Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn

MỤC LỤC A. MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn 4 1.1.1. Vị trí, chức năng 4 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 5 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 6 1.2.1. Vị trí, chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn 9 1.2.4. Tình hình tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ 9 Chương 2.Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 11 2.1. Hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 11 2.1.1. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác Văn thư 11 2.1.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác Lưu trữ 11 2.2.Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1. Thực trạng Công tác Văn thư tại Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 12 2.2.1.1Soạn thảo và ban hành văn bản 12 2.2.1.2Quản lý văn bản đi 14 2.2.1.3Quản lý và giải quyết văn bản đến 18 2.2.1.4Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 20 2.2.1.5Quản lý và sử dụng con dấu 21 2.2.2. Thực trạng công tác Lưu Trữ tại phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 21 2.2.2.1Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 22 2.2.2.2Chỉnh lý tài liệu 22 2.2.2.3Bảo quản tài liệu lưu trữ 23 Chương 3: Nhận xét đánh giá và đề xuất khuyến nghị 24 3.1. Nhận xét đánh giá công tác văn thư lưu trữ tại Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 24 3.1.1. Ưu điểm 24 3.1.2. Hạn chế 24 3.2. Đề xuất giải pháp 24 3.2.1. Về tổ chức quản lý Văn thư – Lưu trữ 24 3.2.2. Về bố trí nhân sự làm công tác Văn thư Lưu trữ 25 3.2.3. Tăng cường đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác Văn thư lưu trữ 25 3.2.4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin 25 3.2.5. Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác VTLT 26 3.2.6. Tuyên truyền vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của TLLT 26 3.3. Một số khuyến nghị 26 3.3.1. Đối với Phòng Nội Vu 26 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư lưu trữ 27 C. KẾT LUẬN 28 D. PHỤ LỤC  

MỤC LỤC

A MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 4

Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn 4

1.1.1 Vị trí, chức năng 4

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 5

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 6

1.2.1 Vị trí, chức năng 6

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn 9

1.2.4 Tình hình tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ 9

Chương 2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 11

2.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 11

2.1.1 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác Văn thư 11

2.1.2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác Lưu trữ 11

2.2.Hoạt động nghiệp vụ 12

2.2.1 Thực trạng Công tác Văn thư tại Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 12

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 12

2.2.1.2 Quản lý văn bản đi 14

2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 18

2.2.1.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 20

2.2.1.5 Quản lý và sử dụng con dấu 21

2.2.2 Thực trạng công tác Lưu Trữ tại phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 21

2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 22

2.2.2.2 Chỉnh lý tài liệu 22

2.2.2.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ 23

Chương 3: Nhận xét đánh giá và đề xuất khuyến nghị 24

3.1 Nhận xét đánh giá công tác văn thư lưu trữ tại Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 24

3.1.1 Ưu điểm 24

3.1.2 Hạn chế 24

3.2 Đề xuất giải pháp 24

3.2.1 Về tổ chức quản lý Văn thư – Lưu trữ 24

3.2.2 Về bố trí nhân sự làm công tác Văn thư - Lưu trữ 25

3.2.3 Tăng cường đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác Văn thư lưu trữ 25

3.2.4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin 25

3.2.5 Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác VTLT 26

3.2.6 Tuyên truyền vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của TLLT 26

3.3 Một số khuyến nghị 26

3.3.1 Đối với Phòng Nội Vu 26

3.3.2 Đối với bộ môn văn thư lưu trữ 27

C KẾT LUẬN 28

D PHỤ LỤC

A M Đ U Ở ĐẦU ẦU

Tr i qua quá trình phát tri n lâu dài c a l ch s V i truy n th ng đ uển lâu dài của lịch sử Với truyền thống đấu ủa lịch sử Với truyền thống đấu ịch sử Với truyền thống đấu ử Với truyền thống đấu ới truyền thống đấu ền thống đấu ống đấu ấutranh kiên cường của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoátng c a dân t c, đ t nủa lịch sử Với truyền thống đấu ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ấu ưới truyền thống đấuc ta đã giành đựơc độc lập, thoátc đ c l p, thoátộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ập, thoát

kh i ách nô l c a th c dân Pháp và đ qu c Mỹ, đem l i cu c s ng m no,ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ủa lịch sử Với truyền thống đấu ự ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ống đấu ại cuộc sống ấm no, ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ống đấu ấu

t do, h nh phúc cho dân t c Cùng v i quá trình đ u tranh, xây d ng vàự ại cuộc sống ấm no, ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ới truyền thống đấu ấu ự

trư ng thành đó thì tài li u l u tr cũng đệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ư ữ cũng được hình thành và phát triển ược hình thành và phát triển.c hình thành và phát tri n.ển lâu dài của lịch sử Với truyền thống đấu

Xã h i ngày càng phát tri n Nhu c u trao đ i thông tin c a con ngộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ển lâu dài của lịch sử Với truyền thống đấu ầu trao đổi thông tin của con người ổi thông tin của con người ủa lịch sử Với truyền thống đấu ường của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoátingày càng c n thi t h n bao gi h t L u gi đầu trao đổi thông tin của con người ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ơc độc lập, thoát ờng của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ư ữ cũng được hình thành và phát triển ựơc độc lập, thoátc nh ng tài li u quý giá làữ cũng được hình thành và phát triển ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no,

m t đi u r t c n thi t Đó là nhu c u đòi h i con ngộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ền thống đấu ấu ầu trao đổi thông tin của con người ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ầu trao đổi thông tin của con người ường của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoáti ph i quan tâm đ nế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no,tài li u l u tr Tài li u l u tr ph n ánh ho t đ ng c a h u h t các ngànhệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ư ữ cũng được hình thành và phát triển ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ư ữ cũng được hình thành và phát triển ại cuộc sống ấm no, ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ủa lịch sử Với truyền thống đấu ầu trao đổi thông tin của con người ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no,

ho t đ ng trong xã h i bao g m nhi u lo i hình phong phú và đa d ngại cuộc sống ấm no, ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng ền thống đấu ại cuộc sống ấm no, ại cuộc sống ấm no,

được hình thành và phát triển.c b o qu n t th h này sang th h khác, là ngu n thông tin vô t nừ thế hệ này sang thế hệ khác, là nguồn thông tin vô tận ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng ập, thoát

đ m i ngển lâu dài của lịch sử Với truyền thống đấu ọi người sử dụng ường của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ử Với truyền thống đấu ụng.i s d ng

Ngay t nh ng ngày đ u nừ thế hệ này sang thế hệ khác, là nguồn thông tin vô tận ữ cũng được hình thành và phát triển ầu trao đổi thông tin của con người ưới truyền thống đấuc nhà giành được hình thành và phát triển.c đ c l p, H Chí Minh,ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ập, thoát ồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng

Ch t ch Chính ph Cách m ng Lâm th i nủa lịch sử Với truyền thống đấu ịch sử Với truyền thống đấu ủa lịch sử Với truyền thống đấu ại cuộc sống ấm no, ờng của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ưới truyền thống đấuc Vi t Nam Dân ch C ng hòaệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ủa lịch sử Với truyền thống đấu ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát

đã ký Thông đ t s 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 v công tác côngại cuộc sống ấm no, ống đấu ền thống đấuvăn, gi y t , trong đó Ngấu ờng của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ường của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoáti đã ch rõ "tài li u l u tr có giá tr đ c bi t vỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ư ữ cũng được hình thành và phát triển ịch sử Với truyền thống đấu ặc biệt về ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ền thống đấu

phươc độc lập, thoátng di n ki n thi t qu c gia" và đánh giá "tài li u l u tr là tài s n qúyệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ống đấu ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ư ữ cũng được hình thành và phát triển.báu, có tác d ng r t l n trong vi c nghiên c u tình hình, t ng k t kinhụng ấu ới truyền thống đấu ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ứu tình hình, tổng kết kinh ổi thông tin của con người ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no,nghi m, đ nh hệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ịch sử Với truyền thống đấu ưới truyền thống đấung chươc độc lập, thoátng trình k ho ch công tác và phế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ại cuộc sống ấm no, ươc độc lập, thoátng châmchính sách v m i m t chính tr , kinh t , văn hóa, cũng nh khoa h c kỹền thống đấu ọi người sử dụng ặc biệt về ịch sử Với truyền thống đấu ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ư ọi người sử dụng.thu t Do đó, vi c l u tr công văn, tài li u là h t s c c n thi t” Qua đóập, thoát ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ư ữ cũng được hình thành và phát triển ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ứu tình hình, tổng kết kinh ầu trao đổi thông tin của con người ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no,xác đ nh ýịch sử Với truyền thống đấu nghĩa to l n và t m quan tr ng c a công tác văn th , l u tr đ iới truyền thống đấu ầu trao đổi thông tin của con người ọi người sử dụng ủa lịch sử Với truyền thống đấu ư ư ữ cũng được hình thành và phát triển ống đấu

v i xã h i và s nghi p xây d ng, b o v T qu c.ới truyền thống đấu ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ự ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ự ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ổi thông tin của con người ống đấu

Công tác văn th , l u tr là công tác thư ư ữ cũng được hình thành và phát triển ường của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoátng xuyên c a m i c quanủa lịch sử Với truyền thống đấu ỗi cơ quan ơc độc lập, thoáttrong qu n lý hành chính Nhà nưới truyền thống đấuc Nh m đ m b o thông tin b ng vănằm đảm bảo thông tin bằng văn ằm đảm bảo thông tin bằng văn

b n ph c v k p th i cho vi c lãnh đ o, qu n lý đi u hành công vi c, cungụng ụng ịch sử Với truyền thống đấu ờng của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ại cuộc sống ấm no, ền thống đấu ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no,

c p thông tin gi i quy t công vi c h ng ngày đấu ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ằm đảm bảo thông tin bằng văn ược hình thành và phát triển.c nhanh chóng chính xác,

đ m b o gi gìn bí m t, nâng cao ch t lữ cũng được hình thành và phát triển ập, thoát ấu ược hình thành và phát triển.ng và hi u qu công vi c c aệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ủa lịch sử Với truyền thống đấu

m i c quan.ỗi cơ quan ơc độc lập, thoát Qua đó góp phần hoàn thiện việc cải cách thủ tục hành chính, xahơn là công cuộc cải cách nền hành chính Nhà nước hướng tới mục tiêu xâydựng, phát triển thể chế nền kinh tế quốc gia, đẩy mạnh công cuộc “công nghiệphóa – hiện đại hóa” đất nước.

V i phới truyền thống đấu ươc độc lập, thoátng châm g n li n gi a lý lu n và th c ti n trong chắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong chương ền thống đấu ữ cũng được hình thành và phát triển ập, thoát ự ễn trong chương ươc độc lập, thoátngtrình đào t o c a trại cuộc sống ấm no, ủa lịch sử Với truyền thống đấu ường của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoátng Đ i h c N i V Hà N i nói chung và khoa Văn thại cuộc sống ấm no, ọi người sử dụng ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ụng ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ư– L u tr nói riêng, nhà trư ữ cũng được hình thành và phát triển ường của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoátng đã t ch c cho sinh viên ki n t p ngànhổi thông tin của con người ứu tình hình, tổng kết kinh ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ập, thoátngh t i các c quan, đ n v , t ch c Đây là n i dung b t bu c c a sinhền thống đấu ại cuộc sống ấm no, ơc độc lập, thoát ơc độc lập, thoát ịch sử Với truyền thống đấu ổi thông tin của con người ứu tình hình, tổng kết kinh ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong chương ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ủa lịch sử Với truyền thống đấuviên chuyên nghành L u tr b c đ i h c, v i n i dung ch y u là kh o sátư ữ cũng được hình thành và phát triển ập, thoát ại cuộc sống ấm no, ọi người sử dụng ới truyền thống đấu ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ủa lịch sử Với truyền thống đấu ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no,

v công tác văn th l u tr t i c quan trong th c t nh : v trí ý nghĩa, cácền thống đấu ư ư ữ cũng được hình thành và phát triển ại cuộc sống ấm no, ơc độc lập, thoát ự ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ư ịch sử Với truyền thống đấuquy trình nghi p v c a công tác văn th , th c tr ng xây d ng và tri nệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ụng ủa lịch sử Với truyền thống đấu ư ự ại cuộc sống ấm no, ự ền thống đấukhai các văn b n ch đ o, mô hình t ch c công tác l u tr … ỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về ại cuộc sống ấm no, ổi thông tin của con người ứu tình hình, tổng kết kinh ư ữ cũng được hình thành và phát triển

Đ i ki n t p này nh m giúp cho sinh viên làm quen v i công vi c c aợc hình thành và phát triển ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ập, thoát ằm đảm bảo thông tin bằng văn ới truyền thống đấu ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ủa lịch sử Với truyền thống đấu

c quan, v n d ng nh ng ki n th c lý thuy t đã đơc độc lập, thoát ập, thoát ụng ữ cũng được hình thành và phát triển ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ứu tình hình, tổng kết kinh ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ược hình thành và phát triển.c h c vào kh o sátọi người sử dụng

th c t T o c h i cho sinh viên ch đ ng trong quá trình quan sát, nh nự ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ại cuộc sống ấm no, ơc độc lập, thoát ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ủa lịch sử Với truyền thống đấu ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ập, thoátxét đánh giá n i dung công tác Văn th , L u tr t i t i c quan Đó cũng làộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ư ư ữ cũng được hình thành và phát triển ại cuộc sống ấm no, ại cuộc sống ấm no, ơc độc lập, thoát

d p đ sinh viên c ng c , t ng h p l i ki n th c, t p dịch sử Với truyền thống đấu ển lâu dài của lịch sử Với truyền thống đấu ủa lịch sử Với truyền thống đấu ống đấu ổi thông tin của con người ợc hình thành và phát triển ại cuộc sống ấm no, ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ứu tình hình, tổng kết kinh ập, thoát ược hình thành và phát triển.t, rèn luy n ph mệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ẩm

ch t đ o đ c, ý th c trách nhi m c a m t cán b lám công tác văn th , l uấu ại cuộc sống ấm no, ứu tình hình, tổng kết kinh ứu tình hình, tổng kết kinh ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ủa lịch sử Với truyền thống đấu ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ư ư

tr , là c h i cho sinh viên đúc rút kinh nghi m làm vi c, giao ti p ph c vữ cũng được hình thành và phát triển ơc độc lập, thoát ộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ụng ụng.công tác sau này

Được hình thành và phát triển ực s phân công c a nhà trủa lịch sử Với truyền thống đấu ường của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoátng và s nh t trí c a Trự ấu ủa lịch sử Với truyền thống đấu ư ng phòng

