Văn thư lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và trong các trường học nói riêng. Vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với công tác quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng. Từ việc chỉ đạo, điều hành, quyết định đến việc thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành, sử dụng và lưu trữ văn bản. Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị, thông tư, nghị địnhlà rất nhiều nên nó đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ trong trường học phải thận trọng, tỉ mỉ, ngăn nắp; phải biết sắp xếp, phân loại và xử lý các văn bản nhận được một cách khoa học, nhanh chóng và chính xác giúp hiệu trưởng nắm bắt kịp thời những thông tin để có hướng giải quyết, thực hiện một cách chính xác và kịp thời nhằm giúp trường hoàn thành tốt nhiệm vụ. Qua thời giankiến tập tại Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội đã giúp em có được những kiến thức thực tế và những cái nhìn mới về công tác văn thư lưu trữ. Quatìm hiểu tình hình thực tế công tác văn thư lưu trữ tại Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội, em đã nhận thấy một số thực trạng cả về ưu điểm lẫn hạn chế về công tácvăn thư lưu trữ của Nhà trường. Do đó em mạnh dạn đưa ra những ý kiến nhận xét, đánh giá, và một số khuyến nghị giải quyết vấn đề này em muốn đóng góp một phần nhỏ trong bước đầu nghiên cứu, tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội, đồng thời góp phần vào việc xem xét tổ chức hoạt động văn thư lưu trữ ở các cơ quan khác nói chung. Qua đây em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS. Ngô Mạnh Tiến đã nhiệt tình giúp đỡ và động viên em để hoàn thành tốt đợtkiến tập này. Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Nhà trường, toàn thể các cô chú trong phòngTổng hợp hành chính Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội đã nhiệt tình chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian thời gian em kiến tập tại Trường. Em xin chân thành cảm ơn. Nội dung nghiên cứu của đề tài ngoài lời mở đầu và kết luận báo cáo này được trình bày theo 03 chương như sau: Chương I:Giới thiệu vài nét về Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội Chương II: Thực trạng công tác Văn thư lưu trữ tại Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội Chương III:Một số kiến nghị và giải pháp nhằm năng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư lưu trữ tại Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU Văn thư - lưu trữ công việc thiếu quan hành nhà nước nói chung trường học nói riêng Vai trò công tác văn thư - lưu trữ công tác quản lý hành nhà nước quan trọng Từ việc đạo, điều hành, định đến việc thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành, sử dụng lưu trữ văn Với tính chất đặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, thị, thông tư, nghị định nhiều nên đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ trường học phải thận trọng, tỉ mỉ, ngăn nắp; phải biết xếp, phân loại xử lý văn nhận cách khoa học, nhanh chóng xác giúp hiệu trưởng nắm bắt kịp thời thông tin để có hướng giải quyết, thực cách xác kịp thời nhằm giúp trường hoàn thành tốt nhiệm vụ Qua thời gian kiến tập Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội giúp em có kiến thức thực tế nhìn công tác văn thư lưu trữ Qua tìm hiểu tình hình thực tế công tác văn thư - lưu trữ Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội, em nhận thấy số thực trạng ưu điểm lẫn hạn chế công tác văn thư - lưu trữ Nhà trường Do em mạnh dạn đưa ý kiến nhận xét, đánh giá, số khuyến nghị giải vấn đề em muốn đóng góp phần nhỏ bước đầu nghiên cứu, tổ chức công tác văn thư - lưu trữ Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội, đồng thời góp phần vào việc xem xét tổ chức hoạt động văn thư - lưu trữ quan khác nói chung Qua em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS Ngô Mạnh Tiến nhiệt tình giúp đỡ động viên em để hoàn thành tốt đợt kiến tập Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Nhà trường, toàn thể cô phòng Tổng hợp hành Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội nhiệt tình dẫn tạo điều kiện thuận lợi suốt thời gian thời gian em kiến tập Trường Em xin chân thành cảm ơn! Nội dung nghiên cứu đề tài lời mở đầu kết luận báo cáo trình bày theo 03 chương sau: Chương I: Giới thiệu vài nét Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội Chương II: Thực trạng công tác Văn thư - lưu trữ Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội Chương III: Một số kiến nghị giải pháp nhằm cao hiệu hoạt động công tác Văn thư - lưu trữ Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội Do tính chất báo cáo kiến tập, quan sát thực tế công việc báo cáo này, em sử dụng chủ yếu phương pháp nghiên cứu “quan sát thực tế” trình hoạt động Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội Từ đem so sánh lý luận học với thực tiễn đưa số đề xuất với hy vọng tài liệu tham khảo Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHỆ CAO HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Nhà trường 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội thành lập theo Quyết định số 808/QĐ - LĐTBXH ngày 25 tháng 06 năm 2009 Bộ trưởng Bộ Lao động Thương binh Xã hội, công trình trọng điểm chào mừng Đại lễ 1000 năm Thăng Long Hà Nội Ngày 15 tháng 09 năm 2010, Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội tổ chức Lễ cắt băng khánh thành gắn biển Công trình trọng điểm chào mừng Đại lễ 1000 năm Thăng Long – Hà Nội Ngày 07 tháng 07 năm 2011, theo Quyết định số 826/QĐ – LĐTBXH Bộ Lao động Thương binh Xã hội việc phê duyệt nghề trọng điểm trường lựa chọn nghề trọng điểm để hỗ trợ đầu tư chương trình mục tiêu Quốc gia giai đoạn 2011 – 2015, Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội lựa chọn quy hoạch trở thành đơn vị đào tạo nghề đạt chuẩn Quốc tế Ngày 24 tháng 01 năm 2014, Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội Nguyễn Thị Bích Ngọc kí Quyết định số 673/QĐ - UBND việc phê duyệt qui hoạch mạng lưới trường Cao đẳng nghề, Trung cấp nghề, Trung tâm dạy nghề thành phố Hà Nội đến năm 2020, định hướng tới năm 2030 Trong đó, trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội lựa chọn để UBND thành phố Hà Nội đầu tư quy hoạch đạt chuẩn Quốc tế vào năm 2028 Ngày 23 tháng năm 2014, Phó Thủ tướng Vũ Đức Đam kí Quyết định số 761/QĐ – TTg việc phê duyệt Đề án: “Phát triển trường nghề chất lượng cao đến năm 2020” Theo đó, trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội 40 trường lựa chọn để quy hoạch Nhà trường Bộ Lao động - Thương binh Xã hội, Tổng cục Dạy nghề qui hoạch đầu tư trọng điểm trở thành trường chất lượng cao, đạt chuẩn Quốc tế vào năm 2018 Xây dựng trường trở thành Trung tâm Nghiên cứu - Ứng dụng Chuyển giao công nghệ có uy tín nước khu vực, tăng cường hợp tác quốc tế, trọng liên kết với doanh nghiệp để thực tốt phương châm “mỗi học 01 công việc - module 01 sản phẩm”, “dạy lý thuyết gắn liền với thực hành”, “đào tạo kết hợp với nghiên cứu khoa học làm sản phẩm”, giải có hiệu việc làm cho sinh viên sau tốt nghiệp 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn a Vị trí, chức Đây sở đào tạo công lập trực thuộc UBND Thành phố Hà Nội, sở đào tạo nghề đầu tư xây dựng với trang thiết bị đại hàng đầu Quốc gia Khu vực, nhằm đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho Thủ đô Hà Nội khu vực kinh tế trọng điểm Bắc Bộ Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội đơn vị nghiệp có thu, có quyền tự chủ tự chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật Trường có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Địa trụ sở: Xã Tây Mỗ, Huyện Từ Liêm, Thành phố Hà Nội b Nhiệm vụ, quyền hạn Nhiệm vụ, quyền hạn trường quy định theo Quyết định việc ban hành Điều lệ Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội [Phụ lục 2; Tr.25] Một số nhiệm vụ trọng điểm Nhà trường là: - Tổ chức đào tạo nhân lực kỹ thuật trực tiếp sản xuất, dịch vụ trình độ - cao đẳng nghề, trung cấp nghề sơ cấp nghề Đẩy mạnh nghiên cứu khoa học ứng dụng tiến kỹ thuật, chuyển giao công nghệ; thực sản xuất, kinh doanh dịch vụ khoa học, kỹ thuật theo quy định pháp luật, khẳng định vị trường CĐ đào tạo nghề trọng điểm - Bổ sung, trẻ hoá đội ngũ cán chuyên môn, đào tạo bồi dưỡng chuyên gia đầu đàn nhà quản lý - Nâng cao hiệu họp tác quốc tế Hiện đại hoá sở vật chất Điều kiện làm việc đời sống vật chất tinh thần cán bộ, sinh viên không ngừng cải thiện Ngoài nhiệm vụ trên, trường có số quyền hạn sau: - Được chủ động xây dựng tổ chức thực kế hoạch phát triển nhà trường phù hợp với chiến lược phát triển dạy nghề quy hoạch phát triển mạng lưới - trường cao đẳng nghề Được huy động, nhận tài trợ, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy định - pháp luật nhằm thực hoạt động dạy nghề Quyết định thành lập đơn vị trực thuộc trường theo cấu tổ chức phê duyệt Điều lệ trường; định bổ nhiệm chức vụ từ cấp trưởng - phòng, khoa tương đương trở xuống Sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng sở vật chất trường, chi cho hoạt động dạy nghề bổ sung nguồn tài trường 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Hiện tại, trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội gồm có: - 07 Khoa chuyên môn Khoa hỗ trợ đào tạo: Khoa Công nghệ thông tin, Khoa Kinh tế, Khoa Cơ khí, Khoa Điện - Điện tử, Khoa Chăm sóc sắc đẹp, Khoa Khoa - học Khoa Ngoại ngữ 02 Trung tâm trực thuộc trường: Trung tâm Khảo thí Đảm bảo chất lượng; - Trung tâm Kí túc xá 07 Phòng 01 Ban chức năng: Phòng Đào tạo, Phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Tài Kế toán, Phòng Công tác học sinh sinh viên, Phòng Quản trị, Phòng Quản lí khoa học - Hợp tác quốc tế, Phòng Quản lí dự án; Ban Biên tập - Quản trị Website 05 Trung tâm trực thuộc đơn vị: Trung tâm Công nghệ thông tin - Thư viện (thuộc Khoa Công nghệ thông tin), Trung tâm Công nghệ thông tin HHT - Megazone (thuộc Khoa Công nghệ thông tin), Trung tâm Ươm tạo Chuyển giao công nghệ (thuộc khoa Cơ khí), Trung tâm Ứng dụng Chuyển giao công nghệ (thuộc khoa Điện - Điện tử), Trung tâm Ngôn ngữ Hàn Quốc (thuộc khoa Ngoại ngữ) Sơ đồ tổ chức máy trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội: Lớp học Lớp học Lớp học Lớp học Lớp học Lớp học Lớp học Lớp học Lớp học Lớp học Khoa Cơ khí Khoa Kinh tế Khoa Điện -Điện tử Khoa Công nghệ thông tin Các Phòng, Ban chức Khoa Chăm sóc sắc đẹp Khoa Ngoại ngữ Khoa Khoa học Trung tâm Khảo thí Trung tâm Ký túc xá Trung tâm Thư viện Hội đồng Trường Các đoàn thể tổ chức xã hội Các hội đồng tư vấn Hiệu trưởng Phó hiệu trưởng Phó hiệu trưởng P Tổ chức hành P Quản trị P.Đào tạo P QLKH& HTQT P công tác HSSV P Tài – Kế toán BBT quản trị Website P quản lý dự án 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phận văn thư - lưu trữ Nhà trường Bộ phận Văn thư – Lưu trữ Nhà trường thuộc phòng Tổ chức hành chính, bố trí tầng 01, nhà A - Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội 1.2.1 Vị trí, chức năng: Phòng Tổ chức Hành đơn vị chức nhà trường, tham mưu giúp Hiệu trưởng công tác tổ chức, nhân sự, lao động, tiền lương, chế độ sách, văn thư bảo mật, công tác hành chính, nội nhà trường 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: Phòng Tổ chức Hành có số nhiệm vụ, quyền hạn sau: [Phụ lục số 3; Tr.28] - Xây dựng phương án, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm công - tác tổ chức, nhân triển khai thực sau duyệt Chủ trì xây dựng quy chế, nội quy, quy định chế độ công tác nhà trường - sở quy định nhà nước Đề xuất triển khai công tác quản lý cán bộ, viên chức người lao động thông qua hoạt động: tuyển dụng, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, đãi ngộ, đề bạt, kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, miễn nhiệm chế độ - sách xã hội khác theo quy định Đảm bảo công tác hành nhà trường Chủ động phối hợp với tổ chức, quyền địa phương thực tốt chịu - trách nhiệm công tác an ninh toàn trường Chăm lo điều kiện làm việc Chuyên gia, Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, - Hội đồng, giáo viên cán nhân viên Thực công tác văn thư, bảo mật, quản lý dấu lưu trữ tài liệu liên quan nhà trường: công tác Lễ tân, khánh tiết, quản lý xe vào, làm việc - trường theo quy định Dự thảo, phát hành, theo dõi việc thực thông báo Ban giám hiệu tới - phòng ban, khoa, phận Quản lý sổ ghi chép họp giao ban Quản lý điều hành Tổ Lái xe, nắm lịch Ban giám hiệu để bố trí xe Phối hợp với phòng, khoa liên quan tổ chức khám sức khỏe ban đầu cho học sinh vào trường, khám sức khỏe định kỳ thời gian học theo quy định Thông tư liên Bộ Y tế - Giáo dục đào tạo; đề nghị xử lý trường hợp không - đủ sức khỏe để học tập Thực nhiệm vụ liên quan qui định Quy chế tổ chức hoạt động nhà trường nhiệm vụ khác Hiệu trưởng giao 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Phòng Tổ chức hành gồm có: a Lãnh đạo Phòng: - Trưởng phòng - Các Phó Trưởng phòng; b - Tổ trực thuộc: Tổ Bảo vệ; Trạm Y tế; Tổ Ký túc xá; Tổ Tạp vụ; Tổ Bảo trì, bảo dưỡng thiết bị; Tổ Lái xe Tổ Căng tin Tổ Tiếp tân; Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHỆ CAO HÀ NỘI 2.1 Hoạt động quản lý Về nhân sự, Nhà trường bố trí 01 cán không chuyên môn phụ trách công tác văn thư – lưu trữ, đồng thời kiêm nhiệm với nhiều công việc khác công tác bảo hiểm, công tác thi đua khen thưởng Về mô hình tổ chức, công tác văn thư Nhà trường tổ chức theo hình thức tập trung Tất văn gửi đi, xin số, đóng dấu; văn gửi đến, tiếp nhận, chuyển giao văn bản, theo dõi trình giải văn bản; vào sổ văn tập trung phận văn thư Nhà trường Nhà trường xây dựng quy chế Công tác văn thư – lưu trữ nhằm quản lý thống việc thực công tác văn thư – lưu trữ theo quy định pháp luật, phù hợp với tình hình thực tế Nhà trường Đầu năm, cán văn thư tham mưu cho Nhà trường xây dựng Kế hoạch năm công tác văn thư – lưu trữ cho Nhà trường Ngoài ra, Nhà trường xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng thực hiện, trì thường xuyên cải tiến, nâng cao hiệu lực hiệu theo yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Trong hệ thống quản lý chất lượng quy định chi tiết lưu đồ liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ Chưa có phổ biến ban hành văn hướng dẫn công tác văn thư – lưu trữ cho cán viên chức quan, chủ yếu tự tìm hiểu, cập nhật văn hành để thực công việc liên quan đến văn thư – lưu trữ Hàng năm, việc nhà trường tự tổ chức kiểm tra đánh giá tính hình công tác văn thư – lưu trữ trường, 02 năm 01 lần Chi cục Văn thư – Lưu trữ thực hoạt động kiểm tra nghiêm ngặt công tác văn thư – lưu trữ nhà trường 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1 Công tác văn thư 2.2.1.1 Soạn thảo văn Các loại văn Nhà trường ban hành văn hành chính, chủ yếu là: Quyết định, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Đề án, Tờ trình, Giấy giới thiệu, Thư mời, Giấy mời, Biên Mỗi loại văn ban hành với chức khác nhau: - Quyết định: Do Hiệu trưởng – Thủ trưởng quan ban hành Quyết định để điều hành công việc cụ thể đơn vị mặt tổ chức, nhân sự, tài chính, kế - hoạch, dự án phạm vi Nhà trường Công văn: giấy tờ giao dịch công việc quan đoàn thể Nhà trường, dùng để đôn đốc, trả lời, mời họp, giải thích, yêu cầu, kiến nghị, chất vấn 10 PHỤ LỤC Lưu đồ trình xây dựng/sửa đổi ban hành tài liệu theo Hệ thống Quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội Đề nghị xây dựng, sửa đổi Phê duyệt 30 PHỤ LỤC Nhận văn đến Hiệu trưởng cho ý kiến Phòng TCHC trình Hiệu trưởng Xây dựng văn lấy ý kiến đóng góp P.TCHC theo dõi trình giải Kết thúc, lưu hồ sơ Phê duyệt Chuyển giao VB đến nơi giải Lưu đồ trình quản lý giải văn đến Ban hành thực Cập nhật danh mục tài liệu hành Kết thúc 31 PHỤ LỤC Bìa sổ đăng ký công văn đến: Mẫu bên sổ đăng ký công văn đến: 32 PHỤ LỤC Mẫu dấu đến trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội PHỤ LỤC Mẫu bì gửi văn đi: 33 PHỤ LỤC Mẫu bìa sổ đăng ký công văn 34 Bên sổ đăng ký công văn PHỤ LỤC 10 Ví dụ minh họa Phương pháp xếp hồ sơ, tài liệu phòng, ban 35 36 PHỤ LỤC 11 Mẫu dấu quan 37 38 PHỤ LỤC 12 Mẫu phần mềm quản lý hành ứng dụng công tác văn thư – lưu trữ Nhà trường 39 PHỤ LỤC 13 Mẫu bảng Danh mục hồ sơ lưu trữ TRƯỜNG CĐ NGHỀ CÔNG NGHỆ CAO HÀ NỘI Phòng/ Ban/ Khoa: ………………………… BẢNG DANH MỤC HỒ SƠ S T T Tên hồ sơ 40 Nơi lưu trữ Người Nhân viên Cách thức lưu lưu trữ phép xem trữ hồ sơ Thời gian lưu Phương pháp hủy bỏ PHỤ LỤC 14 Mẫu Bảng kê chi tiết tài liệu hủy theo Quy trình Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 Nhà trường áp dụng: TRƯỜNG CĐ NGHỀ CÔNG NGHỆ CAO HÀ NỘI Phòng/ Ban/ Khoa: ………………………… BẢNG KÊ CHI TIẾT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ HỦY STT Tên hồ sơ 41 Số tờ Thời gian thiết lập Thời gian hết hiệu lực Ghi PHỤ LỤC 15 Mẫu Biên hủy hồ sơ TRƯỜNG CĐ NGHỀ CÔNG NGHỆ CAO HÀ NỘI Phòng/ Ban/ Khoa: ………………………… BIÊN BẢN HỦY HỒ SƠ Hôm nay, vào lúc …… h ……, ngày …… tháng …… năm 20… Tại : ……………… Chúng gồm có : 1/ Ông/ bà : ………………………………… …………………………………… Chức vụ : 2/ Ông/ bà : ………………………………… …………………………………… Chức vụ : 3/ Ông/ bà : ………………………………… …………………………………… Chức vụ : 4/ Ông/ bà : ………………………………… …………………………………… Chức vụ : 42 Cùng tiến hành hủy hồ sơ theo Quyết định số …… Ban Giám hiệu ký ngày …… tháng …… năm 20… Trước hủy hồ sơ tiến hành kiểm tra đối chiếu hồ sơ hủy so với bảng kê chi tiết hồ sơ đề nghị hủy Kết quả: (So với bảng kê chi tiết có trùng khớp chênh lệch hay không? chênh lệch ghi rõ loại hồ sơ, số lượng thừa, thiếu.) ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Cách xử lý : …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… Biên lập thành bản, Phòng/ Ban/ Khoa hủy hồ sơ lưu 01 bản, gởi Ban Giám hiệu 01 bản, gởi Phòng Hành – Tổ chức 01 Ký tên 43 Ký tên Ký tên Ký tên MỤC LỤC 44