THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN KIM ĐỘNG

MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 3 1.1. Tóm tắt lịch sử hình thành của Ủy ban nhân dân huyện Kim Động. 3 1.2. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Kim Động. 3 1.2.1. Nhiệm vụ và quyền hạn 3 1.3.Tình hình tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của UBND huyện Kim Động. 9 1.3.1. Tình hình tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Kim Động. 9 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng HĐND và UBND huyện Kim Động 9 1.3.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Kim Động 11 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN KIM ĐỘNG 17 2.1 Thực trạng hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ trongcông tác văn thư của UBND huyện Kim Động. 17 2.2. Thực trạng hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ trong công tác lưu trữ của UBND huyện Kim Động. 27 CHƯƠNG III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ. 33 3.1. Báo cáo tóm tắt về nhuwngc công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được: 33 3.2. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác văn thư – lưu trữ của UBND huyện Kim Động. 33 3.3 Một số khuyến nghị 35 3.4. Kết luận: 38 PHỤ LỤC

MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC A LỜI MỞ ĐẦU B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Tóm tắt lịch sử hình thành Ủy ban nhân dân huyện Kim Động 1.2 Chức nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Kim Động 1.2.1 Nhiệm vụ quyền hạn 1.3.Tình hình tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư- lưu trữ UBND huyện Kim Động 1.3.1 Tình hình tổ chức văn phòng HĐND UBND huyện Kim Động .9 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn văn phòng HĐND UBND huyện Kim Động 1.3.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND UBND huyện Kim Động 11 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 17 CỦA UBND HUYỆN KIM ĐỘNG 17 2.1 Thực trạng hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ trongcông tác văn thư UBND huyện Kim Động 17 2.2 Thực trạng hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ UBND huyện Kim Động 27 CH ƯƠNG III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 33 3.1 Báo cáo tóm tắt nhuwngc công việc làm thời gian thực tập kết đạt được: .33 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Kim Động 33 3.3 Một số khuyến nghị 35 3.4 Kết luận: 38 PHỤ LỤC 40 PHỤ LỤC A LỜI MỞ ĐẦU Văn thư lưu trữ công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thơng qua văn tài liệu Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Vì vậy, Đảng nhà nước ta, đặc biệt Chủ tịch Hồ Chí Minh ln đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Đối với quan, tổ chức, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Sau hoàn thành xong chương trình học lý thuyết cho sinh viên ngành văn thư lưu trữ tôi, trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội phối hợp quan tổ chức nhà nước tạo điều kiện cho sinh viên xâm nhập thực tế để học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp cách tổ chức đợt thực tập kéo dài tuần cho sinh viên Đợt thực tập tốt nghiệp có vai trò quan trọng khơng với q trình học tập mà với q trình làm việc HSSV sau Kết thực tập tốt nghiệp tính điểm môn học Điều quan trọng đợt thực tập giúp HSSV tiếp cận với nghề nghiệp mà HSSV lựa chọn Các hoạt động thực tiễn thêm lần giúp HSSV hiểu làm công việc sau trường có thực phù hợp với cơng việc hay khơng? Q trình áp dụng kiến thức học nhà trường vào thực tế công việc giúp HSSV nhận biết điểm mạnh, điểm yếu cần trang bị thêm kiến thức, kỹ để đáp ứng nhu cầu cơng việc Thực tế, chương trình đào tạo nhà trường dần tiến tới phù hợp với thực tế phát triển ngành nghề theo xu hướng nay, thường kiến thức nhà trường chủ yếu lý thuyết, yếu tố thực tế chưa nhiều Vì thế, đợt thực tập trở nên cần thiết HSSV Những trải nghiệm ban đầu khiến HSSV tự tin sau trường tìm việc, giúp HSSV khơng q mơ mộng ảo tưởng dẫn đến thất vọng thực tế làm Được đồng ý nhà trường tiếp nhận UBND huyện Kim Động, tơi có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương nêu Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế với hợp tác lý luận chuyên môn mà rút từ đợt thực tập vừa qua Báo cáo gồm chương: Chương I: Giới thiệu vài nét quan tổ chức Chương II: thực trạng công tác văn thư- lưu trữ quan, tổ chức Chương III: Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất, khuyến nghị Trong trình thực tập, tơi thực trình tự, đầy đủ nội dung mà đợt thực tập đề thực báo cáo Để hoàn thành đợt thực tập báo cáo mình, ngồi việc thầy cô giáo trang bị kiến thức học lớp nhận giúp đỡ, quan tâm, tạo điều kiện thuận lợi cán quan, đặc biệt giúp đỡ tận tình cán văn thư- lưu trữ nơi thực tập; Sự nỗ lực cố gắng học hỏi phấn đấu thân, khắc phục khó khăn để hồn thành tốt nhiệm vụ thực tập Tuy nhiên, kiến thức thân hạn chế, khả lý luận chưa cao, kinh nghiệm chưa nhiều nên q trình làm báo cáo chắn khơng tránh khỏi thiếu sót chưa thật đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường Kính mong q Thầy Cơ quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ Xin trân thành cảm ơn ! Kim Động, ngày tháng năm Sinh viên ĐỖ THỊ NGỌC HÂN B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Tóm tắt lịch sử hình thành Ủy ban nhân dân huyện Kim Động Vào kỷ đầu công nguyên, Kim Động thuộc huyện Giao Chỉ, thời nhà Đinh có tên Đằng Châu, thời nhà Trần có tên Kim Động Ngày 24 tháng năm 1979, theo Quyết định số 70/CP Hội đồng Chính phủ, huyện Kim Động sáp nhập với huyện Ân Thi thành huyện Kim Thi, thuộc tỉnh Hải Hưng Sau 17 năm hợp nhất, đến tháng năm 1996 thực Nghị định số 05/NĐ-CP ngày 27/01/1996 Thủ tướng Chính phủ, huyện Kim Thi tách thành hai huyện Kim Động Ân Thi trước 1.2 Chức nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Kim Động Ủy Ban nhân dân huyện Kim Động quan hành nhà nước đặt trụ sở Bằng Ngang, thị trấn Lương Bằng, tỉnh Hưng Yên Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.2.1 Nhiệm vụ quyền hạn Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, cơng trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thơng tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý công trình cơng cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hố - thơng tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hố gia đình; Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; Tổ chức thực bảo vệ mơi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt; Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tơn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo, theo không theo tôn giáo công dân địa phương; Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tơn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tơn giáo để làm trái quy định pháp luật sách Nhà nước theo quy định pháp luật Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp; Tổ chức thực đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn; Tổ chức, đạo thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật; Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra, tra nhà nước; tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân; hướng dẫn, đạo cơng tác hồ giải xã, thị trấn Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật; Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp theo hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp trên; Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp Uỷ ban nhân dân cấp trên; Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện; Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình cấp xem xét, định 1.3.Tình hình tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư- lưu trữ UBND huyện Kim Động 1.3.1 Tình hình tổ chức văn phòng HĐND UBND huyện Kim Động Văn phòng máy giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực chức nhiệm vụ quan Là quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện, Văn phòng HĐND & UBND huyện Kim Động chịu điều hành trực tiếp, toàn diện Thường trực HĐND UBND huyện Văn phòng máy điều hành tổng hợp, tham mưu giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch; mắt xích mối quan hệ cơng tác UBND huyện Vì Văn phòng có vai trò trọng điểm, cần thiết UBND huyện Văn phòng làm việc khoa học giúp UBND huyện hoạt động có hiệu Thấy rõ điều nên UBND huyện đặc biệt quan tâm đến phát triển Văn phòng, xây dựng máy văn phòng gồm đầy đủ biên chế nhân sự, điều kiện trang thiết bị làm việc đạt hiệu Văn phòng HĐND &UBND huyện Kim Động hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, có dấu tài khoản riêng đảm bảo tư cách pháp nhân 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn văn phòng HĐND UBND huyện Kim Động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Kim Động quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Kim Động, có chức tham mưu, tổng hợp cho Ủy ban nhân dân hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân đạo, điều hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế Phần đăng ký văn đi: Phần đăng ký văn trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký Ngày hiệu tháng văn văn (1) (2) Tên loại trích yếu nội Người ký dung văn (3) (4) Nơi Đơn vị, nhận người văn nhận bản (5) lưu (6) Số lượng (7) Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn chỉnh thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh Sổ chuyển giao văn in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm Mẫu bìa sổ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIM ĐỘNG *********** SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Năm: …… Từ ngày … đến ngày .… Quyển số: …… Phần đăng ký chuyển giao văn : Phần đăng ký chuyển giao văn 26 Ghi (8) đến trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển (1) Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký Ghi (3) nhận (4) (5) (2) Bước 5: Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản; gốc lưu văn thư quan lưu hồ sơ Bản lưu văn văn thư quan phải xếp theo thứ tự đăng ký Đặc biệt việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Có thể thấy văn quan nói chung, Văn phòng nói riêng sở pháp lý quan trọng, thông tin phản ánh trách nhiệm, nhiệm vụ mà quan quan tâm, giải Việc quản lý văn góp phần đảm bảo yêu cầu thông tin cho quản lý, cho định biểu hiệu giải công việc cụ thể quan Do đó, cần quan tâm công tác quản lý văn Văn phòng UBND huyện để nâng cao hiệu định hành 2.2 Thực trạng hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ UBND huyện Kim Động Đối với công tác lưu trữ UBND huyện Kim Động, có 01 cán văn thư kiêm lưu trữ có trình độ đại học trường Đại học Sao Đỏ UBND huyện cử cán văn thư tham dự lớp tập huấn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Tuy nhiên, việc ứng dụng thực tế hạn chế hiệu chưa cao điều kiện kinh phí hạn chế nên trang bị chưa đầy đủ thiết bị Chỉ có giá, cặp, hộp, bìa hồ sơ Còn dụng cụ để bảo quản tài liệu máy hút bụi, điều hòa chưa có UBND huyện Kim Động quan hành Nhà nước quản lý đạo 27 chung mặt kinh tế, trị địa bàn toàn huyện, nên trình hoạt động sản sinh khối tài liệu lớn tài liệu quản lý Nhà nước (tài liệu hành chính), số tài liệu khoa học kỹ thuật cơng trình xây dựng bản, khơng có tài liệu nghe nhìn Hiện nay, số lượng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ huyện bao gồm 31 mét giá, tương đương với 3.280 hồ sơ/đơn vị bảo quản Đa số tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh, lên danh mục hồ sơ bỏ vào hộp đưa lên giá Về số lượng phông lưu trữ: Hiện Kho lưu trữ UBND huyện Kim Động bảo quản 13 phơng lưu trữ có 01 phơng lưu trữ HĐND UBND huyện Kim Động (phông mở) 12 phông lưu trữ quan, khối xã thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện chỉnh lý hoàn chỉnh Về thành phần tài liệu Phông lưu trữ UBND huyện Kim Động: Là phông lưu trữ mở, tài liệu phông chủ yếu văn sản sinh trình hoạt động UBND huyện Khối tài liệu hình thành từ tháng 8/1981 Thành phần tài liệu phông gồm: Tài liệu đạo, lãnh đạo Chính phủ, Bộ - Ngành Trung ương, HĐND, UBND Sở - Ngành tỉnh gửi đến; tài liệu HĐND UBND huyện sản sinh q trình hoạt động; tài liệu Phòng, Ban huyện HĐND, UBND xã gửi lên Thực trạng vật lý tài liệu Trong khối tài liệu tài liệu từ năm 1990 trở trước sản xuất chất liệu giấy rơm độ bền thấp nên số tài liệu chữ mờ khó đọc dễ bị rách, Còn khối lượng tài liệu từ năm 1990 trở sau tài liệu sản xuất chất liệu giấy tốt độ bền cao, kỹ thuật đại nên tài liệu trình bày thẩm mỹ, thể thức bảo đảm cho việc lưu trữ lâu dài sau.Tình hình tài liệu từ năm 1981 đến 1990 bị thất lạc, mát nhiều Nguyên nhân: Do UBND huyện chưa có quan tâm mức đến cơng tác lưu trữ như: chưa bố trí cán làm chun trách cơng tác lưu trữ, chưa có quan tâm đạo công tác lưu trữ đến cán quan, mặt khác nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa đắn Khối tài liệu từ 1991 đến tương đối đầy đủ 28 Nhìn chung tài liệu Kho lưu trữ UBND huyện bảo quản tương đối tốt Tài liệu tiến hành biện pháp nghiệp vụ, cụ thể như: Đã chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu từ năm 1981 đến 2005 Về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ quan quan tâm tổ chức thường xuyên, hàng năm vào quý I năm sau, cán lưu trữ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu từ phòng lãnh đạo HĐND, UBND, Văn phòng phận tham mưu giúp việc Nhìn chung, tài liệu thu từ phòng, phận lập hồ sơ theo việc, vấn đề Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu như: tài liệu chưa xếp khoa học, chưa biên mục hồ sơ thành phần tài liệu nhiều hồ sơ thiếu khơng tìm tài liệu bổ sung tình trạng giữ lâu tài liệu phận UBND huyện hàng năm ban hành danh mục quan nguồn nộp lưu tài liệu vào Kho Lưu trữ huyện Đây sở pháp lý quan trọng để tổ chức thực công tác thu thập, bổ sung tài liệu huyện Nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu: HĐND huyện, lãnh đạo UBND huyện, cá nhân, phận thuộc Văn phòng đơn vị có liên quan Đối với phông thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện bao gồm Phơng lưu trữ: Phòng Giáo dục, Phòng Y tế, Phòng TC-KH, Phòng Tài ngun-Mơi trường, tra huyện, Viện kiểm sát nhân dân huyện, Bảo hiểm xã hội huyện, Phòng Nội vụ Lao động xã hội xã địa bàn huyện Nội dung tài liệu phông sở lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng dựa theo chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị sở phương án phân loại xác định, tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh Đa số tài liệu quan, xã thuộc nguồn nộp tiếp nhận tài liệu lưu trữ từ quan, đơn vị, cán lưu trữ lập biên giao nhận tài liệu, có ký giao nhận quan Kho lưu trữ huyện sở danh mục hồ sơ nộp lưu quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu lập Việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử nhìn chung theo quy định Nhà nước Ngoài ra, hàng năm UBND huyện có kế hoạch nộp lưu tài liệu năm quan, đơn vị 29 Công tác xác định giá trị tiến hành giai đoạn (đối với tài liệu lập hồ sơ): thứ xác định giá trị tài liệu lưu trữ hành thứ hai lưu trữ cố định Song song với việc thành lập Kho Lưu trữ, Hội đồng xác định giá trị tài liệu Kho lưu trữ UBND huyện Kim Động lập theo định số 28/QĐ- UB ngày 15/8/1997 UBND huyện, thành phần Hội đồng gồm: Thủ trưởng quan (Chánh Văn phòng), cán chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ cán phận có tài liệu chỉnh lý UBND huyện ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ, sở việc xác định giá trị q trình chỉnh lý xác hiệu Nhìn chung cơng tác xác định giá trị tài liệu Kho lưu trữ UBND huyện tiến hành nghiệp vụ Tuy nhiên, việc xác định giá trị cho hồ sơ chưa có thời hạn cụ thể, dừng lại mức: Vĩnh viễn, lâu dài tạm thời Trong đó, việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa quy định năm cho hồ sơ, tạm thời năm loại bỏ hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Ngồi ra, q trình chỉnh lý tài liệu số tài liệu khơng có giá trị, bao hàm, trùng thừa, hết giá trị thống kê lập danh mục đề nghị Trung tâm lưu trữ tỉnh thẩm tra cho ý kiến tiêu hủy theo quy định điều 12 Nghị định 111/2004/NĐ-CP Chính phủ Tài liệu lưu trữ quan chỉnh lý kịp thời hoàn chỉnh; kết thúc năm công tác, cán lưu trữ tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu từ phận, cá nhân sở tổ chức phân loại dựa phương án lựa chọn Tại UBND huyện Kim Động, phương án chọn để phân loại tài liệu lưu trữ Văn phòng HĐND UBND huyện Kim Động phương án Thời gian - Mặt hoạt động Với phương án phân loại áp dụng trình hoạt động cấu tổ chức UBND huyện thay đổi, chức nhiệm vụ đơn vị , tổ chức không rõ ràng, chồng chéo lẫn Cho nên phương án phương án phân loại tối ưu nhất, phản ánh lịch sử đơn vị hình thành phơng theo mặt hoạt động có khả tập trung thành hệ thống tài liệu mặt công tác đơn vị hình thành phơng Phương án thống dùng để phân loại Phông lưu trữ UBND huyện, nhiên hàng năm 30 bổ sung số mặt hoạt động phát sinh năm Nhìn chung, việc phân loại tài liệu lưu trữ cán lưu trữ chuyên trách đảm nhận Sau thu thập tài liệu hồ sơ, tài liệu từ phận quan chưa lập hồ sơ, nộp vào lưu trữ cán lưu trữ tổ chức hoàn chỉnh (đối với tài liệu lập hồ sơ) lập hồ sơ theo phương án chọn Công tác thống kê lưu trữ: Công tác Thống kê công việc diễn thường xuyên Kho lưu trữ bao gồm : thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản, công cụ tra cứu Kho lưu trữ UBND huyện Kim Động tài liệu lưu trữ thống kê chủ yếu mục lục hồ sơ (đối với tài liệu lập hồ sơ), cặp ba dây (đối với tài liệu chưa lập hồ sơ) Mục lục hồ sơ lập theo năm theo Phông lưu trữ cụ thể Tài liệu sau chỉnh lý hệ thống hóa, thống kê, bỏ vào hộp xếp gọn gàng ngăn nắp theo tiêu chí đế giúp cho việc tra cứu thuận tiện nhanh chóng Tại Kho lưu trữ UBND huyện xây dựng sổ đăng ký mục lục hồ sơ, phương tiện thống kê khác chưa xây dựng Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: UBND huyện Kim Động bố trí 01 phòng trụ sở làm việc UBND huyện làm Kho lưu trữ, với diện tích Kho 30m2 trang bị đầy đủ giá, tủ, hộp để đựng tài liệu (6 giá đôi đựng tài liệu với chiều dài 64m, tủ trưng bày tư liệu nhiều cặp ba dây), bình chữa cháy… đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu Tuy phòng kho chưa trang bị máy điều hòáy hút bụi cán lưu trữ có kiểm tra,vệ sinh kho tàng thường xuyên nhằm tránh cho tài liệu bị mối mọt, chuột gặm nhấm, mà tài liệu bảo quản tương đối tốt Hàng năm, quan hợp đồng với Trung tâm côn trùng tổ chức xông trừ mối kho lưu trữ, cửa sổ cửa Kho lưu trữ làm cửa kính màu, có rèm kéo cẩn thận, tránh tác động ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào tài liệu Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu: Kho Lưu trữ UBND huyện Kim Động xây dựng quy chế sử dụng tài liệu nội quy mượn tài liệu Kho Lưu trữ Trong có quy định rõ trách nhiệm, quyền người 31 cung cấp tài liệu người sử dụng tài liệu Có nhiều loại hình tổ chức sử dụng tài liệu, yêu cầu độc giả việc sử dụng tài liệu Kho lưu trữ huyện không đáng kể nên chưa áp dụng hình thức tổ chức sử dụng lý thuyết học Hình thức tổ chức sử dụng chủ yếu là: Tài liệu thường cung cấp dạng Photocopy y chính, khơng cho mượn chính, trường hợp cần để làm việc đem cơng chứng phải làm phiếu mượn tài liệu nêu mục đích mượn tài liệu, tài liệu cần mượn thời gian sử dụng, có ý kiến phê duyệt Lãnh đạo Văn phòng cán lưu trữ cung cấp Thực tế Kho lưu trữ UBND huyện Kim Động xây dựng công cụ tra cứu mục lục hồ sơ Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào tra tìm tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ huyện chưa thực Trong năm 2008, 2009 Kho lưu trữ UBND huyện cung cấp tài liệu cho 394 lượt người, số lượng tài liệu đưa sử dụng 400 văn số hồ sơ Nhìn chung công tác tổ chức sử dụng tài liệu Kho lưu trữ UBND huyện Kim Động dần vào nề nếp, chưa xây dựng công cụ tra cứu khoa học chưa bố trí trang thiết bị đầy đủ cho công tác này, với lòng nhiệt tình, tận tụy phục vụ cán lưu trữ, nên công tác tổ chức tra cứu tài liệu nhanh chóng Cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu kho lưu trữ UBND huyện Kim Động đơn giản chưa có phòng đọc riêng, số lượng độc giả khai thác sử dụng không nhiều, chủ yếu phục vụ yêu cầu lãnh đạo cấp ủy, cán làm công tác nghiên cứu tổng hợp, lấy tư liệu lịch sử muốn tham khảo đáp ứng theo yêu cầu 32 CH ƯƠNG III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt nhuwngc cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt được: Trong thời gian thực tập vừa qua, cá nhân giao làm số công việc định trực văn phòng, tiếp nhận vào sổ văn đi, văn đến, ghi vào dấu đến sổ theo dõi văn đến, đóng dấu lên văn UBND ban hành, tìm tài liệu phòng yêu cầu năm trước, chỉnh lý hoàn thiện hồ sơ định chủ tịch UBND,… Kết đạt được: Thực tốt nhiệm vụ giao thời gian thực tập Hoàn chỉnh nhiều tập hồ sơ vào kho lưu trữ quan,… 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Kim Động Lãnh đạo quan cần có nhìn đắn vị trí, vai trò cơng tác văn thư Trên sở cần quan tâm đạo, lãnh đạo, đạo sâu sát nên có đầu tư theo nhu cầu công tác văn thư Nếu quan tâm thích đáng vào cơng tác phát huy hiệu tốt cho việc theo dõi tiến độ giải công việc Tạo điều kiện để cán bộ, công chức làm công tác văn thư nâng cao trình độ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Thường xuyên giáo dục tinh thần tự giác, tính tổ chức kỹ luật cao để tất cán bộ, công chức thực tốt công tác văn thư Cán văn thư cần tăng cường việc học tập tự học nhằm bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công tác cần nêu cao tinh thần trách nhiệm trước nhiệm vụ giao, không nên tránh né, đùn đẩy trách nhiệm Quản lý tốt phương tiện thực công tác văn thư sử dụng, quản lý tốt dấu quan, trách nhiệm cán làm công tác văn thư Cải cách lề lối làm việc cách có khoa học, đại Có quy chế cơng tác văn thư đơn vị 33 Nâng cao chất lượng quản lý tài liệu, đạo chặt chẽ việc giữ gìn tài liệu, giảm bớt giấy tờ khơng hiệu lực pháp luật đơn vị Sắp xếp, tổ chức bố trí cán bộ, cơng chức làm cơng tác văn thư ổn định, ý đào tạo chuyên sâu, bố trí cán cơng chức có lực, có kinh nghiệm để tích lũy kinh nghiệm cơng tác văn thư, xây dựng mối quan hệ đồng quan để có nhận thức đắn cơng tác văn thư trách nhiệm chung, có cán bộ, cơng chức làm cơng tác văn thư có trách nhiệm Xây dựng quy chế cơng tác văn thư từ phân cơng trách nhiệm rõ ràng vị tríđể thành viên có trách nhiệm công việc Đầu tư sở vật chất, tăng cường trang bị sở vật chất yêu cầu cấp thiết, bao gồm việc tăng cường máy tính để bước áp dụng chương trình quản lý đến khai thác tài liệu dễ dàng thuận tiện, bước đáp ứng u cầu tình hình mới, cần có kế hoạch cấp kinh phí hàng năm cho việc tu sửa thiết bị cấp thiết bị hết hạn sử dụng Phải quan tâm đến chế độ khen thưởng cho cán bộ, nhân viên văn phòng họ hoạt động tốt, đạt nhiều thành tích, mặt khác cần phải có chế độ xử lý nghiêm hành vi vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp quan (nếu có) UBND huyện cần tăng cường việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm có lực công việc Đào tạo đội ngũ cán trẻ thường xuyên cử cán văn thư học chuyên mơn để ngày nắm vững nghiệp vụ q trình giải cơng việc có khoa học đạt hiệu cao nhất, nhanh Thường xuyên đưa cán làm công tác văn thư đào tạo lớp ngắn hạn, dài hạn điểm trường Đào tạo đội ngũ văn thư lâu dài nhằm tạo thống nghiệp vụ công tác văn thư, giúp cho việc quản lý văn bản, soạn thảo văn bản, tài liệu, bảo quản tài liệu qui định Phải có kế hoạch, 34 huy hoạch đưa cán đào tạo, bồi dưỡng kế thừa cho công tác văn thư cần thiết Bồi dưỡng cán làm cơng tác văn thư có trình độ chun mơn cao, trình độ ngoại ngữ đủ nắm bắt thơng tin, kịp thời, xác Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc 3.3 Một số khuyến nghị • Đối với quan tổ chức Các biện pháp soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký: Người làm cơng tác văn thư muốn hồn thành tốt nhiệm giao nói chung, soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác để trình ký nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thơng tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chun mơn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác Hiện công tác văn thư thực theo: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ việc Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thơng tin hoạt động UBND huyện, lĩnh vực mà phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, phận chuyên trách hoạt động UBND huyện Phải thật nhạy bén, động, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp 35 Điều đặc biệt quan trọng phải nắm vững quy trình, bố cục văn mà muốn soạn thảo • Đối với mơn văn thư, lưu trữ, khoa, trường Văn thư lưu trữ công việc thiếu quan hành nhà nước nói chung trường học nói riêng Vai trò cơng tác văn thư lưu trữ cơng tác quản lý hành nhà nước quan trọng Từ việc đạo, điều hành, định đến việc thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành, sử dụng lưu trữ văn bản.Với tính chất đặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, đạo trường học phải thận trọng, tỷ mỷ, ngăn nắp; phải biết xếp, phân loại xử lý văn nhận cách khoa học, nhanh chóng xác giúp hiệu trưởng nắm bắt kịp thời thơng tin để có hướng giải quyết, thực cách xác kịp thời nhằm giúp nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ,việc lưu trữ soạn thảo văn việc làm thiếu trường học nói riêng quan hành nhà nước nói chung Các hồ sơ, tài liệu, văn lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Công việc nhà trường tiến hành nhanh hay chậm, xác hay khơng việc tiếp nhận soạn thảo văn có làm tốt hay khơng, việc lưu trữ có cẩn thận, ngăn nắp, khoa học hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu,văn góp phần thúc đẩy thực tốt cơng tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn Thu thập xử lý thông tin việc làm thường xuyên trường học nói chung trường đại học Nội Vụ Hà Nội nói riêng, hiệu trưởng trường học muốn quản lý tốt hoạt động nhà trường cách kịp thời cần phải có thơng tin xác, phải đảm bảo tính thực tiễn cách tồn diện Do cơng tác văn thư lưu trữ hồ sơ phải coi trọng Công tác văn thư hành đảm bảo thực tốt giúp cho lãnh đạo nhà trường thực nhiệm vụ quản lý nhà trường theo quan điểm, đường lối, sách 36 Đảng, pháp luật nhà nước, nâng cao chất lượng giáo dục theo mục tiêu ngành đề Ý thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng cơng tác văn thư hành nhà trường nên q trình cơng tác chúng tơi ln tìm tòi, cải tiến cơng tác,tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao cơng tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Do trường Đại học Nội Vụ Hà Nội trường chuyên đào tạo văn thư lưu trữ đứng đầu nước nên công tác văn thư lưu trữ nhà trường đầy đủ xác theo qui định pháp luật Nhà trường có đội ngũ CB-GVCNV nhà trường động, nhiệt tình, có lực trình độ chun mơn, có ý thức học tập vươn lên hoàn thành nhiệm vụ giao Cơ sở vật chất nhà trường đáp ứng tương đối đầy đủ cho công tác quản lý, đào tạo Hiện công tác văn thư lưu trữ nhà trường vào nề nếp, đáp ứng nhu cầu công tác quản lý, đào tạo hoạt động khác nhà trường nhờ biết ứng dụng công nghệ thông tin khai thác tốt mạnh sẵn có nhà trường Tuy nhiên, nhiều vấn đề nan giải cho người làm công tác văn thư lưu trữ cách soạn thảo văn yêu cầu, thể thức trình bày, đầy đủ nội dung xác; cách lưu trữ văn khoa học, dễ tìm kiếm có việc cần Chính vấn đề nêu thúc đẩy chúng tơi tìm kiếm giải pháp để thực cách nhanh chóng hiệu để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao chia với đồng nghiệp, tiến Để cơng tác văn thư lưu trữ đạt hiệu đòi hỏi cá nhân cán văn thư phải vận dụng linh hoạt, sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế nơi cơng tác Cần tạo mơi trường làm việc thoải mái, tránh tạo áp lực cho thân, biến khó thành dễ để cơng việc thực trôi chảy, thời gian Phối hợp tốt với đoàn thể nhà trường để giúp hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Áp lực công việc người làm công tác văn thư lưu trữ lớn, đòi hỏi người làm cơng tác phải thật bình tĩnh trước việc để đưa 37 giải pháp tháo gỡ khó khăn; có phương pháp làm việc khoa học, cẩn thận, thao tác nhanh chóng xác Cần giao lưu, học tập, trao đổi kinh nghiệm với đồng nghiệp trường bạn Nâng cao trình độ tin học để ứng dụng tốt công nghệ thôngtin công tác văn thư lưu trữ Cần có lãnh đạo, đạo kịp thời, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, chấnchỉnh, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc Ban lãnh đạo tác văn thư lưu trữ Mạnh dạn đề xuất, kiến nghị, đóng góp ý kiến để cơng tác văn thư lưu trữ nhà trường đạt hiệu cao Công tác văn thư lưu trữ công việc thiếu hoạt động quan hành nhà nước nói chung trường học nói riêng Nội dung công tác văn thư lưu trữ gồm nhiều công việc liên quan đến nhiều người, nhiều phận; công việc thường xuyên liên tục đòi hỏi người làm cơng tác văn thư lưu trữ khơng ngừng học tập nâng cao trình độ chun mơn, trình độ tin học; ln nghiên cứu, tìm tòi giải pháp mới, vận dụng vào thực tế công tác 3.4 Kết luận: Qua thời gian thực tập UBND huyện Kim Động, thời gian không nhiều cá nhân rút nhiều học bổ ích cho thân Lý thuyết sách cần thực tiễn cơng việc làm thứ ta học sách vở, khơng có nghĩa thực tế phải làm y chang sách Lý thuyết dài khó hiểu áp dụng thực khơng khó mà điều quan trọng sinh viên nói chung cá nhân tơi nói riêng cố gắng học tập, học hỏi đặc biệt nỗ lực phấn đấu khắc phục khó khăn để hồn thành tốt cơng việc Khi lớp học bạn khơng giỏi khơng có nghĩa sống bạn khơng làm việc Tùy thuộc vào cố gắng thân người Bản thân người học chưa giỏi áp dụng vào thực tế lúc đầu lúng túng Nhưng sau dẫn tích cực học hỏi việc áp dụng thực tế tơi tự cảm thấy làm tốt cơng việc cán phòng ban mà thực tập đánh giá tốt ngợi khen, khích lệ, động viên 38 Và cán văn thư quan nói “ em có cố gắng làm tốt” tơi thấy tự tin khơng tự ti khả Khi thực tập, tơi làm tất công việc cán văn thư lưu trữ đóng dấu, ghi số ngày tháng văn bản, tiếp nhận, xé bì văn bản, vào sổ văn bản, thu thập bổ sung văn vào hồ sơ lưu trữ, Tơi nhận thấy tự tin để thức làm cơng việc mà chọn lựa Tơi thiết nghĩ cần phải cố gắng nỗ lực phấn đấu học tập rèn luyện để hoà nhập theo kịp phát triển đáp ứng yêu cầu ngày cao xã hội văn minh, đại ngày nay! 39 PHỤ LỤC Ủy ban nhân dân huyện Kim Động 40 ... tất lĩnh vực đời sống xã hội Vì vậy, Đảng nhà nước ta, đặc biệt Chủ tịch Hồ Chí Minh ln đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Đối với quan, tổ chức, công tác văn... lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài... khó khăn để hồn thành tốt nhiệm vụ thực tập Tuy nhiên, kiến thức thân hạn chế, khả lý luận chưa cao, kinh nghiệm chưa nhiều nên q trình làm báo cáo chắn khơng tránh khỏi thiếu sót chưa thật đầy