Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện đa khoa Hà Đông, Hà Nội

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài 2 3. Mục đích nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Cấu trúc của đề tài 2 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG 3 I. Lý luận về công tác văn thưlưu trữ 3 1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thư 3 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 3 1.1.2. Vị trí của công tác văn thư 3 1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư 3 1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư 4 1.1.5. Nội dung của công tác văn thư 5 1.1.5.1. Xây dựng và ban hành văn bản 6 1.1.5.2. Quản lý văn bản đến 8 1.1.5.3. Việc giải quyết văn bản đi 11 1.2. Công tác lưu trữ 13 1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ 13 1.2.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ 13 1.2.3. Chức năng của công tác lưu trữ 14 1.2.4. Tính chất của công tác lưu trữ 15 1.2.5. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm: 15 1.3. Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thưlưu trữ 15 1.3.1. Mối quan hệ của công tác văn thư – lưu trữ 15 1.3.2. Tầm quan trọng của công tác lưu trữ 16 II. KHÁI QUÁT VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG 17 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Bệnh viện 17 1.2. Khái quát về Bệnh viện đa khoa Hà Đông 18 1.2.1.Cơ cấu tổ chức 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG 22 1.1. Chức năng 22 1.2. Nhiệm vụ 23 1.3. Sơ đồ Phòng Kế hoạch tổng hợp 23 1.4.Công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hà Đông 24 1.4.1. Xây dựng và ban hành văn bản 24 1.4.2. Việc quản lý văn bản đến 24 1.4.3. Giải quyết văn bản đi 25 1.5.Công tác lưu trữ tại Bệnh viện đa khoa Hà Đông 25 1.5.1. Phân loại tài liệu lưu trữ 25 1.5.2. Xác định giá trị tài liệu 25 1.5.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ 25 1.5.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 26 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ–LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG 27 3.1. Giải pháp về nhân sự 27 3.2. Nâng cao trình độ đối với nhân viên văn thưlưu trữ 27 3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiên công trình nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “ Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện đa khoa Hà Đông, Hà Nội”.

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.

Hà Nội, ngày 03 tháng 6 năm 2015

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ các Cán bộ của Bệnh viện đa khoa Hà Đông.

Nhân đây, cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành đối với giảng TS.Bùi Thị Ánh Vân bởi cô đã hướng dẫn, giúp đỡ tận tình để tôi có thể hoàn thành tốt đề tài này.

viên-Trong quá trình làm đề tài tiểu luận tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác

do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài của chúng tôi không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Vì thế, tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong trường cũng như các bạn đọc.

Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra hạn chế và qua tôi có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài 2

3 Mục đích nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Cấu trúc của đề tài 2

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG 3

I Lý luận về công tác văn thư-lưu trữ 3

1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thư 3

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 3

1.1.2 Vị trí của công tác văn thư 3

1.1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư 3

1.1.4 Yêu cầu của công tác văn thư 4

1.1.5 Nội dung của công tác văn thư 5

1.1.5.1 Xây dựng và ban hành văn bản 6

1.1.5.2 Quản lý văn bản đến 8

1.1.5.3 Việc giải quyết văn bản đi 11

1.2 Công tác lưu trữ 13

1.2.1 Khái niệm về công tác lưu trữ 13

1.2.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ 13

1.2.3 Chức năng của công tác lưu trữ 14

1.2.4 Tính chất của công tác lưu trữ 15

1.2.5 Nội dung công tác lưu trữ bao gồm: 15

1.3 Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ 15

1.3.1 Mối quan hệ của công tác văn thư – lưu trữ 15

1.3.2 Tầm quan trọng của công tác lưu trữ 16

II KHÁI QUÁT VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG 17

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Bệnh viện 17

1.2 Khái quát về Bệnh viện đa khoa Hà Đông 18

1.2.1.Cơ cấu tổ chức 18

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG 22

1.1 Chức năng 22

1.2 Nhiệm vụ 23

1.3 Sơ đồ Phòng Kế hoạch tổng hợp 23

1.4.Công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hà Đông 24

1.4.1 Xây dựng và ban hành văn bản 24

1.4.2 Việc quản lý văn bản đến 24

1.4.3 Giải quyết văn bản đi 25

1.5.Công tác lưu trữ tại Bệnh viện đa khoa Hà Đông 25

1.5.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 25

1.5.2 Xác định giá trị tài liệu 25

1.5.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ 25

1.5.4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 26

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ–LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG 27

