Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú.pdf

Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ

KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

THỰC TRẠNG VÀ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HƯNG PHÚ

Thầy LÊ TÍN TRẦN THỊ MỸ NGÂN

Mã số SV: 4053584 Lớp: KTTH – K31

Cần Thơ - 2009

Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú

GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN

MỤC LỤC



CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1

1.1 Sự cần thiết của đề tài 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu 2

1.4 Mô hình nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu 3

1.4.1 Mô hình nghiên cứu 3

1.4.2 Câu hỏi nghiên cứu 3

1.5 Lược khảo tài liệu có lien quan 4

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 6

2.1 Phương pháp luận 6

2.1.1 Những vấn đề chung về quản trị 6

2.1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp, quản trị doanh nghiệp và tầm quan

trọng của quản trị 6

2.1.1.2 Các chức năng của quản trị 8

2.1.2 Yếu tố quản trị trong loại hình kinh doanh thương mại- dịch vụ 9

2.1.2.1 Vai trò của loại hình kinh doanh thương mại- dịch vụ 9

2.1.2.2 Mục tiêu của kinh doanh thương mại- dịch vụ 10

2.1.2.3 Quản trị hoạt động kinh doanh thương mại- dịch vụ 11

Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú

GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN

2.1.3 Quản trị cửa hàng mua bán vật liệu xây dựng 13

2.1.3.1 Khái niệm 13

2.1.3.2 Ý nghĩa của cửa hàng vật liệu xây dựng 13

2.1.3.3 Quản trị theo chức năng trong doanh nghiệp 13

2.1.4 Phân tích môi trường kinh doanh 16

2.1.4.1 Khách hàng 16

2.1.4.2 Quan hệ cung cầu trên thị trường 17

2.1.4.3 Các loại hàng hóa có liên quan 17

2.1.4.4 Chính sách của chính phủ 17

2.1.4.5 Tiến bộ khoa học và công nghệ 17

2.1.4.6 Tình trạng cạnh tranh trên thị trường 18

2.2 Phương pháp nghiên cứu 19

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 19

2.2.2 Phương pháp phân tích và xử lý số liệu 19

2.2.2.1 Phương pháp phân tích số liệu 19

3.2.2 Sản phẩm mua bán hiện tại của doanh nghiệp 23

3.2.3 Mục tiêu tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 24

3.3 Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ 2006- 2008 24

3.4 Thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp 25

3.4.1 Thuận lợi 25

3.4.2 Khó khăn 25

Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú

GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN

CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TẠI DNTN

HƯNG PHÚ 26

4.1 Đánh giá hoạt động quản trị nhân sự 26

4.1.1 Tổ chức quản trị nhân sự tại DNTN Hưng Phú 26

4.1.1.1 Cơ cấu tổ chức 26

4.1.1.2 Quyền hạng và nhiệm vụ của mỗi thành viên trong doanh nghiệp 28

4.1.1.3 Các chính sách đãi ngộ, khuyến khích động viên đối với người lao động tại doanh nghiệp 31

4.1.2 Đánh giá tình hình quản trị nhân sự tại DNTN Hưng Phú 32

4.2 Phân tích hoạt động quản trị mua, nhập và bán hàng tại doanh nghiệp 35

4.2.1 Đánh giá khâu quản trị hoạt động mua hàng 36

4.2.2 Đánh giá khâu quản trị nhập và quản lý hang tồn kho 39

4.2.3 Đánh giá khâu quản trị bán hàng 42

4.3 Phân tích tình hình quản trị tài chính của doanh nghiệp từ 2006- 2008 46

4.4 Phân tích SWOT 51

4.4.1 Phân tích môi trường kinh doanh 51

4.4.1.1 Khách hàng 52

4.4.1.2 Quan hệ cung cầu 53

4.4.1.3 Các loại hàng hoá có liên quan 54

4.4.1.4 Tiến bộ khoa học và công nghệ 54

4.4.1.5 Tình trạng cạnh tranh trên thị trường 55

Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú

GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN

CHƯƠNG 5 BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ 62

5.1 Biện pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch 62

5.3 Biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tài chính 72

5.3.1 Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn 72

5.3.1.1 Về công nợ khách hàng 72

5.3.1.2 Giảm chi phí 73

5.3.1.3 Tăng doanh thu 74

5.3.1.4 Nâng cao khả năng thanh toán 74

5.3.2 Một số gioải pháp khác 74

CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 76

6.1 Kết luận 76

6.2 Kiến nghị 77

6.2.1 KiẾN nghị với doanh nghiệp 77

6.2.2 Kiến nghị với các bộ ban ngành 77

Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú

GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN

DANH MỤC BIỂU BẢNG



Bảng 1 Các sản phẩm chủ yếu của doanh nghiệp

Bảng 2 Tình hình kinh doanh của Hưng Phú từ 2006- 2008

Bảng 3 Tình hình nhân sự của cửa hàng vật liệu xây dựng Hưng Phú

Bảng 4 Phân công lao động tại cửa hàng vật liệu xây dựng vào ngày chủ nhật Bảng 5 Kết quả sử dụng thời gian làm việc và hiệu quả sử dụng lao động Bảng 6 Tình hình thực hiện kế hoạch chi phí cho mua hàng năm 2008 Bảng 7 Doanh số bán của doanh nghiệp qua 3 năm 2006-2008

Bảng 8 Tình hình thực hiện kế hoạch chi phí vận chuyển bán hàng năm 2008 Bảng 9 Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Hưng Phú từ 2006 - 2008 Bảng 10 Tình hình tài chính của Hưng Phú từ năm 2006-2008

Bảng 11 Tình hình thực hiện kế hoạch tài chính năm 2008 Bảng 12 Mức độ khách hàng biết đến các doanh nghiệp

Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú

GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN

DANH MỤC SƠ ĐỒ - BIỂU ĐỒ



Sơ đồ 1 Mô hình quản trị của Stephen J.Caroll và Dennis J.Gillen Sơ đồ 2 Các chức năng quản trị

Sơ đồ 3 Hệ thống mục tiêu kinh doanh năm

Sơ đồ 4 Kế hoạch kinh doanh cho loại hình thương mại - dịch vụ nhỏ lẻ Sơ đồ 5 Tiến trình kiểm soát.

Sơ đồ 6 Tiến trình quản trị nghiệp vụ ở cửa hàng Sơ đồ 7 Mô hình ma trận SWOT

Sơ đồ 8 Tổ chức nhân sự tại DNTN Hưng Phú Sơ đồ 9 Quy trình mua hàng hoá của doanh nghiệp Sơ đồ 10 Phân tích SWOT

Sơ đồ 11 Tiến trình đánh giá tình hình mỗi tuần

Biểu đồ 1 Biểu diễn cơ cấu sản phẩm của Hưng Phú trên đồ thị 3D Biểu đồ 2 So sánh doanh thu các mặt hàng năm 2006 - 2008

Biểu đồ 3 Mức độ biết đến của khách hàng đối với các doanh nghiệp

Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú

GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN

NSLĐ : Năng suất lao động

FIFO: Phương pháp nhập trước xuất trước LIFO: Phương pháp nhập sau xuất trước CISS: Cộng đồng các quốc gia độc lập LN: Lợi nhuận

ROE: Tỷ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu ROA: Tỷ suất lợi nhuận trên tài sản

ROS: Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu HĐKD: Hoạt động kinh doanh

VAT: Thuế giá trị gia tăng

Chương 1 GIỚI THIỆU

1.1 Sự cần thiết của đề tài:

Công nghiệp Việt Nam những năm gần đây phát triển với tốc độ ngày càng cao, đóng góp phần lớn vào tăng trưởng GDP của cả nước Trong đó ngành công nghiệp xây dựng đã có sự đóng góp không nhỏ vào sự phát triển của kinh tế cả nước nói chung và của Đồng Bằng Sông Cửu Long (ĐBSCL) nói riêng

Những năm gần đây khi kinh tế vùng ĐBSCL vươn lên phát triển mạnh mẽ, cơ sở hạ tầng được nâng cấp, cải thiện đáng kể bề mặt đô thị Cùng với thu nhập của người dân ngày càng cao đã làm cho nhu cầu về xây dựng và sử dụng VLXD cũng gia tăng theo

Nắm bắt được xu hướng này của vùng ĐBSCL, bên cạnh các doanh nghiệp nhà nước có không ít các doanh nghiệp tư nhân kinh doanh mặt hàng VLXD cơ bản được thành lập Nhưng quy mô và hình thức hoạt động còn nhỏ, lẻ nên khó cạnh tranh với các doanh nghiệp nhà nước có nguồn vốn mạnh; khả năng liên kết hợp tác thấp; khâu quản lý không ít doanh nghiệp còn thiếu khoa học và chưa hiện đại, còn không ít doanh nghiệp quản lý theo thói quen và kiểu gia đình

DNTN Hưng Phú lúc mới thành lập là một cửa hàng nhỏ do người chủ quản lý các hoạt động chức năng, nhưng ngày càng phát triển nhờ vào việc kinh doanh thêm nhiều mặt hàng thuộc VLXD Tuy nhiên sự gia tăng đó đã nảy sinh một vấn đề, đó là công tác quản trị của doanh nghiệp, vẫn còn theo thói quen, chưa được cải tiến Do đó, để phù hợp với sự phát triển chung của nền kinh tế cũng như sự tồn tại của mình, bản thân doanh nghiệp phải tìm hướng quản trị hoàn thiện hơn

Với kiến thức đã được học và qua tìm hiểu thực tế tại DNTN Hưng Phú, tôi nhận thấy rằng vấn đề quản trị không chỉ quan trọng đối với doanh nghiệp lớn mà nó cũng góp phần không nhỏ đối với hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp nhỏ Tôi hy vọng nghiên cứu của tôi sẽ góp một phần nào đó làm nảy sinh những ý tưởng quản lý mới hợp lý và khoa học hơn cho các doanh nghiệp nhỏ lẻ để cải thiện

công tác quản trị tại doanh nghiệp mình Vì những lẽ trên nên tôi chọn đề tài “Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú”

1.2 Mục tiêu nghiên cứu:

1.2.1 Mục tiêu tổng quát:

Tìm hiểu hoạt động quản trị tại cửa hàng VLXD Hưng Phú Qua đó đề xuất một số biện pháp để hoàn thiện công tác quản trị, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp

1.2.2 Mục tiêu cụ thể:

Để đạt được mục tiêu trên nghiên cứu đề tài “ Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú” phải thực hiện các mục tiêu cụ thể như sau:

- Nghiên cứu tình hình và thực trạng của hoạt động quản trị hiện tại trong doanh nghiệp

- Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh ba năm gần đây của doanh nghiệp - Tìm ra những ưu nhược điểm trong hoạt động quản trị của doanh nghiệp - Phân tích môi trường kinh doanh để thấy được cơ hội và thách thức có ảnh hưởng đến quản trị doanh nghiệp

- Đề xuất giải pháp để hoàn thiện công tác quản trị nhằm nâng cao hiệu quả doanh nghiệp cho doanh nghiệp

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu:

- Phân tích thực trạng công tác quản trị về nhân sự, mua - bán hàng hóa, tài chính của doanh nghiệp thông qua các báo cáo từ bộ phận kế toán và nhân sự cung cấp - Qua phân tích đánh giá tình hình quản trị tại, từ đó đưa ra biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị tại doanh nghiệp

- Do doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại mặt hàng nên phần trình bày về các mặt hàng nêu trong đề tài này sẽ là nhóm các mặt hàng chính

1.4 Mô hình nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu:

1.4.1 Mô hình nghiên cứu:

1.4.2 Câu hỏi nghiên cứu:

Dựa trên đề tài “Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú” đặt ra các vấn đề nghiên cứu sau:

 Về nhân sự:

- Cơ cấu tổ chức nhân sự giữa các bộ phận phòng ban có hợp lý chưa? - Vai trò, năng lực của từng nhân viên có được khai thác một cách tối ưu? - Các chính sách đãi ngộ và động viên đối với người lao động phù hợp và có hiệu quả không?

- Số lượng và chất lượng ( trình độ ) nhân viên có thích hợp đối với môi trường kinh doanh của doanh nghiệp không?

 Vế hoạt động mua - bán hàng hóa: - Tìm được nhà cung ứng với giá cả tối ưu?

TÌm hiểu lý thuyết về quản trị doanh nghiệp

Công tác quản trị của DNTN Hưng Phú

Phân tích môi trường kinh doanh:

- Thu thập thông tin - Môi trường ngành - Môi trường vĩ mô

Phân tích công tác quản trị doanh nghiệp:

- Thu thập thông tin - Xử lý thông tin

- Đánh giá năng lực quản trị của doanh nghiệp

Sử dụng ma trận SWOT hình thành các phương án chiến lược

Đưa ra các biện pháp hoàn thiện công tác quản trị

- Quy trình mua và nhập hàng được kiểm soát chặt chẽ? - Thủ tục và phương thức bán hàng có hiệu quả chưa?

 Về lĩnh vực tài chính:

- Doanh nghiệp đã sử dụng nguồn tài chính vào mục đích hoạt động kinh doanh như thế nào?

- Công tác quản trị tài chính tại doanh nghiệp có hiệu quả không?

1.5 Lược khảo tài liệu có liên quan:

Đề tài hoàn thành có sự tham khảo một số luận văn sau:

- Nguyễn Thị Minh Châu (2008), tên đề tài “ Hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Thịnh Phát ”, đề tài nghiên cứu và đánh giá công tác quản trị tại doanh nghiệp Về phương pháp thực hiện, chủ yếu tác giả sử dụng phương pháp phân tích bằng ma trận SWOT để phân tích thực trạng cũng như môi trường kinh doanh của doanh nghiệp Tác giả đã có nhiều tòm tòi trong việc tìm hiểu, phân tích và làm rõ thực trạng hoạt động trong ba năm (2005 – 2007) của doanh nghiệp Đưa ra được nhiều sự so sánh rõ nét và những nhận xét mang tính khách quan và phù hợp với thực tế doanh nghiệp Trong phần kết luận và kiến nghị tác giả cũng đưa ra được khá nhiều biện pháp thực hiện nhằm khắc phục những nhược điểm đối với doanh nghiệp để nâng cao công tác quản trị đem lại hiệu quả hoạt động kinh doanh

- Phạm Thị Hà Phương (2008), tên đề tài “ Đánh giá công tác quản trị tại Công ty cổ phần vật tư Hậu Giang ” Nội dung đề tài phân tích hiện trạng công tác quản trị tại công ty, qua đó đánh giá những ưu – nhược điểm cũng như những thuận lợi và khó khăn thông qua ma trận SWOT để có cơ sở đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác quản trị tại công ty Tuy nhiên tác giả vẫn chưa đưa ra biện pháp cụ thể còn nói một cách chung chung như yếu tố giá trong công tác Marketing, tác giả có trình bày trong những năm qua thu nhập của người dân ĐBSCL cao nhu cầu xây dựng dân dụng gia tăng nên vấn đề giá cả sẽ không ảnh hưởng lớn đến tâm lý mua hàng của khách hàng nhưng tác giả đã không đưa ra chính sách giá phù hợp để có sức cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường Và trong đề tài này tác giả đã lấy điểm yếu đó để đưa ra chiến lược giá phù hợp hơn nhằm nâng cao công tác Marketing cho doanh nghiệp

 Khái niệm về doanh nghiệp

Hiện nay trên phương diện lý thuyết có khá nhiều định nghĩa thế nào là một doanh nghiệp Tuy nhiên có thể phát biểu về định nghĩa doanh nghiệp như sau:

Doanh nghiệp là một đơn vị kinh tế quy tụ các phương tiện tài chính, vật chất và con người nhằm thực hiện các hoạt động sản xuất, cung ứng, tiêu thụ sản phẩm hoặc dịch vụ trên cơ sở tối đa hoá lợi ích của người tiêu dùng, thông qua đó tối đa hóa lợi ích của chủ sở hữu, đồng thời kết hợp một cách hợp lý các mục tiêu xã hội

 Khái niệm về quản trị doanh nghiệp

Ngày nay, khi nền kinh tế quốc gia ngày càng phát triển thì sự ra đời của nhiều doanh nghiệp mới là một điều tất yếu Đi kèm với nó là các phương pháp quản trị mà người ta dùng để quản lý doanh nghiệp sao cho doanh nghiệp mình hoạt động có hiệu quả nhất

Có nhiều cách hiểu về quản trị doanh nghiệp nên trong phạm vi đề tài này, em xin chọn khái niệm quản trị của Stephen J.Caroll và Dennis J.Gillen làm cơ sở cho những phân tích đánh giá trong những chương sau Theo đó:

Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến sự thành công trong các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp Quản trị là tiến trình tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra hoạt động của các thành viên trong tổ chức; sử dụng các nguồn lực nhằm đạt đến sự thành công trong các mục tiêu đề ra đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Sau đây là sơ đồ mô hình quản trị của Stephen J.Carrol và Dennis J.Gillen:

Sơ đồ 1 Mô hình quản trị của Stephen J.Caroll và Dennis J.Gillen

 Tầm quan trọng của quản trị:

Trong thời đại ngày nay, khi mà tất cả tổ chức từ lợi nhuận hay phi lợi nhuân; từ tập thể hay cá nhân đã và đang đi vào quỹ đạo hoạt động thì không ai có thể phủ nhận vai trò quan trọng và to lớn của quản trị trong việc bảo đảm sự tồn tại và hoạt động bình thường của tổ chức hay cá nhân đó cũng nh ư của đời sống kinh tế xã hội Khi con người biết tổ chức hoạt động thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn, ít tốn kém thời gian, tiền bạc, nguyên vật liệu và những phí tổn khác Quản trị tạo ra khả năng sáng tạo to lớn, trong cùng điều kiện về con người và vật chất kỹ thuật như nhau nhưng quản trị lại có thể đem lại kết quả cuối cùng khác nhau, đem lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp Điều này càng có ý nghĩa đối với các công ty kinh doanh có hiệu quả trên thế giới Sự thành công mà họ có được đều nhờ vào phương thức quản trị khoa học, nghệ thuật, đứng vững tr ên nền của sự tạo dựng văn hóa doanh nghiệp, khai thác sự phát triển kỹ thuật mới, kích thích và giữ chân nhân tài Ngân hàng Châu Mỹ đã nêu trong bảng công bố báo cáo về kinh doanh nhỏ rằng: “ Theo kết quả phân tích cuối cùng, hơn 90% các thất bại trong kinh doanh là do thiếu năng lực và thiếu kinh nghiệm quản trị” Rõ ràng quản trị tồn tại trong mọi lĩnh vực, mọi hoạt động của mọi tổ chức

Đối với Việt Nam, trong thời kỳ công nghiệp hóa hiện đại hóa hiện nay thì việc xây dựng một hệ thống quản lý khoa học và hiện đại không chỉ giúp nhà nước quản lý xã hội tốt hơn mà nó còn có ý nghĩa to lớn trong việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế của đất nước

Lịch trình công việc

Các chức năng quản trị:

- Kế hoạch - Tổ chức - Lãnh đạo - Kiểm tra

Kiến thức cơ bản và các kỹ năng quản trị

Thực hiện mục tiêu Phương pháp

làm việc và vai trò trách nhiệm

2.1.1.2 Các chức năng quản trị:

Lập kế hoạch: Lập kế hoạch là quá trình xây dựng các mục tiêu và xác định các nguồn lực, quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ra Đây là chức năng đầu tiên của quản trị doanh nghiệp Kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp

Xét theo thời gian, kế hoạch của doanh nghiệp bao gồm: kế hoạch dài hạn (trong khuôn khổ chiến lược phát triển kinh doanh của doanh nghiệp), hoạch định chương trình hàng năm và hoạch định chương trình mang tính tác nghiệp cho từng quý, tháng, tuần lễ Những căn cứ chủ yếu cho việc hoạch định:

khoa học công nghệ và ảnh hưởng của nó

 Chức năng tổ chức: Tổ chức trong doanh nghiệp là quá trình gắn kết, phân công và phối hợp các thành viên vào cùng làm việc, nhằm thực hiện mục tiêu

chung Trong đó bao gồm: tổ chức con người, tổ chức công việc, phân bổ các nguồn lực… Chính nhờ chức năng này mà nhà quản trị quyết định được những nhiệm vụ nào cần phải hoàn thành, làm thế nào để kết hợp nhiệm vụ vào những công việc cụ thể, làm thế nào để phân chia công việc thành những công đoạn khác nhau tạo thành cấu trúc của tổ chức

 Chức năng lãnh đạo: Lãnh đạo là sự cố gắng tác động vào người khác để đảm bảo đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Đó là quá trình thu hút, lôi cuốn, động viên, thuyết phục, hướng dẫn thúc đẩy các thành viên trong doanh nghiệp làm việc để đáp ứng theo yêu cầu của công việc Mục đích của chức năng lãnh đạo là làm cho tất mọi người, mọi thành viên nhận thức đầy đủ vai trò, trách nhiệm và thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, góp phần thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp

 Kiểm tra, kiểm soát trong quá trình kinh doanh: Kiểm tra là quá trình so sánh giữa mục tiêu và chỉ tiêu kế hoạch với kết quả thực tế đã đạt được trong từng khoản thời gian bảo đảm cho hoạt động thực tế phù hợp với kế hoạch đã đề ra Kiểm tra gồm có bốn nội dung chính:

- Xây dựng các tiêu chuẩn hoặc các chỉ tiêu hoạt động - Đo lường các kết quả thực tế đã xảy ra

- So sánh kết quả thực tế với các tiêu chuẩn hoặc các chỉ tiêu - Điều chỉnh các hoạt động nếu phát hiện ra những sai lệch

Các chức năng quản trị DN và mối quan hệ giữa chúng có thể được khái quát như sau

Sơ đồ 2 Các chức năng quản trị

2.1.2 Yếu tố quản trị trong loại hình kinh doanh thương mại – dịch vụ:

Yếu tố quan trọng trong quản trị là phải nhận thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là gì từ đó đề ra biện pháp quản trị cho phù hợp Ở loại hình kinh doanh thương mại - dịch vụ, khâu cuối cùng trong hệ thống của dây chuyền kinh doanh, là hình thức kinh doanh bằng cách “mua đi bán lại” các loại hàng hoá Lợi nhuận của nó phụ thuộc vào trình độ của người quản lý, thái độ làm việc của nhân viên và khách hàng Vì vậy yếu tố quản trị chính trong loại hình kinh doanh thương mại và dịch vụ là con người

2.1.2.1 Vai trò của loại hình kinh doanh thương mại - dịch vụ: TỔ CHỨC

Xác định và phân bổ, sắp xếp các nguồn lực

LÃNH ĐẠO

Gây ảnh hưởng đến người khác cùng làm việc hướng tới mục tiêu của doanh nghiệp

Như đã nói ở trên, kinh doanh thương mại dịch vụ là khâu cuối cùng trong dây chuyền sản xuất kinh doanh hay đầu ra của hàng hóa, thúc đẩy nền sản xuất hàng hoá phát triển Vì vậy, nó không chỉ có ý nghĩa là kinh doanh để tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn là đơn vị đông đảo phân phối sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất tới tay người tiêu dùng cuối cùng, mở rộng khả năng tiêu dùng, nâng cao mức hưởng thụ của các cá nhân và của doanh nghiệp

Với ý nghĩa đó, trong hoạt động thương mại - dịch vụ đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động sáng tạo, phát huy sáng kiến nhất là phải quản trị chặt chẽ từng khâu trong doanh nghiệp, tránh thất thoát, lãng phí giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay

2.1.2.2 Mục tiêu của kinh doanh thương mại - dịch vụ:

Để hoạt động kinh doanh trước hết phải có mục tiêu  Mục tiêu của kinh doanh thương mại - dịch vụ:

Có hai loại mục tiêu là: - Mục tiêu dài hạn - Mục tiêu ngắn hạn

Mục tiêu ngắn hạn trong kinh doanh thương mại dịch vụ thường là mục tiêu năm, nhằm để thực hiện mục tiêu dài hạn Mục tiêu kinh doanh năm vạch ra phương hướng và công việc phải làm để đạt được mục tiêu trong năm của doanh nghiệp Thông thường bao gồm các mục tiêu sau:

+ Giữ cho doanh nghiệp hoạt động đều đặn + Có thị phần ngày càng lớn

+ Tạo ra nhiều lợi nhuận

 Quy trình quản trị mục tiêu kinh doanh thương mại và dịch vụ nhỏ lẻ hàng năm:

Sơ đồ 3 Hệ thống mục tiêu kinh doanh năm

Sơ đồ trên cho thấy những hạn mục cần thiết cho việc lập mục tiêu kinh

doanh hàng năm Tùy điều kiện mà thiết lập mục tiêu cho phù hợp với doanh nghiệp mình Mục tiêu phải bao gồm cả định lượng và định tính tức là cần phải kết hợp các mục tiêu như: mục tiêu về kết quả hoạt động kinh doanh, mục tiêu về tiềm năng, chiến lược kinh doanh và phân phối thành quả

2.1.2.3 Quản trị hoạt động kinh doanh thương mại- dịch vụ:

Trong phạm vi đề tài này, chức năng quản trị là hoạch định và kiểm tra sẽ được lựa chọn để phân tích

Sau khi đã có mục tiêu, doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch kinh doanh Kế hoạch bao gồm ba loại: ngắn hạn, trung hạn và dài hạn Trong đó kế hoạch ngắn hạn được sử dụng để thực hiện mục tiêu kinh doanh năm và triển khai chiến lược kinh doanh

Kết quả mục tiêu: - Doanh số - Lợi nhuận

- Hiệu suất quay vòng vốn

Mục tiêu chiến lược kinh doanh:

- Chiến lược kinh doanh

- Chiến lược kỹ năng kinh doanh

- Chiến lược tổ chức Mục tiêu nguồn kinh

doanh:

- Mục tiêu nhân sự - Đầu tư thiết bị - Huy động vốn

Mục tiêu phân phối thành quả:

- Thường theo kết quả kinh doanh

- Tỷ lệ phân phối lợi tức - Tích lũy nội bộ

Các bước lập kế hoạch kinh doanh năm:

Sơ đồ 4 Kế hoạch kinh doanh cho loại hình thương mại - dịch vụ nhỏ lẻ

Sau khi lập kế hoạch xong, doanh nghiệp bắt đầu tiến hành thực hiện dưới sự lãnh đạo của nhà quản trị nhằm đảm bảo việc tổ chức thực hiện đúng theo kế hoạch Để đảm bảo đạt được hiệu quả cao, nhà quản trị phải tiến hành kiểm tra để kế hoạch được hoàn thành theo đúng tiến độ Do đó, chức năng kiểm soát là công cụ hữu hiệu nhằm làm sáng tỏ những kết quả đã thực hiện, căn cứ vào đó mà nhà quản trị xác định được thứ tự ưu tiên để từ đó có sự tác động điều chỉnh kế hoạch hoàn thành như dự định

Hệ thống hóa kế hoạch kinh doanh hàng năm: - Hệ thống xây dựng kế hoạch năm, quản lý xúc tiến

kinh doanh

- Hệ thống quản lý mục tiêu

- Hệ thống quản lý kết quả kinh doanh - Hệ thống phân phối kết quả kinh doanh - Hệ thống quản lý kế toán

Lập dự toán hàng năm: - Dự kiến doanh số, dự

toán chi phí kinh doanh

- Dự toán chi phí sản xuất, mua vào, tồn trữ

- Dự toán chi phí quản lý chung, lợi nhuận - Dự toán đầu tư thiết

bị, đầu tư vốn Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ:

- Kế hoạch bán hàng - Kế hoạch nhập hàng, tồn

trữ

- Kế hoạch bảo đảm chất lượng và an toàn

- Kế hoạch tài chính, tổng hợp và nhân sự

Xây dựng mục tiêu và phương châm kinh doanh:

- Xây dựng mục tiêu thành quả một cách khả quan dựa trên năng lực thực tế và phân tích kết quả đạt được của năm trước để dự đoán cho năm sau

- Phối hợp với các kế hoạch trung và dài hạn

Sơ đồ 5 Tiến trình kiểm soát

2.1.3 Quản trị cửa hàng mua bán vật liệu xây dựng:

Hoạt động kinh doanh mua bán vật liệu xây dựng (VLXD) là một hình thức của kinh doanh thương mại và dịch vụ

2.1.3.1 Khái niệm:

Cửa hàng VLXD có tư cách pháp nhân là doanh nghiệp tư nhân, là loại cửa hàng chuyên doanh, là đơn vị trực tiếp bán sỉ và lẻ các loại thép như thép tấm kim loại, thép hình các loại, các loại lưới thép và phụ kiện dùng trong sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng

2.1.3.2 Ý nghĩa của cửa hàng VLXD:

- Là nơi phân phối sỉ và lẻ mặt hàng thép đến các cửa hàng khác và đến khách hàng tiêu dùng cuối cùng

- Là nơi thực hiện các chế độ, chính sách pháp luật của Nhà nước về kinh doanh thương mại

- Là đơn vị thuộc thành phần kinh tế tư nhân, thành phần có đóng góp lớn vào tăng trưởng kinh tế, và tạo ra việc làm mới cho xã hội

2.1.3.3 Quản trị theo chức năng trong doanh nghiệp:

- Các nghiệp vụ chủ yếu

- Tổ chức việc mua hàng hóa theo kế hoạch dự kiến hoặc theo nhu cầu bán ra của cửa hàng Việc mua hàng phải bảo đảm đầy đủ về số lượng, tốt về chất lượng và phù hợp về thơì gian

Tiếp tục công việc Hành động sửa chữa,

điều chỉnh Đo lường kết

quả thực tế

So sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn

Sự khác biệt không thể chấp nhận được

Sự khác biệt có thể chấp nhận được Thiết lập

tiêu chuẩn

- Tổ chức việc mua hàng hóa theo kế hoạch dự kiến hoặc theo nhu cầu bán ra của cửa hàng Việc mua hàng phải bảo đảm đầy đủ về số lượng, chất lượng tốt và phù hợp về thời gian

- Tổ chức việc nhập kho, sắp xếp hàng hóa vào kho

- Tổ chức bán hang, phục vụ khách hàng, đảm bảo yêu cầu thuận tiện trong việc mua hàng của khách hàng, không ngừng nâng cao văn minh thương mại

 Việc thực hiện chức năng quản lý tại cửa hàng

- Quản lý nghiệp vụ kỹ thuật: cửa hàng phải thực hiện việc quản lý các nghiệp vụ tại cửa hàng

- Quản lý tài sản, hàng hóa, tiền bạc tránh tham ô, lãng phí - Quản lý quy trình vận hành trang thiết bị

- Quản lý lao động: bố trí sắp xếp, sử dụng hợp lý lao động trong từng khâu bộ phận công tác của cửa hàng, quản lý ngày công, giờ công và chất lượng làm việc

- Quản lý môi trường làm việc: thực hiện nghiêm túc quy định về giờ làm, giờ nghỉ tại cửa hàng

 Quản trị hoạt động kinh doanh ở doanh nghiệp - Quản trị mua, nhập hàng hoá và tổ chức bán hàng - Quản trị nhân sự và tổ chức lao động

- Quản trị công tác kế toán - Quản trị chi phí

- Quản trị an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp

Sơ đồ tổ chức quản trị hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp

Sơ đồ 6 Tiến trình quản trị nghiệp vụ ở cửa hàng

Quản lý tài chính Tổ chức công

tác kế toán

Tổ chức công tác mua hàng

hoá

Tổ chức công tác bán hàng

tại cửa hàng Tổ chức nhập

kho hàng hóa Nghiên cứu

nhu cầu tiêu dùng

- Các chỉ tiêu đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh

Ngày nay, vấn đề quản trị đã có mặt ở tất cả các lĩnh vực, các ngành Những nỗ lực trong hoạt động của mọi tổ chức đều nhằm làm cho tổ chức đó đạt được hiệu quả cao nhất Cũng như vậy, trong một doanh nghiệp để đạt được mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận thì phải có sự phối hợp nhịp nhàng, hợp lý giữa các yếu tố vật chất và phi vật chất với mức chi phí thấp nhất Tuy nhiên, nếu chỉ dừng lại ở mức tìm cách phối hợp hài hòa thôi thì vẫn chưa đủ mà cần phải đi sâu phân tích hiệu quả kinh doanh Để đánh giá hiệu quả kinh doanh của một tổ chức thì phải tiến hành phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của tổ chức đó Thông qua việc phân tích, doanh nghiệp sẽ nhận thức được những khả năng, hạn chế của mình từ đó đề ra các quyết định quản trị đúng đắn để đạt đ ược mục tiêu của doanh nghiệp và phòng ngừa rủi ro trong kinh doanh

Các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả kinh doanh bao gồm: - Chỉ tiêu về số lượng: doanh thu, lượng vốn, lao động

- Chỉ tiêu về chất lượng: hiệu suất kinh doanh, giá thành đơn vị sản phẩm, lợi nhuận, năng suất

Các phương pháp phân tích các chỉ tiêu trên:

- Phương pháp so sánh: xem xét sự khác biệt giữa kế hoạch và thực hiện - Phương pháp phân tích: phân tích các yếu tố cấu thành chỉ tiêu để tìm ra nguyên nhân gây ra sự biến động trong quy mô sản xuất, phân tích mối liên hệ giữa các chỉ tiêu

Các chỉ tiêu kinh tế được lựa chọn để phân tích bao gồm: lợi nhuận gộp, tỉ lệ lợi nhuận gộp so với doanh thu, tốc độ gia tăng của doanh thu, lợi nhuận trước thuế, tỉ suất lợi nhuận, lợi nhuận sau thuế, ROA và năng suất lao động

 Lợi nhuận gộp: là chênh lệch giữa giá bán và giá vốn

 Tỉ lệ lợi nhuận gộp so với doanh thu ( hệ số lãi gộp): cho biết khả năng trang trải chi phí đặc biệt là chi phí bất biến và có lãi

Tỉ lệ lợi nhuận gộp so với doanh thu = x 100 x 100

 Tốc độ gia tăng của doanh thu: là mức chênh lệch giữa doanh thu năm sau so với doanh thu năm trước

Lợi nhuận gộp Doanh thu

 Lợi nhuận trước thuế: là hiệu số giữa doanh thu đạt được trừ đi chi phí hoạt động kinh doanh

 Tỷ suất lợi nhuận: là suất sinh lợi của doanh thu, thể hiện một đồng doanh thu sẽ tạo ra bao nhiêu đồng lợi nhuận

Công thức:

- NSLĐnăm =

- NSLĐgiờ =

- Mức sinh lời bình quân của lao động =

- Hiệu suất tiền lương =

 Hệ số sinh lợi của tài sản (ROA): cho biết một đồng tài sản sẽ tạo ra được bao nhiêu đồng lợi nhuận ròng

Lợi nhuận trước thuế Doanh thu

Doanh thu

Số lượng lao động/năm NSLĐnăm

Số lượng lao động/năm

Lợi nhuận sau thuế Số lượng lao động

Lợi nhuận sau thuế Tổng quỹ lương và thưởng

Lợi nhuận sau thuế Tổng tài sản có

- Tập quán và thị hiếu tiêu dùng: mỗi khách hàng có thị hiếu tiêu dùng khác nhau nên họ sẽ chọn những những sản phẩm phù hợp với họ

- Khả năng thanh toán của khách hàng: thu nhập càng cao, sức mua càng lớn, nhu cầu tiêu dùng của con người càng đa dạng hơn

2.1.4.2 Quan hệ cung cầu trên thị trường:

Sự biến động quan hệ cung cầu trên các thị trường mà doanh nghiệp có quan hệ thể hiện ở tình trạng khan hiếm hoặc dư thừa hàng hóa, điều này thể hiện ở sự biến động tăng hoặc giảm giá cả hàng hoá

Sự điều chỉnh giá cả như: kích thích, tăng cầu, tăng cung, hoặc ngược lại cũng làm ảnh hưởng đến quan hệ cung cầu

2.1.4.3 Các loại hàng hoá có liên quan:gồm

- Hàng phụ thuộc - Hàng thay thế

Mối quan hệ giữa các loại hàng hóa chi phối hoạt động thương mại của doanh nghiệp trên nhiều mặt như:

- Xác lập quan hệ với các chủ thể kinh tế khác bảo đảm các yếu tố đầu vào cho sản xuất

- Hoạch định cơ cấu sản phẩm có khả năng thỏa mãn toàn diện nhu cầu của khách hàng

- Tạo sự khác biệt của sản phẩm như một công cụ cạnh tranh…

- Chính phủ và sự thay đổi của chính phủ

2.1.4.5 Tiến bộ khoa học và công nghệ:

Cho thấy những vận hội và đe doạ mà chúng phải được xem xét Sự tiến bộ kỹ thuật có thể tác động sâu sắc lên những sản phẩm, dịch vụ, thị trường, nhà cung cấp, nhà phân phối, người cạnh tranh, khách hàng, quy trình sản xuất, thực tiễn tiếp thị và những vị thế cạnh tranh của tổ chức

- Sự ra đời của công nghệ mới - Vòng đời công nghệ

- Tình trạng công nghệ hiện tại và xu hướng phát triển

- Những sản phẩm dịch vị nào có thể phát triển dựa vào tính khả thi của công nghệ có thể dự báo được

- Những cuộc cách mạng khoa học công nghệ nào có ảnh hưởng đến sản phẩm của công ty

2.1.4.6 Tình trạng cạnh tranh trên thị trường:

Bao gồm 3 tình trạng cạnh tranh

- Cạnh tranh giữa người mua và người bán - Cạnh tranh giữa người bán với nhau - Cạnh tranh giữa người mua với nhau

Việc xác định thế lực của đối thủ cạnh tranh có ý nghĩa quan trọng với việc hoạch định và thực thi chính sách thương mại của doanh nghiệp nhằm củng cố và phát triển vị thế của mình trên thị trường

- Kỹ thuật hình thành ma trận SWOT:

Khi phân tích môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp ta sẽ rút ra được các cơ hội và đe doạ, các điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp, làm cơ sở cho quá trình hình thành các chiến lược cho doanh nghiệp Trong các phương pháp nghiên cứu, ta sư dụng phương pháp ma trận SWOT là một công cụ giúp các nhà quản lý trong việc phân tích và đánh giá các yếu tố trên, từ đó có sự phối hợp thích hợp giữa khả năng nguồn lực của công ty và tình hình môi trường

- Các bước lập ma trận SWOT:

Để lập 1 ma trận SWOT cần qua 8 bước:

 Bước 1: Liệt kê các cơ hội lớn bên ngoài của doanh nghiệp

 Bước 2: Liệt kê mối nguy cơ quan trọng bên ngoài của doanh nghiệp  Bước 3: Liệt kê điểm mạnh chủ yếu bên trong doanh nghiệp

 Bước 4: Liệt kê những điểm yếu bên trong doanh nghiệp

 Bước 5: Kết hợp SO: kết hợp điểm mạnh b ên trong với cơ hội bên ngoài để hình thành các phương án hành động chiến lược SO Ghi vào ô tương ứng SO

 Bước 6: Kết hợp WO: hình thành các phương án chiến lược nhằm khai thác các cơ hội để khắc phục điểm yếu Ghi vào ô tương ứng WO

 Bước 7: Kết hợp ST: hình thành các phương án chiến lược sử dụng các điểm mạnh bên trong để tránh được các mối nguy cơ bên ngoài Ghi vào ô tương ứng ST

 Bước 8: Kết hợp WT: xây dựng các phương án phòng thủ nhằm tối thiểu hóa các điểm yếu bên trong và tránh nguy cơ bên ngoài Ghi vào ô tương ứng WT

Môi trường bên ngoài

Môi trường bên trong

Những cơ hội – O Liệt kê các cơ hội chính 1

2

Những đe dọa – T Liệt kê các đe dọa chính 1

2 Các điểm mạnh – S

Liệt kê điểm mạnh chính 1

2

CÁC CHIẾN LƯỢC S - O

CÁC CHIẾN LƯỢC S - T

Các điểm yếu – W Liệt kê các điểm yếu chính 1

2

CÁC CHIẾN LƯỢC W- O

CÁC CHIẾN LƯỢC W- T

Sơ đồ 7 Mô hình ma trận SWOT 2.2 Phương pháp nghiên cứu:

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu:

Thu thập thông tin số liệu thứ cấp: các số liệu mà doanh nghiệp cho phép sử dụng để phân tích như: bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán, lượng sản phẩm xuất nhập tồn, các số liệu có liên quan đến nhân sự

2.2.2 Phương pháp phân tích và xử lý số liệu:

2.2.2.1 Phương pháp phân tích số liệu:

- Các phương pháp phân tích trong bài: phương pháp thống kê, vẽ đồ thị và phân tích đánh giá, nhận xét thông qua việc nghiên cứu thực tập và thu thập số liệu về doanh nghiệp

- Lý thuyết dùng trong bài viết là các tài liệu về quản trị học như: quản trị nhân sự, quản trị cung ứng, quản trị doanh nghiệp, quản trị tài chính, sơ dồ SWOT, 10 vai trò quản trị của Minztberg

2.2.2.2 Phương pháp xử lý số liệu:

Sử dụng các phần mềm như: Word, Exel để thực hiện đề tài

Chương 3

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HƯNG PHÚ

3.1 Lịch sử hình thành DNTN Hưng Phú :

Tên cơ sở kinh doanh: Doanh nghiệp tư nhân Hưng Phú

 Địa chỉ trụ sở chính: Lô 49 Khu đô thị mới Hưng Phú, Nam sông Cần Thơ, Thành Phố Cần Thơ

 Chi nhánh: 153 đường Trần Hưng Đạo, phường An Phú, Quận Ninh Kiều, TP.Cần Thơ

 Điện thoại: 07106.250.009

 Phương pháp hạch toán thuế GTGT: Khấu trừ  Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ

 Hình thức sở hữu vốn: Tư nhân

 Hoạt động kinh doanh: buôn bán trực tiếp hàng hóa vật liệu xây dựng

 Hình thức bán hàng:

 Bán hàng qua điện thoại hoặc fax theo yêu cầu của khách hàng  Bán trực tiếp sản phẩm dưới hình thức bán sỉ và bán lẻ

 Phương tiện vận chuyển hàng hoá: xe tải, xe honđa

DNTN Hưng Phú là doanh nghiệp chuyên kinh doanh hàng hóa vật liệu xây dựng với nhiều mặt hàng và mẫu mã thiết bị xây dựng phục vụ cho nhu cầu tiêu dung đối với khách hàng bán lẻ và kinh doanh đối với khách hàng bán sỉ

Tiền thân của doanh nghiệp Hưng Phú là Showroom Khánh Đăng nhưng về sau chuyển thành Showroom Đông Hồ tại 178A đường 3/2 phường Hưng Lợi, Quận Ninh Kiều, TP Cần Thơ hoạt động với văn phòng giao dịch tại 146 đường Trần Văn Hoài, phường Xuân Khánh, Quận Ninh Kiều, TP Cần Thơ Sau một thời gian hoạt động có hiệu quả được sự biết đến và tín nhiệm của nhiều nhóm khách hàng và dần chiếm được vị thế trên thị trường ĐBSCL Cùng với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và xã hội, để mở rộng quy mô hoạt động cũng như đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng DNTN Hưng Phú được thành lập DNTN Hưng Phú chính

thức được thành lập vào năm 2004 với trụ sở chính tại Lô 49 Khu đô thị mới Hưng Phú, Nam sông Cần Thơ - TP.cần Thơ, đặt chi nhánh tại 153 đường Trần Hưng Đạo, phường An Phú, Quận Ninh Kiều, TP Cần Thơ Từ khi thành đến nay DNTN Hưng Phú luôn cố gắng phấn đấu hoạt động có hiệu quả nhằm khẳng định lòng tin đối với khách hàng bằng cách cung cấp ngày càng nhiều mặt hàng thiết bị và vật liệu xây dựng với nhiều mẫu mã đa dạng giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn một cách phù hợp, bên cạnh đó hiện nay DNTN Hưng Phú là nhà phân phối độc quyền sản phẩm ngói CPAC MONIER Thái Lan khu vực miền Tây

3.2 Cơ sở vật chất và sản phẩm kinh doanh :

Dụng cụ phục vụ bán hàng: - Kệ trưng bày

- Logo quảng cáo Dụng cụ bảo vệ:

- 1 bình CO2 loại 5kg để chữa cháy - Găng tay bảo hộ cho công nhân

- Các dụng cụ trang thiết bị bảo hộ khác  Trang thiết bị văn phòng:

- 12 máy vi tính, 2 máy in - 6 điện thoại bàn

- 2 máy fax

- 1 máy kiểm tra tiền giả - 1 hệ thống điện thoại nội bộ - 1 tủ đựng hồ sơ

- 10 bàn làm việc bao gồm: 1 bàn dành cho giám đốc, 3 bàn phòng kinh doanh, 3 bàn phòng kỹ thuật, 3 bàn phòng kế toán hành chính

- 1 bộ bàn ghế tiếp khách - Các dụng cụ văn phòng khác

Với những trang thiết bị kỹ thuật vật chất như trên, DNTN Hưng Phú hầu hết có khả năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng Nhân viên trong cửa hàng

luôn ghi nhớ câu khẩu hiệu, đó là bán “đúng giá, đúng lượng, đúng loại”, thực

hiện tốt đạo đức trong kinh doanh để tồn tại Ngoài ra việc quản trị công tác lập kế hoạch đến tổ chức lãnh đạo và kiểm tra nghiệp vụ an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp luôn được doanh nghiệp quan tâm thực hiện

3.2.2 Sản phẩm mua bán hiện tại của doanh nghiệp:

DNTN Hưng Phú là nhà phân phối ủy quyền cho các sản phẩm: hệ giàn kéo Smantruss của tập đoàn BLUESCOPE BLUIDINH VN, ngói CPAC MONIER của tập đoàn SIAM CIMEN Thái Lan Ngoài ra doanh nghiệp còn kinh doanh các loại vật liệu xây dựng như: gốm, gạch, sơn, đá trang trí, thiết bị vệ sinh, bồn tắm…

Dựa vào tình hình kinh doanh có thể phân thành các nhóm sản phẩm chính của doanh nghiệp với tỷ trọng theo doanh thu của năm 2008 như sau:

Bảng 1 CÁC SẢN PHẨM CHỦ YẾU CỦA DOANH NGHIỆP

Ngói Thái LanSơn

Gốm đá trang tríGạch

Kéo Martruss

Biểu đồ 1 Cơ cấu sản phẩm của Hưng Phú năm 2008

3.2.3 Mục tiêu tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:

- Doanh số bán cao - Tiết kiệm chi phí

- Bán đúng giá, đúng loại, đúng lượng để giữ uy tín trên thương trường

3.3 Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của DNTN Hưng Phú từ năm 2006 – 2008:

Để biết được thực trạng hoạt động quản trị của cửa hàng vật liệu xây dựng Hưng Phú trước hết cần phải khái quát kết quả kinh doanh của cửa hàng qua những chỉ tiêu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận hàng năm

Bảng 2 TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA HƯNG PHÚ TỪ 2006 – 2008

ĐVT: Triệu đồng

Khoản mục Năm 2006

Năm 2007

Năm 2008

Chênh lệch 2007 so với 2006

Chênh lệch 2008 so với 2007

Số tuyệt đối % Số tuyệt đối %

1 Doanh thu 10.403 15.030 14.842 4.627 44,48 (118) (1,25) 2 Chi phí 10.331 14.933 14.795 4.602 44,54 (138) (0,92) 3 Lợi nhuận 72 97 47 25 34,72 (50) (51,55)

(Nguồn: Bộ phận kế toán DNTN Hưng Phú)

Nhận xét:

