 24 1.Khái quát công tác văn thư, lưu trữ .24 1.1 Khái niệm văn thư, lưu trữ 24 1.2 Vai trò văn thư, lưu trữ 24 1.2.1 Vai trò công tác văn thư 24 1.2.2.Vai trò công tác lưu trữ 25 1.3 Ý nghĩa công tác văn thư, lưu trữ .26 Nguyễn Thị Quỳnh Trâm Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.4 Nội dung công tác văn thư, lưu trữ 27 1.4.1 Công tác văn thư 27 1.4.2 Công tác lưu trữ 27 Các nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư, lưu trữ .28 2.1.Nghiệp vụ công tác văn thư 28 2.1.1.Tổ chức giải quản lý văn đến 28 2.1.2.Tổ chức giải quản lý công văn 28 2.1.3.Tổ chức quản lý văn mật quan 28 2.1.4.Tổ chức bảo quản sử dụng dấu 28 2.1.5.Công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ .29 2.1.6.Lựa chọn hồ sơ để chuyển vào bảo quản kho lưu trữ quan 30 2.2.Nghiệp vụ công tác lưu trữ .30 2.2.1.Phân loại tài liệu lưu trữ .30 2.2.2.Xác định giá trị tài liệu 31 2.2.3 Bổ xung tài liệu vào phòng kho lưu trữ 31 2.2.4.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 32 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN UÔNG BÍ-VINACOMIN 33 Công tác đạo công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin 33 1.1 Sự đạo công tác Văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin thể sau: 33 1.2 Tình hình cán làm công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Cổ phần Cơ điện Uông BíVinacomin 35 Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin 37 2.1 Nội dung công tác Văn thư Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin 37 2.1.1.Cách thức quản lý văn – đến Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin 37 2.1.2 Công tác lập hồ sơ .45 2.1.3 Quản lý sử dụng dấu 46 Nguyễn Thị Quỳnh Trâm Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.Công tác lưu trữ .47 2.2.1.Công tác đạo công tác lưu trữ công ty 47 2.2.2.Tình hình tài liệu công ty 47 2.2.3.Tình hình thực nội dung nghiệp vụ 47 Chương 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ 51 1.Nhận xét 51 1.1 Trong công tác tổ chức hoạt động văn phòng 51 2.2 Trong công tác Văn thư 51 3.3 Trong công tác Lưu trữ 52 2.Đề xuất số giải pháp 52 KẾT LUẬN 54 Nhận xét đánh giá chung .54 Đề xuất, đánh giá .54 2.1 Về phía công ty .54 2.2 Về phía nhà trưòng 55 PHỤ LỤC .57 Nguyễn Thị Quỳnh Trâm Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu hoạt động quản lý nhà nước cấp, ngành, chuyên ngành Quản trị văn phòng mở hệ thống trường Đại học, Học viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở thêm nhiều ngành đào tạo: Hành văn phòng, Thông tin thư viện, Thư ký văn phòng, Tin học văn phòng Tất chuyên ngành đào tạo với đội ngũ giảng viên đầy kinh nghiệm nhiệt huyết Thực phương châm "Học đôi với hành" đồng thời gắn nhà trường xã hội, lý luận thực tiễn" để sau trường học sinh có kiến thức để áp dụng vào thực tế công việc cụ thể, từ hoàn thiện điểm thiếu sót Với ý nghĩa mục đích trên, theo kế hoạch nhà trường, em xin liên hệ thực tập phòng Tổ chức – Hành Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-vinacomin Được tiếp nhận Công ty em đến thực tập Công ty thời gian từ ngày 04/07/2016-28/08/2016 phận Tổ chứcHành Đó môi trường thuận lợi để em tiếp cận với thực tiễn giúp em hiểu rõ nghiệp vụ công tác văn phòng Với kiến thức lý luận trang bị, tích lũy thời gian học tập trường, với trình tự học trực tiếp thực công việc thực tế quan, em nhận thức nắm rõ vai trò, nhiệm vụ công tác hành chính, nâng cao lực làm việc động, nhiệt tình lòng say mê nghề nghiệp Qua hai tháng thực tập phòng Tổ chức-hành em nhận bảo, hướng dẫn cán hướng dẫn thực tập cán bộ, nhân viên công ty giúp em tìm hiểu tình hình thực tế làm quen với công việc cán hành văn phòng, văn thư lưu trữ Vì thế, em học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế, giúp em củng cố nâng cao cho công việc chuyên môn Em xin chân thành cảm ơn thầy cô khoa Quản trị văn phòng Nguyễn Thị Quỳnh Trâm Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường Đại học Nội vụ Hà Nội hướng dẫn tận tình, trang bị đầy đủ kiến thức giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ đợt thực tập vừa qua Em xin cảm ơn giúp đỡ quý báu cô, phòng Tổ chức-Hành tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt nhiệm vụ thực tập qúa trình làm việc quan Dưới báo cáo thực tập tốt nghiệp em, thời gian trình độ, vốn kiến thức hạn chế định báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót, mang tính chủ quan nhận định, đánh đề xuất giải pháp Chính vậy, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu thầy cô khoa Quản trị văn phòng để báo cáo hoàn thiện hơn.Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 03 tháng 09 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Quỳnh Trâm Nguyễn Thị Quỳnh Trâm Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác quản lý văn thư - lưu trữ có soạn thảo văn bản, quản lý văn hoạt động văn phòng công việc không quan trọng tồn phát triển quan Nhà nước, mà có vai trò quan trọng với công ty tư doanh nhiệp Những hoạt động có vai trò lớn hiệu công việc công ty đòi hỏi người làm việc lĩnh vực phải có trình độ chuyên môn cao nghề lưu trữ thông tin quan, tổ chức Trong trình học tập trường em trang bị kiến thức có liên quan đến lĩnh vực em có thời gian để kiểm nghiệm lại kiến thức công ty việc làm trực tiếp Bản thân em thấy vấn đề hay có nhiều điều thú vị muốn khám phá em định chọn đề tài để làm báo cáo cho đợt thực tập Vì công tác văn thư-lưu trữ có liên quan đến hoạt động quản lý từ việc đề chủ trương, sách xây dựng chương chình kế hoạch việc phản ánh tình hình nêu ý kiến lên cấp giải nhằm nâng cao chất lượng, hệ thống quản lý hành nhà nước đòi hỏi người cán phải cao lực chuyên muôn nghiệp vụ Nhận thấy công việc trao đổi thông tin lưu giữ thông tin quan tổ chức quan trọng Có thể nói công tác văn thư-lưu trữ sợi dây gắn kết chủ trương sách quan đơn vị đoàn thể phản hồi, giúp chủ trương vào thực tế.Vậy để có đội ngũ cán có khả đảm nhiệm công việc cọi thước đo chất lượng quản lý quan, tổ chức công tác đào tạo trọng quan tâm, mà người văn thư-lưu trữ ngày cần phải có kỹ làm việc tổng hợp với tất công việc liên quan thông tin, văn văn phòng Tự thấy vai trò người văn thư-lưu trữ công tác hành văn phòng vô quan trọng nên thời gian nhà trường tạo Nguyễn Thị Quỳnh Trâm Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội điều kiện cho thực tập, em định sâu vào nghiên cứu công tác văn thư –lưu trữ, mong hiểu rõ tầm quan trọng công tác công ty, đồng thời trau dồi kinh nghiệm thực tiễn để làm hành trang cho em sau làm Mục tiêu nghiên cứu Vận dụng kiến thức, sở lý luận công tác văn thư-lưu trữ học trường vào thực tiễn công việc Công ty cổ phần Cơ điện Uông Bí-vinacomin, nhằm có nhìn toàn diện sâu sắc công tác văn thư-lưu trữ, từ đưa nhận xét, đánh giá giải pháp tối ưu cho hạn chế công tác văn thư-lưu trữ quan tổ chức nói chung Công ty cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin nói riêng Đối tượng nghiên cứu Tìm hiểu công tác tổ chức văn thư-lưu trữ Phạm vi nghiên cứu Không gian nghiên cứu: Được trực tiếp làm việc phận văn thư-lưu trữ Thời gian nghiên cứu: Trong tháng Phương pháp nghiên cứu Bằng phương pháp thu thập xử lý thông tin, quan sát thực tiễn lần tiếp nhận, xử lý văn đi-đến, dấu, vận dụng kiến thức học trường tham khảo tài liệu internet vào để phân tích, so sánh với thực tiễn để có nội dung xác thực phục vụ cho báo cáo Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt toàn hoạt động quan toàn xã hội Là sợi dây liên hệ quan tổ chức với Góp phần tích cực việc nâng cao chất lượng hiệu công tác, bảo đảm hiệu lực pháp lý văn hạn chế giấy tờ vô dụng bệnh quan liêu giấy tờ Giữ gìn an toàn tài liệu bảo vệ bí mật quan, tổ chức Làm tốt công tác công văn giấy tờ giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ có Nguyễn Thị Quỳnh Trâm Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu công tác quản lý lãnh đạo Về công tác lưu trữ gắn liền phản ánh cách trung thực trình hoạt động người, quan kiện lịch sử Nó phục vụ đắc lực cho việc thực chủ trương, sách, kế hoạch phát triển văn hóa-xã hội, phục vụ công tác nghiên cứu giải công việc hàng ngày Cấu trúc đề tài Nội dung báo cáo chia thành 03 chương: Chương 1: Những vấn đề công tác văn thư, lưu trữ Chương : Thực trạng công tác quản lý văn thư, lưu trư Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin Chương 3: Nhận xét giải pháp Nguyễn Thị Quỳnh Trâm Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội d.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu Lưu trữ sử dung biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo đảm an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu.Các trang thiết bị kho Lưu trữ công ty chưa đại chủ yếu tài liệu đựng hết giá, cặp dây, hộp đựng tài liệu.Chưa có thiết bị chống ẩm, chống mốc, côn trùng, mối mọt, nên nhiều hồ sơ cũ rách nát Tài liệu đươc xếp lên giá, giá đựng hồ sơ cao 2m2, dài 2m5, rộng 50cm; giá đựng can: cao 2m, rộng 1m2 Không gian kho chật hep khiến hồ sơ không đựng hết giá phải bó gọn để đất, bất tiện cho công tác bảo qủan tra tìm e.Công tác nghiên cứu tổ chức sử dụng tài liệu Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ công tác quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trũ nhằm phục vụ yêu cầu công việc Số lượng người sử dụng tài liệu tương đối nhiều, chủ yếu xí nghiệp đo đạc đến mượn hồ sơ năm trước để tận dụng số liệu có sẵn Ngoài phải kể đến lượng khách hàng mượn hồ sơ đối chiếu xem xét sô liệu Công tác tổ chức tra tìm sử dụng tài liệu chủ yếu máy vi tính, bên cạnh có trường hợp phải tra tìm sổ.Công việc 01 cán Lưu trữ kiêm nhiệm nên nặng nề Khi đến mượn hồ sơ phải có phiếu yêu cầu cho mượn quản lý sổ mượn hồ sơ Nguyễn Thị Quỳnh Trâm 50 Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ 1.Nhận xét Công tác văn thư, lưu trữ quản trị văn phòng công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin ban giám đốc quan tâm Hiểu biết vai trò, ý nghĩa, tác dụng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hoạt động quan Trong hai tháng thực tập phòng hành công ty, em quan sát hướng dẫn trực tiếp làm công việc nghiệp vụ văn phòng, qua lý luận đối chiếu với thực tiễn em xin đưa số nhận xét quản trị văn phòng công tác văn thư, lưu trữ: 1.1 Trong công tác tổ chức hoạt động văn phòng - Do công tác soạn thảo giao phòng ban ,phòng Hành kiểm tra thể thức lần cuối , nên em không thực tập Trong thời gian thực tập công ty em tham gia nhiều hội nghi, hội thảo, hội thi Thực tập phòng tiếp xúc với nhiều khách nên em rèn luyện kỹ giao tiếp như: cách nghe điện thoại, Vì thời gian có hạn nên việc em làm công tác tổ chức văn phòng chưa nhiều 2.2 Trong công tác Văn thư Công tác văn thư văn phòng ngày quan tâm trọng Văn phòng quan góp phần quan trọng vào việc tham mưu cho công ty Nâng cao hiệu suất làm việc công ty, không ngừng cải tiến lề lối làm việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Biên chế cán văn thư phù hợp với mô hình nhỏ công ty Cán văn thư làm chức cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo, công việc thúc đẩy phát triển doanh nghiệp tạo doanh thu cao cho công ty Một số khâu nghiệp vụ quản lý văn đến văn đi, quản lý sử dụng dấu thực quy định nhà nước, Nguyễn Thị Quỳnh Trâm 51 Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tượng đóng dấu khống điều đảm bảo tính bí mật quan Bên cạnh có mặt hạn chế như: - Về soạn thảo văn bản: Mặc dù có quy định thể thức song việc soạn thảo văn chưa thống mặt thể thức, văn soạn thiếu sai sót - Quản lý văn đi: Văn trước chuyển đi, cán văn thư có nhiệm vụ rà soát lại thể thức văn Tuy nhiên văn chuyển giao cho quan chưa thống mặt thể thức Văn gửi kèm theo phiếu gửi, dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu - Quản lý dấu: Con dấu quản lý chặt chẽ trình sử dụng có nhược điểm: cán văn thư nhiều lúc công việc bận để nhân viên phòng khác tự cho họ đóng dấu - Khâu lập hồ sơ: Hiện công ty chưa lập hồ sơ hành Văn giải xong thường giữ lại theo phòng, hồ sơ theo thời gian 3.3 Trong công tác Lưu trữ Nhìn chung công tác lưu trữ công ty tương đối tốt, tài liệu xếp gọn gàng theo mục, phục vụ cho việc tra cứu, lưu trữ bảo quản lâu dài cho lợi ích công ty Đảm bảo bí mật tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, văn sau kết thúc năm làm việc cán làm công việc lưu trữ chưa đưa tài liệu để chỉnh lý, việc chỉnh lý tài liệu để tồn đọng từ năm sang năm khác, tài liệu ình trạng bó gói khó khăn cho việc tra tìm bảo quản 2.Đề xuất số giải pháp Trước hết công tác văn thư công ty cần thiết ban hành văn quy định cụ thể cho công tác văn thư Công tác văn thư công ty cần có thêm người công việc giải kịp thời, mục đích để nâng cao hiệu công việc tầm quan trọng công tác văn thư quan Cần rà soát kĩ văn bản, thể loại văn trước soạn thảo ban Nguyễn Thị Quỳnh Trâm 52 Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hành Cần có quy định để tạo thống soạn thảo văn đơn vị Về sử dụng dấu: yếu tố thể thức đảm bảo tính pháp lý văn bản, phải sử dụng cách thẩm quyền, không cho cán bộ, nhân viên không liên quan tiếp cận dấu - Giải pháp khâu lập hồ sơ Trước hết phải đưa công tác lập hồ sơ vào hoạt động văn thư văn phòng Cần có loại hồ sơ: hồ sơ công việc, hồ sơ hành, loại hồ sơ quan trọng hoạt động quan Cần vận dụng đặc trưng: vấn đề thời gian, tác giả quan giao dịch, đề phân định hồ sơ, văn phải xếp theo thời gian, khai thác sử dụng lập thông tin lại phải tìm văn thời gian, văn bị thất lạc Dựa vào yếu tố văn cần phân loại rõ ràng để thuận tiện cho việc tra tìm - Giải pháp công tác lưu trữ: Cũng giống lập hồ sơ Công tác lưu trữ văn phòng công ty cần thực công việc cách khoa học Cần vận dụng phương án phân loại tài liệu, thời gian-cơ cấu tổ chức, thời gian mặt hoạt động Khi tiến hành phân loại tài liệu cần sử dụng bốn đặc trưng đê phân loại tài liệu Nguyễn Thị Quỳnh Trâm 53 Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Nhận xét đánh giá chung Trải qua hai tháng thực tập phòng Tổ chức-Hành công ty, em trực tiếp làm việc, khảo sát hoạt động công ty với quan tâm giúp đỡ nhiệt tình nhân viên công ty Qua em nhận thức đầy đủ tầm quan công việc Đồng thời em hiểu biết rộng công tác văn phòng công ty, tiếp thu kinh nghiệm cần phải có người làm công tác văn phòng để phục vụ cho tương lai sau có phương pháp làm việc tốt hiệu Trong thời gian thực tập công ty sở khảo sát công tác Văn thư Lưu trữ em nhận thấy công tác Văn thư lưu trữ công ty thực nghiêm túc theo quy đình Nhà nước có tinh thần trách nhiệm tâm huyết công việc nên khối lượng công việc nhiều hoàn thành công việc.Bên cạnh ,còn hạn chế như: - Cơ sở vật chất trang thiết bị văn phòng thiếu thốn, máy tính phận Văn thư Lưu trữ cũ hỏng - Diện tích phòng làm việc chật hẹp - Cán Văn thư Lưu trữ phải kiêm nhiệm nhiều việc đôi lúc công viêc chồng chất, không giải kịp - Cán Văn thư Lưu trữ chưa có nghiệp vụ chuyên sâu thao tác sử dụng công nghệ thông tin nhiều hạn chế - Công tác Lưu trữ gặp nhiều khó khăn , nhiều giá để hố sơ, không đảm bảo it nên nhiều hồ sơ để đất Chưa có trang thiết bị bảo quản nên nhiều hồ sơ bị rách nát - Việc xác định giá trị tài liệu chưa ý quan trọng,chưa có hội đồng xác định giá trị tài liệu Đề xuất, đánh giá 2.1 Về phía công ty Để góp phần nâng cao công tác Văn thư Lưu trữ công ty khắc Nguyễn Thị Quỳnh Trâm 54 Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phục hạn chế thân có đề xuất ý kiến sau: • Trước hết cần đảm bảo sỏ vật chất tối ưu cho công tác Văn thư Lưu trữ cụ thể là: thay máy tính cho cán Văn thư Lưu trữ, trang bị thêm thiết bị khác để bảo quản tài liệu, mua thêm giá đựng tài liệu • Riêng phận Văn thư cần bổ sung thêm loại sổ khác tránh chồng chéo tổng hợp mà cần tách riêng để tiện quản lý theo dõi • Bố trí trang thiết bị khoa học thuận tiện cho công việc • Cử cán học lớp bồi dưỡng ngắn hạnvà dài hạn để nâng cao trình độ chuyên môn • Ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào công tác Văn thư Lưu trữ soạn thảo văn nhanh chóng,chính xác thuận tiện • Cán Văn thư Lưu trữ phải kiêm nhiều việc phận lại có 01 cán Vì vậy, cần bồ trí thêm phận thêm 01 cán để công việc giải nhanh chóng 2.2 Về phía nhà trưòng Cần trang bị đầy đủ trang thiết bị để sinh viên thực tâp trường trước tiếp xúc với thực tế Cần tăng số tiết học môn sử dụng thiết bị văn phòng để học sinh không bỡ ngỡ tiếp xúc với trang thiết bị đại Đợt thực tập giúp em nhiều việc bổ sung kiến thức thiếu hụt em rút nhiều kinh nghiệm, đồng thời xây dựng cho phong cách làm việc khoa học, đáp ứng yêu cầu xã hội mục tiêu đào tạo Nhà trường cán Quản trị văn phòng Bên cạnh hội để em làm quen với môi trường làm việc “Môi trường làm việc nơi công sở” trình thực tập củng cố cho em lòng tin yêu nghề nghiệp chọn, từ có ý thức phấn đấu vươn lên nghề nghiệp Được thực tế sở lấy lý thuyết làm hành trang Công ty Nguyễn Thị Quỳnh Trâm 55 Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin, dù nhận giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình người phụ trách cán chuyên môn quan em tránh khỏi sai sót Bản cáo thực tập tốt nghiệp Em mong nhận đóng góp ý kiến đóng góp ý kiến, nhận xét, bảo Nhà trường, Khoa Quản trị Văn phòng, thầy, cô để báo cáo em hoàn thiện Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cán nhân viên Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin giúp đỡ, hướng dẫn em suốt trình thực tập công ty Em xin cảm ơn Ban giám hiệu Nhà trường, thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng tạo điều kiện, hướng dẫn