MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 B. PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1 :Giới thiệu vài nét về cơ quan tổ chức 4 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của cơ quantổ chức 4 1.2. Chức năng ,nhiệm vụ , quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư Lưu trữ của viện khoa học công nghệ xây dựng 7 Chương 2 : Thực trạng công tác văn thư lưu trữ cảu cơ quan tổ chức 8 2.1 . Hoạt động quản lý 8 2.1.1. Văn bản chỉ dạo ,hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cuả Viện khoa học công nghệ xây dựng 8 2.1.2. Mô hình ,cách thức tổ chức công tác lưu trữ của Viện 8 2.2 .Hoạt động nghiệp vụ 9 2.2.1 .Đối với công tác Văn thư 9 2.2.1.1. Soạn thảo ,ban hành văn bản 9 2.2.1.2. Quản lý văn bản đi 11 2.2.1.3 . Quản lý và giải quyết văn bản đến 12 2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 16 2.2.1.5 . Quản lý và sử dụng con dấu . 17 2.2.1.6. Thành phần ,nội dung tài liệu của cơ quan tổ chức 18 2.2.2.Đối với công tác Lưu trữ 18 2.2.2.1. Thu thập hồ sơ , tài liệu vào Lưu trữ Viện 18 2.2.2.2.Xác định giá trị tài liệu 20 2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 21 2.2.2.4 .kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ 22 Chương 3 : Nhận xét ,đánh giá và đưa ra khuyến nghị 23 3.1 .Nhận xét ,đánh giá . 23 3.1.1. Đối với công tác văn thư . 23 3.1.2 .Đối với công tác lưu trữ 24 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Viện khoa học công nghệ xâu dựng . 25 3.3. Một số khuyến nghị 26 3.3.1. Đối với Viện khoa học công nghệ xây dựng 26 3.3.2. Đối với bộ môn Văn thư –Lưu trữ khoa , trường 27 C .PHẦN KẾT LUẬN 28 D. PHỤ LỤC
MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Có thể khẳng định cơng tác văn thư lưu trữ có vai trị quan trọng tất lĩnh đời sống xã hội Trong quan ,đơn vị công tác Văn thư –Lưu trữ quan tâm ,bởi cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn tài liệu Làm tốt công tác công văn ,giấy tờ đảm bảo cung cấp thơng tin giải cơng việc nhanh chóng ,chính xác ,đảm bảo bí mật cho quan Ngày ,cùng với phát triển khoa học cơng nghệ ,mỗi lĩnh vực đại hóa ,nền hành nhà nước có phát triển phù hợp Với vai trị quan trọng cơng tác Văn thư –Lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, đảng nhà nước ta ln quan tâm ,đã có chủ trương sách ngày đại công tác nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành ,lý thuyết đôi với thực tế’’ với quan tâm giới thiệu nhà trường giúp đỡ lãnh đạo viện khoa học công nghệ xây dựng kể từ ngày 01/06/2016 – 17/06/1016 Trong khoảng thời gian kiến tập tơi có hội tiếp xúc với công việc thực tế , so sánh khác biệt lý thuyết thực hành ,đánh giá ,nhận xét với học từ sách ,từ ghế nhà trường Từ làm tảng cho trình học tập phục vụ cho công việc sau thân a Khái quát mục đích ,ý nghĩa đợt kiến tập Là cán văn thư –lưu trữ tương lai đợt kiến tập trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư –Lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư –Lưu trữ phát triển đất nước ,thấy bất cập cơng tác quan.Có thể nói đợt kiến tập giúp tơi có hội tiếp xúc với công việc thực tế ,cụ thể hóa ,nắm kiến thức ,học hỏi nhiều kinh nghiệm , tác phong làm việc trưởng thành sau kiến tập quan b Khó khăn , thuận lợi trình kiến tập -Thuận lợi + Về phía nhà trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy giáo, cô giáo thuộc khoa Văn thư –Lưu trữ nhiệt tình giúp đỡ chuyên mơn lẫn kinh nghiệm, tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến ,chỉnh sửa báo cáo để đạt kết tốt đợt kiến tập + Về phía Viện khoa học cơng nghệ xây dựng Viện khoa học công nghệ xây dựng tạo điều kiện thuận lợi sở vật chất, tinh thần điều kiện khác trình kiến tập viết báo cáo quan Ngoài anh chị phòng ban quan đặc biệt cô Trần Thị Lan quan tâm giúp đỡ, tận tình bảo, hướng dẫn giúp đỡ tơi q trình kiến tập trình thu thập tài liệu thiết thực, kỹ nghiệp vụ chuyên môn cần thiết để tơi hồn thành đợt kiến tập cách tốt - Khó khăn Đối với sinh viên ngồi ghế nhà trường ,đây lần bước chân vào quan lớn lần có hội tiếp xúc với công việc thực tế nên tránh khỏi bỡ ngỡ ,thiếu kinh nghiệm, kỹ quan sát nhìn nhận vấn đề hạn chế nhận thức dẫn đến thiếu sót xãy tìm hiểu vấn đề thực cơng việc giao chưa thật đạt hiệu LỜI CẢM ƠN Trải qua khoảng thời gian kiến tập viện khoa học công nghệ xây dựng , khoảng thời gian vô đáng nhớ với thử thách kỷ niệm Tôi tin q trình kiến tập lần tảng để sinh viên làm quen với sống thực tế có nhìn đắn cơng việc mà phải thực hồn thành tương lai Để có kết , cho phép gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy giáo, cô giáo thuộc khoa Văn thư –Lưu trữ nhiệt tình giúp đỡ chuyên mơn lẫn kinh nghiệm, tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến ,chỉnh sửa báo cáo để đạt kết tốt đợt kiến tập Tiếp theo, xin chân thành cảm ơn lãnh đạo viện khoa học công nghệ xây dựng tạo điều kiện thuận lợi sở vật chất, tinh thần điều kiện khác trình kiến tập viết báo cáo quan Đồng thời xin cảm ơn anh chị phòng ban quan đặc biệt cô Trần Thị Lan ln quan tâm giúp đỡ, tận tình bảo, hướng dẫn giúp đỡ tơi q trình kiến tập trình thu thập tài liệu thiết thực, kỹ nghiệp vụ chun mơn cần thiết để tơi hồn thành báo cáo đầy đủ, hiệu hoàn thành tốt đợt kiến tập Mặc dù cố gắng hoàn thành báo cáo với tất nỗ lực thân, song hạn chế mặt thời gian kinh nghiệm nên báo cáo không tránh khỏi sai sót, khiếm khuyết tơi mong nhận bảo, đóng góp ý kiến quý thầy, để đề tài báo cáo hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! B PHẦN NỘI DUNG Chương :Giới thiệu vài nét quan tổ chức 1.1.Lịch sử hình thành, chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức quantổ chức - Lịch sử hình thành Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng, tiền thân Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng - trực thuộc Bộ Kiến trúc, thành lập ngày 18 tháng 11 năm 1963 ngày 16 tháng 10 năm 1974, Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng đổi tên thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng - trực thuộc Bộ Xây dựng Ngày 16 tháng 05 năm 1988, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng tiếp nhận Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng thuộc Uỷ ban xây dựng Cơ Nhà nước, thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng, trực thuộc Bộ Xây dựng Ngày 24 tháng 10 năm 1996, Thủ tướng Chính phủ định số 782/TTg công nhận Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng 41 Viện Nhà nước Ngày 11 tháng 12 năm 1996, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng theo định số 1056/BXD - TCLĐ Bộ trưởng Bộ Xây dựng Ngày 23 tháng 05 năm 2007, Bộ Xây dựng định số 789/QĐBXD phê duyệt đề án chuyển đổi Viện Khoa học công nghệ xây dựng thành tổ chức khoa học công nghệ tự trang trải kinh phí theo Nghị định số 15/2005/2005/NĐ-CP Thủ tướng Chính phủ Hiện nay, Viện Khoa học công nghệ xây dựng hoạt động theo mơ hình - Chức ,nhiệm vụ Viện Khoa học công nghệ xây dựng - Bộ Xây dựng quan nghiên cứu, phục vụ quản lý nhà nước tư vấn hàng đầu ngành Xây dựng Theo Quyết định số 980/QĐ-BXD ngày 9/10/2013, giấy phép đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế tổ chức khoa học công nghệ, mã số doanh nghiệp 0100408233 ngày 15/01/2014 chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học công nghệ số đăng ký A-735, Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng có chức nhiệm vụ sau: Nghiên cứu khoa học, công nghệ, biên soạn quy chuẩn, tiêu chuẩn; Phục vụ công tác quản lý Nhà nước lĩnh vực thuộc ngành Xây dựng cơng trình quan trọng, cơng trình trọng điểm quốc gia; Tư vấn xây dựng; lập dự án đầu tư, khảo sát địa chất, môi trường, lập hệ thống mốc, lưới phục vụ thiết kế, thi công, khai thác cơng trình; thiết kế, thẩm tra thiết kế tổng dự tốn cơng trình xây dựng; tư vấn đấu thầu, quản lý dự án, giám sát chất lượng xây lắp cơng trình; kiểm định chất lượng đất, vật liệu, kết cấu, thiết bị; lưới trắc địa phụ vụ xây dựng; kiểm tra chất lượng nước, môi trường, hệ thống điện cơng trình, hạ tầng kỹ thuật thị; chuyển giao thiết bị công nghệ xây dựng; Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập vật liệu xây dựng, thiết bị cơng nghệ, thiết bị thí nghiệm xây dựng; Thi cơng xây dựng mới; sửa chữa, cải tạo cơng trình; trùng tu, bảo tồn cơng trình di tích, cơng trình kiến trúc cổ; Đào tạo cấp tiến sỹ kỹ thuât, thí nghiệm viên, kiểm định viên, tư vấn giám sát chất lượng, quản lý dự án, tập huấn chuyên đề kỹ thuật hợp tác quốc tế lĩnh vực khoa học công nghệ xây dựng; Là tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hoá dùng cho cơng trình xây dựng Là đơn vị thực việc thử nghiệm/ chứng nhận chất lượng sản phẩm, hàng hóa vật liệu xây dựng Hợp tác với tổ chức nước quốc tế theo chức năng, nhiệm vụ giao - Cơ cấu tổ chức :Về cấu tổ chức ,viện có 19 đơn vị gồm : Phòng chức , Viện nghiên cứu chuyên ngành ,1 Viện thông tin đào tạo tiêu chuẩn hóa , Phân viện miền nam miền trung , trung tâm , Văn phịng đại diện Cần Thơ ,và Cơng ty cổ phần Sơ đồ cấu tổ chức PHÓ VIỆN TRƯỞNG Phịng tổ chức hành Phịng kế hoạch kỹ thuật VIỆN TRƯỞNG PHÓ VIỆN TRƯỞNG PHÓ VIỆN TRƯỞNG Viện chun ngành kết cấu cơng trình xây dựng Trung tâm tư vấn chống ăn mòn xây dựng Viện chuyên ngành bê tông Trung tâm tư vấn thiết kế xây dựng Viện chuyên ngành địa kỹ thuật Phòng tài kế tốn Viện thơng tin,đào tạo tiêu chuẩn hóa Phân viện khoa học cơng nghệ xây dựng Miền Nam Phân viện khoa học công nghệ xây dựng Miền Trung Trung tâm tư vấn trắc địa xây dựng Trung tâm triển khai công nghệ xây dựng Miền Trung CÁC HỘI ĐỒNG Trung tâm công nghệ xây dựng Trung tâm tư vấn xây dựng công nghiệp hạ tầng Trung tâm tư vấn thiết bị xây dựng Văn phịng đại diện Cần Thơ Cơng ty cổ phần đầu tư công nghệ xây dựng -IBST Trung tâm phát triển công nghệ vật liệu xây dựng *Các hội đồng : -Hội đồng khoa học -Hội đồng chức danh giáo sư cấp sở -Hội đồng khoa học –Đào tạo tiến sĩ 1.2 Chức ,nhiệm vụ , quyền hạn ,cơ cấu tổ chức phận Văn thư –Lưu trữ viện khoa học công nghệ xây dựng * Chức , nhiệm vụ ,quyền hạn : • - Đối với cán văn thư lưu trữ Cán văn thư : Quản lý hệ thống văn đến Viện Quản lý công văn ,đến ,lập hồ sơ ,lưu văn Viện giao nộp vào lưu trữ theo quy trình quản lý văn đến Quản lý sử dụng dấu theo quy định Hằng ngày có trách nhiệm đưa cơng văn , tài liệu trình Lãnh đạo Viện chuyển công văn đến cá nhân đơn vị theo yêu cầu Lãnh đạo Viện -Đối với cán lưu trữ : Phối hợp với phòng chức Viện việc lập hồ sơ ,tiếp nhận hồ sơ , tài liệu phịng chun mơn đến hạn nộp lưu trữ Sắp xếp hồ sơ ,xây dựng công cụ tra cứu ,phục vụ khai thác tài liệu có ,hiệu Cán trực tiếp làm văn thư lưu trữ phận Viện phải đào tạo chuyên môn ,hằng năm bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định Cục văn thư lưu trữ Nhà nước -Bảo vệ bí mật cảu nhà nước cơng tác văn thư lưu trữ : Mọi hoạt động công tác văn thư lưu trữ Viện phải thực phù hợp với quy định cảu pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước * Cơ cấu tổ chức phận văn thư lưu trữ Viện Văn thư phận phòng hành điều hành quản lý trưởng Phịng hành Bộ phận văn thư lưu trữ gồm cán văn thư cán lưu trữ Chương : Thực trạng công tác văn thư lưu trữ cảu quan tổ chức 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Văn dạo ,hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cuả Viện khoa học công nghệ xây dựng - Quy chế công tác văn thư lưu trữ Viện khoa học công nghệ xây dựng ban hành QĐ số 26 /QĐ –VKT ngày 07/01/2010 Quyết định v/v ban hành quy chế Văn thư lưu trữ Quy chế công tác văn thư lưu trữ áp dụng đơn vị cán công nhân viên Viện khoa học công nghệ xây dựng Quy chế dược áp dụng thống tất đơn vị thuộc Viện - Xây dựng ,ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ + QĐ số 26 /QĐ –VKT ngày 07/01/2010 Quyết định v/v ban hành quy chế Văn thư lưu trữ + NĐ số 110 /NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chỉnh phủ công tác văn thư + NĐ số 111/2004 /NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia + Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/05/2005 Cục Văn thư lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan + QĐ số 20 /BXD-VP ngày 06/09/1994 trưởng xây dựng việc chấn chỉnh tăng cường công tác hành ,văn thư ,lưu trữ 2.1.2 Mơ hình ,cách thức tổ chức cơng tác lưu trữ Viện - Tổ chức phận Văn thư lưu trữ phận phịng hành điều hành quản lý trưởng Phịng hành Bộ phận văn thư lưu trữ Viện gồm cán văn thư cán lưu trữ -Tổ chức nhân Viện khoa học công nghệ xây dựng có cán văn thư cán lưu trữ có trình độ đại học ( Văn thư quan ) , 19 đơn vị trực thuộc Viện đơn vị có cán làm kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ với trình độ khác Tổ chức nhân có ảnh hưởng lớn đến hiệu cơng tác văn thư lưu trữ Viện Vì cần phải bố trí cán có chun mơn nghiệp vụ cao 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1 Đối với công tác Văn thư 2.2.1.1 Soạn thảo ,ban hành văn * Hình thức văn Các hình thức văn Viện phép ban hành : Văn quy phạm pháp luật :Quyết định Văn hành :Quyết định (cá biệt ), Chương trình, Kế hoạch ,Báo cáo , Cơng văn ,Tờ trình ,Thơng báo ,Dự án ,Đề án ,Quy hoạch … * Thể thức kỹ thuật trình bày văn -Thành phần thể thức bắt buộc gồm: 1.Quốc hiệu Tên quan ban hành văn Số, kí hiệu văn Địa danh, ngày ,tháng ,năm ,ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung văn Nội dung văn Chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan Nơi nhận - Quy trình soạn thảo văn : Bước 1: Xác định mục tiêu Bước 2: Chọn loại văn Bước 3: Thu thập xứ lý thông tin Bước 4: Viết dự thảo Bước 5: Trình duyệt ,sửa chữa nội dung,bổ sung cần thiết Bước 6: Duyệt ,ký ban hành văn Bước 7: Ghi sổ, kí hiêu ,ngày tháng năn ban hành văn , nhân bản, đóng dấu Bước 8: Đăng ký văn Đề tài ,dự án ,tiêu chuẩn thuộc nguồn vốn : Hợp đồng khoa học công nghệ ,phiếu giao việc ,các định ,biên hội đồng cấp ,biên nghiệm thu lý ,công văn đến ,đi ,báo cáo tổng kết , phiếu đăng ký kết ,quyết toán kinh phí … Các tài liệu thuộc lĩnh vực triển khai tiến kỹ thuật gồm : Hợp đồng kinh tế ,phiếu giao việc ,quyết định, công văn đến ,đi ,biên nghiệm thu lý ( giai đoan ,quyết toán ); Bản vẽ dự toán lấy dấu thẩm tra ( phịng kế hoạch kỹ thuật đóng dấu ); Đề cương ,phương án ,thuyết minh ,bán vẽ thiết kế ,báo cáo kỹ thuật ( kể hồ sơ bên A cung cấp làm sở để thực hợp đồng ),kết thí nghiệm ,dự tốn ,quyết tốn Công tác xây dựng dự án đầu tư Viện : - Dự án sửa chữa xây dựng nhỏ tăng cường trang thiết bị (kể vốn nhà nước vốn tự có )bao gồm : Dự án ,hợp đồng ,phiếu giao việc ,quyết định ,tờ trình ,cơng văn ,đến ,biên nghiệm thu lý ,hồ sơ thiết kế ,hồ sơ thầu -báo giá cạnh tranh (nếu có ) - Dự án đầu tư chiều sâu (kể vố nhà nước vốn tự có ) bao gồm : Dự án ,các sở pháp lý ,hồ sơ thầu ,hợp đồng ,biên nghiệm thu lý ,quyết toán ,hồ sơ hồn cơng : Tập hợp lưu theo dự án kết thúc - Dự án cột mốc biên giới Việt Nam –Trung Quốc ,Việt Nam – Campuchia , Việt Nam –Lào :Tập hợp theo dự án kết thúc - Dự án phát triển Viện ,kế hoạch ,báo cáo tổng kết ,quy chế … Văn đến ,đi chung Viện thuộc lĩnh vực quản lý Phòng KHKT theo đạo Viện trưởng : Tập hợp theo năm Các kết thí nghiệm kiểm tra chất lượng vật liệu ,kết cấu cơng trình Viện cho đơn vị Viện Các phát minh ,sáng kiến ,các catalo thiết bị thí nghiệm ,thiết bị thi cơng mua nước (hoặc nước giới thiệu ) đơn vị khác hay tự chế tạo bao gồm hồ sơ đồ máy ,thuyết minh ,hướng dẫn sử dụng Các báo cáo hội nghị ,hội thảo khoa học Viện ,do hội chuyên ngành ,tổ chức hay quan khác tổ chức mà Viện góp phần tài trợ hay mời Báo cáo dịnh kỳ năm Viện ,hoặc nhân kiện đặc biệt (kỷ niệm thành lập Viện ,đón huân chương ) 10 Các báo cáo khoa học ,khảo sát ,thực tập cán Viện thực nước 11 Các luận án ,tóm tắt luận án tiến sĩ ,phó tiến sĩ ,thạc sĩ ,là cán Viện thực nước hay nước 12 Các băng phim tư liệu ,ảnh ,phim âm ,dương ghi lại hay dựng theo chuyên đề liên quan đến hoạt động Viện 13 Các sáng chế ,bằng khen ,huy ,huân chương, giấy chứng nhận hoạt động KH &CN Viện cấp trao - Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ Viện : tháng ,6 tháng năm tùy thuộc vào hợp đồng hoàn thành - Thủ tục giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Theo định kỳ ,bộ phận lưu trữ văn phòng làm thủ tục nộp tài liệu hết hạn lưu trữ Viện lên cấp theo quy định văn phòng Bộ xây dựng 2.2.2.2.Xác định giá trị tài liệu - Việc xác định giá trị tài liệu để bảo quản loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Hội đồng xem xét tư vấn cho Lãnh đạo Viện Đối với hồ sơ thiết kế vẽ hồn cơng cơng trình phải vào quy định thời hạn lưu giữ Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng năm 2006 Bộ xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế ,bản vẽ hồn cơng cơng trình xây dựng Nghiêm cấm cá nhân ,đơn vị tự tiêu hủy tài liệu lưu trữ hình thức - Thành phần hội đồng xác định giá trị Viện bao gồm : + Lãnh đạo Viện : Chủ tịch Hội đồng + Chuyên Viên lưu trữ : ủy viên thư ký + Đại diện xây dựng ,Cục lưu trữ Nhà nước : Ủy viên + Trưởng phòng Tổ chức –Hành ,Kế hoạch kỹ thuật ,Tài kế tốn , Giám đốc TT Đào tạo & TT : Ủy viên - Thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị quy định sau : a Bộ phận lưu trữ có tài liệu tiêu hủy phải trình Lãnh đạo Viện xem xét hồ sơ xin tiêu hủy tài liệu bao gồm : + Tờ trình xin tiêu hủy tài liệu + Bản thuyết minh tài liệu tiêu hủy + Danh mục tài liệu xin hủy b Lãnh đạo Viện Quyết định thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu c Hội đồng xác định giá trị tài liệu họp tư vấn cho Lãnh đạo Viện định danh mục tài liệu tiêu hủy - Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị lãnh đạo Viện phê duyệt phải thực theo quy định Nhà nước theo thủ tục quy chế Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản phận lưu trữ có tài liệu hủy 10 năm kể từ Quyết định tiêu hủy tài liệu có hiệu lực 2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu Tùy theo loại hình tài liệu mà việc chỉnh lý ,sắp xếp thức theo trật tự quy định riêng để cần thiết dễ dàng tìm thấy thời gian ngắn - Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu Hợp đồng kinh tế + Phân loại Hợp đồng theo năm + Trong năm phân loại hợp đồng theo thứ tự từ nhỏ đến lớn + Đánh số trang liên tục từ hết Báo cáo ,đề cương ,thuyết minh …( với loại hình tài liệu khổ A4 ) + Lập sổ theo dõi tài liệu + nhập máy (file đính kèm ) + Cho tài liệu lưu khổ A3,A4 vẽ rời vào hộp nhựa dầy 15cm (theo mẫu ) + Tít ngồi bìa hộp ghi tên đơn vị +Năm hợp đồng + Số hợp đồng + Hồ sơ thiết kế ,thẩm tra …Khổ A0 ,A1 phân loại theo năm thứ tự từ nhỏ đến lớn sau dán nhãn - Nghiệp vụ chỉnh lý văn ,đến + Phân loại công văn theo năm + Trong năm phân loại công văn theo tháng + Trong tháng xếp công văn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn + Nhập máy tra cứu ( file đính kèm ) 2.2.2.4 kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ Các đơn vị ,cá nhân phải bảo vệ an toàn hồ sơ ,tài liệu chưa đến hạn nộp vào lưu trữ Kho lưu trữ Viện khoa học công nghệ xây dựng có quy mơ diện tích rộng Diện tích kho lưu trữ khoảng 175m ,với diện tích kho lưu trữ rộng đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu thuận tiện Kho lưu trữ tài liệu Viện cao ,thống khí ,có cửa khóa chắn Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ cặp ,hộp giá ,tủ ,các thiết bị , phương tiện vân chuyển tài liệu đáp ứng yêu cầu Tuy nhiên điều kiện kinh tế mà Viện khoa học công nghệ chưa trang bị đầy đủ trang thiết bị bảo quản tài liệu máy hút ẩm ,hút bụi ,nhiệt kế ,ẩm kế ,máy đo nồng độ khí độc ,máy điều hịa nhiệt độ dẫn đến khó khăn cho việc bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ Hồ sơ tài liệu kho bảo quản hộp (cặp ) có dán nhãn ,ký hiệu , mã số theo mục lục hồ sơ xếp gọn gàng giá để dễ tìm ,dễ lấy ,dễ di chuyển cần thiết Chương : Nhận xét ,đánh giá đưa khuyến nghị 3.1 Nhận xét ,đánh giá 3.1.1 Đối với công tác văn thư - Ưu điểm Lãnh đạo Viện đánh giá vai trị cơng tác văn thư ,chỉ đạo triển khai đầy đủ văn quy định ,hướng dẫn nhà nước ,bảo đảm thực theo quy định pháp luật Bộ phận văn thư trang bị đầy dủ trang thiết bị : Máy tính , máy fax ,kết nối mạng internet ,máy photo copy Đội ngủ cán làm công tác văn thư cải thiện đáng kể ,biên chế cán làm công tac văn thư tăng cường ,chất lượng trình độ cán nâng cao bước ,đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công tác văn thư lưu trữ Cán chuyên trách làm công tác văn thư xây dựng ban hành nhiều văn hướng dẫn kịp thời đầy đủ đến phòng ,ban đơn vị trực thuôc Viện triển khai thực hiên : Quy trình soạn thảo ban hành văn ; lập sổ theo dõi, đăng ký ,quản ký văn ,văn đến ,công tác quản lý sử dụng dấu …góp phần tạo sở pháp lý quan trọng cho viêc giải tồn đọng từ nhiều năm vấn đề tổ chức cán ,chế độ giao nộp tài liệu chế độ bảo quản Hoạt động đào tạo ,bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư đẩy mạnh Cơ sơ vật chất kinh phí đầu tư cho cơng tác văn thư ý , đầu tư cho việc quản lý văn văn đến - Nhược điểm Có thể thấy cơng tác văn thư chiếm vị trí quan trọng hoạt động quản lý máy hành nhà nước Tuy nhiên ,hiện công tác văn thư Viện khoa học công nghệ xây dựng chưa phát huy hết vai trị ý nghĩa vốn có Hiện Viện lập nhiều hồ sơ chất lượng chưa cao gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ ,nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Việc ban hành văn liên quan đến công tác văn thư (danh mục hồ sơ ,bảng thời hạn bảo quản tài liệu,danh mục thành phần hồ sơ tài liệu )vẫn cịn chậm Ngồi cịn có khó khăn đội ngủ cán bộ,công chức ,số lượng cán làm cơng tác văn thư cịn mỏng Ngồi Viện khoa học cơng nghệ xây dựng chưa hiểu rõ đánh giá hết nội dung quan trọng công tác văn thư nên chưa dành quan tâm ,đầu tư yêu cầu cơng tác Bên cạnh Viện cịn gặp khó khăn kinh phí chỉnh lý tài liệu ,đầu tư trang thiết bị , ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ 3.1.2 Đối với công tác lưu trữ - Ưu điểm Cán làm cơng tác lưu trữ có trình độ cao ,hoạt động đào tạo ,bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ ngày đẩy mạnh Kho lưu trữ nâng cấp cải tạo đảng kể Diện tich kho lưu trữ Viện lớn với diện tích 175m đảm bảo cho việc bảo quản ,lưu trữ đầy đủ tài liệu lưu trữ Viện phục vụ cho hoạt động thực tiễn giải công việc ngày nhanh chóng ,chính xác Kho lưu trữ xây dựng bố trí nơi người lại ,cao ,thoáng khí thuận tiện cho việc bảo quản an toàn tài liệu -Nhược điểm Đầu tiên phải nói đến kho lưu trữ Viện khoa học cơng nghệ xây dựng cịn khó khăn chưa đạt yêu cầu ,nói chung thiếu trang thiết bị kỹ thuật máy hút ẩm ,hút bụi, nhiệt kế ,ấm kế ,máy đo nồng độ khí độc ,trang thiết bị thơng gió , điều hịa nhiệt độ.; trình tổ chức ,sắp xếp ,sử dụng tài liệu lưu trữ hạn chế định Ở Viện gặp nhiều khó khăn việc thu thập ,sắp xếp ,bảo quản tài liệu lưu trữ Điều phần lượng văn ,tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ nhiều tồn đọng từ năm trước Công tác đào tạo ,bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lưu trữ chưa đạt yêu cầu ,thiếu kinh phí trang thiêt bị bảo quản tài liệu lưu trữ 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Viện khoa học công nghệ xâu dựng - Nâng cao nhận thức ,tầm quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ ,có kế hoạch bồi dưỡng ,nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư lưu trữ chuyên trách - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư ,trang bị ,nâng cấp đầy đủ bàn ,ghế ,tủ ,máy tính ,điện thoại ,máy fax ,máy photo copy ,giá kệ ,hộp ,cặp ,bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn ngành văn thư lưu trữ trang thiết bị kỹ thật báo quản máy hút ẩm ,hút bụi ,quạt thơng gió ,điều hịa nhiệt độ ,nhiệt kế ,ấm kế, máy đo nồng độ khí độc ,phương tiện vân chuyển tài liệu lưu trữ - Quản lý văn chặt chẽ : Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ban hành để đảm bảo theo quy định ; cập nhật đầy đủ xác thơng tin văn vào “Sổ đăng ký văn đi” ; theo dõi việc chuyển phát văn thông qua việc sử dụng số chuyển phát văn ; lưu văn theo quy định ,mỗi văn phải lưu ( gốc lưu văn thư ,đóng dấu ,sắp xếp theo thứ tự đăng ký ;bản lưu hồ sơ người theo dõi, giải công việc ) - Quản lý văn đến theo quy định : Tất văn đến Viện khoa học công nghệ xây dựng phải tập trung quản lý văn thư để làm thủ tục tiếp nhận ,đăng ký Trước xứ lý ,giải ; cập nhật đầy đủ xác thơng tin văn đến ,phân công cá nhân phận theo dõi ,tổng hợp ,đôn đốc xử lý văn đến theo quy định - Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn ,văn đến ,quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian ,công sức hạn chế số lượng văn giấy tờ gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất ,chất lượng , hiệu công việc - Lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ : Cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giao giải theo quy định ;thực giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan theo quy định ,không để tài liệu đến hạn nộp lưu phòng chuyên mơn - Cơng tác lưu trữ : Bố trí kho lưu trữ ,thiết bị ,phương tiện cần thiết để bảo vệ , bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định ; thực nghiệp vụ công tác lưu trữ : Thu thập tài liệu vào lưu trữ quan ,chỉnh lý ,xác định giá trị ,bảo quản ,thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động quan để quản lý tập trung ,thống tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động lâu dài 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Viện khoa học công nghệ xây dựng - Tổ chức xếp nhân phòng văn thư cách khoa học Viện cần tổ chức xếp lại phòng nhân cách khoa học để phòng văn thư hoạt động có hiệu đồng thời đẩy mạnh phát triển lên cho Viện -Lưu trữ tập trung hồ sơ ,tài liệu Viện khoa học công nghệ xây dựng - Đào tạo ,bồi dưỡng ,nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán làm cơng tác lưu trữ -Đào tạo ,bồi dưỡng ,nâng cao kỹ thuật sử dụng phương tiện tin học cho nhân viên văn thư lưu trữ -Nâng cao kỹ soạn thảo cho cán văn thư Soạn thảo văn cơng việc mà cán văn thư cần phải đảm nhiệm Những văn mà văn thư soạn thảo Viện văn quan trọng đòi hỏi cao kỹ thuật nội dung -Nâng cao kỹ giao tiếp văn phịng qua điện thoại -Bố trí ,sắp xếp khoa học nơi làm việc : Bàn làm việc phải gọn gàng ,sạch , ngăn nắp ; để bàn làm việc giấy tờ liên quan cần thiết ,những hồ sơ tài liệu sau giải xong phải chuyển ,tất tài liệu lưu trữ không nên để bàn mà phải xếp vào tủ ,kệ ,giá 3.3.2 Đối với môn Văn thư –Lưu trữ khoa , trường Tiếp tục trì chương trình kiến tập ,thực tập cho sinh viên để tạo thêm nhiều hội cho sinh viên tiếp xúc với công việc thành thạo , nắm bắt kỹ làm việc phục vụ cho công việc sau sinh viên Giữ liên lạc với quan ,đơn vị mà sinh viên kiến tập ,thường xuyên liên lạc với người hướng dẫn sinh viên kiến tập quan để biết thêm tình hình nơi sinh viên kiến tập chất lượng kiến tập sinh viên quan ,đơn vị Tổ chức buổi học ngoại khóa nhằm trau dồi thêm kiến thức kỹ làm việc cho sinh viên Thường xuyên tổ chức hoạt động giao lưu sinh viên khoa văn thư lưu trữ khoa khác trường để giao lưu ,học hỏi ,bổ sung kinh nghiệm cho Tô chức thi liên quan đến ngành văn thư lưu trữ để sinh viên hiểu biết sâu truyền thống ngành Văn thư –Lưu tr C PHẦN KẾT LUẬN Có nói cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị vô to lớn ,là khâu không thiếu tồn quy trình xây dựng thực kế hoạch phát triển đất nước Cho nên phải tăng cường công tác đào tạo ,bồi dưỡng cho đội ngủ cán làm công tác văn thư lưu trữ tồn diện phẩm chất đạo đức ,trình độ chuyên môn lực thực tiễn Từ quan điểm thấy quan tâm làm tốt cơng tác văn thư, lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt, nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Vì vậy, quan hành nhà nước phải có nhận thức đắn về vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp nâng cao hiệu quản lý quan, đơn vị Mặc dù cố gắng hoàn thành báo cáo với tất nỗ lực thân, song hạn chế mặt thời gian kinh nghiệm nên báo cáo khơng tránh khỏi sai sót, khiếm khuyết tơi mong nhận bảo, đóng góp ý kiến q thầy, để đề tài báo cáo hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn ! D PHỤ LỤC Phụ lục MỘT SỐ HÌNH ẢNH CỦA VIỆN KHOA HỌC CƠNG NGHỆ XÂY DỰNG