Tìm hiểu thực trạng công tác Văn thư lưu trữ của Viện khoa học công nghệ

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 4 B. PHẦN NỘI DUNG 5 Chương 1 :Giới thiệu vài nét về Viện khoa học công nghệ xây dựng 5 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức củ Viện khoa học công nghệ xây dựng: 5 1.2. Chức năng ,nhiệm vụ , quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư –Lưu trữ của viện khoa học công nghệ xây dựng: 8 Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư lưu trữ của Viện khoa học công nghệ xây dựng. 9 2.1 . Hoạt động quản lý: 9 2.1.1. Văn bản chỉ dạo ,hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cuả Viện khoa học công nghệ xây dựng: 9 2.1.2. Mô hình, cách thức tổ chức công tác lưu trữ của Viện: 9 2.2 .Hoạt động nghiệp vụ: 10 2.2.1 .Đối với công tác Văn thư: 10 2.2.1.1. Soạn thảo, ban hành văn bản: 10 2.2.1.2. Quản lý văn bản đi: 12 2.2.1.3 . Quản lý và giải quyết văn bản đến: 13 2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: 17 2.2.1.5 . Quản lý và sử dụng con dấu: 18 2.2.1.6. Thành phần, nội dung tài liệu của cơ quan tổ chức: 19 2.2.2. Đối với công tác lưu trữ: 19 2.2.2.1 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Viện: 19 2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu: 21 2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu: 22 2.2.2.4 Kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ: 23 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Viện khoa học công nghệ xây dựng và đề xuất, khuyến nghị. 24 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Viện khoa học công nghệ xây dựng và kết quả đạt được: 24 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư lưu trữ của viện khoa học công nghệ xây dựng: 25 3.3. Một số khuyến nghị: 27 3.3.1. Đối với Viện khoa học công nghệ xây dựng: 27 3.3.2. Đối với bộ môn Văn thư –Lưu trữ khoa, trường: 28 C .PHẦN KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 4

B PHẦN NỘI DUNG 5

Chương 1 :Giới thiệu vài nét về Viện khoa học công nghệ xây dựng 5

1.1.Lịch sử hình thành, chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức củ Viện khoa học công nghệ xây dựng: 5

1.2 Chức năng ,nhiệm vụ , quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư –Lưu trữ của viện khoa học công nghệ xây dựng: 8

Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư lưu trữ của Viện khoa học công nghệ xây dựng 9

2.1 Hoạt động quản lý: 9

2.1.1 Văn bản chỉ dạo ,hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cuả Viện khoa học công nghệ xây dựng: 9

2.1.2 Mô hình, cách thức tổ chức công tác lưu trữ của Viện: 9

2.2 Hoạt động nghiệp vụ: 10

2.2.1 Đối với công tác Văn thư: 10

2.2.1.1 Soạn thảo, ban hành văn bản: 10

2.2.1.2 Quản lý văn bản đi: 12

2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến: 13

2.2.1.4 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: 17

2.2.1.5 Quản lý và sử dụng con dấu: 18

2.2.1.6 Thành phần, nội dung tài liệu của cơ quan tổ chức: 19

2.2.2 Đối với công tác lưu trữ: 19

2.2.2.1 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Viện: 19

2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu: 21

2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu: 22

2.2.2.4 Kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ: 23

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Viện khoa học công nghệ xây dựng

và đề xuất, khuyến nghị 24

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Viện khoa học công nghệ xây dựng và kết quả đạt được: 24

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư lưu trữ của viện khoa học công nghệ xây dựng: 25

3.3 Một số khuyến nghị: 27

3.3.1 Đối với Viện khoa học công nghệ xây dựng: 27

3.3.2 Đối với bộ môn Văn thư –Lưu trữ khoa, trường: 28

C PHẦN KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

Có thể khẳng định công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đốivới tất cả các lĩnh của đời sống xã hội Trong các cơ quan, đơn vị công tác Vănthư –Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lýHành chính thông qua các văn bản tài liệu

Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giảiquyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển phùhợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư –Lưu trữ trong lĩnh vực quản lýhành chính, đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủtrương chính sách ngày càng hiện đại về công tác này nhằm phục vụ tốt nhất chohoạt động quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan

Nhận thấy được sự cần thiết và tầm quan trọng của văn thư lưu trữ trongmỗi tổ chức và được sự đồng ý của phòng Hành chính –Tổng hợp, cùng với sựgiúp đỡ, tạo điều kiện của trường Đại học Nội vụ Hà Nội và khoa văn thư lưu

trữ trong quá trình thực tập Em chọn vấn đề về “Thực trạng công tác Văn thư lưu trữ ở Viện khoa học công nghệ xây dựng’’ để nghiên cứu nhằm tìm hiểu

rõ hơn về công tác văn thư lưu trữ hiện nay cũng như tình hình công tác văn thưlưu trữ của Viện khoa học công nghệ xây dựng

a Khái quát mục đích, ý nghĩa của đợt thực tập:

Là một cán bộ Văn thư –lưu trữ trong tương lai đợt thực tập này đã trang

bị cho tôi một số kiến thức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tácVăn thư lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thưLưu trữ đối với sự phát triển của đất nước, thấy được những bất cập trong côngtác này của cơ quan Có thể nói đợt thực tập này đã giúp tôi có cơ hội được tiếpxúc với những công việc trong thực tế, củng cố kiến thức đã được trang bị đồngthời từng bước gắn học với hành, lý luận gắn liền với thực tế Ngoài ra đợt thựctập này còn giúp tôi được làm quen và tăng cường kỹ năng ngành, nghề, nănglực chuyên môn đã được đào tạo, cụ thể hóa, nắm chắc hơn kiến thức của mình,

học hỏi được nhiều kinh nghiệm, tác phong làm việc và trưởng thành hơn saukhi đã thực tập ở cơ quan

b Lý do chọn đề tài:

Trong bổi cảnh đổi mới nền kinh tế và xu thế Công nghiệp Hóa – Hiện đạihóa đất nước hiện nay, Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầmquan trọng của công tác Văn thư lưu trữ và xemđâylà một ngành không thểthiếu trong bộ máy nhà nước Công tác Văn thư lưu trữ có vai trò đặc biệt quantrọng, thúc đẩy sự phát triển của cơ quan, tổ chức cũng như xã hội

Có thể nói công tác Văn thư – lưu trữ không thể thiếu trong hoạt động củacác cơ quan, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện tốt chứcnăng, nhiệm vụ của đơn vị mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biếncác chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ,phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt độnghàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng các cơ quan có chức năng thông tin tổnghợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư – lưu trữ lại càng quan trọng,

nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng

Công tác Văn thư lưu trữ là một trong những công tác cần phải quan tâm,chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng về mọi mặt, đảm bảo đúng người đúng việc phù hợpvới chuyên môn nghiệp vụ Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Vănthư lưu trữ đối với sự phát triển của Viện khoa học công nghệ nói riêng và của

đất nước nói chung, vậy nên tôi quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu thực trạng

công tác Văn thư lưu trữ của Viện khoa học công nghệ’’ để làm chuyên đề

báo cáo thực tập của mình

c Khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực tập:

-Thuận lợi:

Trong quá trình thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các thầy giáo,

cô giáo thuộc khoa Văn thư lưu trữ đã nhiệt tình giúp đỡ cả về chuyên môn lẫnkinh nghiệm, tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến, chỉnh sửa báo cáo để tôi đạtđược kết quả tốt trong đợt thực tập này

Bên cạnh đó Viện khoa học công nghệ xây dựng đã tạo mọi điều kiện

thuận lợi cả về cơ sở vật chất, tinh thần và các điều kiện khác trong quá trìnhthực tập và viết báo cáo tại cơ quan Ngoài ra các anh chị trong các phòng bancủa cơ quan đặc biệt là cô Ngô Hoài Vân đã luôn quan tâm giúp đỡ, tận tình chỉbảo, hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập cũng như quá trình thuthập những tài liệu thiết thực, những kỹ năng và các nghiệp vụ chuyên môn cầnthiết để tôi có thế hoàn thành đợt thực tập một cách tốt nhất

- Khó khăn:

