MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Nông Tiến 3 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Nông Tiến. 3 1.1.1 Chức năng: 3 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 4 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 4 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong UBND phường Nông Tiến 11 1.2.1 Vị trí, chức năng 11 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 11 1.3 Tình hình công tác văn – lưu trữ tại UBND phường Nông Tiến 12 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND phường Nông Tiến 13 2.1 Công tác văn thư: 13 2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.1.1.1 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản 14 2.1.1.2 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 15 2.1.1.3 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt 16 2.1.1.4 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 16 2.1.1.5 Ký văn bản 16 2.1.1.6 Bản sao văn bản 17 2.1.1 Quản lý văn bản 17 2.1.2.1 Nguyên tắc chung 17 2.1.2.2 Trình tự quản lý văn bản đến 17 2.1.2.3 Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến 17 2.1.2.5 Trình, chuyển giao văn bản đến 18 2.1.2.6 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 18 2.1.2.7 Trình tự giải quyết văn bản đi 19 2.1.2.8 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản, ghi số và ngày tháng của văn bản 19 2.1.2.9 Đăng ký văn bản đi 19 2.1.2.10 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật 20 2.1.2.11 Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 21 2.1.3 Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22 2.1.3.1 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 22 2.1.3.2 Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 22 2.1.3.3 Trách nhiệm lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan 23 2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 24 2.1.4.1 Quản lý con dấu 24 2.1.4.2 Sử dụng con dấu 24 2.2 Công tác lưu trữ 24 2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của UBND phường Nông Tiến 25 2.2.1.1 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 25 2.2.1.2 Chỉnh lý tài liệu 25 2.2.1.3 Xác định giá trị tài liệu 25 2.2.1.4 Xác định giá trị tài liệu 26 2.2.1.5 Hội đồng xác định giá trị tài liệu 26 2.2.1.6 Huỷ tài liệu hết giá trị 26 2.2.1.7 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 27 2.2.2 Bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ 28 2.2.2.1 Bảo quản tài liệu lưu trữ 28 2.2.2.2 Đối tượng và thủ tục khai thác tài liệu, sử dụng tài liệu 28 2.2.2.3 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 28 2.2.2.4 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 29 2.2.2.5 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 29 Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra các khuyến nghị 30 3.1.1 Ưu điểm 30 3.1.2 Tồn tại 31 3.2. Các nội dung đề xuất 32 3.3. Một số khuyến nghị 32 3.3.1. Đối với UBND phường Nông Tiến 32 3.3.2. Đối với khoa văn thư – lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 33 C. KẾT LUẬN 34 D. PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU B NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Nông Tiến 1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Nông Tiến .3 1.1.1Chức năng: 1.1.2Nhiệm vụ, quyền hạn: .4 1.1.3Cơ cấu tổ chức ( Phụ lục số 1) 1.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ UBND phường Nông Tiến 10 1.1.1Vị trí, chức 11 1.1.2Nhiệm vụ, quyền hạn 11 1.3 Tình hình công tác văn – lưu trữ UBND phường Nông Tiến 11 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ .12 UBND phường Nông Tiến 12 2.1 Công tác văn thư: 12 2.1.1 Soạn thảo ban hành văn 13 2.1.1.1 Thể thức kĩ thuật trình bày văn 13 2.1.1.2 Các bước quy trình soạn thảo văn .15 2.1.1.3Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt 16 2.1.1.4Kiểm tra văn trước ký ban hành 16 2.1.1.5Ký văn 16 2.1.1.6Bản văn 16 2.1.1Quản lý văn 17 2.1.2.1Nguyên tắc chung 17 2.1.2.2Trình tự quản lý văn đến .17 2.1.2.3Tiếp nhận, đăng kí văn đến 17 2.1.2.5 Trình, chuyển giao văn đến 18 2.1.2.6 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 18 2.1.2.7 Trình tự giải văn 18 2.1.2.8 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bầy văn bản, ghi số ngày tháng văn 19 2.1.2.9 Đăng ký văn .19 2.1.2.10 Nhân bản, đóng dấu quan mức độ khẩn, mật 20 2.1.2.11 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 21 2.1.3 Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 22 2.1.3.1 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập 22 2.1.3.2 Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 22 2.1.3.3 Trách nhiệm lập hồ sơ giao, nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan 23 2.1.4 Quản lý sử dụng dấu 23 2.1.4.1 Quản lý dấu 23 2.1.4.2 Sử dụng dấu 24 2.2 Công tác lưu trữ 24 Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu UBND phường Nông Tiến 24 2.2.1.1 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 25 2.2.1.2 Chỉnh lý tài liệu 25 2.2.1.3 Xác định giá trị tài liệu 25 2.2.1.4 Xác định giá trị tài liệu 25 2.2.1.5 Hội đồng xác định giá trị tài liệu 26 2.2.1.6 Huỷ tài liệu hết giá trị 26 2.2.1.7 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 27 2.2.2 Bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ 27 2.2.2.1 Bảo quản tài liệu lưu trữ 27 2.2.2.2 Đối tượng thủ tục khai thác tài liệu, sử dụng tài liệu .28 2.2.2.3 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 28 2.2.2.4 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 28 2.2.2.5 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 28 Chương 3: Nhận xét, đánh giá đưa khuyến nghị 30 3.1.1 Ưu điểm 30 3.1.2 Tồn 31 3.2 Các nội dung đề xuất 32 3.3 Một số khuyến nghị 32 3.3.1 Đối với UBND phường Nông Tiến .32 3.3.2 Đối với khoa văn thư – lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 33 C KẾT LUẬN 34 D PHỤ LỤC 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO 46 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 47 Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ LỜI NÓI ĐẦU Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh – Chủ tịch Chính phủ cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ công hòa kí Thông đạt số 1C/VP ngày tháng 01 năm 1946 công tác công văn, giấy tờ, người rõ “ Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” đánh giá “ Tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa khoa học kĩ thuật Do việc lưu trữ công tác quan trọng” Đối với quan tổ chức: Công tác Văn thư – Lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan tổ chức có chức nhiệm vụ riêng có dặc điểm chung trình hoạt động sản sinh văn có giấy tờ có lien quan tài liệu có giá trị lưu trữ bảo quản an toàn Văn thư – Lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan, tổ chức lĩnh vực quản lý hành Nhà nước quan, đơn vị Công tác Văn thư – Lưu trữ quan tâm, công tác bảo đảm hoạt động quản lý Hành Nhà nước thông qua văn bản, tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin, giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan, tổ chức Thực phương châm “ Học đôi với hành, lý thuyết với thực tế” “ Học thật, Thi thật, đời làm thật” với phương châm gắn liền lý luận thực tiễn công tác đào tạo nhà trường: Lấy lý luận làm điểm tựa, làm sở cho thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung cho kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận Sau hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt kiến tập kéo dài Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 03 tuần cho sinh viên từ ngày 01/6/2016 đến ngày 17/6/2016 Đợt kiến tập giúp nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm trình thực thao tác, Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Từ khắc phục lỗ hổng kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết đáp ứng đủ Có thể nói đợt kiến tập giúp cho cụ thể hóa nắm kiến thức Báo cáo kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà rút quan kiến tập Qua đây, xin gửi lời cảm ơn đến thầy cô giáo Trường đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ giảng dạy, giúp đỡ truyền đạt tới kiến thức vững nghiệp vụ công tác Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, cán nhân viên UBND phường Nông Tiến – Thành phố Tuyên Quang giúp đỡ trình kiến tập thực tìm hiểu đề tài “Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND phường Nông Tiến” Mọi người nhiệt tình thân thiện, tận tình bảo để hoàn thành tốt đợt kiến tập Dưới báo cáo kiến tập tôi, báo cáo không tránh khỏi hạn chế, sai xót định Rất mong đóng góp thầy cô, cán UBDN phường Nông Tiến bạn đọc để báo cáo hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn Sinh viên Trần Phương Thảo Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ B NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Nông Tiến 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Nông Tiến 1.1.1 Chức năng: UBND Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước trừ Trung ương tới sở Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: UBND phường Nông Tiến quan hành Nhà nước địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ Huyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị HĐND thành phố quan cấp lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội,…cụ thể là: - Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hóa, giáo dục, môi trường,… - Về thu ngân chi sách địa phương địa bàn phường theo quy định pháp luật đồng thời phối hợp với quan hữu quan đảm bảo việc thu đúng, thu đủ thu kịp thời thức thuế loại thu khác - Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật, với văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp - Đảm bảo an ninh, trị, trật tự an toàn xã hội: thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân, xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân, thực chế độ nghĩa vụ quân - Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân - Về công tác thi hành án, giải đơn thư, khiếu nại công dân theo thẩm quyền phường - Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho cán công chức phường UBND phường Nông Tiến thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước tưg Trung Ương đến sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm nhân dân địa phương 1.1.3 Cơ cấu tổ chức ( Phụ lục số 1) * Chủ tịch Ủy ban nhân dân - Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, người đứng đầu Ủy ban nhân dân, lãnh đạo điều hành toàn công việc Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Điều 127 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003; đồng thời, Ủy ban Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ nhân dân phường chịu trách nhiệm tập thể hoạt động Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường Ủy ban nhân dân thành phố - Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường triệu tập, chủ trì phiên họp hội nghị khác Ủy ban nhân dân, vắng mặt ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì thay; bảo đảm việc chấp hành pháp luật, văn quan nhà nước cấp trên, nghị Đảng ủy Hội đồng nhân dân phường; - Căn vào văn quan nhà nước cấp trên, Nghị Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường tình hình thực tiễn địa phương, xây dựng Chương trình công tác năm, quý, tháng Ủy ban nhân dân phường; - Tổ chức thực chương trình, kế hoạch công tác; phân công nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra thành viên Ủy ban nhân dân phường, công chức cán không chuyên trách khác thuộc Ủy ban nhân dân phường, tổ trưởng nhân dân việc thực nhiệm vụ giao; - Quyết định vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công việc, vấn đề đột xuất, phức tạp địa bàn; vấn đề ý kiến khác vượt thẩm quyền Phó Chủ tịch ủy viên Ủy ban nhân dân phường; - Ký ban hành văn thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân phường thẩm quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy định pháp luật; - Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội phường, hoạt động Ủy ban nhân dân với Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường Ủy ban nhân dân thành phố; - Thường xuyên trao đổi công tác với Ban Thường vụ Đảng ủy, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc người đứng đầu Đoàn thể nhân dân cấp phường; phối hợp thực nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp thu đề xuất Mặt trận Tổ quốc đoàn thể nhân dân công tác Ủy ban nhân dân; tạo điều kiện để đoàn thể hoạt động có hiệu quả; - Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị nhân dân theo quy định pháp luật - Chủ tịch UBND phường người chịu trách nhiệm đạo toàn lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước địa phương theo quy định pháp luật Trực tiếp chủ tài khoản ủy ban nhân dân phường; chủ tịch Hội đồng nghĩa vụ quân sự, trưởng ban đạo phòng chống tệ nạn xã hội, ma túy mại Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ dâm (gọi tắt Ban đạo 138); chủ tịch Hội đồng giáo dục pháp luật; Chủ tịch Hội đồng Thi đua khen thưởng; Chủ tịch Hội đồng kỷ luật; Chủ tịch Hội đồng tư vấn thuế; Chủ tịch Hội đồng đăng ký sử dụng đất; Chủ tịch Hội đồng sách Trực tiếp phụ trách công tác tôn giáo, dân tộc, công tác nội phường( bao gồm công tác an ninh, quốc phòng, công tác tư pháp- hộ tịch) * Phó chủ tịch phụ trách công tác địa – xây dựng khối văn hóa xã hội - Trực tiếp đạo lĩnh vực địa bàn công tác Chủ tịch UBND phường phân công; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai công việc theo lĩnh vực phân công địa bàn Phó Chủ tịch sử dụng quyền hạn Chủ tịch giải vấn đề thuộc lĩnh vực giao; - Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân phường lĩnh vực giao, định đạo, điều hành mình; Chủ tịch thành viên khác Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm tập thể toàn hoạt động Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường Ủy ban nhân dân thành phố Đối với vấn đề vượt phạm vi thẩm quyền Phó Chủ tịch phải báo cáo để Chủ tịch định; - Khi giải công việc, có vấn đề liên quan đến phạm vi trách nhiệm giải công việc thành viên khác Ủy ban nhân dân chủ động trao đổi, phối hợp với thành viên để thống cách giải quyết; ý kiến khác báo cáo Chủ tịch UBND phường định; - Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, tổ nhân dân thực chủ trương, sách pháp luật thuộc lĩnh vực giao; - Phân công phó chủ tịch UBND phường sau: + Phó chủ tịch trực tiếp phụ trách công tác địa - xây dựng - quản lý đô thị, giao thông, thuỷ lợi, lâm nghiệp, nông nghiệp, ngư nghiệp, phát triển Thủ công nghiệp - Kinh doanh- Dịch vụ- Thương mại Trực tiếp làm Trưởng ban đạo phát riển sản xuất Nông- Lâm ngư nghiệp; Thủ công nghiệp-Kinh doanh-Dịch vụ-Thương mại; trưởng ban đạo làm đường bê tông, Trưởng ban đạo Phòng chống lũ lụt, giảm nhẹ thiên tai; tham gia Hội đồng đền bù, giải phóng mặt có quy hoạch địa bàn phường, ký văn thuộc phạm vi công việc giao Chủ Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ tịch UBND phường giao Là trưởng phận giao dịch "Một cửa" "Một cửa liên thông", chịu trách nhiệm điều hành hoạt động phận "Một cửa" "Một cửa liên thông" Khi cần thiết, thực số nhiệm vụ đột xuất Chủ tịch UBND phường giao + Phó Chủ tịch trực tiếp phụ trách khối Văn hoá - Xã hội bao gồm: Giáo dục, khuyến học, y tế, dân số, Kế hoạch hóa gia đình, văn hoá, văn nghệ, thông tin tuyên truyền, thể dục thể thao, giải việc làm, quản lý đền chùa Trực tiếp làm Trưởng ban đạo phổ cập giáo dục bậc học, Chủ tịch Hội khuyến học, trưởng ban đạo Chăm sóc sức khỏe nhân dân; Trưởng ban Dân sốKHHGĐ, trưởng ban quản lý đền chùa; Trưởng ban đạo Đại hội TDTT sở, Trưởng ban đạo Hội diễn văn nghệ quần chúng năm Ký văn thuộc phạm vi công việc giao Chủ tịch UBND phường giao Khi cần thiết, thực số nhiệm vụ đột xuất Chủ tịch UBND phường giao Các phòng chuyên môn thuộc UBND phường Nông Tiến giúp UBND phường thực chức quản lý nhà nước nhiều ngành, lĩnh vực địa bàn phường theo quy định Pháp luật * Phòng kế toán - tài chính: a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường lĩnh vực Tài chính- kế toán địa bàn phường theo quy định pháp luật b, Trực tiếp thực nhiệm vụ sau: - Xây dựng dự toán Thu, chi ngân sách phường trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, tổ chức thực dự toán thu, chi ngân sách biện pháp khai thác nguồn thu địa bàn phường - Kiểm tra tổ chức thực hoạt động tài chính, ngân sách theo hướng dẫn quan tài cấp trên; toán ngân sách phường thực báo cáo tài chính, ngân sách theo quy định pháp luật; - Thực công tác Kế toán ngân sách (kế toán thu, chi ngân sách phường, kế toán quỹ công chuyên dùng hoạt động tài khác, kế Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ toán tiền mặt, tiền gửi, kế toán toán, kế toán vật tư tài sản…) theo quy định pháp luật - Chủ trì, phối hợp với công chức Văn phòng-Thống kê quản lý tài sản; kiểm tra toán dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý UBND phường theo quy định pháp luật c, Thực nhiệm vụ theo quy định pháp luật chuyên ngành Chủ tịch UBND phường giao * Phòng Tư pháp - Hộ tịch a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường lĩnh vực tư pháp - hộ tịch địa bàn theo quy định pháp luật b, Trực tiếp thực nhiệm vụ sau: - Phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục vụ nhân dân nghiên cứu pháp luật tổ chức lấy ý kiến nhân dân địa bàn phường việc tham gia xây dựng pháp luật - Kiểm tra, rà soát văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân phường, báo cáo quan có thẩm quyền xem xét, định; tham gia công tác thi hành án dân địa bàn phường Là cán đầu mối thực nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành địa bàn phường - Thực nhiệm vụ công tác tư pháp, hộ tịch, chứng thực, chứng nhận theo dõi quốc tịch địa bàn phường theo quy định pháp luật Phối hợp với công chức văn hoá- xã hội hướng dẫn xây dựng hương ước, quy ước tổ nhân dân công tác giáo dục phường - Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực công tác hoà giải sở c, Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật chuyên ngành Chủ tịch UBND phường giao * Phòng Địa - Xây dựng - Quản lý đô thị môi trường: a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực nhiệm vụ theo quyền hạn UBND cấp xã lĩnh vực: Đất đai, tài nguyên, môi trường, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp, xây dựng nông thôn ( có) địa bàn theo quy định pháp luật Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ quan để tạo thống nhất, đồng thực quy định Nhà nước Thứ hai, cử cán tập huấn lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, để đảm bảo hoàn thành tốt công tác Thứ ba, trang bị thêm trang thiết bị đại phục vụ cho công tác Thứ tư, áp dụng công nghệ thông tin đại vào công tác như: quản lý văn đi, đến CSDL 3.3.2 Đối với khoa văn thư – lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một là, trình giảng dạy đào tạo Nhà trường cần có phương pháp giảng dạy tốt nhất, lý thuyết đôi với thực tiễn Hai là, Cần trang bị thêm thiết bị tiên tiến để sinh viên vừa học vừa thực hành để chất lượng học tập cao Ba là, trao dồi cho sinh viên kiến thức công tác văn thư – lưu trữ, tầm quan trọng ý nghĩa công tác hoạt động quản lý quan, đơn vị Trên ý kiến đề xuất qua đợt kiến tập này, với mong muốn góp phần nhỏ bé vào công tác văn thư – lưu trữ UBND phường Nông Tiến Trường Đại học Nội vụ để nâng cao hiệu chất lượng công việc cán văn thư – lưu trữ Nhận thức hạn chế chưa xác Tôi hy vọng nhận đóng góp ý kiến từ thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Phương Thảo 33 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ C KẾT LUẬN Trong thời gian kiến tập UBND phường Nông Tiến, làm quen với công tác văn thư – lưu trữ quan Đây sở để nắm bắt kiến thức thực tiễn để áp dụng vào công việc thực tế Dựa sở lý thuyết để hoàn thành tốt công việc thực tế Dù thời gian kiến tập không dài có ý nghĩa lớn thân tôi, giúp hiểu sâu công tác ngành văn thư - lưu trữ học Từ thấy tầm quan trọng quản lý Hành Nhà nước quan tự ý thức trách nhiệm cán văn thư – lưu trữ lớn Đặc biệt Nhà nước thực sách quản lý Hành Nhà nước “một cửa” công tác lưu trữ quan nhiều bất cập, cần khắc phục nhằm đưa công tác lên tầm quan trọng Đợt thực tập thời gian thuận lợi, thực hành khâu nghiệp vụ đề cương cách hiệu Bên cạnh có thêm kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong cán nhanh nhẹn, chăm chỉ, thật thà, tự trau dồi kiến thức để hoàn thành công việc sau Để hoàn thành báo cáo này, xin bày tỏ long biết ơn với thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ nói chung Thầy, cô giáo khoa Văn thư – lưu trữ nói riêng tạo điều kiện cho có môi trường học tập có hiệu quả, có tảng kiến thức vững cho công việc sau Tôi xin bày tỏ long biết ơn với lãnh đạo cán văn phòng thống kê UBND phường Nông Tiến tạo điều kiện thuận lợi cho hoàn thành tốt đợt kiến tập Nhờ quan tâm, giúp đỡ tận tình mà có hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Báo cáo kiến tập thành sau trau dồi kiến thức giảng đường sau đợt kiến tập Tôi xin chân thành cảm ơn đến thầy, cô giáo khoa văn thư – lưu trữ đặc biệt giảng viên Trịnh Thị Kim Oanh hướng dẫn tận tình để hoàn thành tốt đợt kiến tập Song kiến thức hạn chế nên báo cáo nhiều thiếu xót mong góp ý thầy, cô giáo khoa Văn thư – lưu trữ Trường Đại học Nội vụ hà Nội để báo cáo tốt Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 23 tháng năm 2016 Sinh viên Trần Phương Thảo Sinh viên: Trần Phương Thảo 34 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ D PHỤ LỤC Phụ lục CHỦ TỊCH UBND PHƯỜNG PHÓ CHỦ TỊCH Văn phòng Thống kê Phòng Tư phápHộ tịch Sinh viên: Trần Phương Thảo Phòng Văn hóaXã hội Phòng Tài chínhKế toán Phòng Địa xây dựng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục Mẫu dấu đến Hình ảnh Hình ảnh Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục Sổ đăng kí văn đến Hình ảnh Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Hình ảnh Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Sổ đăng ký văn Hình ảnh Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Hình ảnh Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Một số hình ảnh nơi làm việc Hình ảnh Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Hình ảnh Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục số MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU UBND phường Nông Tiến Văn phòng – thống kê CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ……., ngày… tháng……năm…… MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU STT Tiêu đề hồ sơ Thời gian tài liệu Thời hạn bảo quản Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Tổng cộng Mục lục có:…………… (viết chữ) hồ sơ Ngày … tháng … năm… Ngày … tháng … năm… Họ tên, chức vụ, chữ ký Lưu trữ quan Họ tên, chức vụ, chữ ký lãnh đạo đơn vị Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục Một số hình ảnh kho lưu trữ UBND phường Nông Tiến Hình ảnh Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Hình ảnh Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/NĐ- CP ngày 01/4/2009 ngày 24/8/2001 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ- CP quản lý sử dụng dấu Văn hợp số 01.VBHN- BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ công tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/11/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dân quản lý văn đi, đến lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Thông tư số 09/2007/TT- BNV ngày 26/11/2007/ Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dân xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Công văn số 283/VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 Cục VTLTNN việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành 10 Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội Sinh viên: Trần Phương Thảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT UBND HĐND Sinh viên: Trần Phương Thảo NGHĨA Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A