3.1 Giải pháp về nhân sự 27

3.2 Nâng cao trình độ đối với nhân viên văn thư-lưu trữ 27

3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ 28

KẾT LUẬN 29

TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh mạnh củanền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy môlớn nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú Mỗi cơ quan, doanhnghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợpvới tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức

Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quantrọng giữa các doanh nghiệp, các cơ quan tổ chức, giữa nhà nước với nhân dân,giữa doanh nghiệp với khách hàng Vì vậy, công tác văn thư có vai trò rất lớnkhông thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các đơn vị sản xuất kinhdoanh Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận vănthư lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả Có thể nói công tác văn thư lưutrữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạtđộng của cơ quan Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chínhxác, kịp thời những quyết định quản lý Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ đưa rađược những quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt độngcủa mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một

cá nhân nào Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiếndài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạocác cơ quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt

về chuyên môn, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhànước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành Là những sinh viên chuyênngành quản trị văn phòng, tôi có nhiều điều kiện để nghiên cứu và học tập, tạođiều kiện cho bản thân hiểu biết sâu hơn về chuyên ngành Đồng thời, xuất phát

từ thực tế, việc phát triển công tác văn thư lưu trữ là một trong các nhiệm vụquan trọng trong quá trình hội nhập hiện nay, góp phần quản lý văn bản mộtcách khoa học, chính xác, nhanh chóng, đảm bảo, bảo vệ những thông tin có liênquan đến cơ quan, tổ chức Chính vì các lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài “

Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa HàĐông, Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu khoa học.

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài

- Tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ tại Bệnh viện đa khoa Hà Đông,

Hà Nội

- Phạm vi nghiên cứu: tại Bệnh viện đa khoa Hà Đông, Hà Nội từ năm2011-2013

3 Mục đích nghiên cứu

Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:

- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ

- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư lưu trữ tại Bệnhviện đa khoa Hà Đông, Hà Nội qua đó thấy rõ được những ưu điểm và hạn chếnhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết đối với Bệnh viện

4 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp như:

-Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đã có.-Phương pháp phân tích và tổng hợp: là phương pháp được tôi sử dụngtrong suốt quá trình làm đề tài

- Phương pháp điều tra, khảo sát

- Phương pháp thống kê

5 Cấu trúc của đề tài

Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung bài khóa luận của tôi bao gồm 3chương:

Chương 1: Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ.

Chương 2: Thực trạng công tác các hoạt động văn thư lưu trữ tại Bệnh

viện đa khoa Hà Đông, Hà Nội

Chương 3: Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư

tại Bệnh viện đa khoa Hà Đông, Hà Nội

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ

BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG

I Lý luận về công tác văn thư-lưu trữ

1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quanđến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơhiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơquan, tổ chức

Nguồn: [ 1; Lý luận và phương pháp công tác văn thư_Vương Đình Quyền]

1.1.2 Vị trí của công tác văn thư

Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến vănbản giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyếtvăn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động củacác cơ quan, tổ chức Nếu thiếu một trong các nội dung trên thì công tác văn thưlưu trữ chưa thể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnhvực hoạt động khác của cơ quan

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản

lý nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng Trong văn phòng côngtác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của vănphòng và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị Như vậy,công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như là một bộphận của quản lý Nhà nước

1.1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt đông lãnh đạo và quản lýNhà nước, là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị được hiệuquả Hiểu đúng về công tác văn thư sẽ giúp văn thư hoạt động có hiệu quả, nếuhiểu không đúng sẽ kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến

năng suất lao động quản lý trong cơ quan Nhà nước

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác nhữngthông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nóichung Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhaunhưng nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quanđược nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúngchế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêugiấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước đểlàm trái pháp luật

Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơquan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nộidung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiếtcác văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan làsát thực và hiệu quả

Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiệnlàm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưutrữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan đượcnộp vào lưu trữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cầnphải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ được lập cànghoàn chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữcàng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợihơn để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình

1.1.4 Yêu cầu của công tác văn thư

Công tác văn thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ Do đótrong quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:

phần vào việc giải quyết nhanh công việc của Bệnh viện.

+ Chính xác:

Chính xác về mặt nội dung: nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối vềmặt pháp lý, không được trái với các văn bản Nhà nước cấp trên Dẫn chứnghoặc trích dẫn ở văn bản phải chính xác, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng

Chính xác về mặt thể thức: văn bản ban hành phải đầy đủ các yếu tố thểthức do Nhà nước quy định, chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của vănthư Yêu cầu chính xác phải được quán triệt đầy đủ trong các khâu đánh máy,đăng ký văn bản vào, văn bản ra trong quá trình chuyển giao văn bản

+ Bí mật:

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của Bệnh viện có nhiều vấn đềthuộc phạm vi bí mật của Bệnh viện, của Nhà nước Vì vậy, trong quá trình tiếpnhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải đảm bảo bí mật Tức làchỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản Những vănbản đã có dấu mật thì phải chuyển đúng đối tượng, không được để lọt vào tayngười không có trách nhiệm

+ Hiện đại:

Tính hiện đại trong công tác văn thư đó chính là việc ứng dụng côngnghệ thông tin vào công tác này Như vây, nhân viên văn thư có thể soạn thảotrên máy vi tính bằng các phần mềm có sẵn vừa đảm bảo chính xác về hình thức

và công việc soạn thảo cũng được tiến hành nhanh hơn so với phương pháp soạnthảo thủ công

1.1.5 Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư gồm 3 nội dung sau:

- Xây dựng và banh hành văn bản như: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản,đánh máy văn bản, ký và ban hành văn bản

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản bao gồm: quản lý, tổ chức giảiquyết văn bản đến và quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản mật, vănbản nội bộ, quản lý hồ sơ

- Quản lý và sử dụng con dấu

Trong các cơ quan, tổ chức Nhà nước, văn bản sử dụng như một phươngtiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết hìnhthành trong cơ quan, tổ chức, đảm bảo sự điều hành, nó phản ánh đầy đủ tìnhhình, kết quả hoạt động, quản lý của cơ quan, tổ chức đó

Để đảm bảo công tác văn thư đem lại hiệu quả cao, nhân viên văn thưphải thực hiện những nhiệm vụ sau:

+ Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ công văn đi, đến

+ Sơ bộ phân loại văn bản, trình giám đốc phê duyệt, chuyển giao theodõi việc giải quyết văn bản đến

+ Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu

+ Đánh máy, rà soát văn bản, in sao tài liệu

+ Quản lý giấy mời họp, giấy giới thiệu

+ Sử dụng và quản lý con dấu

1.1.5.1 Xây dựng và ban hành văn bản

Văn bản nói chung là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng mộtngôn ngữ hay kí hiệu nhất định

Để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản nhân viênvăn thư đã đảm bảo thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định, sửdụng đúng ngôn ngữ, câu từ của văn bản, nắm vững chức năng nhiệm vụ vàquyền hạn của cơ quan ban hành văn bản

Trong các cơ quan thường ngày tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều vănbản, để việc quản lý văn bản trong cơ quan được thống nhất, tuân theo một quytrình chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hànhbảo đảm yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn Các cơ quan, doanhnghiệp xây dựng quy chế quản lý văn bản căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn đã thực hiện và điều kiện thực tế về cơ cấu tổ chức của cơ quan Quychế đó đã được phổ biến rộng rãi tới từng bộ phận, đơn vị, nhân viên trong cơquan có liên quan đến công văn giấy tờ biết để thực hiện

Quy trình soạn thảo văn bản:

Bước 1: Xác định mục đích, yêu cầu, đối tượng và hình thức văn bản.

-Mục đích: đưa ra một quyết định, chủ trương biện pháp cần thiết đểhướng dẫn, giải thích văn bản cấp trên hay giải quyết vấn đề bức xúc trong xãhội.

+Thông tin cho đối tượng quản lý về tình hình và vấn đề nào đó

+Báo cáo kết quả hoạt động của cơ quan, ngành, tổ chức trong đề xuấtvấn đề mới, xin ý kiến chỉ đạo đôn đốc, kiểm tra

-Yêu cầu văn bản đẩm bảo vấn đề nhân lực, tài lực, vật lực để văn bảnđảm bảo hiệu quả cao nhất

-Văn bản được ban hành phải được xác định rõ yêu cầu của văn bản, đốitượng của văn bản, tên văn bản và những thể thức cần thiết theo đúng quy địnhcủa pháp luật hiện hành

Bước 2: Thu thập thông tin và xử lý thông tin.

-Thông tin là những căn cứ chủ yếu nhất để các nhà quản lý đưa ra cácchính sách, quyết định quản lý chính xác

-Thông tin được thu thập phải kiểm tra đảm bảo tính khách quan, chínhxác, tránh hiện tượng chủ quan định kiến sẵn Nguồn thông tin cần có sự hệthống hóa và chỉnh lý thông tin theo yêu cầu của vấn đề đặt ra cần giải quyết

Bước 3: Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết, viết bản thảo.

-Xây dựng dàn bài: sắp xếp văn bản theo từng phần, từng chương mụccho khoa học, hợp lý, đảm bảo tính logic, có trọng tâm, trọng điểm

-Lập đề cương chi tiết: nhằm tiết kiệm thời gian, công sức, giữ được ýkiến chủ động Soạn đề cương xong nên tranh thủ ý kiến tham gia góp ý củanhững người có trách nhiệm để có sự bổ sung, điều chỉnh cần thiết

-Viết bản thảo: là làm cho ý chính trong đề cương được thực hiện thànhcâu văn, đoạn văn có tính liên kết chặt chẽ với nhau

Bước 4: Duyệt và kí văn bản.

-Văn bản phải được xem xét, duyệt và ký theo thầm quyền được giao cả

về nội dung lẫn hình thức

Bước 5: Ban hành triển khai văn bản

Văn thư của cơ quan đảm bảo phát hành văn abnr kịp thời đúng nhiệm vụ,

ghi số văn bản, ngày tháng vào sổ, công văn đi kịp thời chính xác, và giúp thủtrưởng triển khai văn bản, theo dõi thực hiện văn bản và sơ kết, tổng kết báo cáocho thủ trưởng.

1.1.5.2 Quản lý văn bản đến

Văn bản đến là văn bản tài liệu, thư từ do tổ chức tiếp nhận từ các nơikhác đến bao gồm văn bản pháp quy, công văn thư mới, báo cáo, hồ sơ, đề án,đơn hàng…

* Thủ tục tiếp nhận:

Bước 1: Kiểm tra và phân loại văn bản

Nhân viên văn thư khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra sơ bộ về sốlượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong nếu có

Đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu nơi gửi trước khi ký nhận Nếu phát hiện tình trạng mất, hỏng bì hoặc thời gian nhận chậm hơn sovới thời gian ghi trên bì đối với văn bản hỏa tốc hẹn giờ thì phải báo cáo chongười phụ trách và lập biên bản với người đưa văn thư nếu cần thiết

Văn bản fax chuyển đến thì nhân viên văn thư kiểm tra về số lượng vănbản, số trang của văn bản để phát hiện kịp thời những thiếu sót để thông báo chonơi gửi

Bước 2: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản

Sau khi tiếp nhận văn thư, phải phân văn bản thành 2 nhóm:

- Loại không bóc bì gồm:

+ Gửi cho hội đồng quản trị, ban giám đốc, trưởng bộ phận và nhữngvăn bản có ghi đích danh người nhận

+ Văn bản mật

+ Văn bản gửi cấp ủy, đoàn thể trong cơ quan

- Loại do nhân viên văn thư bóc phong bì gồm các văn bản:

+ Đề tên cơ quan hoặc gửi thủ trưởng nhưng không phải thư riêng

+ Không đóng dấu mật, không ghi rõ họ tên

+ Gửi các đơn vị chức năng trong cơ quan

- Đối với các loại phong bì, nhân viên văn thư phải bóc những bì có đóng

dấu khẩn trước, không làm hỏng văn bản trong bì ( rách, mất số, ký hiệu vănbản, địa chỉ cơ quan gửi…) và dấu bưu điện Phải soát lại phong bì tránh bỏ sótvăn bản, đối chiếu số ký hiệu ghi ngoài bìa với số ký hiệu văn bản ghi trong bì,nếu có sai sót phải báo cho nơi gửi để giải quyết.

- Nếu văn bản đến có kèm thoe phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong

bì với phiếu, khi nhận xong văn bản thì phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếugửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản

- Văn bản là đơn thư khiếu nại hoặc đến quá chậm so với ngày tháng củavăn bản thì phải đính kèm văn bản với bì để làm bằng chứng

Bước 3: Đóng dấu đến và ghi sổ vào ngày đến

- Tất cả các văn bản đến phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừnhững văn bản được đăng ký riêng theo quy định của cơ quna như: hóa đơn,chứng từ kế toán…

- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấuđến ghi sổ vào ngày đến

- Đối với văn bản fax phải chụp lại trước khi đóng dấu

- Văn bản được chuyển qua mạng có thể in ra và đóng dấu nếu cần

- Các văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóngdấu mà được chuyển thẳng cho cá nhân hay bộ phận

- Dấu đến phải được đóng rõ ràng ngay ngắn vào khoảng trống dưới số kýhiệu văn bản, hoặc dưới trích yếu nội dung hay dưới ngà, tháng năm ban hànhvăn bản

Bước 4: Vào sổ đăng ký văn bản đến

- Tất cả văn bản sau khi đóng dấu phải được vào sổ đăng ký văn bản đếnhoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính

- Bộ phận văn thư phải nhất thiết sử dụng sổ theo dõi văn bản dù đã nhập

dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính

- Khi vào sổ đăng ký phải ghi rõ ràng, chính xác, không dùng bút chì, bút

đỏ, không viết tắt, không viết từ hoặc cụm từ không thông dụng

- Văn bản đến ngày nào thì vào sổ chuyển giao ngay ngày đó, tùy theo

văn bản cụ thể có thể dùng nhiều hay một sổ đăng ký.

Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt

- Sau khi đăng ký văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có thẩmquyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

- Ý kiến phản hồi văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “đến”, ýkiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) được ghi vàophần riêng

- Sau đó văn bản được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổđăng ký văn bản đến Sổ đăng ký đơn thư (trong trường hợ đơn thư được vào sổđăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến

Bước 6: Phân chuyển văn bản đến

- Văn bản được chuyển giao cho người có trách nhiệm giải quyết theonguyên tắc nhanh, đúng và chặt chẽ

- Không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận thay

- Khi phân chuyển phải đăng ký vào sổ giao nhận, nếu là văn bản khẩnhoặc hỏa tốc phải ghi rõ thời gian nhận

Bước 7: Giải quyết, theo dõi giải quyết văn bản đến

- Sau khi văn bản được ban lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo giải quyết vănbản được chuyển giao lại cho văn thư hoặc thư ký ghi vào sổ theo dõi giải quyếtvăn bản đến và nhanh chóng chuyển văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân đượcphân công xử lý văn bản

- Các văn bản khẩn phải được ưu tiên giải quyết

- Những công việc quan trọng, phức tạp sau khi đề xuất ý kiến giải quyếtphải được lãnh đạo cấp cao thông qua

- Các nhân viên thụ lý phải lập “hồ sơ công việc” bao gồm hồ sơ, các vănabnr được hệ thống theo thứ tự thời gian và mối liên hệ giữa các văn bản, tờ kếtthúc hồ sơ

* Theo dõi đôn đốc việc thực hiện

- Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định củapháp luật hoặc quy định của cơ quan tổ chức đều phải được theo dõi đôn đốc vềthời hạn

- Trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

+ Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi đôn đốc các đơn vị,

cá nhân giải quyết các văn bản đến thời hạn đã được quy định

+ Căn cứ quyết định cụ thể của cơ quan, tổ chức cán bộ văn thư có nhiệm

vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến bao gồm: tổng số văn bản đến, văn bản đến

đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được gải quyết…để báocáo cho người được giao trách nhiệm Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứngdụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư phảilập hồ sơ để theo dõi giải quyết

1.1.5.3 Việc giải quyết văn bản đi

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu

Bước 2: Nghiên cứu và soạn thảo văn bản

Bước 3: Duyệt văn bản

Bước 4: Kiểm tra hồ sơ

Bước 5: Kiểm tra thể thức văn bản

Bước 6: Vào sổ đăng ký văn bản đi

Bước 7: Ban hành văn bản

Bước 8: Sắp xếp, lưu văn thư

Tất cả văn bản đi đều phải được giữ ở bộ phận lưu 2 bản, một bản sẽ đểlưu ở hồ sơ theo dõi công việc của đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư

+Bìa số

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN

Tên cơ quan (đơn vị)Năm:…

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Từ số:………Đến số:………

Từ ngày:……….Đến ngày:………

Quyển số:………

Số và

ký hiệucôngvăn

Ngàythángcôngvăn

Nơingườinhận

Tên loại

và tríchyếu nộidung côngvăn

Kýnhận

Ghichú

Số và kýhiệu vănbản

Ngườinhận

Tênloại vàtríchyếu vănbản

Ngườiký

Ngườinhậnhoặcđơn vịnhận

Đơn vịlưu vănbản vàvăn thư

Sốlượngvănbản đi

Ghichú

1.2 Công tác lưu trữ

1.2.1 Khái niệm về công tác lưu trữ

- Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin Tất cảnhững văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu

liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.[2;3]

- Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồmtất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụcông tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân

- Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội Vì thế công tác lưu trữ là mộtmắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước

Ở nước ta, công tác lưu trữ thực hiện 2 nhiệm vụ sau:

+ Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ

+ Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưutrữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những vănbản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chínhtrị, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội

Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nướcbao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổchức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữphục vụ công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của nhân dân

1.2.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thôngtin, là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng Công tác này có ảnhhưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhànước, quản lý xã hội, quản lý sản xuất kinh doanh, công tác luu trữ có vai tròđặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trongtài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, dođặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy