THỰC TRẠNG và BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG tác QUẢN TRỊ tại DOANH NGHIỆP tư NHÂN HƯNG PHÚ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ BIỆN PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HƯNG PHÚ Giáo viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện: Thầy LÊ TÍN TRẦN THỊ MỸ NGÂN Mã số SV: 4053584 Lớp: KTTH – K31 Cần Thơ - 2009 Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú MỤC LỤC  CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1.1 Sự cần thiết đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu tổng quát 1.2.2 Mục tiêu cụ thể 1.3 Phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Thời gian 1.3.2 Không gian 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu 1.4 Mơ hình nghiên cứu câu hỏi nghiên cứu 1.4.1 Mơ hình nghiên cứu 1.4.2 Câu hỏi nghiên cứu 1.5 Lược khảo tài liệu có lien quan CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Phương pháp luận 2.1.1 Những vấn đề chung quản trị 2.1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp, quản trị doanh nghiệp tầm quan trọng quản trị 2.1.1.2 Các chức quản trị 2.1.2 Yếu tố quản trị loại hình kinh doanh thương mại- dịch vụ 2.1.2.1 Vai trò loại hình kinh doanh thương mại- dịch vụ 2.1.2.2 Mục tiêu kinh doanh thương mại- dịch vụ 10 2.1.2.3 Quản trị hoạt động kinh doanh thương mại- dịch vụ 11 GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú 2.1.3 Quản trị cửa hàng mua bán vật liệu xây dựng 13 2.1.3.1 Khái niệm 13 2.1.3.2 Ý nghĩa cửa hàng vật liệu xây dựng 13 2.1.3.3 Quản trị theo chức doanh nghiệp 13 2.1.4 Phân tích mơi trường kinh doanh 16 2.1.4.1 Khách hàng 16 2.1.4.2 Quan hệ cung cầu thị trường 17 2.1.4.3 Các loại hàng hóa có liên quan 17 2.1.4.4 Chính sách phủ 17 2.1.4.5 Tiến khoa học công nghệ 17 2.1.4.6 Tình trạng cạnh tranh thị trường 18 2.2 Phương pháp nghiên cứu 19 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 19 2.2.2 Phương pháp phân tích xử lý số liệu 19 2.2.2.1 Phương pháp phân tích số liệu 19 2.2.2.2 phương pháp xử lý số liệu 20 CHƯƠNG GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ DNTN HƯNG PHÚ 21 3.1 Lịch sử hình thành DNTN Hưng Phú 21 3.2 Cơ sở vật chất sản phẩm DNTN Hưng Phú 22 3.2.1Cơ sở vật chất 22 3.2.2 Sản phẩm mua bán doanh nghiệp 23 3.2.3 Mục tiêu tổ chức hoạt động kinh doanh doanh nghiệp 24 3.3 Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp từ 2006- 2008 24 3.4 Thuận lợi khó khăn doanh nghiệp 25 3.4.1 Thuận lợi 25 3.4.2 Khó khăn 25 GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TẠI DNTN HƯNG PHÚ 26 4.1 Đánh giá hoạt động quản trị nhân 26 4.1.1 Tổ chức quản trị nhân DNTN Hưng Phú 26 4.1.1.1 Cơ cấu tổ chức 26 4.1.1.2 Quyền hạng nhiệm vụ thành viên doanh nghiệp 28 4.1.1.3 Các sách đãi ngộ, khuyến khích động viên người lao động doanh nghiệp 31 4.1.2 Đánh giá tình hình quản trị nhân DNTN Hưng Phú 32 4.2 Phân tích hoạt động quản trị mua, nhập bán hàng doanh nghiệp 35 4.2.1 Đánh giá khâu quản trị hoạt động mua hàng 36 4.2.2 Đánh giá khâu quản trị nhập quản lý hang tồn kho 39 4.2.3 Đánh giá khâu quản trị bán hàng 42 4.3 Phân tích tình hình quản trị tài doanh nghiệp từ 2006- 2008 46 4.4 Phân tích SWOT 51 4.4.1 Phân tích mơi trường kinh doanh 51 4.4.1.1 Khách hàng 52 4.4.1.2 Quan hệ cung cầu 53 4.4.1.3 Các loại hàng hố có liên quan 54 4.4.1.4 Tiến khoa học công nghệ 54 4.4.1.5 Tình trạng cạnh tranh thị trường 55 4.4.1.6 Các sách Nhà nước 56 4.4.2 Phân tích SWOT 56 4.4.2.1 Điểm mạnh 56 4.4.2.2 Điểm yếu 57 4.4.2.3 Cơ hội 58 4.4.2.4 Thách thức 59 4.5 Nhận xét chung công tác quản trị DNTN Hưng Phú 61 GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú CHƯƠNG BIỆN PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ 62 5.1 Biện pháp hồn thiện cơng tác lập kế hoạch 62 5.1.1 Lập kế hoạch bán hàng 62 5.1.2 Lập kế hoạch mua hàng 64 5.2 Biện pháp hồn thiện cơng tác tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra hoạt động doanh nghiệp 66 5.2.1 Quản trị nhân 66 5.2.2 Quản trị hoạt động mua nhập hàng 67 5.2.3 Quản trị hoạt động bán hàng 70 5.3 Biện pháp hoàn thiện cơng tác quản trị tài 72 5.3.1 Nâng cao hiệu sử dụng vốn 72 5.3.1.1 Về công nợ khách hàng 72 5.3.1.2 Giảm chi phí 73 5.3.1.3 Tăng doanh thu 74 5.3.1.4 Nâng cao khả toán 74 5.3.2 Một số gioải pháp khác 74 CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 76 6.1 Kết luận 76 6.2 Kiến nghị 77 6.2.1 KiẾN nghị với doanh nghiệp 77 6.2.2 Kiến nghị với ban ngành 77 GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú DANH MỤC BIỂU BẢNG  Bảng Các sản phẩm chủ yếu doanh nghiệp Bảng Tình hình kinh doanh Hưng Phú từ 2006- 2008 Bảng Tình hình nhân cửa hàng vật liệu xây dựng Hưng Phú Bảng Phân công lao động cửa hàng vật liệu xây dựng vào ngày chủ nhật Bảng Kết sử dụng thời gian làm việc hiệu sử dụng lao động Bảng Tình hình thực kế hoạch chi phí cho mua hàng năm 2008 Bảng Doanh số bán doanh nghiệp qua năm 2006-2008 Bảng Tình hình thực kế hoạch chi phí vận chuyển bán hàng năm 2008 Bảng Bảng báo cáo kết hoạt động kinh doanh Hưng Phú từ 2006 - 2008 Bảng 10 Tình hình tài Hưng Phú từ năm 2006-2008 Bảng 11 Tình hình thực kế hoạch tài năm 2008 Bảng 12 Mức độ khách hàng biết đến doanh nghiệp GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú DANH MỤC SƠ ĐỒ - BIỂU ĐỒ  Sơ đồ Mơ hình quản trị Stephen J.Caroll Dennis J.Gillen Sơ đồ Các chức quản trị Sơ đồ Hệ thống mục tiêu kinh doanh năm Sơ đồ Kế hoạch kinh doanh cho loại hình thương mại - dịch vụ nhỏ lẻ Sơ đồ Tiến trình kiểm sốt Sơ đồ Tiến trình quản trị nghiệp vụ cửa hàng Sơ đồ Mơ hình ma trận SWOT Sơ đồ Tổ chức nhân DNTN Hưng Phú Sơ đồ Quy trình mua hàng hố doanh nghiệp Sơ đồ 10 Phân tích SWOT Sơ đồ 11 Tiến trình đánh giá tình hình tuần Biểu đồ Biểu diễn cấu sản phẩm Hưng Phú đồ thị 3D Biểu đồ So sánh doanh thu mặt hàng năm 2006 - 2008 Biểu đồ Mức độ biết đến khách hàng doanh nghiệp GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT  ĐBSCL : Đồng sông Cửa Long VLXD : Vật liệu xây dựng DNTN :Doanh nghiệp tư nhân TP : Thành phố NSLĐ : Năng suất lao động FIFO: Phương pháp nhập trước xuất trước LIFO: Phương pháp nhập sau xuất trước CISS: Cộng đồng quốc gia độc lập LN: Lợi nhuận ROE: Tỷ suất lợi nhuận vốn chủ sở hữu ROA: Tỷ suất lợi nhuận tài sản ROS: Tỷ suất lợi nhuận doanh thu HĐKD: Hoạt động kinh doanh VAT: Thuế giá trị gia tăng GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú Chương GIỚI THIỆU 1.1 Sự cần thiết đề tài: Công nghiệp Việt Nam năm gần phát triển với tốc độ ngày cao, đóng góp phần lớn vào tăng trưởng GDP nước Trong ngành cơng nghiệp xây dựng có đóng góp khơng nhỏ vào phát triển kinh tế nước nói chung Đồng Bằng Sơng Cửu Long (ĐBSCL) nói riêng Những năm gần kinh tế vùng ĐBSCL vươn lên phát triển mạnh mẽ, sở hạ tầng nâng cấp, cải thiện đáng kể bề mặt đô thị Cùng với thu nhập người dân ngày cao làm cho nhu cầu xây dựng sử dụng VLXD gia tăng theo Nắm bắt xu hướng vùng ĐBSCL, bên cạnh doanh nghiệp nhà nước có khơng doanh nghiệp tư nhân kinh doanh mặt hàng VLXD thành lập Nhưng quy mô hình thức hoạt động nhỏ, lẻ nên khó cạnh tranh với doanh nghiệp nhà nước có nguồn vốn mạnh; khả liên kết hợp tác thấp; khâu quản lý khơng doanh nghiệp thiếu khoa học chưa đại, khơng doanh nghiệp quản lý theo thói quen kiểu gia đình DNTN Hưng Phú lúc thành lập cửa hàng nhỏ người chủ quản lý hoạt động chức năng, ngày phát triển nhờ vào việc kinh doanh thêm nhiều mặt hàng thuộc VLXD Tuy nhiên gia tăng nảy sinh vấn đề, cơng tác quản trị doanh nghiệp, theo thói quen, chưa cải tiến Do đó, để phù hợp với phát triển chung kinh tế tồn mình, thân doanh nghiệp phải tìm hướng quản trị hồn thiện Với kiến thức học qua tìm hiểu thực tế DNTN Hưng Phú, nhận thấy vấn đề quản trị không quan trọng doanh nghiệp lớn mà góp phần khơng nhỏ hiệu kinh doanh doanh nghiệp nhỏ Tôi hy vọng nghiên cứu tơi góp phần làm nảy sinh ý tưởng quản lý hợp lý khoa học cho doanh nghiệp nhỏ lẻ để cải thiện GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú cơng tác quản trị doanh nghiệp Vì lẽ nên chọn đề tài “Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú” 1.2 Mục tiêu nghiên cứu: 1.2.1 Mục tiêu tổng quát: Tìm hiểu hoạt động quản trị cửa hàng VLXD Hưng Phú Qua đề xuất số biện pháp để hồn thiện cơng tác quản trị, góp phần nâng cao hiệu kinh doanh cho doanh nghiệp 1.2.2 Mục tiêu cụ thể: Để đạt mục tiêu nghiên cứu đề tài “ Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú” phải thực mục tiêu cụ thể sau: - Nghiên cứu tình hình thực trạng hoạt động quản trị doanh nghiệp - Đánh giá kết hoạt động kinh doanh ba năm gần doanh nghiệp - Tìm ưu nhược điểm hoạt động quản trị doanh nghiệp - Phân tích mơi trường kinh doanh để thấy hội thách thức có ảnh hưởng đến quản trị doanh nghiệp - Đề xuất giải pháp để hồn thiện cơng tác quản trị nhằm nâng cao hiệu doanh nghiệp cho doanh nghiệp 1.3 Phạm vi nghiên cứu: 1.3.1 Thời gian: - Thời gian thực đề tài nghiên cứu từ ngày 02/02/2009 đến ngày 25/04/2009 - Số liệu sử dụng đề tài ba năm: 2006, 2007 2008 1.3.2 Không gian: Đề tài nghiên cứu công tác quản trị DNTN Hưng Phú, địa số 153 đường Trần Hưng Đạo, Quận Ninh Kiều, TP Cần Thơ 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu: - Phân tích thực trạng cơng tác quản trị nhân sự, mua - bán hàng hóa, tài doanh nghiệp thông qua báo cáo từ phận kế tốn nhân cung cấp - Qua phân tích đánh giá tình hình quản trị tại, từ đưa biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản trị doanh nghiệp GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hoàn thiện công tác quản trị DNTN Hưng Phú tổng kết kế toán Báo cáo Chủ Doanh Nghiệp Phản hồi Các nhân viên tổng kết từ ghi chép bán hàng nhân viên Sơ đồ 11 Tiến trình đánh giá tình hình tuần  Ưu điểm công tác đánh giá trên: - Việc làm giúp cho chủ doanh nghiệp xác định số lượng hàng tồn kho để có định mua hàng, điều chỉnh giá bán theo tình hình giá thị trường - Xác định nguyên nhân gây hậu xảy vụ việc - Hiểu rõ nhu cầu tâm lý khách hàng - Đánh giá lực nhân viên hiểu nhân viên 5.1.2 Lập kế hạch mua hàng: Những kết đánh giá lập kế hoạch bán hàng sở cho việc lập kế hoạch mua hàng hoá doanh nghiệp Việc mua hàng hóa thời điểm phụ thuộc vào định mua chủ doanh nghiệp Do việc tổng kết số lượng hàng xuất, nhập, tồn kế tốn quan trọng dựa vào chủ doanh nghiệp định mua phù hợp, giảm thiểu chi phí hội hết hàng lúc khách hàng cần mua thời gian giao hàng trễ nhà cung ứng Cần có tính toán kỹ lưỡng lượng hàng thực tế cần để đáp ứng nhu cầu, từ xây dựng kế hoạch gần để mua hàng giảm thiểu rủi ro ứ đọng vốn hàng tồn kho nhiều hay đồng vốn sinh lợi không hiệu mua hàng Để xác định doanh số bán năm tới, doanh nghiệp nên xác định cụ thể lượng hàng bán năm qua, lượng hàng tồn kho đầu cuối kỳ GVHD: Thầy LÊ TÍN 64 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú phân tích để tính tốn xác lượng hàng thực cần mua Để làm cần xác định tiêu sau: + Lượng hàng hóa bán năm vừa qua + Hàng hóa tồn kho cuối năm + Lượng hàng hóa theo yêu cầu khách hàng + Hàng hóa tồn kho đầu năm Vậy, khối lượng hàng hóa cần mua xác định sau: Lượng hàng bán + Tồn kho cuối năm = Lượng hàng hóa yêu cầu Lượng hàng hóa cần mua = Lượng hàng hóa yêu cầu + Tồn kho đầu năm Như vậy, để giảm thiểu chi phí tồn trữ cần phải tính toán đ ược mức dự trữ Mức dự trữ lượng tồn kho tối thiểu mà chủ doanh nghiệp dự tính để trì hoạt động kinh doanh bình thường nhận đợt hàng Khi lượng hàng lại giảm xuống mức dự trữ đến lúc cần mua thêm hàng Kế hoạch nhập hàng hóa phụ thuộc vào kế hoạch mua hàng thời gian phương tiện vận chuyển đem hàng tới cửa hàng Doanh nghiệp nên xác định thời gian xe hàng chờ nhập hàng để có kế hoạch xếp dở hàng xuống cho cửa hàng thời điểm vắng khách, không gây trở ngại cho việc bán hàng.Theo quan sát cửa hàng thời gian hợp lý thuận