7. Chi phí tài chính 22 VI.26 00 Trong đó: Chi phí lãi vay 23 0
3.4.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ-lƣu trữ
- Thông tin là một vấn đề có tính chất sống còn đối với các doanh nghiệp trong thời đại hiện nay, cập nhật và nắm bắt nhanh hay chậm cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư-lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng chính xác giúp cho cán bộ đưa ra được những thông tin kịp thời, chính xác, đúng đắn.Vì vậy công tác này cần được coi trọng trong quá trình quản lý của các nhà lãnh đạo.
- Hiện nay trong Ban Nhân chính-Kế hoạch đã trang bị hai bộ máy vi tính. Tuy nhiên nhân viên văn thư mới khai thác một số ứng dụng như soạn thảo văn bản, in văn bản….Còn những nghiệp vụ khác làm thủ công mất rất nhiều thời gian, khi áp dụng công nghệ thông tin vào trong việc giải quyết văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu thì sẽ góp phần tiết kiệm thời gian, cũng như công sức cho nhân viên văn thư-lưu trữ giúp đẩy nhanh tiến độ các công việc sau:
* Quản lý văn bản đến: Nhân viên văn thư có thể sử dụng máy vi tính để lập mẫu sổ và vào sổ trực tiếp trên máy vi tính. Khi có văn bản đến thì chỉ cần mở sổ đăng ký văn bản đến đã lưu trong máy và nhập vào đó tất cả các thông tin cần thiết: số kí hiệu văn bản, ngày tháng nhận văn bản, tên loại, trích yếu….nếu có sai sót thì sửa lại dễ dàng không được dập xoá. Nhân viên có thể thống kê được số
lưọng văn bản đến dễ dàng hàng ngày, hàng tháng, hàng năm mà không phải mất nhiều thời gian để đếm sổ bằng tay
* Quản lý văn bản đi: Tương tự như quản lý văn bản đến, nhân viên kẻ mẫu sổ trên máy tính rồi nhập thông tin cần thiết vào sổ….
* Lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính: Việc lưu trữ tài liệu trên máy vi tính là một tiện ích rất lớn trong công tác văn thư-lưu trữ, bởi nó giúp ích rất nhiêù cho nhân viên văn thư lưu trữ.Khi cần tra cứu thì sẽ tra cứu rất nhanh chóng, chỉ cần nhớ được một vài thông tin về văn bản đó như; số, ký hiệu, nơi gửi…. là có thể xác định văn bản đó đang nằm ở chỗ nào trong kho lưu trữ. Phương pháp này giúp nhân viên văn thư-lưu trữ tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với phương pháp tìm kiếm trên sổ sách
* Nối mạng nội bộ: Đây là phương pháp làm việc mang tính khoa học, đem lại chất lượng cao.Nó giúp cho nhân viên trong toàn Xí nghiệp nói chung và nhân viên văn thư nói riêng nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trên máy vi tính mà không cần phải qua các đơn vị báo cáo.
* Thu thập thông tin: đây là cách thu thập thông tin đầy đủ nhất,chính xác nhất, nhanh chóng và tiện lợi nhất là thông qua mạng Internet, những thông tin trên mạng mang tính thời sự cao, có cách nhìn đa chiều về một vấn đề.Nó giúp cung cấp những thông tin bổ ích và cần thiết cho công việc của nhân viên văn thư- lưu trữ.