Hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú tỉnh Đồng Nai

Khi xã hội phát triển, đặc biệt là từ khi nhà nước ra đời, yêu cầu của việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất và công tác quản lý đất nước đòi hỏi con người phải lưu giữ những thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều người khác hoặc cho thế hệ sau hoặc để ghi chép lại những kinh nghiệm và các hoạt động sáng tạo của con người. Đáp ứng nhu cầu đó, con người đã chế tạo ra các vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin và truyền đạt thông tin có độ bền cao, lưu giữ được thông tin trong thời gian dài. Trong việc ghi tin và trao đổi thông tin, con người có nhiều phương tiện và nhiều cách thể hiện khác nhau, trong đó việc lưu trữ hồ sơ được coi là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin quan trọng nhất. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Như vậy, công tác văn thư lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơ quan, đặc biệt, đối với văn phòng nội vụ, văn phòng các tổ chức chính trị xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng. Làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư lưu trữ là không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào. Phòng nội vụ huyện Tân Phú là cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện Tân Phú thực hiện chức năng quản lý nhà nước các lĩnh vực: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng… Trong những năm qua công tác văn thư lưu trữ tại đây đã đạt được nhiều kết quả đáng khích lệ. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư lưu trữ của Phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế: Vẫn còn tình trạng cán bộ hoạt động không chuyên trách làm công tác văn thư lưu trữ; Việc soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày và thẩm quyền ban hành; Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ và lưu trữ hồ sơ còn chậm, chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, hoạt động chỉnh lý tài liệu chưa toàn diện… Xuất phát từ thực tiễn đó, để góp phần giúp cho Phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú nhìn nhận, đánh giá chính xác hơn về thực trạng công tác văn thư lưu trữ, quản lý hồ phòng, từ đó có những giải pháp, kiến nghị, đề xuất và phương hướng tổ chức công tác văn thư lưu trữ phù hợp trong thời gian tới. Đó chính là lý do để giả quyết định lựa chọn nội dung: “Hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú tỉnh Đồng Nai” làm đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp.

’’’’’’’’’’’’’’’’’’ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC………………………… ====== ……………………… HỒN THIỆN CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN TÂN PHÚ TỈNH ĐỒNG NAI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Chuyên ngành: Văn thư lưu trữ Đồng Nai – năm 2020 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan: Khóa luận cơng trình nghiên cứu cá nhân, thực hướng dẫn khoa học T.S ………………… Các số liệu, kết luận nghiên cứu trình bày khóa luận trung thực chưa cơng bố hình thức Tơi xin chịu trách nhiệm cơng trình nghiên cứu Đồng Nai, tháng năm 2020 Sinh viên …………………… LỜI CẢM ƠN Đề tài: “Hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú tỉnh Đồng Nai” hoàn thành hướng dẫn, giúp đỡ tận tình quý báu T.S ……………………, giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi trường Đại học ………… Nhân cho phép tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến T.S …………… người tận tình bảo, hướng dẫn tơi suốt thời gian qua, xin chân thành cảm ơn ý kiến đóng góp, nhận xét quý báu thầy giáo giúp tơi hồn thành khóa luận Cuối tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè ln động viên, khích lệ, giúp đỡ tơi suốt thời gian làm khóa luận Đồng Nai, tháng năm 2020 Sinh viên …………………… MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 10 1.4 Ý nghĩa thực tiễn ý nghĩa khoa học nghiên cứu 10 1.5 Kết cấu khóa luận 11 CHƯƠNG 12 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 12 1.1 CÔNG TÁC VĂN THƯ 12 1.1.1.Khái niệm 12 1.1.2 Yêu cầu công tác văn thư 13 1.1.3 Vị trí cơng tác văn thư 14 1.1.4 Ý nghĩacủa công tác văn thư 14 1.1.5 Yêu cầu cán làm công tác văn thư quan, tổ chức Nhà nước .16 1.1.6 Nội dung công tác văn thư 20 1.2 CÔNG TÁC LƯU TRỮ 39 1.2.1.Khái niệm 39 1.2.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ .40 1.2.3 Chức công tác lưu trữ .41 1.2.4 Nội dung công tác lưu trữ .41 1.3.CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ45 1.3.1.Môi trường làm việc 45 1.3.2.Khoa học công nghệ 46 1.3.3 Trình độ cán văn thư - lưu trữ .47 Chương 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 48 CHƯƠNG 49 KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN 49 CHƯƠNG 50 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN TÂN PHÚ TỈNH ĐỒNG NAI 50 KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu Giải thích WTO Tổ chức Thương mại Thế giới UBND Ủy Ban Nhân Dân VTLTNN – NVTW Văn Thư Lưu Trữ Nhà Nước – Nhiệm Vụ Trung Ương STT Số thứ tự NĐ Nghị Định CP Chính Phủ TW Trung Ương NQ Nghị Quyết QĐ Quyết Định TT Thông Tư QH Quốc Hội BCA Bộ Công An BNV Bộ Nội Vụ VPCP Văn Phịng Chính Phủ PCTN Phịng Chống Tham Nhũng BCH Ban Chấp Hành VTLT Văn Thư Lưu Trữ KT Ký thay CNTT Cơng Nghệ Thơng Tin PNV Phịng Nội Vụ TL Thừa lệnh TUQ Thừa ủy quyền TM Thay mặt MỞ ĐẦU 1.1.Tính cấp thiết đề tài Khi xã hội phát triển, đặc biệt từ nhà nước đời, yêu cầu việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất cơng tác quản lý đất nước địi hỏi người phải lưu giữ thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều người khác cho hệ sau để ghi chép lại kinh nghiệm hoạt động sáng tạo người Đáp ứng nhu cầu đó, người chế tạo vật liệu, phương tiện có khả ghi tin truyền đạt thơng tin có độ bền cao, lưu giữ thông tin thời gian dài Trong việc ghi tin trao đổi thơng tin, người có nhiều phương tiện nhiều cách thể khác nhau, việc lưu trữ hồ sơ coi phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin quan trọng Các quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Như vậy, công tác văn thư lưu trữ gắn liền với hoạt động quan, đặc biệt, văn phòng nội vụ, văn phòng tổ chức trị - xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị - xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phịng Làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lí Trên sở đó, ban lãnh đạo dùng làm để điều hành hoạt động đơn vị cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu đảm bảo cho quan đơn vị thực công việc quản lí điều hành theo chức năng, nhiệm vụ giao Từ lập luận cho thấy công tác văn thư - lưu trữ thiếu tổ chức hoạt động quan, đơn vị Phòng nội vụ huyện Tân Phú quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện Tân Phú thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: tổ chức; biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, thị trấn; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng… Trong năm qua công tác văn thư lưu trữ đạt nhiều kết đáng khích lệ Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, công tác văn thư lưu trữ Phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú nhiều tồn tại, hạn chế: Vẫn cịn tình trạng cán hoạt động không chuyên trách làm công tác văn thư lưu trữ; Việc soạn thảo ban hành văn cịn sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày thẩm quyền ban hành; Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ lưu trữ hồ sơ cịn chậm, chưa đầy đủ, chưa xác theo quy định, hoạt động chỉnh lý tài liệu chưa toàn diện… Xuất phát từ thực tiễn đó, để góp phần giúp cho Phịng nội vụ UBND huyện Tân Phú nhìn nhận, đánh giá xác thực trạng cơng tác văn thư lưu trữ, quản lý hồ phòng, từ có giải pháp, kiến nghị, đề xuất phương hướng tổ chức công tác văn thư lưu trữ phù hợp thời gian tới Đó lý để giả định lựa chọn nội dung: “Hoàn thiện cơng tác văn thư lưu trữ phịng nội vụ UBND huyện Tân Phú tỉnh Đồng Nai” làm đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp 1.2 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài nhằm đạt mục tiêu nghiên cứu sau: - Tìm hiểu sở lý thuyết công tác văn thư – lưu trữ - Đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú tỉnh Đồng Nai - Đưa giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú tỉnh Đồng Nai 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu Khóa luận tập trung nghiên cứu cơng tác văn thư lưu trữ phịng nội vụ 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi khơng gian: Tại phịng nội vụ UBND huyện Tân Phú tỉnh Đồng Nai - Phạm vi thời gian: Dữ liệu nghiên cứu phản ánh thực trạng công tác văn thư – lưu trữ giai đoạn 2017-2019 1.4 Ý nghĩa thực tiễn ý nghĩa khoa học nghiên cứu 1.4.1 Ý nghĩa thực tiễn Kết nghiên cứu đề tài bước đầu giúp quan quản lý nhà nước, đặc biệt phịng nội vụ, có góc nhìn tồn diện cơng tác văn thư lưu trữ nhằm mang lại hiệu cao thực tiễn Bên cạnh đề tài cịn đưa số đề xuất khắc phục hạn chế tồn công tác văn thư – lưu trữ Tại phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú tỉnh Đồng Nai 1.4.2 Ý nghĩa khoa học Nghiên cứu góp phần làm sáng tỏ vấn đề liên quan đến lý luận công tác văn thư  lưu trữ với loại hình quan phịng nội vụ trực thuộc UBND huyện 1.5 Kết cấu khóa luận Ngồi lời cảm ơn, tóm tắt nội dung khóa luận, mục lục, danh mục chữ viết tắt, danh mục bảng, danh mục hình biểu đồ, danh mục phụ lục, tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận bao gồm chương sau: Chương 1: Mở đầu Chương 2: Cơ sở lý thuyết tổng quan tài liệu Chương 3: Phương pháp nghiên cứu Chương 4: Kết thảo luận Chương 5: Đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện nâng cao cơng tác văn thư – lưu trữ Mẫu danh mục hồ sơ - Phụ lục XII Tiêu đề hồ sơ: Tại khoản Hướng dẫn số 22-HD/VPTW, ngày 6/11/2009 Văn phòng Trung ương Đảng lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức đảng cấp quy định“Tiêu đề hồ sơ phần tóm tắt ngắn gọn, xác giới thiệu thành phần nội dung tài liệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đủ, yếu tố, tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm thời gian tài liệu có hồ sơ” Sau dự kiến xếp theo thứ tự hồ sơ cơng việc tổng hợp xếp lên trên, hồ sơ cơng việc cụ thể xếp Thơng thường có xếp sau:  Sắp xếp theo thứ tự thời gian  Sắp xếp theo số văn  Sắp xếp theo q trình giải cơng việc  Sắp xếp theo mức độ quan trọng văn  Sắp xếp theo vần chữ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lâu dài phải ghi “Mục lục văn bản” in sẵn mẫu bìa hồ sơ cục lưu trữ Nhà nước quy định Viết bìa hồ sơ: Bìa hồ sơ in sẵn hay viết tay phải tuân theo tiêu chuẩn cục lưu trữ Nhà nước ban hành Chữ viết bìa phải cẩn thận, rõ ràng, đầy đủ xác Yêu cầu lập hồ sơ: Theo Điều 21 nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư ghi rõ: a.Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan, tổ chức; b.Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc; c.Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Như công việc lập hồ sơ có vị trí quan trọng cơng tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu công tác lưu trữ Công việc cần phải tiến hành thường xuyên để kịp thời bổ sung nguồn tài liệu cho công tác lưu trữ nhằm phục vụ nhu cầu tra cứu sử dụng tài liệu quan, đơn vị 1.2 CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.2.1.Khái niệm - Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ khâu cuối trình xử lí thơng tin Tất văn đến qua xử lí, lưu văn hồ sơ tài liệu liên quan phải chuyển vào lưu trữ - Phông lưu trữ Phông lưu trữ tồn tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, đơn vị hay cá nhân có ý nghĩa trị, ý nghĩa khoa học, ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa kinh tế ý nghĩa khác thu thập bảo quản kho lưu trữ thích hợp - Tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ gốc, tài liệu có giá trị lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hố, khoa học, lịch sử tồn xã hội Tóm lại: Cơng tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lí Nhà nước bao gồm tất vấn đề lí luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng cơng dân 1.2.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ - Ý nghĩa lịch sử Tài liệu lưu trữ nguồn thơng tin xác nhất, trung thực để nghiên cứu lịch sử tài liệu lưu trữ gắn liền phản ánh cách trung thực trình hoạt động cá nhân, quan tổ chức kiện lịch sử quốc gia suốt tiến trình hoạt động - Ý nghĩa khoa học Tài liệu lưu trữ ghi lại phản ánh hoạt động khoa học cá nhân, quan quốc gia lĩnh vực Tài liệu lưu trữ chứng phát triển khoa học phục vụ cho đề tài khoa học: Ứng dụng kết nghiên cứu trước vào công việc nghiên cứu Giúp cho việc tổng kết đánh giá rút quy luật vận động tự nhiên xã hội để dự đốn tiến trình phát triển xã hội, quy luật tự nhiên nhằm tránh hiểm hoạ cho người - Ý nghĩa thực tiễn Tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho công việc thực chủ trương, sách, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, phục vụ cho công tác nghiên cứu giải công việc hàng ngày cán bộ, công chức nói riêng quan nói chung Do tính chất tầm quan trọng mà tài liệu lưu trữ trở thành di sản đặc biệt quý giá quốc gia, dân tộc 1.2.3 Chức công tác lưu trữ Công tác lưu trữ ngành hoạt động nhà nước với chức bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Dó cơng tác lưu trữ có chức sau: + Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh, an tồn, bí mật loại tài liệu lưu trữ + Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm góp phần thực tốt đường lối, chủ trương sách Đảng Nhà nước đề giai đoạn Hai chức có mối quan hệ mật thiết với nhau, thực cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hoà tạo tiền đề để thực tốt chức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1.2.4 Nội dung công tác lưu trữ 1.2.4.1.Phân loại tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ vào đặc trưng phổ biến việc hình thành tài liệu để chia chúng thành khối đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau, với mục đích quản lí sử dụng có hiệu tài liệu Việc phân loại địi hỏi phải có phương pháp xếp thích hợp, phù hợp với yêu cầu sử dụng quan Có nhiều phương pháp phân loại hồ sơ như: phân loại theo cấu tổ chức, phân loại theo thời gian, phân loại theo ngành hoạt động, phân loại theo đặc trưng vấn đề… 1.2.4.2.Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc tiêu chuẩn phương pháp lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, cá nhân theo giá trị chúng mặt trị, kinh tế, văn hố, khoa học, giá trị khác Từ lựa chọn để thu thập bổ sung tài liệu có giá trị cho phòng lưu trữ loại tài liệu hết giá trị 1.2.4.3.Thu thập bổ sung tài liệu vào phòng (kho) lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ nội dung tiến hành thường xun nhằm bước hồn phịng lưu trữ quốc gia nói chung phịng lưu trữ cụ thể Thu thập bổ sung gồm giai đoạn thu thập tài liệu giải xong từ phận văn thư vào lưu trữ hành quan thu thập tài liệu lưu trữ hành vào lưu trữ lịch sử Trong trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ đặc biệt ý đến tài liệu hình thành đơn vị, quan, ngồi ý sưu tầm tài liệu nằm rải rác bảo tàng, thư viện hay nhân dân nhiều tài liệu có giá trị mà không lưu trữ tổ chức lưu trữ Nhà nước Bổ sung tài liệu công tác sưu tầm thu thập thêm, làm phong phú hoàn chỉnh thêm tài liệu vào phông lưu trữ quan, kho lưu trữ trung ương địa phương theo nguyên tắc thống Bổ sung tài liệu cần phải tiến hành thường xun, có tính thiết thực kịp thời, đặc biệt ý tới khả sử dụng chúng thực tế Khi bổ sung tài liệu cần ý đến khả sử dụng chúng phạm vi rộng, điều kiện mở rộng việc sử dụng phương tiện kĩ thuật đại 1.2.4.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ Là trình áp dụng biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ chống hư hại tài liệu lưu trữ bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt lâu dài Tài liệu lưu trữ hình thành từ vật liệu chủ yếu như: Giấy, phim nhựa…Tuổi thọ chúng phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên kĩ thuật bảo quản Không bảo quản tài liệu lưu trữ mặt vật lí mà cịn phải bảo vệ tài liệu có liên quan đến an ninh trị, bí mật quốc gia Điều địi hỏi phải có hệ thống kho lưu trữ tương đối hoàn chỉnh đáp ứng hai yêu cầu: + Bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm chống lại phân huỷ tự nhiên + Chống lại đánh cắp, phá hoại tài liệu lưu trữ kẻ thù Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: + Đề thực chế độ quy định sử dụng biện pháp khoa học kĩ thuật nhằm ngăn chặn tác động nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ + Áp dụng biện pháp khoa học kĩ thuật kinh nghiệm lưu trữ để hạn chế đến mức tối đa trình lão hố tự nhiên tài liệu, kéo dài tuổi thọ chúng 1.2.4.5.Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ q trình phục vụ khai thác thơng tin tài liệu phục vụ yêu cầu nghiên cứu Đây nhiệm vụ quan trọng quan tổ chức lưu trữ Về nguyên tắc tài liệu lưu trữ bảo quản đóng kín mà chúng cịn có ý nghĩa khai thác phục vụ cho toàn xã hội Nội dung chủ yếu việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tổ chức phòng đọc phục vụ cho độc giả, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ Mục đích cao công tác lưu trữ bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ 1.2.4.6 Phục vụ tra cứu lục Đây hoạt động quan trọng công tác lưu trữ địi hỏi phải đáp ứng kịp thời, nhanh chóng, an tồn, phải đảm bảo khơng làm hư hại hay mát tài liệu Khi muốn tra cứu tài liệu yêu cầu cần phải: + Thông báo tài liệu lưu trữ theo chủ đề định + Cung cấp sao, tránh làm thất lạc tài liệu Để phục vụ tốt cho việc tra cứu, lục tài liệu đồng thời tạo điều kiện cho công tác bảo quản tài liệu địi hỏi cán làm cơng tác lưu trữ cần lập sổ giao nhận tài liệu hàng ngày, lập phiếu đề nghị lục *Mẫu phiếu đề nghị lục tài liệu lưu trữ: Phiếu đề nghị lục tài liệu lưu trữ Họ tên:……………………… Đơn vị cơng tác:…………………………………… Tài liệu lục:……………………………………… Lí lục:………………………………………… Ngày …… tháng …… năm……… Người đề nghị 1.2.4.7.Tiêu huỷ tài liệu Tiêu huỷ tài liệu trường hợp tài liệu khơng cịn giá trị quan, tổ chức, doanh nghiệp Mục đích cơng tác nhằm giải phóng chỗ để giảm bớt số lượng hồ sơ phải lưu trữ bảo quản Trước tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu cần phải đánh giá theo tiêu chí sau: + Giá trị trị: Hồ sơ, tài liệu có tác dụng công tác lãnh đạo, định hướng hoạt động quan để xây dựng phát triển kinh tế xã hội đất nước địa phương + Giá trị khoa học: Là chứng tư liệu cho cơng trình nghiên cứu cho việc xây dựng đề án kế hoạch + Giá trị thực tiễn: Phục vụ tra cứu hàng ngày Khi đánh giá giá trị tài liệu cần xem xét nội dung tài liệu, tác giả ban hành, địa điểm hồn cảnh hình thành… phải thành lập “Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ” Sau đánh giá hồ sơ tài liệu không cần thiết, hết giá trị, trùng lặp, hết thời hạn bảo quản đưa vào tiêu huỷ Những tài liệu tiêu huỷ phải ban hành định tiêu huỷ (có danh mục cụ thể) Khi tiêu huỷ phải đốt dùng máy nghiền có chứng kiến người có trách nhiệm Tuyệt đối khơng bán giấy vụn xé bỏ sơ sài Sau tiêu huỷ tài liệu phải lập biên tiêu huỷ có chữ kí cán lưu trữ, chữ kí đại diện hội đồng xác định giá trị tài liệu xác nhận lãnh đạo quan 1.3.CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.3.1.Môi trường làm việc Môi trường làm việc yếu tố định trực tiếp tới tâm lí làm việc cán công nhân viên Môi trường làm việc tốt bố trí cách hợp lí khoa học phòng làm việc, trang thiết bị phương tiện phòng làm việc Phòng làm việc phải đảm bảo yếu tố sau: Thoáng mát: Phịng làm việc phải đảm bảo độ thơng thống, tức nhiệt độ độ ẩm phòng làm việc phải thích hợp khơng làm ảnh hưởng đến sức khoẻ nhân viên sức khoẻ vấn đề định trực tiếp đến suất chất lượng công việc Sạch sẽ: Yếu tố cần thiết đảm bảo vệ sinh môi trường cho người làm công tác văn thư - lưu trữ, tránh bệnh lây nhiễm qua đường hô hấp Ánh sáng: Ánh sáng tác động nhiều đến tâm lí, sức khoẻ nhân viên đặc biệt tác động lên thị giác Vì phịng làm việc phải đảm bảo đủ ánh sáng tự nhiên không nên lạm dụng nhiều ánh sáng đèn dễ tạo cho nhân viên cảm giác mệt mỏi nhức mắt Màu sắc: Màu sắc tạo cảm giác thoải mái làm việc, phòng làm việc cần phải ý đến gam màu nhẹ, hài hồ tránh gam màu nóng dễ gây ức chế cho nhân viên Tiếng ồn: Ảnh hưởng đến tinh thần tập trung nhân viên dễ gây phân tán dễ dẫn đến nhầm lẫn nơi khơng có tiếng ồn nơi làm việc lí tưởng Ngồi với mơi trường làm việc nhân viên lưu trữ cần ý thêm yếu tố: Trang thiết bị phòng chống hoả hoạn: Cần có cịi báo cháy, bình cứu hoả, nhân viên thực hành quy trình phịng cháy chữa cháy Nhiệt độ độ ẩm: Đây yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới đối tượng lưu trữ phải giữ nhiệt độ độ ẩm thích hợp với loại tài liệu lưu trữ 1.3.2.Khoa học công nghệ Khi khoa học công nghệ chưa phát triển, công tác văn thư - lưu trữ chủ yếu làm theo phương pháp thủ cơng, dựa vào sức người nên nhiều sử dụng nhiều nhân lực mà hiệu đem lại không cao, chưa đáp ứng yêu cầu công việc Ngày với phát triển khoa học kĩ thuật, phát triển máy móc đặc biệt máy vi tính với việc kết nối mạng Internet cơng tác văn thư - lưu trữ không ngừng cải thiện, nâng cao chất lượng Khoa học kĩ thuật công nghệ phát triển hỗ trợ đắc lực cho công tác thu thập xử lí thơng tin nói chung cơng tác văn thư - lưu trữ nói riêng Con người làm việc suất, hiệu trang bị đầy đủ phương tiện làm việc đại như: máy vi tính, điện thoại, máy photo, máy fax…Với cơng tác lưu trữ việc tra cứu thơng tin nhanh chóng, xác tránh số thủ tục hành khơng cần thiết Khi muốn tra cứu thơng tin thơng thường cán cơng nhân viên tự tra cứu mạng nội quan, nhân viên văn thư - lưu trữ chịu trách nhiệm quản lí văn thơng tin mang tính chất bí mật 1.3.3 Trình độ cán văn thư - lưu trữ Khoa học kĩ thuật công nghệ ngày phát triển có nhiều tiện ích để vận hành chúng cách có hiệu địi hỏi cán văn thư - lưu trữ phải có kĩ sử dụng thành thạo thiết bị đại Các quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn công tác văn thư - lưu trữ đơn vị phát huy tác dụng làm việc có hiệu phải ý nhiều đến việc nâng cao trình độ lực người làm cơng tác văn thư - lưu trữ Ngồi trình độ chun mơn nghiệp vụ tâm, say mê, nhiệt tình tâm huyết với cơng việc nguồn hỗ trợ lớn hiệu công tác văn thư - lưu trữ Chương 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CHƯƠNG KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN TÂN PHÚ TỈNH ĐỒNG NAI TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 1/2013/NĐ-CP Chính phủ ngày 3/1/2013 quy định chi tiết thi hành số điều luật lưu trữ Luật lưu trữ năm 2011: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quốc Hội ban hành Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12, 2011 Kỷ yếu hội nghị Khoa học “Tổ chức sử dụng TLLT phục vụ nhu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia” Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 2014 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm: “Lý luận thực tiễn công tác văn thư lưu trữ” Nhà xuất Đại học giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990 Lý luận phương pháp công tác Văn thư – Lưu trữ Nghiệp vụ công tác Văn thư – Nhà xuất Thơng tin Nghiệp vụ thư ký văn phịng – TS Nguyễn Hữu Thời Nguyễn Hữu Thân (2015), Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê, Tp.HCM Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo (2005), Giáo trình Quản trị Văn phịng, N B Lao động Xã hội, Hà Nội 10 Nguyễn Thị Liên Diệp (2003), Quản trị học, NXB Thống kê, Tp.HM 11 Soạn thảo, ban hành quản lý văn Nhà nước – Tạ Hữu Anh 12.Tổ chức văn phòng khoa học – ĐH Kinh tế Quốc dân PHỤ LỤC ... thuyết công tác văn thư – lưu trữ - Đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú tỉnh Đồng Nai - Đưa giải pháp kiến nghị nhằm hồn thiện nâng cao hiệu cơng tác văn thư. .. văn thư lưu trữ phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú tỉnh Đồng Nai 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu Khóa luận tập trung nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ phòng nội vụ 1.3.2... kết đạt được, công tác văn thư lưu trữ Phòng nội vụ UBND huyện Tân Phú cịn nhiều tồn tại, hạn chế: Vẫn cịn tình trạng cán hoạt động không chuyên trách làm công tác văn thư lưu trữ; Việc soạn