Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện đa khoa Hà Đông, Hà Nội

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài 2 3. Mục đích nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Cấu trúc của đề tài 2 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG 3 I. Lý luận về công tác văn thưlưu trữ 3 1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thư 3 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 3 1.1.2. Vị trí của công tác văn thư 3 1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư 3 1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư 4 1.1.5. Nội dung của công tác văn thư 5 1.1.5.1. Xây dựng và ban hành văn bản 6 1.1.5.2. Quản lý văn bản đến 8 1.1.5.3. Việc giải quyết văn bản đi 11 1.2. Công tác lưu trữ 13 1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ 13 1.2.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ 13 1.2.3. Chức năng của công tác lưu trữ 14 1.2.4. Tính chất của công tác lưu trữ 15 1.2.5. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm: 15 1.3. Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thưlưu trữ 15 1.3.1. Mối quan hệ của công tác văn thư – lưu trữ 15 1.3.2. Tầm quan trọng của công tác lưu trữ 16 II. KHÁI QUÁT VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG 17 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Bệnh viện 17 1.2. Khái quát về Bệnh viện đa khoa Hà Đông 18 1.2.1.Cơ cấu tổ chức 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG 22 1.1. Chức năng 22 1.2. Nhiệm vụ 23 1.3. Sơ đồ Phòng Kế hoạch tổng hợp 23 1.4.Công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hà Đông 24 1.4.1. Xây dựng và ban hành văn bản 24 1.4.2. Việc quản lý văn bản đến 24 1.4.3. Giải quyết văn bản đi 25 1.5.Công tác lưu trữ tại Bệnh viện đa khoa Hà Đông 25 1.5.1. Phân loại tài liệu lưu trữ 25 1.5.2. Xác định giá trị tài liệu 25 1.5.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ 25 1.5.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 26 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ–LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG 27 3.1. Giải pháp về nhân sự 27 3.2. Nâng cao trình độ đối với nhân viên văn thưlưu trữ 27 3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

LỜI CAM ĐOAN Tôi thực hiên công trình nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “ Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ Bệnh viện đa khoa Hà Đông, Hà Nội” Tôi xin cam đoan là công trình nghiên cứu của thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng công trình nghiên cứu này Hà Nội, ngày 03 tháng năm 2015 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp thông tin đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ các Cán bộ của Bệnh viện đa khoa Hà Đông Nhân đây, cho phép bày tỏ lòng biết ơn chân thành đối với giảng viênTS.Bùi Thị Ánh Vân cô đã hướng dẫn, giúp đỡ tận tình để có thể hoàn thành tốt đề tài này Trong quá trình làm đề tài tiểu luận gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài của chúng không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Vì thế, rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trường cũng các bạn đọc Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp nhận hạn chế và qua có thêm những nguồn tư liệu mới đường học tập cũng nghiên cứu sau này Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài .2 Mục đích nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu .2 Cấu trúc đề tài CHƯƠNG LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG .3 I Lý luận công tác văn thư-lưu trữ .3 1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Vị trí cơng tác văn thư 1.1.3 Ý nghĩa công tác văn thư 1.1.4 Yêu cầu công tác văn thư 1.1.5 Nội dung công tác văn thư 1.1.5.1 Xây dựng ban hành văn 1.1.5.2 Quản lý văn đến .8 1.1.5.3 Việc giải văn 11 1.2 Công tác lưu trữ .12 1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ .12 1.2.2 Vị trí, ý nghĩa công tác lưu trữ .13 1.2.3 Chức công tác lưu trữ 14 1.2.4 Tính chất cơng tác lưu trữ .15 1.2.5 Nội dung công tác lưu trữ bao gồm: .15 1.3 Mối quan hệ tầm quan trọng công tác văn thư-lưu trữ 15 1.3.1 Mối quan hệ công tác văn thư – lưu trữ 15 1.3.2 Tầm quan trọng công tác lưu trữ 16 II KHÁI QUÁT VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG 16 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Bệnh viện .17 1.2 Khái quát Bệnh viện đa khoa Hà Đông .18 1.2.1.Cơ cấu tổ chức 18 CHƯƠNG 2: 22 THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG 22 1.1 Chức 22 1.2 Nhiệm vụ 23 1.3 Sơ đồ Phòng Kế hoạch tổng hợp 23 1.4.Công tác văn thư Bệnh viện đa khoa Hà Đông 24 1.4.1 Xây dựng ban hành văn .24 1.4.2 Việc quản lý văn đến 24 1.4.3 Giải văn 25 1.5.Công tác lưu trữ Bệnh viện đa khoa Hà Đông .25 1.5.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 25 1.5.2 Xác định giá trị tài liệu 25 1.5.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ 25 1.5.4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 26 CHƯƠNG 27 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ–LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG .27 3.1 Giải pháp nhân 27 3.2 Nâng cao trình độ nhân viên văn thư-lưu trữ .27 3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mô lớn nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan, doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp, tổ chức Trong doanh nghiệp nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng doanh nghiệp, quan tổ chức, nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng Vì vậy, cơng tác văn thư có vai trò lớn khơng thể thiếu đơn vị hành nghiệp, đơn vị sản xuất kinh doanh Bởi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư lưu trữ để quản lý sử dụng có hiệu Có thể nói cơng tác văn thư lưu trữ cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Trên sở đó, ban lãnh đạo đưa sách đắn đảm bảo có lợi cho quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức công việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành Là sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng, tơi có nhiều điều kiện để nghiên cứu học tập, tạo điều kiện cho thân hiểu biết sâu chuyên ngành Đồng thời, xuất phát từ thực tế, việc phát triển công tác văn thư lưu trữ nhiệm vụ quan trọng q trình hội nhập nay, góp phần quản lý văn cách khoa học, xác, nhanh chóng, đảm bảo, bảo vệ thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức Chính lý trên, định chọn đề tài “ Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác văn thư Bệnh viện đa khoa Hà Đông, Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu khoa học Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài - Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ Bệnh viện đa khoa Hà Đông, Hà Nội - Phạm vi nghiên cứu: Bệnh viện đa khoa Hà Đông, Hà Nội từ năm 2011-2013 Mục đích nghiên cứu Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt mục đích sau: - Tìm hiểu vấn đề cơng tác văn thư lưu trữ - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư lưu trữ Bệnh viện đa khoa Hà Đông, Hà Nội qua thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải Bệnh viện Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành đề tài tơi sử dụng số phương pháp như: -Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin, tài liệu có -Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp tơi sử dụng suốt q trình làm đề tài - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê Cấu trúc đề tài Ngoài lời mở đầu kết luận, nội dung khóa luận tơi bao gồm chương: Chương 1: Những vấn đề công tác văn thư lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác hoạt động văn thư lưu trữ Bệnh viện đa khoa Hà Đông, Hà Nội Chương 3: Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Bệnh viện đa khoa Hà Đông, Hà Nội CHƯƠNG LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG I Lý luận công tác văn thư-lưu trữ 1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung cơng tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Nguồn: [ 1; Lý luận và phương pháp công tác văn thư_Vương Đình Quyền] 1.1.2 Vị trí cơng tác văn thư Nói đến cơng tác văn thư nói đến cơng việc liên quan đến văn giấy tờ, có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quan, tổ chức Nếu thiếu nội dung cơng tác văn thư lưu trữ chưa thể nói hồn thiện điều làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác quan Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung hoạt động văn phòng Trong văn phòng cơng tác văn thư khơng thể thiếu được, chiếm phần lớn hoạt động văn phòng mắt xích hoạt động quản lý quan, đơn vị Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận quản lý Nhà nước 1.1.3 Ý nghĩa công tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt đông lãnh đạo quản lý Nhà nước, phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động đơn vị hiệu Hiểu công tác văn thư giúp văn thư hoạt động có hiệu quả, hiểu khơng kìm hãm phát triển nó, điều ảnh hưởng đến suất lao động quản lý quan Nhà nước Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thơng tin văn Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, có suất, chất lượng, sách, chế độ giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm trái pháp luật Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan sát thực hiệu Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động quan nộp vào lưu trữ quan Trong trình hoạt động mình, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh văn giữ lại đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu, đồng thời cơng tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ 1.1.4 u cầu cơng tác văn thư Công tác văn thư phận công tác cơng văn giấy tờ Do q trình thực cần đảm bảo yêu cầu sau đây: + Nhanh chóng: Thực tế cho thấy trình giải cơng việc Bệnh viện phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, việc tổ chức quản lý giải văn Do đó, xây dựng văn phải nhanh chóng, giải văn phải kịp thời góp phần vào việc giải nhanh cơng việc Bệnh viện + Chính xác: Chính xác mặt nội dung: nội dung văn phải xác tuyệt đối mặt pháp lý, khơng trái với văn Nhà nước cấp Dẫn chứng trích dẫn văn phải xác, số liệu đầy đủ, chứng rõ ràng Chính xác mặt thể thức: văn ban hành phải đầy đủ yếu tố thể thức Nhà nước quy định, xác khâu kỹ thuật nghiệp vụ văn thư Yêu cầu xác phải quán triệt đầy đủ khâu đánh máy, đăng ký văn vào, văn trình chuyển giao văn + Bí mật: Trong nội dung văn đến, văn Bệnh viện có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật Bệnh viện, Nhà nước Vì vậy, trình tiếp nhận, gửi, phát hành, bảo quản văn phải đảm bảo bí mật Tức người có liên quan biết nội dung văn Những văn có dấu mật phải chuyển đối tượng, không để lọt vào tay người khơng có trách nhiệm + Hiện đại: Tính đại cơng tác văn thư việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Như vây, nhân viên văn thư soạn thảo máy vi tính phần mềm có sẵn vừa đảm bảo xác hình thức cơng việc soạn thảo tiến hành nhanh so với phương pháp soạn thảo thủ công 1.1.5 Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư gồm nội dung sau: - Xây dựng banh hành văn như: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy văn bản, ký ban hành văn - Tổ chức quản lý giải văn bao gồm: quản lý, tổ chức giải văn đến quản lý, tổ chức giải văn đi, văn mật, văn nội bộ, quản lý hồ sơ - Quản lý sử dụng dấu Trong quan, tổ chức Nhà nước, văn sử dụng phương tiện để ghi lại truyền đạt định quản lý thông tin cần thiết hình thành quan, tổ chức, đảm bảo điều hành, phản ánh đầy đủ tình hình, kết hoạt động, quản lý quan, tổ chức Để đảm bảo cơng tác văn thư đem lại hiệu cao, nhân viên văn thư phải thực nhiệm vụ sau: + Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ cơng văn đi, đến + Sơ phân loại văn bản, trình giám đốc phê duyệt, chuyển giao theo dõi việc giải văn đến + Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao cơng văn, tài liệu + Đánh máy, rà sốt văn bản, in tài liệu + Quản lý giấy mời họp, giấy giới thiệu + Sử dụng quản lý dấu 1.1.5.1 Xây dựng ban hành văn Văn nói chung phương tiện ghi truyền đạt thơng tin ngơn ngữ hay kí hiệu định Để làm tốt công tác văn xây dựng soạn thảo văn nhân viên văn thư đảm bảo thực theo thể thức văn quy định, sử dụng ngôn ngữ, câu từ văn bản, nắm vững chức nhiệm vụ quyền hạn quan ban hành văn Trong quan thường ngày tiếp nhận, xử lý ban hành nhiều văn bản, để việc quản lý văn quan thống nhất, tuân theo quy trình chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành bảo đảm yêu cầu chung kịp thời, chuẩn xác an toàn Các quan, doanh nghiệp xây dựng quy chế quản lý văn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thực điều kiện thực tế cấu tổ chức quan Quy chế phổ biến rộng rãi tới phận, đơn vị, nhân viên quan có liên quan đến cơng văn giấy tờ biết để thực Quy trình soạn thảo văn bản: Bước 1: Xác định mục đích, yêu cầu, đối tượng hình thức văn Ngược lại thực tốt cơng tác văn thư góp phần thực tốt công tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt cơng tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 1.3.2 Tầm quan trọng cơng tác lưu trữ Vai trò cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước, quản lý sản xuất kinh doanh quan trọng, thể điểm sau: - Góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước, cải cách quản lý doanh nghiệp nước ta - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia Từ lý lẽ trên, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động nên hành nhà nước, quản lý sản xuất kinh doanh thông suốt Thiết nghĩ quan hành nhà nước, quan doanh nghiệp cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trò cơng tác văn thư lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần nâng cao tích cực hiệu quản lý quan, đơn vị II KHÁI QUÁT VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐƠNG 16 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Bệnh viện Có lịch sử hình thành phát triển gần 100 năm, nguyên sở điều trị tuyến cuối Hà Tây cũ thuộc Bệnh viện đa khoa tuyến thành phố Hà Nội, Bệnh viện Đa khoa Hà Đơng có quy mơ 500 giường kế hoạch, gồm 32 khoa, phòng Trong 17 khoa lâm sàng, khoa cận lâm sàng phòng chức theo cấu bệnh viện đa khoa hồn chỉnh Bệnh viện có 500 cán bộ, 118 bác sỹ (1 tiến sĩ, 18 thạc sĩ, bác sĩ chuyên khoa II, 34 bác sĩ chuyên khoa I), có dược sĩ đại học 247 điều dưỡng, nữ hộ sinh, kỹ thuật viên (19 cao đẳng đại học) Hiện nay, Bệnh viện đảm nhận khám chữa bệnh cho nhân dân khu vực phía Tây Nam Hà Nội - nơi có lưu lượng bệnh nhân đơng, thường xun tình trạng tải.[4] Tuy sở vật chất thiếu thốn, nguồn nhân lực hạn chế song y bác sỹ nơi xác định rõ nhiệm vụ trọng tâm khám chữa bệnh cho nhân dân, đặc biệt giải tốt khám chữa bệnh cho đối tượng sách, người nghèo trẻ em *Thông tin chung Bệnh viện: - Tên Bệnh viện: Bệnh viện đa khoa Hà Đông - Địa chỉ: Số phố Bế Văn Đàn – Phường Quang Trung – Quận Hà Đông - Năm thành lập: Năm 1910 - Tổng diện tích: 31.035 m² + Chiều dài: 197,60 m + Chiều rộng: 157 m 17 Từ năm 2003 đến nay, Bệnh viện chuyển sang thực nghị định 10 Nghị định 43 Chính Phủ Bệnh viện phải tự hoạch toán chi trả phần lương phụ cấp cán Bệnh viện xếp lại guồng máy khám chữa bệnh, đưa tin học vào quản lý bệnh viện Với nỗ lực không ngừng nhiều năm qua, Bệnh viện Bộ Y Tế chọn làm bệnh viện vệ tinh Bệnh viện Bạch Mai đueọc trao danh hiệu bệnh viện tiên tiến xuất sắc toàn diện Theo đánh giá Sở Y Tế Hà Nội Bệnh viện đa khoa Hà Đơng bệnh viện đa khoa hoàn chỉnh đứng tốp đầu Sở Y Tế Hà Nội, Sở định nâng cấp thành bệnh viện hạng I 1.2 Khái quát Bệnh viện đa khoa Hà Đông 1.2.1.Cơ cấu tổ chức - Ban giám đốc: + Giám đốc: 01 + Số lượng phó giám đốc: 02 - Số lượng khoa: 30 khoa 01 đơn nguyên - Số lượng phòng: 07 phòng 02 đơn nguyên - Bảng danh sách khoa phòng 18 STT Các phòng ban hội đồng Chi tiết - 01 Giám đốc; Ban giám đốc - 02 Phó giám đốc - Phòng Tổ chức cán bộ; - Phòng điều dưỡng - Phòng Hành quản trị; - Phòng Tài chính, kế tốn; Phòng chức - Phòng Kế hoạch, tổng hợp; - Phòng Chỉ đạo tuyến; - Phòng vật tư trang thiết bị y tế; - ĐN quản lý chất lượng; Khoa cận lâm sàng lâm sàng; phòng khám trực thuộc - ĐN CNTT - Khoa Sinh hóa; - Khoa Huyết học truyền máu - Khoa Vi sinh; - Khoa Giải phẫu bệnh; - Khoa Chẩn đốn hình ảnh; - Khoa Thăm dò chức năng; - Khoa Kiểm sốt nhiễm khuẩn - Khoa Dinh dưỡng - Khoa Dược - Khoa Ngoại tổng hợp - Khoa Chấn thương - Khoa Sản - Khoa Gây mê hồi sức - Khoa Khám bệnh - Khoa Cấp cứu - Khoa Hồi sức tích cực 19 - Khoa Nhi - Khoa Nội thận, tiết niệu - Khoa Nội tim mạch - Khoa Nội tổng hợp - Khoa Nội tiêu hóa - Khoa Y học cổ truyền - Khoa Các bệnh nhiệt đới - Khoa Hô hấp bệnh phổi - Khoa Răng hàm mặt - Khoa Tai mũi họng - Khoa Mắt - Khoa Phục hồi chức - ĐN Ung Bướu 20 -Số lượng cán nhân viên: 636 *) Sơ đồ cấu tổ chức của bệnh viện: SỞ Y TẾ HÀ NỘI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG ĐẢNG ỦY BAN GIẢM ĐỐC CƠNG ĐỒN CÁC HỘI ĐỒNG CÁC KHOA LÂM SÀNG CÁC KHOA CLS PHÒNG CHỨC NĂNG KHỐI NỘI KHỐI NGOẠI HHTM KHTH Khám bệnh Ngoại TH Sinh hóa TCCB Cấp cứu Chấn thương Vi sinh TCKT Nội tim mạch Phụ sản GPB HCQT Nội tổng hợp Hồi sức TC TDCN Điều dưỡng Nội tiêu hóa GMHS CĐHA Chỉ đạo tuyến Hô hấp bệnh phổi RHM KSNK Vật tư TTBYT Mắt Dược ĐN Quản lý CL Các bệnh nhiệt đới ĐN CNTT YHCT Nội thận tiết niệu Phục hồi CN Nhi Dinh dưỡng ĐN Ung bưới 21 KHTH CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG Hệ thống văn phòng Bệnh viện đa khoa Hà Đơng hình thành với đời bệnh viện Thực trạng hệ thống văn phòng Bệnh viện gồm có: -Phòng Kế hoạch tổng hợp -Phòng Tài kế toán Tuy nhiên hoạt động tham mưu, tổng hợp nghiệp vụ hành đặc biệt công tác văn thư – lưu trữ tập trung phòng Kế hoạch tổng hợp Có thể nói phòng Kế hoạch tổng hợp đại diện cho hoạt động văn phòng Bệnh viện, đặc biệt cơng tác văn thư lưu trữ Do đó, luận vào nghiên cứu hoạt động Phòng Kế hoạch tổng hợp 1.1 Chức Phòng Kế hoạch tổng hợp phòng nghiệp vụ Bệnh viện đa khoa Hà Đông chịu lãnh đạo Giám đốc bệnh viện - Tham mưu, tổng hợp, tiến hành hoạt động có liên quan đến nhiều mặt có tính chất tổng hợp, việc tham mưu tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo Bệnh viện - Chức hậu cần quản trị: Phục vụ sở vật chất cho hoạt động Bệnh viện - Chức thực chế độ sách cơng, nhân viên chức - Tham mưu cho Giám đốc kịp thời đề nội quy, quy chế riêng cho Bệnh viện công tác sau: + Thực sách tiền lương, chế độ tiền lương, kỷ luật đạo đức nghề nghiệp + Đảm bảo sử dụng quỹ tiền lương hợp lý + Hoàn thành chương trình bồi dưỡng cán bộ, nhân viên + Hồn thành nhiệm vụ hành chính, quản trị phục vụ làm việc quan, phục vụ đạo lãnh đạo Bệnh viện 22 + Hồn thành nhiệm vụ cơng tác kế hoạch - quân sự, tự vệ + Cập nhật số liệu thực chế độ báo cáo thống kê hàng tháng, quý, năm kịp thời xác 1.2 Nhiệm vụ - Xây dựng chương trình cơng tác quan đôn đốc thực - Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin để từ tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động Bệnh viện, đề xuất, kiến nghị biện pháp thực quản lý điều hành lãnh đạo Bệnh viện - Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho Giám đốc chịu trách nhiệm tính pháp lý kĩ thuật soạn thảo văn - Tổ chức thực công tác văn thư – lưu trữ, quản lý dấu - Chỉnh lý, bổ sung, bảo quản tài liệu nhân sự, giải xác thủ tục tiếp nhận, bố trí, điều động, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, thải hồi người khỏi Bệnh viện cơng việc bố trí khác nhân - Tổ chức họp, hội nghị Bệnh viện tiếp khách 1.3 Sơ đồ Phòng Kế hoạch tổng hợp Sơ đồ cấu tổ chức phòng kế hoạch tổng hợp Trưởng phòng Cán tiền lương Nhân viên Nhân viên lái văn thư – lưu xe trữ Nhân viên tạp vụ Tổ bảo vệ (Nguồn: Bệnh viện Đa khoa Hà Đơng) 23 Trong đó: - Trưởng phòng: 01 người - Cán tiền lương: 01 người - Nhân viên văn thư – lưu trữ kiêm đánh máy vi tính: 02 người - Tổ nhân viên bảo vệ: 04 người - Nhân viên tạp vụ: 01 người - Nhân viên lái xe ( bao gồm NV lái xe cấp cứu): 03 người Có thể xem phòng Kế hoạch tổng hợp trạm trung chuyển giao lưu đầu mối khác bên lẫn bên Bệnh viện Nếu xét tổng thể cấu tổ chức Bệnh viện phòng Kế hoạch tổng hợp phận cấu trúc với vai trò tham mưu giúp việc cho Giám đốc đồng thời trung tâm phục vụ toàn sở vật chất cần thiết cho hoạt động Bệnh viện 1.4.Công tác văn thư Bệnh viện đa khoa Hà Đông 1.4.1 Xây dựng ban hành văn Các văn mà Bệnh viện ban hành chủ yếu văn hành như: Các định Ban Giám đốc hoạt động quan, tờ trình, báo cáo thực kế hoạch, loại hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy mời… - Về thể thức có đầy đủ yếu tố đúng, đủ văn như: tên quan ban hành văn bản, tiêu đề văn bản, số, ký hiệu văn bản, địa danh, thời gian ban hành văn bản, trích yếu nội dung ban hành văn bản, trình bày rõ ràng, khoa học không viết tắt từ không thơng dụng Ngơn ngữ sử dụng ngơn ngữ luận, phù hợp với loại văn - Về nội dung: đáp ứng yêu cầu nội dung văn bản, tuân thủ yêu cầu, tiêu chuẩn nhà nước quy định 1.4.2 Việc quản lý văn đến Tất tài liệu đến Bệnh viện trình ban lãnh đạo cho ý kiến trước phân phối cho đơn vị, cá nhân giải Những văn có ý kiến phê duyệt lãnh đạo, cán văn thư theo dõi đôn đốc giải kịp thời Mọi văn giấy tờ đến Bệnh viện nhân viên bưu điện hay trực tiếp 24 nhân viên nơi gửi mang đến qua phận văn thư, nhân viên văn thư xử lý văn theo trình tự bước Mọi trường hợp chuyển giao văn cán văn thư cá nhân đơn vị phòng ban Bệnh viện ký nhận vào sổ chuyển giao văn văn thư 1.4.3 Giải văn Bệnh viện quy định có văn Bệnh viện gửi ( định, kế hoạch, biên bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy đề nghị, công tác…) phải tiến hành đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi phòng văn thư 1.5.Cơng tác lưu trữ Bệnh viện đa khoa Hà Đông Hai công tác văn thư lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với 1.5.1 Phân loại tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trên sở văn lưu phận văn thư, nhân viên lưu trữ phân loại tài liệu theo hoạt động chủ yếu như: báo cáo tổng hợp, hoạt động chun mơn, tổ chức, tài chính, nhân sự, trang bị sở vật chất… Do Bệnh viện lưu trữ theo hình thức phân tán nên hầu hết tài liệu lưu trữ phòng ban chun mơn Phòng Kế hoạch tổng hợp lưu trứ bảo quản tài liệu liên quan đến mặt: báo cáo tổng hợp, trang bị sở vật chất, hoạt động nội 1.5.2 Xác định giá trị tài liệu -Nhân viên văn thư xác định giá trị tài liệu theo quy định hành, quy định thời gian bảo quản cho tài liệu hình thành trình hoạt động quan lựa chọn đưa vào bảo quản phòng tài liệu có giá trị -Qua việc đánh giá giá trị tài liệu, nhân viên văn thư lưu trữ loại tài liệu hết giá trị phương diện, tiêu hủy giữ gìn tài liệu có giá trị nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan 1.5.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ Trong Phòng Kế hoạch tổng hợp có trang bị tủ đựng hồ sơ không 25 phải loại chuyên dụng mà tài liệu để với giấy tờ văn khác nên sơ sài cơng tác bảo quan tài liệu Nhân viên văn thư tiến hành ghim tài liệu thành để vào tủ khơng có sử dụng kỹ thuật hay biện pháp để kép dài tuổi thọ chống hư hại cho tài liệu 1.5.4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Tài liệu lưu trữ Bệnh viện sử dụng để phục vụ nhu cầu cơng việc phòng ban đơn vị - Cán bộ, công nhân viên Bệnh viện có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng việc tiến hành xin ý kiến lãnh đạo - Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu Bệnh viện: + Nghiên cứu phòng văn thư + Với nhu cầu đặc biệt cầu sử dụng tài liệu ngồi phòng văn thư trưởng phòng Phòng Kế hoạch tổng hợp người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu văn 26 CHƯƠNG MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ–LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐÔNG 3.1 Giải pháp nhân Hiện số lượng cán nhân viên Phòng Kế hoạch tổng hợp so với sô lượng công việc phải đảm nhận khơng cân đối Cơng việc nhiều mà người làm dẫn đến tượng ùn tắc, trì trệ Vì vậy, Phòng Kế hoạch tổng hợp nên tuyển thêm nhân viên mới, nhân viên nhân viên trẻ, động chưa có nhiều kinh nghiệm cơng việc nên thời gian để học hỏi, làm quen với công việc Tuy nhiên, đội ngũ nhân viên đem lại cho Bệnh viện nhiều lợi họ nhân viên trẻ, có lực nhiệt huyết làm việc, học có sức sáng tạo, có đủ trình độ kiến thức để lĩnh hội đầy đủ tri thức nhân loại cách nhanh chóng 3.2 Nâng cao trình độ nhân viên văn thư-lưu trữ Hầu hết nhân viên Phòng Kế hoạch tổng hợp người có thâm niện làm việc, có nhiều kinh nghiệm khơng phải họ có nhiều kinh nghiệm mà họ đáp ững cách nhanh nhạy thay đổi, yêu cầu công việc Khi mà trình độ khoa học phát triển áp dụng cơng tác văn phòng, họ không đào tạo lại thường xuyên họ không đủ kiến thức để vận hành máy moc thiết bị tiên tiến Có thể thấy cơng tác thơng tin, việc thu thập xử lý thông tin bước quan trọng công việc thực tốt nhân viên Phòng Kế hoạch tổng hợp có trình độ chun mơn, trình độ soạn thảo văn đặc biệt khả phân tích tình huống, khả giải vấn đề thực tế không tốt ảnh hưởng không nhỏ đến việc tham mưu giúp ban lãnh đạo Bệnh viện Vì để đáp ứng nhu cầu thực tế Bệnh viện cần ý đến số vấn đề sau: - Nâng cao trình độ kỹ thuật soạn thảo văn cho nhân viên văn thư-lưu trữ 27 - Nâng cao lực kỹ thuật sử dụng phương tiện đại đặc biệt phương tiện tin học 3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ Thông tin vấn đề quan trọng quan thời đại Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư-lưu trữ đảm bảo cung cấp thơng tin cách nhanh chóng xác, giúp cho cán đưa thông tin kịp thời, xác, đắn Vì cơng tác cần coi trọng trình quản lý nhà lãnh đạo Hiện phòng Kế hoạch tổng hợp có trang bị hai máy vi tính Tuy nhiên nhân viên văn thư khai thác số ứng dụng soạn thảo văn bản, in văn bản… Còn nghiệp vụ khác làm thủ cơng nhiều thời gian, áp ụng công nghệ thông tin vào việc giải văn lưu trữ hồ sơ tài liệu góp phần tiết kiệm thời gian công sức cho nhân viên văn thư lưu trữ, giúp đẩy nhanh tiến độ công việc 28 KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế Bệnh viện, nhận thấy văn bản, giấy tờ cơng cụ đắc lực cơng tác quản lý ban lãnh đạo Do cơng tác văn thư-lưu trữ có vị trí quan trọng khơng thể thiếu công tác điều hành quản lý hoạt động Bệnh viện Công tác thực tốt tạo điều kiện trợ giúp việc định Ban giám đốc bệnh viện đắn, xác, kịp thời phù hợp với điều kiện thực tế quan Để đảm bảo tính trung thực, xác, kịp thời văn bản, giấy tờ ban lãnh đạo bệnh viện cần quan tâm đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư-lưu trữ cách linh hoạt khéo léo, phù hợp với điều kiện hoàn cảnh quan Cán làm công tác văn thư-lưu trữ phải tự học hỏi, trau dồi kiến thức, chuyên môn nghiệp vụ cho thân để hồn thành tốt công việc giao 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO Vương Đình Quyền (chủ biên): Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2001 http://vanthuluutru.com/index.php? option=com_content&view=article&id=20:-khai-quat-chung-v-cong-tac-lutr&catid=85:lu-tr&Itemid=25 http://baigiang.violet.vn/present/show/entry_id/6666003 Bệnh viện đa khoa Hà Đông “ năm tháng xây dựng phát triển”, Hà Đông, 2008 http://vanthuluutru.com/index.php? option=com_content&view=article&id=17:np-lu-h-s-vao-lu-tr-cquan&catid=90:lp-h-s-va-np-lu-h-s&Itemid=24 30 ... trạng công tác hoạt động văn thư lưu trữ Bệnh viện đa khoa Hà Đông, Hà Nội Chương 3: Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Bệnh viện đa khoa Hà Đông, Hà Nội CHƯƠNG LÝ LUẬN VỀ CÔNG... “ Thực trạng biện pháp hoàn thiện công tác văn thư Bệnh viện đa khoa Hà Đông, Hà Nội làm đề tài nghiên cứu khoa học Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài - Tìm hiểu cơng tác văn thư lưu trữ Bệnh. .. CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÀ ĐƠNG I Lý luận cơng tác văn thư -lưu trữ 1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công