THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT. PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 3 1.1.1. Lịch sử hình thành của Trung tâm lưu trữ quốc gia III 3 1.1.2. Vị trí chức năng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 4 1.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 4 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 5 1.1.4.1.Lãnh đạo Trung tâm 5 1.1.4.2.Cơ cấu tổ chức 6 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Chỉnh lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 8 1.2.1. Tình hình tổ chức của phòng Chỉnh lý tài liệu 8 1.2.2.Chức năng của Phòng Chỉnh lý tài liệu. 8 1.2.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Chỉnh lý. 8 1.2.4.Cơ cấu tổ chức của phòng chỉnh lý tài liệu. 9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III. 10 2.1. Hoạt động quản lý. 10 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác Văn thư Lưu trữ 10 2.1.2. Quản lý Phông lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 12 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu kho học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác Văn thư Lưu trữ của TTLTQGIII 12 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác Văn thưLưu trữ 12 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế Công tác Văn thưLưu trữ của cơ quan. 13 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 13 2.2.1. Thực tiễn công tác Văn thư. 13 2.2.1.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của TTLTQG III 14 2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản. 14 2.2.1.3Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 16 2.2.1.4.Quản lý và sử dụng con dấu 17 2.2.2. Thực tiễn công tác Lưu trữ 18 2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 19 2.2.2.2. Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 19 2.2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu. 19 2.2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu 20 2.2.2.5. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 23 2.2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 23 2.2.2.7. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 24 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 25 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 25 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư Lưu trữ của cơ quan. 28 3.3. Một số khuyến nghị đối 29 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức 29 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư lưu trữ của trường. 29 PHẦN KẾT LUẬN 31 D: PHỤ LỤC

MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT.

BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT.

01 TTLTQG III Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong cuộc sống đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng caocủa khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có vai trò càng quan trọng trong việc phảnánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức Đồng thời tài liệu lưu trữ góp phần giảiquyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược kinh tế cũng nhưquy hoạch, chủ trương đề ra các quyết định quản lý Trong quá trình xây dựngmột nền văn hoá mới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trong việc kế thừa nhữngtinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo dục, tuyêntruyền, phát triển kinh tế Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữnên công tác lưu trữ ngày càng được chú trọng hơn Như vậy để công tác lưu trữngày càng tốt hơn nhằm phục vụ thông tin cho cơ quan, lãnh đạo Cần phải xâydựng một hệ thống tổ chức đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp ứngnhu cầu ngày càng cao của sự nghiệp phát triển công tác lưu trữ

Để đáp ứng nhu cầu đó, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã đào tạo nguồnnhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ Góp phần hiện đại hóa công tác lưutrữ trong văn phòng hiện nay

Chúng ta có thể thấy: thực tập thực tế có vai trò rất quan trọng trongchương trình đào tạo Đại học các chuyên ngành của nhà trường nói chung vàchuyên ngành Lưu trữ học nói riêng Chính vì vậy,với mục đích gắn liền nhàtrường với xã hội,lý luận với thực tiễn hàng năm khoa và nhà trường đều tổ chứccho sinh viên năm cuối đi thực tập thực tế,tổ chức nhằm nâng cao trình độnghiệp vụ và rèn luyện ý thức cho sinh viên sau khi ra trường với phương châm

"Học đi đôi với hành", lý luận gắn liền với thực tiễn "Học thật đi đôi với làm thật".Qua đợt thực tập này,sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng nghề

nghiệp,củng cố kiến thức đã học đồng thời nâng cao năng lực nghề nghiệp,ýthức trách nhiệm và phong cách của một cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ

Được sự đồng ý của lãnh đạo Trung tâm lưu trữ quốc gia III,theo sự phâncông của khoa,em về thực tập tại phòng Chỉnh lý tài liệu của TTLTQG III từngày 10-01-2017, Mặc dù nội dung thực tập khá phức tạp,thời gian thực tập cóhạn nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện của đồng chí trưởng phòng,sự chỉ bảo

hướng dẫn của các anh,chị công tác lâu năm trong phòng,sự giúp đỡ tận tình củagiáo viên hướng dẫn cùng với sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành tốt cácyêu cầu của nội dung thực tập.Thông qua nghiên cứu ,khảo sát và trực tiếp thựchành qua các khâu nghiệp vụ của công tác chỉnh lý của Phòng chỉnh lý tài liệucủa TTLTQG III em đã hiểu được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâunghiệp vụ.

Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thực tế công việc phức tạp,cũng như khảnăng thể hiện còn hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót.Em rất mong được tiếpthu những ý kiến đóng góp,chỉ bảo của thầy,cô giáo để báo cáo của em hoànchỉnh hơn

Nhân đây em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán bộ nhân viênphòng Chỉnh lý tài liệu,Trung tâm lưu trữ quốc gia III,các Thầy,cô giáo của củakhoa Lưu trữ học,Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình giúp đỡ em giúp

đỡ tôi hoàn thành báo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2017

SINH VIÊN

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ

chức của cơ quan, tổ chức

1.1.1 Lịch sử hình thành của Trung tâm lưu trữ quốc gia III

Ngày 02 tháng 09 năm 1945, tại Quảng trường Ba Đình, Chủ tịch Hồ ChíMinh đã trịnh trọng đọc bản Tuyên ngôn Độc lập khai sinh nước Việt Nam DânChủ Cộng Hòa (nay là nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam) Một khốilượng lớn tài liệu đã được sản sinh, phản ánh quá trình ra đời, hoạt động của cơquan tổ chức nhà nước Nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của khối tàiliệu này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước đượcthành lập theo quyết định số 118/TCCB ngày 10 tháng 6 năm 1995 của ban Tổchức- Cán bộ Chính phủ ( nay là Bộ Nội Vụ)

Từ năm 1995 đến nay, Trung tâm lưu trữ quốc gia III đã từng bước pháttriển, mở rộng cơ cấu tổ chức, hoàn thiện về chức năng, nhiệm vụ để phù hợpvới từng giai đoạn phát triển của đất nước Năm 1995, Trung tâm có 06 phòng,đến nay Trung tâm đã có 10 phòng Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộcTrung tâm được điều chỉnh phù hợp, đáp ứng yêu cầu công tác và chuyên mônnghiệp vụ của lưu trữ quốc gia hiện nay Trung tâm chú trọng công tác đào tạo,bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức, viên chức Trải qua hơn 20 năm,Trung tâm lưu trữ quốc gia III đã đạt được những thành tựu quan trọng góp phầnvào sự trưởng thành của trung tâm nói riêng và sự phát triển của ngành lưu trữnói chung, đưa tài liệu lưu trữ đến gần với xã hội và phục vụ tốt hơn cho nhu cầucủa xã hội

Trong hơn 20 năm qua, Trung tâm đã thu thập được hơn 11.000 mét giá tàiliệu hành chính và khoa học kỹ thuật, hơn 2000 giờ băng và hàng nghìn tấm ảnh cógiá trị Hơn nữa, Trung tâm còn quan tâm thu thập tài liệu của các cá nhân, gia đình,dòng họ tiêu biểu Đến nay Trung tâm đã và đang thu thập và bảo quản hơn 100phông tài liệu cá nhân thuộc nhiều lĩnh vực như văn hóa, lịch sử, khoa học kỹ thuật.Theo thống kê sơ bộ, hàng năm, Trung tâm nhập kho khoảng 300 mét giá tài liệu các

Phông thuộc nguồn nộp lưu Ngoài ra, nhập hơn 5000 tờ tài liệu sau quá trình đưa đi

tu bổ phục chế Xuất kho khoảng gần chục nghìn mét giá tài liệu, hơn 4000 hồ sơ,trên 600 hộp và hơn 50.000 tờ tài liệu phục vụ cho các công việc như: chỉnh lý, khử

a xít, sao lưu bảo hiểm, tu bổ phục chế, phục vụ độc giả khai thác, sao trả hồ sơ kỷvật cán bộ đi B… Trung tâm đã thực hiện tu bổ trên 20.000 tờ tài liệu; khử a xít gần200.000 tờ tài liệu thuộc các phông

Hiện nay, TTLTQG III đang tích cực từng bước cải tiến để thực hiện tốtnhiệm vụ tăng cường bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưutrữ bằng cách tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho xã hộitheo hướng đa dạng hóa hình thức, nhanh về thời gian, đúng về yêu cầu và đảm bảo

an toàn về tài liệu nhằm đóng góp tích cực cho công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổquốc

1.1.2 Vị trí chức năng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có trụ sở tại số 34 Phan KếBính – phường Cống Vị – Ba Đình – Hà Trung tâm có chức năng sưu tầm, thuthập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu có ý nghĩa quốc giahình thành trong quá trình hoạt dộng của cơ quan, tổ chức trung ương, cá nhân,gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trênđịa bàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước

- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản

và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội

1.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

1 Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức và cá nhân:

a) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức cấplien khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa;

b) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa Xãhội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình ra Bắc;

c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;

d) Các tài liệu khác được giao quản lý;

2 Thực hiện hoạt động Lưu trữ

a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tậpthuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;

b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắpxếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tàiliệu và các biện pháp khác;

d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứutài liệu lưu trữ;

đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;

3 Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác củaTrung tâm

4 Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kĩ thuật, vật tư, tài sản và kinhphí của Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng

5 Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định của phápluật và quy định của Cục trưởng

6 Thực hiện các nhiêm vụ khác do Cục trưởng giao

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

1.1.4.1.Lãnh đạo Trung tâm

-Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và 02 Phó giám đốc

-Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm và chịu tráchnhiệm trước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt dộng của Trung tâm.Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổchức thuộc Trung tâm

-Các phó giám đốc do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị củaGiám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về lĩnh vựccông tác được phân công phụ trách

4. Phòng Thống kê và Công cụ tra cứu

5. Phòng Quản lý kho tài liệu

6. Phòng Hành chính – Tổ chức

Theo Quyết định số 22/QĐ – LTNN ngày 25/3/1999 của Cục trưởng Cục Lưutrữ Nhà nước đã tách bộ phận lưu trữ phim ảnh – ghi âm từ phòng Chỉnh lý tài liệuthành một phòng riêng, đổi tên phòng Quản lý kho thành phòng Bảo quản tài liệu vàphòng Thống kê và Công cụ tra cứu bị giải thể

Ngày 01/4/2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ra Quyết định số 42/QĐ– LTNN v/v thành lập thêm Phòng Tin học và Công cụ tra cứu và Xưởng Tu bổ -Phục chế tài liệu

Sau khi thành lập Trung tâm Tu bổ Phục chế tài liệu lưu trữ Quốc gia thìXưởng Tu bổ - Phục chế tài liệu sáp nhập về phòng Bảo quản tài liệu trực thuộcTrung tâm

Ngày 23/4/2008 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành cácQuyết định số 77; 78; 79/QĐ – VTLTNN v/v thành lập thêm 03 phòng thuộcTTLTQG III là Phòng Tu bổ tài liệu lưu trữ, Phòng Kế toán, Tổ lập bản sao bảo hiểmtài liệu lưu trữ

Đến 20/5/2010, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số120/QĐ – VTLTNN v/v quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Theo quyết định này cơ cấu tổ chức của Trungtâm gồm:

1. Phòng Sưu tầm tài liệu

2. Phòng Thu thập tài liệu

3. Phòng Chỉnh lý tài liệu

4. Phòng Bảo quản tài liệu

5. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu

6. Phòng Tin học và Công cụ tra cứu

7. Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu

8. Phòng Tài liệu nghe nhìn

9. Phòng Đọc

10. Phòng Hành chính - Tổ chức

11. Phòng Kế toán

12. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy

Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III quy định cụ thể chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc Trung tâm

Đến 02 tháng 11 năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hànhQuyết định số 166/QĐ – VTLTNN v/v quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Theo quyết định này hiện nay cơcấu tổ chức của Trung tâm gồm:

1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu

2. Phòng Chỉnh lý tài liệu

3. Phòng Bảo quản tài liệu

4. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu

5. Phòng tin học và Công cụ tra cứu

6. Phòng Đọc

7. Phòng Tài liệu nghe nhìn

8. Phòng Hành chính- Tổ chức

9. Phòng Kế toán

10. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy

Việc thành lập, sát nhập, giải thể các tổ chức trực thuộc Trung tâm do Cụctrưởng quyết định

1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Chỉnh lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

1.2.1 Tình hình tổ chức của phòng Chỉnh lý tài liệu

Theo Quyết định số 54/QĐ – TCCB ngày 26/6/1995 của Cục trưởng Cục Lưutrữ Nhà nước : Phòng Chỉnh lý tài liệu đã được thành lập.Khi đó phòng gồm cónhững bộ phận khác nhau như : Bộ phận phim ảnh- ghi âm, bộ phận chỉnh lý tài liệu,tham mưu cho cơ quan trong 1 số công việc như: Xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tàiliệu, xây dựng chương trình, kế hoạch phân loại tài liệu

Theo Quyết định số 22/QĐ – LTNN ngày 25/3/1999 của Cục trưởng Cục Lưutrữ Nhà nước đã tách bộ phận lưu trữ phim ảnh – ghi âm từ phòng Chỉnh lý tài liệuthành một phòng riêng Sau khi tách riêng, phòng chỉnh lý chỉ có nhiệm vụ thammưu giúp Giám đốc việc phân loại tài liệu,chỉnh lý,xác định giá trị tài liệu…

1.2.2.Chức năng của Phòng Chỉnh lý tài liệu.

Phòng Chỉnh lý tài liệu là đơn vị thuộc Trung tâm lưu trữ quốc gia III, cóchức năng tham mưu giúp Giám đốc việc phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tàiliệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm

1.2.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Chỉnh lý.

Phòng Chỉnh lý tài liệu tham mưu giúp Giám đốc:

1. Xây dựng chương trình, kế hoạch về phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu,

tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm

2. Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo quy trình và theo chỉ tiêu, kế hoạch được giao

3. Tiếp nhận, bàn giao tài liệu trước và sau khi chỉnh lý cho phòng Bảo quản tàiliệu quản lý theo quy định

4. Tham gia nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào thực tiễn công táccủa đơn vị

5. Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng nhiệm vụ của đơnvị

6. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản do Trung tâmgiao cho đơn vị

7. Tham gia thực hiện các công việc về phòng cháy chữa cháy và phòng, chốngthiên tai của Trung tâm

8. Tham gia thực hiện các hoạt động dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ của Trung

tâm( khi được giao)

9. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao

1.2.4.Cơ cấu tổ chức của phòng chỉnh lý tài liệu.

Cơ cấu của phòng Chỉnh lý tài liệu bao gồm:

-Cô Phạm Thị Thu Giang: Phó phòng chỉnh lý tài liệu( phụ trách trưởngphòng)

-Cô Vương Thị Thu: Phó phòng Chỉnh lý tài liệu

Cùng 12 cán bộ công chức của phòng Trong đó có 1 cán bộ được biệtphái sang Cục Văn thư Lưu trữ công tác

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III.

Trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, ngoài hoạt động nghiệp

vụ thì hoạt động quản lý đóng vai trò quan trọng,được ví như kim chỉ nam củacông tác Văn thư-Lưu trữ trong cơ quan Vì vậy, các cơ quan, tổ chức nói chung

và Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói riêng luôn quan tâm, chú trọng hoạt độngquản lý song song với hoạt động nghiệp vụ

Ngay từ khi thành lập, công tác văn thư của TTLTQGIII dã được quantâm,chú trọng và đặt lên hàng đầu Vì bộ phân văn thư cơ quan được ví như cả

bộ mặt của cơ quan Nếu làm tốt công tác văn thư thì các hoạt động của trungtâm mới hoạt động tốt Do vậy, việc quản lý, hướng dẫn và thực hiện luôn gắnvới các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn chỉ đạo nghiệp vụ

về công tác văn thư của Chính phủ, Bộ Nội Vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước như:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác vănthư

- Nghị định số 09/2010 của chính phủ, nghị định sửa đổi, bổ sung 1 số điều củanghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về côngtác văn thư

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội Vụ thông

tư hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ thông

tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.

Ngoài các văn bản chỉ đạo hướng dẫ của Chính phủ, Bộ Nội Vụ, Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước, để công tác văn thư đi vào nề nếp, thống nhất trong cáckhâu nghiệp vụ, từ khi thành lập đến nay, TTLTQGIII càn ban hành các văn bản

cụ thể về công tác văn thư của Trung tâm như:

- Quyết định số 227/QĐ-TTIII ngày 20 tháng 9 năm 2006 về việc ban hành quychế làm việc của TTLTQGIII, trong đó quy định rõ việc ban hành, quản lí vănbản đi,đến,chế độ lập chương trình,kế hoạch, chế dộ thông tin , báo cáo, hội họpcủa trung tâm

- Quyết định số 364/QĐ-TTIII ngày 23/11/2009 về việc ban hành quy chế côngtác văn thư lưu trữ của TTLTQGIII

- Quyết định số 428/QĐ-TTIII ngày 1/9/1015 về việc ban hành quy chế công tácvăn thư lưu trữ của TTLTQGIII

• Đối với các văn bản chỉ đạo về công tác Lưu trữ, TTLTQGIII luôn thữ hiện đúngtheo các văn bản chỉ đạo của nhà nước:

Ngoài ra Trung tâm còn ban hành:

- Nội quy ra vào kho được ban hành ngày 25/8/1996

- Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia tại phòng đọc ( ban hành kèm theoquyết định số 83/QĐ-TTIII ngày 19/4/2006)

- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 về việc ban hành bản quy định vềxuất,nhập tài liệu bảo quản tại TTLTQGIII

Hằng năm, ban giám đốc trung tâm còn tổ chức cho cán bộ Văn thư-Lưutrữ tham gia tập huấn nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, chỉ đạo thực hiện các vănbản chỉ đạo nên công tác Lưu trữ sớm đi vào nề nếp và có chất lượng hiệu quả

2.1.2 Quản lý Phông lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Sau khi kết thúc công việc, các đơn vị Phòng,ban thuộc Trung tâm lập hồ

sơ và nộp toàn bộ văn bản tài liệu cho lưu trữ cơ quan Cán bộ lưu trữ kiểm tralàm thủ tục rồi chuyển toàn bộ vào kho lưu trữ tại phòng 301A Hồ sơ,tài liệu

được quản lý tập trung,thống nhất, tránh tình trạng thất lạc, mất mát tài liệu của

Cụ thể, nhiều cán bộ Lưu trữ của Trung tâm đã thực hiện những đề tài nghiêncứu để ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác Văn thư- Lưu trữ Hay đơngiản hơn, việc ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ được Trung tâm thựchiện trong việc áp dụng các tiêu chuẩn bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu theo tiêuchuẩn của Bộ Khoa học và Công nghệ Nhờ việc ứng dụng các thành tựu khoahọc công nghệ nên cán bộ làm công tác Văn thư- Lưu trữ của cơ quan luôn hoànthành tốt nhiệm vụ cấp trên giao phó

2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư- Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác Văn thư-Lưu trữ

Công tác Văn thư- Lưu trữ của TTLTQGIII do 2 cán bộ làm công táckiêm nhiệm cả văn thư và lưu trữ Hai cán bộ đều tốt nghiệp chuyên ngành Vănthư- Lưu trữ của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nên nắm vững các khâu nghiệp

vụ cơ bản của công tác Văn thư-Lưu trữ Trong quá trình làm việc, hai cán bộluôn chịu khó tìm tòi, học hỏi, bổ sung thêm các văn bản mới về hướng dẫnCông tác Văn thư-Lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước Đồng thời,TTLTQGIII là một cơ quan lưu trữ, nên các cán bộ, chuyên viên của Trung tâm

đa phần tốt nghiệp đúng chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ, Hằng năm, trung tâmcũng tổ chức mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ, côngchức trong cơ quan Năm 2015, bộ phận Văn thư đã được trung tâm tặng giấykhen về việc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ nhân kỉ niệm 20 năm thành lập

Bên cạnh đó, tài liệu sản sinh của TTLTQGIII phản ánh đúng chức năngnhiệm vụ của cơ quan nên số tài liệu sản sinh ra có giá trị vô cùng lớn Vì thế,đối với những trường hợp làm mất, thất lạc tài liệu của cơ quan đều bị xử lý theoquy định của Pháp luật và đặc biệt là theo Luật Lưu trữu số 01/2011/QH13- Vănbản luật có giá trị pháp lý cao nhất của ngành Lưu trữ.

2.2 Hoạt động nghiệp vụ.

2.2.1 Thực tiễn công tác Văn thư.

Theo quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 1/9/2015 về quy định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trực thuộc TTLTQGIII thì bộ phậnvăn thư cơ quan trực thuộc phòng Hành chính-Tổ chức Bộ phận Văn thư cơquan được bố trí 2 cán bộ chuyên trách Bộ phận Văn thư được bố trí 1 phòngriêng tại tầng G nhà kho 301A trụ sở Trung tâm

Thực tế, TTLTQGIII áp dụng hình thức văn thư tập trung Mọi văn bảnđến, văn bản đi đều tập trung tại văn thư cơ quan dề làm thủ tục đăng kí Sau khilàm thủ tục đăng kí văn bản vào phần mền quản lý văn bản đi đến, cán bộ vănthư sẽ trình lên lãnh đạo Trung tâm cho ý kiến chỉ đạo và sẽ nhân bản để chuyểngiao tới các đơn vị có trách nhiệm giải quyết Ngoài 2 cán bộ chuyên trách vềvăn thư cơ quan thì các phòng, đơn vị của trung tâm không có văn thư riêng

2.2.1.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của TTLTQG III

− Hiện nay ở TTLTQG III, văn bản của đơn vị nào thì sẽ do chính đơn vị đó tựsoạn thảo, sau đó trình lên Giám đốc hoặc Phó Giám đốc trực tiếp xem xét bản

dự thảo và đơn vị đó có trách nhiệm sửa chữa những sai sót rồi trưởng các đơn

vị sẽ ký nháy vào văn bản Tiếp đó, văn bản được chuyển giao xuống văn thư

kiểm tra lại hình thức và nội dung văn bản lần cuối sau đó trình lên người kýchính thức Sau khi có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư

sẽ photo văn bản theo sự phê duyệt của người ký văn bản nhưng sẽ phải photo ítnhất 02 bản (01 bản gửi cho cá nhân hoặc cơ quan nhận, 01 bản gửi lại cho đơn

vị soạn thảo để lập hồ sơ) và đóng dấu còn bản gốc sẽ được lưu lại tại văn thư.Cuối cùng, văn thư sẽ có nhiệm vụ làm thủ tục chuyển văn bản đi

− Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đều đượcthực hiện theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày (áp dụng đúng Thông tư số01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ) Văn bản trước khi được banhành đã được kiểm tra một cách chặt chẽ, do vậy các văn bản do Trung tâm ban hànhthường đạt được chất lượng ngày càng cao, đảm bảo đúng thẩm quyền, trình tự vàthủ tục quy định

− Trung tâm Lưu trữ quốc gia III không có thẩm quyền ban hành các văn bản quyphạm pháp luật mà chỉ có thẩm quyền ban hành các văn bản hành chính thôngthường như: Quyết định (cá biệt), báo cáo, chương trình, kế hoạch, đề án, thông báo,

tờ trình, biên bản hành chính, hợp đồng, công văn, giấy mời, thư trả lời… về các vấn

đề như thu thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu vàcác vấn đề về tổ chức bộ máy, nhân sự, chế độ chính sách của cán bộ, viên chức cơquan…

2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản.

