DNTN Hưng Phú là doanh nghiệp có qui mô nhỏ nên việc tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp được thực hiện theo cơ cấu trực tuyến chức năng như sau:
Sơ đồ 8. Tổ chức nhân sự tại DNTN Hưng Phú
Theo cách bố trí tổ chức như trên sẽ có những ưu điểm và nhược điểm sau:
- Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, nắm bắt được mệnh lệnh nhanh, chính xác.
-Nhược điểm: Dễ xảy ra nhiều thiếu sót trong chuyên môn và quản lý. Do đó
đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải có nhiều năng lực để quản lý toàn diện.
Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận.
- Chủ doanh nghiệp là người phụ trách quản lý và điều hành chung toàn doanh nghiệp. Do đó, hiệu quả kinh doanh sẽ một phần phụ thuộc vào trình độ quản lý của chủ doanh nghiệp.
GIÁM ĐỐC
P. KINH DOANH P. KỸ THUẬT P. KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH BP BÁN HÀNG BP Marketing BP GIAO HÀNG BP XÂY DỰNG BP Martruss KẾ TOÁN BÁN HÀNG KẾ TOÁN CÔNG TRÌNH THỦ QUỶ BL THUẾ
- Bộ phận kinh doanh có chức năng bán hàng và giao hàng. Công việc bán hàng bao
gồm việc tư vấn bán hàng, xuất hóa đơn giá trị gia tăng và giao hàng cho khách. - Bộ phận kỹ thuật phụ trách nhiệm vụ thiết kế bản vẽ, giám sát, tính dự toán khối lượng.
- Bộ phận kế toán làm công tác báo cáo thuế, theo dõi công nợ và theo dõi việc nhập kho hàng hóa.
Để công tác quản trị có hiệu quả, cả 3 bộ phận: bộ phận kinh doanh, bộ phận kỹ thuật và bộ phận kế toán sẽ hỗ trợ ra quyết định cho người chủ doanh nghiệp theo chức năng của mỗi bộ phận. Bộ phận bán h àng và bộ phận kế toán cũng hỗ trợ nhau làm việc, các khâu bán hàng, giao hàng và kiểm kho cũng được tổ chức liên quan chặt chẽ với nhau.
Dưới đây là bảng thống kê chi tiết về tình hình nhân sự của cửa hàng vật liệu xây dựng Hưng Phú.
BẢNG 3. TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA CỬA HÀNG VLXD HƯNG PHÚ Chức vụ Số người Giới tính Trình độ Mức lương TB/tháng (triệu đồng) Thâm niên (Năm)
1. Kỹ thuật 4 Nam Đại học 4.500.000 3
2. Thủ kho 1 Nam Phổ thông 2.200.000 2
3. Kế toán
4 1 Nam Đại học 2.600.000 3
3 Nữ 2 Cao Đẳng
1 Đại học
2.000.000 2
4. Giao hàng 8 Nam Phổ thông 1.800.000 1
5. Bán hàng 4 2 Nữ Trung cấp 2.000.000 2
2 nam Trung cấp 2.000.000 2
(Nguồn: DNTN Hưng Phú)
Nhận xét:
Nhìn chung doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên có trình độ tay nghề tương đối cao, chiếm khoảng 57,14% trong đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp (đó là
những nhân viên có bằng Đại học, Cao đẳng, Trung học), còn lại 42,86% số lượng
nhân viên với trình độ phổ thông chủ yếu là nhân viên giao hàng.
Tùy theo khối lượng công việc nhiều hay ít hoặc tùy theo tính chất công việc mà phân bổ nhân viên ở từng bộ phận cho phù hợp. Theo bảng tình hình nhân sự như trên của DNTN Hưng Phú ta thấy số lượng nhân viên bố trí cho từng bộ phận tương đối phù hợp. Về trình độ, theo thông tin từ Hưng Phú cung cấp thì các nhân viên bán hàng đã được đào tạo từ lớp Kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp là phù hợp với chuyên môn và yêu cầu cần thiết của doanh nghiệp vì tư cách của nhân viên bán hàng cũng hết sức quan trọng trong bối cảnh cạnh tranh như hiện nay góp phần nâng cao doanh số bán hàng. Với các nhân viên khác doanh nghiệp đã tuyển dụng với trình độ tương ứng với từng lĩnh vực khá phù hợp, với trình độ như vậy mỗi nhân viên sẽ phát huy hết năng lực làm việc phù hợp với chuyên môn của mình. Mức lương của mỗi nhân viên cũng được trả theo từng nhiệm vụ, trình độ khác nhau.Với cách phân bổ tình hình nhân sự, tuyển dụng trình độ nhân viên như hiện nay của doanh nghiệp là khá phù hợp đảm bảo cho việc phát triển kinh doanh của doanh nghiệp.
4.1.1.2 Quyền hạn - nhiệm vụ của mỗi thành viên trong doanh nghiệp:
Chủ doanh nghiệp:
Chủ doanh nghiệp là người thành lập doanh nghiệp, đã có kinh nghiệm lâu năm (trên 10 năm) trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng và có trách nhiệm chung về mọi hoạt động quản trị trong doanh nghiệp. Để quản trị tốt chủ doanh nghiệp cần có:
-Khả năng quản lý.
-Tính nhạy bén trong kinh doanh.
-Tinh thần phục vụ khách hàng.
-Có uy tín với các nhà cung cấp, với khách hàng và nhân viên.
-Có khả năng xử lý tốt mọi tình huống.
Nhiệm vụ của chủ doanh nghiệp:
-Là người đại diện cho doanh nghiệp trong việc quan hệ với các khách
-Động viên nhân viên, chăm lo cho đời sống của nhân viên, xây dựng tinh thần đoàn kết làm việc ở cửa hàng.
-Trực tiếp liên hệ với nhà cung ứng để quyết định giá bán ra cho nhân
viên bán hàng và quyết định việc bán nợ cho khách hàng.
-Chủ doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm trực tiếp ký kết và quản
lý nội dung các giấy tờ, hợp đồng, biên bản giao nhận… có liên quan.
-Chịu trách nhiệm và có quyền phân công sắp xếp về thời gian, ngân
quỹ, nhân sự trong cửa hàng.
- Quản lý tiền bạc, tài sản của doanh nghiệp.
Kế toán:
Chịu sự điều tiết trực tiếp của chủ doanh nghiệp. Hiện tại doanh nghiệp có 4 nhân viên kế toán với nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
2 người phụ trách về tình hình công nợ tại cửa hàng.Cụ thể công việc
như sau:
-Theo dõi và ghi lại những khách hàng còn nợ theo sự cho phép của chủ doanh nghiệp, khi đến hạn sẽ gửi các bảng công nợ này cho khách hàng để khách hàng thanh toán, đi thu nợ và xuất phiếu thu cho khách hàng.
- Tiếp thị, tư vấn, báo giá cho các khách hàng mua sỉ khi bảng giá sỉ có sự điều chỉnh.
- Kế toán kiêm nhiệm vụ thủ quỹ quản lý tiền hàng khi chủ doanh nghiệp đi vắng.
2 người phụ trách về việc lập sổ sách, ghi lại rõ ràng các khoản chi phí
phát sinh và doanh thu trong từng ngày theo hoạt động kinh doanh tại cửa hàng. - Lập và lưu trữ các chứng từ, hoá đơn liên quan đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng.
- Biên soạn hợp đồng giao dịch, viết hoá đơn, nghiêm chỉnh chấp hành theo quy định của doanh nghiệp đối với kế toán viên.
- Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo thuế và nộp thuế cho nhà nước.
Thủ kho: là người giúp chủ doanh nghiệp quản lý kho hang. Thủ kho có
nhiệm vụ sau:
- Kiểm kê kho hàng mỗi ngày và báo cáo số lượng đến kế toán để kế toán cập nhật và theo dõi sổ sách và đề xuất với chủ doanh nghiệp nhập hàng.
- Hướng dẫn khách xem hàng trong kho.
Nhân viên kỹ thuật: gồm có 4 nhân viên làm việc tại cửa hàng. Trong đó:
- 1 người thiết kế bản vẽ. - 1 người giám sát.
- 1 người tính dự toán khối lượng.
- 1 người tư vấn khách hàng đối với sản phẩm cần có kỹ thuật hướng dẫn. Quyền hạn và trách nhiệm của họ như sau:
Quyền hạn: có quyền nêu ý kiến, nêu thắc mắc với chủ doanh nghiệp về
những khó khăn khi thực hiện công việc không kịp lúc.
Trách nhiệm:
- Mỗi người làm phần việc chuyên môn được giao phó theo chức năng trên. - Chấp hành tốt nội quy an toàn trong lao động.
Nhân viên giao hàng:
Quyền hạn: có quyền đề xuất ý kiến của mình và thắc mắc với chủ doanh
nghiệp về công tác giao hàng.
Nhiệm vụ:
- Giao các mặt hàng như Ngói Thái Lan, Gạch, Sơn, Gốm đá trang trí…theo yêu cầu của khách hàng.
- Giúp quản lý kho như kiểm kê hàng hoá, báo cáo số lượng cho chủ doanh nghiệp và hướng dẫn cho khách xem hàng khi thủ kho đi vắng.
Nhân viên bán hàng:
Quyền hạn: có quyền quyết định giảm giá cho khách hàng trong phạm vi
cho phép làm hài lòng khách hàng.
Nhiệm vụ:
- Thường xuyên làm vệ sinh tại nơi bán hàng, sắp xếp các đồ dùng,
dụng cụ bán hàng.
- Tư vấn cho khách mua hàng.
- Ghi đơn đặt hàng của khách hàng.
- Thường xuyên học hỏi để nâng cao trình độ nghiệp vụ bán hàng.
- Nghiên cứu tâm lý khách hàng, mềm dẻo, kiên quyết, khéo léo đối với
những khách hàng có thái độ thiếu lịch sự nhằm làm khách hàng hài lòng mà không ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp cũng như chất lượng bán hàng.
- Quan hệ giao dịch tốt với khách hàng, vui vẻ sẵn sàng đón khách.
Trong khi bán hàng phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng, nhã nhặn, linh hoạt giải quyết các sự cố.
- Chấp hành tốt quy trình bán hàng. Trong giờ làm việc, tránh thường
xuyên nghe điện thoại cá nhân hay làm việc riêng.
- Giao nộp tiền bán hàng kịp lúc, kịp thời.
4.1.1.3 Các chính sách đãi ngộ, khuyến khích động viên đối với người lao
động tại doanh nghiệp:
Những chính sách đãi ngộ, động viên hay đánh giá nhân viên tại cửa hàng vật liệu xây dựng Hưng Phú đều được thực hiện thông qua chủ doanh nghiệp. Đánh giá năng lực làm việc của nhân viên là bước quan trọng trong tiến trình quản trị, là một phần trong quy trình kiểm tra kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm. Nếu việc đánh giá sai sẽ dẫn đến việc đ ãi ngộ, khuyến khích động viên đối với người lao động không công bằng thì có thể gây ra mất đoàn kết, tính hòa đồng giữa các nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Chủ doanh nghiệp thực hiện đánh giá nhân viên bằng cách quan sát cách làm việc.
của nhân viên theo các chỉ tiêu:
- Thái độ của nhân viên đối với khách hàng.
- Mức độ hoàn thành trách nhiệm và chất lượng công việc.
- Tinh thần đoàn kết và tham gia công tác tập thể.
Qua việc quan sát này chủ doanh nghiệp sẽ biết được cách làm việc của từng người, nếu người nào chưa có thái độ làm việc tốt thì chủ doanh nghiệp sẽ nhắc nhở họ. Khi khách hàng phàn nàn việc gì đó mà cửa hàng làm họ không hài lòng, chủ doanh nghiệp sẽ tập trung nhân viên lại, nhân viên có quyền nêu ý kiến hoặc thắc mắc đến chủ doanh nghiệp để có hướng hoạt động tốt hơn.
Lương của nhân viên sẽ tỷ lệ thuận với kết quả đánh giá của chủ doanh nghiệp về năng lực làm việc của họ. Điều này có nghĩa là khi chủ doanh nghiệp hài lòng về thái độ và tinh thần làm việc của nhân viên trong một thời gian thì sẽ có quyết định tăng lương ở một mức độ nhất định vào cuối tháng hoặc cuối năm đó để khuyến khích nhân viên. Việc trả lương cho nhân viên sẽ do chủ doanh nghiệp trực tiếp đảm nhận.
Ngoài ra nhân viên của doanh nghiệp còn được hưởng các chế độ như:
- Bảo hiểm xã hội.
- Doanh nghiệp phát tiền ăn trưa cho nhân viên bán hàng, nhân viên
giao hàng.
- Trang bị phương tiện bảo hộ lao động.
- Các chế độ ưu đãi khác (ví dụ: phát áo quần đồng phục cho nhân viên
trong doanh nghiệp...)
Ngoài những điều trên nhân viên được hưởng các chế độ được quy định trong bộ luật lao động của nước Việt Nam.
Như vậy quá trình quản trị công tác đánh giá kết quả công việc của từng
người lao động tại cửa hàng đã và đang thực hiện tương đối tốt.
4.1.2 Đánh giá tình hình quản trị nhân sự tại DNTN Hưng Phú:
Phân công lao động tại cửa hàng đảm bảo mỗi nhân viên làm việc đủ 8 giờ mỗi ngày, tức là làm việc mỗi ngày 2 ca, mỗi ca 4 tiếng, ca 1 từ 7h – 11h và ca 2 từ 1h – 5h. Ngày chủ nhật là ngày tương đối vắng khách so với những ng ày khác trong tuần nên để tạo cho nhân viên có được ngày nghỉ doanh nghiệp sẽ hạn chế hoạt động bằng cách phân công nhân viên trực. Việc phân chia thời gian lao động đối với nhân viên tại cửa hàng vào ngày chủ nhật như sau:
- Nhân viên kỹ thuật và kế toán sẽ được nghỉ cả ngày.
- 4 nhân viên bán hàng sẽ thay phiên nhau làm việc.
Ví dụ:
+ Chủ nhật ngày 2/4 : A và B trực. + Chủ nhật ngày 9/4 : B và C trực. + Chủ nhật ngày 16/4 : A và C trực. + Chủ nhật ngày 23/4 : C và D trực
- Bốn nhân viên giao hàng sẽ thay phiên nhau làm việc tương tự như các nhân viên bán hàng.
- Thủ kho ở tại cửa hàng.
BẢNG 4. PHÂN CÔNG LAO ĐỘNG TẠI CỬA HÀNG VLXD HƯNG PHÚ VÀO NGÀY CHỦ NHẬT Khoản mục Ca 1 Ca 2 Thời gian Từ 7h – 11h Từ 1h - 5h Nhân viên trực Giao hàng Giao hàng Thủ kho Thủ kho
2 nhân viên bán hàng 2 nhân viên bán hàng
(Nguồn: DNTN Hưng Phú)
Cuối mỗi ngày, nhân viên bán hàng sẽ giao phiếu chi tiền vận chuyển bán hàng trong ngày cho chủ doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp so sánh phiếu chi này với sổ bán hàng hàng ngày có khớp hay không, sau đó sẽ chi tiền vận chuyển cho xe giao hàng. Phần việc còn lại là chủ doanh nghiệp kiểm tra lại doanh thu trong ngày.
Trong những năm qua, chủ doanh nghiệp vẫn phân công lao động theo tiến trình như trên, chỉ trừ trường hợp nhân viên có việc đột xuất cần nghỉ phép với lý do chính đáng thì thời khoá biểu phân công lao động tại cửa hàng có sự thay đổi.
Tuy nhiên do cách phân công như vậy thiếu sự công bằng giữa nhân viên trong phân xưởng, nhân viên giao hàng so với nhân viên bán hàng và kế toán. Đồng thời nó cũng ảng hưởng đến sức khỏe và thời gian của chủ doanh nghiệp. Chẳng hạn: chủ doanh nghiệp không có thời gian nghỉ ngơi, và sẽ đối phó không kịp với việc có nhiều khách hàng vào ngày chủ nhật.
BẢNG 5. KẾT QUẢ SỬ DỤNG THỜI GIAN LÀM VIỆC VÀ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG
(Nguồn: Tổng quỹ lương và thưởng lấy từ bộ phận kế toán, doanh thu và lợi nhuận trích từ bảng 2)
Nhận xét:
Theo bảng trên ta thấy năng suất lao động năm của năm 2006 là thấp nhất 495.400.000 đồng, đến năm 2007 năng suất lao động là 715.700.000 đồng, cao hơn năm 2006 220.300.000 đồng, tuy nhiên đến năm 2008 năng suất lao động lại giảm chỉ còn 706.800.000 đồng, giảm 8.900.000 đồng so với năm 2007.
Năng suất lao động năm chỉ là thước đo chung về mức đóng góp của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp, nó chưa thể hiện được sự đóng góp của từng cá nhân. Do đó, để biết được mức đóng góp của từng cá nhân ta phải tính được năng suất lao động giờ. Tuy nhiên, doanh nghiệp không theo dõi số ngày làm việc của nhân viên nên không thể tính được năng suất lao động giờ của từng nhân viên.
Chỉ tiêu mức sinh lời/người của các thành viên trong doanh nghiệp cũng có sự biến thiên. Năm 2007 chỉ tiêu mức sinh lời/ người là cao nhất, mỗi lao động tạo ra được giá trị lợi nhuận là 4.620.000 đồng, cao hơn năm 2006 là 1.190.000 đồng cho thấy trong năm 2007 mỗi lao động của doanh nghiệp đều cố gắng tạo ra lợi nhuận cao hơn năm trước. Tuy nhiên, đến năm 2008 chỉ tiêu này đã sụt giảm hẳn, mỗi người lao động chỉ còn tạo được 2.240.000 đồng lợi nhuận.
Chỉ tiêu hiệu suất tiền lương cho biết rằng:
- Năm 2006, với 1 đồng tiền lương đã đem lại 1,13 đồng lợi nhuận cho