Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 Chương I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HÒA BÌNH 4 1.1 Lịch sử hình thành của Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình. 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế 6 Chương II: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HÒA BÌNH 8 2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư. 8 2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư. 8 2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư. 8 2.1.3. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư. 8 2.1.3.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư. 8 2.1.3.2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư. 9 2.1.4 Tình hình thực hiện nội dung công tác văn thư. 9 2.1.4.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản. 9 2.1.4.2. Công tác quản lý văn bản đi. 13 2.1.4.3. Công tác Quản lý văn bản đến: 14 2.1.4.4 Quản lý và sử dụng con dấu 17 2.1.4.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành. 18 CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG XUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG SỞ NỘI VỤ TỈNH HOA BÌNH 21 3.1. Nhận xét, đánh giá 21 3.1.1. Ưu điểm: 22 3. 1.2. Nhược điểm: 23 3.2. Các đề xuất. 24 C. KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC 30
MỤC LỤC MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU .1 B NỘI DUNG Chương I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA .4 SỞ NỘI VỤ TỈNH HỊA BÌNH 1.1Lịch sử hình thành Sở Nội Vụ tỉnh Hồ Bình .4 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn .5 1.3 Cơ cấu tổ chức máy biên chế Chương II: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HỊA BÌNH 2.1 Tình hình tổ chức cán làm công tác văn thư 2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư 2.1.2 Về cán làm công tác văn thư 2.1.3 Tình hình quản lý đạo cơng tác văn thư .8 2.1.3.1 Về ban hành văn đạo công tác văn thư .8 2.1.3.2 Về thực văn đạo, hướng dẫn cơng tác văn thư 2.1.4 Tình hình thực nội dung cơng tác văn thư 2.1.4.1 Công tác xây dựng ban hành văn 2.1.4.2 Công tác quản lý văn 13 2.1.4.3 Công tác Quản lý văn đến: 14 2.1.4.4 Quản lý sử dụng dấu .17 2.1.4.5 Công tác lập hồ sơ hành .18 CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG XUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG SỞ NỘI VỤ TỈNH HOA BÌNH .21 3.1 Nhận xét, đánh giá 21 3.1.1 Ưu điểm: .22 1.2 Nhược điểm: 23 3.2 Các đề xuất .24 C KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC 30 A LỜI NÓI ĐẦU Xã hội phàt triển, tư người ngày phong phú hình thức phản ánh tư văn đa dạng Vì vậy, việc quản lý văn tài liệu sử dụng tài liệu văn cần thiết nhu cầu đòi hỏi người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ Tài liệu văn cơng tác văn thư có ý nghĩa to lớn tất hoạt động xã hội lồi người, có ý nghĩa trị, kinh tế, văn hoá khoa học lịch sử di sản văn hoá dân tộc Hiểu giá trị tầm quan trọng công tác văn thư nên công tác ngày ý quan tâm phục vụ thiết thực hoạt động quản lý quan, đơn vị Ngày nay, với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mô lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan, tổ chức có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập Trong quan nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng quan, đơn vị, tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng Vì vậy, cơng tác văn thư lưu trữ có vai trò lớn khơng thể thiếu đơn vị hành nghiệp, quan nhà nước doanh nghiệp Bởi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư - lưu trữ để quản lý sử dụng có hiệu Có thể nói cơng tác văn thư-lưu trữ cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Trên sở ban lãnh đạo đưa sách đắn đảm bảo có lợi cho đơn vị Để tìm hiểu rõ cơng tác tổ chức văn phòng, đặc biệt cơng tác văn thư - lưu trữ, nắm bắt thuận lợi khó khăn ngành, em tiến hành khảo sát công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình em xin đưa đề tài: ”Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác văn thư - lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình” Đề tài nghiên cứu nhằm đạt mục đích sau: - Tìm hiểu vấn đề cơng tác văn thư - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình, thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải Sở Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài lý thuyết văn thư thực tiễn hoạt động văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình, bao gồm: - Nghiên cứu lịch sử hình thành - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Sở, đặc biệt công tác văn thư - Thực trạng hoạt động văn phòng Sở cơng tác văn thư - Đánh giá hiệu hoạt động văn thư Sở ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế Trên sở đưa số kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư Bài tiểu luận sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh Ngoài lời mở đầu kết luận, nội dung tiểu luận em bao gồm chương: Chương I: Khái quát tổ chức hoạt động Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình Chương II: Vai trò cơng tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình Chương III: Đề xuất nâng cao nặng xuất chất lượng công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình Do thời gian có hạn nên tiểu luận em xin trình bày vấn đề chung công tác văn thư Sở Nội Vụ tỉnh Hòa Bình Dưới tiểu luận em có nhiều cố gắng song sinh viên thiếu kinh nghiệm thực tế, chưa tiếp xúc với thực tế công việc ngành nghề đào tạo nên tiểu luận không tránh khỏi sai sót, kính mong thầy giáo giúp đỡ, đóng góp ý kiến để tiểu luận em hồn thiện hơn, đồng thời để em có hội tìm hiểu tiếp thu thêm kiến thức, trình độ để sau tốt nghiệp em hồn thành tốt cơng việc Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 26 tháng năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Huyền B NỘI DUNG Chương I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HỊA BÌNH 1.1 Lịch sử hình thành Sở Nội Vụ tỉnh Hồ Bình Hồ Bình nơi văn hố lớn lịch sử, tỉnh phía Tây Bắc tổ quốc giáp thủ đô Hà Nội mảnh đất giàu truyền thống đoàn kết yêu thương đùm bọc lẫn cần cù lao động, kiên cường đấu tranh chống thiên tai dịch hoạ với diện tích tự nhiên 4.662 km mật độ dân số 165 người/km2 có 11 huyện, thành phố, 210 xã phường thị trấn, có 07 dân tộc anh em chung sống dân tộc Mường chiếm 60% dân số toàn tỉnh Đất Hồ Bình hội tụ nhiều yếu tố thiên nhiên ưu đãi có quốc lộ số chạy qua nối liền với tỉnh miền núi phía bắc Sơn La, Điện Biên, Lai Châu với hệ thống giao thông Sông Đà thuận lợi Đây yếu tố thuận lợi việc giao lưu hợp tác kinh tế với thủ đô Hà Nội giao lưu hàng hố ngồi tỉnh Một điểm nói Hồ Bình biết đến cơng trình kiến trúc thuỷ điện Hồ Bình cơng trình có lịch sử từ lâu cơng trình thuỷ điện lớn cung cấp điện cho nước bên cạnh hình ảnh tượng Bác đập thuỷ điện cơng trình có giá trị thể cho truyền thống yêu nước truyền thống hiếu học nhân dân tỉnh Hồ Bình Từ tái lập tỉnh 1991 đến tỉnh không ngừng bước phát triển tốc độ tăng trưởng kinh tế tăng cao 7,5 % /năm đời sống nhân dân bước cải thiện có tiến Tỉnh coi tỉnh có tình hình trị, an ninh quốc phòng ổn định có bước nhảy vọt phát triển kinh tế từ tách với tỉnh Hà Tây để gây dựng đến Đạt thành tựu nói nhờ vào lãnh đạo đắn cấp Đảng uỷ, HĐND-UBND tỉnh trí đồng sức đồng lòng tồn dân, tồn qn tỉnh với lòng u nước phát huy truyền thống anh hùng tỉnh công xây dựng đất nước thời kỳ đổi với tâm đưa kinh tế tỉnh phát triển toàn diện đạt tốc độ phát triển kinh tế cao bền vững xây dựng tỉnh ngày văn minh giàu đẹp 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn - Vị trí, chức Sở Nội vụ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chức tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực chức quản lý nhà nước nội vụ gồm: tổ chức máy, biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường,thị trấn,; tổ chức hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; thi đua – khen thưởng; tôn giáo Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Nội vụ - Nhiệm vụ, quyền hạn Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh dự thảo định, thị; quy hoạch, kế hoạch đề án, dự án chương trình thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở địa bàn tỉnh Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước giao 1.3 Cơ cấu tổ chức máy biên chế Lãnh đạo Sở có giám đốc Phó Giam đốc Giám đốc người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân tỉnh trước pháp luật toàn hoạt động việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao; Phó Giam đốc Sở người giúp giám đốc đạo số mặt công tác chịu trách nhiệm trước giám đốc trước pháp luật nhiệm vụ phân cơng, phó giám đốc giám đốc ủy nhiệm thường trực điều hành hoạt động Sở, Giám đốc vắng mặt; Việc bổ nhiệm Giám đốc Phó Giám đốc chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh định theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Nội vụ ban hành theo quy định pháp luật Việc miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật chế độ khác Giám đốc Phó Giám đốc Sở thực theo quy định pháp luật Các tổ chức chuyên nghiệp, nghiệp vụ: + Văn phòng (thực chức lý nhà nước văn thư, lưu trữ); + Thanh tra; + Phòng tổ chức, cán bộ; + Phòng Quản lý cơng chức; + Phòng xây dựng quyền; + Phòng Cải cách hành chính; + Phòng Tơn giáo Tổ chức trực thuộc Sở: + Ban thi đua – Khen thưởng (có tư cách pháp nhân, có dấu) Đơn vị nghiệp trực thuộc Sở: + Trung tâm lưu trữ tỉnh Giám đốc Sở Nội vụ chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Sở quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức, mối quan hệ công tác tổ chức chuyên môn, nghiệp vụ tổ chức nghiệp trực thuộc Sở Biên chế Sở Nội vụ tổng tiêu biên chế hành chính, nghiệp Uỷ ban nhân dân tỉnh giao năm SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HỊA BÌNH LÃNH ĐẠO SỞ NỘI VỤ Phòng Tổ chức, biên chế tổ chức phi phủ Phòng Cơng chức, viên chức Phòng Xây dựng quyền cơng tác niên Phòng Cải cách hành Văn phòng Sở Nội vụ Thanh tra Sở Nội vụ Phòng Tơn giáo Chương II: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HỊA BÌNH Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác quản lý, bao gồm tồn cơng việc xây dựng văn bản, giải văn hoạt động quan Nhà nước, Doanh nghiệp nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang Hay nói cách khác, cơng tác văn thư phận văn giấy tờ, phần q trình xử lý thơng tin 2.1 Tình hình tổ chức cán làm công tác văn thư 2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư Về tổ chức công tác Văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình tổ chức bố trí Văn phòng Sở Văn thư bố trí phòng làm việc gần cửa vào quan, nên thuận tiện cho việc tiếp nhận chuyển giao văn, thuận lợi cho việc trao đổi thơng tin Phòng văn thư bố trí đầy đủ trang thiết bị máy móc phục vụ cho cơng tác văn thư bàn quầy, máy vi tính, máy fax, máy Photocopy, máy điều hòa hệ thống sổ sách đăng ký, chuyển giao văn Nói chung, việc tổ chức cơng tác văn thư Sở Nội vụ Hòa Bình theo khảo sát xem bố trí hợp lý khoa học 2.1.2 Về cán làm công tác văn thư Tại Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình, bố trí văn thư chuyên trách để làm nhiệm vụ cơng tác văn thư Sở Trình độ cán văn thư Sở Nội vụ làm văn thư quan nhiều năm nên có kinh nghiệm cơng tác 2.1.3 Tình hình quản lý đạo công tác văn thư 2.1.3.1 Về ban hành văn đạo công tác văn thư Trong năm qua, Sở Nội vụ ban hành nhiều văn hướng dẫn, quản lý, đạo công tác văn thư phòng chun mơn đơn vị trực thuộc Sở, văn cụ thể hóa từ văn hướng dẫn Bộ, ngành, Trung ương tỉnh văn quan ban hành chủ yếu dạng Quyết định, Nội quy, Quy chế quan, đơn vị quy định cụ thể hóa cơng tác văn thư Do vậy, công tác ban hành văn đạo quan chặt chẽ nề nếp điều thể quan tâm đạo sát xao lãnh đao quan Sở Nội vụ 2.1.3.2 Về thực văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư Đối với việc thực văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư Sở Nội vụ thực tốt Vì quan tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước công tác văn thưu, lưu trữ phạm vi toàn tỉnh Chính vậy, việc thực văn đạo hướng dẫn công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình thực cách nghiêm túc hiệu quả, đặc biệt văn hướng dẫn đạo Chính phủ Bộ, ngành trung ương, có hệ thống văn như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/03/2010 Sửa đổi số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ Cơng tác văn thư, Thơng tư Số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn văn đạo hướng dẫn khác Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, văn tỉnh quan quy định công tác văn thư 2.1.4 Tình hình thực nội dung công tác văn thư 2.1.4.1 Công tác xây dựng ban hành văn Căn Luật ban hành văn Quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn Trung ương tỉnh Sở Nội vụ Chi cục Văn thư-lưu trữ tỉnh Hồ Bình với chức năng, nhiệm vụ quyền hạn ban hành loại văn hành thơng thường như: Quyết định (cá biệt), Công văn, thông báo, báo cáo, quy chế, quy định, kế hoạch, tờ trình… Quyết định Công văn hai loại văn chiếm số lượng nhiều Số lượng văn Sở Nội Vụ tỉnh ban hành năm nhiều, quan chuyên môn giúp việc cho UBND tỉnh Vì văn ban hành gửi tới nhiều quan khác nhằm thực chức nhiệm vụ quyền hạn mình, văn chia làm 03 loại chính: ý kiến xử lý chuyển lại văn thư đăng ký văn sau tiếp tục chuyển cho chuyên viên Chuyển giao văn bản: Các văn sau làm thủ tục tiếp nhận xong phân loại chuyển đến lãnh đạo trước 16 hàng ngày để xem xét phân xử lý ngày, chậm vào buổi sáng ngày làm việc Sau chuyển lại văn thư để hiệu đính tên chuyên viên xử lý giải Khi văn thư chuyển giao văn tài liệu tới chuyên viên qua quan sát nhận thấy có sổ theo dõi ghi lại số ký hiệu, trích yếu Nội dung văn yêu cầu chuyên viên *Mẫu sổ quản lý công văn đến văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình Ngày Số, ký tháng Số công công văn văn văn đến đến hiệu Nơi gửi công Ngày tháng cơng văn Trích Số yếu Nội lượng dung Ghi Sắp xếp phục vụ khai thác văn đến: Được quản lý phần mềm theo đề án 112 Chính phủ Quản lý văn mật: Các quy định quản lý văn mật Sở Nội Vụ tỉnh Hồ Bình thiếu chi tiết: Trong định việc tiếp nhận xử lý ban hành văn quy chế làm việc có quy định là: Nhận tài liệu mật: Riêng loại công văn mật, tối mật, điện mật chuyển phong bì tới Chánh văn phòng để xử lý - Quản lý tài liệu mật: Riêng hồ sơ tài liệu mật đến văn thư lập theo dõi hàng tháng báo cáo cho Chánh văn phòng biết số lượng văn Loại hồ sơ tài liệu có mức độ mật phải quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật nhà 16 nước;không sao, chụp lại hồ sơ, tài liệu mật chưa chủ tịch Sở Nội Vụ tỉnh cho phép, không truyền hồ sơ, tài liệu mật máy Fax Gửi tài liệu mật: tài liệu mật đăng ký vào sổ thơng thường có thêm Nội dung đăng ký tài liệu mật Tài liệu mật gửi phải kèm theo phiếu gửi bỏ vào hai phong bì, đóng dấu kí hiệu độ mật đóng dấu niêm phong Bì ngồi cơng văn ghi rõ tên đơn vị gửi; số, kí hiệu cơng văn phong bì, chuyển giao u cầu nơi nhận ký nhận trả lại phiếu cho nơi gửi Về khẳng định văn thư Văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh Hồ Bình thực tốt việc quản lý văn đi- đến theo quy định chung Nhà nước công tác công văn giấy tờ Nhờ văn bản, tài liệu quản lý chặt chẽ, đảm bảo độ xác, kịp thời giữ gìn bí mật nội dung văn - Đối với văn đến thường, nhân viên văn thư vào sổ chuyển đến ban lãnh đạo xử lý lần/ngày (sáng chiều) - Đối với văn gửi đến có đóng dấu khẩn văn thư chuyển đến người có trách nhiệm giải theo mức độ khẩn - Văn đến ngày phải nhập vào máy tính xong ngày đó, cuối ngày phải trình lên lãnh đạo xem xét giải - Hàng ngày tiếp nhận tài liệu, báo chí phân chia đến cá nhân, đơn vị 2.1.4.4 Quản lý sử dụng dấu Hiện việc quản lý sử dụng dấu Văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh Hồ Bình thực theo quy định Nhà nước Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư: văn thư có trách nhiệm giữ đóng dấu, văn thư phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo trực tiếp việc bảo quản sử dụng dấu, chịu trách nhiệm trước pháp luật dấu bị sử dụng sai Cán văn thư đóng dấu lên văn thể thức có chữ ký người có thầm quyền Nếu thấy văn chưa quy định phải báo cáo lãnh đạo giải Văn thư phải trực tiếp đóng dấu, khơng nhờ người khác đóng hộ Nghiêm cấm việc đóng dấu khống (nếu thử dấu đóng xong phải 17 huỷ tờ có đóng dấu đó) Dấu phải đóng ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/3 chữ ký bên trái Dấu phải bảo quản an toàn làm việc Dấu cất tủ có khố, đóng xong cất vào tủ, cán giữ dấu khỏi chỗ làm việc phải khoá tủ cẩn thận Nếu trường hợp cần trao dấu cho cán khác phải đồng ý cấp Việc quản lý sử dụng dấu cách chặt chẽ, hợp lý xem hình thức bảo vệ bí mật quan có hiệu quả, tránh trường hợp cán lợi dụng dấu quan để sử dụng bất hợp pháp 2.1.4.5 Công tác lập hồ sơ hành Lập hồ sơ nhiệm vụ cuối công tác văn thư, hồ sơ lập q trình giải cơng việc hồn thành sau công việc kết thúc Việc lập hồ sơ trước hết giúp cho cán xếp công văn, giấy tờ cách khoa học thuận tiện cho việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến tra tìm Đối với quan, việc lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ giúp cho quản lý công việc có khoa học, lập giữ hồ sơ cần thiết, tránh trùng lặp thiếu hồ sơ, nâng cao chất lượng, hiệu suất làm việc quan Qua khảo sát thấy số lượng văn hình thành trình hoạt động Sở Nội Vụ tỉnh Hồ Bình nhiều cơng tác lập nộp lưu hồ sơ cần thiết, đảm bảo quản lý văn chặt chẽ, giữ gìn bí mật thơng tin Cho đến nay, Sở Nội Vụ tỉnh Hồ Bình ban hành nhiều văn hướng dẫn cán quan tiến hành giải công việc cần lập hồ sơ hành Tại Quyết định số 647/QĐ-SNV ngày 05/4/2007 ban hành Quy chế làm việc Văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh đề cập sau: “Mỗi văn phải lưu 02 chính, 01 lưu tài văn thư 01 lưu hồ sơ gốc chuyên viên…Cứ tháng phận tiến hành thu nộp tài liệu vào lưu trữ hành lần” Như quy định chung chung, thiếu cụ thể rõ ràng dẫn đến việc thực lập hồ sơ khó khăn, bất cập Do Sở Nội Vụ tỉnh Hồ Bình cán bộ, viên chức thực lập hồ sơ hành vào văn quy phạm pháp luật nhà nước như: Nghị định 18 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001… Hồ sơ hành Văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh Hồ Bình lập thành 03 loại là: Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn quan, tổ chức có thẩm quyền quy định mặt, lĩnh vực công tác định dùng làm để giải công việc hàng ngày Hồ sơ nguyên tắc nộp vào lưu trữ Hồ sơ công việc: Là tập hợp văn bản, tài liệu phản ánh trình phát sinh, diễn biến kết hợp giải vấn đề, việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan,đơn vị Hồ sơ công việc lập dựa vào số đặc trưng phổ biến văn như: vấn đề (nội dung), tên gọi văn bản, tác giả, thời gian…hoặc dựa vào danh mục hồ sơ quan lập Hồ sơ phải nộp vào lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác trước mắt lâu dài Tập công văn lưu: Là tập hợp tất văn quan, đơn vị lưu giữ phận văn thư theo đặc trưng (tên loại văn bản, tác giả ban hành…) nhằm phục vụ nhu cầu tra cứu Các hồ sơ lập đảm bảo yêu cầu là: - Thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị cá nhân lập hồ sơ - Đảm bảo văn kiện hồ sơ có giá trị chứng xác thực, có giá trị bảo quản tương đối giống (là bán có giá trị văn bản) - Các cơng văn giấy tờ có mối liên hệ với q trình giải cơng việc nêu hồ sơ * Thực trạng công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Sở Nội Vụ tỉnh Hồ Bình: u cầu cán chun viên quan lập hồ sơ hành vấn đề đề cập đến khơng lần hội thảo công tác văn thư- lưu trữ, đến vấn đề xúc quan 19 - Ý thức cán lập hồ sơ: giống hầu hết quan hành nước ta công tác lập hồ sơ hành nộp lưu vào lưu trữ Sở Nội Vụ tỉnh Hồ Bình chưa thực cách nề nếp nghiêm túc Vì số cán bộ, chun viên khơng lập hồ sơ hành gây khó khăn cho người làm công tác công văn giấy tờ, công tác tra tìm văn cần thiết Nhiều trường hợp văn bản, giấy tờ bị thất lạc, mát dẫn đến chậm trễ giải công việc - Thực tế việc lập hồ sơ Sở Nội Vụ tỉnh Hồ Bình: Qua khảo sát thực tế em nhận thấy cán bộ, chuyên viên phòng, ban Sở Nội Vụ tỉnh như: phòng Cải cách Hành chính, phòng Xây dựng Chính quyển, phòng Quản lý Cơng chức… chia tài liệu thành cặp hộp chủ yếu dựa vào đặc trưng vấn đề, phòng Tổ chức Cán chia tài liệu theo đặc trưng tên loại…Tuy nhiên lý phục vụ giải cơng việc hàng ngày nên cặp, hộp không nộp vào lưu trữ tài liệu hết giá trị hành Công tác xây dựng lập danh mục hồ sơ chưa tiến hành Vì việc lập hồ sơ hành nhiều hạn chế tồn ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng hoạt động quan Bên cạnh có số phận như: Phòng Tổ chức Cán bộ, Phòng Quản lý Cơng chức Chi cục Văn thư Lưu trữ tiến hành lập hồ sơ tốt tạo thuận lợi cho cơng tác lưu trữ nói chung hoạt động cán bộ, chuyên viên nói riêng 20 CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG XUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG SỞ NỘI VỤ TỈNH HOA BÌNH 3.1 Nhận xét, đánh giá Hầu công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình thực theo quy định Nhà nước Cách thức thực quy trình văn thư Sở Nội vụ làm tốt nghiêm chỉnh Cập nhật văn nhanh, phục vụ tốt cho chuyên môn nghiệp vụ Cơng tác văn thư Sở Nội vụ Hòa Bình thực chặt chẽ nguyên tắc quản lý văn đi, văn đến, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Tất văn tập trung văn thư để làm thủ tục tiếp nhận đăng ký Văn đi, văn đến quan quan đăng ký, phát hành chuyển giao ngày Quy trình tiếp nhận văn đến Chi cục thực theo quy trình Thơng tư: 07/2012/TT-BNV - Tiếp nhận văn đến + Tiếp nhận văn đến + Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến + Đóng dấu đến, ghi số ngày đến - Đăng ký văn đến - Trình, chuyển giao văn đến - Về quản lý văn + kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày + Ghi số, ngày, tháng, năm văn + Đăng ký văn + Nhân đóng dấu quan + Làm thủ tục phát hành + Lưu văn - Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu - Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ - Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ - Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ 21 Các khâu nghiệp vụ cán quan chấp hành nghiêm chỉnh Các khâu nghiệp vụ thực tuần tự: - Phân loại tài liệu - Thu thập, bổ sung tài liệu - Xác định giá trị tài liệu - Chỉnh lý tài liệu - Thống kê tài liệu - Xây dựng công cụ tra cứu - Bảo quản tài liệu - Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Nhìn chung lý luận thực tiễn có mối quan hệ mật thiết tác động qua lại lẫn Bổ trợ cho nhau, nhờ có lý luận để giải cơng việc áp dụng vào theo khuân khổ định Do lý luận thực tiễn giống Khi giải công việc để cơng việc giải nhanh thuận tiện có số công việc đảo lộn thực trước sau cán Sở nhận thấy nhanh xác Khi vào thực tế thực hiên cơng việc bước giải cơng việc khơng giống lý luận thay đổi cho phù hợp với thực tế lý luận thực tiễn khơng có điểm khác 3.1.1 Ưu điểm: Qua việc tìm hiểu cơng tác văn thư quan, em thấy công tác văn thư – lưu trữ có vị trí vơ quan trọng, mảng lớn công tác hoạt động quan, đơn vị gắn liền với hoat động quản lí nhà nước ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác quản lý nhà nước Đây khâu nghiệp vụ quan trọng việc quản lý nhà nước địa phương, giúp cho lãnh đạo sở phòng ban theo dõi tồn chương trình kế hoạch thực sách Đảng Nhà nước để báo cáo kịp thời cho lãnh đạo quan nắm thông tin tình hình quan để có hướng giải kịp thời 22 Nhìn chung cơng tác văn thư Sở Nội vụ có nhiều mặt tích cực , dần ổn định vào nề nếp có phân cơng trách nhiệm cụ thể mà phận chức thực tốt nhiệm vụ Giám đốc Sở Nội vụ ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra đạo nghiệp vụ công tác văn thư như: Ban hành đạo hướng dẫn công tác văn thư; công tác xây dựng ban hành văn bản; công tác quản lý văn đi; quản lý giải văn đến; công tác quản lý sử dụng dấu; công tác lập hồ sơ hành để phục vụ tốt cho công đoạn lưu trữ Bản thân cán làm văn thư Sở Nội vụ hiểu rõ giá trị tầm quan trọng, ý nghĩa văn tài liệu nên tất quan tâm đến nghiệp vụ cố gắng làm tốt nên cơng tác văn thư có nhiều bước tiến đáng kể Sở Nội vụ lãnh đạo quan cấp quan tâm nên trang thiết bị nhìn chung bước đầu trang bị đầy đủ, việc trang bị trang thiết bị như: tủ, cặp, hộp, Máy tính, máy hút bụi, máy in, điều hồ, máy hút ẩm, máy phơtơ copy Trong lĩnh vực yếu tố người phận tất yếu quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới suất, hiệu phát triển bền vững lĩnh vực Khơng nằm ngồi mục đích cơng tác văn thư Sở Nội vụ vậy, việc hồn thiện đội ngũ trí thức yếu tố thiếu, khâu nghiệp vụ công tác văn thư thực hiên tốt hay không phần lớn nhờ vào cách thức tổ chức thực nghiêp vụ cán văn thư – lưu trữ Do đội ngũ cán Sở có trình độ chun mơn từ Cao đẳng, Đại học trở lên Hằng năm cử tập huấn để củng cố nâng cao chuyên môn nghiệp vụ.Trong cơng việc có phối hợp nhịp nhàng khâu nghiệp vụ,cán đồn kết hòa đồng giúp đỡ công việc chia sẻ kinh nghiệm chun mơn nghiệp vụ 1.2 Nhược điểm: Bên cạnh mặt tích cực bộc lộ mặt tồn cần khắc phục Công tác văn thư – lưu trữ chưa thực cấp lãnh đạo quan tâm nhiều đến có quan tâm, ghi nhận tầm quan trọng 23 văn tài liệu, văn tài liệu phòng ban tượng sai sót, có cán bộ, chun viên khơng lập hồ sơ cơng việc nên gây nhiều khó khăn cho cán văn thư dẫn đến khó khăn cho cơng tác Lưu trữ Về trang thiết bị làm việc bên cạnh việc trang bị trang thiết bị đại nhiều trang bị cũ như: Tủ đựng tài liệu, cặp đựng tài liệu chủ yếu cặp ba dây nên gây nhiều khó khăn cho việc cất giữ tài liệu Việc quản lý văn máy tính chưa thực theo cơng tác đại hóa văn phòng, chưa thực sử vào sử dụng phổ biến 3.2 Các đề xuất Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, văn thư quan vai trò, vị trí, tầm quan trọng cơng tác văn thư.Muốn người có nhận thức phải tuyên truyền, thể tin viết ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng cơng tác văn thư đăng Trang thông tin điện tử Sở Nội vụ tỉnh; thể niềm tin Lãnh đạo công tác văn thư; quán triệt thực nghiêm túc công tác văn thư để nâng cao chất lượng công tác văn thư Công chức văn thư phải tự đánh giá hoạt động công tác văn thư, yên tâm công tác, xem công tác đảm nhiệm sợi đỏ xuyên suốt trình hoạt động quan, mà thiếu hoạt động quan bị đình trệ Văn thư nơi quản lý đầu vào, đầu sản phẩm làm việc quan, tổ chức Muốn sản phẩm có chất lượng, đạt yêu cầu văn thư phải góp phần nhiều Mỗi người có phân cơng lao động riêng, nhiệm vụ có vị trí khác Những vị trí liên kết với thành tổ chức có sức mạnh Khi nhận thức đầy đủ công tác văn thư văn thư quan tồn thể cán bộ, công chức nỗ lực phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ Tiếp tục phổ biến đầy đủ văn liên quan đến công tác văn thư Nhà nước Bộ Nội vụ để toàn thể cán công chức quan nắm cách hệ thống công tác văn thư, việc cần làm để bảo đảm hoạt động công tác văn thư vào nề nếp, ngày đạt chất lượng cao.Rà soát lại hệ thống văn quy định cơng tác văn thư có hiệu lực 24 quan có thẩm quyền; đồng thời lựa chọn phương pháp phù hợp để phổ biến văn Ngoài văn Sở Nội vụ tỉnh quán triệt, yêu cầu đơn vị thực quy chế văn thư, quy chế lưu trữ, hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn áp dụng thống quan, cần phổ biến thêm số văn liên quan đến danh mục bí mật nhà nước, văn ban hành Bảng kê hồ sơ tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền nộp lưu vào lưu trữ quan… Nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ cho công chức văn thư quan; rèn luyện kỹ năng, phẩm chất cần có cơng chức văn thư: Công chức văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn quy phạm pháp luật cơng tác văn thư; rèn luyện cho kỹ cần thiết để đảm bảo thực tốt u cầu cơng tác văn thư, kỹ sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại; kỹ giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, xác, phẩm chất đạo đức trị, tinh thần trách nhiệm công việc Một yêu cầu công tác văn thư phải bảo đảm bí mật văn Do đó, ngồi việc nắm vững danh mục tuyệt mật, tối mật, mật ngành Kiểm sát nhân dân để xử lý quy trình, văn thư quan phải cẩn thận phát ngơn Nghiên cứu, tham mưu cho Lãnh đạo tiếp tục tổ chức tập huấn cơng tác văn thư, lưu trữ cho tồn Ngành; tổ chức tập huấn thường xuyên công tác văn thư Thời gian vừa qua, Sở nội vụ tỉnh phối hợp với Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh tập huấn công tác văn thư, lưu trữ Tuy đạt kết định công chức văn thư Sở chưa đáp ứng trình độ chun mơn, nghiệp vụ văn thư nên việc áp dụng vào thực tiễn gặp nhiều khó khăn, chưa đạt kết mong muốn Do đó, qua đánh giá thực trạng, mặt hạn chế, Sở Nội vụ tỉnh tiếp tục phối hợp với Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh tổ chức tập huấn, chủ yếu đề cập sâu vào công việc làm chưa 25 tốt, vướng mắc, khó khăn Tập huấn thực hàng năm công tác đạt yêu cầu Nâng cao chất lượng quản lý Lãnh đạo Văn phòng tổng hợp công tác văn thư Muốn công tác văn thư đạt chất lượng vai trò quản lý quan trọng, việc định hướng, đạo phải đúng, sát thực tế mang lại hiệu cao Lãnh đạo Văn phòng tổng hợp cần nghiên cứu sâu văn công tác văn thư, học tập rút kinh nghiệm phương pháp, cách làm hay quan, ban, ngành để tham mưu cho Lãnh đạo Viện vận dụng quan; sâu sắc việc tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng cơng chức văn thư, khuyến khích, động viên, phân tích kịp thời để văn thư hiểu rõ vai trò, vị trí cơng tác đảm nhiệm Theo dõi chặt chẽ công tác văn thư, quan tâm khen ngợi kịp thời để tạo cảm hứng làm việc, đồng thời thẳng thắn phê bình để rút kinh nghiệm Văn thư quan kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn chặt chẽ hơn, cương khơng đóng dấu văn khơng thể thức, kỹ thuật trình bày văn Muốn thực tốt nhiệm vụ này, văn thư quan việc phải nắm vững thể thức kỹ thuật trình bày văn Sở Nội vụ tỉnh hướng dẫn áp dụng thống phải có lĩnh, phải đặt mục đích chất lượng văn lên hàng đầu, kịp thời trao đổi với Lãnh đạo Văn phòng để xử lý vướng mắc, khó khăn Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn TCVN 9001:2000 công tác văn thư Hệ thống quản lý chất lượng 9001:2000 áp dụng rộng rãi hiệu nhiều lĩnh vực, có lĩnh vực hành Ngày 20/6/2006, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan nhà nước Công tác văn thư hoạt động thiếu có vai trò quan trọng hành nhà nước Vì vậy, việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng công tác văn thư tất yếu khách quan, tương lai không xa bắt buộc áp dụng đồng loạt quan Nhà nước 26 Tiếp tục đầu tư sở vật chất cho công tác văn thư Kịp thời sửa chữa máy móc hư hỏng,nhất máy photo; cần thiết nên mua sắm máy photo đại, có chất lượng cao Đồng thời yêu cầu bên cung cấp phải hướng dẫn cụ thể cách sử dụng cho cán công chức Quy định cụ thể nơi đảm bảo cho việc in tài liệu Mật, Tối mật, Tuyệt mật, tránh xảy trường hợp lọt, lộ bí mật nhà nước thiếu sót, thiếu hiểu biết cán bộ, cơng chức Có thể khẳng định, cơng tác văn thư có vai trò quan trọng, thiếu hoạt động quan, tổ chức Do đó, việc nâng cao chất lượng công tác văn thư điều cần thiết, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quan Trên số giải pháp riêng em công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình Là sinh viên nên nhận xét giải pháp em khía cạnh nhỏ chưa sâu khái quát hết mà tiểu luận em khơng tránh khỏi thiếu sót, kính mong thầy cô giáo Khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đại học Nội vụ đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện 27 C KẾT LUẬN Sau thời gian khảo sát cơng tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình giúp em có nhìn khái qt chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn địa phương Do hạn chế thời gian hiểu biết thân, em chưa có điều kiện để tìm hiểu sâu mảng vấn đề cụ thể Song qua em bước đầu hiểu nội dung công tác văn thư – lưu trữ, khoảng thời gian kiến tập giúp cho em có nhìn khái qt, khách quan nghề nghiệp có vận dụng lý thuyết với thực tế cơng việc Qua có so sánh, đối chiếu điểm khác biệt lý luận với thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức thân Bên cạnh hội để em làm quen với môi trường làm việc nơi công sở với người quan trọng học cách ứng xử môi trường với nhiều mối quan hệ Là cán văn thư – lưu trữ tương lai, em cố gắng trau dồi kiến thức, bồi dưỡng nghiệp vụ để góp phần nâng cao vai trò hiệu cơng tác văn thư công tác lưu trữ tương lại, khắc phục mặt hạn chế tồn đọng Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 26 tháng năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Huyền 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số: 03/2009 QĐ- UBND ngày 09 tháng 01 năm 2009 Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Hòa Bình quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình Quyết định số: 331/QĐ- UBND ngày 09 tháng năm 2011 định việc thành lập Chi cục văn thư- Lưu trữ, thuộc Sở Nội vụ Quyết định số: 529/QĐ- SNV ngày 05 tháng năm 2011 Sở Nội vụ cấu tổ c3hức chức năng, nhiệm vụ phòng chuyên môn thuộc Chi cục Văn thư- Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ Kế hoạch số: 747/ KH-SNV ngày 16 tháng năm 2012 Sở Nội vụ việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Chỉ thị số: 10/ 2010/ CT-UBND ngày 13 tháng năm 2010 Uỷ ban nhân dân việc tăng cường đạo, thực công tác văn thư,lưu trữ quan, đơn vị Một số văn thực hành soạn thảo q trình kiến tập: Cơng văn, Quyết định Mẫu bìa hồ sơ Sơ đồ quan Sở Nội Vụ tỉnh Hòa Bình 29 PHỤ LỤC (Bìa hồ sơ) ( Bộ phận văn thư ) 30 ... văn thư - lưu trữ, nắm bắt thuận lợi khó khăn ngành, em tiến hành khảo sát công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình em xin đưa đề tài: Thực trạng biện pháp hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ. .. tác văn thư, lưu trữ cho tồn Ngành; tổ chức tập huấn thư ng xuyên công tác văn thư Thời gian vừa qua, Sở nội vụ tỉnh phối hợp với Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh tập huấn công tác văn thư, lưu trữ. .. CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG SỞ NỘI VỤ TỈNH HOA BÌNH 3.1 Nhận xét, đánh giá Hầu công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình thực theo quy định Nhà nước Cách thức thực quy trình văn thư Sở Nội vụ làm tốt