Nhân viên bán hàng và kế toán viên phải luôn giữ thái độ cởi mở, vui vẻ với khách hàng. Có cách xử lý thông minh, khéo léo, hiểu được nhu cầu của khách hàng và giúp khách hàng phân biệt được loại hàng có chất lượng. Chủ doanh nghiệp nên thường xuyên tập huấn cho nhân viên bán hàng cách giao tiếp trực tiếp với khách hàng hoặc cách giao tiếp qua điện thoại. Một điều cần lưu ý là khách hàng khác nhau về giới tính, tuổi tác, trình độ văn hoá, thu nhập, vùng miền thì tính cách và giao tiếp cũng khác nhau, vào mỗi thời điểm của nền kinh tế thị trường thì nhu cầu được phục vụ của khách hàng cũng có thay đổi ít nhiều. Chủ doanh nghiệp và nhân viên bán hàng, nhân viên giao hàng cần biết rõ điều này để có những cuộc tiếp xúc thân mật hơn với khách hàng.
Mặc dù doanh nghiệp đã có phiếu giao hàng khi bán sỉ và giao hàng ở xa,
nhưng để công tác giao hàng có tính chặt chẽ hơn cần thiết kế biên bản giao hàng để thuận tiện cho việc lưu giữ và kiểm tra. Doanh nghiệp có thể thiết kế như bảng sau:
DANH MỤC KIỂM KÊ Trang:1
Ngày:31/3/2006
Tên hàng Số lượng Giá trị
Kiểm kê Thẻ kho Chênh lệch Giá vốn đvsp Tổng giá trị
Để tránh việc tính toán nhầm lẫn, gây thiếu hụt tiền hàng lúc đông khách, nhân viên bán hàng nên:
- Để tránh làm phiền lòng khách hàng, nhân viên nên để ý khách nào đến trước và khách nào đến sau mà phục vụ cho đúng, luôn luôn tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc bán hàng trước cho khách đến trước, chỉ bỏ nguyên tắc khi khách hàng yêu cầu. Luôn tạo điều kiện cho khách tranh thủ được thời gian của họ để tạo ấn tượng bán hàng chuyên nghiệp nơi khách hàng.
- Để thuận tiện cho việc sắp xếp đúng thứ tự ưu tiên khi giao hàng, nhân viên bán hàng nên đánh số thứ tự ưu tiên.
DNTN HƯNG PHÚ
Địa chỉ: 153 ĐƯỜNG Trần Hưng Đạo TP Cần Thơ. Điện thoại: 07106.250.009
BIÊN BẢN GIAO HÀNG
Hôm nay, ngày… tháng…năm…, chúng tôi gồm có: Bên giao: Người giao: Chức vụ: Bên nhận: Địa chỉ: Điện thoại: Chức vụ:
Chúng tôi tiến hành giao nhận hàng hóa theo đơn đặt hàng số……. Tên hàng:
Đơn giá: Thành tiền:
STT QUI CÁCH ĐVT SỐ LƯỢNG GHI CHÚ
Mẫu mã Chủng loại
Tổng cộng
Biên bản được lập thành 2 bản, có giá trị như nhau.
Để công việc trở nên nhẹ nhàng hơn, kế toán viên nên:
- Kế toán công nợ nên lưu trữ tài liệu của từng khách hàng một cách
khoa học trên máy vi tính cũng như trên sổ sách, kế toán phải thống kê cập nhật dữ liệu vào cuối mỗi ngày, sau đó nhập vào máy vi tính ngay để tránh công việc dồn nén và thất thoát dữ liệu.
- Kế toán báo cáo thuế nên nhớ mặt khách hàng và địa chỉ của những
khách hàng thân quen thường đến mua hàng và lấy hoá đơn giá trị gia tăng, để khi khách hàng yêu cầu xuất hoá đơn là có thể xem lại sổ sách ghi chép thông tin khách hàng mà viết ngay vừ tiết kiệm được thời gian vừa tạo cảm giác thân thiết nơi khách hàng, tạo cho khách hàng ấn tượng về cửa hàng năng động, văn minh và phong cách làm việc công nghiệp.