Thực trạng công tác Văn thư lưu trữ tại Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội

Văn thư lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và trong các trường học nói riêng. Vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với công tác quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng. Từ việc chỉ đạo, điều hành, quyết định đến việc thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành, sử dụng và lưu trữ văn bản. Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị, thông tư, nghị địnhlà rất nhiều nên nó đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ trong trường học phải thận trọng, tỉ mỉ, ngăn nắp; phải biết sắp xếp, phân loại và xử lý các văn bản nhận được một cách khoa học, nhanh chóng và chính xác giúp hiệu trưởng nắm bắt kịp thời những thông tin để có hướng giải quyết, thực hiện một cách chính xác và kịp thời nhằm giúp trường hoàn thành tốt nhiệm vụ. Qua thời giankiến tập tại Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội đã giúp em có được những kiến thức thực tế và những cái nhìn mới về công tác văn thư lưu trữ. Quatìm hiểu tình hình thực tế công tác văn thư lưu trữ tại Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội, em đã nhận thấy một số thực trạng cả về ưu điểm lẫn hạn chế về công tácvăn thư lưu trữ của Nhà trường. Do đó em mạnh dạn đưa ra những ý kiến nhận xét, đánh giá, và một số khuyến nghị giải quyết vấn đề này em muốn đóng góp một phần nhỏ trong bước đầu nghiên cứu, tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội, đồng thời góp phần vào việc xem xét tổ chức hoạt động văn thư lưu trữ ở các cơ quan khác nói chung. Qua đây em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS. Ngô Mạnh Tiến đã nhiệt tình giúp đỡ và động viên em để hoàn thành tốt đợtkiến tập này. Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Nhà trường, toàn thể các cô chú trong phòngTổng hợp hành chính Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội đã nhiệt tình chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian thời gian em kiến tập tại Trường. Em xin chân thành cảm ơn. Nội dung nghiên cứu của đề tài ngoài lời mở đầu và kết luận báo cáo này được trình bày theo 03 chương như sau: Chương I:Giới thiệu vài nét về Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội Chương II: Thực trạng công tác Văn thư lưu trữ tại Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội Chương III:Một số kiến nghị và giải pháp nhằm năng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư lưu trữ tại Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU

Văn thư - lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong các cơ quan hànhchính nhà nước nói chung và trong các trường học nói riêng Vai trò của công tácvăn thư - lưu trữ đối với công tác quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng

Từ việc chỉ đạo, điều hành, quyết định đến việc thi hành đều gắn liền với văn bản,cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành, sử dụng và lưu trữ văn bản.Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn,chỉ thị, thông tư, nghị định là rất nhiều nên nó đòi hỏi người làm công tác văn thư -lưu trữ trong trường học phải thận trọng, tỉ mỉ, ngăn nắp; phải biết sắp xếp, phânloại và xử lý các văn bản nhận được một cách khoa học, nhanh chóng và chính xácgiúp hiệu trưởng nắm bắt kịp thời những thông tin để có hướng giải quyết, thựchiện một cách chính xác và kịp thời nhằm giúp trường hoàn thành tốt nhiệm vụ.Qua thời gian kiến tập tại Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội đã giúp

em có được những kiến thức thực tế và những cái nhìn mới về công tác văn thư lưu trữ Qua tìm hiểu tình hình thực tế công tác văn thư - lưu trữ tại Trường CĐNghề Công nghệ cao Hà Nội, em đã nhận thấy một số thực trạng cả về ưu điểm lẫnhạn chế về công tác văn thư - lưu trữ của Nhà trường Do đó em mạnh dạn đưa ranhững ý kiến nhận xét, đánh giá, và một số khuyến nghị giải quyết vấn đề này emmuốn đóng góp một phần nhỏ trong bước đầu nghiên cứu, tổ chức công tác vănthư - lưu trữ tại Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội, đồng thời góp phần vàoviệc xem xét tổ chức hoạt động văn thư - lưu trữ ở các cơ quan khác nói chung.Qua đây em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS Ngô Mạnh Tiến đãnhiệt tình giúp đỡ và động viên em để hoàn thành tốt đợt kiến tập này

-Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Nhà trường, toàn thể các cô chú trongphòng Tổng hợp hành chính Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội đã nhiệt tìnhchỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian thời gian em kiến tập tạiTrường

Em xin chân thành cảm ơn!.

Nội dung nghiên cứu của đề tài ngoài lời mở đầu và kết luận báo cáo này được trình bày theo 03 chương như sau:

Chương I: Giới thiệu vài nét về Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội Chương II: Thực trạng công tác Văn thư - lưu trữ tại Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội

Chương III: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm năng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư - lưu trữ tại Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội

Do tính chất là một báo cáo kiến tập, quan sát thực tế công việc cho nên trong báo cáo này, cho nên em sử dụng chủ yếu là phương pháp nghiên cứu “quan sát thực tế” quá trình hoạt động của Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội Từ đó đem so sánh lý luận đã được học với thực tiễn và đưa ra một số đề xuất với hy vọng nó sẽ là tài liệu tham khảo của Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội.

Chương 1:

GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHỆ

CAO HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Nhà trường.

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội được thành lập theo Quyếtđịnh số 808/QĐ - LĐTBXH ngày 25 tháng 06 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Laođộng Thương binh và Xã hội, là một trong những công trình trọng điểm chàomừng Đại lễ 1000 năm Thăng Long Hà Nội

Ngày 15 tháng 09 năm 2010, Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội

tổ chức Lễ cắt băng khánh thành và gắn biển Công trình trọng điểm chào mừngĐại lễ 1000 năm Thăng Long – Hà Nội

Ngày 07 tháng 07 năm 2011, theo Quyết định số 826/QĐ – LĐTBXH của BộLao động Thương binh và Xã hội về việc phê duyệt nghề trọng điểm và trườngđược lựa chọn nghề trọng điểm để hỗ trợ đầu tư chương trình mục tiêu Quốc giagiai đoạn 2011 – 2015, Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội được lựachọn và quy hoạch trở thành đơn vị đào tạo nghề đạt chuẩn Quốc tế

Ngày 24 tháng 01 năm 2014, Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội Nguyễn Thị Bích Ngọc đã kí Quyết định số 673/QĐ - UBND về việc phê duyệt quihoạch mạng lưới trường Cao đẳng nghề, Trung cấp nghề, Trung tâm dạy nghềthành phố Hà Nội đến năm 2020, định hướng tới năm 2030 Trong đó, trường Caođẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội được lựa chọn để UBND thành phố Hà Nội đầu

-tư và quy hoạch đạt chuẩn Quốc tế vào năm 2028

Ngày 23 tháng 5 năm 2014, Phó Thủ tướng Vũ Đức Đam kí Quyết định số761/QĐ – TTg về việc phê duyệt Đề án: “Phát triển trường nghề chất lượng caođến năm 2020” Theo đó, trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội là mộttrong 40 trường được lựa chọn để quy hoạch

Nhà trường đã được Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Tổng cục Dạynghề qui hoạch đầu tư trọng điểm trở thành trường chất lượng cao, đạt chuẩn Quốc

tế vào năm 2018 Xây dựng trường trở thành Trung tâm Nghiên cứu Ứng dụng Chuyển giao công nghệ có uy tín trong nước và khu vực, tăng cường hợp tác quốc

-tế, chú trọng liên kết với doanh nghiệp để thực hiện tốt phương châm “mỗi bài học

là 01 công việc - mỗi module là 01 sản phẩm”, “dạy lý thuyết gắn liền với thựchành”, “đào tạo kết hợp với nghiên cứu khoa học và làm ra sản phẩm”, giải quyết

có hiệu quả việc làm cho sinh viên sau khi tốt nghiệp

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

a Vị trí, chức năng

Đây là cơ sở đào tạo công lập trực thuộc UBND Thành phố Hà Nội, là cơ sởđào tạo nghề được đầu tư xây dựng với các trang thiết bị hiện đại hàng đầu Quốcgia và Khu vực, nhằm đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho Thủ đô Hà Nội

và khu vực kinh tế trọng điểm Bắc Bộ

Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có quyền

tự chủ và tự chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật Trường có tư cách phápnhân, có con dấu và tài khoản riêng

Địa chỉ trụ sở: Xã Tây Mỗ, Huyện Từ Liêm, Thành phố Hà Nội

b Nhiệm vụ, quyền hạn

Nhiệm vụ, quyền hạn của trường được quy định theo Quyết định về việc ban

hành Điều lệ Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội [Phụ lục 2; Tr.25]

Một số nhiệm vụ trọng điểm của Nhà trường là:

- Tổ chức đào tạo nhân lực kỹ thuật trực tiếp trong sản xuất, dịch vụ ở cáctrình độ cao đẳng nghề, trung cấp nghề và sơ cấp nghề

- Đẩy mạnh nghiên cứu khoa học ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, chuyển giao côngnghệ; thực hiện sản xuất, kinh doanh và dịch vụ khoa học, kỹ thuật theo quy địnhcủa pháp luật, khẳng định vị thế của trường CĐ đào tạo nghề trọng điểm

- Bổ sung, trẻ hoá đội ngũ cán bộ chuyên môn, đào tạo bồi dưỡng các chuyêngia đầu đàn và nhà quản lý mới

- Nâng cao hiệu quả họp tác quốc tế.

- Hiện đại hoá cơ sở vật chất

- Điều kiện làm việc và đời sống vật chất tinh thần của cán bộ, sinh viênkhông ngừng được cải thiện

Ngoài những nhiệm vụ trên, trường cũng có một số quyền hạn cơ bản sau:

- Được chủ động xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển nhàtrường phù hợp với chiến lược phát triển dạy nghề và quy hoạch phát triển mạnglưới các trường cao đẳng nghề

- Được huy động, nhận tài trợ, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy địnhcủa pháp luật nhằm thực hiện các hoạt động dạy nghề

- Quyết định thành lập các đơn vị trực thuộc trường theo cơ cấu tổ chức đãđược phê duyệt trong Điều lệ của trường; quyết định bổ nhiệm các chức vụ từ cấptrưởng phòng, khoa và tương đương trở xuống

- Sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chấtcủa trường, chi cho các hoạt động dạy nghề và bổ sung nguồn tài chính của trường

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Hiện tại, trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội gồm có:

- 07 Khoa chuyên môn và Khoa hỗ trợ đào tạo: Khoa Công nghệ thông tin,Khoa Kinh tế, Khoa Cơ khí, Khoa Điện - Điện tử, Khoa Chăm sóc sắc đẹp, KhoaKhoa học cơ bản và Khoa Ngoại ngữ

- 02 Trung tâm trực thuộc trường: Trung tâm Khảo thí và Đảm bảo chất lượng;Trung tâm Kí túc xá

- 07 Phòng và 01 Ban chức năng: Phòng Đào tạo, Phòng Tổ chức Hành chính,Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Công tác học sinh sinh viên, Phòng Quản trị,Phòng Quản lí khoa học - Hợp tác quốc tế, Phòng Quản lí dự án; Ban Biên tập vàQuản trị Website

- 05 Trung tâm trực thuộc đơn vị: Trung tâm Công nghệ thông tin - Thư viện(thuộc Khoa Công nghệ thông tin), Trung tâm Công nghệ thông tin HHT -

Megazone (thuộc Khoa Công nghệ thông tin), Trung tâm Ươm tạo và Chuyển giaocông nghệ (thuộc khoa Cơ khí), Trung tâm Ứng dụng và Chuyển giao công nghệ(thuộc khoa Điện - Điện tử), Trung tâm Ngôn ngữ Hàn Quốc (thuộc khoa Ngoạingữ).

Sơ đồ tổ chức bộ máy của trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội:

Lớp học Lớp học Lớp học

Lớp học

Lớp học

Lớp học

Lớp học

Khoa Công nghệ thông tin

Khoa Chăm sóc sắc đẹp

Khoa Ngoại ngữ

Khoa Khoa học

cơ bản

Trung tâm Khảo thí

Trung tâm

Ký túc xá

Trung tâm Thư viện

Hội đồng Trường

Các đoàn thể và

tổ chức xã hội Hiệu trưởng Các hội đồng tư vấn

Phó hiệu trưởng Phó hiệu trưởng

P.Đào tạo

P Tài chính – Kế toán

BBT và quản trị Web- site

P

quản

lý dự án Các Phòng, Ban chức năng

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư - lưu trữ của Nhà trường.

Bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Nhà trường thuộc phòng Tổ chức hành chính,

bố trí tại tầng 01, nhà A - Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội

1.2.1 Vị trí, chức năng:

Phòng Tổ chức Hành chính là đơn vị chức năng của nhà trường, tham mưugiúp Hiệu trưởng về công tác tổ chức, nhân sự, lao động, tiền lương, chế độ chínhsách, văn thư bảo mật, công tác hành chính, nội chính của nhà trường

- Đảm bảo công tác hành chính trong nhà trường

- Chủ động và phối hợp với tổ chức, chính quyền địa phương thực hiện tốt vàchịu trách nhiệm về công tác an ninh trong toàn trường

- Chăm lo điều kiện làm việc của Chuyên gia, Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng,các Hội đồng, giáo viên và cán bộ nhân viên

- Thực hiện công tác văn thư, bảo mật, quản lý con dấu và lưu trữ các tài liệuliên quan về nhà trường: công tác Lễ tân, khánh tiết, quản lý xe vào, ra làm việctrong trường theo đúng quy định

- Dự thảo, phát hành, theo dõi việc thực hiện các thông báo của Ban giám hiệutới các phòng ban, khoa, bộ phận Quản lý sổ và ghi chép trong các cuộc họp giaoban.

- Quản lý và điều hành Tổ Lái xe, nắm lịch của Ban giám hiệu để bố trí xe

- Phối hợp với các phòng, khoa liên quan tổ chức khám sức khỏe ban đầu chohọc sinh mới vào trường, khám sức khỏe định kỳ trong thời gian học theo quy địnhtại Thông tư liên Bộ Y tế - Giáo dục và đào tạo; đề nghị xử lý các trường hợpkhông đủ sức khỏe để học tập

- Thực hiện các nhiệm vụ liên quan được qui định trong Quy chế tổ chức vàhoạt động của nhà trường và các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao

Chương 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHỆ CAO HÀ NỘI

2.1 Hoạt động quản lý

Về nhân sự, Nhà trường bố trí 01 cán bộ không chuyên môn phụ trách côngtác văn thư – lưu trữ, đồng thời kiêm nhiệm với nhiều công việc khác như công tácbảo hiểm, công tác thi đua khen thưởng

Về mô hình tổ chức, công tác văn thư của Nhà trường tổ chức theo hình thức tập trung Tất cả các văn bản gửi đi, xin số, đóng dấu; văn bản gửi đến, tiếp nhận,

chuyển giao văn bản, theo dõi quá trình giải quyết văn bản; vào sổ văn bản đều tậptrung tại bộ phận văn thư của Nhà trường

Nhà trường đã xây dựng quy chế Công tác văn thư – lưu trữ nhằm quản lýthống nhất việc thực hiện công tác văn thư – lưu trữ theo quy định của pháp luật,phù hợp với tình hình thực tế của Nhà trường Đầu mỗi năm, cán bộ văn thư thammưu cho Nhà trường xây dựng Kế hoạch năm về công tác văn thư – lưu trữ choNhà trường Ngoài ra, Nhà trường đã xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng đượcthực hiện, duy trì và thường xuyên cải tiến, nâng cao hiệu lực và hiệu quả theo cácyêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Trong đó hệ thống quản lý chấtlượng đã quy định chi tiết các lưu đồ liên quan đến nghiệp vụ trong công tác vănthư – lưu trữ

Chưa có sự phổ biến ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư –lưu trữ cho cán bộ viên chức trong cơ quan, chủ yếu là tự tìm hiểu, cập nhật cácvăn bản hiện hành để thực hiện công việc liên quan đến văn thư – lưu trữ

Hàng năm, ngoài việc nhà trường tự tổ chức kiểm tra đánh giá về tính hìnhcông tác văn thư – lưu trữ của trường, thì 02 năm 01 lần Chi cục Văn thư – Lưu trữđều thực hiện hoạt động kiểm tra nghiêm ngặt đối với công tác văn thư – lưu trữcủa nhà trường

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Công tác văn thư

2.2.1.1 Soạn thảo văn bản

Các loại văn bản do Nhà trường ban hành là các văn bản hành chính, chủyếu là: Quyết định, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Đề án, Tờ trình,Giấy giới thiệu, Thư mời, Giấy mời, Biên bản

Mỗi loại văn bản được ban hành với các chức năng khác nhau:

- Quyết định: Do Hiệu trưởng – Thủ trưởng cơ quan ban hành Quyết định đểđiều hành các công việc cụ thể trong đơn vị về các mặt tổ chức, nhân sự, tài chính,

kế hoạch, dự án trong phạm vi Nhà trường

- Công văn: là giấy tờ giao dịch về công việc của cơ quan đoàn thể trong vàngoài Nhà trường, dùng để đôn đốc, trả lời, mời họp, giải thích, yêu cầu, kiến nghị,chất vấn

- Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc diễn ra trong Nhàtrường, ví dụ như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáođịnh kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị

- Thông báo: báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tớiNhà trường và các đơn vị trực thuộc bằng văn bản

- Biên bản: bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sựviệc để làm chứng về sau Trong các cuộc họp thông thường hình thành biên bảnhội nghị, các cuộc họp về soạn thảo giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học hìnhthành biên bản nghiệm thu, và một số biên bản khác như: biên bản hợp đồng, biênbản bàn giao

Thẩm quyền ban hành văn bản của Trường thuộc về Hiệu trưởng Nhà trường(Thủ trưởng cơ quan ký đối với những văn bản quan trọng), 02 Phó Hiệu trưởng(có chức năng Ký thay những công việc được phân cấp quản lý) và Trưởng phòng

Tổ chức hành chính (có chức năng Ký Thừa lệnh những lĩnh vực liên quan theochức năng nhiệm vụ); các công việc liên quan đến học sinh – sinh viên trongTrường thì thẩm quyền ban hành thuộc về Trưởng phòng Phòng Công tác Học sinh– Sinh viên

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cơ bản được trình bày theo quy địnhtại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ: Hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Ví dụ: Mẫu văn bản Quyết định do Nhà trường ban hành:

Lưu đồ quá trình xây dựng/sửa đổi và ban hành tài liệu: [Phụ lục số 4; Tr.30]

2.2.1.2 Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

a Quản lý và giải quyết văn bản đến

Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư làm thủ tục và phân phối theođúng quy định, văn bản đến được đóng dấu “văn bản đến” đăng ký số thự đến,ngày tháng năm đến, kèm phiếu trình văn bản để trình chánh hoặc phó văn phòngphân phối Văn phòng phân phối xong qua cho văn thư để vào máy tính rồi chuyểncho bộ phận tổng họp trình Ban lãnh đạo xử lý sau đó chuyển tiếp cho các phòngban chức năng Đối với những văn bản, báo cáo nghiệp vụ của phong nào thì vănthư chuyển trực tiếp cho phòng đó

Bộ phận hành chính: nhân viên văn thư là đầu mối tiếp nhận, phân loại và

chuyển giao các loại văn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ văn bản đến

Đối với các văn bản ghi “hoả tốc”, “thượng khẩn”, “mật”, các loài fax, điệntín thì nhân viên văn thư ghi rõ giờ đến và chuyển ngay đến tay người nhận theođúng chế độ quản lý văn bản

Văn bản gửi đích danh cá nhân thì chuyển trực tiếp cho người nhận để giảiquyết

Các loại văn bản pháp quy, pháp lệnh, chỉ thị, nghị quyết Lãnh đạo giao chovăn phòng sao gửi và lưu trữ bản gốc tại văn thư hoặc các phòng ban nghiệp vụ cóliên quan theo quy định

Những văn bản gửi đến không đúng quy định và không thuộc thẩm quyền xử

lý của Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nội thì được trả lại nơi gửi

 Tình hình kiểm tra đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Thủ truởng cơ quan hoặc trưởng phòng có nhiệm vụ đôn đốc và kiểm tra việcgiải quyết văn đến

Cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến tay người nhận đồngthời yêu cầu của các đơn vị, cá nhân làm đúng chức trách nhiệm vụ của mình trongviệc giải quyết văn bản

Văn bản sẽ lưu lại với người thừa hành cho đến khi được giải quyết xong.Trong thời gian này văn bản được bảo quản trong hồ sơ công việc của người thừahành Khi văn bản đã được giải quyết xong nếu có yêu cầu trả lời bằng văn bản thìngười thừa hành phải tóm tắt văn bản trả lời kẹp vào chính văn bản đó và chuyểnbản sao văn bản trả lời cho nhân viên văn thư để lưu vào hồ sơ

Mẫu Sổ Đăng ký Công văn đến: [Phụ lục số 6; Tr.32]

Lưu đồ quá trình quản lý và giải quyết văn bản đến: [Phụ lục số 5; Tr.31]Mẫu dấu đến: [Phụ lục 7;Tr.33]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ CAO HÀ NỘI

b Quản lý văn bản đi

Đối với văn bản đi bản thảo khi trình đạo Nhà trường duyệt đều có chữ kýnháy của trưởng đơn vị hoặc phó đơn vị soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về mặtnội dung văn bản Bộ phận văn thư thuộc phòng Tổ chức hành chính xem xét cácyếu tố về thể thức văn bản, trưởng Phòng Tổ chức hành chính ký nháy chịu tráchnhiệm về thể thức văn bản Sau đó trình lãnh đạo Nhà trường ký duyệt ban hànhvăn bản Sau khi văn bản đã ký, được chuyển đến văn thư, cán bộ văn thư xem xétlại thể thức văn bản đầy đủ mới đóng dấu vào sổ và cho phát hành văn bản đi Vănthư trả lại phòng có văn bản đi một bản lưu cùng với hồ sơ trình kèm theo

Các loại văn bản khác nhau đều được đăng ký chung vào một quyển sổ, tên

bìa sổ đặt là “Sổ Đăng ký công văn đến” Như vậy, cán bộ văn thư đang đánh đồng

tất cả các loại văn bản khác nhau như là quyết định, thông báo, báo cáo… đều là

“công văn”

Mẫu Sổ Công văn Văn bản đi tại Phụ lục số 9; Tr.35

Mẫu bì gửi văn bản đi gồm các yếu tố theo mẫu tại Phụ lục số 8; Tr.34

c Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Các loại hồ sơ hình thành trong Nhà trường bao gồm: Hồ sơ nguyên tắc, hồ sơnhân sự, hồ sơ công việc

- Hồ sơ nguyên tắc được các cá nhân lập ra làm căn cứ để giải quyết công việcthuộc chức năng, nhiệm vụ của mình hằng ngày Bao gồm các văn bản hướng dẫnthi hành của cơ quan quản lý Nhà nước về lĩnh vực chuyên môn như Quyết địnhquy phạm pháp luật, thông tư, chỉ thị, nghị định, nghị quyết, Luật; có thể là bảnchính, bản sao, bản chụp photocopy.

- Hồ sơ nhân sự gồm hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, hồ sơ đảng viên, hồ

sơ học sinh, sinh viên….trong nhà trường Hồ sơ nhân sự được lưu giữ tại bộ phận

Tổ chức cán bộ thuộc Phòng Tổ chức hành chính

- Về vấn đề lập hồ sơ công việc của các cá nhân trong Nhà trường, cán bộ phụtrách giải quyết hoặc theo dõi giải quyết công việc gì thì lập hồ sơ công việc đó.Các loại hồ sơ được lập ra trong hoạt động của Nhà trường đến nay vẫn được lưutrữ tại đơn vị, chưa được đưa vào lưu trữ tập trung tại kho lưu trữ của Nhà trường

Do hồ sơ công việc được lập ra lưu trữ trực tiếp tại đơn vị nên trách nhiệmquản lý hồ sơ thuộc về cán bộ chuyên môn của đơn vị, phòng ban đó: “Trưởngphòng, ban, khoa chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ hoặc có thể chỉ định một nhânviên trong phòng, ban, khoa của mình chịu trách nhiệm quản lý chung toàn bộ hồ

sơ của phòng, ban, khoa” (Theo Quy trình Hệ thống Kiểm soát Hồ sơ, tài liệu củaNhà trường)

Mỗi cá nhân có nhiệm vụ khác nhau sẽ có một tủ quản lý hồ sơ, tài liệu riêng,tiêu chuẩn sắp xếp hồ sơ mới chỉ dừng lại ở mức độ gọn gàng, ngăn nắp; chưa thểhiện được sự logic, khoa học, mối quan hệ giữa các hồ sơ tài liệu

Ví dụ minh họa tại Phụ lục số 10; Tr.36

2.2.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu

Các loại dấu được sử dụng trong Nhà trường bao gồm:

a Dấu cơ quan: 01 con dấu cơ quan: Theo Mẫu 20 - Thông tư số BCA ngày 13 tháng 04 năm 2012 của Bộ Công an Quy định về Con dấu của các tổchức, chức danh nhà nước:

21/2012/TT Hình tròn, mực đỏ

- Đường kính: 34 cm

- Xung quanh vòng ngoài con dấu tên: ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

- Giữa con dấu tên: TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHỆ CAO HÀ NỘI

Mẫu dấu cơ quan của Nhà trường được trình bày như Phụ lục số 11; Tr 37

b Dấu khác:

- Dấu chức danh: Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng.

- Dấu nổi, dấu chìm, dấu chỉ mức độ “mật” - “khẩn”, dấu đến.

Con dấu cơ quan của Nhà trường được bảo quản trong két tại nơi làm việc củacán bộ văn thư, chỉ cán bộ văn thư là người được sử dụng con dấu

Con dấu cơ quan được sử dụng để đóng trên những văn bản do Nhà trườngphát hành, đóng lên văn bằng, chứng chỉ do Nhà trường ban hành

Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo Nghị định số58/2001/NĐ-CP và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP

2.2.1.4 Sử dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư

Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà nội đã ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác văn thư từ khi thành lập trường đến nay Ngoài việc lưu trữ trênmáy tính thông thường Nhà trường còn thiết kế và sử dụng phần mềm riêng: phầnmềm MIS – Hệ thống thông tin quản lý trợ giúp tác nghiệp HHT để quản lý cácvăn bản đi và đến

Về việc lưu trữ văn bản trên máy tính, cán bộ văn thư tạo thành một folderchung: QUẢN LÝ VĂN BẢN; sau đó chia thành 02 folder nhỏ hơn, gồm: Quản lývăn bản đi và Quản lý văn bản đến; sau đó tạo thành các mẫu sổ quản lý văn bảntrong folder và đăng ký văn bản bằng sổ điện tử; cuối cùng là scan văn bản, tạo

đường dẫn hyperlink từ sổ điện tử đến văn bản toàn văn.

Đối với phần mềm MIS mà Nhà trường đang áp dụng, tên Tiếng anh làManagement Information System, nghĩa là Hệ thống quản lý thông tin

Trong đó bao gồm các nội dung: lịch công tác, văn bản đi, văn bản đến, vănbản nội bộ Mỗi cá nhân có liên quan được cấp một tài khoản và phân quyền truycập, cán bộ văn thư là người scan văn bản lên phần mềm và quản lý toàn bộ vănbản trong đó Khi cần gửi một văn bản nào nội bộ trong trường cho một cá nhânhay phòng, ban, khoa nào thì chỉ cần lựa chọn đối tượng nhận văn bản, bên đốitượng được cán bộ văn thư lựa chọn sẽ tiếp nhận và xử lý văn bản đó Đây là ưuđiểm được Chi cục Văn thư – lưu trữ đánh giá cao trong việc ứng dụng công nghệthông tin vào công tác văn thư – lưu trữ Bởi phần mềm này không chỉ có tác dụngtìm kiếm, thống kê, quản lý, chuyển giao văn bản nhanh chóng, mà còn tác dụng

phục vụ cho công tác lưu trữ văn bản một cách khoa học và hiệu quả

Mẫu tại Phụ lục số 12; Tr 38

Văn bản đến, văn bản đi đều được cập nhật hàng ngày, chất lượng khai thácnăm sau cao hơn năm trước Đến nay công tác quản lý văn bản trên máy tính đã đivào nề nếp, phục vụ tra tìm văn bản kịp thời đáp ứng nhu cầu công tác chỉ đạo củaNhà trường trong tình hình mới

Hiện nay bộ phận văn thư đã được trang bị một số thiết bị hiện đại như: Máyđiện thoại, máy Fax, máy photocopy, máy in, máy scan văn bản để phục vụ chocông tác văn thư và lưu trữ Ngoài ra, bố trí bàn làm việc của cán bộ văn thư riêngbiệt giúp cho việc bảo mật an toàn thông tin của Nhà trường

2.2.2 Công tác lưu trữ

Tài liệu lưu trữ ngoài chức năng bảo tồn như những vật chất mang ý nghĩalịch sử, văn hoá khác Nó còn có chức năng dùng để tra cứu phục vụ nghiên cứukhai thác khi cần thiết Vì vậy việc phân loại tài liệu phải đảm bảo được tính khoahọc sẽ tạo được điều kiện tốt cho yêu cầu này

Tuy nhiên, công tác lưu trữ của Trường CĐ Nghề Công nghệ cao Hà Nộichưa đạt được chú trọng Trước đây, Nhà trường đã bố trí kho lưu trữ nằm ở Nhà Ftrong khuân viên trường, và đã trang bị đầy đủ những dụng cụ cần thiết như giá, tủ,

hồ sơ, máy hút ẩm,… phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành trongquá trình hoạt động của trường Tuy nhiên, do điều kiện cần diện tích phục vụ chocông tác đào tạo, nên kho lưu trữ đã được bố trí thành phòng học cho sinh viênKhoa Chăm sóc sắc đẹp

Ngoài ra, Nhà trường cũng chưa bố trí được nhân lực để trực tiếp quản lýcông tác lưu trữ Cán bộ văn thư ít, không chuyên môn và kiêm nhiệm, tiếp nhậnvăn bản đi – đến với số lượng tương đối nhiều, nếu kiêm nhiệm thêm công tác lưutrữ gây ra tình trạng quá tải công việc cho cán bộ văn thư

Thành phần chính của hồ sơ hình thành trong trường là tài liệu hành chính.Nội dung chủ yếu của hồ sơ tài liệu xoay quanh công tác đào tạo và nghiên cứukhoa học – là nhiệm vụ trọng tâm của Nhà trường

Về vấn đề thu thập và xác định giá trị tài liệu vào lưu trữ:

Theo Quy trình quản lý chất lượng của Nhà trường ban hành có quy định:Trưởng phòng, ban, khoa hoặc nhân viên được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ,tiến hành lập danh mục các loại hồ sơ có tại phòng, ban, khoa Bảng danh mục hồ

sơ được sử dụng thống nhất trong toàn Trường Mẫu tại Phụ lục số 13; Tr 39Các hồ sơ trước khi hủy bỏ phải có quyết định của Ban Giám hiệu kèm theoBảng kê chi tiết các hồ sơ đề nghị hủy Mẫu tại Phụ lục số 14; Tr 40

Khi tiến hành hủy bỏ phải có Biên bản hủy hồ sơ với sự xác nhận của cácthành viên tham gia theo sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu Mẫu tại Phụ lục 15; Tr 41

Về bảo quản hồ sơ, tài liệu thì tất cả các hồ sơ công việc được lập xong được

lưu trữ, bảo quản trực tiếp tại phòng, ban, đơn vị lập ra hồ sơ đó Thời gian lưu giữ

hồ sơ tại các phòng, ban, khoa là 3 năm Sau đó các phòng, ban, khoa chuyển hồ

sơ về kho lưu trữ chung để bảo quản và lưu giữ theo yêu cầu luật định

Đối với nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu, vì chưa có kho lưu trữ cán bộ chuyên môn

có trách nhiệm tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu do mình phụ trách quản lý tại đơn

vị cuối mỗi năm

Chương 3 MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG CAO

ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHỆ CAO HÀ NỘI

3.1 Nhận xét, đánh giá

3.1.1 Ưu điểm

Nhìn chung công tác Văn thư của trường CĐ Nghề công nghệ cao Hà nội đãthực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao Mối quan hệ giữa cán bộ văn thư,thủ trưởng cơ quan, các ban chuyên môn được thiết lập tốt Việc thực hiện đúngthẩm quyền, uỷ quyền trong quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt động văn thư ở vănphòng có xu hướng đi vào nề nếp Cán bộ văn thư - lưu trữ trong văn phòng nhiệttình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể hoá công việc và tổ chức thực hiện nhiệmvụ

Việc bố trí hợp lý phòng làm việc của cán bộ văn thư thuộc phòng Tổ chứchành chinh ngay ở tầng 01 giúp cho việc chuyển giao và tiếp nhận văn bản dễ dàngtiện lợi

Trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết, bố trí bàn làm việc hợp lý phục vụ chocán bộ văn thư thực hiện tốt nhiệm vụ được giao

Thực hiện chủ trương rà soát, kiểm tra, thanh tra các văn bản đã ban hành cótác dụng rất tích cực giúp loại bớt những văn bản ban hành sai quy định, nhữngvăn bản hết hiệu lực, văn bản cần sử đổi bổ sung, văn bản còn hiệu lực thi hành.Qua công tác rà soát giúp hệ thống hoá văn bản đã ban hành từ trước đến nay đãđưa vào lưu trữ Các phòng ban, đơn vị có trách nhiệm sắp xếp lại văn bản, từngbước thực hiện quy chế nộp lưu bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng quy định

Công tác văn thư tiến hành từng bước nhịp nhàng và đồng bộ việc chuyểngiao các loại văn bản đi, đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ “mật”,

“khẩn” để chuyển giao kịp thời Cán bộ nhân viên trong văn phòng đã hoàn thànhtốt nhiệm vụ được giao và đảm bảo đúng các quy định về công tác văn bản, giấy

Xây dựng được hệ thống quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVNISO 9001:2008 vào công tác văn thư – lưu trữ.

Các nghiệp vụ văn thư cơ bản thực hiện đúng theo yêu cầu, trình tự nghiệp vụđược quy định của pháp luật

3.1.2 Hạn chế

Tuy đã đạt được một số kết quả quan trọng trong việc thực hiện quy trình tiếpnhận, xử lý các văn bản giấy tờ nhưng đến nay nó vẫn còn tồn tại những nhượcđiểm

Thứ nhất về nhân sự bố trí kiêm nhiệm, số lượng ít, không chuyên môn khiến

cho công việc bị chồng chất, khó giải quyết triệt để và đúng chuẩn theo quy định

Thứ hai về công tác văn thư đôi lúc vẫn có tồn tại nhiều sai lệch Ví dụ như:

chèn số đăng ký văn bản, không có sổ theo dõi việc giải quyết vấn đề cho Nhàtrường, đôi lúc dấu cơ quan không chỉ một mình cán bộ văn thư được quyền sửdụng đóng dấu Ngoài ra, các sổ đăng ký văn bản đi – đến với nhãn bìa sổ sổ đăng

ký công văn đi – đến, như vậy là sự thiếu xót của cán bộ văn thư khiến cho việc

tìm kiếm văn bản theo tên loại văn bản trở nên khó khăn hơn Hơn nữa, việc đăng

ký chung sổ như vậy là sai cơ bản về cách đánh số ký hiệu văn bản đi theo hệthống số được quy định tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của BộNội vụ về Hướng dẫn Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơquan

Thứ ba, đối với công tác lưu trữ chưa nhận được sự quan tâm đúng mực của

Nhà trường

Thứ tư, việc quản lý văn bản còn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu

trữ sau 3 năm được đề ra nhưng chưa thực hiện tốt vì chưa có kho tàng để phục vụcông tác lưu trữ, do đó văn bản còn nằm rải rác ở các phòng ban chức năng, khicần tra tìm thì không có, thất lạc hoặc mất nhiều thời gian

Các hồ sơ chưa được quy định thời hạn bảo quản, chưa có bảng Danh mục hồ

sơ dự kiến cần lập trong năm, đôi khi do sự chủ quan của 01 cá nhân hoặc 01nhóm cá nhân có liên quan có thể dẫn đến tiêu hủy tài liệu một cách bừa bãi; hoặc

cứ thấy hồ sơ, tài liệu là lưu giữ gây nên tốn diện tích lưu trữ và ảnh hưởng đến cácnghiệp vụ sau này

Phương hướng của Nhà trường là tiếp tục phát huy những ưu điểm hiện có vàtìm ra những biện pháp để khắc phục những mặt còn hạn chế trong công tác vănthư – lưu trữ tại trường

3.2 Đề xuất các khuyến nghị và giải pháp nâng cao năng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư – lưu trữ của Nhà trường.

Từ những ưu điểm và hạn chế về công tác văn thư – lưu trữ của Nhà trườngnhư đã nêu trên, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạtđộng công tác văn thư – lưu trữ của Nhà trường

Thứ nhất về việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cho cán bộ nhân viên.

Tăng cường hơn nữa việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho độingũ nhân viên trong nhà trường nói chung và cho cán bộ văn thư nói riêng để cán

bộ trong trường có ý thức trách nhiệm cao hơn, có năng lực hơn trong công việc.Cần hướng dẫn cho cán bộ chuyên môn phương pháp lập hồ sơ; phương pháp

tổ chức hồ sơ khoa học đang lưu giữ tại phòng, ban, đơn vị; phương pháp trình bàynhãn bìa, tiêu đề hồ sơ

Đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ, thường xuyên cử cán bộ Văn thư - lưu trữ đi họcchuyên môn để ngày càng nắm vững nghiệp vụ của mình trong quá trình giải quyết

công việc có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất, nhanh nhất.

Thứ hai, tổ chức sắp xếp nhân sự một cách khoa học,hợp lý.

Bố trí thêm nhân sự lưu trữ, có thể sử dụng nhân sự khác ngoài cán bộ vănthư trong phòng Tổ chức hành chính kiêm nhiệm công việc lưu trữ Hoặc có thểgiảm bớt khối lượng công việc của cán bộ văn thư để có thể trực tiếp quản lý cảcông việc lưu trữ

Ngoài ra, có thể sử dụng nguồn nhân lực là sinh viên kiến tập, thực tập vềchuyên ngành lưu trữ để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cần thiết cho trường

Thứ ba, cần có biện pháp khen thưởng ý thức kỷ luật và tính tích cực trong

lao động cho cán bội nhân viên văn thư - lưu trữ nhằm tăng hiệu quả làm việc

Thứ tư, lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu của cơ quan

Thiết lập kho lưu trữ nhằm quản lý tài liệu tập trung thống nhất tài liệu, cũngnhư công tác bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, để phục vụ chocông tác tra tìm tài liệu thuận tiện hơn

Thứ năm, mẫu hóa các loại sổ sách theo quy định của Nhà nước.

Cán bộ văn thư nên lập thêm một quyển sổ nhằm theo dõi quá trình giải quyếtvăn bản của cá nhân, đơn vị trong có liên quan để đảm bảo cho việc giải quyếtcông việc được diễn ra theo đúng trình tự và đúng thời hạn

Cán bộ văn thư nên chia sổ đăng ký văn bản đi thành 2 quyển được đánh theo

2 hệ thống số khác nhau: chia công văn đăng ký vào một quyển sổ, còn lại các vănbản có tên gọi như: Quyết định, Báo cáo, Thông báo… được đăng ký vào mộtquyển sổ Các văn bản “mật” – “khẩn” cũng được đăng ký vào các sổ riêng và có

hệ thống số riêng

Thứ sáu, Nhà trường nên đẩy mạnh thực hiện và áp triệt để quy trình hệ thống

tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008

Trên đây là một số khuyến nghị và giải pháp em mạnh dạn đưa ra Nếu chưađạt được như Nhà trường mong muốn em xin được bổ sung để cùng rút kinhnghiệm, đây cũng chính là mục tiêu giúp em trên bước đường khởi nghiệp khi ratrường