lợi cho việc dở hàng xuống sau 10 sáng sau chiều Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xem xét phương pháp xuất kho dựa biến động giá thời kỳ mà xác định lượng hàng nhập lượng hàng xuất kho cho phù hợp với tình hình biến động thị trường, via dụ : doanh nghiệp xuất hàng hóa theo phương pháp nhập trước xuất trước ( FIFO) giá hàng hóa tăng nên thay đổi phương pháp xuất kho phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) đảm bảo đồng vốn br lô hàng nhập mà bảo quản tốt lượng hàng cũ 5.2 Biện pháp hồn thiện cơng tác tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra hoạt động kinh doanh doanh nghiệp: 5.2.1 Quản trị nhân sự: Trong quản trị nhân sự, việc giao nhiệm vụ cho nhân viên điều quan trọng phải gắn trách nhiệm vào nhiệm vụ cho họ Mặt yếu việc quản GVHD: Thầy LÊ TÍN 65 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú trị nhân Hưng Phú chưa gắn kết quyền hạn trách nhiệm nhân viên, chưa xây dựng áp dụng hệ thống kỹ luật triệt để chặt chẽ nên xảy cố trách nhiệm khơng thuộc Do đó, doanh nghiệp phải gắn trách nhiệm với nhiệm vụ cho người để phát cố tổ chức kiểm tra, đề xuất phương án xử lý tùy theo mức thiệt hại mà nhân viên gây cho doanh nghiệp Như nhân viên phải có trách nhiệm giữ gìn bảo quản tài sản doanh nghiệp, tránh tình trạng xảy cố khơng biết trách nhiệm Bên cạnh đó, cơng tác đánh giá nhân viên cần phải tổ chức lại cách xây dựng trình ghi chép để việc đánh giá nhân viên thực công  Chủ doanh nghiệp đánh giá mức độ làm việc nhân viên cách thiết kế thực theo biểu bảng theo dõi trình làm việc sau : Từ ngày Tên nhân viên đến ngày nghỉ làm Lý Số ngày nghỉ lũy kế Ghi tháng Trong phần ghi chú, chủ doanh nghiệp ghi lại đóng góp nhân viên việc mà nhân viên gây tổn thất trình phát triển doanh nghiệp, phần ghi làm cho định thưởng tăng lương cho nhân viên Ưu điểm biểu bảng này: - Ít nhân viên nghỉ việc không báo cáo - Tạo tâm lý thoải mái nhân viên làm việc nhiệt tình với suất cao - Giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ tình hình hoạt động doanh nghiệp có biện pháp cải tiến suất  Để khuyến khích nhân viên tăng doanh thu Để tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt, họ cần khẳng định có sách thưởng hợp lý cho việc hồn thành xuất sắc cơng việc, đồng thời GVHD: Thầy LÊ TÍN 66 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú phải hỗ trợ thừa nhận từ phía doanh nghiệp vai trò họ thành công doanh nghiệp Do chủ doanh nghiệp nên nghiên cứu vấn đề sau để có biện pháp thích hợp thúc đẩy nhân viên mình: - Đặt tiêu: cho đảm bảo khuyến khích nhân viên vượt qua thành tích trước mình, thưởng cho người có suất lao động cao năm dựa bảng theo dõi trình làm việc nhân viên, cách thông qua sổ theo dõi công nhân viên bán hàng xác định suất lao động theo doanh số bán nhân viên giao hàng đánh giá thơng qua việc hồn thành nhiệm vụ, giao hàng hóa cho khách hàng lúc, kịp thời, không làm hư hỏng hay gây tổn thất gì,…Các tiêu nhân viên tham gia bàn bạc để tăng thêm gắn bó cam kết họ với cơng việc doanh nghiệp - Đào tạo: thể coi trọng nhân viên doanh nghiệp nên sử dụng phần thưởng để khuyến khích cho người có kết làm việc tốt Ví dụ: Nhân viên bán hàng: tham gia lớp học chuyên môn kỹ bán hàng đem lại kết tốt cho doanh nghiệp hàng năm, tránh gây áp lực cho nhân viên 5.2.2 Quản trị hoạt động mua nhập hàng: Hoạt động mua nhập hàng phụ thuộc vào kế hoạch bán hàng Có vấn đề cần ý trình mua nhập hàng sau:  Đối với hoạt động mua: Chủ doanh nghiệp thường đặt hàng qua điện thoại, điều thuận tiện tốt doanh nghiệp nên gửi đơn đặt hàng giúp cho chủ doanh nghiệp nhớ đặt làm chứng cho việc đặt hàng Chủ doanh nghiệp nên thiết kế sẵn mẫu đơn đặt hàng, cần đặt hàng gửi fax cho nhà cung cấp giữ lại cho Chủ doanh nghiệp tham khảo mẫu đơn đặt hàng sau: GVHD: Thầy LÊ TÍN 67 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú Số đơn đặt hàng: Ngày đặt hàng: ĐƠN ĐẶT HÀNG Kính gửi: Đề nghị cung cấp cho mặt hàng theo báo giá số…ngày…của quý quan gửi kèm hoá đơn phiếu giao hàng có ghi số đơn đặt hàng STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) Tổng cộng - Điều kiện giao hàng: - Điều kiện toán: Ký tên Chủ doanh nghiệp Khi hàng đến nơi nên đối chiếu với phiếu giao hàng nhà cung cấp để đảm bảo mặt hàng, số lượng cần mua Nếu phát sai sót báo lại với nhà cung cấp  Đối với hoạt động nhập hàng: Hoạt động nhập hàng vào kho cần phải kiểm tra thật cẩn thận khơng phát sai sót lúc xem doanh nghiệp phải chấp nhận sai sót có phát sau Vì vậy, thủ kho phải người chịu trách nhiệm q trình Bên cạnh cần phải có hệ thống ghi chép cho dễ kiểm tra v chủ động tài Như vậy, biện pháp nâng cao công tác nhập hàng vào kho sau: Thủ kho phải ghi chép đầy đủ sổ sách theo dõi tình hình nhập kho (sổ sách DN cấp) đánh số trang, số ngày, lưu giữ tối thiểu năm Cách làm gọi quản lý liệu tồn kho với việc thiết lập bảng ghi chép sau: Thời gian Nhà cung cấp 28.2 - Công ty A 15.1 - Cơng ty B … … GVHD: Thầy LÊ TÍN Ghi Gạch Đồng Tâm Bạch Mã 68 Italy … SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú Tương tự nhóm hàng hóa khác Thủ kho dùng bảng để ghi lại lượng hàng nhập vào kho thực xong trình nhập hàng vào kho, đến cuối tuần kết hợp với bảng tổng hợp xuất nhập tồn kế toán để báo cáo cho chủ doanh nghiệp trình bày phần lập kế hoạch bán hàng Quản lý liệu không giúp doanh nghiệp dễ kiểm sốt mà giúp chủ doanh nghiệp nên bán mặt hàng gì, cần đặt mua hàng thêm mua thêm  Đối với công tác kiểm kê hàng hóa kho: Kiểm kê hàng hóa thường xuyên giúp cho chủ doanh nghiệp biết lượng hàng có bị thiếu hụt khơng thiếu bao nhiêu, loại hàng bị hư hỏng tình trạng khơng tốt Hoạt động kiểm kê lượng hàng kho thực cách lập danh mục kiểm kê trước kết hợp với bảng nhập kho hàng hoá Nhiệm vụ thủ kho chủ doanh nghiệp thực hiện, kế toán ghi lại vào bảng xuất nhập tồn để báo cáo lên chủ doanh nghiệp Q trình kiểm kê hàng hóa: - Trước hết kế toán lập thẻ kho cho tất loại Ngói Thái Lan sau: lấy mức dự trữ cuộn kim loại trên: THẺ KHO Tên hàng: Ngói Thái Lan (viên) Mức dự trữ: 3703(viên) Ngày Diễn giải Tồn kho Nhập 1/3 Tồn đầu kỳ 2/3 Bán Xuất Tồn 1500 400 1100 - Sau ta lập danh mục kiểm kê sau: GVHD: Thầy LÊ TÍN 69 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú Trang:1 DANH MỤC KIỂM KÊ Ngày:31/3/2006 Tên hàng Ngói Thái Lan Số lượng Kiểm kê 1200 Thẻ kho Giá trị Chênh lệch 1100 Giá vốn đvsp Tổng giá trị 100 Như vậy, thẻ kho cho biết đáng tồn kho, danh mục kiểm kê cho biết thực tồn kho Nhờ đó, chủ doanh nghiệp tìm ngun nhân chênh lệch mà có cách quản trị hàng tồn kho tốt 5.2.3 Quản trị hoạt động bán hàng: Nhân viên bán hàng kế tốn viên phải ln giữ thái độ cởi mở, vui vẻ với khách hàng Có cách xử lý thông minh, khéo léo, hiểu nhu cầu khách hàng giúp khách hàng phân biệt loại hàng có chất lượng Chủ doanh nghiệp nên thường xuyên tập huấn cho nhân viên bán hàng cách giao tiếp trực tiếp với khách hàng cách giao tiếp qua điện thoại Một điều cần lưu ý khách hàng khác giới tính, tuổi tác, trình độ văn hố, thu nhập, vùng miền tính cách giao tiếp khác nhau, vào thời điểm kinh tế thị trường nhu cầu phục vụ khách hàng có thay đổi nhiều Chủ doanh nghiệp nhân viên bán hàng, nhân viên giao hàng cần biết rõ điều để có tiếp xúc thân mật với khách hàng Mặc dù doanh nghiệp có phiếu giao hàng bán sỉ giao hàng xa, để công tác giao hàng có tính chặt chẽ cần thiết kế biên giao hàng để thuận tiện cho việc lưu giữ kiểm tra Doanh nghiệp thiết kế bảng sau: GVHD: Thầy LÊ TÍN 70 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hoàn thiện công tác quản trị DNTN Hưng Phú DNTN HƯNG PHÚ Địa chỉ: 153 ĐƯỜNG Trần Hưng Đạo TP Cần Thơ Điện thoại: 07106.250.009 BIÊN BẢN GIAO HÀNG Hôm nay, ngày… tháng…năm…, chúng tơi gồm có: Bên giao: Người giao: Chức vụ: Bên nhận: Địa chỉ: Điện thoại: Chức vụ: Chúng tơi tiến hành giao nhận hàng hóa theo đơn đặt hàng số…… Tên hàng: Đơn giá: Thành tiền: STT QUI CÁCH Mẫu mã Chủng loại ĐVT SỐ LƯỢNG GHI CHÚ Tổng cộng Biên lập thành bản, có giá trị BÊN NHẬN BÊN GIAO Để tránh việc tính tốn nhầm lẫn, gây thiếu hụt tiền hàng lúc đông khách, nhân viên bán hàng nên: - Để tránh làm phiền lòng khách hàng, nhân viên nên để ý khách đến trước khách đến sau mà phục vụ cho đúng, luôn tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc bán hàng trước cho khách đến trước, bỏ nguyên tắc khách hàng yêu cầu Luôn tạo điều kiện cho khách tranh thủ thời gian họ để tạo ấn tượng bán hàng chuyên nghiệp nơi khách hàng - Để thuận tiện cho việc xếp thứ tự ưu tiên giao hàng, nhân viên bán hàng nên đánh số thứ tự ưu tiên GVHD: Thầy LÊ TÍN 71 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú  Để công việc trở nên nhẹ nhàng hơn, kế toán viên nên: - Kế tốn cơng nợ nên lưu trữ tài liệu khách hàng cách khoa học máy vi tính sổ sách, kế tốn phải thống kê cập nhật liệu vào cuối ngày, sau nhập vào máy vi tính để tránh cơng việc dồn nén thất liệu - Kế toán báo cáo thuế nên nhớ mặt khách hàng địa khách hàng thân quen thường đến mua hàng lấy hoá đơn giá trị gia tăng, để khách hàng yêu cầu xuất hoá đơn xem lại sổ sách ghi chép thơng tin khách hàng mà viết vừ tiết kiệm thời gian vừa tạo cảm giác thân thiết nơi khách hàng, tạo cho khách hàng ấn tượng cửa hàng động, văn minh phong cách làm việc công nghiệp 5.3 Biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị tài doanh nghiệp: 5.3.1 Nâng cao hiệu sử dụng vốn: 5.3.1.1 Về công nợ khách hàng: Thực biện pháp thiết thực nhằm giảm thiểu công nợ khách hàng với định mức công nợ cụ thể, chẳng hạn hường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng để tránh trình trạng bị chiếm dụng vốn công nợ kéo dài Hiện doanh nghiệp chuyên kinh doanh theo đơn đặt hàng từ trước khách hàng Theo nguyên tắc đặt hàng khách hàng đặt cọc 50% tổng số tiền toán dứt điểm nhận đủ hàng Tuy nhiên quan hệ mua bán tránh khỏi khoản nợ lẫn Hàng bán nhiều doanh số lớn kéo theo phải thu khách hàng tăng cao Do đó, doanh nghiệp cần phải đẩy mạnh công tác đối chiếu công nợ thu hồi cơng nợ; thiết lập sách khen thưởng cho nhân viên thu hồi theo tỷ lệ công nợ thu hồi mà khoản chi phí điều tiết tỷ lệ thích hợp để đảm bảo nguồn vốn hoạt động Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần nghiên cứu đề sách chiết khấu toán hợp lý khách hàng toán sớm toán hạn theo tỷ lệ khuyến khích, nghĩa tốn sớm hưởng chiết khấu cao GVHD: Thầy LÊ TÍN 72 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hoàn thiện công tác quản trị DNTN Hưng Phú 5.3.1.2 Giảm chi phí: Giá thành biểu tiền tất chi phí có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Việc phấn đấu giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm biện pháp chủ yếu tạo hội khả cho doanh nghiệp mở rộng quy mơ đồng thời tăng mức tích lũy vốn, tăng lợi nhuận nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho người lao động mà điều kiện để nâng cao hiệu kinh doanh cho doanh nghiệp Muốn giảm chi phí doanh nghiệp cần phải có sách thưởng phạt cơng khuyến khích người nhân viên tiết kiệm chi phí đồng thời có biện pháp hữu hiệu theo dõi định mức vật tư cách xác từ tính giá thành xác cạnh tranh Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tìm thêm nhà cung cấp nguyên vật liệu ổn định với mức giá cạnh tranh đảm bảo chất lượng quy cách theo yêu cầu Đây khâu đầu vào quan trọng góp phần cho việc hạ thấp giá vốn hàng bán Song song đó, doanh nghiệp cần phải đề sách tiếp thị, phục vụ khách hàng cách hợp lý, hữu hiệu cho vừa tiết kiệm chi phí vừa thu hút khách hàng, mở rộng thị phần, tăng doanh thu hàng năm đồng thời nâng cao lợi nhuận mình.Ví dụ: có hàng hóa nhập để quảng bá thông tin sản phẩm doanh nghiệp nên thiết kế catalo,tờ bướm với nhiều mẫu mã, màu sắc đa dạng giúp cho khách hàng dễ dàng chọn lựa, Khai thác triệt để công suất phương tiện kinh doanh, đẩy mạnh khối lượng tiêu thụ hàng hóa cách tốt để giảm phí gia tăng lợi nhuận Khi mua hàng cần phải cân nhắc lựa chọn nguồn hàng nào, việc giá tối ưu thiếu nợ lâu mà khơng chịu lãi hạn chịu lãi thấp Đồng thời phải xem xét đến chất lượng, khoảng cách vận chuyển Rà soát kiểm tra khoản mục chi phí có tỷ trọng lớn nhằm có biện phá p hạn chế cụ thể Dùng lợi ích vật chất để khuyến khích tiết kiệm chi phí, đồng thời xử lý nghiêm minh trường hợp gây lãng phí chi phí 5.3.1.3 Tăng doanh thu: Trong hoạt động kinh doanh thương mại, doanh thu kaf yếu tố quan trọng.Trong việc tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp Doanh nghiệp phải GVHD: Thầy LÊ TÍN 73 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú thường xuyên theo dõi, giám sát giá thị trường tất mặt hàng doanh nghiệp kinh doanh Từ giúp doanh nghiệp chủ động thực sách phù hợp kịp thời ứng phó với diễn biến bất ổn thị trường hoạt động kinh doanh doanh nghiệp 5.3.1.4 Nâng cao khả toán: Khả ảnh hưởng lớn đến uy tín doanh nghiệp thương trường, khả tốn q thấp làm giảm lòng tin khách hàng nhà tài trợ, nhà đầu tư nội cán công nhân viên doanh nghiệp Hiện tỷ số toán thấp cho thấy doanh nghiệp khó có khả tốn khoản nợ ngắn hạn Do tơi đề xuất số biện pháp thích hợp để cải thiện tình hình như: định kỳ kiểm tra lượng tiền mặt quỹ, tiền gởi ngân hàng, kết hợp so sánh thu chi kỳ trước lập kế hoạch tiền mặt để dự đoán trước lượng tiền cần sử dụng, đồng thời cố gắng trì lượng tiền hợp lý để tốn khoản bất ngờ,…Song song với hoạt động doanh nghiệp tìm cách gia tăng doanh số bán, thu nhiều lợi nhuận để bù đắp khoản thiếu hụt; định kỳ kiểm kê vốn toán để xác định vốn lưu động có đơn vị từ xác định nhu cầu vốn cần thiết để huy động kịp thời nguồn vốn bổ sung 5.3.2 Một số giải pháp khác:  Giải vấn đề ứ đọng vốn hình thức hàng tồn kho: Ngành nghề kinh doanh vật liệu xây dựng ngành kinh doanh đặc thù có phần mang tính chất mùa vụ đòi hỏi doanh nghiệp phải dự trữ lượng hàng lớn để đáp ứng đơn đặt hàng từ trước tránh tình hình biến động giá đáp ứng không đủ lượng nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất Để đảm bảo đủ lượng nguyên vật liệu cần thiết doanh nghiệp cần phải tiến hành nghiên cứu giá thị trường lập kế hoạch dự trữ thu mua nguyên vật liệu từ trước  Giá hàng hóa: Đơn giá hàng hóa ảnh hưởng nhiều yếu tố, giá tăng hay giảm làm ảnh hưởng đến tình hình tiêu thụ hàng hóa doanh nghiệp Doanh nghiệp nên áp dụng mức giá khác đối tượng khách hàng Bên cạnh cần có sách giá hợp lý linh hoạt để đẩy mạnh khối lượng tiêu thụ Việc định giá phải dựa việc theo dõi thường xun tình GVHD: Thầy LÊ TÍN 74 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú hình giá thị trường sở tính tốn định mức chi phí từ điều chỉnh giá bán cho hợp lý  Doanh nghiệp nên tận dụng nguồn phụ phẩm hàng hóa chất lượng cách bán lại với giá rẻ chiết khấu cho khách hàng Nếu làm doanh nghiệp có yheem khoản thu đáng kể vừa giảm chi phí cho việc bảo quản GVHD: Thầy LÊ TÍN 75 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú Chương KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 Kết luận: Hiện nay, môi trường kinh doanh ngày trở nên gay gắt, biến động khơng ngừng tồn vong doanh nghiệp không đến từ chất lượng thân sản phẩm - dịch vụ cung ứng mà chủ yếu từ phong cách kinh doanh doanh nghiệp Điều đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống quản trị khoa học tạo văn hóa riêng cho doanh nghiệp Dù tầm vi mơ hay vĩ mơ tầm quan trọng công tác quản lý không khác nhau, điều cốt yếu có sách thực quản lý linh hoạt phù hợp với tình hình Trong thời gian tới, ngành kinh doanh vật liệu xây dựng đặc biệt ngành thép, xi măng, khí…ở nước ta ngày có nhiều biến động nhu cầu nước tăng cao ảnh hưởng thị trường giới Do đó, đòi hỏi cơng tác quản lý vĩ mô kinh tế Nhà nước công tác quản trị doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp vừa nhỏ ngành thép phải hồn thiện chống chọi tốt với thách thức Trong năm qua kể từ bắt đầu kinh doanh, DNTN Hưng Phú cố gắng vươn lên thị trường đầy biến động đạt thành tựu không nhỏ việc nâng cao, đa dạng hoá chất lượng sản phẩm với sách giá linh hoạt, phù hợp đáp ứng nhu cầu khách hàng, thực đạo đức kinh doanh, phát triển thương hiệu, quan tâm chăm sóc đời sống nhân viên công tác quản trị doanh nghiệp có điểm mạnh định Bên cạnh việc kinh doanh, doanh nghiệp quan tâm đến việc thực nghĩa vụ nộp thuế Nhà nước tinh thần nộp thuế đầy đủ hạn, Tuy nhiên, doanh nghiệp điểm chưa hồn thiện cơng tác quản trị như: lập kế hoạch bán hàng, quản trị tồn kho, phân cơng lao động Từ đánh giá tình hình hoạt động quản trị DNTN Hưng Phú biện pháp riêng cá nhân cải thiện cơng tác quản trị, tơi hy vọng đóng góp phần vào việc nâng cao kết kinh doanh doanh nghiệp năm GVHD: Thầy LÊ TÍN 76 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú 6.2 Kiến nghị: Trên sở lý luận, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động quản trị DNTN Hưng Phú, em nêu lên số biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản trị mà doanh nghiệp xem xét Bên cạnh đó, em cố gắng đưa số kiến nghị sau: 6.2.1 Kiến nghị với doanh nghiệp: - Trong điều kiện cạnh tranh nay, vấn đề Marketing không doanh nghiệp lớn quan tâm mà doanh nghiệp nhỏ muốn hoạt động kinh doanh phát triển phải có kế hoạch đầu tư định Vì vậy, DNTN Hưng Phú nên xây dựng kế hoạch Marketing tổ chức thực để tăng thêm thị phần đứng vững thị trường - Trong công tác nhân sự, doanh nghiệp nên tuyển thêm nhân viên cửa hàng để phân công lao động vào ngày nghỉ chủ nhật dễ dàng cơng - Doanh nghiệp xem xét việc đầu tư xe tải lớn để giao hàng cho khách khách hàng mua sỉ với khối lượng lớn, đồng thời tận dụng để chở hàng thuê xe đậu không Điều làm giảm chi phí bán hàng gia tăng thu nhập cho doanh nghiệp - Chủ doanh nghiệp nên xây dựng bảng giá dao động biên độ định để khách hàng có ý trả giá, nhân viên bán hàng tự định mà không cần hỏi ý kiến chủ doanh nghiệp Điều giúp chủ doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng cơng việc quản trị 6.2 Kiến nghị với ban ngành: Ngành xây dựng ngành thiếu cho việc xây dựng sở hạ tầng kinh tế quốc gia Do nói l ngành kinh tế trọng điểm đất nước, cần có quan tâm điều tiết mức Nhà nước tình hình giá biến động liên tục thị trường Các quan chức liên quan đến doanh nghiệp kinh doanh ngành nên có biện pháp linh hoạt tạo điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh doanh nghiệp nghiên cứu để giảm chi phí hành chánh thời gian doanh nghiệp GVHD: Thầy LÊ TÍN 77 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú TÀI LIỆU THAM KHẢO  Phạm Thế Tri (2000), Quản trị Nguyễn Tấn Bình, Phân tích hoạt động kinh doanh Nguyễn Hải Sản (2006), Quản trị doanh nghiệp, Nhà xuất Thống Kê Trương Hòa Bình Đỗ Thị Tuyết (9/2006), Quản Trị Doanh Nghiệp Nguyễn Minh Thu Thủy (Khóa 27), Luận văn tốt nghiệp - Biện pháp nâng cao hiệu công tác quản trị cửa hàng xăng dầu Đại Hùng GS.TS Nguyễn Kế Tuấn (2007), Giáo trình quản trị chức thương mại doanh nghiệp công nghiệp, Nhà xuất thống kê Hà Nội Kinh tế Việt Nam năm đổi (2006), Nhà xuất Thống Kê Hà Nội Báo diễn đàn doanh nghiệp số 12, 16, 18, 20, năm 2008 Các số báo Thời báo kinh tế Sài Gòn số năm 2008 10 Một số trang web ngành ngói thị trường ngói GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN ... NGÂN Thực trạng biện pháp hoàn thiện công tác quản trị DNTN Hưng Phú công tác quản trị doanh nghiệp Vì lẽ nên chọn đề tài Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú 1.2 Mục... NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TẠI DNTN HƯNG PHÚ 26 4.1 Đánh giá hoạt động quản trị nhân 26 4.1.1 Tổ chức quản. .. chung công tác quản trị DNTN Hưng Phú 61 GVHD: Thầy LÊ TÍN SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị DNTN Hưng Phú CHƯƠNG BIỆN PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