Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND phường Nông Tiến

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Nông Tiến 3 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Nông Tiến. 3 1.1.1 Chức năng: 3 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 4 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 4 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong UBND phường Nông Tiến 11 1.2.1 Vị trí, chức năng 11 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 11 1.3 Tình hình công tác văn – lưu trữ tại UBND phường Nông Tiến 12 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND phường Nông Tiến 13 2.1 Công tác văn thư: 13 2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.1.1.1 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản 14 2.1.1.2 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 15 2.1.1.3 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt 16 2.1.1.4 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 16 2.1.1.5 Ký văn bản 16 2.1.1.6 Bản sao văn bản 17 2.1.1 Quản lý văn bản 17 2.1.2.1 Nguyên tắc chung 17 2.1.2.2 Trình tự quản lý văn bản đến 17 2.1.2.3 Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến 17 2.1.2.5 Trình, chuyển giao văn bản đến 18 2.1.2.6 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 18 2.1.2.7 Trình tự giải quyết văn bản đi 19 2.1.2.8 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản, ghi số và ngày tháng của văn bản 19 2.1.2.9 Đăng ký văn bản đi 19 2.1.2.10 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật 20 2.1.2.11 Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 21 2.1.3 Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22 2.1.3.1 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 22 2.1.3.2 Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 22 2.1.3.3 Trách nhiệm lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan 23 2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 24 2.1.4.1 Quản lý con dấu 24 2.1.4.2 Sử dụng con dấu 24 2.2 Công tác lưu trữ 24 2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của UBND phường Nông Tiến 25 2.2.1.1 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 25 2.2.1.2 Chỉnh lý tài liệu 25 2.2.1.3 Xác định giá trị tài liệu 25 2.2.1.4 Xác định giá trị tài liệu 26 2.2.1.5 Hội đồng xác định giá trị tài liệu 26 2.2.1.6 Huỷ tài liệu hết giá trị 26 2.2.1.7 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 27 2.2.2 Bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ 28 2.2.2.1 Bảo quản tài liệu lưu trữ 28 2.2.2.2 Đối tượng và thủ tục khai thác tài liệu, sử dụng tài liệu 28 2.2.2.3 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 28 2.2.2.4 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 29 2.2.2.5 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 29 Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra các khuyến nghị 30 3.1.1 Ưu điểm 30 3.1.2 Tồn tại 31 3.2. Các nội dung đề xuất 32 3.3. Một số khuyến nghị 32 3.3.1. Đối với UBND phường Nông Tiến 32 3.3.2. Đối với khoa văn thư – lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 33 C. KẾT LUẬN 34 D. PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 1

B NỘI DUNG 3

Chương 1: Giới thiệu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Nông Tiến 3

1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Nông Tiến 3

1.1.1Chức năng: 3

1.1.2Nhiệm vụ, quyền hạn: 4

1.1.3Cơ cấu tổ chức ( Phụ lục số 1) 4

1.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong UBND phường Nông Tiến 10

1.1.1Vị trí, chức năng 11

1.1.2Nhiệm vụ, quyền hạn 11

1.3 Tình hình công tác văn – lưu trữ tại UBND phường Nông Tiến 11

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ 12

của UBND phường Nông Tiến 12

2.1 Công tác văn thư: 12

2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 13

2.1.1.1 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản 13

2.1.1.2 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 15

2.1.1.3Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt 16

2.1.1.4Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 16

2.1.1.5Ký văn bản 16

2.1.1.6Bản sao văn bản 16

2.1.1Quản lý văn bản 17

2.1.2.1Nguyên tắc chung 17

2.1.2.2Trình tự quản lý văn bản đến 17

2.1.2.3Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến 17

2.1.2.5 Trình, chuyển giao văn bản đến .18

2.1.2.6 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 18

2.1.2.7 Trình tự giải quyết văn bản đi 18

2.1.2.8 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản, ghi số và ngày tháng của văn bản 19

2.1.2.9 Đăng ký văn bản đi 19

2.1.2.10 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật 20

2.1.2.11 Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 21

2.1.3 Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22

2.1.3.1 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 22

2.1.3.2 Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 22

2.1.3.3 Trách nhiệm lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan .23

2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 23

2.1.4.1 Quản lý con dấu 23

2.1.4.2 Sử dụng con dấu 24

2.2 Công tác lưu trữ 24

2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của UBND phường Nông Tiến 24

2.2.1.1 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 25

2.2.1.2 Chỉnh lý tài liệu 25

2.2.1.3 Xác định giá trị tài liệu 25

2.2.1.4 Xác định giá trị tài liệu 25

2.2.1.5 Hội đồng xác định giá trị tài liệu 26

2.2.1.6 Huỷ tài liệu hết giá trị 26

2.2.1.7 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 27

2.2.2 Bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ 27

2.2.2.1 Bảo quản tài liệu lưu trữ 27

2.2.2.2 Đối tượng và thủ tục khai thác tài liệu, sử dụng tài liệu 28

2.2.2.3 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 28

2.2.2.4 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 28

2.2.2.5 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 28

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra các khuyến nghị 30

3.1.1 Ưu điểm 30

3.1.2 Tồn tại 31

3.2 Các nội dung đề xuất 32

3.3 Một số khuyến nghị 32

3.3.1 Đối với UBND phường Nông Tiến 32

3.3.2 Đối với khoa văn thư – lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 33

C KẾT LUẬN 34

D PHỤ LỤC 35

TÀI LIỆU THAM KHẢO 46

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 47

LỜI NÓI ĐẦU

Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh – Chủ tịch Chính phủ cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ công hòa đã

kí Thông đạt số 1C/VP ngày 3 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó người đã chỉ rõ “ Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá “ Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học kĩ thuật Do đó việc lưu trữ công tác hết sức quan trọng”

Đối với cơ quan tổ chức: Công tác Văn thư – Lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan tổ chức có chức năng nhiệm vụ riêng nhưng đều có dặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra văn bản có giấy tờ có lien quan và những tài liệu có giá trị đều được lưu trữ và bảo quản an toàn

Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước trong các cơ quan, đơn vị Công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác bảo đảm hoạt động quản lý Hành chính Nhà nước thông qua các văn bản, tài liệu

Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan, tổ chức

Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết đi với thực tế”

và “ Học thật, Thi thật, ra đời làm thật” cùng với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của nhà trường: Lấy lý luận làm điểm tựa, làm cơ sở cho thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung cho những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm được kho tàng lý luận Sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt kiến tập kéo dài

trong 03 tuần cho sinh viên từ ngày 01/6/2016 đến ngày 17/6/2016 Đợt kiến tập này cũng đã giúp tôi nhận ra được những điểm yếu của mình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các thao tác, Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Từ đây tôi có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ

Có thể nói đợt kiến tập này giúp cho tôi cụ thể hóa và nắm chắc kiến thức của mình hơn

Báo cáo này chính là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý luận chuyên môn mà tôi đã rút được tại cơ quan kiến tập

Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo trong Trường đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ đã giảng dạy, giúp đỡ và truyền

đạt tới tôi những kiến thức vững chắc về nghiệp vụ công tác của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, các cán bộ nhân viên tại UBND phường Nông Tiến – Thành phố Tuyên Quang đã giúp đỡ tôi trong quá trình kiến tập và thực hiện tìm hiểu về đề tài “Công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND phường Nông Tiến” Mọi người đã rất nhiệt tình và thân thiện, tận tình

chỉ bảo để tôi hoàn thành tốt đợt kiến tập này

Dưới đây là bản báo cáo kiến tập của tôi, bản báo cáo này không tránh khỏi những hạn chế, sai xót nhất định Rất mong được sự đóng góp của thầy cô, cán bộ UBDN phường Nông Tiến và các bạn đọc để bài báo cáo của tôi hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn

Sinh viên

Trần Phương Thảo

B NỘI DUNG

Chương 1: Giới thiệu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,

cơ cấu tổ chức của UBND phường Nông Tiến 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Nông Tiến.

1.1.1 Chức năng:

UBND do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,

an ninh và thực hiện và các chính sách khác trên địa bàn

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước trừ Trung ương tới cơ sở

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

UBND phường Nông Tiến là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ của Huyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của HĐND thành phố và cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội,…cụ thể là:

- Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hóa, giáo dục, môi trường,…

- Về thu ngân chi sách của địa phương trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc thu đúng, thu đủ và thu kịp thời các thức thuế cũng như các loại thu khác

- Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật, cùng với các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp

- Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội: thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân, xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự

- Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và công dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân

- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại của công dân theo đúng thẩm quyền của phường

- Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công chức của phường

UBND phường Nông Tiến thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước tưg Trung Ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chỉ của nhân dân địa phương

1.1.3 Cơ cấu tổ chức ( Phụ lục số 1)

* Chủ tịch Ủy ban nhân dân

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, là người đứng đầu Ủy ban nhân dân, lãnh đạo và điều hành toàn bộ công việc của Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định tại Điều 127 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003; đồng thời, cùng Ủy ban

nhân dân phường chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và Ủy ban nhân dân thành phố.

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội nghị khác của Ủy ban nhân dân, khi vắng mặt thì ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì thay; bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyết của Đảng ủy và Hội đồng nhân dân phường;

- Căn cứ vào các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và tình hình thực tiễn của địa phương, xây dựng Chương trình công tác năm, quý, tháng của Ủy ban nhân dân phường;

- Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân công nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên Ủy ban nhân dân phường, công chức

và cán bộ không chuyên trách khác thuộc Ủy ban nhân dân phường, tổ trưởng nhân dân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao;

- Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ý kiến khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch và ủy viên Ủy ban nhân dân phường;

- Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân phường và thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật;

- Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của phường, hoạt động của Ủy ban nhân dân với Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và Ủy ban nhân dân thành phố;

- Thường xuyên trao đổi công tác với Ban Thường vụ Đảng ủy, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các Đoàn thể nhân dân cấp phường; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp thu về các đề xuất của Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân đối với công tác của Ủy ban nhân dân; tạo điều kiện để các đoàn thể hoạt động có hiệu quả;

- Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của nhân dân theo quy định của pháp luật

- Chủ tịch UBND phường là người chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ các lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước ở địa phương theo quy định của pháp luật Trực tiếp là chủ tài khoản của ủy ban nhân dân phường; chủ tịch Hội đồng nghĩa

vụ quân sự, trưởng ban chỉ đạo phòng chống các tệ nạn xã hội, ma túy và mại

dâm (gọi tắt là Ban chỉ đạo 138); chủ tịch Hội đồng giáo dục pháp luật; Chủ tịch Hội đồng Thi đua khen thưởng; Chủ tịch Hội đồng kỷ luật; Chủ tịch Hội đồng tư vấn thuế; Chủ tịch Hội đồng đăng ký sử dụng đất; Chủ tịch Hội đồng chính sách Trực tiếp phụ trách công tác tôn giáo, dân tộc, công tác nội chính của phường( bao gồm công tác an ninh, quốc phòng, công tác tư pháp- hộ tịch).

* Phó chủ tịch phụ trách công tác địa chính – xây dựng cơ bản và khối văn hóa xã hội

- Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch UBND phường phân công; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công việc theo lĩnh vực được phân công trên địa bàn Phó Chủ tịch được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao;

- Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân phường về lĩnh vực được giao, về những quyết định chỉ đạo, điều hành của mình; cùng Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm tập thể về toàn bộ hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và Ủy ban nhân dân thành phố Đối với những vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyền thì Phó Chủ tịch phải báo cáo để Chủ tịch quyết định;

- Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách nhiệm giải quyết công việc của thành viên khác của Ủy ban nhân dân thì chủ động trao đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn còn ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch UBND phường quyết định;

- Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, các tổ nhân dân thực hiện các chủ trương, chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao;

- Phân công phó chủ tịch UBND phường như sau:

+ Phó chủ tịch trực tiếp phụ trách công tác địa chính - xây dựng cơ bản

- quản lý đô thị, giao thông, thuỷ lợi, lâm nghiệp, nông nghiệp, ngư nghiệp, phát triển Thủ công nghiệp - Kinh doanh- Dịch vụ- Thương mại

Trực tiếp làm Trưởng ban chỉ đạo phát riển sản xuất Nông- Lâm ngư nghiệp; Thủ công nghiệp-Kinh doanh-Dịch vụ-Thương mại; trưởng ban chỉ đạo làm đường bê tông, Trưởng ban chỉ đạo Phòng chống lũ lụt, giảm nhẹ thiên tai; tham gia Hội đồng đền bù, giải phóng mặt bằng khi có quy hoạch trên địa bàn phường, ký các văn bản thuộc phạm vi công việc được giao và khi được Chủ

tịch UBND phường giao Là trưởng bộ phận giao dịch "Một cửa" và "Một cửa liên thông", chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của bộ phận "Một cửa" và

"Một cửa liên thông"

Khi cần thiết, thực hiện một số nhiệm vụ đột xuất do Chủ tịch UBND phường giao

+ Phó Chủ tịch trực tiếp phụ trách khối Văn hoá - Xã hội bao gồm: Giáo dục, khuyến học, y tế, dân số, Kế hoạch hóa gia đình, văn hoá, văn nghệ, thông tin tuyên truyền, thể dục thể thao, giải quyết việc làm, quản lý đền chùa Trực tiếp làm Trưởng ban chỉ đạo phổ cập giáo dục các bậc học, Chủ tịch Hội khuyến học, trưởng ban chỉ đạo Chăm sóc sức khỏe nhân dân; Trưởng ban Dân số- KHHGĐ, trưởng ban quản lý đền chùa; Trưởng ban chỉ đạo Đại hội TDTT cơ

sở, Trưởng ban chỉ đạo Hội diễn văn nghệ quần chúng hằng năm Ký các văn bản thuộc phạm vi công việc được giao và khi được Chủ tịch UBND phường giao

Khi cần thiết, thực hiện một số nhiệm vụ đột xuất do Chủ tịch UBND phường giao

Các phòng chuyên môn thuộc UBND phường Nông Tiến giúp UBND phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước một hoặc nhiều ngành, lĩnh vực trên địa bàn phường theo quy định của Pháp luật

* Phòng kế toán - tài chính:

a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường trong lĩnh vực Tài chính- kế toán trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật

b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Xây dựng dự toán Thu, chi ngân sách phường trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách và các biện pháp khai thác nguồn thu trên địa bàn phường

- Kiểm tra và tổ chức thực hiện các hoạt động tài chính, ngân sách theo hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên; quyết toán ngân sách phường và thực hiện báo cáo tài chính, ngân sách theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện công tác Kế toán ngân sách (kế toán thu, chi ngân sách phường, kế toán các quỹ công chuyên dùng và các hoạt động tài chính khác, kế

toán tiền mặt, tiền gửi, kế toán thanh toán, kế toán vật tư tài sản…) theo quy định của pháp luật.

- Chủ trì, phối hợp với công chức Văn phòng-Thống kê quản lý tài sản; kiểm tra quyết toán các dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của UBND phường theo quy định của pháp luật

c, Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật chuyên ngành và

do Chủ tịch UBND phường giao

* Phòng Tư pháp - Hộ tịch

a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường trong lĩnh vực tư pháp - hộ tịch trên địa bàn theo quy định của pháp luật

b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục

vụ nhân dân nghiên cứu pháp luật và tổ chức lấy ý kiến nhân dân trên địa bàn phường trong việc tham gia xây dựng pháp luật

- Kiểm tra, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và của Uỷ ban nhân dân phường, báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định; tham gia công tác thi hành án dân sự trên địa bàn phường Là cán bộ đầu mối thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn phường

- Thực hiện nhiệm vụ công tác tư pháp, hộ tịch, chứng thực, chứng nhận

và theo dõi về quốc tịch trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật Phối hợp với công chức văn hoá- xã hội hướng dẫn xây dựng hương ước, quy ước ở

tổ nhân dân và công tác giáo dục tại phường

- Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện công tác hoà giải ở cơ sở

c, Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và do Chủ tịch UBND phường giao

* Phòng Địa chính - Xây dựng - Quản lý đô thị và môi trường:

a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ theo quyền hạn của UBND cấp xã trong các lĩnh vực: Đất đai, tài nguyên, môi trường, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp, và xây dựng nông thôn mới ( nếu có) trên địa bàn theo quy định của pháp luật

b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xây dựng các báo cáo về đất đai, địa giới hành chính, tài nguyên, môi trường và đa dạng sinh học, công tác quy hoạch, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp và xây dựng nông thôn mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật

- Tổ chức vận động nhân dân áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, bảo vệ môi trường trên địa bàn phường

Giám sát về kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của UBND phường

- Chủ trì phối hợp với công chức khác thực hiện các thủ tục hành chính trong việc tiếp nhận hồ sơ và thẩm tra để xác nhận nguồn gốc, hiện trạng đăng

ký và sử dụng đất đai, tình trạng tranh chấp đất đai và biến động về đất đai trên địa bàn; xây dựng các hồ sơ, văn bản về đất đai và việc cấp phép cải tạo, xây dựng các công trình và nhà ở trên địa bàn phường, để Chủ tịch UBND phường quyết định, báo cáo UBND thành phố xem xét, quyết định theo quy định của pháp luật

c, Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và do Chủ tịch UBND phường giao

* Công chức văn hoá - xã hội:

a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường trong các lĩnh vực Văn hoá, thể dục thể thao, du lịch, thông tin, truyền thông, lao động, thương binh, xã hội, y tế, giáo dục theo quy định của pháp luật.

b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức, theo dõi và báo cáo về các hoạt động Văn hoá, thể dục, thể thao,

du lịch, y tế, và giáo dục trên địa bàn phường; tổ chức thực hiện việc xây dựng đời sống văn hoá cộng đồng dân cư và xây dựng gia đình văn hoá trên địa bàn phường.

- Thực hiện các nhiệm vụ thông tin, truyền thông về tình hình kinh tế -

xã hội của phường

- Thống kê dân số, lao động, việc làm, ngành nghề trên địa bàn phường; theo dõi tổng hợp, báo cáo về số lượng và tình hình biến động các đối tượng chính sách lao động, thương binh và xã hội; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện và chi trả các chế độ đối với người hưởng chính sách xã hội và người có công; quản

lý công trình ghi công các Liệt sỹ; thực hiện các hoạt động bảo trợ xã hội và chương trình xoá đói giảm nghèo trên địa bàn phường.

- Chủ trì, phối hợp với công chức khác và tổ trưởng tổ nhân dân xây dựng hương qước, quy ước của tổ nhân dân và thực hiện công tác giáo dục trên địa bàn phường.

c, Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và do Chủ tịch UBND phường giao

* Phòng văn phòng -Thống kê

a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp phường trong các lĩnh vực: Văn phòng, văn thư – lưu trữ, thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc và thanh niên trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật.

b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc định kỳ và đột xuất của HĐND, UBND và của Chủ tịch UBND phường.

- Giúp Thường trực HĐND và UBND phường tổ chức các kỳ họp, chuẩn

bị các điều kiện phục vụ các kỳ hợp và các hoạt động của HĐND và UBND phường.

-Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của UBND phường Thực hiện công tác Văn thư- Lưu trữ, cơ chế "Một cửa” và “ Một cửa liên thông” tại UBND phường; nhận đơn thư, khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực HĐND, UBND xem xét, giải quyết theo thẩm quyền; tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND phường và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật.

- Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế- xã hội trên địa bàn phường; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của HĐND, Thường trực HĐND, UBND và của Chủ tịch UBND phường.

c, Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật chuyên ngành và

do Chủ tịch UBND phường giao.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong UBND phường Nông Tiến

- Kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong địa phương, tổ chức tiếp dân và giải quyết khiếu nại tố cáo theo quy định.

- Thực hiện chế độ báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ được UBND phường Nông Tiến giao

Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

1 Uỷ ban nhân dân phường thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn phường, có sự phân công, phân cấp trách nhiệm, quyền hạn quản lý đối với các cơ quan, tổ chức

a) Tổ chức, xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư - lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư

2 Công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện đúng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ

1.3 Tình hình công tác văn – lưu trữ tại UBND phường Nông Tiến

Bộ phận văn thư – lưu trữ của UBND phường Nông Tiến được bộ phận

văn phòng thống kê kiêm nhiệm

Được bố trí tại bộ phận một cửa của Ủy ban Được trang bị các trang thiết

bị hiện đại: máy tính, máy in, mạng internet,…phục vụ cho các nghiệp vụ của công tác văn thư – lưu trữ Ngoài ra, còn được trang bị các cặp, hộp, tủ để bảo quản tài liệu tốt nhất

Công tác văn thư – lưu trữ do đồng chí Bùi Ngọc Tuyên và đồng chí Nguyễn Hồng Tiến phụ trách

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ

của UBND phường Nông Tiến 2.1 Công tác văn thư:

Công tác văn thư bao gồm các công việc về:

- Soạn thảo, ban hành văn bản đúng thể thức, đúng thẩm quyền và kĩ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.

- Quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và hướng dẫn, tổ chức lập hồ sơ công việc, nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ

- Quản lý sử dụng con dấu an toàn, chặt chẽ đúng quy định của Luật

•Hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác Văn thư:

- Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ

về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110//2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ

về quản lý và sử dụng con dấu;

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ

về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và

kĩ thuật trình bày văn bản;

- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của văn thư lưu trữ Nhà nước;

- Thông thư số 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;

2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Văn bản quản lý là các văn bản được hình thành trong hoạt động quản lý

và lãnh đạo nói chung, là phương tiện quan trọng được ghi lại và truyền dạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý của các cơ quan, đòi hỏi cấp dưới thi hành trong quá trình hoạt động của mình

2.1.1.1 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

a Thể thức văn bản

Công tác soạn thảo văn bản của UBND phường Nông Tiến đã thực hiện đúng với quy trình, thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản được quy định tại

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.

- Thể thức văn bản quản lý của cơ quan bao gồm đầy đủ các thành phần thể thức sau:

+ Quốc hiệu

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành

+ Số, kí hiệu văn bản

+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản

+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

+ Nội dung văn bản

+ Chức vụ, họ tên và chữ kí người có thẩm quyền

+ Dấu của cơ quan, tổ chức

b Kĩ thuật trình bày văn bản

Kĩ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản và in ra giấy; Có thể áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kĩ thuật khác hoặc đối với được làm trên giấy mẫu in sẵn, không áp dụng với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác

•Kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của Phòng là đúng so với quy định hiện hành, thể hiện ở:

- Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản

+ Khổ giấy: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày trên giấy khổ A4 (210mm x 297mm)

Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể trình bày trên khổ giấy A5 (148mm x 210mm) hoặc trên mẫu in sẵn

+ Kiểu trình bày: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định bản hướng theo chiều dài).

+ Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Trang mặt trước: Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25mm;

là tốt và đảm bảo chất lượng văn bản đồng thời đáp ứng được mọi mục đích yêu cầu của cơ quan đề ra

2.1.1.2 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản

UBND phường Nông Tiến chủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông thường ( Công văn, Kế hoạch, Báo cáo,…) Căn cứ vào chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của phòng để ban hành các văn bản Quy trình soạn thảo văn bản của UBND phường Nông Tiến thực hiện như sau:

1 Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật số 17/2008/QH12 ngày 16 tháng 8 năm 2008 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Luật số 31/2004/QH11 ngày 3 tháng 12 năm 2004 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các quy định của pháp luật hiện hành

2 Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu

cơ quan, tổ chức giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản

b) Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan, tổ chức tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; Nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt dự thảo văn bản;

2.1.1.3 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

1 Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản

2 Trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo cơ quan, tổ chức phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung them vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung

2.1.1.4 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1 Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác về nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu /.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định

2 Cán bộ, công chức theo chức trách nhiệm vụ được giao giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”

3 Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản

2.1.1.6 Bản sao văn bản

1 Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao

2 Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV

3 Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh văn phòng cơ quan, tổ chức quyết định

4 Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.

5 Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ giá trị thông tin, tham khảo

6 Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản

2.1.1 Quản lý văn bản

2.1.2.1 Nguyên tắc chung

- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức ban hành phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hện giờ),

“Thượng khẩn” và “Khẩn” (gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình

và chuyển phát ngay sau khi đăng kí

- Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước được đăng ký, quản

lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước

2.1.2.2 Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản

- Trình, chuyển giao văn bản đến

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

2.1.2.3 Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến

- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

- Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng

ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Văn phòng để xử lý

- Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính

- Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet

Mẫu dấu đến ( phụ lục 2)

Sổ đăng ký văn bản đến ( phụ lục 3)

2.1.2.5 Trình, chuyển giao văn bản đến

- Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo

- Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản

2.1.2.6 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, tổ chức theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật

- Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức

- Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo lãnh đạo cơ quan Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

- Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo cơ quan, tổ chức

về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan

2.1.2.7 Trình tự giải quyết văn bản đi

Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản: Ghi số, ngày, tháng,

năm của văn bản.

- Đăng ký văn bản đi

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Lưu văn bản đi

2.1.2.8 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản, ghi số và ngày tháng của văn bản

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

- Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn phòng-Thống kê thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Không lấy số văn bản vào các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày tết

- Việc ghi số, ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-NBV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-NBV

- Văn bản mật được đánh số và đăng ký riêng

2.1.2.9 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

a Lập sổ đăng ký văn bản

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp

Văn bản mật đi được đăng ký riêng

b Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( phụ lục số 3)

2.1.2.10 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật

* Nhân bản

a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ

sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư;

b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo

c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định

d) Việc nhân bản phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan và được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước

* Đóng dấu cơ quan

a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

b) Dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều và dùng mực dấu màu

đỏ tươi theo quy định

c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục

d) Đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang

* Đóng dấu độ khẩn, mật

a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của

Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản hành chính

b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu

thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước.

c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản hành chính

2.1.2.11 Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

* Thủ tục phát hành văn bản

a) Lựa chọn bì;

b) Viết bì;

c) Vào bì và dán bì;

d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có)

* Chuyển phát văn bản đi

a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể

từ ngày ký văn bản

b) Đối với những văn bản: "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN",

"THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính

c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;

d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho đơn vị, cá nhân trong cơ quan hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;

đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng

* Văn bản đi có thể được chuyển phát bằng các hình thức: chuyển trực tiếp; qua bưu điện; qua máy Fax hoặc qua mạng Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Đối với văn bản gửi qua mạng, Fax sau đó văn thư phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ

Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định của Nhà nước

* Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại văn thư cơ quan

và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký

* Ngoài các quy định đã nêu tại Khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều này, các nội dung khác quy định về quản lý văn bản số thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có liên quan

2.1.3 Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

2.1.3.1 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1 Nội dung việc lập hồ sơ:

Dựa vào Danh mục hồ sơ công việc đã lập vào đầu năm, việc lập hồ sơ công việc gồm các bước sau:

a) Mở hồ sơ;

b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ;

c) Kết thúc hồ sơ

2 Yêu cầu đối với hồ sơ được lập:

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ;

b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau, phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

2.1.3.2 Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1 Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức

a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức biết và phải được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm;

b) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác

2 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu