Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Trang 11 Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú.Mỗi cơ quan, tổ chức doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức
Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng.Vì vậy công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất lớn
không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả.Có thể nói công tác văn thư-lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan.Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính
xác, kịp thời những quyết định quản lý Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được những quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp
Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá trình thực tập tại một công ty vận tải thuỷ mà cụ thể là Xí nghiệp sữa chữa tàu 81 thuộcCông ty cổ phần vận tải thuỷ số 4 em xin đưa ra đề tài:”Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư-lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”
2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:
Trang 2thực tiễn các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, bao gồm:
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
81 về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư lưu trữ
4 Phương pháp nghiên cứu
Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng
Trang 3CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ-LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thư
1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin
1.1.2 Vị trí của công tác văn thư
Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn bản giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các
cơ quan, tổ chức Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư chưa thể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của cơ quan
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng
và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như là một bộ phận quản lý
Trang 4- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung.Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm trái pháp luật
- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ
quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội
dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát
thực và hiệu quả
- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được nộp vào lưu trữ cơ quan.Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn để triển khai các
mặt nghiệp vụ của mình
Trang 5việc giải quyết nhanh công việc của Xí nghiệp
+ Chính xác:
Chính xác về mặt nội dung: nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về
mặt pháp lý, không được trái với các văn bản Nhà nước cấp trên Dẫn chứng hoặc
trích dẫn ở văn bản phải chính xác, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng
Chính xác về mặt thể thức: văn bản ban hành phải đầy đủ các yếu tố thể thức
do Nhà nước quy định, chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của văn thư Yêu
cầu chính xác phải được quán triệt đầy đủ trong các khâu đánh máy, đăng ký văn
bản vào, văn bản ra trong quá trình chuyển giao văn bản
+ Bí mật:
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của Xí nghiệp có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Xí nghiệp, của Nhà nước.Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải đảm bảo bí mật Tức là
chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản.Những văn bản
đã có dấu mật thì phải chuyển đúng đối tượng không để lọt vào tay người không có
trách nhiệm nhất là kẻ xấu
+ Hiện đại:
Tính hiện đại trong công tác văn thư đó chính là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này Như vậy nhân viên văn thư có thể soạn thảo trên máy vi tính bằng các phần mềm có sẵn vừa đảm bảo chính xác về hình thức và công việc
soạn thảo cũng được tiến hành nhanh hơn so với phương pháp soạn thảo thủ công
1.1.5 Nội dung của công tác văn thư
Trang 6Trong các cơ quan, tổ chức nhà nước, văn bản sử dụng như một phương tiện
để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết hình thành trong cơ quan, tổ chức, đảm bảo sự điều hành, nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động, quản lý của cơ quan, tổ chức đó
Để đảm bảo công tác văn thư đem lại hiệu quả cao, nhân viên văn thư đã phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
+ Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ công văn đi, đến
+ Sơ bộ phân loại văn bản, trình giám đốc phê duyệt, chuyển giao theo dõi việc giải quyết văn bản đến
+ Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu
+ Đánh máy, rà soát văn bản, in sao tài liệu
+ Quản lý giấy mời họp, giấy giới thiệu
+ Sử dụng và quản lý con dấu
1.1.5.1 Xây dựng và ban hành văn bản
Văn bản nói chung là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định
Văn bản là cánh tay giúp đỡ đắc lực cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý của Xí nghiệp
Để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản nhân viên văn thư đã đảm bảo thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định, sử dụng đúng ngôn ngữ, câu từ của văn bản, nắm vững chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản
Trang 7hiện và điều kiện thực tế về cơ cấu tổ chức cơ quan, tổ chức Quy chế đó đã được
phổ biến rộng rãi tới từng bộ phận, đơn vị, nhân viên trong cơ quan có liên quan
đến công văn giấy tờ biết để thực hiện
Quy trình soạn thảo văn bản:
Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu đối tượng và hình thức văn bản
- Mục đích: đưa ra một quyết định, chủ trương biện pháp cần thiết để hướng dẫn, giải thích văn bản cấp trên hay giải quyết vấn đề bức xúc trong xã hội
+ Thông tin cho đối tượng quản lý về tình hình và vấn đề nào đó
+ Báo cáo kết quả hoạt động của cơ quan, ngành, tổ chức trong đề xuất vấn
đề mới, xin ý kiến chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra
- Yêu cầu văn bản đảm bảo vấn đề nhân lực, tài lực, vật lực để văn bản đảm bảo hiệu quả cao nhất
- Văn bản được soạn thảo và ban hành phải được xác định rõ yêu cầu của
văn bản, đối tượng nhận văn bản, tên văn bản và những thể thức cần thiết theo đúng quy định của pháp luật hiện hành
Bước 2: Thu thập thông tin và xử lý thông tin
- Thông tin là những căn cứ chủ yếu nhất để các nhà quản lý đưa ra các chính sách, quyết định quản lý chuẩn xác
- Thông tin được thu thập phải kiểm tra đảm bảo tính khách quan, chính xác, tránh hiện tượng chủ quan, định kiến sẵn Nguồn thông tin cần có sự hệ thống hoá
và chỉnh lý thông tin theo yêu cầu của vấn đề đặt ra cần giải quyết
Bước 3: Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết, viết bản thảo
Trang 8- Viết bản thảo: là làm cho ý chính trong đề cương được thực hiện thành câu văn, đoạn văn có tính liên kết chặt chẽ với nhau viết một mặt liên tục để khỏi đứt
mạch ý, để cho lời văn thống nhất từ đầu đến cuối
Bước 4: Duyệt và ký văn bản
- Văn bản phải được xem xét, duyệt và ký theo thẩm quyền được giao cả về nội dung và hình thức
Bước 5: Ban hành triển khai văn bản
- Văn thư của cơ quan đảm bảo phát hành văn bản kịp thời đúng nhiệm vụ,
ghi số văn bản, ngày tháng vào sổ, công văn đi kịp thời, chính xác và giúp thủ trưởng triển khai văn bản, theo dõi thực hiện văn bản và sơ kết, tổng kết báo cáo
cho thủ trưởng
Quá trình xử lý văn bản phải đảm bảo được các nguyên tắc chung đó là:
+ Quản lý chặt chẽ: nguyên tắc này đảm bảo văn bản phát hành được sử dụng làm công cụ đắc lực cho quản lý, cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cơ
quan, tổ chức.Văn bản phải đăng ký không để mất mát trong quá trình lưu chuyển
và sử dụng văn bản, khi đã sử dụng xong văn bản phải đưa vào sổ lưu trữ
+ Văn bản phải đảm bảo bí mật
+ Văn bản phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác
Trang 9Văn bản fax chuyển đến thì nhân viên văn thư kiểm tra về số lượng văn bản,
số trang của văn bản để phát hiện kịp thời những thiếu sót để thông báo cho nơi gửi
Bước 2: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản
Sau khi tiếp nhận văn thư phải phân văn bản thành 2 nhóm:
- Loại không bóc bì gồm:
+ gửi cho hội đồng quản trị, ban giám đốc, trưởng bộ phận và những văn bản
có ghi đích danh người nhận
+Văn bản mật
+Văn bản gửi cấp uỷ, đoàn thể trong cơ quan
- Loại do nhân viên văn thư bóc phong bì gồm các văn bản:
+Đề tên cơ quan hoặc gửi thủ trưởng nhưng không phải thư riêng
+Không đóng dấu mật, không ghi rõ họ tên
+gửi các đơn vị chức năng trong cơ quan
- Đối với các loại phong bì, nhân viên văn thư phải bóc những bì có đóng dấu khẩn trước, không làm hỏng văn bản trong bì (rách, mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi ) và dấu bưu điện.Phải soát lại phong bì tránh bỏ sót văn bản, đối chiếu số ký hiệu ghi ngoài bì với số hiệu văn bản ghi trong bì, nếu có sai sót phải báo cho nơi gửi để giải quyết
- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu, khi nhận xong văn bản thì phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản
Trang 10- Đối với văn bản fax phải chụp lại trước khi đóng dấu
- Văn bản được chuyển qua mạng có thể in ra và đóng dấu nếu cần
- Các văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu
mà được chuyển thẳng cho cá nhân hay bộ phận
- Dấu đến phải được đóng rõ ràng ngay ngắn vào khoảng trống dưới số ký hiệu văn bản, hoặc dưới trích yếu nội dung hay dưới ngày tháng, năm ban hành văn bản
Bước 4: Vào sổ đăng ký văn bản đến
- Tất cả văn bản sau khi đóng dấu phải được vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính
- Bộ phận văn thư phải nhất thiết sử dụng sổ theo dõi văn bản dù đã nhập dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính
- Khi vào sổ đăng ký phải ghi rõ ràng, chính xác, không dùng bút chì, bút
đỏ, không viết tắt, không viết từ hoặc cụm từ không thông dụng
- Văn bản đến ngày nào thì vào sổ và chuyển giao ngay ngày đó, tuỳ theo văn bản cụ thể có thể dùng nhiều hay một sổ đăng ký
Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt
- Sau khi đăng ký văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết
- Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung văn bản đến, quy chế làm việc của tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác của các đơn vị cá nhân, cho
ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá
Trang 11Bước 6: Phân chuyển văn bản đến
- Văn bản được chuyển giao cho người có trách nhiệm giải quyết theo nguyên tắc nhanh, đúng và chặt chẽ
- Không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận thay
- Khi phân chuyển phải đăng ký vào sổ giao nhận, nếu là văn bản khẩn hoặc hoả tốc phải ghi rõ thời gian nhận
- Không để người không có trách nhiệm xem văn bản giấy tờ của người khác
Bước 7: Giải quyết, theo dõi giải quyết văn bản đến
- Sau khi văn bản được ban lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản được chuyển giao lại cho văn thư hoặc thư ký ghi vào sổ theo dõi giải quyết văn
bản đến và nhanh chóng chuyển văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân được phân
công xử lý văn bản
- Các văn bản khẩn phải được ưu tiên giải quyết không được chậm trễ
- Những công việc quan trọng phức tạp, sau khi đề xuất ý kiến giải quyết
phải được lãnh đạo cấp cao thông qua
- Các nhân viên thụ lý phải lập "hồ sơ công việc" bao gồm hồ sơ, các văn
bản được hệ thống theo thứ tự thời gian và mối liên hệ giữa các văn bản, tờ kết
thúc hồ sơ
*) Theo dõi đôn đốc việc thực hiện:
- Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của
pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi đôn đốc về
Trang 12cho người được giao trách nhiệm Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư phải lập hồ
sơ để theo dõi việc giải quyết
1.1.5.3 Việc giải quyết văn bản đi:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
- Nhân viên văn thư tiếp nhận yêu cầu của lãnh đạo về việc hoàn thành văn bản và nếu cần thiết phải mở hồ sơ công việc
- Do yêu cầu về việc cấp lãnh đạo ra thông báo, chỉ thị… mà xuất hiện yêu cầu soạn thảo văn bản Các văn bản được ban hành chủ yếu là các quyết định về
hoạt động của cơ quan tổ chức, tờ trình, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh
theo quý, năm của cơ quan, quy chế, quyết định đối với một số hoạt động của cơ
quan, tổ chức
Bước 2: Nghiên cứu và soạn thảo văn bản
- Nghiên cứu các văn bản nội dung thông tin liên quan đến vụ việc giải quyết Sau khi đã đầy đủ thông tin tiến hành soạn thảo trên máy tính theo các biểu mẫu của cơ quan và khi soạn thảo cần đảm bảo dễ đọc nội dung rõ ràng, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý
Bước 3: Duyệt văn bản
-Đối với văn bản phải trình bày lãnh đạo cấp cao ký, lấy ý kiến của lãnh đạo cấp đơn vị và đồng thời phải "ký nháy" vào văn bản (ký vào phía bên phải dòng
chức danh của người ký văn bản)
Bước 4: Kiểm tra hồ sơ
- Phòng hành chính sẽ kiểm tra hồ sơ trình ký bao gồm:
+ Phiếu trình giải quyết công việc
Trang 13- Văn bản đã có ý kiến phê duyệt hoặc thông qua lần cuối của người có trách nhiệm ký chưa, có dấu chức danh của người ký và dấu cơ quan chưa
- Thể thức của văn bản: Tác giả, số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, nơi nhận đã đầy đủ chưa, đã đúng chưa, nếu có sai sót phải chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân có trách nhiệm sửa
Bước 6: Vào sổ đăng ký văn bản đi
- Đăng ký vào sổ công văn đi một cách chính xác, rõ ràng
Bước 7: Ban hành văn bản
*) Người chịu trách nhiệm ban hành văn bản sẽ làm các thủ tục ban hành
văn bản như sau:
- Lấy số của văn bản, ngày tháng năm và đóng dấu sau đó bộ phận hành chính nhận một bản chính để lưu cùng với phiếu trình văn bản và các tài liệu liên quan và lưu vào hồ sơ công việc
- Trường hợp văn bản do bộ phận và cá nhân ngoài văn phòng soạn thảo thì
cá nhân và đơn vị soạn thảo sẽ để lại một bản lưu tại đơn vị của mình
- Văn thư hành chính phải tiến hành đóng dấu tất cả những văn bản có chữ
ký của lãnh đạo, đối với văn bản hoả tốc hoặc thượng khẩn chuyển ngay sau khi
đóng dấu
- Bì đựng văn bản tuỳ theo từng loại văn bản có thể dùng nhiều loại bì khác nhau (không nên dùng bì quá bé hoặc quá to) Chất liệu làm bì dùng loại giấy bền, dày để không nhìn thấy chữ bên trong, nội dung ghi trên bì bao gồm: tên đầy đủ cơ quan, số ký hiệu của từng văn bản trong bì, địa chỉ của nơi nhận phải ghi đầy đủ
rõ ràng
- Khi văn bản đã hoàn thành phải được gửi đi ngay trong ngày mà văn bản
Trang 14Ngày tháng công văn
Nơi người nhận
Tên loại và trích yếu nội dung công văn
Ký nhận Ghi
chú
……
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
Tên cơ quan (đơn vị)
Trang 15Số và ký hiệu công văn
Ngày công văn
Mức độ mật
Tên loại và trích yếu công văn
Đơn vị hoặc người nhận
Ký nhận
Ghi chú
Trang 16Tên loại và trích yếu văn bản Người ký
Người nhận hoặc đơn vị nhận
Đơn vị lưu văn bản và văn thư
Số lượng văn bản đi
Ghi chú
Tên loại và trích yếu văn bản
Người
ký
Người nhận hoặc đơn vị nhận
Mức
độ mật
Đơn vị lưu văn bản và văn thư
Số lượng văn bản
đi
Ghi chú
……
Trang 17hiệu nơi nhận và các dấu mật, tối mật, tuyệt mật lên bì bên trong sau đó chuyển
cho văn thư làm bì ngoài Bì ngoài chỉ để nơi ghi gửi, nơi nhận kèm theo phiếu
chuyển
b) Giải quyết văn bản mật
- Chỉ phổ biến nội dung văn bản mật cho những đối tượng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành
- Không được mang văn bản mật về nhà
- Nếu cán bộ đi công tác xa cần phải mang theo văn bản mật thì chỉ được
mang những văn bản liên quan đến nhiệm vụ được giao và phải có trách nhiệm với các nội dung bảo mật đó
- Khi giải quyết công việc đối với các văn bản mật không được ghi chép những điều bí mật vào giấy hoặc sổ tay nếu chưa được cơ quan quản lý vào sổ và
Trang 18văn bản nội bộ cũng cần thực hiện nghiêm túc theo quy định của cơ quan, nhà nước
1.1.5.6 Quản lý con dấu
- Nhận thông tin đóng dấu: nhân viên văn thư trong các cơ quan thường được giao trách nhiệm giữ con dấu và thực hiện các thủ tục đóng dấu khi có yêu
cầu về việc đóng dấu Cá nhân và đơn vị phát sinh nhu cầu phải liên hệ văn thư để được đóng dấu trong thời gian hành chính của công ty
Tất cả văn bản chỉ được đóng dấu sau khi có chữ ký của lãnh đạo hoặc người được
uỷ quyền ký
*) Quản lý con dấu:
- Con dấu được để tủ riêng và có khoá Khi vắng mặt lâu ngày tủ đựng dấu
phải được niêm phong do nhân viên văn thư và trưởng phòng ký tên vào niêm phong Nhân viên văn thư phải đảm bảo luôn có hộp mực phòng ngừa và kiểm tra định kỳ
- Nhân viên văn thư không được trao dấu cho người không có thẩm quyền
- Khi nhân viên văn thư đi vắng con dấu được bàn giao cho trưởng phòng
Trang 19- Công tác quản lý hồ sơ gồm các công việc sau:
1 Sử dụng hồ sơ
- Hồ sơ là tài sản của cơ quan, không ai được tự ý huỷ, chiếm làm của riêng hoặc mang đi nơi khác nếu không được người có thẩm quyền cho phép
- Các hồ sơ phải được sử dụng đúng mục đích, phạm vi và quyền hạn
- Mọi nhân viên đều được phép tiếp cận hồ sơ trong bộ phận mình (trừ hồ sơ mật) và phải có trách nhiệm bảo quản sắp xếp khoa học sau khi sử dụng
- Hồ sơ mật khi cần sử dụng phải có sự đồng ý của người có thẩm quyền
- Nếu có nhu cầu sử dụng hồ sơ của bộ phận khác, hoặc sao chụp hồ sơ phải
có sự đồng ý của trưởng phòng ban quản lý hồ sơ
- Việc mượn hồ sơ phải đảm bảo đúng quy trình và nguyên tắc của cơ quan
- Danh mục hồ sơ của cơ quan được chuyển cho các bộ phận làm căn cứ để
họ lập danh mục hồ sơ cho bộ phận mình
- Ít nhất một năm một lần văn phòng cùng đại diện lãnh đạo của mỗi bộ phận xem xét lại danh mục hồ sơ để cập nhật và thay đổi cho phù hợp với tình hình mới
3 Lập danh mục hồ sơ
- Tất cả hồ sơ của các phòng ban được phân loại và lập thành danh mục hồ sơ
- Khi phát sinh hồ sơ mới, trưởng bộ phận phải phân công người cập nhật vào danh mục hồ sơ của bộ phận mình Danh mục hồ sơ cũ phải được huỷ an toàn,
Trang 20riêng, sau 6 tháng nếu không sử dụng thì đem huỷ, nếu có sử dụng thì cập nhập
vào danh mục hồ sơ
5 Sắp xếp hồ sơ
- Hồ sơ phải đảm bảo sắp xếp theo tuần tự thời gian thực hiện và cập nhật
công việc hoặc mối quan hệ liên đới nhau
- Việc sắp xếp hồ sơ có thể theo tập hợp văn bản cùng tên loại, cùng chủ đề, theo đơn vị giao dịch Sử dụng các loại cặp, bìa hồ sơ thích hợp để mở và lưu thuận tiện, trên gáy hoặc ngoài bìa phải ghi mã hiệu theo quy định của cơ quan
- Mỗi tập hồ sơ để trong một file riêng, ngoài file ghi rõ loại hồ sơ, bộ phận lưu giữ, thời gian phát sinh nếu cần.Hàng tháng mỗi bộ phận có trách nhiệm tổ chức dọn dẹp nơi lưu trữ hồ sơ, để đảm bảo ngăn nắp và khoa học
- Tất cả bộ phận phải có chỗ lưu hồ sơ thích hợp và cử người theo dõi, quản lý
6 Bảo quản hồ sơ
- Bộ phận cá nhân được giao trách nhiệm lưu giữ phải có bộ phận bảo quản tốt, đảm bảo an toàn cho hồ sơ tuỳ theo tầm quan trọng và đặc tính từng loại.Khi
có nhu cầu cung ứng các phương tiện và thiết bị bảo quản phải trình kịp thời lên
lãnh đạo cơ quan để giải quyết.Khi phát hiện có bất kỳ sự cố nào về hồ sơ phải báo cáo kịp thời cho trưởng bộ phận xem xét giải quyết hoặc xin ý kiến chỉ đạo
- Tuỳ thuộc tính chất quan trọng của hồ sơ, lãnh đạo cơ quan quyết định mức độ bảo mật trưởng phòng ban triển khai thực hiện và quyết định bổ sung chi
tiết nhưng không được trái với quyết định của cơ quan
- Lãnh đạo cơ quan phải xem xét việc ban hành những quyết định cụ thể về việc bảo quản hồ sơ khi cần thiết và có biện pháp xử lý khi cán bộ công nhân viên
Trang 218 Kiểm tra thời gian lưu trữ
- Căn cứ xác định thời gian lưu trữ tại các phòng ban như sau:
+ Yêu cầu của pháp luật
+ Nhu cầu tái sử dụng các dữ liệu trong hồ sơ
+ Yêu cầu của hợp đồng, đơn hàng
+ Thời gian, vòng đời của sản phẩm dịch vụ
+ Yêu cầu khác do các bên hữu quan đưa ra
+ Yêu cầu của cơ quan chủ quản
9 Huỷ hồ sơ
- Hàng tháng các bộ phận có trách nhiệm kiểm tra danh mục hồ sơ để huỷ những hồ sơ đã hết hạn Phương pháp huỷ theo quy định của Nhà nước và thông lệ của từng cơ quan
- Nếu huỷ hồ sơ với số lượng lớn, quan trọng sẽ do Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan thực hiện (ít nhất một lần/ mỗi năm) với tư cách tư vấn để lãnh đạo phê duyệt
- Việc tiêu huỷ hồ sơ phải được trưởng bộ phận quản lý lập thành biên bản (thời gian, địa điểm huỷ, người thực hiện, danh mục hồ sơ huỷ, ký tên) kèm theo bản ký có chữ ký của chủ tịch và các thành viên của hội đồng xác định giá trị tài liệu có những nhiệm vụ cụ thể như sau:
+ Tham gia vào việc dự thảo các bản kê tài liệu và thời hạn bảo quản các tài liệu khác
+ Xét và điều chỉnh thời hạn bảo quản đối với một số tài liệu đã được quy định trong bảng kê tài liệu của cơ quan
+ Xét các tài liệu cần bảo quản tạm thời nhưng đến nay đã hết giá trị cần cho tiêu huỷ
Trang 22- Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất
cả các những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân
- Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội.Vì thế công tác lưu trữ là một
mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước
Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:
+ Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ
+ Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu
trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
để làm bằng chứng tra cứu thông tin cần thiết trong quá trình hoạt động
- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được
chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội
Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao
gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức
khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của nhân dân
1.2.2 Vị trí, ý nghĩa cuả công tác lưu trữ
Trang 23biệt quan trọng đối với các các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước, quản lý sản xuất kinh doanh được thể hiện trên những khía cạnh cụ thể sau:
- Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn bản
- Dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểu đối tượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đoán phản ứng của họ khi nhận được văn bản Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động của đời sống xã hội
-Trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa những hạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới
Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật được tốt, góp phần loại bỏ những quy phạm
Trang 24lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy nhau Điều đó được thể hiện:
- Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính trên mọi lĩnh vực của nhà nước hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản, điều đó cũng có nghĩa là gắn liền việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác lưu trữ nói chung Trong quá trình xây dựng quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó ở giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với thực tế.Như vậy, hệ thống văn bản quản lý vừa là phương tiện vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời cũng là thành phần tài liệu chủ yếu của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam
Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho hoạt động quản lý, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản lý.Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến.Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ là một trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của các cơ quan đơn vị Công việc của một cơ quan, một xí nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không
*)Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Sử dụng thông tin từ văn bản quản lý nhà
Trang 25chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính Đại đa số các văn bản áp dụng pháp luật được ban hành trên cơ sở pháp luật hiện hành, tuy nhiên, có trường hợp phải áp dụng quy phạm đã hết hiệu lực tại thời điểm áp dụng pháp luật nhưng có hiệu lực tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm pháp luật
1.2.3 Chức năng của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với các chức năng bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.Do đó công tác lưu trữ có các chức năng sau:
- Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông lưu trữ quốc gia
-Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, phông lưu trữ quốc gia góp phần thực hiện tốt đường lối chủ trương chính sách của đảng và nhà nước đề ra trong giai đoạn cách mạng
Hai chức năng có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hoà sẽ tạo tiền đề về thực hiện chức năng tổ chức
và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia
1.2.4 Tính chất của công tác lưu trữ
1.2.4.1 Tính chất khoa học
- Nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu lưu trữ xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại xác định giá trị, thu thập và bổ sung tài liệu, xây
Trang 26Những thành tựu của toán học, tin học, hoá học, sinh học đang được nghiên cứu ứng dụng để bảo quản vẹn toàn tài liệu lưu trữ, thông tin nhanh chóng, chính xác, nội dung tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu
- Để quản lý thống nhất các lĩnh vực, nhiệm vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hoá trong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ.Các tiêu chuẩn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về giá tài liệu, tủ, bìa, cặp bảo quản tài liệu là những vấn đề đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hoá của ngành
1.2.4.2 Tính chất cơ mật
-Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử, tài liệu này phải được
sử dụng rộng rãi và phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp đỡ cho mọi hoạt động xã hội Tuy nhiên một số tài liệu lưu trữ còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc bí mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn âm mưu để đánh cắp các bí mật quốc gia trong tài liệu Vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu, cán bộ lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc luôn cảnh giác và có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước
1.2.5 Nội dung công tác lưu trữ bao gồm:
- Phân loại tài liệu lưu trữ
- Xác định giá trị tài liệu
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho (phòng) lưu trữ
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Trang 27phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của các cơ quan đoàn thể, xí nghiệp, cá nhân đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng, bảo quản tài liệu được thuận tiện an toàn
Việc phân loại tài liệu đòi hỏi phải có phương pháp sắp xếp thích hợp, phù hợp với yêu cầu sử dụng của từng cơ quan Có nhiều phương pháp phân loại hồ sơ như: phân loại theo cơ cấu, phân loại theo thời gian, phân loại theo ngành hoạt động, phân loại theo đặc trưng vấn đề…
1.2.5.2 Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc nghiên cứu để quy định thời gian cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế văn hoá, khoa học…
Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã thực sự hết ý nghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu trữ.Mục đích
cơ bản của công tác xác định giá trị tài liệu là quy định thời hạn cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, bổ sung những tài liệu có giá trị, loại ra để huỷ bỏ những tài liệu
đã hết giá trị
1.2.5.3 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho (phòng) lưu trữ
- Thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là quá trình giao nộp và tiếp nhận tài liệu để giải quyết xong ở văn thư, ở các đơn vị vào lưu trữ cơ quan và quá trình giao nộp, tiếp nhận những tài liệu có giá trị lịch sử đã đến hạn nộp lưu từ lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền Tài liệu thu thập được bổ sung theo hệ thống khu vực thẩm quyền nhằm tăng thêm tài liệu lưu trữ có giá trị cho các kho lưu trữ
- Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ đặc biệt chú ý đến những
Trang 281.2.5.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt hơn các yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài
- Tài liệu lưu trữ được hình thành từ những vật liệu chủ yếu như: giấy, phim….Tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kĩ thuật bảo quản.Không chỉ bảo quản tài liệu lưu trữ tránh ảnh hưởng xấu từ điều kiện tự nhiên mà còn phải bảo vệ được chúng để không bị lộ các tài liệu có liên quan tới các bí mật an ninh, chính trị,quốc gia ra bên ngoài
Vì vậy hệ thống kho lưu trữ phải đáp ứng được:
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ chống lại sự phân huỷ tự nhiên
+ Chống lại sự đánh cắp, phá huỷ tài liệu lưu trữ của kẻ thù
1.2.5.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ quan
tổ chức, nội dung chủ yếu là tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả, công bố, giới
thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.Với mục đích cao nhất của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
- Sử dụng tài liệu lưu trữ có thể có những hình thức cơ bản như:
+ Mở các phòng đọc
+ Giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng như sách, báo, đài, internet…
+ Tổ chức trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ
1.2.5.6 Tiêu huỷ tài liệu lưu trữ
Trang 29+ Giá trị khoa học: Là chứng cứ tài liệu cho các công trình nghiên cứu cho việc xây dựng đề án và các kế hoạch
+ Giá trị thực tiễn: Phục vụ tra cứu hàng ngày
` Khi đánh giá giá trị tài liệu cần xem xét nội dung, tác giả ban hành, địa điểm
và hoàn cảnh hình thành… phải lập “Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ”.Sau khi đánh giá những hồ sơ, tài liệu không cần thiết, hết giá trị, trùng lặp, hết thời
hạn bảo quản sẽ đưa vào tiêu huỷ Những tài liệu tiêu huỷ phải được ban hành bằng quyết định tiêu huỷ (có danh mục cụ thể)
Khi tiêu huỷ phải đốt hoặc dùng máy nghiền có sự chứng kiến của những
người có trách nhiệm, tuyệt đối không được bán giấy vụn hoặc xé bỏ sơ sài
Sau khi tiêu huỷ phải lập biên bản tiêu huỷ có chữ ký của cán bộ lưu trữ, chữ
ký của đại diện hội đồng xác định giá trị tài liệu và xác nhận của lãnh đạo cơ quan
1.3 Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ
1.3.1 Mối quan hệ của công tác văn thư – lưu trữ
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ
chặt chẽ, thúc đẩy với nhau.Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá
trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu
trữ lịch sử
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước
đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản.Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là
nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút
ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc
Trang 30hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập
hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ.Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Theo giáo sư
Sue McKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “Lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục đích trong tương lai”
1.3.2 Tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước, quản lý sản xuất kinh doanh là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục
Trang 31Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước, quản
lý sản xuất kinh doanh được thông suốt Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan doanh nghiệp cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị.
Trang 32CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ
TẠI XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81 2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 nằm ở ven đường 438 thuộc đường Hùng Vương
phường Hùng Vương - Quận Hồng Bàng.Xí nghiệp là chi nhánh thuộc Công ty
Tháng 01 năm 2006 Xí nghiệp bắt đầu hoạt động theo quy mô Cổ phần hóa của Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4 (đơn vị trực thuộc) hạch toán kinh tế phụ thuộc Xí nghiệp được khắc con dấu để giao dịch và mở tài khoản chuyên thu hoặc chuyên chi tại các ngân hàng địa phương sở tại theo Quyết định của UBND thành phố
2.2 Khái quát về Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
2.2.1 Cơ cấu tổ chức
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là Chi nhánh của Công ty Cổ phần vận tải thủy số
4 chuyên làm nhiệm vụ sữa chữa, đóng mới phượng tiện thủy cho Công ty
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 hoạt động với chế độ hạch toán phụ thuộc
Trang 334
Tổ Sắt hàn
5
Tổ Sắt hàn
6
Tổ Sắt hàn
7
Tổ Sắt hàn
8
Tổ Bảo Dưỡng
Tổ máy
Tổ Tiện
Tổ Điện
Tổ Nguội
Tổ Mộc
Tổ triền
đà
GIÁM ĐỐC
Tổ Sắt hàn
Trang 34Tháng 01 năm 2006 Xí nghiệp bắt đầu hoạt động theo quy mô Cổ phần hóa của Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4 Trong khi sắp xếp lại lao động Công ty đã giải quyết cho 79 lao động của Xí nghiệp về nghỉ hưởng chế độ 41CP của Chính phủ, trong đó có 08 lao động gián tiếp
Số lao động năm 2005 là 286 người, trong đó có 40 lao động gián tiếp cả lái
xe và phụ kho Hiện nay là 214 người trong đó có 31 lao động gián tiếp cả lái xe và phụ kho
Xí nghiệp đã tinh giảm gọn nhẹ từ 5 ban nghiệp vụ (Ban nhân chính , Ban
tài chính, Ban kỹ thuật - điều độ, Ban kế hoạch- vật tư, Ban bảo vệ, 02 phân xưởng) còn 3 ban nghiệp vụ gồm: Ban nhân chính- Kế hoạch, Ban kỹ thuật - Điều
độ, Ban Tài chính
Do nhiệm vụ, yêu cầu quản lý hiện nay tạo thuận lợi để sản xuất kinh doanh đạt kết quả tốt hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ kế hoạch sản xuất do Giám đốc Công
ty giao
Cơ cấu tổ chức quản lý điều hành của Xí nghiệp :
Ban giám đốc: Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ được giao, xuất phát từ quản
lý điều hành của Xí nghiệp Mô hình quản lý của Xí nghiệp gồm 01Giám đốc, 02 Phó giám đốc
Ông Nguyễn Văn Dân- Kỹ sư kinh tế- Giám đốc
Ông Nguyễn Văn Chung-Kỹ sư kinh tế- Phó giám đốc nội chính,
Ông Nguyễn Anh Tuấn- Kỹ sư máy – Phó giám đốc kỹ thuật
- Giám đốc Xí nghiệp: Là người tổ chức điều hành cơ cấu tổ chức, sản xuất
Trang 35Bà Nguyên Thị Hà- Kỹ sư kinh tế- Kế toán viên
Bà Sưu Thị Phượng- Cử nhân kinh tế- Kế toán viên
Chức năng:
- Ban tài chính là ban tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp sử dụng vốn trong sản xuất kinh doanh Tính toán phản ánh tình hình sử dụng vốn, biến động về lao động, vật tư, tiền vốn, tính đủ tính đúng các loại chi phí sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm Xác định chính xác kết quả sản xuất kinh doanh, theo dõi và dự
báo tính biến động về giá cả thị trường, hàng tháng, quý lập báo cáo gửi cấp trên, tập hợp số liệu
- Làm dự toán, quyết toán giá thành sản phẩm đóng mới, sửa chữa nội bộ và khách hàng ngoài
Nhiệm vụ:
- Kế toán có trách nhiệm thu thập, xử lý thông tin số liệu kế toán, theo dõi
nội dung công việc theo chuẩn mực và chế độ kế toán
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các
hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán
- Phân tích thông tin số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục
vụ cho Giám đốc quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị
- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật
- Xây dựng các biện pháp hạ giá thành sản phẩm
Ban nhân chính – Kế hoạch
Trang 36Ông Ngô Thanh Tùng- Lái xe
Chức năng:
- Chức năng tham mưu, tổng hợp, tiến hành các hoạt động có liên quan đến nhiều mặt có tính chất tổng hợp trong việc tham mưu về tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo Xí nghiệp
- Chức năng hậu cần quản trị: Phục vụ cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của
xí nghiệp
- Chức năng thực hiện chế độ chính sách của người lao động
Nhiệm vụ:
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện
- Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Xí nghiệp, đề xuất kiến nghị
Ban kỹ thuật – Điều độ: Điều hành trực tiếp các tổ sản xuất : 8 tổ sắt hàn, 1 tổ
nguội, 1 tổ máy, 1 tổ tiện, 1 tổ mộc, 1 tổ triền đà, 1 tổ bảo dưỡng
Ông Vũ Minh Thuyết –Kỹ sư máy – Phụ trách ban
Ông Hoàng Xuân Trung-Kỹ sư máy – Kỹ thuật viên
