7. Chi phí tài chính 22 VI.26 00 Trong đó: Chi phí lãi vay 23 0
2.5. Công tác lƣu trữ tại Xí nghiệpsửa chữa tàu
Hai công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.Tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 nhân viên văn thư vừa làm công tác văn thư vừa kiêm nhiệm lưu trữ.
- Do Xí nghiệp không có phòng lưu trữ riêng nên tài liệu của phòng ban nào thì phòng ban đó lưu trữ và bảo quản
2.5.1. Phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ là một khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở các văn bản được lưu tại bộ phận văn thư nhân viên lưu trữ đã
phân loại tài liệu một các thuận lợi cho việc lưu trữ. Phân loại theo các hoạt động chủ yếu như: báo cáo tổng hợp, các hoạt động chuyên môn, tổ chức, tài chính, nhân sự, trang bị cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản các hoạt động khác…
- Do Xí nghiệp lưu trữ theo hình thức phân tán nên hầu hết tài liệu được lưu trữ tại ngay các phòng ban chuyên môn. Ban Nhân chính chỉ lưu trữ và bảo quản tài liệu liên quan đến các mặt; báo cáo tổng hợp, trang bị cơ sở vật chất, các hoạt động nội bộ.
2.5.2. Xác định giá trị tài liệu
- Nhân viên văn thưxác định giá trị tài liệu theo các quy định hiện hành, quy định thời gian bảo quản cho từng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của công ty và lựa chọn đưa vào bảo quản trong các phòng những tài liệu có giá trị
- Đối với những tài liệu chỉ mang tính chất tham khảo như: sách báo, kế hoạch hoạt động sản xuất ngắn hạn (hàng tuần, hàng tháng) được bảo quản tạm thời.
- Đối với những hồ sơ tài liệu phản ánh các hoạt động chính của công ty trong thời gian dài (6 tháng, 1 năm) như: báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm về các mặt kinh tế, tài chính, thương mại, sản xuất hay những tài liệu cơ bản về quá trình xây dựng và phát triển của công ty được bảo quản dài hạn.
- Qua việc đánh giá giá trị tài liệu nhân viên văn thư lưu trữ đã loại ra được những tài liệu hết giá trị trên mọi phương diện tiêu huỷ và giữ gìn được những tài liệu có giá trị do đó nâng cao được chất lượng công tác lưu trữ tại công ty
2.5.3. Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho (phòng) lưu trữ
Hiện nay tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 chỉ có một nhân viên văn thư nên hầu hết các công việc đều do nhân viên này đảm nhiệm nên cán bộ văn thư không có thời gian tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vì vậy nên ảnh hưởng rất nhiều đến công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ.
- Mặt khác do Xí nghiệp không tiến hành lưu trữ tập trung nên gây khó khăn lớn cho việc bổ sung tài liệu cho công tác lưu trữ. Cán bộ văn thư cũng chưa chú ý quan tâm nhiều tới việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, cụ thể là phòng văn thư không có kế hoạch để thu thập, bổ sung tài liệu làm phong phú tài liệu lưu trữ cho Xí nghiệp.
- Tài liệu lưu trữ hết sức đơn giản, phòng văn thư chỉ lưu trữ những tài liệu đã qua xử lý, hoàn toàn không có phim ảnh….Hàng năm cán bộ văn thư không dựa vào sổ đăng ký công văn đi, đến hoặc dựa vào danh mục hồ sơ để lập bản kê hay mục lục hồ sơ. Thực tế có rất nhiều doanh nghiệp bằng phương pháp này đã dễ dàng phát hiện những tài liệu còn thiếu để bổ sung kịp thời
2.5.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Trong Ban Nhân chính có trang bị tủ đựng hồ sơ nhưng không phải loại chuyên dụng mà tài liệu đuợc để với các giấy tờ văn bản khác nên vẫn còn sơ sài trong công tác bảo quản tài liệu.Nhân viên văn thư tiến hành ghim tài liệu thành quyển để vào trong tủ nhưng không có sử dụng kỹ thuật hay biện pháp nào để kéo dài tuổi thọ và chống hư hại cho tài liệu.
- Đối với sổ đăng ký văn bản đến: do số lượng văn bản đến Công ty trong một năm rất ít nên Ban Nhân chính dùng một quyển sổ để đăng ký văn bản đến cho nhiều năm. Khi kết thúc một năm, cán bộ văn thư ghim phần đã vào sổ của năm kết thúc và tiếp tục vào sổ cho năm tiếp theo.
- Tại Ban Nhân chính hồ sơ lưu trữ được bảo quản tạm thời theo thời hạn quy định là một nhiệm kỳ (5 năm).Những tài liệu có giá trị được tiếp tục bảo quản, còn những tài liệu khác được đưa đi tiêu huỷ.
- Do tài liệu lưu trữ của Ban Nhân chính chỉ có một loại tài liệu giấy là các văn bản đã qua xử lý nên phòng văn thư cũng không có chế độ duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với tài liệu lưu trữ.
2.5.5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tài liệu lưu trữ của Xí nghiệp được sử dụng để phục vụ nhu cầu công việc của các phòng ban đơn vị trong Xí nghiệp và các nhu cầu riêng chính đáng.
- Cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công việc đều tiến hành xin ý kiến của lãnh đạo.Người ngoài Xí nghiệp có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của Xí nghiệp đều xin giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu.
- Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu tại Xí nghiệp gồm: + Nghiên cứu ngay tại phòng văn thư
+ Với những trường hợp đặc biệt do nhu cầu sử dụng tài liệu ở ngoài phòng văn thư thì trưởng phòng Ban nhân chính là người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu bằng văn bản.
2.5.6. Tiêu huỷ tài liệu lưu trữ
Để giải phóng chỗ để, giảm bớt số lượng giấy tờ tài liệu phải lưu trữ bảo quản thì mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều phải tiến hành tiêu huỷ tài liệu đã hết giá trị không còn hiệu lực về mặt pháp lý. Do việc lưu trữ không tập trung nên khi tiến hành tiêu huỷ tài liệu không thể tiến hành tiêu huỷ cùng một lúc tất cả những tài liệu đã hết giá trị tài liệu. Mà việc tiêu huỷ được thực hiện nhiều lần tại các phòng ban, do cán bộ nhân viên các phòng ban tự tiêu huỷ và có sự xác nhận của Giám đốc, sau khi đã đánh giá hết giá trị tài liệu.
Sau khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ, hội đồng đánh giá giá trị tài liệu đã lập biên bản những tài liệu hết giá trị, sau đó ban hành một quyết định bằng văn bản những hồ sơ tài liệu không cần thiết, hết giá trị bị trùng lặp hay hết thời hạn bảo quản.
Việc tiêu huỷ tài liệu tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 đều có sự chứng kiến của ban Giám đốc công ty, trưởng phòng và các nhân viên trong phòng đó, công ty quy định không phòng ban hay nhân viên nào được tự huỷ giấy tờ tài liệu khi chưa có sự đồng ý của Giám đốc.Thực tế Xí nghiệp ít có buổi tiêu huỷ tài liệu, do tài liệu của Xí nghiệp không nhiều
Sau khi tiêu huỷ đều có biên bản tiêu huỷ tài liệu có chữ ký của nhân viên lưu trữ và lãnh đạo chứng kiến việc tiêu huỷ tài liệu.
Kết quả đạt được của công tác văn thư tại xí nghiệp
+ Công tác văn thư lưu trữ của Xí nghiệp được thực hiện các quy trình nghiệp vụ dựa theo quy định của nghiệp vụ lưu trữ, nên công tác này của Xí nghiệp được thực hiện một cách khoa học và đảm bảo được tính pháp lý của công tác văn thư theo quy định của Nhà nước.
+ Xây dựng được quy chế công tác lưu trữ, tập huấn cho nhân viên văn thư từng bước đưa công tác này vào nề nếp.
+ Công tác sắp xếp lại văn bản đang từng bước thực hiện quy chế nộp lưu, bảo quản tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước
Tuy nhiên công tác lưu trữ còn có những mặt hạn chế sau:
+ Ban giám đốc Xí nghiệp chưa có quy định cụ thể về việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ cho toàn công ty do đó chưa có được sự lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu giữa các phòng ban Xí nghiệp
+ Xí nghiệp vẫn chưa bố trí được cho bộ phận văn thư-lưu trữ một phòng riêng để thuận lợi cho công việc bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ
+ Công tác bảo quản tài liệu còn vẫn chưa được khoa học vẫn còn mang tính chất thủ công, ít sử dụng các loại hoá chất vì sẽ ảnh hưởng đến cả phòng nên vẫn còn hiện tượng tài liệu bị ẩm mốc, mọt, mau hỏng, mờ nhoèn chữ.
+ Việc lưu trữ chưa khoa học dẫn đến việc tra cứu khó khăn
+ Nhân viên văn thư-lưu trữ phải làm việc chung với Ban Kế hoạch nên môi trường làm việc không được yên tĩnh, không có khoảng không gian riêng, việc bảo quản tài liệu lưu trữ rất khó khăn và không đảm bảo an toàn, bí mật cho tài liệu.
Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
+ Công tác tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư chưa khoa học, chưa sử dụng đúng người, đúng việc
+ Ban lãnh đạo Xí nghiệp chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ nên chưa có sự quan tâm đúng mức tới công tác này, cơ sở vật chất còn thiếu thốn như: thiếu phòng lưu trữ tập trung cho toàn Xí nghiệp, tủ chuyên dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ….
+ Nhân viên văn thư chưa được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ lưu trữ nên còn lúng túng trong việc sắp xếp khoa học để dễ dàng quản lý và tra cứu
+ Công tác bảo quản chưa được đầu tư, quan tâm đúng mức. Có những văn bản có thể lưu trữ trong máy vi tính để dễ tra cứu và tăng khả năng lưu trữ số lượng nhưng nhân viên văn thư không đủ khả năng để làm việc này. Do vậy công tác văn thư còn mang tính thủ công, lạc hậu.
nơi làm việc của nhân viên văn thư-lưu trữ chưa được sắp xếp một cách khoa học, các loại giấy tờ tài liệu, văn phòng phẩm được đặt không đúng vị trí do đó khi sử dụng lại mất thời gian tìm kiếm.
+ Chỉ có một nhân viên chịu trách nhiệm về văn thư lưu trữ nên số lượng công việc quá nhiều.
Tóm lại, trên đây là toàn bộ các hoạt động của công tác văn thư -lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp em nhận thấy Ban Nhân chính đã làm tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình. Nhìn chung Ban Nhân chính đã giải quyết tốt nguồn thông tin đến và đi của Xí nghiệp; xây dựng được các chương trình làm việc hiệu quả, rút ngắn được thời gian hoàn thành công việc tiết kiệm được chi phí cho Xí nghiệp; thực hiện tốt công tác quản lý của Xí nghiệp, trang bị đầy đủ các trang thiết bị cho các phòng ban và các cơ sở trực thuộc. Bên cạnh đó kết quả kinh doanh của Xí nghiệp trong 3 năm qua cho thấy đội ngũ cán bộ nhân viên của Xí nghiệp đã nỗ lực thực hiện các chiến dịch phát triển.
Tuy nhiên các hoạt động của công tác văn thư-lưu trữ tại Xí nghiệp vẫn còn những hạn chế mà theo em cần phải được khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư-lưu trữ để phù hợp với xu hướng phát triển hiện nay. Chính vì lẽ đó em xin được đưa ra một số kiến nghị ở chương III với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư -lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.
CHƢƠNG III
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ-LƢU TRỮ TẠI XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81