em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp hoàn chỉnh Báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Uông Bí, ngày 03 tháng 09 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Quỳnh Trâm Nguyễn Thị Quỳnh Trâm 56 Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục số 01: Sơ đồ hóa cấu tổ chức máy Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinaconmin Hội đồng Quản trị Ban kiểm soát Giám đốc điều hành Phó Giám đốc kĩ thuật Phó Giám đốc kinh tế Phòng TC -HC Phòng Kĩ thuật Phân xưởng A1 Phòng Kế hoạch Phân xưởng A2 Nguyễn Thị Quỳnh Trâm Phòng Kế toán Phân xưởng A3 57 Phòng Bảo vệ Phân xưởng A4 Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 02: Sơ đồ hóa cấu tổ chức phòng Tổ chức – Hành Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin Trưởng phòng Phó phòng Phó phòng Nhân viên tổng hợp Văn thư Nguyễn Thị Quỳnh Trâm Y tế 58 Lái xe Tạp vụ Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 03: Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác tuần Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí – Vinacomin Phòng Tổ chức – Hành Yêu cầu Các phòng, đơn vị tự lập chương trình công tác Chuyển Tổng hợp ý kiến Chuyển Dự thảo chương trình công tác Hoàn chỉnh dự thảo Duyệt Giám đốc công ty Trả lại Làm thủ tục ban hành Nguyễn Thị Quỳnh Trâm 59 Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 04: Sơ đồ hóa tổ chức quản lý giải văn công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin Văn phòng Lãnh đạo công ty Văn thư Đơn vị, cá nhân nhận VB Kiểm tra thể thức, tính pháp lý Trình, kí Kí ban hành Hoàn tất thủ tục pháp lí Đăng kí Chuyển giao Tiếp nhận, giải văn Sắp xếp bảo quản lưu trữ Nguyễn Thị Quỳnh Trâm 60 Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 05: Sơ đồ hóa tổ chức quản lý giải văn đến công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin Ngoài quan Lãnh đạo công ty Văn thư Văn phòng Đơn vị nhận văn Tiếp nhận, kiểm tra văn Văn đến Phân loại bóc bì đóng dấu Đăng kí văn Trình chuyển giao văn đến Xử lí Đích danh Xem xét, cho ý kiến giải Xem xét cho ý kiến giải Nhận văn bản, ý kiến xử lý Vào sổ theo dõi Chuyển VB Nguyễn Thị Quỳnh Trâm 61 Tiếp nhận, giải VB Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 06: Sơ đồ hóa lập hồ sơ hành Công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin Cá nhân đơn vị Văn thư Lưu trữ quan Nộp văn tài liệu có giá trị lưu trữ Thu thập tài liệu Sắp xếp Đánh số trang Biên mục Sao thành Nộp hồ sơ Tiếp nhận, làm thủ tục giao nộp hồ sơ Nguyễn Thị Quỳnh Trâm 62 Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 07: Sơ đồ hóa cách bố thiết bị phòng văn phòng công ty cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin Cửa sổ Cửa sổ 6 7 0 12 1.Máy 12 11 10 10 13 Lối vào Lối vào Ghi chú: 0.Bàn 1.Máy tính 2.ghế 3.máy in 4.máy fax 5.tủ nhân viên 6.điều hòa Nguyễn Thị Quỳnh Trâm 7.tủ đựng tài liệu 8.máy photo mini 9.máy photo 10.bàn tiếp khách 11.kính vách ngăn bàn văn thư 12.Giá đỡ tài liệu 13.Bình uống nước 63 Lớp: ĐHLT QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 08: Sơ đồ đề xuất phương án trang thiết bị văn phòng công ty Cổ phần Cơ điện Uông Bí-Vinacomin Cửa sổ 7 12 2 1.Máy 122 11 10 10 2 Lối vào Lối vào 13 Ghi chú: 0.Bàn 1.Máy tính 2.ghế 3.máy in 4.máy fax 5.tủ nhân viên 6.điều hòa Nguyễn Thị Quỳnh Trâm 7.tủ đựng tài liệu 8.máy photo mini 9.máy photo 10.bàn tiếp khách 11.Kính vách ngăn bàn văn thư 12.Giá đỡ tài liệu 13.Bình uống nước 64 Lớp: ĐHLT QTVP K14B