Ông Hoàng Toàn Thắng- Kỹ sư vỏ - Kỹ thuật viên
Ông Ngô Quốc Dương-Kỹ sư vỏ-Kỹ thuật viên
Bà Nguyễn Thị Nhung- Trung cấp kế toán – Kỹ thuật viên
Chức năng:
- Là ban tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp về công tác thực hiện tháng, quý mà Công ty giao, tham mưu cho Giám đốc các biện pháp quản lý và cung cấp
Trang 37- Dự thảo các văn bản đối ngoại, hồ sơ cần thiết để ký hợp đồng kinh tế, đôn đốc thực hiện, thanh lý hợp đồng, theo dõi các tồn tại sau thanh lý
- Xây dựng biện pháp quản lý vật tư, máy móc thiết bị
- Tiếp thị giới thiệu các chủ phương tiện ngoài vào sửa chữa tại Xí nghiệp
- Cung cấp phần vật tư Công ty giao phục vụ sản xuẩt trong, ngoài đảm bảo kịp thời, đồng bộ
- Cập nhật số liệu thực hiện chế độ, báo cáo thống kê hàng tháng, quý, năm kịp thời, chính xác, bóc tách kết cấu giá thành sản phẩm
- Tham gia khảo sát lên phương tiện sửa chữa, quy trình công nghệ, chịu trách nhiệm về kỹ thuật, an toàn chất lượng sản phẩm
- Lập phương án sửa chữa phải làm đồng thời cả vỏ, máy, điện, nguội, mộc, bảo dưỡng để trình lên cấp trên
- Tính toán dự trù vật tư, vật liệu cho mỗi loại sản phẩm
- Kiểm tra các phương án sửa chữa, phiếu xác nhận công việc
- Xây dựng tiến độ thi công, các bước công nghệ
- Đảm bảo công tác kỹ thuật, an toàn lao động, tiến độ sản xuất
- Căn cứ vào tiến độ công nghệ của từng phương tiện, thực tế sản xuất, báo cáo Giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất cho ngày hôm sau Tập hợp những yêu cầu kỹ thuật, cân đối công việc theo tiến độ sản xuất xây dựng, nắm bắt chính xác, chắc chắn, sát thực công việc hàng ngày và bám sát tiến độ
2.2.2 Thị trường kinh doanh của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Tổ chức sản xuất kinh doanh trên ba lĩnh vực: vận tải, công nghiệp và dịch
Trang 38- Kinh doanh dịch vụ - thương mại: kinh doanh kho bãi, nguồn hàng vận chuyển, khai thác phương tiện, cầu tàu
Công ty CP Vận tải thủy số 4 có các ngành nghề như sau:
- Vận tải các loại hàng hóa bằng đường sông và đường biển
- Làm dịch vụ hàng, đại lý, môi giới, mua bán vận chuyển các loại hàng hóa cho khách trong nước
- Trục vớt các phương tiện bị đắm trên sông, các cấu kiện phục vụ cho các công trình thủy
- Sửa chữa và bảo dưỡng các loại phương tiện thủy
Trang 392.2.3 Tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiêp sửa chữa tàu 81 năm 2009
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Mã
số
Thuyết minh Năm 2008
2.Các khoản giảm trừ dthu 02 0 0 0 0
3.Doanh thu thuần về bh và
cung cấp dịch vụ
10 35.797.315.827 37.673.095.170 1.875.779.343 5.24%
4 Giá vốn bán hàng 11 VI.27 33.873.403.135 35.956.617.420 2.083.214.285 6.15% 5.Lợi nhuận gộp về bh và
7 Chi phí tài chính 22 VI.26 0 0
-Trong đó: Chi phí lãi vay 23 0 0
trước thuế(50=30+40)
50 412.617.626 62.254.904 -350.362.722 -84.91%
15.Chi phí thuế TNDN hiện 51 VI.30 0 0
Trang 40Nhận xét : Căn cứ vào bảng số liệu trên ta thấy,doanh thu thuần năm 2009 tăng so với năm 2008 là 1.875.779.350đ tương ứng với 5.24%.Đây là dấu hiệu tốt cho doanh nghiệp trong công tác tiêu thụ và sản xuất sản phẩm Giá vốn hang bán cũng tăng năm 2009 so với năm 2008 là 2.083.214.290đ tương ứng với 6.15%.Điều này chứng tỏ thị trường năm 2009 có nhiều biến động, các nhà cung ứng tăng giá lên và làm cho giá cả chung trên thị trường đều tăng dẫn đến việc mua thêm
ngoài những sản phẩm có đầu vào cao Do tốc độ tăng của giá vốn lớn hơn tốc độ tăng của doanh thu nên mặc dù doanh thu năm 2009 có tăng nhưng lợi nhuận lại
giảm xuống 207.434.945 triệu đồng tương ứng với 10.78%.Điều này cho thấy lợi nhuân đạt được không có lợi cho xí nghiệp
Doanh thu hoạt động tài chính và chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí khác năm 2009 tăng so với năm 2008, đặc biệt chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 134.928.077đ tương ứng với 8.91% đã làm cho tổng lợi nhuận kế toán trước thuế năm 2009 giảm so với năm 2008 là 350.362.722đ tương ứng với 84.91%
Từ các nhân tố làm tăng giảm lợi nhuận trên cho thấy Xí nghiệp cần phát
huy hơn nữa các nhân tố thúc đẩy thế mạnh trong kinh doanh, hạn chế các tác động tiêu cực các nhân tố làm giảm lợi nhuận.Ngoài ra do tác động khách quan của suy thoái kinh tế toàn cầu ảnh hưởng sâu sắc tới mọi cơ quan doanh nghiệp làm cho lợi nhuận của Xí nghiệp năm 2009 giảm so với năm 2008 tương ứng với 84.91%, đó
là nhờ những chính sách điều chỉnh kịp thời của Xí nghiệp Đây cũng được coi là một dấu hiệu đáng mừng của Xí nghiệp
2.2.4 Những thuận lợi, khó khăn của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81