Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Ba Bể

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể 3 1.1.1. Chức năng 3 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Ba Bể. 4 1.2.1. Vị trí, chức năng 4 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 9 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư, Lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Ba Bể 10 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 10 1.3.2.Cơ cấu tổ chức: 10 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Ba Bể 11 2.1. Công tác văn thư 11 2.1.1. Sự chỉ đạo về công tác văn thư 11 2.1.2. Nội dung công tác Văn thư 12 2.1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 12 2.1.2.2. Quản lý văn bản 13 2.2.1.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 17 2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 19 2.2. Công tác lưu trữ 20 2.2.1. Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ 20 2.2.2. Nội dung công tác lưu trữ 21 2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 21 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 22 2.2.2.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu 22 2.2.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ 23 2.2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu TLLT 23 2.2.2.6. Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT 23 Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra kiến nghị 24 3.1. Nhận xét, đánh giá 24 3.1.1. Ưu điểm 24 3.1.2. Nhược điểm 25 3.2. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Ba Bể: 26 3.3. Một số kiến nghị 27 3.3.1. Đối với Phòng Nội vụ huyện Ba Bể 27 3.3.2. Đối với bộ môn VTLT, Khoa Văn thư –Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 28 KẾT LUẬN 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC 1

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 3

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 3

Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 3

của cơ quan, tổ chức 3

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể 3

1.1.1.Chức năng 3

1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 3

1.1.3.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể 4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Ba Bể 4

1.2.1.Vị trí, chức năng 4

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 10

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư, Lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Ba Bể 11

1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 11

1.3.2.Cơ cấu tổ chức: 11

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ 12

của Phòng Nội vụ huyện Ba Bể 12

2.1 Công tác văn thư 12

2.1.1 Sự chỉ đạo về công tác văn thư 12

2.1.2 Nội dung công tác Văn thư 13

2.1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 13

2.1.2.2 Quản lý văn bản 14

2.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 18

2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 20

2.2 Công tác lưu trữ 21

2.2.1 Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ 21

2.2.2 Nội dung công tác lưu trữ 22

2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 22

2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 23

2.2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu 23

2.2.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 24

2.2.2.5 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu TLLT 24

2.2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT 24

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra kiến nghị 25

3.1 Nhận xét, đánh giá 25

3.1.1 Ưu điểm 25

3.1.2 Nhược điểm 26

3.2 Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Ba Bể: 27

3.3 Một số kiến nghị 28

3.3.1 Đối với Phòng Nội vụ huyện Ba Bể 28

3.3.2 Đối với bộ môn VTLT, Khoa Văn thư –Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 29

KẾT LUẬN 31

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

D PHỤ LỤC 32

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

Làm tốt công tác công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan, tổ chức.

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cần có sự phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng của công tác VTLT trong lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ trương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan

Bác Hồ đã nói “ Học đi đôi với hành”, đó là một chân lý muôn thủa được các thế hệ vận dụng có hiệu quả kết hợp với phương châm của nhà trường là “ Học thật, thi thật, ra đời làm thật” cùng với phương châm gắn liền giữa lý luận

và thực tiễn trong công tác đào tạo của nhà trường: Lấy lý luận làm điểm tựa, làm cơ sở cho thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung cho những kiến thức mới, cập nhập và làm phong phú thêm được kho tàng lý luận Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác VTLT Trường đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên đi kiến tập tại các cơ quan, tổ chức kéo dài gần một tháng, từ ngày 01 tháng 6 năm 2016 đến ngày 20 tháng 06 năm 2016 Đợi kiến tập này nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã được học ở trường, ở lớp

Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của “Phòng Nội vụ huyện Ba Bể”, tôi đã có đợt kiến tập đúng quy định về thời gian cũng như việc

thực hành các nội dung trong bản đề cương kiến tập mà thầy cô đã hướng dẫn.

Với thời gian kiến tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho tôi những kiến thức quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà tôi đã đúc rút được để

bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưới sự hướng dẫn giúp đỡ tận tình của các cán bộ Phòng Nội vụ trong đợt kiến tập.Trong thời gian làm chuyên đề báo cáo mặc dù rất cố gắng nhưng vì đây là lần đầu tiên tôi được tiếp xúc với công việc thực tế, với thời gian kiến tập không nhiều và thiếu kinh nghiệm thực tế nên bài báo cáo của tôi còn nhiều thiếu sót và không tránh khỏi những hạn chế nhất định Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ, những đóng góp ý kiến của các cô, chú, anh, chị trong cơ quan cũng như các thầy cô giáo Khoa Văn Thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội để tôi có thể hoàn thành tốt báo cáo kiến tập của mình

Qua bài báo cáo kiến tập tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy, cô Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung và Khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng

đã giảng dạy, giúp đỡ và truyền đạt cho tôi những kiến thức vững chắc về nghiệp vụ công tác VTLT để tôi có thể tự tin khi ra trường làm việc trong thực tế

Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện Ba Bể cùng toàn thể các cô, chú, anh, chị đã giúp tôi có niềm tin và lòng say mê nghề nghiệp cũng như nhận thức được phẩm chất và trách nhiệm của người cán bộ sau khi ra trường công tác, và đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Cán sự Hứa Thị Nhẫn – Cán bộ quản lý Nhà nước về Văn thư – Lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Ba Bể đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn để tôi hoàn thành tốt đợt kiến tập này

Tôi xin chân thành cảm ơn.

Ba Bể, ngày 20 tháng 6 năm2016

Nông Thị Thúy

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

của cơ quan, tổ chức 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể

1.1.1 Chức năng

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HDND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn barn của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ Trung ương tới cơ sở

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

a Trong lĩnh vực kinh tế: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã , thị trấn

b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và đất đai: Xây dựng các chương trình khuyến khích phát triển nông – lâm – ngư nghiệp; Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất,giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai; Xét duyệt quy hoạch thủy lợi

c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: Xây dựng kế hoạch, quy hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng

e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: Xây dựng, kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt đông thương mại và du lịch trên địa

bàn huyện;

f Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao: Xây dựng, tổ chức và kiểm tra, các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

g Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường: Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương; Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể gồm :

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể (Phụ lục 01)

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Nội

vụ huyện Ba Bể.

Căn cứ theo Quyết định thành lập số 183/QĐ-UBND ngày 31 tháng 3 năm 2008 của UBND huyện Ba Bể v/v thành lập cơ quan chuyên môn Theo đó, Phòng Nội vụ có chức năng, nhiệm vụ sau:

thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng; công tác Thanh niên

- Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

- Về tổ chức, bộ máy:

+ Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn của UBND cấp tỉnh;

+ Trình UBND cấp huyện quyết định hoặc để UBND cấp huyện trình cấp

có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện;

+ Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình cấp có thẩm quyền quyết định;

+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định thành lập, giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của pháp luật

- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế

- Về công tác xây dựng chính quyền:

+ Giúp UBND cấp huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBND cấp huyện và hướng dẫn của UBND cấp tỉnh;

+ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND cấp huyện phê chuẩn các chức danh lãnh đạo của UBND cấp xã; giúp UBND cấp huyện trình UBND cấp tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;

+ Tham mưu, giúp UBND cấp huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình HĐND cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định;

+ Giúp UBND cấp huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, bản, tổ dân phố trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn, làng, bản, tổ dân phố

- Giúp UBND cấp huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn

vị sự nghiệp, xã, phường, thị trấn trên địa bàn huyện

- Về cán bộ, công chức, viên chức:

+ Tham mưu giúp UBND cấp huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức;

+ Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, phường, thị trấn và

thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách

xã, phường, thị trấn theo phân cấp

- Về cải cách hành chính:

+ Giúp UBND cấp huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn cùng cấp và UBND cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa phương;

+ Tham mưu, giúp UBND cấp huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện;

+ Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo UBND cấp huyện và cấp tỉnh

- Giúp UBND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn

- Về công tác văn thư, lưu trữ:

+Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác VTLT;

+ Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện và Lưu trữ huyện

- Về công tác tôn giáo:

+ Giúp UBND cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo

và công tác tôn giáo trên địa bàn;

+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật

- Về công tác thi đua, khen thưởng:

+ Tham mưu, đề xuất với UBND cấp huyện tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng

cấp huyện;

+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định của pháp luật

- Về công tác thanh niên:

+ Tham mưu trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch,

kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác thanh niên

+ Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch về thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt

+ Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và công tác thanh niên được giao

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm

về công tác nội vụ theo thẩm quyền

- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND cấp huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên địa bàn

- Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ trên địa bàn

- Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của UBND cấp huyện

- Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật

và theo phân cấp của UBND cấp huyện

- Giúp UBND cấp huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã, phường, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.-

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND cấp huyện.