Theo bảng số liệu trên có thể thấy năm 2007 là năm doanh nghiệp đạt doanh thu cao nhất Doanh thu của cửa hàng tăng khoảng 44,48% trong năm 2007 so với năm 2006 nhưng trong năm 2008 doanh thu giảm mất 1,25% so với năm

2007 Các khoản chi phí và lợi nhuận cũng có tình hình tăng giảm tương tự, riêng phần lợi nhuận ròng năm 2008 đã giảm hơn 50% so với năm 2007

Nguyên nhân của sự sụt giảm lợi nhuận trong năm 2008 là vì trên thị trường xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh, bên cạnh đó cuộc khủng hoảng kinh tế tài chính toàn cầu thời gian qua cũng gây ảnh hưởng khá lớn đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp

Qua đây ta có thể thấy được, sự sụt giảm về doanh thu cũng như lợi nhuận ròng của doanh nghiệp là do điều kiện bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, nhưng để đánh giá đúng mức độ tác động như thế nào thì cần phải đi sâu phân tích công tác quản trị của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh của nó

3.4 Thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp: 3.4.1 Thuận lợi:

- Bố trí mặt bằng của doanh nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển bằng đường bộ

- Là doanh nghiệp bán sỉ và bán lẻ nên việc cập nhật giá cả trên thị trường được thực hiện thường xuyên Do đó, khả năng quyết định giá bán cũng nhanh chóng - Kinh doanh lâu năm trong ngành nên đã tạo được uy tín đối với các nhà cung ứng cũng như với khách hàng

Chương 4

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HƯNG PHÚ

4.1 Đánh giá hoạt động quản trị nhân sự:

4.1.1 Tổ chức quản trị nhân sự hiện tại ở DNTN Hưng Phú:

4.1.1.1 Cơ cấu tổ chức:

DNTN Hưng Phú là doanh nghiệp có qui mô nhỏ nên việc tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp được thực hiện theo cơ cấu trực tuyến chức năng như sau:

Sơ đồ 8 Tổ chức nhân sự tại DNTN Hưng Phú

Theo cách bố trí tổ chức như trên sẽ có những ưu điểm và nhược điểm sau:

- Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, nắm bắt được mệnh lệnh nhanh, chính xác - Nhược điểm: Dễ xảy ra nhiều thiếu sót trong chuyên môn và quản lý Do đó đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải có nhiều năng lực để quản lý toàn diện

Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận

- Chủ doanh nghiệp là người phụ trách quản lý và điều hành chung toàn doanh

nghiệp Do đó, hiệu quả kinh doanh sẽ một phần phụ thuộc vào trình độ quản lý của chủ doanh nghiệp

GIÁM ĐỐC

P KINH DOANH P KỸ THUẬT P KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH

BP BÁN HÀNG

BP Marketing

BP GIAO HÀNG

BP XÂY DỰNG

BP Martruss

KẾ TOÁN BÁN HÀNG

KẾ TOÁN CÔNG TRÌNH

THỦ QUỶ BL THUẾ

- Bộ phận kinh doanh có chức năng bán hàng và giao hàng Công việc bán hàng bao

gồm việc tư vấn bán hàng, xuất hóa đơn giá trị gia tăng và giao hàng cho khách - Bộ phận kỹ thuật phụ trách nhiệm vụ thiết kế bản vẽ, giám sát, tính dự toán khối lượng

- Bộ phận kế toán làm công tác báo cáo thuế, theo dõi công nợ và theo dõi việc nhập kho hàng hóa

Để công tác quản trị có hiệu quả, cả 3 bộ phận: bộ phận kinh doanh, bộ phận kỹ thuật và bộ phận kế toán sẽ hỗ trợ ra quyết định cho người chủ doanh nghiệp theo chức năng của mỗi bộ phận Bộ phận bán h àng và bộ phận kế toán cũng hỗ trợ nhau làm việc, các khâu bán hàng, giao hàng và kiểm kho cũng được tổ chức liên quan chặt chẽ với nhau

Dưới đây là bảng thống kê chi tiết về tình hình nhân sự của cửa hàng vật liệu xây dựng Hưng Phú

BẢNG 3 TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA CỬA HÀNG VLXD HƯNG PHÚ

Thâm niên (Năm)

1 Kỹ thuật 4 Nam Đại học 4.500.000 3 2 Thủ kho 1 Nam Phổ thông 2.200.000 2

3 Kế toán

4 1 Nam Đại học 2.600.000 3 3 Nữ 2 Cao Đẳng

1 Đại học

2.000.000 2

4 Giao hàng 8 Nam Phổ thông 1.800.000 1 5 Bán hàng 4 2 Nữ Trung cấp 2.000.000 2 2 nam Trung cấp 2.000.000 2

(Nguồn: DNTN Hưng Phú)

Nhận xét:

Nhìn chung doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên có trình độ tay nghề tương đối cao, chiếm khoảng 57,14% trong đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp (đó là

những nhân viên có bằng Đại học, Cao đẳng, Trung học), còn lại 42,86% số lượng nhân viên với trình độ phổ thông chủ yếu là nhân viên giao hàng

Tùy theo khối lượng công việc nhiều hay ít hoặc tùy theo tính chất công việc mà phân bổ nhân viên ở từng bộ phận cho phù hợp Theo bảng tình hình nhân sự như trên của DNTN Hưng Phú ta thấy số lượng nhân viên bố trí cho từng bộ phận tương đối phù hợp Về trình độ, theo thông tin từ Hưng Phú cung cấp thì các nhân viên bán hàng đã được đào tạo từ lớp Kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp là phù hợp với chuyên môn và yêu cầu cần thiết của doanh nghiệp vì tư cách của nhân viên bán hàng cũng hết sức quan trọng trong bối cảnh cạnh tranh như hiện nay góp phần nâng cao doanh số bán hàng Với các nhân viên khác doanh nghiệp đã tuyển dụng với trình độ tương ứng với từng lĩnh vực khá phù hợp, với trình độ như vậy mỗi nhân viên sẽ phát huy hết năng lực làm việc phù hợp với chuyên môn của mình Mức lương của mỗi nhân viên cũng được trả theo từng nhiệm vụ, trình độ khác nhau.Với cách phân bổ tình hình nhân sự, tuyển dụng trình độ nhân viên như hiện nay của doanh nghiệp là khá phù hợp đảm bảo cho việc phát triển kinh doanh của

Nhiệm vụ của chủ doanh nghiệp:

- Là người đại diện cho doanh nghiệp trong việc quan hệ với các khách hàng lớn, các nhà cung ứng và ủy quyền cho người khác làm việc đó

- Động viên nhân viên, chăm lo cho đời sống của nhân viên, xây dựng tinh thần đoàn kết làm việc ở cửa hàng

- Trực tiếp liên hệ với nhà cung ứng để quyết định giá bán ra cho nhân viên bán hàng và quyết định việc bán nợ cho khách hàng

- Chủ doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm trực tiếp ký kết và quản lý nội dung các giấy tờ, hợp đồng, biên bản giao nhận… có liên quan

- Chịu trách nhiệm và có quyền phân công sắp xếp về thời gian, ngân quỹ, nhân sự trong cửa hàng

- Quản lý tiền bạc, tài sản của doanh nghiệp  Kế toán:

Chịu sự điều tiết trực tiếp của chủ doanh nghiệp Hiện tại doanh nghiệp có 4 nhân viên kế toán với nhiệm vụ và quyền hạn như sau:

 2 người phụ trách về tình hình công nợ tại cửa hàng.Cụ thể công việc như sau:

-Theo dõi và ghi lại những khách hàng còn nợ theo sự cho phép của chủ doanh nghiệp, khi đến hạn sẽ gửi các bảng công nợ này cho khách hàng để khách hàng thanh toán, đi thu nợ và xuất phiếu thu cho khách hàng

- Tiếp thị, tư vấn, báo giá cho các khách hàng mua sỉ khi bảng giá sỉ có sự điều chỉnh

- Kế toán kiêm nhiệm vụ thủ quỹ quản lý tiền hàng khi chủ doanh nghiệp đi vắng

 2 người phụ trách về việc lập sổ sách, ghi lại rõ ràng các khoản chi phí phát sinh và doanh thu trong từng ngày theo hoạt động kinh doanh tại cửa hàng

- Lập và lưu trữ các chứng từ, hoá đơn liên quan đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng

- Biên soạn hợp đồng giao dịch, viết hoá đơn, nghiêm chỉnh chấp hành theo quy định của doanh nghiệp đối với kế toán viên

- Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo thuế và nộp thuế cho nhà nước  Thủ kho: là người giúp chủ doanh nghiệp quản lý kho hang Thủ kho có nhiệm vụ sau:

- Kiểm kê xuất, nhập hàng

- Kiểm kê kho hàng mỗi ngày và báo cáo số lượng đến kế toán để kế toán cập nhật và theo dõi sổ sách và đề xuất với chủ doanh nghiệp nhập hàng

- Hướng dẫn khách xem hàng trong kho

 Nhân viên kỹ thuật: gồm có 4 nhân viên làm việc tại cửa hàng Trong đó: - 1 người thiết kế bản vẽ

- 1 người giám sát

- 1 người tính dự toán khối lượng

- 1 người tư vấn khách hàng đối với sản phẩm cần có kỹ thuật hướng dẫn Quyền hạn và trách nhiệm của họ như sau:

 Quyền hạn: có quyền nêu ý kiến, nêu thắc mắc với chủ doanh nghiệp về những khó khăn khi thực hiện công việc không kịp lúc

 Trách nhiệm:

- Mỗi người làm phần việc chuyên môn được giao phó theo chức năng trên - Chấp hành tốt nội quy an toàn trong lao động

 Nhân viên giao hàng:

 Quyền hạn: có quyền đề xuất ý kiến của mình và thắc mắc với chủ doanh nghiệp về công tác giao hàng

- Thường xuyên học hỏi để nâng cao trình độ nghiệp vụ bán hàng - Nghiên cứu tâm lý khách hàng, mềm dẻo, kiên quyết, khéo léo đối với những khách hàng có thái độ thiếu lịch sự nhằm làm khách hàng hài lòng mà không ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp cũng như chất lượng bán hàng

- Quan hệ giao dịch tốt với khách hàng, vui vẻ sẵn sàng đón khách Trong khi bán hàng phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng, nhã nhặn, linh hoạt giải quyết các sự cố

- Chấp hành tốt quy trình bán hàng Trong giờ làm việc, tránh thường xuyên nghe điện thoại cá nhân hay làm việc riêng

- Giao nộp tiền bán hàng kịp lúc, kịp thời

4.1.1.3 Các chính sách đãi ngộ, khuyến khích động viên đối với người lao

động tại doanh nghiệp:

Những chính sách đãi ngộ, động viên hay đánh giá nhân viên tại cửa hàng vật liệu xây dựng Hưng Phú đều được thực hiện thông qua chủ doanh nghiệp Đánh giá năng lực làm việc của nhân viên là bước quan trọng trong tiến trình quản trị, là một phần trong quy trình kiểm tra kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm Nếu việc đánh giá sai sẽ dẫn đến việc đ ãi ngộ, khuyến khích động viên đối với người lao động không công bằng thì có thể gây ra mất đoàn kết, tính hòa đồng giữa các nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

Chủ doanh nghiệp thực hiện đánh giá nhân viên bằng cách quan sát cách làm việc

của nhân viên theo các chỉ tiêu:

- Thái độ của nhân viên đối với khách hàng

- Mức độ hoàn thành trách nhiệm và chất lượng công việc - Tinh thần đoàn kết và tham gia công tác tập thể

Qua việc quan sát này chủ doanh nghiệp sẽ biết được cách làm việc của từng người, nếu người nào chưa có thái độ làm việc tốt thì chủ doanh nghiệp sẽ nhắc nhở họ Khi khách hàng phàn nàn việc gì đó mà cửa hàng làm họ không hài lòng, chủ doanh nghiệp sẽ tập trung nhân viên lại, nhân viên có quyền nêu ý kiến hoặc thắc mắc đến chủ doanh nghiệp để có hướng hoạt động tốt hơn

Lương của nhân viên sẽ tỷ lệ thuận với kết quả đánh giá của chủ doanh nghiệp về năng lực làm việc của họ Điều này có nghĩa là khi chủ doanh nghiệp hài lòng về thái độ và tinh thần làm việc của nhân viên trong một thời gian thì sẽ có quyết định tăng lương ở một mức độ nhất định vào cuối tháng hoặc cuối năm đó để khuyến khích nhân viên Việc trả lương cho nhân viên sẽ do chủ doanh nghiệp trực tiếp đảm nhận

Ngoài ra nhân viên của doanh nghiệp còn được hưởng các chế độ như: - Bảo hiểm xã hội

- Doanh nghiệp phát tiền ăn trưa cho nhân viên bán hàng, nhân viên giao hàng

- Trang bị phương tiện bảo hộ lao động

- Các chế độ ưu đãi khác (ví dụ: phát áo quần đồng phục cho nhân viên trong doanh nghiệp )

Ngoài những điều trên nhân viên được hưởng các chế độ được quy định trong bộ luật lao động của nước Việt Nam

 Như vậy quá trình quản trị công tác đánh giá kết quả công việc của từng người lao động tại cửa hàng đã và đang thực hiện tương đối tốt

4.1.2 Đánh giá tình hình quản trị nhân sự tại DNTN Hưng Phú:

Phân công lao động tại cửa hàng đảm bảo mỗi nhân viên làm việc đủ 8 giờ mỗi ngày, tức là làm việc mỗi ngày 2 ca, mỗi ca 4 tiếng, ca 1 từ 7h – 11h và ca 2 từ 1h – 5h Ngày chủ nhật là ngày tương đối vắng khách so với những ng ày khác trong tuần nên để tạo cho nhân viên có được ngày nghỉ doanh nghiệp sẽ hạn chế hoạt động bằng cách phân công nhân viên trực Việc phân chia thời gian lao động đối với nhân viên tại cửa hàng vào ngày chủ nhật như sau:

- Nhân viên kỹ thuật và kế toán sẽ được nghỉ cả ngày - 4 nhân viên bán hàng sẽ thay phiên nhau làm việc Ví dụ:

+ Chủ nhật ngày 2/4 : A và B trực + Chủ nhật ngày 9/4 : B và C trực + Chủ nhật ngày 16/4 : A và C trực + Chủ nhật ngày 23/4 : C và D trực

- Bốn nhân viên giao hàng sẽ thay phiên nhau làm việc tương tự như các nhân viên bán hàng

- Thủ kho ở tại cửa hàng

BẢNG 4 PHÂN CÔNG LAO ĐỘNG TẠI CỬA HÀNG VLXD HƯNG PHÚ VÀO NGÀY CHỦ NHẬT

Thời gian Từ 7h – 11h Từ 1h - 5h

Nhân viên trực

Giao hàng Giao hàng Thủ kho Thủ kho

2 nhân viên bán hàng 2 nhân viên bán hàng

(Nguồn: DNTN Hưng Phú)

Cuối mỗi ngày, nhân viên bán hàng sẽ giao phiếu chi tiền vận chuyển bán hàng trong ngày cho chủ doanh nghiệp Chủ doanh nghiệp so sánh phiếu chi này với sổ bán hàng hàng ngày có khớp hay không, sau đó sẽ chi tiền vận chuyển cho xe giao hàng Phần việc còn lại là chủ doanh nghiệp kiểm tra lại doanh thu trong ngày

Trong những năm qua, chủ doanh nghiệp vẫn phân công lao động theo tiến trình như trên, chỉ trừ trường hợp nhân viên có việc đột xuất cần nghỉ phép với lý do chính đáng thì thời khoá biểu phân công lao động tại cửa hàng có sự thay đổi

Tuy nhiên do cách phân công như vậy thiếu sự công bằng giữa nhân viên trong phân xưởng, nhân viên giao hàng so với nhân viên bán hàng và kế toán Đồng thời nó cũng ảng hưởng đến sức khỏe và thời gian của chủ doanh nghiệp Chẳng hạn: chủ doanh nghiệp không có thời gian nghỉ ngơi, và sẽ đối phó không kịp với việc có nhiều khách hàng vào ngày chủ nhật