Đây là nội dung liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ công tác văn thư: tất cảcác văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài hoặc nhận về đều phải làm thủ tụcgửi văn bản đi, đến tại văn thư cơ quan

Công tác quản lý văn bản đi, đến của TTLTQG III được thực hiện rất chặtchẽ, đúng quy trình, đúng đối tượng, không bị nhầm lẫn, thất lạc, đảm bảo antoàn các văn bản, tài liệu theo quy định của Nhà nước và theo đúng tinh thần củaCông văn số 425/VTLTNN – NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước v/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và Công văn số139/VTLTNN – TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nướcv/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trườngmạng

a) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Thủ tục quản lý và chuyển giao văn bản đi ở TTLTQG III của văn thưbao gồm những bước sau:

− Nhân bản văn bản: Sau khi văn bản đã có chữ ký nháy của trưởng các đơn vị vàđược trưởng phòng Hành chính – Tổ chức kiểm tra lại hình thức và nội dung,văn thư có nhiệm vụ đưa văn bản trình lãnh đạo Trung tâm phê duyệt sau đó đưa

− Đăng ký văn bản đi: Việc đăng ký văn bản đi ở TTLTQG III được thực hiệnđồng thời trên sổ đăng ký văn bản đi và phần mềm quản lý văn bản đi của Trungtâm Cán bộ văn thư đăng ký vào sổ, sau đó nhập các dữ liệu: số, ký hiệu củavăn bản; ngày tháng năm văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; ngườiký; nơi nhận văn bản vào phần mềm quản lý văn bản đi Do số lượng văn bản đihàng năm của Trung tâm không nhiều nên văn thư đăng ký tất cả văn bản đi vàocùng một sổ đăng ký văn bản đi tuy nhiên đối với các văn bản gửi Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước sẽ được đăng ký vào một sổ riêng;

− Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Tùy theo sốlượng, độ dày và khổ giấy của văn bản, cán bộ văn thư lựa chọn loại bì và kíchthước bì phù hợp Các loại bì có các kích thước khác nhau và đã được in sẵn tên,địa chỉ và số điện thoại của Trung tâm Đối với các văn bản khẩn thì văn thưđóng dấu khẩn lên bì theo quy định Với các đơn vị, tổ chức trong Trung tâm thìcán bộ văn thư chuyển giao trực tiếp; còn đối với các cơ quan, đơn vị ngoài cơquan thì tùy theo mức độ khẩn của văn bản cán bộ văn thư có thể chuyển trựctiếp hoặc chuyển phát nhanh qua bưu điện, fax Cán bộ văn thư có trách nhiệm

theo dõi, đôn đốc việc chuyển phát văn bản đi hoặc tự chuyển văn bản;

− Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi được lưu 02 bản: 01 bản gốc lưu lại tại Văn thư

và 01 bản chính lưu lại tại đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc Cán bộ vănthư lưu văn bản đi theo thứ tự đăng ký, số đăng ký

b) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ, điện báo, công báo…của các cơ quan,

tổ chức, cá nhân gửi tới TTLTQG III bằng bất kỳ hình thức nào đều gọi chung làvăn bản đến và đều được đăng ký tập trung tại văn thư sau đó mới được chuyểnđến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết Quy trình xử lý văn bản đếnnhư sau:

− Tiếp nhận và bóc bì văn bản đến:

− Đóng dấu và đăng ký văn bản đến:

− Chuyển giao văn bản đến:

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến:

2.2.1.3Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Thực hiện theo Nghị định 110/2004/NĐ – CP của Chính phủ về công tácvăn thư thì “khi theo dõi, giải quyết công việc mỗi cá nhân phải lập hồ sơ vềcông việc đó” Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng và cũng là khâu quantrọng nhất của công tác văn thư đồng thời nó là mắt xích gắn liền công tác vănthư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ Việc lập

hồ sơ nhằm phân loại và quản lý toàn bộ tài liệu trong cơ quan, đơn vị một cáchkhoa học, tránh tình trạng nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan ở dạng bó gói,trùng lặp, hoặc bỏ sót tài liệu…

Hiện nay, tại TTLTQG III nhiệm vụ lập hồ sơ hiện hành do cán bộ vănthư kiêm nhiệm Nhìn chung, khâu nghiệp vụ này được thực hiện khá tốt, cán bộvăn thư đã có ý thức trong công tác lập hồ sơ Đồng thời, hàng năm Trung tâmđều ban hành Danh mục hồ sơ, do đó công tác lập hồ sơ ở các phòng ban, đơn vịđược diễn ra chủ động, khoa học và việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quanđược thực hiện đúng quy định.Song, công tác lập hồ sơ hiện hành ở Trung tâmvẫn còn một số hạn chế và tồn tại nhất định cần khắc phục để hoàn thiện hơn,giúp việc theo dõi và giải quyết công việc của Trung tâm đạt được sự hiệu quả,khoa học hơn

2.2.1.4.Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu là sự thể hiện tính chân thực, giá trị pháp lý của avwn abrn, thểhiện tư cách pháp nhân của cơ quan đồng thời còn thể hiện quyền lực của cơquan khi ban hành văn bản, góp phần vào việc chống giả mạo văn bản

Việc quản lý và sử dụng con dấu tại TTLTQG III đã được thực hiện đúngquy định theo Nghị đinh số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ vềquản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ – CP ngày 01/4/2009của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 58 Ngoài 02 vănbản của nhà nước, cán bộ văn thư còn thực hiện theo các Điều 24, 25, 26 củaQuy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm được ban hành kèm theo Quyếtđịnh số 364/QĐ – TTIII ngày 23/11/2009 của TTLTQG III

Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm trước Giám đốc vềviệc quản lý và sử dụng con dấu của Trung tâm Con dấu của Trung tâm đượcgiao cho cán bộ văn thư trực tiếp giữ và đóng dấu Trong trường hợp cán bộ vănthư không có tại cơ quan, con dấu sẽ được giao cho trưởng phòng Hành chính –

Tổ chức nhưng phải có sự đồng ý của Giám đốc Trung tâm và phải có biên bảnbàn giao con dấu Văn thư chỉ được đóng dấu lên những văn bản có đầy đủ vềthể thức và nội dung cũng như chữ ký của người có thẩm quyền, nghiêm cấmviệc đóng dấu khống chỉ Dấu đóng phải rõ rang, ngay ngắn, đúng chiều và dùngđúng mực; con dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái…

Hiện nay Trung tâm đang sử dụng các con dấu như: dấu cơ quan; dấuchức danh (Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng và Phó phòng Hành chính– Tổ chức); dấu đến; dấu chỉ các mức độ mật, khẩn, hỏa tốc

2.2.2 Thực tiễn công tác Lưu trữ

Ngoài công tác văn thư ra thì công tác Lưu trữ của TTLTQGIII cũng luônđược quan tâm, chỉ đạo sát sao Bởi lẽ công tác Lưu trữ là một mắt xích khôngthể thiếu trong hoạt động của Trung tâm Quan trọng hơn là, TTLTQGIII là mộttrong bốn trung tâm lưu trữ lịch sử lớn nhất cả nước nên ngoài lưu trữ tài liệu cógiá trị lịch sử của các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu thì công tác lưu trữtài liệu của cơ quan cũng luôn được chú trọng, đóng một vai trò không nhỏ trongviệc quản lý giải quyết công việc hằng ngày

Do TTLTQGIII thành lập năm 1995 nên khối tài liệu sản sinh trong quá

trình hoạt động của cơ quan không lớn, do đó bộ phận lưu trữ của cơ quan dovăn thư kiêm nhiệm và khối tài liệu này đang bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan301A dưới sự quản lý của phòng Hành chính-Tổ chức.

TTLTQGIII có kho lưu trữ tài liệu của cơ quan và bố trí 2 cán bộ làmcông tác văn thư kiêm nhiệm cả công tác lưu trữ có chức năng tham mưu, giúpviệc cho Giám đốc trong các hoạt động nghiệp vụ là thu thập, bổ sung tài liệulưu trữ, xác định giá trị tài liệu, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ Còn hoạt động quản lý, có soạn thảo, ban hành các vănbản quy phạm pháp luật để quản lý nhà nước về Lưu trữ, tổ chức, kiểm trahướng dẫ thực hiện các quy định của nhà nước về lưu trữ Trong quá trình theodõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác lưu trữ các cán bộ đã thựchiện khá nghiêm túc các quy định, quy chế của pháp luật hiện hành về công táclưu trữ