- Phó Trưởng phòng: Đ/c Nông Văn Tấn

Lĩnh vực phụ trách: Giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt được Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng

Là phó tài khoản đơn vị, phụ trách mảng xây dựng chính quyền cơ sở Trực tiếp xây dựng các kế hoạch và công tác báo cáo hàng tháng, quý và cả năm của đơn vị

- Công chức:

+ Ma Thị Miên - Chuyên viên

Quản lý công chức, viên chức cấp huyện, công tác đào tạo, bồi dưỡng, giải quyết chế độ chính sách cho công chức, viên chức

+ Nông Thanh Lâm - Chuyên viên

Quản lý cán bộ, công chức cấp xã, công tác đào tạo, bồi dưỡng, giải quyết chế độ chính sách, khiếu nại, tố cáo của cán bộ, công chức cấp xã; Công tác quản lý địa giới hành chính

+ Trần Tiến Thành - Chuyên viên

Phụ trách công tác Thi đua - khen thưởng; Công tác Tôn giáo; Công tác cải cách hành chính

+ Chu Ngọc Danh – Chuyên viên

Phụ trách công tác thanh niên; Nghị quyết 30a; Quản lý hội

+ Hứa Thị Nhẫn – Cán sự

Phụ trách công tác quản lý Nhà nước về Văn thư – Lưu trữ.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Ba Bể (Phụ lục 02)

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư, Lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Ba Bể

Công tác Văn thư – Lưu trữ là một trong những lĩnh vực chuyên môn thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ

Bộ phận Văn thư – Lưu trữ được bố trí một phòng làm việc riêng biệt thuộc đơn vị Phòng Nội vụ Được trang bị các trang thiết bị hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy photo copy, mạng internet, phục vụ cho các nghiệp vụ của công tác Văn thư - Lưu trữ Ngoài ra, còn được trang bị các cặp, hộp, tủ, giá để bảo quản tài liệu được tốt nhất

1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

- Giải quyết, thực hiện các nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Ba Bể;

- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện và Lưu trữ huyện

- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ

của Phòng Nội vụ huyện Ba Bể 2.1 Công tác văn thư

2.1.1 Sự chỉ đạo về công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản

lý, sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan của Nhà nước kết quả của công tác Văn thư là sự khởi đầu, là tiền đề cho công tác Lưu trữ Công tác Văn thư được thực hiện tốt có tác dụng đối với toàn xã hội

Trong quá trình hoạt động, Phòng Nội vụ huyện Ba Bể đã tham mưu cho UBND huyện ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo làm hành lang pháp lý cho công tác văn thư được thực hiện thống nhất trên địa bàn huyện, các xã, thị trấn Mở các lớp tập huấn công tác văn thư, đưa cán bộ đi học nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ

Bên cạnh đó, Cán bộ Văn thư của Phòng Nội vụ huyện còn sử dụng một

số văn bản hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ về công tác Văn thư của Nhà nước:

1 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn về thể thức kĩ thuật soạn thảo văn bản;

2 - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

3 - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004;

4 - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

5 - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 5 năm 2009 của Chính phủ về sửa đỏi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

6 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 thông tư của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

2.1.2 Nội dung công tác Văn thư

Công tác văn thư của Phòng Nội vụ huyện Ba Bể bao gồm các công việc

về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Phòng Nội vụ huyện Ba Bể; Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

2.1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Phòng Nội vụ huyện Ba Bể có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản như: Kế hoạch, báo cáo, tờ trình, thông báo, công văn,

kế hoạch, biên bản

a Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

Văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức kĩ thuật soạn thảo văn bản

b Soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm:

• Soạn thảo văn bản

Công tác soạn thảo văn bản được giao cho cán bộ chuyên trách ở Phòng Nội vụ huyện đảm nhận

Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản

Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan cho Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng;

• Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

- Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt (Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng).

- Trong trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định

• Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng là người có thẩm quyền kiểm tra văn bản trước khi ban hành

• Ký văn bản

Trưởng phòng có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan ban hành, hoặc có thể giao cho Phó Trưởng phòng ký thay

• Đánh máy, nhân bản

Việc đánh máy nhân bản phải đảm bảo những yêu cầu:

- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Nhân bản đúng số lượng quy định;

- Giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định

2.1.2.2 Quản lý văn bản

* Nguyên tắc chung:

- Tất cả các văn bản đi, văn bản đến của cơ quan phải được tập chung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng

ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

- Văn bản đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

- Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước ( sau đây gọi là

bảo vệ bí mật Nhà nước.

Bảng thống kê số lượng văn bản đi, đến trong 02 năm của Phòng Nội

vụ huyện Ba Bể:

Qua bảng thống kê số lượng văn bản đi, đến của PNV huyện Ba Bể trong

02 năm gần đây, tôi thấy số lượng văn bản đi, đến của Phòng không nhiều, sự chênh lệch giữa các năm không lớn

a Quản lý văn bản đi

Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm của văn bản

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo Trưởng phòng xem xét, giải quyết

- Ghi số của văn bản:

Tất cả văn bản đi của cơ quan, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý , trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật

- Ghi ngày, tháng văn bản

Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật

- Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng

Bước 2: Đăng ký văn bản

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính