THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG 4 1.1. Lịnh sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương 4 1.1.1. Lịch sử hình thành 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức Viện và các tổ chức Đảng, đoàn thể 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương 7 1.2.1. Chức năng 7 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG 9 2.1. Hoạt động quản lý 9 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 9 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức 10 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học – Công nghệ trong hoạt động lưu trữ củaViện 10 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động Văn thư – Lưu trữ 10 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trữ 10 2.1.6. Hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ 10 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 11 2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 13 2.2.2.1. Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của Viện 13 2.2.2.2. Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của Viện 13 2.2.2.3. Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ Viện 13 2.2.2.4. Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ 14 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu 14 2.2.3.1. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ Viện 14 2.2.3.2. Xử lý tài liệu loại 14 2.2.4. Chỉnh lý tài liệu 15 2.2.4.1. Phương án phân loại tài liệu được Viện áp dụng 15 2.2.4.2. Quy trình chỉnh lý tài liệu được Viện áp dụng 15 2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 17 2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ 18 2.2.6.1. Kho lưu trữ 18 2.2.6.2. Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 18 2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 21 3.1 Tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 21 3.1.1. Nhiệm vụ được giao 21 3.1.2. Kết quả dạt được 21 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư Lưu trữ của Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung Ương. 22 3.2.1. Đánh giá, nhận xét 22 3.2.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ 22 3.3 Một số khuyến nghị 23 KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC

MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG .4 1.1.Lịnh sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương .4 1.1.1.Lịch sử hình thành 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.3.Cơ cấu tổ chức Viện tổ chức Đảng, đoàn thể 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương 1.2.1.Chức 1.2.2.Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.3.Cơ cấu tổ chức CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác văn thư, lưu trữ 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ quan, tổ chức 10 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu Khoa học – Công nghệ hoạt động lưu trữ củaViện 10 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động Văn thư – Lưu trữ 10 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trữ 10 2.1.6 Hợp tác quốc tế văn thư – lưu trữ 10 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 11 2.2.2 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 13 2.2.2.1 Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ Viện 13 2.2.2.2 Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ Viện 13 2.2.2.3 Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ Viện 13 2.2.2.4 Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ 14 2.2.3.Xác định giá trị tài liệu 14 2.2.3.1.Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ Viện 14 2.2.3.2.Xử lý tài liệu loại 14 2.2.4.Chỉnh lý tài liệu .15 2.2.4.1.Phương án phân loại tài liệu Viện áp dụng 15 2.2.4.2.Quy trình chỉnh lý tài liệu Viện áp dụng 15 2.2.5.Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 17 2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ .18 2.2.6.1 Kho lưu trữ 18 2.2.6.2 Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ .18 2.2.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 21 3.1 Tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 21 3.1.1 Nhiệm vụ giao 21 3.1.2 Kết dạt 21 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư- Lưu trữ Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung Ương 21 3.2.1 Đánh giá, nhận xét 21 3.2.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ 22 3.3 Một số khuyến nghị 23 KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC 26 LỜI MỞ ĐẦU Văn thư- Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Cơng tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong giai đoạn nay, đất nước đà đổi gắn liền với nghiệp phát triển công nghiệp hóa, đơi với đại hóa, cơng tác Văn thưLưu trữ Đảng Nhà nước quan tâm đặc biệt trở thành ngành khoa học mang bề rộng bề sâu Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” nhằm giúp cán văn thư - lưu trữ tương lai, nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan Sau hồn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cho sinh viên chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngành Lưu Trữ Học tổ chức đợt thực tập kéo dài tháng.Từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 cho sinh viên Đợi thực tập nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp Được quan tâm nhà trường tiếp nhận Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương , tơi có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Trong khoảng thời gian này, thân cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ sở áp dụng lý thuyết học hướng dẫn giúp đỡ tận tình Cán Văn thư - Lưu trữ quan đợt thực tập, học phong cách làm việc cán Văn thư – Lưu trữ Một cơng việc địi hỏi nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày Thấy vai trị cơng tác Văn thư-Lưu trữ cấp thiết người Là sinh viên thực tập sau bốn năm học tập trường Đại học Nội vụ Hà Nội nắm kỹ năng, thao tác làm việc chương trình đào tạo bậc đại học ngành Lưu Trữ Học.Tuy nhiên cịn nhiều điều tơi chưa biết cần học hỏi thêm nhiều ứng dụng vào công việc thực tế Đợt thực tập giúp cụ thể hố nắm kiến thức mình, trưởng thành sau thực tập quan Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế với kết hợp lý luận chuyên môn mà đúc rút quan thực tập Chương 1: Giới thiệu vài nét Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương Chương 2: Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương Chương 3: Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất, khuyến nghị Do thời gian thực tập ngắn thiếu kinh nghiệm thực tế báo cáo nhiều thiếu sót khó tránh Vì tơi mong nhận nhiều ý kiến đóng góp thầy giáo, bạn bè để tơi có hội học tập thêm kinh nghiệm vận dụng tốt kiến thức học vào thực tế sau Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương, cán bộ, nhân viên Văn phòng Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành tốt đợt thực tập giảng viện thạc sĩ Phạm Thị Hồng Quyên thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp tơi hồn thành báo cáo thực tập Tơi xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG 1.1 Lịnh sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương 1.1.1 Lịch sử hình thành Cuối năm 70, đầu năm 80 kỷ XX tình hình kinh tế mặt đất nước ta gặp nhiều khó khăn, trì trệ: sở sản xuất cạn kiệt nguyên liệu, nhiều nhà máy đóng cửa, cơng nhân thất nghiệp, vật tư ngun liệu có thứ thiếu nơi này, thừa xí nghiệp khác chất đống kho không luân chuyển được, sản phẩm làm không tiêu thụ xếp kho, xã hội khan hiếm, nhiều xí nghiệp xé rào… Trước đòi hỏi xúc thực tiễn, yêu cầu cấp bách đặt phải nghiên cứu có luận phương thức quản lý nên thúc đẩy việc chuyển Ban nghiên cứu cải tiến quản lý kinh tế, trực thuộc Ban Bí thư thành Viện nghiên cứu Ngày 14/7/1977 Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương (khóa 4) ban hành Quyết định số 209/NQ-NS/TW thành lập Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương Đảng Chính phủ, cử đồng chí Nguyễn Văn Trân làm Viện trưởng, đồng chí Đồn Trọng Truyến làm Phó Viện trưởng Tiếp đó, ngày 10/11/1977, Ban Bí thư ban hành Quyết định số 04 -QĐ/TW quy định nhiệm vụ, quyền hạn quy chế công tác Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương Căn Điều 53 Hiến pháp 1959, Điều Luật tổ chức Hội đồng Chính phủ theo đề nghị Hội đồng Chính phủ, Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành Quyết nghị số 215-NQ/QHK6 ngày 17 tháng năm 1978 phê chuẩn việc thành lập Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương, quan ngang Bộ Hội đồng Chính phủ Năm 1992, Chính phủ ban hành Nghị định số 07-CP ngày 27/10/1992 giao Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước (nay Bộ Kế hoạch Đầu tư) phụ trách Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Theo Quyết định số 117/2009/QĐ-TTg ngày 29/9/2009 Thủ tướng Chính phủ, Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế giao nhiệm vụ quyền hạn chủ yếu sau: • Vị trí chức năng: Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương tổ chức nghiệp khoa học cấp quốc gia trực thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tư, thực chức nghiên cứu đề xuất chế, sách quản lý kinh tế, phát triển môi trường kinh doanh; cung ứng dịch vụ công lĩnh vực nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng cán quản lý kinh tế thực hoạt động tư vấn theo qui định pháp luật; có tư cách pháp nhân, dấu, tài khoản riêng trụ sở thành phố Hà Nội; kinh phí hoạt động ngân sách nhà nước cấp • Nhiệm vụ quyền hạn: - Nghiên cứu đề xuất quan có thẩm quyền xem xét, định: + Dự thảo lộ trình, kế hoạch xây dựng, sửa đổi chế, sách quản lý kinh tế vĩ mơ chế, sách quản lý vĩ mô thời kỳ kế hoạch; + Đề án thể chế kinh tế, đổi quản lý kinh tế, sách kinh tế, chế quản lý kinh tế, kế hoạch hóa, mơi trường kinh doanh vấn đề thuộc lĩnh vực quản lý kinh tế liên ngành khác - Tổng kết thực tiễn quản lý kinh tế nước, kinh nghiệm quốc tế; đề xuất việc thí điểm áp dụng chế, sách, mơ hình quản lý kinh tế - Nghiên cứu lý luận phương pháp luận khoa học quản lý kinh tế phát triển khoa học quản lý kinh tế Việt Nam - Nghiên cứu, tham gia ý kiến chế, sách quản lý kinh tế quan, tổ chức khác soạn thảo - Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kinh tế cung cấp cho quan, tổ chức, cá nhân theo quy định pháp luật Ngoài Viện cịn thực cung ứng dịch vụ cơng như: - Triển khai chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học quản lý kinh tế, phát triển mơi trường kinh doanh lĩnh vực khoa học có liên quan khác theo quy định pháp luật; - Đào tạo tiến sĩ đào tạo, bồi dưỡng cán chuyên ngành quản lý kinh tế theo quy định pháp luật; - Thực hoạt động tư vấn quản lý kinh tế, phát triển môi trường kinh doanh; - Biên soạn xuất ấn phẩm, công trình nghiên cứu khoa học, tài liệu nghiên cứu quản lý kinh tế, phát triển môi trường kinh doanh; - Hỗ trợ hoạt động Câu lạc doanh nghiệp nhà nước, hợp tác với câu lạc doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế khác; - Thực hợp tác quốc tế quản lý kinh tế theo phân công Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Viện tổ chức Đảng, đoàn thể * Cơ cấu tổ chức Viện: Theo Quyết định số 117/2009/QĐ-TTg ngày 29/9/2009 Thủ tướng Chính phủ, cấu tổ chức Viện sau: - Lãnh đạo Viện: Viện trưởng phó Viện trưởng Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư bổ nhiệm - Các đơn vị trực thuộc Viện: (1)Ban Thể chế kinh tế (2)Ban Chính sách kinh tế vĩ mô (3)Ban Môi trường kinh doanh lực cạnh tranh (4)Ban Cải cách phát triển doanh nghiệp (5) Ban Chính sách phát triển nơng thơn (6)Ban Chính sách dịch vụ cơng (7)Ban Chính sách đầu tư (8)Trung tâm Tư vấn quản lý Đào tạo (9)Trung tâm thơng tin tư liệu (10)Văn phịng (11)Tạp chí Quản lý kinh tế 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương 1.2.1 Chức Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phịng có chức giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Viện trưởng quản lý tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ Viện 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Căn quy định pháp luật, giúp Chánh Văn phòng Viện xây dựng văn Viện hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ; - Giúp Chánh Văn phòng Viện xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm trình Lãnh đạo Viện phê duyệt để tổ chức thực kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức trực thuộc Viện; - Giúp Chánh Văn phịng Viện xây dựng kế hoạch trình Lãnh đạo Viện phê duyệt để đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; phối hợp với quan, tổ chức trực thuộc Viện quan hữu quan hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức; - Giúp Chánh Văn phòng Viện phối hợp với Thanh tra Viện, Bộ việc giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; - Thực thống kê văn thư lưu trữ theo quy định pháp luật; - Tổ chức thực nhiệm vụ văn thư quan theo quy định Khoản Điều 29 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Tổ chức thực nhiệm vụ lưu trữ hành quan Bộ; - Tổ chức sơ kết, tổng kết quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi Bộ; - Thực số dịch vụ công công tác lưu trữ theo quy định pháp luật - Tổ chức biên chế - Phịng Văn thư - Lưu trữ có Trưởng phịng, Phó trưởng phịng số cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ; - Biên chế Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ trưởng định theo đề nghị Chánh Văn phòng tổng số biên chế để bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ quy định điểm 1.2 Mục I Thông tư này; - Cán bộ, công chức, viên chức Phịng Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định Pháp luật 1.2.3 Cơ cấu tổ chức - Bộ phận Văn thư, lưu trữ nằm phịng Hành – Nhân thuộc Văn phịng (cán Văn thư làm kiêm nhiệm cơng việc cán Lưu trữ) lạc tài liệu Công cụ thống kê tra cứu chủ yếu áp dụng Viện, là: • Mục lục hồ sơ (phụ lục) • Biên giao nhận tài liệu (phụ lục) 2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 2.2.6.1 Kho lưu trữ Có phịng làm việc bố trí làm kho lưu trữ; chưa đảm bảo theo chuẩn kho lưu trữ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ Viện; kho lưu trữ không chuyên dụng 2.2.6.2 Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Được trang bị phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ đại như: Giá, tủ, cặp, hộp, máy hút ẩm, quạt thơng gió, điều hịa nhiệt độ trang thiết bị hỗ trợ phòng chống chữa cháy 18 2.2.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ • Sơ đồ q trình khai thác sử dụng tài liệu Người thực Cán Lưu trữ Thơng báo Q trình thực Tiếp nhận nhu cầu khai thác đơn vị, cá nhân Trưởng phịng Hành Xem xét tổ chức – Nhân khai thác VB mật VB thường Trình lãnh đạo Văn phịng Lãnh đạo Văn phịng Khơng duyệt Lãnh đạo Bộ duyệt Cán Lưu trữ Phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu cập nhật sổ khai thác 19 Mơ tả nội dung sơ đồ q trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ • Tiếp nhận nhu cầu khai thác đơn vị, cá nhân Cán lưu trữ tiếp nhận nhu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu đơn vị hay cá nhân đến khai thác xem xét giấy tờ cần thiết; - Đối với cán quan Viện: Phải có “Giấy đề nghị sử dụng, khai thác tài liệu”, có chữ ký Lãnh đạo đơn vị quản lý ý kiến đồng ý Lãnh đạo đơn vị ban hành tài liệu, văn (phụ lục) - Đối với cán đơn vị ngồi Cơ quan Bộ: Phải có Giấy giới thiệu, chứng minh thư nhân dân có ý kiến đồng ý Lãnh đạo đơn vị ban hành tài liệu, văn • Xem xét, tổ chức khai thác văn Lãnh đạo Phịng Hành – Nhân xem xét yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ Đối với văn thường có đủ giấy tờ theo quy định tổ chức cho khai thác, văn có độ mật trình Lãnh đạo Văn phịng xin ý kiến • Trình Lãnh đạo Văn phịng Đối với văn có độ mật: Phịng Hành – Nhân trình Lãnh đạo Văn phịng xin ý kiến Lãnh đạo Viện Nếu Lãnh đạo Viện phê duyệt chuyển cho cán lưu trữ phục vụ khai thác Nếu không Lãnh đạo Viện phê duyệt thơng báo cho đơn vị cá nhân xin khai thác biết, thời gian chậm không 01 ngày • Phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu cập nhật sổ khai thác Sau có đầy đủ thủ tục giấy tờ theo quy định, Lãnh đạo Phịng Hành – Nhân giao cho cán lưu trữ tiến hành phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu Cán lưu trữ có trách nhiệm đăng ký vào sổ khai thác tài liệu lưu trữ (phụ lục) 20 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 3.1 Tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 3.1.1 Nhiệm vụ giao Sau thời gian tháng thực tập Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương tiếp xúc làm việc với công việc theo chuyên ngành đào tạo vận dụng kiến thức khả vào cơng việc cách có hiệu Ngồi cơng việc bên Văn thư như: - Chuyển giao văn - Soạn thảo cơng văn, tài liệu - Hỗ trợ phịng Lễ tân có khách nước ngồi họp Lãnh đạo Viện … Cịn thực cơng việc bên Lưu trữ: - Biên mục hồ sơ, tài liệu - Sắp xếp hồ sơ, tài liệu, vệ sinh kho lưu trữ - Phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu … 3.1.2 Kết dạt - Rèn luyện tiếp thu thêm kỹ mềm chuyên môn nghiệp vụ - Có ý thức học tập để nâng cao trình độ phục vụ cơng việc - Chấp hành nghiêm chỉnh, có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ giao - Nhận cơng văn trình Lãnh đạo kịp thời, chuyển giao công văn đến đơn vị theo yêu cầu - Phục vụ độc giả khai thác tài liệu với thái độ nhiệt tình, vui vẻ, kho lưu trữ vệ sinh sẽ, gọn gàng - Hỗ trợ phịng Lễ tân có khách họp 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư- Lưu trữ Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung Ương 3.2.1 Đánh giá, nhận xét 21 Qua thực tế tơi tìm hiểu công tác Văn thư- Lưu trữ khẳng định nghiệp vụ quan trọng hoạt động quản lý quan nhà nước Nhìn chung công tác Văn thư- Lưu trữ Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương có nhiều mặt tích cực vào nếp Được quan tâm, đạo lãnh đạo Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương mà công tác Văn thư – Lưu trữ tổ chức tất khâu như: tiếp nhận văn bản,việc tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin nhanh chóng, lưu trữ hồ sơ tài liệu cách khoa học Viện xây dựng , ban hành, áp dụng văn sổ tay chất lượng công tác văn thư – lưu trữ dành riêng cho Viện Tài liệu kho lưu trữ Viện xếp gọn gàng, khơng bị bó gói, quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ diễn liên tục, hàng năm Bên cạnh cơng tác Văn thư- Lưu trữ Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương đầu tư sở vật chất phục vụ cho công tác Văn thư- Lưu trữ để giải nhanh chóng hồn thành cơng việc quan cách tốt Song bên cạnh cịn số hạn chế: • Về cơng tác văn thư - lưu trữ: Chưa có cán chun mơn lưu trữ mà có cán Văn thư kiêm nhiệm Chưa thu thập hồ sơ, tài liệu phòng ban chuyên môn kho lưu trữ Trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ sơ sài, chưa đầy đủ Vì quan cần có biện pháp khắc phục để công tác Văn thư- Lưu trữ quan ngày hoàn thiện 3.2.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ tăng cường trách nhiệm ngành, cấp công tác văn thư quan, tổ chức 22 Tuyên truyền, phổ biến đầy đủ văn liên quan đến công tác văn thư- lưu trữ Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương để tồn thể cán cơng chức quan nắm cách hệ thống công tác Văn thư- Lưu trữ , việc cần làm để bảo đảm hoạt động công tác văn thư vào nề nếp, ngày đạt chất lượng cao Thường xuyên tổ chức kiểm tra việc thực văn đạo công tác văn thư - lưu trữ phịng, ban chun mơn để chấn chỉnh công tác vào nề nếp quy định pháp luật Bố trí cơng chức, viên chức phụ trách lĩnh vực văn thư - lưu trữ tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, đồng thời, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ cho công chức, viên chức phịng, ban chun mơn, để nâng cao trình độ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao Nâng cao chất lượng quản lý Lãnh đạo Văn phịng tổng hợp cơng tác Văn thư- Lưu trữ 3.3 Một số khuyến nghị • Đối với Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương Phải kiện toàn máy tổ chức chức Văn thư- lưu trữ, cán văn thư lưu trữ phải đào tạo, thi tuyển theo chuyên môn Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ để giải công việc quan cách nhanh chóng, kịp thời Đê, tham mưu cho Lãnh đạo Viện quan tâm tới công tác lưu trữ, khơng để văn thư kiệm nhiệm • Đối với môn Văn thư- Lưu trữ , khoa, trường Nâng cao chất lượng đào tạo, công tác giảng dậy quy trình nghiệp vụ cho sinh viên chương trình đào tạo ngành học Nhà trường cần thường xuyên tổ chức buổi thực tế ngành học, đợt thực tập- thực tập cho sinh viên để sinh viên hình dung cơng việc thực tế sau trường Thường xuyên tổ chức buổi tọa đàm nói chuyện ngành học 23 sinh viên với doanh nhân thành đạt để sinh viên có nhìn đắn ngành học Nhà trường cần tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho giảng viên thuộc Khoa 24 KẾT LUẬN Hơn lúc hết việc tổ chức cho sinh viên thực tập việc làm cần thiết thiếu kế hoạch đào tạo hệ thống trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp nói chung Trường Đại học Nội vụ nói riêng Bởi sau tháng thực tập quan tiếp thu nhiều kiến thức bổ ích, sâu vào thực tế, trực tiếp làm việc với chun mơn mình, rút nhiều kinh nghiệm cho thân để phục vụ cho công việc sau Đồng thời tự xây dựng cho thân phong cách làm việc khoa học, hợp lý đáp ứng yêu cầu xã hội nói chung quan nói riêng Bằng kiến thức học hành trang trang bị, bạn trẻ phát huy hết khả , hồn thành tốt cơng việc mình, giúp ích cho cơng xây dựng bảo vệ đất nước ngày phát triển lên Bên cạnh kết đạt trên, q trình làm quen với thực tế cơng tác Văn thư – Lưu trữ khơng tránh khỏi thiếu xót chun mơn nghiệp vụ Tôi mong nhận quan tâm, bảo, góp ý kiến cán văn phịng chuyên môn nghiệp vụ để trường trở thành cán Văn thư – Lưu trữ có lực vững vàng mặt chun mơn ý thức tránh nhiệm, kinh nghiệm nghề nghiệp để phục vụ cho q hương nói riêng góp phần vào cơng tác Văn thư – Lưu trữ nước nhà ngày hoàn thiện Qua xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương cán công chức – viên chức quan tạo điều kiện thuận lợi mặt để tơi hồn thành tốt đợt thực tập xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giảng viên Thạc sĩ Phạm Thị Hồng Qun tồn thể thầy, giáo khoa Văn thư- Lưu trữ tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi hồn thành xuất sắc báo cáo thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày…tháng…năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Vui 25 PHỤ LỤC • Phụ lục: Bìa hồ sơ Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG Ký hiệu thông tin Số: .VT HỒ SƠ Từ ngày / / đến ngày ./ / Gồm tờ Phông số: Mục lục số: Hồ sơ số: THỜI HẠN BẢO QUẢN Phụ lục: Biên giao nhận hồ sơ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN VIỆT NAM LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU - Căn Điều 22 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Căn vào Quyết định số 456/QĐ – BKH, ngày 12 tháng 05 năm 2004 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc ban hành quy định thực nội quan có quy định cơng tác lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Hôm nay, ngày tháng năm , chúng tơi gồm: Đại diện Phịng Hành – Nhân Ơng (bà) Chức vụ;……………………… Đại diện bên giao tài liệu Ông (bà)………………………….Chức vụ;……………………… Cùng thống lập biên giao nhận tài liệu sau: Số lượng hồ sơ, tài liệu: Tình trạng tài liệu: Danh mục hồ sơ theo Mục lục hồ sơ lưu kèm theo Biên lập thành 02 bản, bên giữ 01 BÊN GIAO BÊN NHẬN (Họ tên, chữ ký) (Họ tên, chữ ký) • Phụ lục: Mục lục hồ sơ nộp lưu BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN Độc lập – Tự – Hạnh phúc LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU STT Tiêu đề hồ sơ Số lượng Ghi • Phụ lục: Mục lục hồ sơ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ VIỆT NAM KINH TẾ TRUNG ƯƠNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc MỤC LỤC HỒ SƠ Hộp Hồ sơ Tiêu đề Thời hạn số số hồ sơ bảo quản Ghi • Phụ lục: Biểu mẫu Số TT Số, ký hiệu Ngày, tháng Tác giả văn văn văn Trích yếu nội dung văn Tờ số Ghi • Phụ lục: Sổ khai thác tài liệu lưu trữ SỔ KHAI THÁC TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số TT Ngày khai thác Họ tên Đơn vị Nội dung khai thác khai thác Số Ký lượng tên Ghi • Phụ lục: Giấy đề nghị khai thác Viện Nghiên cứu quản lý Kinh tế CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA Trung ương VIỆT NAM TÊN ĐƠN VỊ Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm GIẤY ĐỀ NGHỊ KHAI THÁC SỬ DỤNG HỒ SƠ - TÀI LIỆU LƯU TRỮ - Họ tên:……………………………………………………………… - Đơn vị công tác:……………………………………………………… - Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu số………… ngày… tháng… năm…… - Hình thức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu :…………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… - Mục đích khai thác hồ sơ, tài liệu:…………………………………… …………………………………………………………………………… - Ngày trả:………………………………………………………………… Ý kiến Lãnh đạo đơn vị Lãnh đạo đơn vị Người đề nghị phát hành văn đề nghị khai thác tài liệu (Ký tên) (Ký tên) • Phụ lục: Một số hình ảnh Viện Nghiên cứu Quản lý Kinh tế Trung ương Viện quản lý kinh tế Trung ương Kho lưu trữ Của Viện Một phần phòng văn thư, lưu trữ (Thuộc Hành – Nhân sự) ... (cán Văn thư làm kiêm nhiệm công việc cán Lưu trữ) CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn. .. quản lý quan nhà nước Nhìn chung cơng tác Văn thư- Lưu trữ Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương có nhiều mặt tích cực vào nếp Được quan tâm, đạo lãnh đạo Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung. .. hành văn đề nghị khai thác tài liệu (Ký tên) (Ký tên) • Phụ lục: Một số hình ảnh Viện Nghiên cứu Quản lý Kinh tế Trung ương Viện quản lý kinh tế Trung ương Kho lưu trữ Của Viện Một phần phòng văn