7. Chi phí tài chính 22 VI.26 00 Trong đó: Chi phí lãi vay 23 0
3.5.Xây dựng kho lƣu trữ tập trung theo hƣớng hiện đại hoá
Tại Xí nghiệp hồ sơ, tài liệu không được lưu trữ một cách tập trung mà hồ sơ tài liệu thuộc phòng ban nào thì phòng ban đó tự quản lý. Điều này rất khó khăn cho nhân viên văn thư và nhân viên các phòng ban khác.
- Do các hồ sơ tài liệu không được lưu trữ tập trung mà phân tán ở các phòng ban do đó việc quản lý, bảo quản không được thống nhất, vì thế hồ sơ, tài liệu không tránh khỏi mất mát, rách nát, mối mọt.
- Nơi làm việc chật chội, lại phải lưu trữ bảo quản tài liệu vì vậy rất bất tiện ảnh hưởng đến công việc. Việc lưu trữ tài liệu ngay các phòng ban đã làm không khí trong phòng rất ngột ngạt gây ức chế cho nhân viên
- Khó khăn trong việc truy tìm tài liệu, để khắc phục tình hình trên thì Xí nghiệp nên có kế hoạch xây dựng thêm một phòng làm kho lưu trữ tài liệu của Xí nghiệp
Cách tổ chức phòng lưu trữ tập trung có thể tổ chức như sau:
- Dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Xí nghiệp mà văn thư có thể chia thành các tủ lưu trữ phù hợp. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến bộ phận, phòng ban nào thì để vào tủ của bộ phận đó, nhân viên văn thư là người trực tiếp hướng dẫn họ sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tủ sao cho khoa học và hiệu quả danh mục tài liệu được sắp xếp trong các hộp, bên ngoài hộp phải dán nhãn ghi đầy đủ thông tin để dễ kiếm tìm và thống kê. Nhân viên văn thư có thể lập bảng danh mục hồ sơ để quản lý theo dõi và xác định vị trí của hồ sơ trong tủ, hoặc ngăn.
- Để góp phần giải phóng không gian lưu trữ thì cuối mỗi năm nhân viên văn thư lưu trữ phải thông kê, lựa chọn ra những giấy tờ tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ.Đây là công việc thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định và kiểm tra chặt chẽ.Xí nghiệp cần trang bị thêm các thiết bị chuyên dung cho công tác văn thư như: tủ, giá, các thiết bị phòng chống cháy nổ, chống ẩm, mốc, hệ thống thông gió, hệ thống bảo vệ, các loại thuốc chống mối mọt….và nên trang bị thêm máy vi tính nhằm phục vụ việc tra cứu nhanh chóng, thuận tiện