Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội .doc

Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội .doc

LỜI MỞ ĐẦU

Những năm qua cùng với xu thế hội nhập và phát triển với các quốc gia trên thế giới đất nước ta đã và đang đạt được những thành tựu to lớn về mọi mặt nhất là trên lĩnh vực kinh tế Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi những nhà sản xuất kinh doanh phải làm mọi cách để đứng vững và phát triển Trước yêu cầu đòi hỏi của thị trường như vậy các nhà quản lý của đơn vị phải tìm mọi biện pháp để sản xuất có chất lượng tốt nhất, với mức chi phí ít nhất với lợi nhuận cao nhất Đây là vấn đề bao trùm xuyên suốt hoạt động kinh doanh thể hiện chất lượng của toàn bộ công tác quản lý kinh tế Hạch toán kế toán là bộ phận cấu thành của hoạt động quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời cũng là công cụ đắc lực phục vụ cho Nhà nước quản lý lãnh đạo, chỉ đạo nền kinh tế quốc dân

Qua một thời gian ngắn khảo sát, tìm hiểu tình hình thực tế sản xuất tại Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội trực thuộc Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư Hà Nội tôi đã hoàn thành bản báo cáo thực tập tổng hợp của mình Ngoài lời mở đầu và kết luận, báo cáo tổng hợp được chia làm 3 phần chính:

Phần I: Tổng quan về Xí nghiệp thương mại và Bao bì Hà Nội

Phần II: Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội

Phần III: Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội.

Trần Thị Xuân Ngọc - Lớp Kế toán ETrang 1

PHẦN I

TỔNG QUAN VỀ XÍ NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ BAO BÌ HÀ NỘI

I/- Lịch sử hình thành và phát triển của Xí nghiệp Thương mại và Bao bì

Hà Nội trực thuộc Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư Hà Nội

Sau năm 1986 khi nền kinh tế nước ta chuyển từ tập trung bao cấp sang nền kinh tế nhiều thành phần đã làm cho đất nước có sự đổi mới về mọi mặt Chính sự đổi mới này của Đảng và Nhà nước đã tạo cơ hội đầu tư vào sản xuất kinh doanh cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước, từ đây nền kinh tế sản xuất hàng hoá phát triển nhanh, hàng hoá sản xuất ra ngày càng nhiều với số lượng và chủng loại ngày càng phong phú đa dạng Ai cũng biết sản phẩm hàng hoá làm ra nếu có cùng chất lượng, cùng giá cả thì cái mà người tiêu dùng dễ dàng nhận ra sự khác biệt khi nhìn thấy sản phẩm hàng hoá đó là sự khác nhau thông qua các mẫu mã bao bì Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại bao bì, từ loại bao bì truyền thống cho các mặt hàng xuất khẩu trước kia là bao bì gỗ cho đến nay ngành bao bì phát triển thành các loại bao bì như bao bì làm bằng kim loại, bao bì nhựa, bao bì giấy

Trước ngày 24/1/1989, thành phố Hà Nội chưa có một công ty nào ngoài hai xí nghiệp của trung ương đóng trên địa bàn Hà Nội Sự ra đời của Công ty Bao bì xuất khẩu Hà Nội, đứa con đầu lòng của ngành công nghiệp bao bì thành phố Hà Nội theo quyết định số 250/QĐ-UB ngày 24/1/1989 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, có trụ sở chính tại 201 Khâm Thiên - Đống Đa - Hà Nội với số vốn pháp định là 5.372.654.000đồng Trong đó:

- Vốn cố định là: 3.641.654.000 đồng- Vốn lưu động là: 1.731.000.000 đồng

Công ty có nhiệm vụ, chức năng là chuyên sản xuất, kinh doanh các mặt hàng bao bì và nguyên liệu sản xuất bao bì Đến tháng 5 năm 1995 Công ty Bao bì xuất khẩu được đổi tên thành Công ty Thương mại và Bao bì Hà Nội,

bì, xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ, nhập khẩu các loại máy móc công cụ, ô tô, vật liệu xây dựng, kinh doanh tổng hợp Bao bì là một khái niệm rất rộng hầu như hàng hoá sản xuất ra cũng cần có bao bì từ cái tăm tre cho đến các mặt hàng cao cấp như ti vi, tủ lạnh, các mặt hàng xa xỉ đều cần đến bao bì Với chức năng vừa sản xuất, vừa kinh doanh, ban đầu Ban giám đốc công ty quyết định lấy hoạt động kinh doanh nguyên vật liệu dùng để sản xuất bao bì là chính Sau một thời gian hoạt động và tìm hiểu thị trường Ban giám đốc Công ty đã nhận thấy mặt hàng bao bì carton sản xuất bằng giấy có độ xốp, độ dợn sóng để bảo quản hàng hoá và quảng cáo cho chính sản phẩm của nhà sản xuất đang được ưa chuộng và có xu hướng ngày càng phát triển Công ty đã chọn lấy kinh doanh nguyên vật liệu bao bì và sản xuất bao bì carton là các hoạt động chính của công ty với phương châm “kinh doanh để sản xuất, sản xuất để kinh doanh”

Dựa theo phương hướng trên, Xí nghiệp sản xuất Bao bì carton giấy trực thuộc Công ty Thương mại và Bao bì Hà Nội được thành lập theo quyết định số 15/TK - LHCT ngày 30/04/1991 của Liên hiệp công ty xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội với sự phê chuẩn của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội có quy mô nhỏ, địa bàn tập trung, trụ sở đặt tại 98 Hoàng Cầu - Đống Đa - Hà Nội với số vốn pháp định là: 1.117.346.000 trong đó :

- Vốn cố định : 867.346.000 đồng - Vốn lưu động : 250.000.000 đồng

Khi mới thành lập năm 1991, xí nghiệp chỉ có 30 cán bộ nhân viên thì đến nay do nhu cầu phát triển của sản xuất số lượng cán bộ công nhân viên đã tăng lên 98 người trong đó gián tiếp là 15 người chiếm 15,3%

Khi mới thành lập với một nhà xưởng cũ nát và một dàn máy mua tại Thành phố Hồ Chí Minh cùng với đội ngũ cán bộ còn chưa am hiểu gì về ngành sản xuất bao bì Đứng trước một mặt hàng mới mẻ và sự cạnh tranh của thị trường, tập thể cán bộ công nhân viên Xí nghiệp với ý chí vươn lên đã mạnh dạn bắt tay vào sản xuất với phương châm vừa làm vừa rút kinh nghiệm, vừa làm vừa ổn định sản xuất

Trần Thị Xuân Ngọc - Lớp Kế toán ETrang 3

Ngày 02/3/2004, UBND thành phố Hà Nội ra quyết định số UB về việc sáp nhập Công ty Thương mại Bao bì Hà Nội vào Công ty Xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội thuộc Liên hiệp Công ty Xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội Theo đó, ngày 06/4/2004, Giám đốc Công ty Xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội ra quyết định số 77/QĐ-CT về việc sáp nhập Xí nghiệp sản xuất bao bì carton giấy vào Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư Hà Nội Đồng thời, ngày 28/5/2004, UBND Thành phố Hà Nội đã ra quyết định số 3368/QĐ-UB đổi tên Xí nghiệp sản xuất bao bì carton giấy thành Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội với tên viết tắt là HATRAPACO

1152/QĐ-Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội là đơn vị hạch toán kinh tế phụ thuộc trực thuộc Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư Hà Nội, được mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi, tài khoản uỷ quyền tại ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng theo quy định hiện hành Ngân hàng giao dịch hiện nay gồm: Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Chi nhánh Tây Hà Nội, Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam chi nhánh Hà Nội.

Với chức năng nhiệm vụ của mình, Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội đã và đang hoạt động có hiệu quả và ngày càng phát triển, khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường Dưới đây là một số thành tựu mà Xí nghiệp đã đạt được trong ba năm hoạt động gần đây:

Bảng số 1: Một số chỉ tiêu về kết qủa hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội từ năm 2002 đến năm 2004

II/- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của

Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội:

1. Phương thức tổ chức bộ máy quản lý:

Bộ máy quản lý của Xí nghiệp bao gồm: Ban giám đốc Xí nghiệp có Giám đốc, 02 Phó giám đốc và bộ máy giúp việc cho Ban giám đốc gồm các trưởng phòng và các nhân viên thuộc các phòng ban trong Xí nghiệp.

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Xí nghiệp dưới đây thể hiện rất rõ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hiện nay của Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội khá chặt chẽ và hợp lý Bộ máy tổ chức quản lý của Xí nghiệp được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng Mỗi bộ phận, phòng ban đều có những chức năng, nhiệm vụ riêng và đều chịu sự quản lý trực tiếp của Ban giám đốc mà người đứng đầu là Giám đốc Xí nghiệp Đồng thời các bộ phận, phòng ban lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm đảm bảo tính hiệu qủa trong sản xuất kinh doanh cũng như việc quản lý thống nhất trong toàn Xí nghiệp.

Sơ đồ 1: TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA XÍ NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ BAO BÌ HN

Trần Thị Xuân Ngọc - Lớp Kế toán ETrang 5

GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP

PHÓ GIÁM ĐỐCPhụ trách Kinh doanh

PHÓ GIÁM ĐỐCPhụ trách Tổ chức sản xuất

Phòng

Kinh doanh Kế toán tài vụPhòng

Phòng KH Điều độ SX

Phòng TC - HC

Tổ máy sóng

Tổ Thành

Tổ in

lưới Tổ cơ khí Bộ phận xe tải - bốc xếpTổ bán

thành phẩm

Ghi chú: Chỉ đạo trực tiếp

Phối hợp trong công việc

2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Xí nghiệp:

• Ban giám đốc:

- Giám đốc Xí nghiệp: Là người đại diện pháp nhân cho Xí nghiệp trong

các quan hệ bên ngoài theo sự uỷ quyền của Ban giám đốc Công ty Giám đốc Xí nghiệp có quyền điều hành cao nhất trong Xí nghiệp chịu trách nhiệm trước công ty về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn cũan như đảm bảo ổn định đời sống cho cán bộ công nhân viên toàn Xí nghiệp.

- Phó giám đốc: là người giúp việc cho Giám đốc thực hiện những hoạt

động sản xuất kinh doanh của mình đồng thời thay mặt Giám đốc điều hành hoạt động của Xí nghiệp khi Giám đốc vắng mặt.

• Hệ thống các phòng ban gồm:

- Phòng Kinh doanh: có chức năng tham mưu cho Ban giám đốc trong

việc lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu tiếp cận thị trường, phối hợp cùng bộ phận kinh doanh của Công ty thực hiện các thao tác nghiệp vụ trong công tác kinh doanh xuất nhập khẩu và kinh doanh thương mại, cung cấp thông tin cho Phòng kế toán tài vụ lập kế hoạch tài chính của xí nghiệp, có nhiệm vụ lập các chứng từ bán hàng, thu nhận các chứng từ mua hàng của xí nghiệp

- Phòng Kế toán tài vụ: thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về

mặt quản lý tài chính và công tác quản lý kinh doanh, luôn đảm bảo nhu cầu về vốn theo đúng chế độ để phục vụ cho việc triển khai mọi hoạt

động của Xí nghiệp theo đúng yêu cầu, chức năng và pháp lệnh kế toán thống kê.

- Phòng tổ chức - hành chính: thực hiện công tác quản lý và sử dụng lao

động, quản trị hành chính, tổ chức thực hiện chế độ chính sách đối với CBCNV, làm công tác tiền lương, nâng bậc lương, khen thưởng, kỷ luậtv.v

- Phòng kế hoạch- điều độ sản xuất: có chức năng lập kế hoạch, tính

toán và đưa ra định mức về kỹ thuật, vật tư, lao động, xây dựng các quy trình công nghệ cho sản xuất sản phẩm, chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện các giai đoạn sản xuất sản phẩm theo tiến độ giao hàng và chất lượng của từng đơn đặt hàng tại Xí nghiệp

III/- Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp

Thương Mại Và Bao Bì Hà Nội

Trong các doanh nghiệp công nghiệp, công nghệ sản xuất là nhân tố ảnh hưởng đến việc tổ chức quản lý nói chung và quản lý công tác kế toán nói riêng Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Thương Mại Và Bao Bì Hà Nội là hoạt động của sản xuất công nghiệp cho nên khi nghiên cứu tình hình tổ chức và quản lý của Xí nghiệp Thương Mại Và Bao Bì Hà Nội chúng ta đề cập đến một vài nét về quy trình công nghệ của Xí nghiệp nói riêng và công ty XNK Và Đầu Tư Hà Nội nói chung Từ khi đưa nguyên vật liệu vào chế biến đến khi nhập kho thành phẩm là cả một quá trình liên tục, khép kín.

Sơ đồ 2: QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT SẢN PHẨM BAO BÌ CARTON TẠI XÍ NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ BAO BÌ HÀ NỘI

KCS KCS(4)

Trần Thị Xuân Ngọc - Lớp Kế toán ETrang 7

KCS (5)(6) KCS

(8)

KCS ( 7 )(9) KCS

Nguyên vật liệu được xuất từ kho đến bộ phận máy tạo sóng (1) tại bộ phận sóng, nguyên liệu (giấy cuộn) được chia cắt theo kích thước quy định sau đó đưa vào máy tạo sóng Quy trình được thực hiện trên dàn máy sóng, bắt đầu giấy được qua lô sóng thứ nhất để tạo dợn sóng, qua lô hồ thứ nhất để ghép một lớp giấy với lớp gợn sóng đồng thời ở lô sóng thứ 2 quy trình cũng diễn ra tương tự ở lô sóng thứ nhất, sau đó toàn bộ 2 lớp này được đưa qua một hồ lô thứ 3 để ghép lại với nhau và ghép thêm một lớp đáy (nếu là sản phẩm carton 3 lớp, quy trình chỉ diễn ra ở một lô sóng) và qua một dàn ép nhiệt, sau cùng ở cuối dàn máy có một con dao chặt để cắt thành các tấm theo quy định Sau khi hoàn thành giai đoạn là tấm sóng, bán thành phẩm được kiểm tra chất lượng sau đó được chuyển vào kho bán thành phẩm số 1 (2) hoặc chuyển sang khâu sản xuất tiếp sau (3).

Ở khâu đoạn tiếp sau bán thành phẩm được đưa qua máy cán lằn chặt khe ( hoặc máy bế hộp ) để tạo hình dáng sản phẩm Sau khi được kiểm tra bán thành phẩm ở giai đoạn này được chuyển sang công đoạn tiếp theo (5).

Ở khâu đoạn ghim hộp bán thành phẩm đã được tạo hình được ghim lại tạo thành những chiếc hộp carton Khi đã được kiểm tra sản phẩm đủ tiêu chuẩn sẽ được chuyển vào kho bán thành phẩm số 2 (6) hoặc chuyển sang khâu in ở giai đoạn sau (7)

Ở giai đoạn in sản phẩm được in theo yêu cầu mẫu mã của khách hàng, sau khi hoàn thành ở giai đoạn này sản phẩm đã đủ tiêu chuẩn chất lượng được nhập kho (9) hoặc gửi đi tiêu thụ ngay không qua nhập kho.

Với quy trình sản xuất trên, bố trí sản xuất của xí nghiệp có tính chất dây chuyền, sản phẩm của bộ phận này sẽ làm nguyên liệu cho bộ phận sau Do vậy cách quản lý hàng hoá của từng bộ phận trong xí nghiệp cần được thực hiện một cách đầy đủ Nguyên liệu chính dùng để phục vụ quá trình sản xuất là các loại giấy kraft được nhập từ nhiều nguồn khác nhau như: Xí nghiệp giấy Lam Kinh, HTX Mỹ Hương, Công ty giấy Việt Trì, Công ty giấy Lửa Việt, XN giấy Hợp Tiến Ngoài những nguyên liệu chính Xí nghiệp còn sử dụng một số nguyên vật liệu phụ nhằm phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất được liên tục như: bột sắn, đinh ghim sắt, keo dán, xút, mực in lưới, dầu hoả, dây nilon buộc hàng v.v

Ngoài ra bộ máy kế toán còn phải tham gia công tác kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán, tổ chức bảo quan lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo quy định.

Trần Thị Xuân Ngọc - Lớp Kế toán ETrang 9

Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quy mô tổ chức quản lý và để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, chức năng phản ánh và giám sát của kế toán, công ty đã tổ chức bộ máy kế toán của công ty thành 2 bộ phận Hai bộ phận này hạch toán độc lập với nhau nhưng giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Bộ phận kế toán tại xí nghiệp do một bộ phận gồm 4 người đảm nhiệm Bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra thu thập chứng từ ban đầu, hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp và lập báo cáo kế toán trong lĩnh vực hoạt động sản xuất bao bì carton của xí nghiệp, sau đó gửi báo cáo kế toán và những tài liệu liên quan cho Phòng Kế toán công ty Phòng Kế toán công ty có nhiệm vụ kiểm tra thu nhận chứng từ và hạch toán chi tiết, tổng hợp, lập báo cáo kế toán trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty và tổng hợp báo cáo toàn bộ công ty Đồng thời có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra bộ máy kế toán của Xí nghiệp Thương Mại Và Bao Bì Hà Nội thực hiện đúng đắn, đầy đủ chế độ, thể lệ và nghiệp vụ kế toán.

ơ đồ 3 : TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA XÍ NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ BAO BÌ HN

- Phụ trách kế toán xí nghiệp: Giúp giám đốc xí nghiệp chỉ đạo công tác

kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế tại xí nghiệp Kiểm tra, kiểm soát tình hình biến động vật tư, tài sản, tiền vốn trong xí nghiệp Phụ trách kế toán cũng đồng thời đảm trách phần hành kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành tại Xí nghiệp với nhiệm vụ ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tổng hợp số liệu, xác định đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành để hướng dẫn các bộ phận quản lý và bộ phận kế toán có liên quan lập và luân chuyển chứng từ chi phí phù hợp đối tượng hạch toán, xác định kết quả sản xuất kinh doanh và lập báo cáo kế toán tài chính định kỳ gửi lên phòng kế toán tài vụ Công ty.

- Kế toán tài sản cố định, vật liệu, công cụ lao động nhỏ: Có nhiệm vụ

phản ánh số hiện có và tính tăng giảm về số lượng, chất lượng, tình hình sử dụng tài sản cố định, khấu hao, sửa chữa, thanh lý, nhượng bán, phản ánh số lượng, chất lượng, giá trị vật tư hàng hoá công cụ lao động có trong kho, mua vào, bán ra, xuất ra sử dụng Tính và phân bổ chi phí vật liệu, công cụ lao động nhỏ vào chi phí giá thành sản phẩm, phát hiện vật liệu thừa thiếu ứ động kém phẩm chất.

Trần Thị Xuân Ngọc - Lớp Kế toán ETrang 11

BAN GIÁM ĐỐCXÍ NGHIỆP

KẾ TOÁN TSCĐ VẬT LIỆU CÔNG CỤ LAO

ĐỘNG NHỎ

PHỤ TRÁCH KẾ TOÁN XÍ NGHIỆP

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN,TIỀN LƯƠNG,

BẢO HIỂM

KẾ TOÁN TỔNG HỢP GIÁ THÀNH

KẾ TOÁN THÀNH PHẨM

TIÊU THỤ