N i V huy n Ch Đ n – T nh B c K n Em đã có th i gian ki n t p tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ụng ệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ợc hình thành và phát triển ồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng ỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về ắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong chương ại cuộc sống ấm no, ờng của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ập, thoát ừ thế hệ này sang thế hệ khác, là nguồn thông tin vô tậnngày 01/6/2016 đ n ngày 19/6/2016 ế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, ở phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn.Trong thời gian kiến tập tuy ngắn nhưng với sự giúp đỡ tận tình của tập thể cán

bộ, chuyên viên văn phòng Nội Vụ em đã bước đầu làm quen và đã được thựchành các công tác văn phòng và các công việc đơn giản như : Soạn thảo vănbản, in ấn, sao chép, sắp xếp tài liệu, đăng ký văn bản đi, đến; đóng dấu vănbản… Qua đó em đã tự rèn luyện kỹ năng làm việc và nâng cao ý thức hiểu biếtcủa mình trong việc trao đổi nghiệp vụ , nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng củacông tác Văn thư, Lưu trữ

Qua thời gian 3 tuần kiến tập được sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn vàtạo điều kiện của Phòng Nội vụ; em có thêm kinh nghiệm trong thực tế côngviệc, củng cố thêm phần kiến thức còn thiếu và nâng cao trình độ Vận dụng lýluận, đối chiếu kiến thức đã học tại trường mà thầy cô trang bị vào thực tiễn,giúp em học hỏi được nhiều kinh nghiệm của các cô chú, anh chị đã làm việc lâunăm, giúp em thấy được giữa lý luận và thực tế chỉ là tương đối, đôi khi trongquá trình giải quyết công việc bên cạnh việc tuân theo những nguyên tắc nhấtđịnh thì cán bộ văn thư lưu trữ cần linh hoạt cho phù hợp với thực tế, điều kiệnkhách quan, để giải quyết công việc đạt hiệu quả tối ưu nhất.

Tuy nhiên do thời gian có hạn, cũng như kiến thức, kinh nghiệm của mộtsinh viên kiến tập còn hạn chế nên bài báo cáo này không tránh khỏi thiết sóthạn chế nhất định Vì vậy, em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiếncủa quý thầy cô để em có thể bổ sung, nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốtcông tác thực tập sau này

Qua bài báo cáo kiến tập em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy,

cô trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư - Lưu trữ đã giảng dạy,giúp đỡ và truyền đạt cho em những kiến thức vững chắc về nghiệp vụ công táccủa mình để có thể tự tin khi kiến tập trong thực tế

Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn, cán

bộ hướng dẫn anh Mai Thanh Nghị đã giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu, thuthập thông tin, cùng toàn thể các chú, anh, chị làm việc tại Phòng đã nhiệt tìnhchỉ bảo, tạo điều kiện để em hoàn thành đợt kiến tập này

Em xin chân thành cảm ơn

B PH N N I DUNG ẦU ỘI DUNG

Ch ương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức ng 1: Gi i thi u vài nét v c quan, t ch c ới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức ệu vài nét về cơ quan, tổ chức ề cơ quan, tổ chức ơng 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức ổ chức ức 1.1 L ch s hình thành, ch c năng nhi m v , quy n h n, c c u t ịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ ử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ ức ệu vài nét về cơ quan, tổ chức ụ, quyền hạn, cơ cấu tổ ề cơ quan, tổ chức ạn, cơ cấu tổ ơng 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức ấu tổ ổ chức

ch c c a U ban nhân dân huy n Ch Đ n ức ủa Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn ỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn ệu vài nét về cơ quan, tổ chức ợ Đồn ồn

1.1.1.V trí, ch c năng ị trí, chức năng ức năng

Căn cứ vào Hiến pháp, pháp luật hiện hành và luật tổ chức HĐND vàUBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn do HĐND cùng cấp bầu, cơ quanhành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dâncùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

UBND huyện Chợ Đồn chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, cácvăn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dâncùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xãhội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

và thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương

UBND huyện Chợ Đồn tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dânchủ; phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủnghĩa, ngăn ngừa và phòng chống các biểu hiện quan liêu, hách dịch, cửa quyền,tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêu cực khác của cán bộ,công chức và trong bộ máy chính quyền huyện

UBND huyện Chợ Đồn chịu sự chỉ đạo của UBND tỉnh Bắc Kạn Hiệu quảhoạt động của UBND được đảm bảo bằng hiệu quả hoạt động của tập thể UBND

và các thành viên khác của UBND cùng các cơ quan chuyên môn Trong phạm

vi quyền hạn do pháp luật quy định, UBND huyện được ra quyết định, chỉ thị và

tổ chức thực hiện

1.1.2.Nhi m v , quy n h n ệm vụ, quyền hạn ụ, quyền hạn ền hạn ạn

Theo luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn là

Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ củaHuyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của HĐND cùng cấp và Cơ

quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốcphòng,…cụ thể là:

+) Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá,giáo dục, dịch vụ y tế, công nghiệp môi trường,…

+) Về thu chi ngân sách của địa phương trên địa bàn Huyện theo quy địnhcủa pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc thuđúng, thu đủ và thu kịp thời các loại thuế cũng như các loại thu khác

+) Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật,cùng với các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐNDcùng cấp

+) Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội: thực hiện nhiệm vụxây dựng lực lượng vũ trang nhân dân và xây dựng lực lượng quốc phòng toàndân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự

+) Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức vàcông dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân

+) Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại của công dân theođúng thẩm quyền của Huyện

+) Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội chocán bộ viên chức của Huyện

1.1.3.C c u t ch c ơ cấu tổ chức ấu tổ chức ổ chức ức năng

Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quyđịnh tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thànhphố thuộc tỉnh, hiện nay UBND huyện có 15 phòng, ban chuyên môn trực thuộc

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chợ Đồn phụ lục số 01)

Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện Chợ Đồn giúp UBND huyệnthực hiện chức năng quản lý nhà nước một hoặc nhiều ngành, lĩnh vực trên địabàn huyện theo quy định của Pháp luật và đảm bảo sự thống nhất quản lý củangành hoặc lĩnh vực công tác từ tỉnh đến cơ sở Các phòng chịu sự quản lý, chỉđạo trực tiếp của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn vềchuyên môn nghiệp vụ của Sở quản lý ngành, lĩnh vực của tỉnh

Mỗi phòng có 01 Trưởng phòng, có từ 01 đến 02 phó Thủ trưởng và cáccông chức giúp việc Biên chế của các phòng, đơn vị sự nghiệp được UBNDhuyện phân công nằm trong tổng biên chế của UBND huyện được UBND tỉnhgiao hàng năm

1.2 Ch c năng, nhi m v , quy n h n, c c u t ch c c a Phòng ức ệu vài nét về cơ quan, tổ chức ụ, quyền hạn, cơ cấu tổ ề cơ quan, tổ chức ạn, cơ cấu tổ ơng 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức ấu tổ ổ chức ức ủa Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn

N i V huy n Ch Đ n ội Vụ huyện Chợ Đồn ụ, quyền hạn, cơ cấu tổ ệu vài nét về cơ quan, tổ chức ợ Đồn ồn

Căn cứ Quyết định số 01/2015/QĐ–UBND ngày 06 tháng 10 năm 2015ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Phòng Nội Vụ huyệnChợ Đồn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồnquy định như sau:

1.2.1 Vị trí, chức năng

Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhândân huyện Chợ Đồn, là cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thựchiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quanhành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương;địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức

xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôngiáo, thi đua khen thưởng

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sựchỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyệnChợ Đồn, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp

vụ của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dàihạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địa bàn

và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định

Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạchsau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về

các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

- Về tổ chức, bộ máy:

Tham mưu giúp UBND huyện quy định các chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND theo hướng dẫn củaUBND tỉnh

Trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp có thẩmquyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộcUBND huyện

- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hànhchính, sự nghiệp hàng năm

Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chếhành chính, sự nghiệp

Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế

độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sựnghiệp thuộc huyện và UBND xã, thị trấn

- Về công tác xây dựng chính quyền:

Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việcbầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBND huyện vàhướng dẫn của UBND tỉnh

Tham mưu, giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia,điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình HĐND huyện thôngqua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định Chịu tráchnhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện

- Về cán bộ, công chức, viên chức

Tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động,

bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về

chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viênchức.

Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiệnchính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấntheo phân cấp;

- Về cải cách hành chính:

Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môncùng cấp và UBND các xã, thị trấn thực hiện công tác cải cách hành chính ở địaphương

Tham mưu, giúp UBND huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cáchhành chính trên địa bàn huyện

- Về công tác văn thư, lưu trữ:

Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế

độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn

huyện

- Về công tác tôn giáo:

Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện cácchủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo Chủ trì,phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụ quản lýnhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND tỉnh và theo quyđịnh của pháp luật

- Về công tác thi đua, khen thưởng:

Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua vàtriển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bànhuyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng huyện.Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,khen thưởng theo quy định của pháp luật

- Về công tác thanh niên:

Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạchdài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác thanh niên được giao.hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và công tácthanh niên theo quy định

Ngoài ra còn thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn

*Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ (Phụ lục số 01)

Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn hiện nay gồm 07 cán bộ công chức baogồm: 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 04 chuyên viên viên:

1 Trưởng phòng: Đồng chí: Nông Thế Thái

2 Phó trưởng phòng: Đồng chí: Nông Văn Dương

tịch UBND huyện Chợ Đồn và trước Pháp luật về việc thực hiện chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn được giao và mọi hoạt động của Phòng Nội vụ;

dõi một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước Phápluật về nhiệm vụ được phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt, Phó Trưởngphòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng

Trưởng phòng

hành chính của UBND huyện được UBND tỉnh phân bổ hàng năm

1.2.4 Tình hình tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ

Hiện nay thường tồn tại các hình thức tổ chức của văn thư như: bố trí theokiểu tập trung, phân tán hay hỗn hợp Tùy theo tính chất công việc khác nhau,quy mô hoạt động của cơ quan khác nhau mà người ta có thể lựa chọn cách bốtrí phù hợp, một mô hình tổ chức hợp lý để có hiệu quả hoạt động cao nhất.Căn cứ vào quy mô, chức năng, nhiệm vụ, phạm vi thẩm quyền của cơquan và một số yếu tố khác, bộ phận văn thư – lưu trữ được bố trí tại một phòngriêng theo mô hình văn thư hỗn hợp thuộc đơn vị Phòng Nội vụ Troong đó việctiếp nhận, đăng ký văn bản, nhân bản, đóng dấu…được thược hiện tại bộ phậnvăn thư Được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại như: máy vi tính, máy

in, máy photo coppy, mạng internet… phục vụ cho các nghiệp vụ của công tácvăn thư – lưu trữ Ngoài ra, còn được trang bị các cặp, hộp, tủ để bảo quản tàiliệu được tốt nhất

Công tác văn thư – lưu trữ của Phòng Nội vụ do đồng chí Ma Thị Nga phụtrách Chức năng, nhiệm vụ:

+) Giải quyết, thực hiện các nghiệp vụ Văn thư – lưu trữ của Phòng Nội vụ;+) Đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị, các cơ quan củaTrung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn huyện, các xã, thị trấn trong việc thựchiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của huyện Trong quá trình tổ chức thựchiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị phản ánh về Phòng Nội

vụ để tổng hợp báo cáo UBND huyện xem xét, giải quyết; thực hiện báo cáo,thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của Pháp luật

Ch ương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức ng 2

Th c tr ng công tác văn th , l u tr t i Phòng N i V huy n Ch ực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội Vụ huyện Chợ ạn, cơ cấu tổ ư ư ữ tại Phòng Nội Vụ huyện Chợ ạn, cơ cấu tổ ội Vụ huyện Chợ Đồn ụ, quyền hạn, cơ cấu tổ ệu vài nét về cơ quan, tổ chức ợ Đồn

Đ n ồn 2.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn

2.1.1 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác Văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ các công việc có liên quan đến việc soạn thảo,banhành văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

và tổ chức khoa học văn bản trong các cơ quan, nên có vai trò rất quan trọng cóảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý điều hành của cơ quan và cũng là mộtmặt hoạt động của Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn

Để đưa công tác Văn thư đi vào nề nếp thực tế đặt ra cần có các văn bảnquản lý, hệ thống các văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác văn thư Hiện nay nhànước ta đã ban hành ra rất nhiều các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ vềcông tác văn thư để có sự thống nhất chung trong công việc Phòng Nội Vụhuyện Chợ Đồn cũng đã và đang áp dụng theo những văn bản chỉ đạo đó để đưa

cơ quan đi vào nề nếp nhất định, một số văn bản như:

+)Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư;

+)Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ

về việc Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày

08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

+) Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ

về quản lý và sử dụng con dấu;

+)Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

+)Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướngdẫn xây dựng Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

2.1.2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác Lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất

cả các vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa họctài liệu cũng như bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công tác quản

lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân Công tác lưutrữ là một mắt xích quan trọng trong hoạt động của bộ máy nhà nước nói chung

và Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn nói riêng

Để thực hiện nghiệp vụ lưu trữ một cách thống nhất, chính xác hiện nay cácvăn bản chỉ đạo, hướng dẫn của công tác lưu trữ tại phòng chủ yếu thực hiệntheo các văn bản do nhà nước ban hành như:

+) Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012, thông tư của

Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp luu hồ sơ, tài liệu vàolưu trữ cơ quan;

+) Thông tư số 09/2013/TT-BNV, ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội

vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ;+) Thông tư số 09/2011/TT-BNV, ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội

vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức

Hiện nay phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn đã và đang thực hiện các văn bảnchỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan khá tốt để thực hiện tốt công tácnày không chỉ áp dụng theo các văn bản của nhà nước mà cần áp dụng theo vănbản của cơ quan về công tác này Việc ban hành quy chế văn thư, lưu trữ tạiPhòng Nội Vụ huyện vẫn đang xây dựng nằm trong kế hoạch trên dự thảo nhưngvẫn chưa ban hành chính thức

2.2.Ho t đ ng nghi p v ạn, cơ cấu tổ ội Vụ huyện Chợ Đồn ệu vài nét về cơ quan, tổ chức ụ, quyền hạn, cơ cấu tổ

2.2.1 Th c tr ng Công tác Văn th t i Phòng N i V huy n Ch Đ n ực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội Vụ huyện Chợ ạn, cơ cấu tổ ư ạn, cơ cấu tổ ội Vụ huyện Chợ Đồn ụ, quyền hạn, cơ cấu tổ ệu vài nét về cơ quan, tổ chức ợ Đồn ồn

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, các văn bản do Phòng Nội

Vụ huyện Chợ Đồn ban hành chủ yếu là các văn bản hành chính thông thườnggồm: quyết định, công văn, hướng dẫn, báo cáo, một số loại giấy đi đường, giấy

*Thể thức văn bản

Qua quan sát thực tế công tác soạn thảo văn bản của Phòng Nội vụ huyệnChợ Đồn cơ bản là thực hiện đúng với quy trình, thể thức và kỹ thuật trình bàyđược quy định trong Thông tư số 01/2011/TT – BNV, ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính

Thể thức văn bản quản lý của tại Phòng Nội Vụ bao gồm đầy đủ các thànhphần thể thức sau:Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành; Số, ký hiệu vănbản; Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nộidung của văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người cóthẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận

*Kỹ thuật trình bày văn bản của Phòng thực hiện đúng với quy định hiệnhành theo thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

b) Quy trình soạn thảo văn bản

Văn bản là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động; công bốcác chủ trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch hàngngày, là một trong những phương tiện quan trọng trong quá trình lãnh đạo, chỉđạo công tác

Quy trình soạn thảo văn bản của Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn bao gồmcác bước sau:

Bước 1: Căn cứ vào tính chất phức tạp, tầm quan trọng của văn bản thìlãnh đạo phòng sẽ chỉ định cho mỗi cá nhân phụ trách công tác chuyên môn,nghiệp vụ của mình soạn thảo Người trực tiếp được phân công soạn thảo phảichuẩn bị đầy đủ thông tin, văn bản có liên quan và đưa ra hướng dự thảo trìnhlãnh đạo phòng thông qua mới tiến hành xây dựng dự thảo

Bước 2: Sau khi đã xác định loại văn bản, chuẩn bị tài liệu, số liệu liênquan và thống nhất hướng xây dựng dự thảo, người được phòng phân công dựthảo tiến hành dự thảo văn bản theo các thể thức văn bản và bố cục, cách hành

văn, hình thức phải phù hợp với nội dung văn bản.

Sau đó trình lãnh đạo phòng kiểm tra, điều chỉnh nội dung, hình thức Sau

đó, người dự thảo chỉnh sửa lại (nếu có) và trình lãnh đạo phòng ký

Bước 3.Bộ phận Văn thư nhận được dự thảo trình ký của cán bộ dự thảophải cử người soát xét lần cuối cùng về nội dung văn bản theo các góp ý, kiểmtra bố cục, hình thức văn bản theo đúng quy định Nếu dự thảo đã đầy đủ, khảthi thì tham mưu lãnh đạo quyết định ban hành hoặc phê duyệt

Bước 4 Lãnh đạo căn cứ thẩm quyền ký văn bản để xem xét, ký ban hànhhoặc phê duyệt văn bản Nếu nhận thấy văn bản chưa đúng quy định, nội dungchưa phù hợp, không khả thi thì chuyển trả lại phòng dự thảo chỉnh sửa cho phùhợp và trình ký lại

Bước 5 Sau khi lãnh đạo phòng phê duyệt văn bản và cho phép ban hànhthì sẽ chuyển cho cán bộ Văn thư để đăng ký văn bản Văn thư có trách nhiệmlưu đầy đủ bản gốc văn bản đã gửi đi

Nhìn chung việc soạn thảo văn bản ở Phòng Nội vụ cơ bản thực hiện đầy

đủ các bước theo quy định soạn thảo và ban hành văn bản Trong quá trình soạnthảo văn bản thì người đánh máy cũng không thể tránh được một số sai sót.Trong đó, lỗi chính tả là phổ biến nhất trong khi đánh máy Tuy nhiên, tất cảnhững lỗi đó hầu như đều được phát hiện và sửa chữa sớm trước khi trình kí vớilãnh đạo Chính vì vậy các văn bản của phòng ban hành cơ bản là tốt và đảm bảochất lượng văn bản đồng thời đáp ứng được mọi mục đích yêu cầu của cơ quan

có trách nhiệm giải quyết

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành

hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Vănbản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyểngiao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tụcphát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

a) Quy trình quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, vănbản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

Văn bản đi của phòng được quản lý theo trình tự sau:

Bước 1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày,tháng, năm của văn bản;

 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Hiện nay Phòng Nội Vụ đã và đang tiến hành áp dụng theo thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản và thực hiện rất đúng với quy định nên tránh được sai sót nhầmlẫn trong văn bản

Trước khi phát hành văn bản, cán bộ Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹthuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệmxem xét, giải quyết

*Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chungcủa cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật cóquy định khác

Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản

1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của BộNội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quyđịnh tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Văn bản mật

đi được đánh số và đăng ký riêng.

Bước 2 Đăng ký văn bản đi

Cán bộ Văn thư là người đăng ký văn bản đi và được đăng ký vào sổ đăng

ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính

Lập sổ đăng ký văn bản đi: Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đihàng năm, Phòng Nội vụ quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phùhợp.Văn bản mật đi được đăng ký riêng

Việc đăng ký văn bản đi tại Phòng Nội Vụ được thực hiện theo phươngpháp truyền thống (đăng ký bằng sổ) Mẫu sổ: “SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂNĐI”, qua khảo sát thực tế việc đăng ký văn bản đi vào sổ chỉ ghi mỗi số khôngghi ký hiệu việc này gây khó khăn trong việc tra tìm khi cần thiết

(Bìa sổ và nội dung đăng ký bên trong của sổ đăng ký văn bản đi của phòng Nội Vụ xem phụ lục 03)

Bước 3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn;

Nhân bản: Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên

cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bảnkhông liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèmtheo để lưu ở Văn thư; Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạoPhòng Nội vụ huyện

Đóng dấu cơ quan:Văn bản sau khi đã có chữ ký chính thức của lãnh đạo

cơ quan được chuyển sang bộ phận văn thư đóng dấu, ghi số, ngày tháng củavăn bản Dấu của Phòng Nội Vụ được bảo quản tại bộ phận văn thư và do cán

bộ văn thư trực tiếp đóng dấu

Nguyên tắc: Dấu chỉ được đóng vào những văn bản có chữ ký hợp lệ của

cơ quan, không đóng dấu lên những văn bản chưa ghi đầy đủ thông tin và khôngđược đóng dấu lên giấy trắng Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lênkhoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúngchiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định Đóng dấu vào phụ lục kèmtheo, dấu giáp lai (nếu có) Đóng dấu độ khẩn, mật đối với các văn bản mật,khẩn

Về cơ bản thì cán bộ văn thư Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn thực hiện việcquản lý và sử dụng con dấu cơ quan tương đối tốt, chấp hành đúng các quy địnhcủa Nhà nước và của cơ quan, hiện nay vẫn chưa có trường hợp đóng dấu nhầmxảy ra, tuy nhiên vẫn còn có trường hợp đóng dấu vẫn chưa được thẳng , hay bịlệch, dấu trùm quá 1/3 chữ ký.

Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi;

Văn thư Phòng Nội vụ huyện tiến hành các công việc sau đây khi pháthành: Lựa chọn bì; viết bì, vào bì và dán bì; đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độmật và dấu khác lên bì (nếu có)

(Mẫu bì chuyển phát văn bản đi của Phòng Nội Vụ xem Phụ lục số 05)

Sau khi hoàn thành thủ tục chuyển phát văn bản bản phải được phát hànhngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việctiếp theo

Hình thức chyển phát văn bản đi: Văn bản đi được chuyển phát qua bưuđiện; chuyển giao trực tiếp văn bản;chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, quamạngChuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quyđịnh tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm

2002 của Bộ Công an

Cán bộ văn thư cơ quan sau khi tiến hành chuyển phát văn bản phải theodõi, kiểm tra xem văn bản đó đã đến đối tượng có nhận chưa, từ đó để cóphương án giải quyết công việc cho hiệu quả

Bước 5 Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại bộ phận Văn thưPhòng Nội vụ huyện và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc Bản gốc lưu tại

Văn thư Phòng Nội vụ huyện phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăngký.

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ cácmức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến

Theo công văn 425/VTLTNN- NVTW ngày 18/7/2005, tất cả các văn bảnquy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bảnfax, văn bản truyền qua mạng …) và các loại đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chứcđược gọi chung là văn bản đến

*Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Phòng Nội vụ:

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư của phòng sẽ kiểm tra sốlượng bì, tình trạng của bì, kiểm tra nơi nhận và dấu niêm phong (đối với vănbản mật), phải kiểm tra đối với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, côngchức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnhđạo Cán bộ Văn Thư là người trực tiếp bóc bì, phân loại văn bản, đóng dấu đến,sau đó đăng ký vào sổ trước khi trình trưởng phòng cho ý kiến chỉ đạo giảiquyết Đối với văn bản chuyển đích danh cá nhân thì sau khi đăng ký vào sổ vàchuyển trực tiếp đến cá nhân đó

Bước 2: Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến

Văn thư có nhiệm vụ đóng dấu đến lên văn bản, ghi số đến, ngày đến Dấu

đến được đóng ngay ngắn, rõ ràng, vào khoảng trống dưới số và ký hiệu, dưới tríchyếu nội dung( đối với văn bản không có tên loại) Dấu đến là cơ sở để truy cứutrách nhiệm về giải quyết văn bản do đó số đến và ngày đến phải ghi khớp với số

và ngày ghi trong sổ đăng ký văn bản đến

Mẫu dấu đến của Phòng Nội Vụ được trình bày như sau:

- Tên cơ quan: Phòng Nội Vụ Huyện Chợ Đồn