MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 3 1.1.1. Lịch sử hình thành. 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 3 1.1.2.1. Chức năng 3 1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 3 1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính-Tổ chức 5 1.2.1. Chức năng 5 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 6 1.2.4. Tình hình cán bộ. 6 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 7 1.3.1. Chức năng: 7 1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn: 7 1.3.3. Cơ cấu tổ chức: 8 1.3.4. Tổ chức và biên chế của văn thư chuyên trách 8 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III. 9 2.1. Hoạt động quản lý 9 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 9 2.2.1. Công tác Văn thư 9 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản. 10 2.2.1.2. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 10 2.2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu. 16 2.2.2. Công tác lưu trữ. 17 2.2.2.1. Về công tác lưu trữ hiện hành 17 2.2.2.2. Về công tác lưu trữ lịch sử 19 Chương 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 29 3.1. Nhận xét, đánh giá 29 3.1.1. Về công tác văn thư: 29 3.1.2. Về công tác lưu trữ 30 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 31 3.3. Một số khuyến nghị. 32 3.3.1. Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 32 3.3.1.1. Về công tác văn thư 32 3.3.1.2. Về công tác lưu trữ 32 3.3.2. Đối với bộ môn Văn thư, Lưu trữ, khoa Văn thư-Lưu trữ và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 33 C. PHẦN KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO. PHỤ LỤC
MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Nước Việt Nam đã có nền văn hiến từ lâu và đó lưu trữ có quá trình lịch sử gần 200 năm (nếu chỉ kể từ vua Minh Mạng xây dựng Tàng thư lâu tại Huế năm 1825) Ngay từ nhà nước DCCH vừa mới đời, ngày 8/9/1945, Chính phủ Lâm thời đã Sắc lệnh thành lập và bổ nhiệm người làm Giám đốc Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc Chủ tịch Hồ Chí Minh và Nhà nước ta đã sớm nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và quan tâm tổ chức quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ Như Bác đã từng nói “Tài liệu lưu trữ có giá tri đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” Hiện xu thế phát triển của xã hội, công tác văn thư - lưu trữ ngày càng chiếm vị trí quan trọng hoạt động của các quan, tổ chức, doanh nghiệp Nhận thức được tầm quan trọng đó, Khoa Văn thư – Lưu trữ -Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và có nhiều cố gắng quá trình đào tạo, nâng cao chất lượng đội ngũ cán văn thư, lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội Xuất phát từ quan điểm học phải đôi với hành, nhà trường gắn liền với xã hội, đó Khoa Văn thư – Lưu trữ thường xuyên tổ chức cho sinh viên năm cuối thực tập tốt nghiệp tại các quan, tổ chức và doanh nghiệp Đây là đợt thực tập của cả khóa học được thực hiện sau học xong chương trình lý thuyết và có vị trí rất quan trọng chương trình đào tạo đại học ngành Lưu trữ học Mục đích của thực tập giúp cho sinh viên củng cố được kiến thức, nâng cao lực, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp và xây dựng phong cách làm việc của cán khoa học về lưu trữ học Bên cạnh đó, đợt thực tập còn giúp cho sinh viên nắm hiểu được hoạt động của các quan, doanh nghiệp, tích lũy những kiến thức thực tế, thu thập những thông tin, tư liệu, tài liệu cần thiết để chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp Được sự giới thiệu của Nhà trường, của Khoa và với sự đồng ý của ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (TTLTQG III), em đã có điều kiện thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế cũng thực hành các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư và công tác lưu trữ tại Trung tâm từ ngày 10/01 đến 10/3/2017 Để hoàn thành được bản “Báo cáo thực tập tốt nghiệp”, ngoài sự cố gắng của bản thân, em còn nhận được sự giúp hết sức nhiệt tình của lãnh đạo, cán công chức TTLTQG III Tuy nhiên, thời gian thực tập có hạn, cộng với vốn kiến thức của em còn hạn chế nên bản báo cáo này không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo để bản báo cáo của em được hoàn thiện Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy, cô giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ và tập thể ban lãnh đạo, các cán công tác tại TTLTQG III đã giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Phương Thảo (27/12/1995) B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Lịch sử hình thành Ngày 02 tháng năm 1945, tại Quảng trường Ba Đình, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã trịnh trọng đọc bản Tuyên ngôn độc lập khai sinh nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa (nay là nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam) Một khối lượng lớn tài liệu đã được sản sinh, phản ánh quá trình đời, hoạt động của các quan, tổ chức nhà nước Nhằm đảm bảo an toàn và phát huy giá trị của khối tài liệu này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước được thành lập theo Quyết định số 118/TCCP-TC ngày 10/6/1995 của Bộ trưởng,Trưởng Ban Tổ chức - Cán Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Căn cứ vào Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28/10/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III sau: 1.1.1.1 - Chức Theo Quyết định thì Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có chức trực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu - lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có tư cách pháp nhân, có dấu, tài khoản và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội 1.1.1.2 - Nhiệm vụ quyền hạn Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành quá trình hoạt động của các quan, tổ chức và cá nhân: + Tài liệu của quan, tổ chức trung ương và các quan, tổ chức cấp liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa; + Tài liệu của quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam địa bàn từ tỉnh Quảng - Bình trở phía Bắc; + Hồ sơ địa giới hành chính các cấp; + Các tài liệu khác được giao quản lý Thực hiện hoạt động lưu trữ + Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm; + Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ + Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: săp xếp, vệ sinh tài liệu kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và các biện pháp khác; + xây dựng và quản lý sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ; + Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại - Trung tâm; Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công - tác của Trung tâm Quản lý người là việc, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân - cấp của Cục trưởng Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định của - pháp luật và quy định của Cục trưởng Thực hiện các nhiệm vụ khác Cục trưởng giao 1.1.1.3 - Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Cơ cấu tổ chức Thu thập và Sưu tầm tài liệu Chỉnh lý tài liệu Bảo quản tài liệu Công bố và Giới thiệu tài liệu Tin học và công cụ tra cứu - Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Đọc Tài liệu nghe nhìn Hành chính - Tổ chức kế toán Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy Việc thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức thuộc Trung tâm Cục trưởng quyết định (Xem Sơ đồ tổ chức máy TTLTQG III Phụ lục 01) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Hành chính-Tổ chức TTLTQG III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nên Trung tâm không có Văn phòng mà chỉ có Phòng Hành chính-Tổ chức Theo Quyết định số 397/QĐ-TTIII ngày 22/11/2011 của TTLTQG III về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các đơn vị thuộc TTLTQG III thì Phòng Hành chính-Tổ chức có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau: 1.2.1 Chức Phòng Hành chính-Tổ chức có chức tham mưu và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc công tác hành chính, tổ chức, quản lý nhân sự, thông tin tổng hợp; quản lý công sản, công tác quản trị và bảo đảm sở vật chất, điều kiện làm việc phục vụ cho toàn hoạt động của Trung tâm 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Xây dựng kế hoạch công tác của Trung tâm, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc Trung tâm thực hiện kế hoạch công tác; thu thập, xử lý thông tin và xây dựng báo cáo công tác của Trung tâm; - Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm; - Sao chụp tài liệu phục vụ công tác chuyên môn và phục vụ độc giả; - Xây dựng, cải tiến tổ chức máy làm việc của Trung tâm đáp ứng yêu cầu của từng thời gian; xây dựng các quy chế, lề lối làm việc của Trung tâm và các đơn vị thuộc Trung tâm; - Quản lý biên chế, lao động, tiền lương; thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với công chức, viên chức của Trung tâm; - Quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo phân cấp, thực hiện nhiệm vụ bảo vệ chính trị nội bộ; - Xây dựng, tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý trụ sở, sở vật chất, đảm bảo điều kiện làm việc cho hoạt động của quan, chăm lo cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho công chức, viên chức Trung tâm; - Tổng hợp và theo dõi công tác thi đua, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật của Trung tâm; - Tham mưu và xây dựng phương án về các biện pháp bảo vệ, phòng, chống cháy nổ của quan; phòng chống lụt bão của quan; - Tổ chức thực hiện các công việc về đối ngoại lễ tân, đón tiếp các đoàn tới thăm quan, hội nghị…; - Tham gia nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động thực tiễn của đơn vị; - Trực tiếp quản lý vật tư, tài sản, biên chế Trung tâm giao cho đơn vị; - Tham gia thực hiện các công việc về phòng, chống cháy nổ và phòng chống lụt bão của Trung tâm; - Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị để Trung tâm ban hành; - Thực hiện các công việc khác Giám đốc Trung tâm giao Như vậy Phòng Hành chính-Tổ chức có chức năng, nhiệm vụ và vai trò quan trọng không thể thiếu hoạt động của Trung tâm, giúp cho lãnh đạo Trung tâm việc điều phối, tổ chức các hoạt động của mình 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính-Tổ chức bao gồm các phận sau: - Bộ phận Văn thư; - Bộ phận Hành chính-tổng hợp; - Bộ phận quản trị 1.2.4 Tình hình cán Hiện Phòng Hành chính-Tổ chức có 16 cán đó có 01 Trưởng phòng và 01 Phó phòng Trình độ chuyên môn của các cán phòng tương đối đồng đều và được bố trí vào các công việc phù hợp: 02 cử nhân giữ chức vụ Trưởng phòng và Phó phòng; 03 chuyên viên phụ trách về công tác tổng hợp, thi đua khen thưởng, cán và lao động tiền lương; 02 nhân viên phụ trách về công tác văn thư; 02 nhân viên phụ trách lái xe; 02 nhân viên tốt nghiệp trung cấp điện phụ trách quản lý trang thiết bị, sở vật chất và điện nước; 05 nhân viên làm lễ tân, phục vụ… 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Bộ phận Văn thư, Lưu trữ trực thuộc phòng Hành chính – tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức sau: 1.3.1.Chức năng: - Bộ phận Văn thư có chức tham mưu cho Giám đốc, tổ chức - thực hiện công tác văn thư – lưu trữ của Trung tâm Phòng Lưu trữ có chức lưu giữ hồ sơ, tài liệu được sản sinh quá trình hoạt động của Trung tâm 1.3.2.Nhiệm vụ quyền hạn: - Bộ phận Văn thư chịu trách nhiệm trước Trưởng Phòng Hành chính-Tổ chức và Giám đốc Trung tâm về công tác văn thư và - lưu trữ của quan Sao chụp tài liệu phục vụ công tác chuyên môn và phục vụ độc - giả; Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng, - nhiệm vụ của đơn vị để Trung tâm ban hành Đóng dấu tài liệu phục vụ công tác chuyên môn, phục vụ độc - giả và các đoàn đến thăm quan, hội nghi, Thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư và công tác lưu trữ - của Trung tâm Quản lý,sử dụng và chịu trách nhiệm về sở vật chất, các - trang thiết bị của phận Văn thư, Lưu trữ Cán văn thư là người trực tiếp sử dụng dấu nên có nhiệm vụ bảo quản an toàn và sử dụng dấu theo đúng quy định - của pháp luật và quy định của Trung tâm Thực hiện các công việc khác Giám đốc Trung tâm giao 1.3.3.Cơ cấu tổ chức: Bộ phận Văn thư, Lưu trữ trực thuộc Phòng Hành chính – tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 1.3.4.Tổ chức biên chế văn thư chuyên trách Ở TTLTQG III, Văn thư trực thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức và được bố trí 02 cán bộ: 01 cán văn thư chuyên trách và 01 cán phụ trách đánh máy, photo tài liệu (01 cán có trình độ Đại học, 01 cán có trình độ Trung cấp văn thư – lưu trữ) Bộ phận Văn thư được bố trí chung phòng tầng trệt, nhà kho A1 trụ sở Trung tâm Ngoài 02 cán phụ trách văn thư chung của quan thì các phòng ban, đơn vị thuộc Trung tâm không có văn thư riêng Văn thư được tổ chức theo mô hình tập trung, mọi văn bản 10 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Cơ cấu tổ chức trung tâm lưu trữ quốc gia III Phụ lục 2: Sơ đồ quy trình lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Mở hồ sơ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Phân chia đơn vị bảo quản xếp văn bản, tài liệu hồ sơ Biên mục hồ sơ Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Phụ lục 8: Bộ phận văn thư thuộc phòng hành – tổ chức trung tâm lưu trữ quốc gia III Phụ lục 9: Phòng đọc trung tâm lưu trữ quốc gia III Phụ lục 10: Kho lưu trữ trung tâm lưu trữ quốc gia III Phụ lục 11: Hình ảnh loại mẫu dấu nơi bảo quản dấu Phụ lục 12: Hình ảnh hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc Phụ lục 13: Mẫu bì thư Trung tâm ... công việc nên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, chưa để xảy sai sót nào 11 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 2.1 Hoạt động quản lý Công. .. hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Bộ phận Văn thư, Lưu trữ trực thuộc phòng Hành chính – tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có chức năng,... chức thực nghiêm chỉnh văn quy định, hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác lưu trữ Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm ban hành số văn quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ lịch