MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 Chương I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HÒA BÌNH 4 1.1 Lịch sử hình thành của Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình. 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế 6 Chương II: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HÒA BÌNH 8 2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư. 8 2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư. 8 2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư. 8 2.1.3. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư. 8 2.1.3.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư. 8 2.1.3.2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư. 9 2.1.4 Tình hình thực hiện nội dung công tác văn thư. 9 2.1.4.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản. 9 2.1.4.2. Công tác quản lý văn bản đi. 13 2.1.4.3. Công tác Quản lý văn bản đến: 14 2.1.4.4 Quản lý và sử dụng con dấu 17 2.1.4.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành. 18 CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG XUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG SỞ NỘI VỤ TỈNH HOA BÌNH 21 3.1. Nhận xét, đánh giá 21 3.1.1. Ưu điểm: 22 3. 1.2. Nhược điểm: 23 3.2. Các đề xuất. 24 C. KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC 30
Trang 1MỤC LỤC
A LỜI NÓI ĐẦU 1
B NỘI DUNG 4
Chương I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HÒA BÌNH 4
1.1 Lịch sử hình thành của Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình 4
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5
1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế 6
Chương II: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HÒA BÌNH 8
2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư 8
2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư 8
2.1.2 Về cán bộ làm công tác văn thư 8
2.1.3 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư 8
2.1.3.1 Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư 8
2.1.3.2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư 9
2.1.4 Tình hình thực hiện nội dung công tác văn thư 9
2.1.4.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 9
2.1.4.2 Công tác quản lý văn bản đi 13
2.1.4.3 Công tác Quản lý văn bản đến: 14
2.1.4.4 Quản lý và sử dụng con dấu 17
2.1.4.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành 18
CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG XUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG SỞ NỘI VỤ TỈNH HOA BÌNH 21
3.1 Nhận xét, đánh giá 21
3.1.1 Ưu điểm: 22
3 1.2 Nhược điểm: 23
3.2 Các đề xuất 24
C KẾT LUẬN 28
TÀI LIỆU THAM KHẢO 29
PHỤ LỤC 30
Trang 2A LỜI NÓI ĐẦU
Xã hội càng phàt triển, tư duy con người ngày càng phong phú thì cáchình thức phản ánh tư duy bằng văn bản càng được đa dạng Vì vậy, việc quản
lý văn bản tài liệu và sử dụng tài liệu văn bản càng cần thiết đó chính là nhữngnhu cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ Tài liệu văn bảntrong công tác văn thư có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động của xã hộiloài người, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá khoa học lịch sử và là di sảnvăn hoá của dân tộc Hiểu được giá trị tầm quan trọng của công tác văn thư nêncông tác này ngày càng được chú ý quan tâm phục vụ thiết thực trong hoạt độngquản lý của cơ quan, đơn vị
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnhcủa nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy
mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú Mỗi cơ quan, tổchức đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợpvới tiến trình đi lên hội nhập Trong bất cứ một cơ quan nào, văn bản giấy tờluôn là cầu nối quan trọng giữa các cơ quan, đơn vị, các tổ chức kinh tế, giữanhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng Vì vậy, công tác vănthư lưu trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sựnghiệp, cơ quan nhà nước cũng như doanh nghiệp Bởi mọi văn bản giấy tờ đềuđược tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư - lưu trữ để quản lý và sử dụng
có hiệu quả Có thể nói công tác văn thư-lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cholãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan Làm tốt côngtác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết địnhquản lý Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được những quyết sách đúng đắnđảm bảo có lợi cho đơn vị Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng,đặc biệt là công tác văn thư - lưu trữ, nắm bắt được những thuận lợi và khó khăncủa ngành, em đã tiến hành khảo sát công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh HòaBình và em xin đưa ra đề tài: ”Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác vănthư - lưu trữ tại Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình”
Đề tài nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:
Trang 3- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư
- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư tại Sở Nội vụ tỉnhHòa Bình, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cầnnghiên cứu và giải quyết đối với Sở
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài là lý thuyết về văn thư vàthực tiễn các hoạt động văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình, bao gồm:
- Nghiên cứu lịch sử hình thành
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Sở, đặc biệt là công tác vănthư
- Thực trạng các hoạt động của văn phòng Sở về công tác văn thư
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư tại Sở về ưu điểm, hạn chế vànguyên nhân của hạn chế Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoànthiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư
Bài tiểu luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng
Do thời gian có hạn nên trong bài tiểu luận của em xin trình bày nhữngvấn đề chung nhất và cơ bản nhất về công tác văn thư của Sở Nội Vụ tỉnh HòaBình
Trang 4Dưới đây là bài tiểu luận của em mặc dù đã có rất nhiều cố gắng song vì
là một sinh viên còn thiếu kinh nghiệm thực tế, chưa được tiếp xúc với thực tếcông việc và ngành nghề được đào tạo nên tiểu luận không tránh khỏi những saisót, kính mong các thầy cô giáo giúp đỡ, đóng góp ý kiến để bài tiểu luận của
em được hoàn thiện hơn, đồng thời cũng để em có cơ hội tìm hiểu và tiếp thuthêm kiến thức, trình độ để sau này khi tốt nghiệp em có thể hoàn thành tốt côngviệc của mình
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 26 tháng 2 năm 2017
Sinh viên
Nguyễn Thị Huyền
Trang 5B NỘI DUNG Chương I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
SỞ NỘI VỤ TỈNH HÒA BÌNH 1.1 Lịch sử hình thành của Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình.
Hoà Bình là cái nôi của nền văn hoá lớn trong lịch sử, là một tỉnh ở phíaTây Bắc của tổ quốc giáp thủ đô Hà Nội một mảnh đất giàu truyền thống đoànkết yêu thương đùm bọc lẫn nhau cần cù trong lao động, kiên cường trong đấutranh chống thiên tai dịch hoạ với diện tích tự nhiên là 4.662 km2 mật độ dân số
là 165 người/km2 có 11 huyện, thành phố, 210 xã phường thị trấn, có 07 dân tộcanh em cùng chung sống dân tộc Mường chiếm 60% dân số toàn tỉnh
Đất Hoà Bình hội tụ rất nhiều yếu tố được thiên nhiên ưu đãi có quốc lộ
số 6 chạy qua nối liền với các tỉnh miền núi phía bắc Sơn La, Điện Biên, LaiChâu cùng với hệ thống giao thông Sông Đà khá thuận lợi Đây là yếu tố thuận
Trang 6lợi trong việc giao lưu hợp tác kinh tế với thủ đô Hà Nội và giao lưu hàng hoátrong và ngoài tỉnh.
Một điểm nữa khi nói về Hoà Bình được biết đến là công trình kiến trúcthuỷ điện Hoà Bình một công trình đã có lịch sử từ lâu và đây là công trình thuỷđiện lớn cung cấp điện cho cả nước bên cạnh đó là hình ảnh tượng Bác trên đậpthuỷ điện cũng là một công trình có giá trị thể hiện cho truyền thống yêu nước
và truyền thống hiếu học của nhân dân tỉnh Hoà Bình
Từ khi tái lập tỉnh 1991 đến nay tỉnh đã không ngừng từng bước pháttriển tốc độ tăng trưởng kinh tế tăng cao 7,5 % /năm đời sống nhân dân từngbước được cải thiện và có những tiến bộ mới Tỉnh được coi là tỉnh có tình hìnhchính trị, an ninh quốc phòng ổn định có những bước nhảy vọt trong phát triểnkinh tế từ khi tách ra với tỉnh Hà Tây để gây dựng đến nay
Đạt được những thành tựu nói trên là nhờ vào sự lãnh đạo đúng đắn củacác cấp Đảng uỷ, HĐND-UBND tỉnh và sự nhất trí đồng sức đồng lòng của toàndân, toàn quân trong tỉnh với lòng yêu nước phát huy truyền thống anh hùng củatỉnh trong công cuộc xây dựng đất nước thời kỳ đổi mới với quyết tâm đưa nềnkinh tế tỉnh phát triển toàn diện đạt tốc độ phát triển kinh tế cao bền vững xâydựng tỉnh ngày càng văn minh giàu đẹp
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
- Vị trí, chức năng
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chứcnăng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhànước về nội vụ gồm: tổ chức bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, sựnghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hànhchính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường,thịtrấn,; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; thi đua –khen thưởng; tôn giáo
Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉđạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng
Trang 7thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nộivụ.
- Nhiệm vụ, quyền hạn
Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kếhoạch đề án, dự án chương trình thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở trên địabàn tỉnh
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,
đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướngdẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản
lý nhà nước được giao
1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế
Lãnh đạo Sở có giám đốc và các Phó Giam đốc
Giám đốc là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dântỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của việc thực hiện chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn được giao;
Phó Giam đốc Sở là người giúp giám đốc chỉ đạo một số mặt công tác vàchịu trách nhiệm trước giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phâncông, một phó giám đốc được giám đốc ủy nhiệm là thường trực điều hành cáchoạt động của Sở, khi Giám đốc vắng mặt;
Việc bổ nhiệm Giám đốc và Phó Giám đốc do chủ tịch Uỷ ban nhân dântỉnh quyết định theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ do Bộ Nội vụ ban hànhtheo quy định của pháp luật Việc miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và các chế
độ khác đối với Giám đốc và Phó Giám đốc Sở thực hiện theo quy định củapháp luật
Các tổ chức chuyên nghiệp, nghiệp vụ:
+ Văn phòng (thực hiện cả chức năng lý nhà nước về văn thư, lưu trữ);+ Thanh tra;
+ Phòng tổ chức, cán bộ;
+ Phòng Quản lý công chức;
+ Phòng xây dựng chính quyền;
Trang 8+ Phòng Cải cách hành chính;
+ Phòng Tôn giáo
Tổ chức trực thuộc Sở:
+ Ban thi đua – Khen thưởng (có tư cách pháp nhân, có con dấu)
Đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở:
+ Trung tâm lưu trữ tỉnh
Giám đốc Sở Nội vụ căn cứ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Sở
quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, mối quan hệ
công tác của tổ chức chuyên môn, nghiệp vụ và tổ chức sự nghiệp trực thuộc Sở
Biên chế của Sở Nội vụ trong tổng chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp
được Uỷ ban nhân dân tỉnh giao hằng năm
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HÒA BÌNH
Phòng Xây dựng
chính quyền và công tác thanh niên
Phòng Công chức, viên chức
Phòng Cải cách hành chính
Văn phòng
Sở Nội vụ
Thanh tra Sở Nội vụ
Phòng Tôn giáo
Trang 9Chương II: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HÒA BÌNH
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcông tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyếtvăn bản trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các Doanh nghiệp nhà nước,các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang Hay nói cách khác, công tác văn thư làmột bộ phận của văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin
2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư.
2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư.
Về tổ chức công tác Văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình được tổ chức và
bố trí tại Văn phòng Sở Văn thư được bố trí tại phòng làm việc gần cửa chính ravào của cơ quan, nên rất thuận tiện cho việc tiếp nhận và chuyển giao văn, thuậnlợi cho việc trao đổi thông tin
Phòng văn thư được bố trí đầy đủ các trang thiết bị máy móc phục vụ chocông tác văn thư như bàn quầy, máy vi tính, máy fax, máy Photocopy, máy điềuhòa và hệ thống sổ sách đăng ký, chuyển giao văn bản
Nói chung, việc tổ chức công tác văn thư tại Sở Nội vụ Hòa Bình theokhảo sát được xem là bố trí rất hợp lý và khoa học
2.1.2 Về cán bộ làm công tác văn thư.
Tại Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình, được bố trí một văn thư chuyên trách đểlàm nhiệm vụ công tác văn thư của Sở
Trình độ cán bộ văn thư tại Sở Nội vụ đã làm văn thư của cơ quan nhiềunăm nên có kinh nghiệm công tác
2.1.3 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư.
2.1.3.1 Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư.
Trong những năm qua, tại Sở Nội vụ đã ban hành nhiều văn bản hướngdẫn, quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư đối với các phòng chuyên môn và đơn
vị trực thuộc Sở, những văn bản được cụ thể hóa từ các văn bản hướng dẫn củacác Bộ, ngành, Trung ương và của tỉnh những văn bản cơ quan ban hành chủyếu dưới dạng Quyết định, Nội quy, Quy chế của cơ quan, đơn vị những quy
Trang 10định được cụ thể hóa đối với công tác văn thư Do vậy, về cơ bản công tác banhành văn bản chỉ đạo của cơ quan rất chặt chẽ và nề nếp điều đó thể hiện sựquan tâm chỉ đạo sát xao của lãnh đao cơ quan Sở Nội vụ.
2.1.3.2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư.
Đối với việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác vănthư tại Sở Nội vụ được thực hiện rất tốt Vì là cơ quan tham mưu giúp UBNDtỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thưu, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh
Chính vì vậy, việc thực hiện các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tácvăn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình thực hiện một cách nghiêm túc và hiệu quả,đặc biệt là các văn bản hướng dẫn chỉ đạo của Chính phủ và các Bộ, ngành trungương, trong đó có hệ thống văn bản như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/03/2010 Sửa đổimột số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ
về Công tác văn thư, Thông tư Số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 quy định
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và các văn bản chỉ đạo hướng dẫn kháccủa Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các văn bản của tỉnh và của
cơ quan quy định về công tác văn thư
2.1.4 Tình hình thực hiện nội dung công tác văn thư.
2.1.4.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Căn cứ Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật, và các văn bảnhướng dẫn của Trung ương và của tỉnh Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư-lưu trữtỉnh Hoà Bình với chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình được ban hành cácloại văn bản hành chính thông thường như: Quyết định (cá biệt), Công văn,thông báo, báo cáo, quy chế, quy định, kế hoạch, tờ trình… trong đó Quyết định
và Công văn là hai loại văn bản chiếm số lượng nhiều nhất
Số lượng văn bản Sở Nội Vụ tỉnh ban hành trong một năm rất nhiều, là cơquan chuyên môn giúp việc cho UBND tỉnh Vì vậy văn bản ban hành được gửitới nhiều cơ quan khác nhau nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn củamình, nhưng về cơ bản văn bản đi chia làm 03 loại chính:
Trang 11Thứ nhất: Bao gồm những văn bản gửi lên các Bộ, Ngành Trung ương,UBND tỉnh… nhằm báo cáo tình hình và kết quả thực hiện các công tác đồngthời xin ý kiến chỉ đạo.
Thứ hai: Bao gồm những văn bản gửi tới các cơ quan cùng cấp và địaphương khác trên toàn quốc như: Bộ Nội vụ, Sở Nội Vụ các tỉnh, Thành phố,các tổ chức Phi chính phủ, các tổ chức nước ngoài để phối hợp công tác
Thứ ba: Bao gồm những văn bản gửi tới cơ quan cùng cấp như các Sở,ban, ngành, và cấp dưới như Phòng Nội vụ các huyện, thành phố, xã, phường,thị trấn… chủ yếu để phổ biến các chủ trương, chính sách, đường lối của Đảng
và Nhà nước, đồng thời quản lý theo dõi quá trình thực hiện và nắm bắt đượccác vấn đề phát sinh để có sự điều chỉnh kịp thời
Công tác soạn thảo văn bản đóng vai trò rất quan trọng ảnh hưởng trựctiếp đến hiệu qủa công việc, quy trình soạn thảo văn bản đã được Sở Nội Vụ tỉnhHoà Bình quy định rất cụ thể, chi tiết với từng loại
Việc soạn thảo và ban hành văn bản thông thường hiện nay của Sở Nội
Vụ tỉnh căn cứ vào các văn bản dưới đây:
-Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định vềcông tác văn thư
-Thông tư số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 quy định về thểthức, kỹ thuật trình bày văn bản
-Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức, kỹthuật trình bày văn bản
- Theo Quyết định số 18/QĐ-VP ngày 13 tháng 10 năm 2004 về việc banhành quy định tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản
- Quyết định số 652/QĐ-SNV ngày 05 tháng 04 năm 2007 ban hành quychế làm việc của Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình
Đối với các văn bản hành chính thông thường thì quy trình soạn thảo được tiến hành theo các bước sau đây:
Bước 1: Phân công soạn thảo văn bản.
Trang 12Sở Nội Vụ tỉnh là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc có chức năngtham mưu giúp Lãnh đạo Sở Nội Vụ, Chủ tịch UBND tỉnh trong chỉ đạo, điềuhành các hoạt động của ngành Nội vụ.
Các văn bản, đề án của các Ngành, Trung ương đến địa phương đến vănphòng thuộc phạm vi theo dõi của phòng nào, chuyên viên nào thì lãnh đạo Sởphân giao văn bản, đề án cho phòng, chuyên viên đó Chuyên viên được giao cótrách nhiệm kiểm tra về thủ tục, thể thức, hình thức văn bản và lập phiếu trình đềxuất ý kiến giải quyết công việc, trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Sở Nội Vụtỉnh
Trong quy chế làm việc của Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình có quy định “chậmnhất là 07 ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ và lập phiếu trình,kèm theo đầy đủ hồ sơ, thực hiện trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Sở”
Bước 2: Xây dựng và soạn thảo văn bản
Phiếu trình giải quyết công việc (theo mẫu thống nhất) của văn phòng,trình đích danh lãnh đạo Sở Nội Vụ tỉnh có thẩm quyền giải quyết công việc(mỗi phiếu trình chỉ gửi trình một lãnh đạo Sở Nội Vụ )
Trong phiếu trình phải ghi rõ nội dung trình, tên cơ quan trình, tóm tắtNội dung trình, ý kiến của các cơ quan liên quan (gồm những ý kiến khác nhau)
về vấn đề trình, ý kiến đề xuất của chuyên viên theo dõi, ý kiến và chữ ký củalãnh đạo văn phòng
+ Tờ trình của cơ quan trình
+ Dự thảo văn bản trình lãnh đạo Sở Nội Vụ ký và các dự thảo văn bảnhướng dẫn thi hành (nếu có) Văn bản dự thảo trước khi trình ký phát hành phải
có chữ ký tắt của Chánh văn phòng, hoặc Phó Chánh văn phòng Sở (làm nhiệm
vụ pháp chế)
+ Báo cáo thẩm định của cơ quan chức năng (nếu có)
+ ý kiến của các cơ quan liên quan đến vấn đề trình
+ Bản tổng hợp ý kiến và giải trình về nội dung dự thảo văn bản
+ Các tài liệu có liên quan
Bước 3: Duyệt bản thảo
Trang 13Sau khi có ý kiến giải quyết của lãnh đạo Sở Nội Vụ tỉnh ghi trên phiếutrình hoặc văn bản dự thảo, chuyên viên phụ trách công việc xử lý theo đúng ýkiến chỉ đạo của Giám đốc, Phó Giám đốc Sở Nội Vụ tỉnh Văn bản được duyệtcuối cùng là “ bản gốc văn bản” chuyên viên lưu.
Kết quả xử lý văn bản, được thực hiện bằng các văn bản của Sở Nội Vụ
và của Văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh
+ Đối với các văn bản chỉ đạo của Sở Nội Vụ tỉnh sau khi hoàn tất các thủtục trên thì các chuyên viên soạn thảo văn bản phải đánh máy một bản hoànchỉnh về Nội dung, đúng hình thức, thể thức quy định và kỹ thuật trình bày vănbản Sau khi rà soát lần cuối văn bản này thì chuyên viên chuyển lãnh đạo vănphòng ký tắt trước khi trình lãnh đạo Sở Nội Vụ tỉnh ký, đây được gọi là bảnchính
+ Đối với các văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo (bao gồm cả thông báokết luận các cuộc làm việc với các Sở, ban, ngành, Phòng Nội vụ các huyện,thành phố) của lãnh đạo Sở thì chuyên viên dự hội nghị dự thảo văn bản, lãnhđạo văn phòng duyệt, trình lãnh đạo Sở xem lại trước khi đánh máy và ký banhành
Thẩm quyền ký ban hành văn bản được thực hiện theo quy chế làm việccủa Sở Nội Vụ tỉnh ban hành kèm theo quyết định số 14/2006/QĐ-UB ngày 30tháng 8 năm 2006 của Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình
Bước 4: Ban hành văn bản.
Văn bản các loại sau khi được lãnh đạo văn phòng ký để ban hành thìchuyên viên chịu trách nhiệm soát xét lại lần cuối cùng, ghi số lượng bản pháthành, đăng ký độ mật, khẩn (nếu có) rồi chuyển cho văn thư để phát hành Tạiđây cán bộ văn thư phụ trách văn bản đi sẽ kiểm tra lại một lần nữa đảm bảo cácyếu tố thể thức, Nội dung, số lượng bản, độ khẩn, mật và làm thủ phát hànhđúng quy định pháp luật, tránh chồng chéo và các sai sót khác Trong quá trìnhphát hành nếu có vướng mắc hoặc sai sót phải báo cáo lãnh đạo Văn phòng xửlý
Trang 14Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản, một bản lưu tại văn thư và mộtbản lưu trong hồ sơ của chuyên viên; Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục ởvăn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trongngày làm việc tiếp theo.
Văn bản chỉ được gửi cho các cơ quan, cá nhân có trách nhiệm thi hành
và có liên quan tới Nội dung văn bản Việc gửi văn bản chủ yếu bằng đường bưuđiện, tuy nhiên với văn bản cần thông tin nhanh sau khi có ý kiến của lãnh đạothì có thể chuyển Fax, qua mạng (trừ tài liệu mật) hoặc nhận trực tiếp phải kývào sổ theo dõi của văn thư
Qua việc tìm hiểu quy định của Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình về quy trình banhành văn bản có thể thấy các quy định này khá chặt chẽ, rõ ràng Điều này sẽtránh được những sai sót trong hoạt động quản lý, việc quy định thẩm quyền thủtục thống nhất theo một quá trình sẽ mang lại hiệu quả cao trong việc giải quyếtcông việc, tính pháp lý được thể hiện rõ ràng
2.1.4.2 Công tác quản lý văn bản đi.
Như đã đề cập ở trên văn bản sau khi hoàn tất quá trình dự thảo, soạnthảo, lấy ý kiến thì việc chuyên viên chuyển đến văn thư để phát hành Văn bảnnào nếu đảm bảo về mặt nội dung, hình thức sẽ được văn thư đăng ký vào dữliệu trong máy, ghi số và ký hiệu văn bản Nếu phát hiện sai sót thì có thể traođổi với chuyên viên soạn thảo để chỉnh sửa lại, trong trường hợp chuyên viênsoạn thảo không nhất trí sửa chữa thì báo cáo cho người ký văn bản giải quyết.Căn cứ vào chữ ký của người có thẩm quyền ký mà văn thư đóng dấu cho phùhợp Đối với mỗi loại văn bản (văn bản sao, quyết định cá biệt, công văn…) sẽ
có một số và ký hiệu quản lý riêng
Văn bản sau khi hoàn thành thủ tục phát hành sẽ được chuyển phát đingay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo Văn bản khẩn, mật đượcchuyển ngay sau khi đóng dấu
Trang 15
* Mẫu sổ theo dõi quản lý văn bản đi của văn thư:
Người ký nhận
Nơi nhận
đơn vị hoặc người nhận bản lưu
Số lượng bản
Ghi chú
có ý kiến chữ ký nháy tắt của lãnh đạo, nếu chuyên viên chuyển công tác phảibàn giao đầy đủ tài liệu cho người đến nhận
Tháng đầu năm sau nộp hồ sơ công việc năm trước vào lưu trữ
2.1.4.3 Công tác Quản lý văn bản đến:
Theo quyết định số 18/QĐ-SNV, ngày 13 tháng10 năm 2004 thì văn bảnđến được chia làm ba loại là:
Loại văn bản vào sổ: Là các loại bì văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệtmật, giấy mời, đơn thư khiếu nại (Chú ý giữ lại cả bì thư kèm theo) bản Fax vănbản của các tổ chức nước ngoài, văn bản của các cơ quan gửi đến có tính chấttham khảo
Loại văn bản trả lại gồm: Văn bản không đúng thủ tục hành chính, vănbản nhầu nát, khó đọc hoặc không đúng thẩm quyền giải quyết,… Văn thư ghivào sổ theo dõi văn bản trả lại đồng thời có phiếu gửi trả lại nơi gửi văn bản