Đối với một sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường như tôi, đây là lầnđầu tiên bước chân vào một cơ quan lớn cũng như lần đầu tiên có cơ hội đượctiếp xúc với công việc trong thực tế nên không thể tránh khỏi sự bỡ ngỡ, thiếukinh nghiệm, kỹ năng quan sát nhìn nhận vấn đề và hạn chế về nhận thức dẫnđến những thiếu sót xãy ra khi tìm hiểu vấn đề và thực hiện công việc được giaochưa thật sự đạt hiệu quả

LỜI CẢM ƠN

Thực tập tốt nghiệp là cơ hội để sinh viên vận dụng những kiến thức đãđược học hỏi, trau dồi trong khoảng thời gian 4 năm trên ghế nhà trường vàothực tế thực hiện công việc Đó cũng là nhiệm vụ quan trọng mà các trường đạihọc rất quan tâm để sinh viên đi thực tập nhằm giúp sinh viên áp dụng lý thuyết

đã học vào trong thực tiễn một cách phù hợp, sáng tạo, đúng đắn, mở rộng vàhoàn chỉnh hơn những kiến thức đã được trang bị ở trường và tiếp thu đượcnhững kiến thức, kinh nghiệm trong cơ quan để hiểu rõ hơn chuyên ngành Vănthư- Lưu trữ và xác định được định hướng nghề nghiệp cho bản thân sau này

Trải qua khoảng thời gian được kiến tập tại viện khoa học công nghệ xâydựng, đây là khoảng thời gian vô cùng đáng nhớ với những thử thách và kỷniệm đối với tôi Tôi tin rằng quá trình kiến tập lần này chính là nền tảng để sinhviên làm quen với cuộc sống thực tế và có cái nhìn đúng đắn về công việc màmình sẽ phải thực hiện và hoàn thành trong tương lai

Để có được kết quả này, đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cảm ơn chânthành đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các thầy giáo, cô giáo thuộc khoaVăn thư -Lưu trữ đã nhiệt tình giúp đỡ cả về chuyên môn lẫn kinh nghiệm, tậntình hướng dẫn, đóng góp ý kiến, chỉnh sửa báo cáo để tôi đạt được kết quả tốttrong đợt thực tập này

Tiếp theo, tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo viện khoa học công nghệxây dựng đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cả về cơ sở vật chất, tinh thần và cácđiều kiện khác trong quá trình kiến tập và viết báo cáo tại cơ quan Đồng thời tôicũng xin cảm ơn các anh chị trong các phòng ban của cơ quan đặc biệt là cô NgôHoài Vân và cô Trần Thị Lan đã luôn quan tâm giúp đỡ, tận tình chỉ bảo, hướngdẫn và giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập cũng như quá trình thu thập những tàiliệu thiết thực, những kỹ năng và các nghiệp vụ chuyên môn cần thiết để tôihoàn thành bài báo cáo được đầy đủ, hiệu quả và hoàn thành tốt nhất đợt thựctập của mình

Mặc dù đã cố gắng hoàn thành báo cáo với tất cả nỗ lực của bản thân,song do hạn chế về mặt thời gian cũng như kinh nghiệm nên báo cáo khôngtránh khỏi những sai sót, khiếm khuyết tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, đónggóp ý kiến của quý thầy, cô để đề tài báo cáo được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn !

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1 :Giới thiệu vài nét về Viện khoa học công nghệ xây dựng 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức củ Viện khoa học công nghệ xây dựng:

- Lịch sử hình thành:

Viện Khoa học công nghệ xây dựng, tiền thân là Viện Thí nghiệm vật liệuxây dựng - trực thuộc Bộ Kiến trúc, được thành lập ngày 18 tháng 11 năm 1963.Ngày 16 tháng 10 năm 1974, Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng được đổi tênthành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng - trực thuộc Bộ Xây dựng

Ngày 16 tháng 05 năm 1988, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng tiếp nhậnViện Khoa học kỹ thuật xây dựng cơ bản thuộc Uỷ ban xây dựng Cơ bản Nhànước, thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng, trực thuộc Bộ Xây dựng

Ngày 24 tháng 10 năm 1996, Thủ tướng Chính phủ ra quyết định số 782/TTg công nhận Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng là một trong 41 Viện Nhànước Ngày 11 tháng 12 năm 1996, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng theo quyếtđịnh số 1056/BXD - TCLĐ của Bộ trưởng Bộ Xây dựng

Ngày 23 tháng 05 năm 2007, Bộ Xây dựng ra quyết định số BXD phê duyệt đề án chuyển đổi Viện Khoa học công nghệ xây dựng thành tổchức khoa học công nghệ tự trang trải kinh phí theo Nghị định số 15/2005/2005/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ

789/QĐ-Hiện nay, Viện Khoa học công nghệ xây dựng đang hoạt động theo môhình này

Nghiên cứu khoa học, công nghệ, biên soạn quy chuẩn, tiêu chuẩn;

Phục vụ công tác quản lý Nhà nước các lĩnh vực thuộc ngành Xây dựng

và tại các công trình quan trọng, công trình trọng điểm quốc gia;

Tư vấn xây dựng; lập dự án đầu tư, khảo sát địa chất, môi trường, lập hệthống mốc, lưới phục vụ thiết kế, thi công, khai thác công trình; thiết kế, thẩmtra thiết kế và tổng dự toán công trình xây dựng; tư vấn đấu thầu, quản lý dự án,giám sát chất lượng xây lắp công trình; kiểm định chất lượng đất, vật liệu, kếtcấu, thiết bị; lưới trắc địa phụ vụ xây dựng; kiểm tra chất lượng nước, môitrường, hệ thống cơ điện công trình, hạ tầng kỹ thuật đô thị; chuyển giao thiết bịcông nghệ xây dựng; Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu vật liệu xây dựng,thiết bị công nghệ, thiết bị thí nghiệm xây dựng;

Thi công xây dựng mới; sửa chữa, cải tạo công trình; trùng tu, bảo tồncông trình di tích, công trình kiến trúc cổ;

Đào tạo và cấp bằng tiến sỹ kỹ thuât, thí nghiệm viên, kiểm định viên, tưvấn giám sát chất lượng, quản lý dự án, tập huấn các chuyên đề kỹ thuật và hợptác quốc tế các lĩnh vực khoa học công nghệ xây dựng;

Là tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hoá dùng cho công trìnhxây dựng

Là đơn vị thực hiện việc thử nghiệm/ chứng nhận chất lượng sản phẩm,hàng hóa vật liệu xây dựng

Hợp tác với các tổ chức trong nước và quốc tế theo chức năng, nhiệm vụđược giao

- Cơ cấu tổ chức :Về cơ cấu tổ chức hiện tại, viện có 19 đơn vị gồm: 3

Phòng chức năng, 3 Viện nghiên cứu chuyên ngành, 1 Viện thông tin đào tạo vàtiêu chuẩn hóa, 2 Phân viện tại miền nam và miền trung, 8 trung tâm, 1 Vănphòng đại diện tại Cần Thơ, và 1 Công ty cổ phần

Sơ đồ cơ cấu tổ chức

VIỆN TRƯỞNG

PHÓ VIỆN TRƯỞNG

Viện chuyên ngành bê tông

Viện chuyên ngành địa kỹ thuật

Viện thông tin,đào tạo và tiêu chuẩn hóa

Phân viện khoa học công nghệ xây dựng Miền Nam

Phân viện khoa học công nghệ xây dựng Miền Trung

Công ty cổ phần đầu tư và công nghệ xây dựng - IBST

Văn phòng đại diện tại Cần Thơ

Trung tâm triển khai công nghệ xây dựng Miền Trung

Trung tâm tư vấn trắc địa và xây dựng

Trung tâm tư vấn thiết kế và xây dựng

Trung tâm tư vấn chống ăn mòn và xây dựng

Trung tâm công nghệ xây dựng

Trung tâm tư vấn xây dựng công nghiệp

và hạ tầng

Trung tâm tư vấn thiết bị xây dựng

Trung tâm phát triển công nghệ và vật liệu xây dựng

*Các hội đồng :

-Hội đồng khoa học

-Hội đồng chức danh giáo sư cấp cơ sở

-Hội đồng khoa học –Đào tạo tiến sĩ

1.2 Chức năng ,nhiệm vụ , quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư –Lưu trữ của viện khoa học công nghệ xây dựng:

* Chức năng , nhiệm vụ ,quyền hạn :

Đối với cán bộ văn thư lưu trữ:

- Cán bộ văn thư :

Quản lý các hệ thống văn bản đi đến của Viện

Quản lý công văn đi, đến, lập hồ sơ, lưu văn bản đi của Viện và giao nộpvào lưu trữ theo quy trình quản lý văn bản đi và đến

Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định

Hằng ngày có trách nhiệm đưa công văn, tài liệu trình Lãnh đạo Viện vàchuyển công văn đến các cá nhân đơn vị theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện

-Đối với cán bộ lưu trữ :

Phối hợp với phòng chức năng của Viện trong việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ

sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn đến hạn nộp lưu trữ

Sắp xếp hồ sơ, xây dựng các công cụ tra cứu, phục vụ khai thác tài liệu

có, hiệu quả

Cán bộ trực tiếp làm văn thư lưu trữ của từng bộ phận trong Viện phảiđược đào tạo đúng chuyên môn ,hằng năm được bồi dưỡng nghiệp vụ theo quyđịnh của Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước

-Bảo vệ bí mật cảu nhà nước trong công tác văn thư lưu trữ: Mọi hoạtđộng trong công tác văn thư lưu trữ của Viện phải được thực hiện phù hợp vớiquy định cảu pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước

* Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của Viện:

Văn thư là một bộ phận của phòng hành chính dưới sự điều hành và quản

lý của trưởng Phòng Tổ chức- hành chính

Bộ phận văn thư lưu trữ gồm 1 cán bộ văn thư và 1 cán bộ lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư lưu trữ của Viện khoa học công

nghệ xây dựng.

2.1 Hoạt động quản lý:

2.1.1 Văn bản chỉ dạo ,hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cuả Viện khoa học công nghệ xây dựng:

- Quy chế công tác văn thư lưu trữ:

Viện khoa học công nghệ xây dựng đã ban hành QĐ số 26 /QĐ –VKTngày 07/01/2010 Quyết định v/v ban hành quy chế Văn thư và lưu trữ

Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ được áp dụng đối với các đơn vị

và các cán bộ công nhân viên của Viện khoa học công nghệ xây dựng Quy chếnày dược áp dụng thống nhất trong tất cả các đơn vị thuộc Viện

- Xây dựng ,ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ:

+ QĐ số 26 /QĐ –VKT ngày 07/01/2010 Quyết định v/v ban hành quychế Văn thư và lưu trữ

+ NĐ số 110 /NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chỉnh phủ về công tác vănthư

+ NĐ số 111/2004 /NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quy định chitiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia

+ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/05/2005 của Cục Văn thư

và lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư vàlưu trữ cơ quan

+ QĐ số 20 /BXD-VP ngày 06/09/1994 của bộ trưởng bộ xây dựng vềviệc chấn chỉnh và tăng cường công tác hành chính ,văn thư ,lưu trữ

2.1.2 Mô hình, cách thức tổ chức công tác lưu trữ của Viện:

- Tổ chức bộ phận:

Văn thư lưu trữ là một bộ phận của phòng hành chính dưới sự điều hành

và quản lý của trưởng Phòng hành chính

Bộ phận văn thư lưu trữ của Viện gồm 1 cán bộ văn thư và 1 cán bộ lưutrữ

-Tổ chức nhân sự:

Viện khoa học công nghệ xây dựng có 1 cán bộ văn thư và 1 cán bộ lưutrữ có trình độ đại học ( Văn thư cơ quan ), ngoài ra 19 đơn vị trực thuộc Việnthì mỗi đơn vị có 1 cán bộ làm kiêm nhiệm cả công tác văn thư và lưu trữ vớitrình độ khác nhau

Tổ chức nhân sự có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công tác văn thư lưu trữcủa Viện Vì vậy cần phải bố trí các cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ cao

2.2 Hoạt động nghiệp vụ:

2.2.1 Đối với công tác Văn thư:

2.2.1.1 Soạn thảo, ban hành văn bản:

* Hình thức văn bản:

Các hình thức văn bản của Viện được phép ban hành là:

Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định

Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt ), Chương trình, Kế hoạch, Báocáo, Công văn,Tờ trình,Thông báo, Dự án, Đề án,Quy hoạch …

* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

-Thành phần thể thức bắt buộc gồm:

1.Quốc hiệu

2 Tên cơ quan ban hành văn bản

3 Số, kí hiệu văn bản

4 Địa danh, ngày ,tháng ,năm ,ban hành văn bản

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

6 Nội dung của văn bản

7 Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền

8 Dấu của cơ quan

9 Nơi nhận

- Quy trình soạn thảo văn bản :

Bước 1: Xác định mục tiêu

Bước 2: Chọn các loại văn bản

Bước 3: Thu thập và xứ lý thông tin

Bước 4: Viết dự thảo

Bước 5: Trình duyệt ,sửa chữa nội dung,bổ sung nếu cần thiết

Bước 6: Duyệt ,ký ban hành văn bản

Bước 7: Ghi sổ, kí hiêu ,ngày tháng năn ban hành văn bản , nhân bản,đóng dấu

Bước 8: Đăng ký văn bản đi

Bước 9: Chuyển văn bản đi

Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản được hiểu như sau :

Bước 1: Trước tiên khi cán bộ chuyên viên của các phòng ban được phâncông giải quyết một văn bản đến, căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn bảncần soạn thảo một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc trao đổi

- Bước 2: Căn cứ vào tính chất văn bản mà cán bộ chuyên môn chọn tênloại văn bản phù hợp

- Bước 3: Cán bộ chuyên môn tiến hành sưu tầm văn bản, tài liệu liênquan đến văn bản đang soạn thảo Lấy những thông tin pháp lí, thông tin có hiệulực, thực tế kết hợp lựa chọn thông tin căn bản, thông tin chủ yếu loại bỏ thôngtin không cần thiết

- Bước 4: Cán bộ chuyên môn lập dàn bài, thảo văn bản theo dàn bài trênmáy vi tính và kết hơp kiểm tra

- Bước 5: Lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung văn bản, nếu thấy chưađạt yêu cầu trưởng phòng yêu cầu cán bộ chuyên môn chỉnh sửa, bổ sung đạtyêu cầu ; chuyển phòng Tổ chức hành chính kiểm tra kỹ thuật trình bày văn bản

- Bước 6:

+ Duyệt nội dung văn bản

Lãnh đạo Viện hoặc lãnh đạo các văn phòng ,đơn vị theo lĩnh vực đượcphân công duyệt nội dung văn bản do chuyên viên soạn thảo

Nếu văn bản trình đủ điều kiện để ban hành hoặc lãnh đạo trực tiếp chỉnhsửa, hoàn chỉnh văn bản sẽ chuyển lại cho người dự thảo văn bản, yêu cầuchuyên viên kiểm tra, soát xét lại (về hình thức, lỗi chỉnh tả)

+ Ký ban hành văn bản: Lãnh đạo Viện ký vào văn bản để ban hành

Trường hợp văn bản chưa đạt yêu cầu về nội dung và hình thức Lãnh đạo yêucầu chuyên viên chỉnh sửa theo ý kiến chỉ đạo trước khi ban hành

- Bước 7,8: Sau khi văn bản được trình ký, văn thư chịu trách nhiệm đăng

ký sổ, vào sổ đăng ký văn bản đi, nhân bản theo số lượng quy định, đóng dấu vàgiữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời gian quyđịnh

- Bước 9: Văn thư tiến hành chuyển theo nơi nhận được ghi trong vănbản

2.2.1.2 Quản lý văn bản đi:

Văn bản do Viện (hoặc các đơn vị thuộc Viện) gửi cho nơi khác đượcđăng ký tại bộ phận văn thư gọi tắt là văn bản đi Tất cả các văn bản đi của Viện(hoặc của các đơn vị thuộc Viện) đều phải đăng ký thống nhất ở bộ phận văn thưthuộc phòng tổ chức hành chính của Viện (hoặc văn thư tại các đơn vị thuộcViện)

Khối lượng văn bản đi hằng năm của Viện khoảng 2000 văn bản /1 năm

*Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ;ghi sổ ,ngày tháng năm văn bản :

Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức văn bản, đăng ký vào sổ văn bản

đi, đóng dấu và lưu một bản chính cùng các phụ lục kèm theo (nếu có), gửi vănbản theo địa chỉ đăng ký Ngoài một số bản lưu tại bộ phận Văn thư, đơn vị soạnthảo phải lưu một bản chính ở hồ sơ công việc Văn bản đi phải được chuyểnkịp thời trong ngày Những văn bản có dấu “khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hóa tốc”phải được chuyển ngay sau khi đăng ký và phải bảo đảm thời hạn đến ngườinhận, nơi nhận ghi trên phong bì

Ghi ngày, tháng, năm lên văn bản: Ngày, tháng, năm văn bản là ngàytháng văn bản được đăng ký vào sổ đăng ký, phải ghi rõ ràng, chính xác

*Nhân bản ,đóng dấu cơ quan và dấu mật ,dấu khẩn:

Việc nhân bản phải nhân theo đúng số lượng quy định, giữ gìn bí mật

nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời hạn quy định

Để phục vụ cho việc giải quyết công việc hằng ngày và mục đích sử dụnglâu dài thì mỗi văn bản đi của Viện được lưu 2 bản, một bản lưu tại văn thư, mộtbản đơn vị soạn thảo giữ Bản lưu tai văn thư phải là bản gốc

Dấu là khâu quan trọng khong thể thiếu đối với văn bản trước khi gửi đi,thiếu con dấu tức là văn bản đó không có giá trị và không có hiệu lực pháp lý.Cán bộ văn thư không được đóng dấu “mật”, “khẩn” vào văn bản khi văn bản đóchưa có ý kiến của người ký nhận văn bản

* Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:

Văn bản đi phải được làm thủ tục đăng ký và chuyển giao trong ngày khi

đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan.Việc gửi văn bản điphải đúng nơi nhận ghi trên văn bản, những văn bản có chỉ mức độ “khẩn” phảichuyển từ trước; ngoài việc đóng dấu lên văn bản còn phải đóng dấu lên phong

bì để dễ dàng nhận biết

Những văn bản có nội dung quan trọng hoặc gửi văn bản với số lượngnhiều phải kèm theo phiếu gửi để kiểm tra; khi gửi văn bản đi phải giữ lại bảnchính để đưa vào lưu trữ

*Lưu văn bản đi:

Mỗi văn bản đi được lưu 2 bản , một bản lưu tại văn thư (bản gốc), bảnchính lưu trong hồ sơ của người theo dõi, giải quyết công việc

2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến:

Văn bản do Bộ (hoặc đơn vị liên quan) nhận được của các nơi khác gửiđến gọi tắt là văn bản đến

Tất cả văn bản đến của Viện (hoặc các đơn vị thuộc Viện) đều phải đăng

ký thống nhất ở một bộ phận văn thư thuộc phòng Tổ chức Hành chính của Viện(hoặc văn thư tại các đơn vị thuộc viện)

Văn bản đến được để một tập theo số thứ tự từ bé đến lớn, văn thư phảilưu văn bản đến.Văn bản đến sẽ để thành các tập tại phòng văn thư, một năm

mới chuyển văn bản đến xuống kho một lần.

Khối lượng văn bản đến hằng năm của Viện khoảng 900 văn bản /1 năm.Văn bản đến bất kỳ từ nguồn nào đều phải được tập trung tại Văn thưViện để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản chuyển đến Viện khôngđăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nộidung văn bản

* Tiếp nhận văn bản đến:

Văn thư cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến từ các nguồn cơbản sau:

+ Từ bưu điện gửi về

+ Từ các cơ quan ,ban ngành gửi trực tiếp tới Viện hoặc gửi qua thư điệntử

+ Văn bản được phát tán trong hội nghị

+ Văn bản từ bộ gửi về Viện

Trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến của Viện là cán bộ văn thư Khi tiếpnhận văn bản đến yêu cầu cán bộ văn thư phải thực hiện các công việc cụ thểnhư sau:

Kiểm tra: Sau khi tiếp nhận văn đến văn thư là người trực tiếp nhận vănbản, kiểm tra xem có phải văn bản được gửi đến cho Viện hay không, kiểm traphong bì có còn nguyên vẹn hay có dấu hiệu bị bóc rách không, nếu có phải bảongay cho người có trách nhiệm biết đồng thời phải lập biên bản trước người đưavăn bản Trường hợp văn bản gửi nhầm địa chỉ thì thì kịp thời trả lại nhân viênbưu điện hoặc người đua thư

Phân loại sơ bộ: Sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi cho Viện mình bộphận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành 2 loại:

+ Lọai phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho Viện (ghi tên cơquan, tổ chức, đơn vị của Viện)

+ Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư riêng, sách báo, tạp chí, bảntin…

Vị trí đóng dấu: Dấu của văn bản đến phải đóng rõ ràng, thống nhất vàokhoảng giấy trắng phía góc trái, phần lề bên văn bản dưới số ký hiệu hoặc đóngdấu vào khoảng trống giữa tên cơ quan phát hành văn bản và tiêu đề văn bản Những văn bản có đóng dấu “hỏa tốc’’, “thượng khẩn”, “khẩn” khi nhận cầnđược mở trước để đảm bảo về mặt thời gian.Trường hợp quá thời hạn yêu cầutrong văn bản thì văn thư cần ghi rõ thời gian nhận được văn bản đó trên bì thư

và vào số đăng ký văn bản đến

Khi rút văn bản ra khỏi bì yêu cầu động tác nhẹ nhàng, khéo léo, tránhlàm rách văn bản Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bảnvới các thành phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếugửi Nếu thấy điểm nào không hợp thì phải hỏi lại nơi gửi Trường hợp văn bản

có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận dóng dấu vào phiếugửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản

Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến để xác nhận văn bản đó đã qua vănthư, số đến ghi vào văn bản phải khớp với số thứ tự trong số đăng ký văn bảnđến, ngày đến là ngày cơ quan nhận được văn bản và đăng ký vào sổ

* Trình và chuyển giao văn bản đến:

- Trình văn bản đến:

Sau khi bóc bì, đóng dấu “Đến” lên văn bản, đăng ký vào sổ thì nhân viênvăn thư của Viện trình những văn bản nhận được cho người phụ trách công tácnày

Khi người phụ trách xem xong thì ghi ý kiến phân phối và giải quyết vào

lề văn bản rồi trả lại văn thư để chuyển sổ và gửi cho người thực hiện

- Chuyển giao văn bản đến:

Tất cả văn bản đến của cơ quan sau khi đã có ý kiến phân phối của ngườiphụ trách phải được chuyển ngay đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giảiquyết, không được chuyển chậm văn bản đối với những văn bản có dấu chỉ mức

độ “Khẩn”.Ngoài ra các văn bản khác cũng phải được chuyển ngay trong ngàycho người có trách nhiệm giải quyết

Yêu cầu khi chuyển giao văn bản: Giao văn bản tận tay cho người cótrách nhiệm giải quyết, không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận hộ

* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Quy trình giải quyết văn bản đến của Viện khoa học công nghệ xâydựng như sau:

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giảiquyết kịp thời theo thời hạn hoặc theo quy định cụ thể của Viện; đối với nhữngvăn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết ngay

Khi trình cấp trên có thẩm quyền cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, cácphòng ban, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuấtcủa phòng ban, cá nhân

Đối với văn bản đến có liên quan đến các phòng và cá nhân khác, phòngban khác hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản

đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết củangười có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các phòng ban, cá nhân Khi trình ngườiđứng đầu Viện xem xét, quyết định, phòng ban hoặc cá nhân chủ trì phải trìnhkèm văn bản tham gia ý kiến của các phòng, cá nhân có liên quan

- Việc giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến là mộtquy trình gồm nhiều bước và có nhiều người tham gia, cùng với đó là tráchnhiệm của mỗi người tham gia cũng là khác nhau

Trước tiên là việc giải quyết văn bản đến là trách nhiệm của một hoặcnhiều cán bộ chuyên môn của một hoặc các phòng ban được phân công giảiquyết văn bản đến

Tiếp theo là việc theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến là tráchnhiệm của nhiều người: Đối với tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải