Thực trạng và giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG: 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ 3 HÀ NỘI 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 3 1.1.1: Lịch sử hình thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 4 1.1.2.1. Chức năng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 4 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 7 1.1.3.1. Sơ đồ tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 7 1.1.3.2. Cơ cấu bộ máy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 7 1.2. Khái quát cơ cấu, chức năng, quyền hạn và hoạt động của bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 8 1.2.1. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp: 8 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính – Tông hợp: 8 1.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, – LƯU TRỮ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 11 2.1. Hoạt động quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 11 2.1.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác Văn thư: 11 2.1.2. Bố trí cán bộ làm công tác Văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 12 2.1.3. Kho tàng trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư – Lưu trữ: 13 2.1.4. Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 13 2.1.5. Công tác kiểm tra, đánh giá công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 14 2.2. Hoạt động nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 15 2.2.1. Nghiệp vụ công tác Văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 15 2.2.1.1. Soạn thảo văn bản: 15 2.2.1.2. Tổ chức và quản lý văn bản tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 16 2.2.2. Nghiệp vụ công tác Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 21 2.2.2.1. Thu thập và bổ xung tài liệu vào lưu trữ: 21 2.2.2.2. Phân loại tài liệu lưu trữ: 22 2.2.2.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 24 2.2.2.4. Xác định giá trị tài liệu: 25 2.2.2.5. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 25 2.2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 26 2.2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 26 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI: 27 3.1. Một vài nhận xét thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 27 3.1.1. Ưu điểm: 27 3.1.2. Nhược điểm: 27 3.2. Một số giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 28 3.3. Một số kiến nghị: 28 C. PHẦN KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CHUYÊN ĐỀ: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Sinh viên : Hoàng Việt Hà Lớp : Đại học Lưu trữ học 13B Người hướng dẫn : Nguyễn Thị Thanh Hà Nội, 2017 MỤC LỤC MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU .1 B PHẦN NỘI DUNG: CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI .3 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 1.1.1: Lịch sử hình thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 1.1.2.1 Chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: .4 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: .5 1.1.3.Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 1.1.3.1.Sơ đồ tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 1.1.3.2.Cơ cấu máy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 1.2.Khái quát cấu, chức năng, quyền hạn hoạt động phận Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: .8 1.2.1 Cơ cấu tổ chức phịng Hành – Tổng hợp: 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Hành – Tơng hợp: .8 1.2.3.Cơ cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, – LƯU TRỮ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 10 2.1 Hoạt động quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 10 2.1.1 Tổ chức phận quản lý công tác Văn thư: .10 2.1.2 Bố trí cán làm công tác Văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 11 2.1.3 Kho tàng trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư – Lưu trữ: 12 2.1.4 Ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 13 2.1.5 Công tác kiểm tra, đánh giá công tác Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 14 2.2.1 Nghiệp vụ công tác Văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: .14 2.2.1.1 Soạn thảo văn bản: 14 2.2.1.2 Tổ chức quản lý văn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 16 2.2.2 Nghiệp vụ công tác Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: .20 2.2.2.1 Thu thập bổ xung tài liệu vào lưu trữ: .20 2.2.2.2 Phân loại tài liệu lưu trữ: .21 2.2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: .23 2.2.2.4 Xác định giá trị tài liệu: 24 2.2.2.5 Cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: .24 2.2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 25 2.2.2.