7. Chi phí tài chính 22 VI.26 00 Trong đó: Chi phí lãi vay 23 0
2.4. Công tác văn thƣ tại Xí nghiệpsửa chữa tàu
2.4.1. Xây dựng và ban hành văn bản
Các văn bản mà Xí nghiệp ban hành chủ yếu là văn bản hành chính gồm: Các quyết định của Ban giám đốc về hoạt động của Xí nghiệp, tờ trình, báo cáo về thực hiện kế hoạch, các loại hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy mời….
Tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, các văn bản của Giám đốc và Ban Nhân chính-Kế hoạch do văn thư trực tiếp soạn thảo, các văn bản khác thuộc phạm vi quản lý của phòng ban nào thì phòng ban đó soạn thảo. Các văn bản cán bộ văn thư trực tiếp soạn thảo là các văn bản của Giám đốc và Ban Nhân chính-Kế hoạch nên cán bộ văn thư luôn ý thức được tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản. Khi soạn thảo văn bản cán bộ văn thư đã thực hiện được các yêu cầu sau:
- Về thể thức đã có đầy đủ các yếu tố đúng, đủ của một văn bản như: tên cơ quan ban hành văn bản, tiêu đề văn bản, số, ký hiệu văn bản, địa danh, thời gian ban hành văn bản, tên văn bản, trích yếu nội dung ban hành văn bản. Trình bày rõ ràng, khoa học, không viết tắt những từ không thông dụng, hoặc sử dụng từ địa
phương. Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ chính luận, phù hợp với từng loại văn bản, không dùng ngôn ngữ địa phương hay thể loại văn nói.
- Về nội dung: đáp ứng yêu cầu về nội dung văn bản, tuân thủ những yêu cầu, tiêu chuẩn do nhà nước quy định, tiết kiệm câu chữ nhưng bao hàm đầy đủ lượng thông tin, sử dụng ngôn từ chặt chẽ, không lặp từ, lặp ý. Tuy nhiên vẫn còn hiện tượng trình bày, trang trí theo ý thích cá nhân.
3.4.2. Việc quản lý văn bản đến
Những văn bản giấy tờ từ cơ quan ngoài gửi đến Xí nghiệp gọi tắt là “văn bản đến” Về nguyên tắc: Mọi văn bản giấy tờ gửi đến Xí nghiệp gồm văn bản, thư từ, chỉ thị, quyết định, thông báo…. Do nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân viên nơi gửi mang đến đều phải thông qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất và được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ bí mật
Tất cả tài liệu đến Xí nghiệp đều được trình ban lãnh đạo cho ý kiến trước khi phân phối cho đơn vị, cá nhân giải quyết. Những văn bản đã có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo, cán bộ văn thư theo dõi đôn đốc giải quyết kịp thời
Mọi văn bản giấy tờ đến Xí nghiệp do nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân viên nơi gửi mang đến đều đã qua bộ phận văn thư, nhân viên văn thư đã xử lý văn bản theo trình tự các bước.Mọi trường hợp chuyển giao văn bản giữa cán bộ văn thư và cá nhân đơn vị phòng ban trong Xí nghiệp đều được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư.
Năm Số lượng Ghi chú
2008 103 Văn bản
2009 120 Văn bản
3 tháng đầu năm 2010 35 Văn bản
Thống kê số lượng văn bản đến trong 3 năm
(Nguồn: Ban Nhân chính - Kế hoạch)
Quy trình xử lý văn bản đến: khi văn bản đến cán bộ văn thư tiến hành các bước sau:
1. Kiểm tra sơ bộ bì văn bản: cán bộ văn thư cần xem xét văn bản có đúng gửi cho Xí nghiệp mình hay không, nếu nhầm cán bộ phải trả lại cho người đưa
thư. Nếu phát hiện bì văn bản bị rách hoặc có hiện tượng bị bóc, hoặc chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bao bì thì cán bộ văn thư lập biên bản đối với người đưa thư.Đối với văn bản chuyển qua máy fax, kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản nếu phát hiện sai sót phải báo cáo lên phụ trách ban giải quyết.
- Phân loại văn bản: cán bộ văn thư cần xác định văn bản vào sổ và loại không phải vào sổ
+Loại văn bản phải vào sổ: gồm các văn bản có ghi tên Xí nghiệp và các lãnh đạo. Trong trường hợp những văn bản ngoài bì có dấu “khẩn”, “hoả tốc”, “thư phát nhanh” gửi đến Xí nghiệp thì cán bộ văn thư ưu tiên bóc trước để đảm bảo thời gian
+ Loại văn bản không phải vào sổ: gồm các thư riêng, sách báo, tạp chí, bản tin, hoá đơn tiền điện, tiền nước, điện thoại, hoá đơn nộp thuế….
- Loại không được bóc phong bì gồm: các văn bản gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể trong Xí nghiệp và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Với những phong bì gửi đích danh người nhận, khi có văn bản liên quan đến công việc chung của Xí nghiệp thì cá nhân nhận văn bản luôn chuyển cho cán bộ văn thư để đăng ký.Các bì văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” và đóng dấu “Chỉ có người có tên mới được bóc bì” thì cán bộ văn thư đã vào sổ chuyển đến người được giao trách nhiệm hoặc người có tên trên bì giải quyết.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật)
2. Bóc bì văn bản:
- Những phong bì có dấu chỉ mức độ “khẩn” gửi cho Xí nghiệp thì được nhân viên văn thư bóc ngay sau khi nhận để trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết nhằm đảm bảo về mặt thời gian. Đối với những văn bản gửi đích danh cá nhân, phòng ban trong Xí nghiệp thì nhân viên văn thư không bóc bì mà đã chuyển đến người nhận một cách nhanh nhất (chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính).
- Khi bóc phong bì văn bản nhân viên văn thư thực hiện nhẹ nhàng và khéo léo dồn văn bản về phía bên trái của bì thư rồi dùng kéo cắt sát mép phải của bì thư theo đường gân phía không có văn bản. Sau đó lấy văn bản ra, đối chiếu số, ký hiệu ghi ở ngoài phong bì với số, ký hiệu ghi bên trong văn bản. Nếu có sai lệch lập tức báo cáo cho người phụ trách và hỏi lại nơi gửi. Văn bản là đơn thư khiếu nại hoặc đến quá chậm so với ngày tháng của văn bản thì phải đính kèm văn bản với bì để làm bằng chứng.
- Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ “mật”: Nhân viên văn thư không được phép mở phong bì mà chỉ vào sổ văn bản mật, bỏ trống cột trích yếu nội dung văn bản sau đó chuyển ngay văn bản đó đến những người có trách nhiệm giải quyết theo đúng thời gian quy định.
3.Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
Mọi văn bản gửi đến Xí nghiệp đều được nhân viên văn thư đóng dấu đến lên văn bản nhằm mục đích là xác nhận văn bản đã qua bộ phận văn thư và ghi nhận ngày tháng đến công ty.
*) Mẫu dấu đến của công ty:
(Nguồn: Ban Nhân chính - Kế hoạch)
- Dấu đến được đóng vào góc trên bên trái (phần lề văn bản), dưới phần số và ký hiệu
- Đối với công văn dấu đến được đóng bên dưới phần trích yếu văn bản 4. Vào sổ đăng ký văn bản đến
Công ty vào sổ đăng ký văn bản đến vào mỗi năm, bắt đầu từ ngày 01 tháng Công ty cổ phần vận tải thuỷ số 4
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
ĐẾN
Số đến: ... Ngày đến: ...
01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm.Ghi sổ theo nguyên tắc văn bản đến vào ngày nào đều được ghi sổ vào ngay trong ngày đó, tuyệt đối không được để sang ngày hôm sau để tránh thất lạc hoặc mất mát.
Các thông tin như số, ký hiệu, trích yếu nội dung, ngày nhận văn bản đến đều được cán bộ văn thư ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác, không viết tắt những từ không thông dụng, không sử dụng bút chì để ghi chép.
Bìa sổ: