MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1. GIớI THIệU VÀI NÉT Về VIệN KHOA HọC CÔNG NGHệ XÂY DựNG 5 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học công nghệ xây dựng 5 1.1.1 Lịch sử hình thành. 5 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện khoa học công nghệ xây dựng. 6 1.2. Chức năng ,nhiệm vụ , quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư –Lưu trữ của viện khoa học công nghệ xây dựng 7 CHƯƠNG 2 . THựC TRạNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRữ CủA VIệN KHOA HọC CÔNG NGHệ XÂY DựNG 8 2.1 . Hoạt động quản lý 8 2.1.1. Văn bản chỉ đạo ,hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cuả Viện khoa học công nghệ xây dựng 8 2.2 .Hoạt động nghiệp vụ. 8 2.2.1 .Đối với công tác Văn thư 8 2.2.1.1. Soạn thảo, ban hành văn bản 8 2.2.1.2. Quản lý văn bản đi 10 2.2.1.3 . Quản lý và giải quyết văn bản đến 12 2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 15 2.2.1.5 . Quản lý và sử dụng con dấu . 16 2.2.1.6. Thành phần ,nội dung tài liệu của cơ quan tổ chức 17 2.2.2. Đối với công tác Lưu trữ 17 2.2.2.1. Thu thập hồ sơ , tài liệu vào Lưu trữ Viện Khoa học công nghệ xây dựng 17 2.2.2.2.Xác định giá trị tài liệu 19 2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 21 2.2.2.4. Công tác thống kê trong lưu trữ của Viện Khoa học công nghệ xây dựng. 22 2.2.2.5. Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 23 2.2.2.6. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 23 2.2.2.7. Kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ 24 CHƯƠNG 3. KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 25 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả. 25 3.1.1 Công tác văn thư 25 3.1.2. Công tác lưu trữ 25 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Viện khoa học công nghệ xây dựng . 26 3.2.1 Đối với công tác văn thư 27 3.2.2 Đối với công tác lưu trữ : 29 3.3. Một số khuyến nghị 29 3.3.1. Đối với Viện khoa học công nghệ xây dựng 29 3.3.2.Đối với lãnh đạo Viện Khoa học công nghệ xây dựng 30 3.3.3. Đối với cán bộ văn thư lưu trữ của Viện Khoa học công nghệ xây dựng 30 3.3.4Đối với bộ môn Văn thư –Lưu trữ khoa , trường. 31 3.3.4.1. Hiện đại hóa 31 3.3.4.2 Gắn liền giữa lí luận với thực tiễn 31 C .PHẦN KẾT LUẬN 32 PHỤ LỤC
MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG .5 1.1.Lịch sử hình thành, chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức Viện Khoa học công nghệ xây dựng .5 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện khoa học công nghệ xây dựng 1.2 Chức ,nhiệm vụ , quyền hạn ,cơ cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ viện khoa học công nghệ xây dựng .7 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Văn đạo ,hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cuả Viện khoa học công nghệ xây dựng 2.2 Hoạt động nghiệp vụ .8 2.2.1 Đối với công tác Văn thư 2.2.1.1 Soạn thảo, ban hành văn .8 2.2.1.2 Quản lý văn 10 2.2.1.3 Quản lý giải văn đến 12 2.2.1.4 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan .15 2.2.1.5 Quản lý sử dụng dấu 16 2.2.1.6 Thành phần ,nội dung tài liệu quan tổ chức 17 2.2.2 Đối với công tác Lưu trữ .17 2.2.2.1 Thu thập hồ sơ , tài liệu vào Lưu trữ Viện Khoa học công nghệ xây dựng .17 2.2.2.2.Xác định giá trị tài liệu 19 2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu .21 2.2.2.4 Công tác thống kê lưu trữ Viện Khoa học công nghệ xây dựng .22 2.2.2.5 Cơng tác xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 23 2.2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 23 2.2.2.7 Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ .24 CHƯƠNG 25 KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ .25 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết 25 3.1.1 Công tác văn thư 25 3.1.2 Công tác lưu trữ 25 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Viện khoa học công nghệ xây dựng 26 3.2.1 Đối với công tác văn thư 27 3.2.2 Đối với công tác lưu trữ : 29 3.3 Một số khuyến nghị .29 3.3.1 Đối với Viện khoa học công nghệ xây dựng 29 3.3.2.Đối với lãnh đạo Viện Khoa học công nghệ xây dựng 30 3.3.3 Đối với cán văn thư lưu trữ Viện Khoa học công nghệ xây dựng 30 3.3.4Đối với môn Văn thư –Lưu trữ khoa , trường 31 3.3.4.1 Hiện đại hóa 31 3.3.4.2 Gắn liền lí luận với thực tiễn .31 C PHẦN KẾT LUẬN .32 PHỤ LỤC 34 PHẦN MỞ ĐẦU Trong giai đoạn đất nước ta hội nhập với kinh tế giới thành viên thức WTO, kinh tế nước ta đà tăng trưởng với tốc độ cao, để phát triển mạnh mẽ bền vững cần phải có điều hành quản lý định hướng nhà nước Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Vì vậy, Đảng Nhà nước ta, đặc biệt Chủ tịch Hồ Chí Minh ln đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa ký Thơng đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 công tác công văn, giấy tờ, Người rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "tài liệu lưu trữ tài sản qúy báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ cơng văn, tài liệu công tác quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn tầm quan trọng công tác lưu trữ xã hội nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg Ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm "Ngày Lưu trữ Việt Nam" Văn thư- Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Ghi nhận hoạt động quan Đảng nhà nước Là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài nhằm phục vụ cho lãnh đạo Đảng Nhà nước ta nhiều lĩnh vực trị - kinh tế - văn hóa – xã hội Trong quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn bản- Tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thơng tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nứơc có phát triển để phù hợp.Với vai trị quan trọng cơng tác Văn thư- Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc , có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc Để thống quản lý tài liệu lưu trữ , Cơng tác lưu trữ góp phần quan trọng vào cơng xâydựng bảo vệ Tổ Quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Điều chứng minh liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, hình ảnh, phim ảnh sinh động, phản ánh thật lịch sử qua hai kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ xâm lược, sở cung cấp thông tin cần thiết, tư liệu quan trọng lịch sử, học lịch sử quý báu để giáo dục cho hệ hôm mai sau Thực phương châm “học thật để đời làm thật”, “Học đôi với hành” nhằm truyền đạt lý thuyết cho sinh viênchuyên nghành Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tổ chức đợt kiến tập kéo dài tháng Từ ngày 10/1/2017 đến ngày 10/3/2017 cho sinh viên khoa Văn thư – lưu trữ Đợt kiếntập nhằmgiúp em làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đây dịp để em củng cố, tập dượt lại kiến thức, làm quen với tổng thể quy trình xử lý nghiệp vụ,cũng kĩ mềm, rèn luyện phẩm chất đạo đức người cán công chức, hội để em đúc rút lại kinh nghiệm làm việc, nâng cao lực, vận dụng lí luận vào thực tiễn, rèn luyện kĩ nghè nghiệp kĩ giao tiếp phục vụ cho công tác sau Được quan tâm, giúp đỡ củanhà trường tiếp nhận Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng em có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Với thời gian thực tập dài đem lại cho em kết ý nghĩa, để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn dưói hướng dẫn giúp đỡ tận tình Cán Văn thư lưu trữ đợt thực tập, em học phong cách làm việc cán Văn thư – Lưu trữ Một cơng việc địi hỏi nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày Là cán Văn thư tương lai, đợt kiến tập trang bị cho em số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư phát triển Đất Nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ cán trẻ chúng em lớn Qua giúp em nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chun mơn, thiếu kinh nghiệm q trình thực thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ em khắc phục lỗ hổng kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ Có thể nói đợi thực tập giúp cho em cụ thể hố nắm kiến thức trưởng thành hơn, sau thực tập ởcơ quan Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đúc rút quan thực tập Sau đây, em xin trình bày nội dung báo cáo thực tập - Ngồi phần mục lục, mở đầu, kết luận phụ lục Báo cáo gồm có chương Chương I: Giới thiệu vài nét Viện Khoa học công nghệ xây dựng Chương II: thực trạng công tác Văn thư lưu trữ Viện Khoa học công nghệ xây dựng Chương III: Báo cáo kết thực tập Viện Khoa học công nghệ xây dựng đề xuất khuyến nghị b Khó khăn, thuận lợi trình thực tập - Thuận lợi + Về phía nhà trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy cô giáo thuộc khoa Văn thư – Lưu trữ nhiệt tình giúp đỡ chun mơn lẫn kinh nghiệm, tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến, chỉnh sửa báo cáo để em đạt kết tốt đợt thực tập + Về phía Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng Viện Khoa học công nghệ xây dựng tạo điều kiện thuận lợi sở vật chất, tinh thần điều kiện khác trình thực tập viết báo cáo quan Ngoài anh chị quan đặc biệt chị Đỗ Thu Hà cán văn thư lưu trữ quan tâm giúp đỡ, truyền dậy kinh nghiệm quý báu kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ cần thiết công việc, để em hồn thành đợt thực tập với kết tốt - Khó khăn Đối với sinh viên ngồi ghế nhà trường em, lần bước chân vào quan lớn, lần dược tiếp xúc với công việc thực tế nên tránh khỏi bữ ngỡ, thiếu kinh nghiệm, thiếu kỹ quan sát nhìn nhận vấn đề hạn chế nhận thức dẫn đến thiếu xót gây tìm hiểu vấn đề thực cơng việc giao chưa thật đạt hiệu B.PHẦN NỘI DUNG Chương Giới thiệu vài nét Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng 1.1.Lịch sử hình thành, chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức Viện Khoa học công nghệ xây dựng 1.1.1 Lịch sử hình thành Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng, tiền thân Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng - trực thuộc Bộ Kiến trúc, thành lập ngày 18 tháng 11 năm 1963 ngày 16 tháng 10 năm 1974, Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng đổi tên thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng - trực thuộc Bộ Xây dựng Ngày 16 tháng 05 năm 1988, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng tiếp nhận Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng thuộc Uỷ ban xây dựng Cơ Nhà nước, thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng, trực thuộc Bộ Xây dựng Ngày 24 tháng 10 năm 1996, Thủ tướng Chính phủ định số 782/TTg công nhận Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng 41 Viện Nhà nước Ngày 11 tháng 12 năm 1996, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng theo định số 1056/BXD - TCLĐ Bộ trưởng Bộ Xây dựng Ngày 23 tháng 05 năm 2007, Bộ Xây dựng định số 789/QĐ- BXD phê duyệt đề án chuyển đổi Viện Khoa học công nghệ xây dựng thành tổ chức khoa học cơng nghệ tự trang trải kinh phí theo Nghị định số 15/2005/2005/NĐ-CP Thủ tướng Chính phủ Hiện nay, Viện Khoa học công nghệ xây dựng hoạt động theo mơ hình Tên tiếng Anh: Vietnam Institute for Building Science anh Technology (IBST) Địa chỉ: 81 phố Trần Cung, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại: 04 3754 4196 Email: vkhcnxd@ibst.vn Website: http://www.ibst.vn/ Viện Khoa học công nghệ xây dựng có đủ điều kiện thành lập phơng lưu trữ quan: 1.Văn định thành lập quan 2.Con dấu riêng 3.Tài khoản riêng 4.Văn thư quan 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện khoa học công nghệ xây dựng Viện Khoa học công nghệ xây dựng - Bộ Xây dựng quan nghiên cứu, phục vụ quản lý nhà nước tư vấn hàng đầu ngành Xây dựng Theo Quyết định số 980/QĐ-BXD ngày 9/10/2013, giấy phép đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế tổ chức khoa học công nghệ, mã số doanh nghiệp 0100408233 ngày 15/01/2014 chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học công nghệ số đăng ký A-735, Viện Khoa học công nghệ xây dựng có chức nhiệm vụ sau: 1.Nghiên cứu khoa học, công nghệ, biên soạn quy chuẩn, tiêu chuẩn; Phục vụ công tác quản lý Nhà nước lĩnh vực thuộc ngành Xây dựng cơng trình quan trọng, cơng trình trọng điểm quốc gia Tư vấn xây dựng; lập dự án đầu tư, khảo sát địa chất, môi trường, lập hệ thống mốc, lưới phục vụ thiết kế, thi cơng, khai thác cơng trình; thiết kế, thẩm tra thiết kế tổng dự tốn cơng trình xây dựng; tư vấn đấu thầu, quản lý dự án, giám sát chất lượng xây lắp cơng trình; kiểm định chất lượng đất, vật liệu, kết cấu, thiết bị; lưới trắc địa phụ vụ xây dựng; kiểm tra chất lượng nước, mơi trường, hệ thống điện cơng trình, hạ tầng kỹ thuật đô thị; chuyển giao thiết bị công nghệ xây dựng Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập vật liệu xây dựng, thiết bị công nghệ, thiết bị thí nghiệm xây dựng Thi cơng xây dựng mới; sửa chữa, cải tạo cơng trình; trùng tu, bảo tồn cơng trình di tích, cơng trình kiến trúc cổ 5.Đào tạo cấp tiến sỹ kỹ thuât, thí nghiệm viên, kiểm định viên, tư vấn giám sát chất lượng, quản lý dự án, tập huấn chuyên đề kỹ thuật hợp tác quốc tế lĩnh vực khoa học công nghệ xây dựng; Là tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hoá dùng cho cơng trình xây dựng Là đơn vị thực việc thử nghiệm/ chứng nhận chất lượng sản phẩm, hàng hóa vật liệu xây dựng 7.Hợp tác với tổ chức nước quốc tế theo chức năng, nhiệm vụ giao 8.–Đào tạo tiến sĩ - Cơ cấu tổ chức : Về cấu tổ chức ,viện có 19 đơn vị gồm : Phịng chức , Viện nghiên cứu chuyên ngành ,1 Viện thơng tin đào tạo tiêu chuẩn hóa , Phân viện miền nam miền trung , trung tâm , Văn phòng đại diện Cần Thơ ,và Công ty cổ phần *Các hội đồng : -Hội đồng khoa học -Hội đồng chức danh giáo sư cấp sở -Hội đồng khoa học 1.2 Chức ,nhiệm vụ , quyền hạn ,cơ cấu tổ chức phận Văn thư –Lưu trữ viện khoa học công nghệ xây dựng * Chức , nhiệm vụ ,quyền hạn : • Đối với cán văn thư lưu trữ - Cán văn thư : Quản lý hệ thống văn đến Viện Quản lý công văn ,đến ,lập hồ sơ ,lưu văn Viện giao nộp vào lưu trữ theo quy trình quản lý văn đến Quản lý sử dụng dấu theo quy định Hằng ngày có trách nhiệm đưa cơng văn , tài liệu trình Lãnh đạo Viện chuyển công văn đến cá nhân đơn vị theo yêu cầu Lãnh đạo Viện • Đối với cán lưu trữ : Phối hợp với phòng chức Viện việc lập hồ sơ ,tiếp nhận hồ sơ , tài liệu phịng chun mơn đến hạn nộp lưu trữ Sắp xếp hồ sơ ,xây dựng công cụ tra cứu ,phục vụ khai thác tài liệu có ,hiệu Cán trực tiếp làm văn thư lưu trữ phận Viện phải đào tạo chuyên môn ,hằng năm bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định Cục văn thư lưu trữ Nhà nước Bảo vệ bí mật cảu nhà nước công tác văn thư lưu trữ : Mọi hoạt động công tác văn thư lưu trữ Viện phải thực phù hợp với quy định cảu pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước * Cơ cấu tổ chức phận văn thư lưu trữ Viện Văn thư phận phịng hành điều hành quản lý trưởng Phịng hành Bộ phận văn thư lưu trữ gồm cán văn thư cán lưu trữ Chương Thực trạng công tác văn thư lưu trữ Viện khoa học công nghệ xây dựng 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Văn đạo ,hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cuả Viện khoa học công nghệ xây dựng - Quy chế công tác văn thư lưu trữ Viện khoa học công nghệ xây dựng ban hành QĐ số 26 /QĐ –VKH ngày 07/01/2010 Quyết định v/v ban hành quy chế Văn thư lưu trữ Quy chế công tác văn thư lưu trữ áp dụng đơn vị cán công nhân viên Viện khoa học công nghệ xây dựng Quy chế dược áp dụng thống tất đơn vị thuộc Viện - Xây dựng ,ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ + QĐ số 26 /QĐ –VKH ngày 07/01/2010 Quyết định v/v ban hành quy chế Văn thư lưu trữ + NĐ số 110 /NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chỉnh phủ công tác văn thư + NĐ số 111/2004 /NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia + Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/05/2005 Cục Văn thư lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan + QĐ số 20 /BXD-VP ngày 06/09/1994 trưởng xây dựng việc chấn chỉnh tăng cường công tác hành ,văn thư ,lưu trữ 2.1.2 Mơ hình ,cách thức tổ chức công tác lưu trữ Viện khoa học công nghệ xây dựng - Tổ chức phận Văn thư lưu trữ phận phòng hành điều hành quản lý trưởng Phịng hành Bộ phận văn thư lưu trữ Viện gồm cán văn thư cán lưu trữ -Tổ chức nhân Viện khoa học cơng nghệ xây dựng có cán văn thư cán lưu trữ có trình độ đại học ( Văn thư quan ) , 19 đơn vị trực thuộc Viện đơn vị có cán làm kiêm nhiệm cơng tác văn thư lưu trữ với trình độ khác Tổ chức nhân có ảnh hưởng lớn đến hiệu công tác văn thư lưu trữ Viện Vì cần phải bố trí cán có chun mơn nghiệp vụ cao 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1 Đối với công tác Văn thư 2.2.1.1 Soạn thảo, ban hành văn theo định kì thời gian quy định nhà nước - Tăng cường việc kiểm tra, rà sốt có hình phạt xử lí trường hợp sai phạm… - Nâng cao nhận thức ,tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ ,có kế hoạch bồi dưỡng ,nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư lưu trữ chuyên trách - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư ,trang bị ,nâng cấp đầy đủ bàn ,ghế ,tủ ,máy tính ,điện thoại ,máy fax ,máy photo copy ,giá kệ ,hộp ,cặp ,bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn ngành văn thư lưu trữ trang thiết bị kỹ thật báo quản máy hút ẩm ,hút bụi ,quạt thơng gió ,điều hịa nhiệt độ ,nhiệt kế ,ấm kế, máy đo nồng độ khí độc ,phương tiện vân chuyển tài liệu lưu trữ - Quản lý văn chặt chẽ : Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ban hành để đảm bảo theo quy định ; cập nhật đầy đủ xác thơng tin văn vào “Sổ đăng ký văn đi” ; theo dõi việc chuyển phát văn thông qua việc sử dụng số chuyển phát văn ; lưu văn theo quy định ,mỗi văn phải lưu ( gốc lưu văn thư ,đóng dấu ,sắp xếp theo thứ tự đăng ký ;bản lưu hồ sơ người theo dõi, giải công việc ) - Quản lý văn đến theo quy định : Tất văn đến Viện khoa học công nghệ xây dựng phải tập trung quản lý văn thư để làm thủ tục tiếp nhận ,đăng ký Trước xứ lý ,giải ; cập nhật đầy đủ xác thông tin văn đến ,phân công cá nhân phận theo dõi ,tổng hợp ,đôn đốc xử lý văn đến theo quy định - Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn ,văn đến ,quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian ,công sức hạn chế số lượng văn giấy tờ gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất ,chất lượng , hiệu công việc - Lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ : Cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao giải theo quy định ;thực giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan theo 28 quy định ,không để tài liệu đến hạn nộp lưu phịng chun mơn 3.2.2 Đối với cơng tác lưu trữ : Bố trí kho lưu trữ ,thiết bị ,phương tiện cần thiết để bảo vệ , bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định ; thực nghiệp vụ công tác lưu trữ : Thu thập tài liệu vào lưu trữ quan ,chỉnh lý ,xác định giá trị ,bảo quản ,thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động quan để quản lý tập trung ,thống tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động lâu dài + Biên soạn văn quản lý công tác lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ quan + Lập kế hoạch phương hướng công tác lưu trữ quan, xây dựng công tác lưu trữ ngắn hạn (hàng năm) dài hạn (một số năm), theo hướng dẫn đạo quan cấp + Thủ trưởng đơn vị nên thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn quy định Nhà nước cơng tác lưu trữ + Dự trù kinh phí cho hoạt động quan lưu trữ + Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán để nâng cao lực chuyên môn nghiệp vụ + Tổ chức nghiên cứu, khoa học nghiệp vụ hợp tác quốc tế lĩnh vực lưu trữ + Thực chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ pải thường xuyên theo thời hạn định kì đug quy định + Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý công tác lưu trữ 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Viện khoa học công nghệ xây dựng - Quản lý đào tạo bồi dưỡng cán công chức, viên chức văn thư, quản lí cơng tác thi đua khen thưởng công tác văn thư - Thanh tra, kiểm tra giải tố cáo khiếu nại xử li vi phạm pháp luật công tác văn thư - Sơ kết, tổng kết công tác văn thư - Tổ chức xếp nhân phòng văn thư cách khoa học Viện cần tổ chức xếp lại phòng nhân cách khoa học để phòng văn thư hoạt động có hiệu đồng thời đẩy mạnh phát triển lên cho Viện -Lưu trữ tập trung hồ sơ ,tài liệu Viện khoa học công nghệ xây dựng 29 - Đào tạo ,bồi dưỡng ,nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán làm cơng tác lưu trữ -Đào tạo ,bồi dưỡng ,nâng cao kỹ thuật sử dụng phương tiện tin học cho nhân viên văn thư lưu trữ -Nâng cao kỹ soạn thảo cho cán văn thư Soạn thảo văn cơng việc mà cán văn thư cần phải đảm nhiệm Những văn mà văn thư soạn thảo Viện văn quan trọng đòi hỏi cao kỹ thuật nội dung -Nâng cao kỹ giao tiếp văn phịng qua điện thoại -Bố trí ,sắp xếp khoa học nơi làm việc : Bàn làm việc phải gọn gàng ,sạch , ngăn nắp ; để bàn làm việc giấy tờ liên quan cần thiết ,những hồ sơ tài liệu sau giải xong phải chuyển ,tất tài liệu lưu trữ không nên để bàn mà phải xếp vào tủ ,kệ ,giá Trang thiết bị sở vật chất Viện khoa học công nghệ xây dựng: - Cần đầu tư nhiều sở hạ tầng, phòng nên sử dụng xanh tạo khơng khí mát tạo hứng khơi làm việc cho cán văn phòng - Cần đầu tư thêm trang thiết bị văn phòng, cịn sử dụng nhièu máy tính cũ, lỗi thời, lạc hậu chậm hình nhìn hại mắt, điều ảnh hưởng đến không sức khỏe cán mà ảnh hưởng lớn đến tiến độ hiệu giải công việc 3.3.2.Đối với lãnh đạo Viện Khoa học công nghệ xây dựng - Các cấp lãnh đạo nên dành quan tâm nhiều đến cán bộ, nhân viên văn phịng quan nói chung khơng chun mơn mà cịn đời sống tinh thần, thăm hỏi động viên, khích lệ… - Lãnh đạo cần phải tổ chức kịp thời quán triệt quy định pháp luật văn thư, thực nghiêm túc bí mật nhà nước Thực theo thơng tư số 09/2003/TT – BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 BNv theo định kì năm - Xóa bỏ thủ tục hành rườm rà, phức tạp, thời gian ảnh hưởng đến tiến độ giải công việc - Mở thêm lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán văn phòng 3.3.3 Đối với cán văn thư lưu trữ Viện Khoa học công nghệ xây 30 dựng - Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ cán văn thư phải thể mặt lí luận nghiệp vụ kĩ thực hành 3.3.4Đối với môn Văn thư –Lưu trữ khoa , trường 3.3.4.1 Hiện đại hóa - Ứng dụng khoa học cơng nghệ vào cơng tác văn phịng mức độ cấp thiết đòi hỏi khách quan việc xử lí thơng tin lượng văn nhiều để nâng cao hiệu quả, giải phóng sức lao động người 3.3.4.2 Gắn liền lí luận với thực tiễn Trong trình kiến tập quan em nhận thấy lí thuyết thật khác xa với thực tiễn Nhà trường lên tổ chức nhiều đợt tham quan, kiến tập sinh viên nắm vững lí luận kĩ thực hành đê sinh viên trở thành cán văn thư tương lai gioỉ có ích cho xã hội Tiếp tục trì chương trình kiến tập ,thực tập cho sinh viên để tạo thêm nhiều hội cho sinh viên tiếp xúc với công việc thành thạo , nắm bắt kỹ làm việc phục vụ cho công việc sau sinh viên Giữ liên lạc với quan ,đơn vị mà sinh viên kiến tập ,thường xuyên liên lạcvới người hướng dẫn sinh viên kiến tập quan để biết thêm tình hình nơi sinh viên kiến tập chất lượng kiến tập sinh viên quan ,đơn vị Thường xuyên kiểm tra đột xuất để kịp thời nhắc nhở, theo dõi tình hình thực tập sinh viên Tổ chức buổi học ngoại khóa nhằm trau dồi thêm kiến thức kỹ làm việc cho sinh viên Thường xuyên tổ chức hoạt động giao lưu sinh viên khoa văn thư lưu trữ khoa khác trường để giao lưu ,học hỏi ,bổ sung kinh nghiệm cho Tô chức thi liên quan đến ngành văn thư lưu trữ để sinh viên hiểu biết sâu truyền thống ngành Văn thư – Lưu trữ 31 C PHẦN KẾT LUẬN Thực tập giai đoạn chuyển tiếp môi trường học tập môi trường xã hội thực tiễn, tạo điều kiện cho em có hội cọ sát với thực tiễn gắn kết với lý thuyết học giảng đường Sau học tập tiếp thu kiến thức lý thuyết từ thầy cô giảng viên khoa VTLT Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em hồn thành tập Viện Khoa học công nghệ xây dựng Trong thời gian thực tập tháng em nhận giúp đỡ tận tình bảo hướng dẫn lãnh đạo Viện nói chung cán văn thư lưu trữ nói riêng, thân em tích lũy nhiều kiến thức bổ ích kinh nghiệm quý báu từ thực tế công việc VKHCNXD Đối chiếu lý thuyết thực tế với thực tế công việc giúp em giúp em hiểu thêm phần công tác văn thư lưu trữ quan, làm sở sửa chữa khắc phục, đồng thời nhận thức đắn vai trò cán VTLT quan, từ khắc phục, sửa chữa bước hoàn thiện thân nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc Đợt thực tập thác thức lớn em Chương trình thực tập rèn luyện cho em khả độc lập tư cơng việc, từ giúp em tự khẳng định mình, vận dụng kiến thức học cách có khoa học vào thực tiễn cơng việc để thân không ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức hoạt động VTLT quan hiểu nghề nghiệp tương lai Hồn thành đợt thực tập bước khởi đầu tiền đề cho công việc làm sau Và hành trang quý báu vào đời, bước chuẩn bị giúp em tự tin để khẳng định lực thân giải vấn đề rắc rối gặp phải cơng việc Tìm hiểu thêm kĩ chuyên môn kĩ mềm định hướng rõ ràng phẩm chất đạo đức nghề nghiệp người làm VTLT từ có động lực học tập tốt Mặc dù cố gắng hoàn thành báo cáo với tất nỗ lực thân, 32 song hạn chế mặt thời gian kinh nghiệm nên báo cáo khơng tránh khỏi sai sót, khiếm khuyết em mong nhận góp ý thầy cô quý bạn đọc để báo cáo em hoàn chỉnh Một lần em xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến thầy cô khoa Văn thư lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội toàn thể quý quan Viện khoa học công nghệ xây dựng quan tâm tạo điều kiện, giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập Sinh viên Nông Thị Trang 33 PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức VIỆN TRƯỞNG PHĨ VIỆN TRƯỞNG Phịng tổ chức hành Phịng kế hoạch kỹ thuật PHĨ VIỆN TRƯỞNG Viện chun ngành kết cấu cơng trình xây dựng Trung tâm tư vấn chống ăn mòn xây dựng Viện chuyên ngành bê tông Trung tâm tư vấn thiết kế xây dựng Viện chuyên ngành địa kỹ thuật Phịng tài kế tốn PHĨ VIỆN TRƯỞNG Viện thơng tin,đào tạo tiêu chuẩn hóa Phân viện khoa học công nghệ xây dựng Miền Nam Phân viện khoa học công nghệ xây dựng Miền Trung Trung tâm tư vấn trắc địa xây dựng Trung tâm triển khai công nghệ xây dựng Miền Trung CÁC HỘI ĐỒNG Trung tâm công nghệ xây dựng Trung tâm tư vấn xây dựng công nghiệp hạ tầng Trung tâm tư vấn thiết bị xây dựng Văn phòng đại diện Cần Thơ Công ty cổ phần đầu tư công nghệ xây dựng -IBST Trung tâm phát triển công nghệ vật liệu xây dựng MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG ... vài nét Viện Khoa học công nghệ xây dựng Chương II: thực trạng công tác Văn thư lưu trữ Viện Khoa học công nghệ xây dựng Chương III: Báo cáo kết thực tập Viện Khoa học công nghệ xây dựng đề xuất... học công nghệ xây dựng 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Văn đạo ,hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cuả Viện khoa học công nghệ xây dựng - Quy chế công tác văn thư lưu trữ Viện khoa học công. .. phận văn thư lưu trữ Viện Văn thư phận phịng hành điều hành quản lý trưởng Phịng hành Bộ phận văn thư lưu trữ gồm cán văn thư cán lưu trữ Chương Thực trạng công tác văn thư lưu trữ Viện khoa học