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 25 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CÔNG TÁCVĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI: .27 3.1 Một vài nhận xét thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 27 3.1.1 Ưu điểm: 27 3.1.2 Nhược điểm: .27 3.2 Một số giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 27 3.3 Một số kiến nghị: 28 C PHẦN KẾT LUẬN .29 PHỤ LỤC 31 A LỜI NÓI ĐẦU Văn thư – Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ ln quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn bản, tài liệu Làm tốt công tác văn bản, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan, đơn vị Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lịch vực đại hóa, Hành Nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trị quan trọng cơng tác Văn thư – Lưu trữ lĩnh vực quản lý Hành chính, Đảng Nhà nước có chủ chương sách ngày đại, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan, tổ chức Làm theo lời Chủ tịch Hồ Chí Minh: “Học đơi với hành, lý thuyết với thực tế” nhằm củng cố lý thuyết học giảng đường, giúp cán tương lai tự tin làm việc môi trường, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan, tổ chức Là sinh viên đào tạo chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ em nhận thấy nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ chưa trọng mức cần thiết em chọn đền tài “Thực trạng giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” Nhằm việc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làm đển tiếp tục phát huy, hạn chế cần khắc phục công tác Văn thư, công tác Lưu trữ Được quan tâm nhà trường em thực tập phòng Văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trường Đại học thân quen Trong thời gian thật tập Trường em cố gắng, nỗ lực khơng ngừng học hỏi, tìm tịi rút kinh nghiệm cho thân Bên cạnh nỗ lực có giúp đỡ tận tình, bảo cơng nhân viên phịng Hành – Tổng hợp nói chung phịng Văn thư nói riêng Trong q trình thực tập em tìm hiểu làm cơng việc liên quan tới chun ngành học Lý thuyết học ghế nhà trường với việc áp dụng thực tế có chút khác biệt làm em không khỏi bỡ ngỡ Nhưng anh chị phòng nhẹ nhàng bảo ban, dẫn nhiệt tình có tâm em tiếp thu nhiều điều có ích Có thể nói qua tháng thực tập phịng Văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp em nhiều chuyên môn nghiệp vụ cách ứng xử mơi trường văn phịng để phục vụ cho công việc tương lai gần Báo cáo sau em kết em đúc kết thời gian thực tập Bài báo cáo gồm chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương 3: Đề xuất, khuyến nghị giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Do thời gian thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội không nhiều, thiếu kinh nghiệm thực tế nên em viết báo cáo thực tập cịn nhiều thiếu sót Vì em mong thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ anh chị có đóng góp để em hoàn thiện báo cáo Em xin chân thành cảm ơn cán cơng nhân viên phịng Hành – Tổng hợp tạo điều kiện cho em làm việc học hỏi môi trường thân thiện vui vẻ để em hoàn thành thời gian thực tập Đồng thời em cảm ơn thầy cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ chuẩn bị hành trang giảng thật bổ ích làm tảng để chúng em bước thực tế không bị bỡ ngỡ Một lần em xin cảm ơn thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ cán cơng nhân viên phịng Hành – Tổng hợp giúp đỡ em nhiều Em xin chân thành cảm ơn! B PHẦN NỘI DUNG: CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 1.1.1: Lịch sử hình thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán trung học chuyên nghiệp ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gỡ khó khăn cho nhà trường đào tạo tạo dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP việc chuyển địa điểm Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội) Quyết định số 50 thể quan tâm Đảng Nhà nước, tạo hội tốt cho Trường việc tuyển sinh, tiếp nhận giáo viên có chun mơn cao, tạo thuận lợi việc đào tạo cán đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hố đội ngũ cán cơng chức ngành đất nước Tiếp theo việc định chuyển Trường Hà Nội, ngày 25/4/1996 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán Chính phủ ban hành Quyết định số 72/TCCB-TC việc đổi tên Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I, việc đổi tên Trường tạo điều kiện đa dạng hố loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề, đáp ứng tốt yêu cầu xã hội Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 64/2003/QĐ-BNV việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Từ Trường lại mang tên gọi gần với tên gọi thành lập, nhiên tên gọi khơng làm ảnh hưởng đến trình đào tạo phát triển Nhà trường Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu quản lý nhà nước giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng Ngày21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ký Quyết định số 2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Ngày12/6/2008 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 749/QĐTTg đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ, quy định Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ Ngày 22/4/2011Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký văn số 1396/BNV-TCCB gửi Bộ Giáo dục Đào tạo cho phép Trường làm thủ tục để thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên cơsở hồ sơ dự án tiền khả thi thành lập Trường Đại học, Bộ Giáo dục Đào tạo tiến hành lấy ý kiến đơn vị có liên quan ngày 31/5/2011 Bộ Giáo dục Đào tạo có Tờ trình số 277/TTr-BGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngày 13 tháng năm 2011 Thủ tướng Chính phủ có văn số 1160/TTg-KGVX đồng ý chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Căn Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường ĐHNV Hà Nội sau: 1.1.2.1 Chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học lĩnh vực công tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan, hợp tác quốc tế, nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Trường đặt trụ sở Hà Nội địa chỉ: 36 Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội có sở Quang Nam Thành phố Hồ Chí Minh với Phân hiệu Trường Đại học Hà Nội sở miền Trung địa Khu đô thị Điện Nam – Điện Ngọc, huyện Điện Bàn, tỉnh Quảng Nam sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: − Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển Trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm − Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội quan có thẩm quyền cho phép − Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chun mơn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế − Cấp, xác nhận văn bằng, chứng theo thẩm quyền − Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên Trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề, cấu độ tuổi giới tính, đạt chuẩn trình độ đào tạo; tham gia vào trình điều động quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên − Tuyển sinh quản lý người học − Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy định pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng sở vật chất Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh chi cho hoạt động giáo dục theo quy định pháp luật − Xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, đại hóa − Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ ngành đào tạo Trường nhu cầu xã hội − Phối hợp với gia đình người học, tổ chức, cá nhân hoạt động giáo dục đào tạo − Tổ chức cho công chức, viên chức người học tham gia hoạt động phù hợp với ngành đào tạo nhu cầu xã hội − Tự đánh giá chất lượng giáo dục chịu kiểm định chất lượng giáo dục quan có thẩm quyền; xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng Nhà trường; tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo Nhà trường − Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ, ứng dụng, phát triển chuyển giao công nghệ; tham gia giải vấn đề kinh tế - xã hội địa phương đất nước, thực dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định pháp luật − Liên kết với tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài cho Nhà trường − Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết hoạt động khoa học công nghệ, công bố kết hoạt động khoa học công nghệ; bảo vệ lợi ích Nhà nước xã hội, quyền lợi ích hợp pháp cá nhân hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ Nhà trường − Được Nhà nước giao cho thuê đất, giao cho thuê sở vật chất; miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định pháp luật − dục − − Chấp hành pháp luật giáo dục; thực xã hội hóa giáo Giữ gìn, phát triển di sản sắc văn hóa dân tộc Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật quy chế làm việc Bộ Nội vụ − Tổ chức thực hợp tác quốc tế theo quy định pháp luật − Thực chế độ báo cáo Bộ Nội vụ quan quản lý Nhà nước hoạt động Trường theo quy định pháp luật − Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 1.1.3.1 Sơ đồ tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: (Xem Phụ lục 1) 1.1.3.2 Cơ cấu máy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Cơ cấu máy gồm: - Ban giám hiệu: + Bí thư Đảng ủy – Hiệu trưởng – Nhà giáo ưu tú – PGS.TS Triệu Văn Cường + Các Phó Hiệu trưởng TS Hà Quang Ngọc PGS.TS Nguyễn Minh Phương + + + + + + + + + − − Phòng Quản lý đào tạo Tổ chức cán Phịng Hành – Tổng hợp Phịng Kế hoạch – tài Phịng Quản trị thiết bị Phịng Khảo thí đảm bảo chất lượng Phịng Quản lý khoa học sau đại học Phòng Phòng hợp tác quốc tế Phịng Cơng tác sinh viên − + + + + + + + + + Các khoa: Khoa Tổ chức xây dựng quyền Khoa Tổ chức quản lý nhân lực Khoa Hành học Khoa Văn thư – lưu trữ Khoa Quản trị văn phòng Khoa Văn hóa – thơng tin xã hội Khoa Nhà nước pháp luật Khoa Khoa học trị Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng − + + + + Hội động khoa học đào tạo, Hội đồng tư vấn khác Các phòng chức năng: Các tổ chức khoa học – công nghệ dịch vụ Viện nghiên cứu phát triển Trường ĐHNV Hà Nội Trung tâm tin học Trung tâm ngoại ngữ Trung tâm Thông tin thư viện nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu độc giả Hiện nay, kho lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có ba phơng, gồm hai phơng đóng phơng mở Hai phơng đóng gồm Phơng Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ, Phông Cao đẳng Văn thư Lưu trữ phông mở Phông Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nguồn tài liệu bổ sung chủ yếu tài liệu sản sinh trình hoạt động theo chức nhiệm vụ quyền hạn Trường Đây coi nguồn tài liệu quan trọng thường xuyên lưu trữ hành Các đơn vị Trường đơn vị sản sinh tài liệu nguồn thu thập, bổ sung Theo quy định Nhà nước cuối năm cán bộ, nhân viên, cán chuyên môn làm công tác công văn, giấy tờ phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu giữ, giao nộp cho phận lưu trữ quan Nhưng để phù hợp với tình hình thực tế Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường quy định hai năm nộp tài liệu vào lưu trữ quan lần Vào cuối năm 2016 đồng ý nhà Trường chuyên viên Lưu trữ đưa kế hoạch thu tài liệu vào lưu trữ hành Nhận xét: Qua quan sát đợt thu thập tài liệu cuối năm 2016 đa số đơn vị Trường phải để cán Lưu trữ thúc giục Tài liệu nộp vào kho cịn tình trạng bó gói, nhiều tài liệu trùng thừa khơng có giá trị nộp vào lưu trữ hành 2.2.2.2 Phân loại tài liệu lưu trữ: Phân loại tài liệu lưu trữ vào đặc trưng phổ biến tài liệu để phân chia chúng khối, nhóm, đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhằm mục đích quản lý sử dụng có hiệu tài liệu Việc phân loại tài liệu nhằm hướng tới hai mục đích bản: - Một phân loại để tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ - Hai phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm khai thác, sử dụng tài liệu Nhờ phân loại khoa học tài liệu, quan lưu trữ xây dựng hệ 21 thống cơng cụ tra tìm theo phơng, theo khối, nhóm tài liệu theo vấn đề Mặt khác, nhờ phân loại khoa học tài liệu, người khai thác thuận lợi việc tra tìm thơng tin tài liệu theo phơng, theo khối, nhóm tài liệu theo vấn đề mà họ quan tâm Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hai phơng đóng Phơng Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ, Phông Cao đẳng Văn thư Lưu trữ giảng viên khoa Văn thư – Lưu trữ học viên Trường chăm thực nghiêp vụ lưu trữ để xếp khoa học tài liệu kho Việc phân loại giảng viên học viên thực từ bước: - Biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông - Chọn xây dựng phương án phân loại Từ việc nghiên cứu kỹ lịch sử phơng lịch sử đơn vị hình thành phơng trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2011 tới nay, nhận thấy Trường có cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ rõ ràng Năm 2013 đến năm 2015 Trường bổ sung thêm vài đơn vị phòng, khoa điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ số phịng ban để phù hợp với tình hình thực tế Tuy nhiên, thay đổi theo dõi Đồng thời, phông Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phông mở Trường hoạt động Chính vậy, việc lựa chọn phương án thời gian- cấu tổ chức để phân loại tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội hợp lý Phương án phương án đơn giản, dễ xây dựng phù hợp với tình hình tổ chức hoạt động trường - Hoàn chỉnh phương án phân loại Theo phương án này: Bước 1: Tài liệu phông chia thành nhóm theo năm Bước 2: Tài liệu năm lại chia tiếp thành nhóm lớn theo đặc trương cấu tổ chức- phịng, khoa, trung tâm Bước 3: Chia tài liệu nhóm lớn phịng, khoa trung tâm thành nhóm vừa ( nhóm tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ phòng, khoa, trung tâm) 22 Bước 4: Chia tài liệu nhóm vừa thành nhóm tài liệu nhỏ phản ánh chức năng, nhiệm vụ cụ thể đơn vị, phòng khoa Bước 5: Chia tài liệu từ nhóm nhỏ nhóm nhỏ nhất, tài liệu liên quan chung tới vấn đề, cơng việc để lập thành hồ sơ hồn chỉnh - Tiến hành phân loại tài liệu theo phương án lựa chọn I Năm 2011 II Năm 2012 HỘI ĐỒNG KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO BAN GIÁM HIỆU CÁC PHỊNG CHỨC NĂNG 3.1 Phịng Tổ chức cán 3.2 Phịng Hành – Tổng hợp 3.3 Phịng Kế hoạch – Tài 3.4 Phịng Quản lý đào tạo 3.5 Phòng Quản lý khoa học sau đại học 3.6 Phịng Cơng tác sinh viên 3.7 Phòng Quản trị - Thiết bị CÁC KHOA, TRUNG TÂM CHUYÊN MÔN 4.1 Khoa Văn thư – Lưu trữ 4.2 Khoa Quản trị văn phịng 4.3 Khoa Văn hóa thông tin xã hội 4.4 Khoa Tổ chức quản lý nhân lực 4.5 Khoa Hành học 4.6 Khoa Nhà nước pháp luật 4.7 Khoa Khoa học trị 4.8 Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng 4.9 Trung tâm tin học 4.10 Trung tâm ngoại ngữ 4.11 Trung tâm hông tin – Thư viện KHỐI ĐOÀN THỂ III Năm 2013 IV Năm 2014 V Năm 2015 2.2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Đối với Phông Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dừng lại giai nộp hồ sơ vào lưu trữ hành, tài liệu thu khu lưu trữ hành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tầng nhà D Đối với hai phơng đóng phông Trung học Văn thư Lưu trữ Cao đẳng Văn thư Lưu trữ lưu trữ tầng nhà C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 23 Tài liệu giảng viên học viên khoa Văn thư Lưu trữ Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ ngày đêm thực Với việc thực bản, có hướng dẫn giảng viên có chun mơn cao, hồ sơ tài liệu hai phông lưu trữ phận loại xác định giá trị sức cẩn thận, khơng để tài liệu có giá trị bị tiêu hủy Tài thu thập, bổ sung đầy đủ, xếp lên giá theo số thứ tự cặp hộp gọn gàng, trình tự (Hình ảnh minh họa – Phụ lục 3) Nhận xét: Công tác Lưu trữ tài liệu Trường Đại học Nội vụ Hà nội Ban giám hiệu Trường quan tâm, chưa đầu tư mức Chưa có cán làm cơng tác Lưu trữ chuyên trách Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thuận lợi 2.2.2.4 Xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc, tiêu chuẩn phương pháp lưu trữ học để định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân theo giá trị chúng mặt trị, văn hóa, khoa học giá trị khác Làm tốt việc xác định giá trị tài liệu tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào phơng lưu trữ tối ưu hóa Phông lưu trữ, nâng cao hiệu phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu Hiểu tầm quan trọng việc xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu Phông Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ, Phông Cao đẳng Văn thư Lưu trữ người thực cẩn thận để xác định giá trị tài liệu, nhằm khơng xác định sai tài liệu có giá trị Khơng để tiêu hủy nhầm tài liệu có giá trị 2.2.2.5 Cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: Cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm tài liệu thơng tin tài liệu lưu trữ Cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần nội dung tài liệu kho lưu trữ, dẫn địa tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác, sưu tầm tập 24 hợp tài liệu theo yêu cầu họ Ngồi ra, cơng cụ tra tìm tài liệu cịn phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu lưu trữ Khi tài liệu đem chỉnh lý xếp kho, nhằm đem lại thuận lợi cho việc tra tìm, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lập công cụ tra cứu Mỗi lần có yêu cầu cá nhân, đơn vị muốn tìm tài liệu lưu tữ kho, cán lưu trữ cần mở mục lục hồ sơ biết tài liệu cần tìm nằm vị trí nào, cặp hộp số bao nhiêu? Nhận xét: Cơng cụ tra tìm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chủ yếu mục lục hồ sơ, chưa áp dụng khoa học công nghệ vào làm công cụ tra cứu tài liệu 2.2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Hai kho lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chưa đảm bảo yêu cầu kho lưu trữ Kho đặt nơi có ánh sáng mạnh chiếu trực tiếp vào kho lưu trữ, chưa có hệ thống quạt gió hay điều hòa nhiệt độ, bên ẩm thấp Đó nguyên nhân gây nên nấm mốc cho hồ sơ, tài liệu từ làm hư hại đến tài liệu 2.2.2.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ q trình tổ chức khai thác thơng tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên cứu giải nhiệm vụ hành quan, tổ chức cá nhân Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ công tác quan trọng mực tiêu cuối công tác lưu trữ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nhằm biến thồn tin khứ tài liệu lưu trữ thành thơng tin tư liệu bổ ích phục vụ u cầu nghiên cứu khoa học, phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức Tài liệu lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chủ yếu phục vụ cho công việc cán chuyên môn Khi muốn mượn tài liệu lưu trữ cán công nhân viên cần ghi đầy đủ thông tin vào phiếu sử dụng tài liệu, 25 cán Lưu trữ có trách nhiệm phục vụ yêu cầu mượn đọc tài liệu, cán Lưu trữ người theo dõi việc mượn trả tài liệu lưu trữ, trách trường hợp tài liệu bị rách nát văn bản, tài liệu 26 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CÔNG TÁCVĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI: 3.1 Một vài nhận xét thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 3.1.1 Ưu điểm: - Là Trường đào tạo chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ nên công tác Văn thư công tác Lưu trữ thực cách nghiêm túc Cán chuyên trách đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ hàng năm cử học lớp tập huấn nâng cao trình độ, nghiệp vụ chuyên môn để áp dụng vào công việc tốt - Các văn bản, giấy tờ đăng ký, chuyển giao tương đối chặt chẽ, nhanh chóng, xác, đối tượng theo u cầu cơng việc, hồn thành quy định Đồng thời đảm bảo thông tin giữ bí mật, thực chức nhiệm, nhiệm vụ quyền hạn - Việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào Lưu trữ Trường phận Văn thư – Lưu trữ thực tốt, tài liệu kho tương đối gọn gàng, xếp khoa học Việc thực giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ thực theo thời gian quy định - Nhà Trường đầu tư trang thiết bị cho phòng Văn thư hệ thống trang thiết bị tương đối đầy đủ, giúp cho công việc thuận lợi - Hiện nay, Công nghệ thông tin ứng dụng công tác Văn thư – Lưu trữ 3.1.2 Nhược điểm: - Một số đơn vị chưa hoàn thành tốt công việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ theo thời hạn quy định, gây khó khăn cơng tác Lưu trữ - Nhà trường chưa ban hành cụ thể danh mục hồ sơ nên việc lập hồ sơ cán chun mơn cịn gặp nhiều khó khăn - Hoạt động kiểm tra công tác Văn thư, Lưu trữ chưa thực thường xuyên chặt chẽ - Các trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ bảo quản tài liệu thiếu 3.2 Một số giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ Trường 27 Đại học Nội vụ Hà Nội: - Không ngừng nâng cao trình độ chun mơn cán Văn thư – Lưu trữ - Nâng cao tinh thần, trách nhiệm cán bộ, nhân viên Trường công tác Văn thư – Lưu trữ - Cần thực việc kiểm tra hoạt động nghiệp vụ tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Văn thư – Lưu trữ định kỳ - Mỗi đơn vị Trường cần phải lập danh mục hồ sơ hàng năm cho đơn vị - Ứng dụng Cơng nghệ thông tin công tác Văn thư – Lưu trữ - Tiếp thu tiến khoa học đưa vào công việc nhằm phục vụ tốt cho việc quản lý, giải công việc 3.3 Một số kiến nghị: - Nhà trường cần bố trí cán chun trách cơng tác Lưu trữ, không nên giao công tác Văn thư công tác Lưu trữ cho người làm - Nhà trường cần có quan tâm, đơn đốc, theo dõi cơng tác Văn thư, Lưu trữ Cần có quy định khen thưởng, xử pháp cá nhân, tổ chức - Nhà trường cần lập danh mục hồ sơ để cá nhân, đơn vị làm tốt công tác Văn thư phục vụ tốt cho công tác Lưu trữ sau - Cần trang bị trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài liệu nghiệp vụ Văn thư - Cần có quan tâm áp dụng khoa học, kỹ thuật, công nghệ thông tin vào công tác Văn thư – Lưu trữ trường 28 C PHẦN KẾT LUẬN Trong khoảng thời gian thực tập chưa đủ để em đánh giá tổng kết cách tồn diện cơng tác Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhưng đủ để em nhìn nhận rõ tầm quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ nói chung cơng tác Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng, nhìn nhận rõ việc làm mặt hạn chế tồn khâu nghiệp vụ cán công nhân viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Với cương vị sinh viên thực tập trường Đại học Nội vụ Hà Nội em cố gắng nỗ lực để hồn thành tốt cơng việc giao, em có đánh giá mạnh dạn đưa số nhận xét, kiến nghị, kiến nghị em mong góp phần làm cho công tác Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày có hiệu Do thời gian đợt thực tập có hạn nên báo cáo thực tập em trình bày sơ lược qua chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sâu vào trình bày tình hình cơng tác Văn thư – Lưu trữ nhận xét đánh giá thân thề hoạt động quản lý nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hơn lúc hết, việc tổ chức cho sinh viên thực tế việc làm cần thiết thiếu kế hoạch đào tạo Trường Đại học , Cao đẳng Đây hoạt động tịch cực giúp cho sinh viên chúng em nắm công việc cụ thể ngành nghề học năm học ghế giảng đường đại học để từ hiểu sâu việc phải làm tốt nghiệp Để có kiến thức viết báo cáo thực tập này, em nhận quan tâm từ phía thầy giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội hướng dẫn nhiệt tình cho em Đặc biệt cô chủ nhiệm, người hướng dẫn truyền cho em lửa đam mê với ngành nghề chọn 29 Em xin cảm ơn Thầy Hồng Văn ThanhTrưởng phịng Hành – Tổng hợp thầy cơ, anh chị phịng Hành – Tổng hợp tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tháng thực tập ngắn ngủi Đặc biệt chị Nguyễn Thị Thanh người hướng dẫn thực tập em, tận tình bảo hướng dẫn em suốt thời gian em thực tập phòng Em xin chân thành cảm ơn! 30 PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ máy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Văn cho vào cặp hộp Nhãn hộp đánh đầy đủ thông tin Tài liệu kho lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hộp tài liệu xếp theo thứ tự xếp ngắn giá kho lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ... III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CÔNG TÁCVĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI: 3.1 Một vài nhận xét thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 3.1.1... trạng công tác Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương 3: Đề xuất, khuyến nghị giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Do thời gian thực tập Trường. .. diện công tác Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhưng đủ để em nhìn nhận rõ tầm quan trọng cơng tác Văn thư – Lưu trữ nói chung công tác Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội