Thực trạng và giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG: 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ 3 HÀ NỘI 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 3 1.1.1: Lịch sử hình thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 4 1.1.2.1. Chức năng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 4 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 7 1.1.3.1. Sơ đồ tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 7 1.1.3.2. Cơ cấu bộ máy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 7 1.2. Khái quát cơ cấu, chức năng, quyền hạn và hoạt động của bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 8 1.2.1. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp: 8 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính – Tông hợp: 8 1.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, – LƯU TRỮ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 11 2.1. Hoạt động quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 11 2.1.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác Văn thư: 11 2.1.2. Bố trí cán bộ làm công tác Văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 12 2.1.3. Kho tàng trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư – Lưu trữ: 13 2.1.4. Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 13 2.1.5. Công tác kiểm tra, đánh giá công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 14 2.2. Hoạt động nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 15 2.2.1. Nghiệp vụ công tác Văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 15 2.2.1.1. Soạn thảo văn bản: 15 2.2.1.2. Tổ chức và quản lý văn bản tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 16 2.2.2. Nghiệp vụ công tác Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 21 2.2.2.1. Thu thập và bổ xung tài liệu vào lưu trữ: 21 2.2.2.2. Phân loại tài liệu lưu trữ: 22 2.2.2.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 24 2.2.2.4. Xác định giá trị tài liệu: 25 2.2.2.5. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 25 2.2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 26 2.2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 26 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI: 27 3.1. Một vài nhận xét thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 27 3.1.1. Ưu điểm: 27 3.1.2. Nhược điểm: 27 3.2. Một số giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 28 3.3. Một số kiến nghị: 28 C. PHẦN KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

CHUYÊN ĐỀ:

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC

VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

Sinh viên : Hoàng Việt Hà Lớp : Đại học Lưu trữ học 13B Người hướng dẫn : Nguyễn Thị Thanh

Hà Nội, 2017

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG: 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ 3

HÀ NỘI 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 3

1.1.1: Lịch sử hình thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 4

1.1.2.1 Chức năng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 4

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 7

1.1.3.1 Sơ đồ tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 7

1.1.3.2 Cơ cấu bộ máy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 7

1.2 Khái quát cơ cấu, chức năng, quyền hạn và hoạt động của bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 8

1.2.1 Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp: 8

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính – Tông hợp: .8 1.2.3 Cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 10

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, – LƯU TRỮ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 11

2.1 Hoạt động quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 11

2.1.1 Tổ chức bộ phận quản lý công tác Văn thư: 11

2.1.2 Bố trí cán bộ làm công tác Văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 12

2.1.3 Kho tàng trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư – Lưu trữ: 13

2.1.4 Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư – Lưu

trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 13

2.1.5 Công tác kiểm tra, đánh giá công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 14

2.2 Hoạt động nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 15

2.2.1 Nghiệp vụ công tác Văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 15

2.2.1.1 Soạn thảo văn bản: 15

2.2.1.2 Tổ chức và quản lý văn bản tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 16

2.2.2 Nghiệp vụ công tác Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 21

2.2.2.1 Thu thập và bổ xung tài liệu vào lưu trữ: 21

2.2.2.2 Phân loại tài liệu lưu trữ: 22

2.2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 24

2.2.2.4 Xác định giá trị tài liệu: 25

2.2.2.5 Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 25

2.2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 26

2.2.2.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 26

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI: 27

3.1 Một vài nhận xét thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 27

3.1.1 Ưu điểm: 27

3.1.2 Nhược điểm: 27

3.2 Một số giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 28

3.3 Một số kiến nghị: 28

C PHẦN KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU

Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và thườngxuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước Trong các

cơ quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là côngtác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản, tài liệu Làmtốt công tác văn bản, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việcnhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan, đơn vị

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lịch vựcđều được hiện đại hóa, nền Hành chính Nhà nước cũng có sự phát triển để phùhợp Với vai trò hết sức quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ trong lĩnhvực quản lý Hành chính, Đảng và Nhà nước đã có những chủ chương chính sáchngày càng hiện đại, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nướctrong mỗi cơ quan, tổ chức

Làm theo lời Chủ tịch Hồ Chí Minh: “Học đi đôi với hành, lý thuyết luôn

đi với thực tế” nhằm củng cố lý thuyết đã được học trên giảng đường, giúp cán

bộ tương lai tự tin ra làm việc ở mọi môi trường, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức

Là sinh viên được đào tạo chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ em nhận thấycác nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ hiện nay còn chưa được chú trọng đúng mức

cần thiết vì vậy em đã chọn đền tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao công

tác Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” Nhằm chỉ ra

những việc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã làm được đển tiếp tục phát huy,những hạn chế cần được khắc phục đối với công tác Văn thư, công tác Lưu trữ

Được sự quan tâm của nhà trường em đã được thực tập ngay tại phòngVăn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trong ngôi trường Đại học thânquen Trong thời gian được thật tập tại Trường em luôn cố gắng, nỗ lực khôngngừng học hỏi, tìm tòi và rút ra kinh nghiệm cho bản thân Bên cạnh sự nỗ lựccòn có sự giúp đỡ tận tình, chỉ bảo của công nhân viên tại phòng Hành chính –Tổng hợp nói chung và phòng Văn thư nói riêng

Trong quá trình thực tập em được tìm hiểu cũng như được làm các công

việc liên quan tới chuyên ngành mình đã học Lý thuyết được học trên ghế nhàtrường cùng với việc áp dụng thực tế quả là có chút khác biệt làm em khôngkhỏi bỡ ngỡ Nhưng được các anh chị cùng phòng nhẹ nhàng bảo ban, chỉ dẫnrất nhiệt tình và có tâm em đã tiếp thu được rất nhiều điều có ích.

Có thể nói qua 3 tháng thực tập tại phòng Văn thư của Trường Đại họcNội vụ Hà Nội đã giúp em rất nhiều về chuyên môn nghiệp vụ cũng như cáchứng xử trong môi trường văn phòng để phục vụ cho công việc trong tương laigần

Báo cáo sau đây của em là kết quả em đã đúc kết được trong thời gianthực tập Bài báo cáo gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội

Em xin chân thành cảm ơn cán bộ công nhân viên trong phòng Hànhchính – Tổng hợp đã tạo điều kiện cho em được làm việc và học hỏi trong môitrường thân thiện và vui vẻ để em hoàn thành thời gian thực tập Đồng thời emcũng cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ đã chuẩn bị hànhtrang là những bài giảng thật bổ ích làm nền tảng để chúng em bước ra thực tếkhông bị bỡ ngỡ Một lần nữa em xin cảm ơn các thầy cô trong Khoa Văn thư –Lưu trữ và cán bộ công nhân viên phòng Hành chính – Tổng hợp đã giúp đỡ emrất nhiều

Em xin chân thành cảm ơn!

B PHẦN NỘI DUNG:

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ

HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

1.1.1: Lịch sử hình thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyếtđịnh số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyếtđịnh Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngànhVăn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộđang làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước

Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gỡ những khó khăn cho nhà trường trong đàotạo và tạo dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là

Bộ Nội vụ) đã ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP về việc chuyển địa điểmTrường Trung học Văn thư Lưu trữ về Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội).Quyết định số 50 thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, tạo cơ hội tốt choTrường trong việc tuyển sinh, tiếp nhận giáo viên có chuyên môn cao, cũng nhưtạo thuận lợi trong việc đào tạo cán bộ đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hoá đội ngũcán bộ công chức của ngành và của đất nước

Tiếp theo việc quyết định chuyển Trường về Hà Nội, ngày 25/4/1996 Bộtrưởng, Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ ban hành Quyết định số72/TCCB-TC về việc đổi tên Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành TrườngTrung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I, việc đổi tên Trường đã tạo điềukiện đa dạng hoá các loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề, đáp ứng tốt hơnyêu cầu của xã hội

Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng Ithành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Từ đây Trường lạimang một tên gọi mới gần với tên gọi khi mới thành lập, tuy nhiên tên gọi đókhông làm ảnh hưởng đến quá trình đào tạo và sự phát triển của Nhà trường

Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định

số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưutrữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của BộGiáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng

Ngày21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương Ithành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Ngày12/6/2008 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số TTg về đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ, quy định Trường Cao đẳng Nội

749/QĐ-vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội 749/QĐ-vụ

Ngày 22/4/2011Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký văn bản số 1396/BNV-TCCBgửi Bộ Giáo dục và Đào tạo cho phép Trường làm các thủ tục để thành lậpTrường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên cơsở hồ sơ dự án tiền khả thi thành lậpTrường Đại học, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã tiến hành lấy ý kiến các đơn vị cóliên quan và ngày 31/5/2011 Bộ Giáo dục và Đào tạo có Tờ trình số 277/TTr-BGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chủ trương thành lập Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội

Ngày 13 tháng 7 năm 2011 Thủ tướng Chính phủ đã có văn bản số1160/TTg-KGVX về đồng ý chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ HàNội trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ HàNội:

Căn cứ Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ trưởng BộNội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TrườngĐHNV Hà Nội như sau:

1.1.2.1 Chức năng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc

hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đàotạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực

công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan, hợp tác quốc tế, nghiêncứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ pháttriển kinh tế - xã hội.

Trường đặt trụ sở chính tại Hà Nội địa chỉ: 36 Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội

và có cơ sở tại Quang Nam và Thành phố Hồ Chí Minh với lần lượt là Phân hiệuTrường Đại học Hà Nội tại cơ sở miền Trung địa chỉ tại Khu đô thị mới ĐiệnNam – Điện Ngọc, huyện Điện Bàn, tỉnh Quảng Nam và cơ sở Trường Đại họcNội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

 Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển Trường qua từnggiai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm

 Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sauđại học các ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngànhnghề khác theo nhu cầu của xã hội khi được cơ quan có thẩm quyền chophép

 Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyênmôn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế

 Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền

 Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũgiảng viên của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấungành nghề, cơ cấu độ tuổi và giới tính, đạt chuẩn về trình độ được đàotạo; tham gia vào quá trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước cóthẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ, nhân viên

 Tuyển sinh và quản lý người học

 Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định củapháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ

sở vật chất của Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạtđộng giáo dục theo quy định của pháp luật

 Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa,hiện đại hóa

 Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy –học phục vụ các ngành đào tạo của Trường và các nhu cầu của xã hội.

 Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân tronghoạt động giáo dục và đào tạo

 Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia cáchoạt động phù hợp với ngành đào tạo và các nhu cầu của xã hội

 Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chấtlượng giáo dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệthống đảm bảo chất lượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảmbảo chất lượng và không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhàtrường

 Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, ứng dụng, pháttriển và chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết các vấn đề về kinh tế

- xã hội của địa phương và đất nước, thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuấtkinh doanh theo quy định của pháp luật

 Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục,thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dụcđào tạo, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xãhội, bổ sung nguồn tài chính cho Nhà trường

 Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyểnnhượng kết quả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạtđộng khoa học và công nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội,quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học

và công nghệ của Nhà trường

 Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê

cơ sở vật chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định củapháp luật

 Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáodục

 Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc

 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật vàquy chế làm việc của Bộ Nội vụ.

 Tổ chức thực hiện hợp tác quốc tế theo quy định của phápluật

 Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lýNhà nước về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật

 Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

1.1.3.1 Sơ đồ tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

(Xem tại Phụ lục 1)

1.1.3.2 Cơ cấu bộ máy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

Cơ cấu bộ máy gồm:

- Ban giám hiệu:

+ Bí thư Đảng ủy – Hiệu trưởng – Nhà giáo ưu tú – PGS.TS Triệu VănCường

+ Các Phó Hiệu trưởng TS Hà Quang Ngọc và PGS.TS Nguyễn MinhPhương

 Hội động khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

+ Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng

+ Phòng Quản lý khoa học và sau đại học

+ Khoa Tổ chức quản lý nhân lực

+ Khoa Hành chính học

+ Khoa Văn thư – lưu trữ

+ Khoa Quản trị văn phòng

+ Khoa Văn hóa – thông tin và xã hội

+ Khoa Nhà nước và pháp luật

+ Khoa Khoa học chính trị

+ Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

 Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ+ Viện nghiên cứu và phát triển Trường ĐHNV Hà Nội

+ Trung tâm tin học

+ Trung tâm ngoại ngữ

+ Trung tâm Thông tin thư viện

+ Tạp chí Đại học Nội vụ

+ Ban quản lý Kí túc xá

 Cơ sở đào tạo trực thuộc+ Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề

+ Phân hiệu TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội tại Quảng Nam

+ Cơ sở Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh

 Đảng bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Đoàn Thanh niên Công sản Hồ Chí Minh Trường Đại họcNội vụ Hà Nội

- Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ HàNội, có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban giám hiệu, thực hiện quản lý vềcông tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính;thông tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của các đơn vị thuộcTrường theo chương trình, kế hoạch làm việc.

- Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trongTrường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt cácquyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toànTrường;

- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy

cơ quan,quy chế văn hoá công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhàkhách, …) theo quy định;

- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế vàhướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy địnhcủa Trường và của Nhà nước;

- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm thể thức vănbản do Trường ban hành;

- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòngtruyền thống của Trường

- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượngtheo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong trường Hướng dẫn các đơn vị xâydựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ củađơn vị Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính củaTrường;

- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu,… Tiếp nhận,quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;

- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và laođộng hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;

- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp vớicác đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,

hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian,địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường.

- Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việchiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trongTrường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường

- Thực hiện công tác y tế trường học, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh antoàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho công chức, viên chức, người laođộng và học sinh, sinh viên trong trường;

- Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;

- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức,viên chức, người lao động;

- Thường trực công tác dân quân tự vệ, quốc phòng an ninh của Trường.1.2.3 Cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội:

Công tác Văn thư – Lưu trữ được xác định là một hoạt động của bộ máyquản lý Nhà nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan, tổ chức nóiriêng Trong mọi cơ quan, tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ không thể thiếuđược và là nội dung quan trọng chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạtđộng văn bản

Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác Văn thư – Lưu trữ cũnghết sức quan trọng và được chú trọng nhằm nâng cao chất lượng để đáp ứngđược tình hình thực tế

Hiện nay, phòng Văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được đặt tạitầng 1 nhà A, kho lưu trữ của Trường hiện nay được đặt tại tầng 6 nhà C và tầng

4 nhà D Bộ phận Văn thư – Lưu trữ trực thuộc bởi phòng Hành chính – Tổng

hợp do Ths Hoàng Văn Thanh làm trưởng phòng

Cán bộ chính làm công tác văn thư là chuyên viênNguyễn Thị Thanh, là

người được đào tạo chuyên môn về Văn thư – Lưu trữ, có thời gian làm việc lâunăm, dày dạn kinh nghiệm về chuyên môn nghiệp vụ Cán bộ Văn thư luôn ýthức được trách nhiệm lớn lao của mình vì vậy trong công việc chị luôn cẩnthân, nghiêm túc và luôn thẳng thắn phê bình cá nhân, đơn vị làm chưa tốt Vừa

phải làm công tác Văn thư còn phải kiêm nghiệm cả công tác Lưu trữ củaTrường, để giảm bớt khối lượng công việc chị Thanh còn có thêm cộng sự là

chuyên viên Hoàng Thúy Lan dù không học chuyên ngành Văn thư nhưng chị

cũng được cử đi học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn nên công việc hiện tại chị Lancũng nắm được phần nào

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 2.1 Hoạt động quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

2.1.1 Tổ chức bộ phận quản lý công tác Văn thư:

Công tác Văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quanđến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơhiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan,

tổ chức

Trong hoạt động quản lý của cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương, chínhsách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến việc phản ánh tình hình,nêu kiến nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể, nói chungđều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ càngchính xác và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của cơ quan càng đạthiệu quả cao

Công tác văn thư thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt độngquản lý của cơ quan, tổ chức Nó không thuần túy thuộc nhiệm vụ của một đơn

vị tổ chức nào, mà là một công việc liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận hoặccác nhân trong toàn cơ quan Khác với các ngành khác, công tác Văn thư khôngphải là một ngành độc lập có hệ thống tổ chức từ trên xuống Tuy nhiên công tácVăn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật và chính trị, nếu không được thựchiện theo quy định và phương pháp thống nhất trọng phạm vi toàn quốc, sẽ ảnhhưởng lớn đến hiệu quả hoạt động quản lý Nhà nước nói chung, của từng cơquan, tổ chức nói riêng

Công tác văn thư liên quan đến đơn vị, bộ phận và cán bộ, viên chức

trong cơ quan, nhưng nói chung bất cứ cơ quan nào cũng cần có văn thư chuyêntrách Điều khác biệt là về hình thức tổ chức văn thư có thể không giống nhaugiữa các cơ quan Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác văn thư được

áp dụng theo hình thức tập trung, có nghĩa là ngoài việc soạn thảo, giải quyếtvăn bản và lập hồ sơ hiện hành, các khâu khác của công tác văn thư đều tậptrung và một đầu mối đó là phòng Văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.Còn các đơn vị trong Trường không bố trí bộ phận văn thư, cán bộ chuyên tráchhay kiêm nhiệm về công tác văn thư

Hiện nay, bộ phận văn thư của Trường thuộc phòng Hành chính – Tổnghợp trực tiếp quản lý Phòng văn thư được đặt tại tầng 1 khu nhà A Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội, với vị trí thuận tiện cho việc qua lại vì phòng văn thư là nơitập trung rất nhiều người qua lại mỗi ngày để giải quyết rất nhiều công việc

2.1.2 Bố trí cán bộ làm công tác Văn thư tại Trường Đại học Nội vụ HàNội:

Với vị trí cán bộ chuyên trách chuyên viên Nguyễn Thị Thanh được đàotạo chuyên sâu về công tác Văn thư và công tác Lưu trữ đang làm việc tạiTrường Đại học Nội vụ Hà Nội

Công việc của cán bộ Văn thư đó là:

- Xây dựng kế hoạch, phương án triển khai công tác văn thư trên cơ sởnhững quy định của Nhà nước sao cho phù hợp với tình hình của Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội

- Tham gia xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư đểtrình Nhà nước ban hành

- Chủ động tổ chức các buổi tập huấn, hướng dẫn và triển khai công tácvăn thư thuộc phạm vi toàn Trường

- Tổng kết, đánh giá hiệu quả quản lý công tác văn thư và đề xuất biệnpháp cải tiến công tác văn thư…

Với khối lượng công việc lớn cộng thêm phải kiêm nhiệm công tác Lưutrữ, cán bộ Nguyễn Thị Thanh khó mà có thể đảm đương được hết, vì thếTrường có thêm chuyên viên Hoàng Thúy Lan làm công tác văn thư phối hợp

với chuyên viên Nguyễn Thị Thanh.

Chuyên viên Nguyễn Thị Thanh được học đúng chuyên ngành Văn thư –Lưu trữ, cộng thêm có bề dày kinh nghiệm nên làm việc rất có hiệu quả Đối vớichuyên viên Hoàng Thúy Lan không được đào tạo chuyên về công tác Văn thư –Lưu trữ nhưng được Trường cử đi học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn, và với sự chỉbảo của đồng nghiệp cũng đã hiểu và làm tốt công việc của mình

Với tinh thần học hỏi, có trách nhiệm trong công việc, cán bộ Văn thư củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội đã làm tốt công việc được giao, đưa công tácquản lý văn bản đi đúng theo quỹ đạo, các công tác nghiệp vụ thực hiện đúngquy trình của Nhà nước và của nhà Trường quy định

2.1.3 Kho tàng trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư – Lưu trữ:

Để công tác Văn thư, công tác Lưu trữ đạt hiệu quả cao Trường Đại họcNội vụ Hà Nội đã chú trọng đầu tư vào các trang thiết bị phục vụ cho công tácVăn thư, công tác Lưu trữ

Tại phòng Văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã trang bị đầy đủmáy móc như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, văn phòng phẩm… để phục

vụ cho công việc Tại hai kho lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng

đã được đầu tư giá, cặp, hộp, bìa hồ sơ để đựng hồ sơ, máy hút bụi để vệ sinh tàiliệu,quạt thông gió,…

Nhưng do điều kiện kinh tế của Trường còn hạn chế nên kho lưu trữ đượccải tạo từ phòng học, trên tầng cao nhất của Trường, có ánh sáng chiếu trực tiếpvào kho, kho lưu trữ chưa đạt chuẩn về kỹ thuật xây dựng với quy định của Nhànước về kho lưu trữ Trong kho lưu trữ vẫn chưa có các thiết bị đo nhiệt độ, độ

ẩm trong kho, các trang thiết bị chống cháy; bình chống cháy, hệ thống báo cháy

và hệ thống thông gió, chống ẩm: quạt, máy điều hòa nhiệt độ,…

2.1.4 Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư –Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin diễn ranhư một nhu cầu tất yếu Trong việc trao đổi thông tin ngoài trao đổi trực tiếpcon người còn có nhiều cách thể hiện thông qua một số phương tiện khác nhau,

trong đó văn bản được coi là phương tiện phổ biến

Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ viếttrên các chất liệu khác nhau Văn bản vừa là thông tin vừa là sản phẩm của hoạtđộng quản lý, phản ánh mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức

Hiện nay Trường chưa ban hành văn bản cụ thể về công tác Văn thư vàcông tác Lưu trữ ngoài Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ do vậy mà mọi côngtác nghiệp vụ vẫn bám sát vào các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước

Các văn bản quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư

- Nghị định 38/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ

về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác Lưu trữ

- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn văn bản đi đến

- Luật Lưu trữ năm 2011

Ngoài ra, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội còn tổ chức nhiều buổi phổ biếnnội dung văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ tới các cán bộ công nhânviên trong Trường Mở các lớp ngắn hạn bồi dưỡng về công tác Văn thư – Lưutrữ, nhằm nhấn mạnh nghiệp vụ soạn thảo văn bản và ban hành văn bản sao chođúng quy trình và thể thức văn bản

2.1.5 Công tác kiểm tra, đánh giá công tác Văn thư – Lưu trữ tại TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội:

Phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị trực tiếp thực hiện quản lý côngtác Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cũng là đơn vị trựctiếp kiểm tra, đánh giá các nghiệp vụ này

Hàng tháng, phòng Hành chính – Tổng hợp vẫn họp để tổng hợp côngviệc đã làm và chưa làm được của các cán bộ, chuyên viên thuộc phòng Hành

chính – Tổng hợp Từ đó rút ra khinh nghiệm cũng như tự đánh giá bản thân củacác cán bộ chuyên viên Ngoài việc kiểm tra của Trưởng phòng Hành chính –Tổng hợp còn có tổ thanh tra của Nhà trường đôn đốc nhắc nhở công việc.

Mỗi quý các chuyên viên Văn thư còn làm văn bản để báo cáo lên Bộ Nội

vụ về tình hình công tác Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhìn chung, công tác Văn thư – Lưu trữ được lãnh đạo nhà Trường cùngvới các cán bộ chuyên viên nhìn nhận, đánh giá trung thực, thực hiện cũng rấtnghiêm túc và đúng quy trình, thủ tục

2.2 Hoạt động nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội

về từ ngữ, cú pháp đối với các loại văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản,… Vănbản ban hành dưới danh nghĩa một cơ quan nhằm đề ra chủ trương, chính sách,chương trình, kế hoạch công tác hoặc giải quyết các vấn đề, sự việc cụ thể liênquan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó Do vậy phải có mục đích rõràng, nội dung văn bản phải xoay quanh một chủ đề liên quan đến thực hiệnchức năng, nhiệm vụ của cơ qua Sự chính xác của văn bản cũng được đặt lênhàng đầu Một văn bản được coi là chính xác là văn bản đó về hình thức phải thểhiện đầy đủ và đúng các thành phần đã được cơ quan có thẩm quyền quy định

Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phải đủ các yếu tố thể thức sau:

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

6 Nội dung văn bản

7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền của văn bản

8 Dấu của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

9 Nơi nhận văn bản

Ngoài ra để văn bản soạn thảo đảm bảo yêu cầu chính xác, người soạnthảo phải nắm vững nội dung vấn đề cần văn bản hóa, thu thập đầy đủ và xử lýtốt các thông tin có liên quan, biết cách diễn đạt và sử dụng từ ngữ chính xác

Để đảm bảo văn bản chính xác, khi soạn thảo văn bản các cán bộ chuyênmôn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện quy trình soạn thảo văn bảnnhư sau:

Việc soạn thảo văn bản được giao cho cán bộ chuyên môn soạn thảo Vìcán bộ chuyên môn là người nắm rõ tình hình công việc của mình, sẽ có đầy đủthông tin cũng như trình độ để soạn thảo văn bản

Nhận xét: Có thể nói, với quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chặt chẽ và thống nhất cùng với sự nắm vững vềchuyên môn nghiệp vụ trong công tác soạn thảo văn bản của các cán bộ côngnhân viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tuy nhiên còn nhiều trường hợp vănbản sai lỗi chính tả, sai kiểu chữ hoặc thể thức văn bản được gửi trả và phải làmlại Có một số cá nhân còn làm bớt quy trình để ban hành văn bản nhưng cũngđược cán bộ Văn thư yêu cầu làm đúng quy trình

2.2.1.2 Tổ chức và quản lý văn bản tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:Việc quản lý và giải quyết văn bản đi, đến là một trong những nghiệp vụcủa công tác Văn thư Tất cả các văn bản đi, đến của Trường Đại học Nội vụ Hà

XĐ mục đích,

giới hạn, đối

tượng của VB

Chọn tên loại văn bản

Thu thập, xử lý thông tin

Duyệt văn bản

Hoàn thiện văn

Xây dựng đề cương

và viết bản thảo