7. Chi phí tài chính 22 VI.26 00 Trong đó: Chi phí lãi vay 23 0
3.2. Nâng cao trình độ đối với nhân viên văn thƣ –lƣu trữ
Hầu hết nhân viên trong Ban Nhân chính- Kế hoạch đều là những người có thâm niên làm việc, có nhiều kinh nghiệm nhưng không phải vì họ có kinh nghiệm mà họ có thể đáp ứng một cách nhanh nhạy những thay đổi, yêu cầu trong công việc.Khi mà trình độ khoa học phát triển đang được áp dụng trong công tác văn
phòng nếu họ không được đào tạo lại thường xuyên họ sẽ không đủ kiến thức để vận hành những máy móc thiết bị tiên tiến. Do đó mục tiêu nâng cao năng suất lao động của Xí nghiệp là khó đạt được.
Có thể thấy trong công tác thông tin, việc thu thập, xử lý thông tin là bước hết sức quan trọng, nhưng công việc này sẽ không thể thực hiện tốt nếu như nhân viên Ban Nhân chính- Kế hoạch có trình độ chuyên môn, trình độ soạn thảo văn bản kém và đặc biệt khả năng phân tích tình huống, khả năng giải quyết vấn đề trong thực tế cũng không tốt sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến việc tham mưu giúp các nhà lãnh đạo trong Xí nghiệp.
Bởi vậy để đáp ứng được nhu cầu của thực tế Xí nghiệp cần chú ý đến một số vấn đề sau:
- Nâng cao trình độ kỹ thuật soạn thảo văn bản cho nhân viên văn thư, lưu trữ: Hiện nay bộ phận văn thư là nơi phải tiếp xúc với thông tin nhiều nhất. Văn thư là đầu mối thu thập và trung chuyển mọi thông tin chủ yếu dưới dạng văn bản của toàn Xí nghiệp. Do đó, mọi thông tin từ phía khách hàng, các tổ chức chính quyền, cơ quan quản lý cấp trên,… đều qua bộ phận văn thư tập hợp và phân phối thông tin cho các bộ phận có liên quan. Chính vì vậy vai trò của văn thư là rất quan trọng nhằm đảm bảo mọi luồng thông tin đều được truyền gửi nhanh chóng, đúng địa chỉ.
Thực tế cán bộ văn thư đều có thể soạn thảo được văn bản.Nhưng văn bản đó có đảm bảo tính khoa học, chính xác, đủ về nội dung, đẹp về hình thức, sử dụng đúng từ ngữ ngữ pháp, cấu trúc câu hay không thì đòi hỏi người nhân viên đó phải nắm được các yêu cầu nguyên tắc quy trình soạn thảo văn bản. Ngoài ra, còn phải luôn cập nhật những thông tin mới nhất, những quan điểm, đường lối chủ trương của Đảng và Nhà nước, và đặc biệt nhân viên đó phải giỏi tiếng Việt, do tiếng Việt thường đa nghĩa cho nên phải sử dụng chính xác để không gây hiểu lầm cho người đọc.
Theo em Xí nghiệp nên tạo điều kiện về vật chất cũng như thời gian để nhân viên văn thư được đi học một lớp đào tạo ngắn hạn hàng năm (từ 3 đến 6 tháng) để nâng cao kiến thức và trình độ chuyên môn của mình.
các phương tiện tin học:
Những năm gần đây, Xí nghiệp đã đầu tư cho các phòng ban một số máy móc móc thiết bị hiện đại như máy in, máy vi tính, máy fax… nhưng không phải nhân viên nào cũng sử dụng thành thạo. Thông thường họ chỉ được hướng dẫn sử dụng một vài thao tác đơn giản mang tính phục vụ cho chuyên môn của mình chứ chưa được học cách bảo quản, lau chùi, xử lý các sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình vận hành máy móc.
Do vậy, nhân viên nên tự nghiên cứu, tìm hiểu và nâng cao hiểu biết về sự tiến bộ của công nghệ, cách bảo quản các phương tiện máy móc thông qua các loại sách báo và các phương tiện khác để tránh trường hợp sự hư hỏng nhẹ của máy móc làm gián đoạn công việc. Cũng có thể hướng dẫn cho nhân viên bằng cách : khi đầu tư máy móc thiết bị cho phòng ban nào thì nhân viên bán sản phẩm sẽ đến tận nơi để hướng dẫn cách sử dụng, bảo quản, xử lý được các sự cố thông thường cho nhân viên ở phòng đó.