Hoạt động mua và nhập hàng phụ thuộc vào kế hoạch bán hàng. Có các vấn đề cần chú ý trong quá trình mua và nhập hàng như sau:
Đối với hoạt động mua:
Chủ doanh nghiệp thường đặt hàng qua điện thoại, điều này thì thuận tiện nhưng tốt nhất doanh nghiệp nên gửi đơn đặt hàng vì nó sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp nhớ những gì mình đặt và làm bằng chứng cho việc đặt hàng. Chủ doanh nghiệp nên thiết kế sẵn mẫu đơn đặt hàng, khi cần đặt hàng thì gửi fax cho nhà cung cấp 1 bản và giữ lại cho mình 1 bản.
Khi hàng về đến nơi nên đối chiếu với phiếu giao hàng của nhà cung cấp để đảm bảo đúng mặt hàng, đúng số lượng cần mua. Nếu phát hiện sai sót thì báo lại ngay với nhà cung cấp.
Đối với hoạt động nhập hàng:
Hoạt động nhập hàng vào kho cần phải kiểm tra thật cẩn thận vì nếu không phát hiện sai sót lúc này thì xem như doanh nghiệp phải chấp nhận sai sót đó nếu có phát hiện về sau. Vì vậy, thủ kho phải là người chịu trách nhiệm về quá trình này. Bên cạnh đó cũng cần phải có hệ thống ghi chép sao cho dễ kiểm tra v à chủ động về tài chính. Như vậy, biện pháp nâng cao công tác nhập hàng vào kho như sau:
Thủ kho phải ghi chép đầy đủ các sổ sách theo dõi tình hình nhập kho (sổ sách do DN cấp) và đánh số trang, số ngày, lưu giữ tối thiểu 5 năm. Cách làm này có thể gọi là quản lý dữ liệu tồn kho với việc thiết lập bảng ghi chép như sau:
Thời gian Nhà cung cấp Gạch Ghi chú Đồng Tâm Bạch Mã Italy … 28.2 - Công ty A 15.1 - Công ty B … … Số đơn đặt hàng: Ngày đặt hàng: ĐƠN ĐẶT HÀNG Kính gửi:
Đề nghị cung cấp cho chúng tôi các mặt hàng dưới đây theo báo giá số…ngày…của quý cơ quan gửi kèm hoá đơn hoặc phiếu giao hàng có ghi số đơn đặt hàng này.
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền (đ)
Tổng cộng
- Điều kiện giao hàng:
- Điều kiện thanh toán:
Ký tên Chủ doanh nghiệp
Tương tự như vậy đối với những nhóm hàng hóa khác.
Thủ kho dùng bảng này để ghi lại lượng hàng nhập vào kho khi đã thực hiện xong quá trình nhập hàng vào kho, đến cuối tuần thì kết hợp với bảng tổng hợp xuất nhập tồn của kế toán để báo cáo cho chủ doanh nghiệp đã được trình bày ở phần lập kế hoạch bán hàng. Quản lý dữ liệu này không chỉ giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát mà còn giúp chủ doanh nghiệp nên bán mặt hàng gì, khi nào cần đặt mua hàng thêm và mua thêm bao nhiêu.
Đối với công tác kiểm kê hàng hóa trong kho:
Kiểm kê hàng hóa thường xuyên giúp cho chủ doanh nghiệp biết được lượng hàng có bị thiếu hụt không và thiếu bao nhiêu, những loại hàng nào bị hư hỏng hoặc đang trong tình trạng không tốt.
Hoạt động kiểm kê lượng hàng trong kho được thực hiện bằng cách lập danh mục kiểm kê trước và kết hợp với bảng nhập kho hàng hoá ở trên. Nhiệm vụ này sẽ do thủ kho và chủ doanh nghiệp thực hiện, kế toán sẽ ghi lại vào bảng xuất nhập tồn để báo cáo lên chủ doanh nghiệp.
Quá trình kiểm kê hàng hóa:
-Trước hết kế toán lập thẻ kho cho tất cả các loại Ngói Thái Lan như sau: lấy
mức dự trữ của cuộn kim loại như trên:
- Sau đó ta lập danh mục kiểm kê như sau:
THẺ KHO
Tên hàng: Ngói Thái Lan (viên) Mức dự trữ: 3703(viên)
Ngày Diễn giải Tồn kho
Nhập Xuất Tồn 1/3 2/3 Tồn đầu kỳ Bán 400 1500 1100
Như vậy, thẻ kho cho biết đáng ra còn bao nhiêu tồn kho, còn danh mục kiểm kê cho biết thực còn bao nhiêu tồn kho. Nhờ đó, chủ doanh nghiệp tìm nguyên nhân của sự chênh lệch này mà có cách quản trị hàng tồn kho tốt hơn.