MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử. 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy: 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử. 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ 8 2.1. Hoạt động quản lý 8 2.1.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ 8 2.1.1.1 Quy chế công tác lưu trữ của Trung tâm. 8 2.1.1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ 9 2.1.2. Mô hìnhcách thức tổ chức công tác lưu trữ của Trung tâm. 9 2.1.2.1. Tổ chức bộ phận 9 2.1.2.2. Tổ chức nhân sự 10 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 10 2.2.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 10 2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử 13 2.2.2.1. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu tại Trung tâm 13 2.2.2.2. Xử lý tài liệu loại 14 2.2.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu 14 2.2.4 .Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cơ quan 15 2.2.5. Thống kế và các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 16 2.2.5.1. Công tác thống kê 16 2.2.5.2. Các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 16 2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 16 2.2.6.1. Các trang thiết bị bảo quản hiện có 16 2.2.6.2. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu 17 2.2.6.3. Tình trạng vật lý của tài liệu trong kho 18 2.2.7. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu được áp dụng tại Trung tâm 18 2.2.8. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ tại Trung tâm 20 CHƯƠNG 3: THU THẬP HỒ SƠ. TÀI LIỆU PHÔNG SỞ KẾ HOẠCH – ĐẦU TƯ HÀ NỘI GIAI ĐOẠN 20022008 NỘP LƯU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ HÀ NỘI VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ. 21 3.1. Thu thập tài liệu 21 3.1.1. Khảo sát tình hình thực hiện nghiệp vụ 21 3.1.2. Công tác thu thập tài liệu 22 3.1.2.1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu 22 3.1.2.2. Thông báo nộp hồ sơ, tài liệu 22 3.1.2.3. Tiếp nhận Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 22 3.1.2.4. Hoàn chỉnh, bổ sung hồ sơ, tài liệu 25 3.1.2.5. Thẩm định và trình Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 26 3.1.2.6. Tiếp nhận hồ sơ tài liệu nộp lưu 26 3.1.2.7. Tham mưu Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử 26 3.1.2.8. Tổ chức tiếp nhận tài liệu 27 3.1.2.9. Đưa tài liệu vào kho 27 3.1.2.10. Xây dựng Báo cáo kết quả 27 3.2. Nhận xét đánh giá 28 3.3. Một số khuyến nghị 30 3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường: 30 C. PHẦN KẾT LUẬN 32 D. PHỤ LỤC
MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Văn thư – Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ ln quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn bản, tài liệu Với vai trò quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ trương sách ngày đại nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nơi có truyền thống đào tạo cán Văn thư–Lưu trữ từ nhiều năm Trường thực phương châm giáo dục Đảng Nhà nước “học đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn” Vì thế, hàng năm nhà trường tiến hành tổ chức đợt thực tập cho sinh viên năm cuối hệ Đại học thực tập quan, doanh nghiệp Với phương châm đó, nhà trường đào tạo hàng ngàn cán làm cơng tác Văn thư- Lưu trữ có trình độ chun môn cao, nghiệp vụ vững vàng lý luận thực tiễn để đáp ứng nhu cầu xã hội Vì vậy, việc thực tập cần thiết, mục đích đợt thực tập là: - Giúp sinh viên vận dụng tối đa kiến thức học vào thực tiễn, gắn chặt lý thuyết với thực hành sở nắm vững trình độ chun mơn nghiệp vụ - Trang bị cho sinh viên kiến thức từ thực tế, nâng cao lực, rèn luyện kỹ phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, giúp cho sinh viên làm quen với công việc phải làm sau trường có nhìn đầy đủ cơng tác lưu trữ, nâng cao nhận thức nghề nghiệp - Nhận xét đánh giá chất lượng phương pháp đào tạo nhà trường để nhà trường ngày hoàn thiện phát huy tốt truyền thống vốn có - Luôn gắn nhà trường với xã hội Giúp sinh viên có phong cách làm việc người cán làm cơng tác văn phòng, củng cố kiến thức học để nâng cao lực sau trường qua việc khảo sát, nghiên cứu thực tế công tác lưu trữ quan tổ chức Được giới thiệu, quan tâm trường Đại học Nội vụ Hà Nội khoa Văn thư - Lưu trữ, tiếp nhận Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội với phân công lãnh đạo Chi cục, đến thực tập Trung tâm lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 Sở dĩ chọn chuyên đề công tác lưu trữ để làm báo cáo thực tập tốt nghiệp cho đợt thực tập quan tạo điều kiện cho thực hành số khâu nghiệp vụ lưu trữ hướng dẫn, giúp đỡ tận tình cơng chức, viên chức hướng dẫn Trong đợt thực tập giúp đỡ thầy tồn thể đội ngũ cơng chức, viên chức Trung tâm lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ, dịp để hiểu rõ công tác chuyên môn sâu, trang bị lý luận chung công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt nghiệp vụ lưu trữ nhằm áp dụng thực tiễn quan Để tổng hợp kết trình thực tập Trung tâm, tơi xin trình bày báo cáo thực tập sau: ngồi phần mở đầu, phần kết luận phụ lục cần thiết nội dung báo cáo chia thành chương cụ thể: Chương 1: Giới thiệu vài nét Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Chương 3: Thu thập hồ sơ tài liệu phông Sở Kế hoạch – Đầu tư Hà Nội giai đoạn 2002-2008 nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Lịch sử đề xuất kiến nghị Qua báo cáo thực tập cho phép gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến toàn thể đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Chi cục Văn thưLưu trữ, đặc biệt Ban Lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ, hướng dẫn nhiệt tình cán hướng dẫn nghiệp vụ Chi cục; thầy, cô giáo khoa Văn thư– Lưu trữ tạo điều kiện hướng dẫn tơi hồn thành tốt đợt thực tập, báo cáo Kính mong nhận góp ý thầy bạn để tơi hồn thành tốt nghiệp vụ mình! Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng 03 năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Hồng Nhung B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Lịch sử 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Thực Thông tư 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Phòng Nội vụ thuộc UBND quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh Ngày 14/9/2015, UBND thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 4621/QĐ-UBND việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội Theo đó, Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ thành lập sở tách, chuyển chức năng, nhiệm vụ 03 Phòng Thu thập - Chỉnh lý tài liệu, Bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ, Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ từ Chi cục Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử đơn vị nghiệp cơng lập, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Kho bạc Nhà nước Ngân hàng theo quy định pháp luật Trụ sở Trung tâm đặt số 20 phố Huỳnh Thúc Kháng, phường Láng Hạ, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội (nằm trụ sở Chi cục Văn thư - Lưu trữ) UBND Thành phố giao Giám đốc Sở Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ theo quy định hành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội đơn vị nghiệp cơng lập có thu ngân sách Nhà nước bảo đảm tồn chi phí hoạt động, đơn vị trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội Vụ; có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Kho bạc Nhà nước Ngân hàng theo quy định pháp luật hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ công tác lưu trữ Cục văn thư a Lưu trữ Nhà nước Vị trí, chức năng: - Giúp Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử Thành phố thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật - Trung tâm Lưu trữ lịch sử chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Chi cục Văn thư – Lưu trữ, đồng thời chịu hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ b Nội Vụ Nhiệm vụ, quyền hạn: * Giúp chi Cục trưởng Chi cục Văn thư- Lưu trữ thực nhiệm vụ sau: - Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố; - Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu quan, tổ chức đề nghị giao nộp; lập kế hoạch thu thập tài liệu; thống nhát với quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu thời gian giao nộp tài liệu; - Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu giao nộp - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu, tổ chức công bố, trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ theo qui định pháp luật; - Sưu tầm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ theo quy định sở hào thuận * Thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo qui định pháp luật, cụ thể: - Chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ - Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học chuyển giao công nghệ lưu trữ - Thực hoạt động dịch vụ lưu trữ khác theo qui định pháp luật * Quản lý tài chính, tài sản, trang thiết bị Trung tâm theo qui định pháp luật theo phân cấp Sở Nội vụ * Thực nhiệm vụ khác theo phân công Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức máy: a Cơ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử bao gồm: - Ban lãnh đạo Trung tâm - Tổ Nghiệp vụ Lưu trữ - Tổ Hành Dịch vụ Sơ đồ máy tổ chức Trung tâm (Phụ lục 1) b Phân công phân nhiệm: - Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ trước pháp luật việc thực chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn giao việc thực chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Lưu trữ Lịch sử; - Phó Giám đốc Trung tâm người giúp Giám đốc phụ trách, theo dõi, đạo số mặt công tác chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước pháp luật nhiệm vụ phân công Khi Giám đốc vắng mặt, Giám đốc ủy nhiệm cho Phó Giám đốc điều hành hoạt động Trung tâm; - Lãnh đạo Trung tâm trực tiếp phụ trách tổ Trung tâm; - Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu thực chế độ sách khác Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm Chi cục trưởng định theo quy chế Sở Nội vụ quy định hành 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử Bộ phận lưu trữ phận thiếu cấu tổ chức quan Bộ phận lưu trữ có chức giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ quan việc thực nhiệm vụ cụ thể như: - Tham mưu trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, đề án, dự án tổ chức thực chế độ, quy định lưu trữ; - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; - Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố”; “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Lưu trữ lịch sử thành phố; - Nghiên cứu, xây dựng Đề án, Dự án ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; Tham gia xây dựng văn hướng ứng dụng tiến khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; - Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tổ chức tập huấn theo kế hoạch phê duyệt; - Xây dựng trang Web, biên tập, viết đưa thông tin lên trang Web Chi cục; kết nối cổng thông tin điện tử với Sở Nội vụ; xây dựng, trì quy trình ISO 9001:2008; - Xây dựng sở liệu, quản trị mạng, làm công tác tin học, nghiên cứu phần mềm, bảo dưỡng máy móc thiết bị tin học; - Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; - Thực báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ; - Thực nhiệm vụ khác Chi cục trưởng phân công CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ 2.1.1.1 Quy chế công tác lưu trữ Trung tâm Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành lập ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ để áp dụng cho công tác quản lý hoạt động văn thư lưu trữ Trung tâm Theo định số 33/QĐ-TTLTLS ngày 29/3/2016 quy định: - Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động Trung tâm; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trư quan; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư; - Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động Trung tâm - Viên chức người giao thực nhiệm vụ (gọi chung viên chức) thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử chịu điều chỉnh Quy chế * Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm: - Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật - Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ tổ; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền * Phó giám đốc phụ trách tổ Hành – Dịch vụ: - Giúp Giám đốc trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm; đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho tổ thuộc Trung tâm; - Xây dựng kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ * Trách nhiệm viên chức: - Viên chức có trách nhiệm triển khai tổ chức thực nghiêm túc quy định quan công tác văn thư, lưu trữ 2.1.1.2 Các văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ Nhận thức tầm vai trò tài liệu lưu trữ nên Trung tâm ln xác định công tác lưu trữ phận thiếu hoạt động quản lý, điều hành, đạo công việc hàng ngày quan Giám đốc đạo, đôn đốc cán làm công tác lưu trữ thường xuyên cập nhật, áp dụng văn đạo, hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ công tác lưu trữ đồng thời Trung tâm ban hành văn để quản lý công tác lưu trữ cụ thể: - Việc xác định giá trị tài liệu Trung tâm thực theo thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 Bộ Nội vụ; - Thủ tục tiêu hủy tài liệu Trung tâm thực theo công văn số 879/VTLTNN-NVDP ngày 19/12/2006 Chi cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Cơng văn số 111/NVĐP ngày 04/4/1995 v/v hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ Cục Lưu trữ Nhà nước; - Quyết định số 76 / QĐ-TTLTLS ngày ban hành Quy trình sử dụng tài liệu lưu trữ phòng Đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ 2.1.2 Mơ hình/cách thức tổ chức công tác lưu trữ Trung tâm 2.1.2.1 Tổ chức phận Để làm tốt vai trò quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ thực nhiệm vụ lưu trữ Thành phố Trung tâm có phòng chun mơn sau: * Tổ hành Chính – Dịch vụ: Thực cơng việc cơng tác tài – kế tốn, quản lý tài sản Trung tâm theo quy định pháp luật; Tham mưu Lãnh đạo Trung tâm tổng 10 D PHỤ LỤC PHỤ LỤC SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Tổ Hành Dịch vụ Tổ nghiệp vụ lưu trữ Bộ phận thu thập chỉnh Bộ phận lý tàibảo liệuquản, Phòngtucơng bổ tài bốliệu khai thác sử dụn PHỤ LỤC Quy trình thu thập tài liệu Chi cục Văn thư – Lưu trữ Hà Nội Xác định nguồn - Quy định đối tượng danh mục quan, cá nhân nộp lưu tà - Quy định thành phần tài liệu nộp lưu Xây dựng kế hoạch dài hạn Bản kế hoạch phê duyệt Duyệt Xây dựng kế hoạch năm Bản kế hoạch phê duyệt Duyệt Hướng dẫn chuẩn bị tài liệu nộp lưu Kiểm tra trước tiếp nhận - Bản danh mục hồ sơ; - Quy định lập hồ sơ công việc; - Văn hướng dẫn chỉnh lý Báo cáo tình hình tài liệu nộp vào kho - Tài liệu giao nhận đầy đủ, nhanh, xác (kèm văn hồ sơ Giao nhận tài liệu vào kho - Lập biên giao nhận tài liệu Viết báo cáo Kế hoạch, báo cáo thu thập biên bàn giao tài liệu Lập hồ sơ PHỤ LỤC Các bước quy trình phân loại tài liệu Trung tâm lưu trữ Lịch sử: - Bước Chia tài liệu nhóm lớn I HÀNH CHÍNH VÀ DỊCH VỤ II NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ - Bước Chia tài liệu từ nhóm lớn nhóm vừa I HÀNH CHÍNH TỞNG HỢP I.1 Hành – văn thư – lưu trữ I.2 Tài vụ I.3 Tài liệu xây dựng I.5 Tài liệu thi đua khen thưởng I.6 Tài liệu công tác Đảng, Cơng đồn, Đồn niên I.7 Tài liệu Tổ chức cơng đồn I.8 Dịch vụ II NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ II.1 Thu thập chỉnh lý hồ sơ II.2 Bảo quản hồ sơ tài liệu II.3 Sử dụng tài liệu lưu trữ -Bước Chia tài liệu từ nhóm vừa nhóm nho I HÀNH CHÍNH VÀ DỊCH VỤ I.1 Hành – văn thư – lưu trữ I.1.1 Văn cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) I.1.2 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ I.1.3 Hồ sơ hội nghị tổng kết cơng tác văn phòng hàng năm quan tổ chức I.1.4 Chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác định kỳ Sở công tác văn thư – lưu trữ I.1.5 Sổ ghi biên họp giao ban sổ tay công tác lãnh đạo quan I.1.6 Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ I.2 Tài vụ: I.2.1 Văn đạo cấp đạo chung cơng tác: Tài chính, tài vụ I.2.2 Văn đạo cấp đạo trực tiếp đến công tác Công thương Hà Nội tỉnh, thành phố về: Tài chính, tài vụ I.2.3 Hồ sơ ngân sách nhà nước hàng năm quan đơn vị trực thuộc I.2.4 Báo cáo kiểm kê tài sản cố định I.2.5 Hồ sơ kiểm tra, tra tài quan đơn vị trực thuộc I.3 Tài liệu Xây dựng I.3.1 Văn xây dựng gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) I.3.2 Hồ sơ sửa chữa cơng trình nho I.3.3 Cơng văn trao đổi công tác xây dựng I.4 Tài liệu công tác ngoại vụ I.4.1 Tập văn công tác ngoại vụ gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) I.4.2 Kế hoạch, báo cáo công tác ngoại vụ … II NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ II.1 Thu thập hồ sơ tài liệu II.1.1 Hồ sơ thu thập hồ sơ tài liệu phông UBND thành phố Hà Nội 19772008 (giai đoạn 2006-2008) II.1.2 Hồ sơ xây dựng quy trình thu thập hồ sơ tài liệu II.2 Bảo quản hồ sơ II.2.1 Hồ sơ kiểm đếm tài liệu nộp lưu phông UBND thành phố Hà Nội 1977-2008 (giai đoạn 2006-2008) II.2.2 Hồ sơ khử trùng kho tài liệu lưu trữ tầng II.3 Sử dụng tài liệu lưu trữ II.3.1 Hồ sơ việc phục vụ độc giả tháng II.3.2 Hồ sơ xây dựng CSDL Lưu trữ năm 2016 II.3.3 Hồ sơ xây dựng quy trình sử dụng tài liệu Nội quy phòng đọc … - Bước Chia tài liệu từ nhóm nho theo năm Cơng việc phân loại tài liệu có nhiều hiệu ý nghĩa trình hoạt động quan Tài liệu quan xếp cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác boa quản khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho việc giải công việc hành hàng ngày quan Ngoài góp phần vào việc loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, nhằm góp phần nâng cao hiệu sử dụng kho tàng trang thiết bị phương tiện bảo quản nhằm giảm thiểu lãng phí ngân sách quan PHỤ LỤC Quy trình chỉnh lý tài liệu Trung tâm áp dụng Công việc chỉnh lý Trung tâm tiếng hành theo bước sau: Giao nhận tài liệu: giao nhận phận quản lý tài liệu phận chỉnh lý Khảo sát tài liệu: nhằm mục đích để nắm giới hạn, thời hạn tồn đơn vị hình thành phơng, khối lượng tài liệu, loại hình tài liệu, tình trạng tài liệu, nắm tổng quan nội dung tài liệu Vệ sinh sơ tài liệu Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản tài liệu điạ điểm chỉnh lý Biên soạn văn bản: Lịch sử đơn vị hình thành phơng; Lịch sử phơng; Hướng dẫn phân loại tài liệu, lập hồ sơ cách viết tiêu đề hồ sơ; Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; Phương án hệ thống hóa; Kế hoạch chỉnh lý Phân loại tài liệu Lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị tài liệu theo quy định văn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Biên mục phiếu tin Kiểm tra hồ sơ viết phiếu tin 10 Biên mục hồ sơ: đánh số tờ, lập mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ 11 Kiểm tra biên mục hồ sơ 12 Hệ thống hóa tài liệu theo phiếu tin viết bìa hò sơ 13 Hệ thống hóa tài liệu theo phiếu tin viết bìa hồ sơ 14 Đánh số cố định cho toàn hồ sơ lên phiếu tin lên bìa hồ sơ 15 Vệ sinh tài liệu, tháo bo gim kẹp, làm phẳng tài liệu 16 Bổ sung yếu tố thơng tin lại phiếu tin 17 Kiểm tra lần cuối việc biên mục phiếu tin 18 Đưa hồ sơ vào cặp (hộp), viết dán nhãn hộp cặp 19 Nghiệm thu hồ sơ biên mục phiếu tin 20 Bàn giao tài liệu 21 Vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá 22 Nhập phiếu tin vào máy 23 Kiểm tra, nghiệm thu nhập phiếu tin 24 In, hoàn thiện hồ sơ, đóng mục lục hồ sơ đóng danh mục tài liệu 25 Thống kê tài liệu loại 26 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Trung tâm Lưu trữ kiểm tra lại toàn tài liệu loại lập tờ trình xin tiêu hủy 27 Hội đồng thẩm định gái trị tài liệu thẩm định lại tồn tài liệu loại trình quan có thẩm quyền định cho phép tiêu hủy 28 Tổ chức tiêu hủy tài liệu 29.Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý họp rút kinh nghiệm PHỤ LỤC Lịch sử phông Sở Nội vụ thành phố Hà Nội I- Xác định Phông : 1- Điều kiện lập phông, tên phông: Qua nghiên cứu lịch sử hoạt động Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội, nghiên cứu thực tế thành phần nội dung khối tài liệu chỉnh lý Chúng thấy khối tài liệu hình thành trình hoạt động Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội từ năm 1954 đến 30/7/2008 Nội dung tài liệu phản ánh hoạt động quan quản lý nhà nước công tác tổ chức, công tác cán bộ, công tác đào tạo, địa giới hành thành phố Hà Nội Những tài liệu lưu giữ tài liệu có giá trị, số lượng nhiều, bảo quản tập trung phận Lưu trữ Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội quan đặt đạo chuyên môn nghiệp vụ Bộ Nội vụ quản lý trực tiếp Uỷ Ban nhân dân thành phố Hà Nội thành lập theo Quyết định số 3852/QĐ-TCDC UBHC thành phố Hà Nội ngày12/8/1965 - Ngày 16/5/1969 UBHC Thành phố Hà Nội ban hành Quyết định chuyển Ban Tổ chức quyền thành phòng Tổ chức cán thuộc UBND thành phố Hà Nội - Ngày 19/12/1970 UBHC Thành phố Hà Nội han hành Quyết định số 2214/QĐ-TCCQ việc quy định nhiệm vụ tổ chức máy dân thành phố Ngày 1/8/1975 Ban Tổ chức Chính phủ ban hành Công văn số 631TCCP việc thống tên gọi Ban Tổ chức tỉnh thành phố Ngày 15/8/1975 UBHC Thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 806/QĐ-TCCQ việc đổi tên Ban Tổ chức Chính quyền Thành phố Hà Nội gọi là: Ban Tổ chức thành phố Hà Nội Ngày 22/5/1993 UBND Thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 2070/QĐ-UB việc phê duyệt chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy biên chế cán Ban Tổ chức Chính quyền Thành phố Hà Nội theo tinh thần Nghị 109/HĐBT ngày 12/4/1991 Hội đồng Bộ trưởng (nay Thủ tướng Chính phủ) Ngày 22/12/2003 UBND Thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 179/2003/QĐ-UB việc đổi tên Ban Tổ chức quyền Thành phố thành Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội Ngày 23/8/2004, UBND thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 135/2004/QĐ-UB việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội chịu đạo nghiệp vụ Bộ Nội vụ Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội quan có ngân sách độc lập, có Văn thư dấu riêng Xuất phát từ đặc điểm lý trên, chúng tơi thấy khối tài liệu có đủ điều kiện để thành lập Phông độc lập lấy tên Phông Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội 2- Giới hạn thời gian tài liệu: Thời gian tính theo Quyết định số 3852/QĐ-TCDC UBHC thành phố Hà Nội ngày12/8/1965 Do phơng đóng (đã kết thúc) nên lấy thời gian kết thúc giai đoạn ngày 31 tháng năm 2003 II- Thành phần nội dung tài liệu: 1- Số lượng: Toàn khối tài liệu Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội phần lớn chỉnh lý sơ bộ, đợt chỉnh lý có 3.300 cặp, hộp (tổng cộng 330 mét) tài liệu đợt tập trung bảo quản thống phận Lưu trữ Sở Nội vụ Hà Nội 2- Thành phần: Trong trình 48 năm hoạt động, khối lượng tài liệu giữ lại nhiều loại tài liệu, gồm có: - Tài liệu Ban Tổ chức quyền Thành phố - Tài liệu Sở Nội vụ Hà Nội - Tài liệu Bộ Nội vụ, Chinh phủ, Thành uỷ, UBND thành phố, sở, ban, ngành thuộc thành phố Hà Nội, tài liệu đơn vị thuộc Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội Đây khối tài liệu quan trọng có giá trị, phản ánh đầy đủ sâu sắc hoạt động tổ chức Nhà nước thành phố Hà Nội theo chức nhiệm vụ giao Nói chung, loại hình tài liệu phản ánh hoạt động tổ chức, đào tạo đơn vị toàn thành phố Hà nội 3- Nội dung tài liệu: Tài liệu phản ánh sâu sắc hoạt động lĩnh vực tổ chức Nhà nước quan từ năm 1954 đến năm 2008, phần lớn số lượng liệu lưu giữ chủ yếu có từ năm 1993 đến năm 2008 III- Tình hình thể thức văn tình trạng vật lý tài liệu: Qua khảo sát thấy nhiều tài liệu đầy đủ yếu tố thể thức văn ngày, tháng, dấu chữ ký Tuy nhiên, có tài liệu khơng có số, ký hiệu, trích yếu văn bản, Phần lớn tài liệu có tình trạng vật lý tương đối tốt, tài liệu bảo quản điều kiện tốt Tình trạng vật lý thời kỳ thành lập không tốt, khó khăn cơng tác bảo quản Tóm lại : Khối tài liệu Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội khối tài liệu có giá trị Cùng với khó khăn điều kiện vật chất trụ sở làm việc, Ban lãnh đạo cán Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội có tinh thần trách nhiệm cao việc thực tốt Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia Chúng thấy việc chỉnh lý, xếp khoa học lại toàn khối tài liệu tạo điều kiện cho việc tổ chức bảo quản phục vụ khai thác tốt hơn./ PHỤ LỤC Một số hình ảnh Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Ảnh Ảnh 2: Ảnh 3: Khối tài liệu hết giá trị Ảnh 4: Nhiệt kế ... đốc: - Đồng chí Nguyễn Văn Tầu, Giám đốc Trung tâm - Đồng chí Phùng Thị Bích Thủy, Phó giám đốc Trung tâm * Tổ Hành – Dịch vụ: - Đồng chí Vũ Thị Hải Yến , Kế tốn Trung tâm - Đồng chí Bùi Thị Bảo,... gồm: Ủy ban hành thành phố Hà Nội (5 3-7 6), Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội (7 7-2 008), Ủy ban hành tình Hà Tây (6 5-7 6) - Tài liệu phản ánh thi đua- khen thưởng - Tài liệu phản ánh tuyển dụng, đào... Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia; - Chỉ Thị số 05/2007/CT-TTG ngày 02 tháng năm 2007 Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy tài liệu lưu trữ; - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004