Thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ tại UBND huyện Đà Bắc

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN ĐÀ BẮC 4 1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đà Bắc 4 1.1 Giới thiệu chung về huyện Đà Bắc 4 1.2. Chức năng của UBND huyện Đà Bắc 5 1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Đà Bắc 5 1.3.1. Trong lĩnh vực kinh tế 5 1.3.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai 6 1.3.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp 6 1.3.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 6 1.3.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch 6 1.3.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao 7 1.3.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường 7 1.3.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội 7 1.3.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo 8 1.3.10. Trong việc thi hành pháp luật 8 1.3.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính 8 1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đà Bắc 9 2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan. 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở UBND HUYỆN ĐÀ BẮC 17 2.1. Hoạt động quản lý 17 2.1.1 Quản lý chỉ đạo công tác văn thưlưu trữ 17 2.1.2 Tuyên truyền, phổ biến, xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, quy định về công tác Văn thư Lưu trữ. 18 2.1.3. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ. 21 2.1.4. Thanh tra, kiểm tra 21 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 22 2.2.1 Công tác soạn thảo văn bản 22 2.2.2 Quản lý văn bản. 26 2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu: 30 2.2.4 Lập hồ sơ hiện hành 31 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND HUYỆN ĐÀ BẮC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ. 32 3.1. Báo cáo kết quả thực tập tại UBND huyện Đà Bắc 32 3.1.1. Về công tác văn thư 32 3.1.2.Về công tác lưu trữ 33 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 33 3.3 Một số khuyến nghị 37 C. PHẦN KẾT LUẬN 39 D. PHỤ LỤC 40  

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN ĐÀ BẮC Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện Đà Bắc .4 1.1 Giới thiệu chung huyện Đà Bắc 1.2 Chức UBND huyện Đà Bắc .5 1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Đà Bắc 1.3.1 Trong lĩnh vực kinh tế 1.3.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai6 1.3.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp .6 1.3.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 1.3.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch 1.3.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao 1.3.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường 1.3.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội 1.3.9 Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo 1.3.10 Trong việc thi hành pháp luật 1.3.11 Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành 1.4 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Đà Bắc Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ quan 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ Ở UBND HUYỆN ĐÀ BẮC 17 2.1 Hoạt động quản lý 17 2.1.1 Quản lý đạo công tác văn thư-lưu trữ 17 Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.2 Tuyên truyền, phổ biến, xây dựng, ban hành văn đạo, quy định công tác Văn thư - Lưu trữ .18 2.1.3 Đào tạo, bồi dưỡng nhân làm công tác văn thư - lưu trữ 21 2.1.4 Thanh tra, kiểm tra 21 2.2 Hoạt động nghiệp vụ .22 2.2.1 Công tác soạn thảo văn 22 2.2.2 Quản lý văn 26 2.2.3 Quản lý sử dụng dấu: 30 2.2.4 Lập hồ sơ hành 31 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND HUYỆN ĐÀ BẮC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 32 3.1 Báo cáo kết thực tập UBND huyện Đà Bắc 32 3.1.1 Về công tác văn thư 32 3.1.2.Về công tác lưu trữ .33 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 33 3.3 Một số khuyến nghị 37 C PHẦN KẾT LUẬN .39 D PHỤ LỤC 40 Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác văn thư, lưu trữ mặt hoạt động máy quản lý, gắn liền với hoạt động quan, tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc quan, tổ chức Làm tốt công tác văn thư góp phần đảm bảo đủ thơng tin cho hoạt động quản lý quan, giữ gìn đầy đủ chứng pháp lý, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác quản lý quan tạo tiền đề cho việc làm tốt công tác lưu trữ Việc tổ chức tốt công tác lưu trữ giúp quan, tổ chức lưu giữ đầy đủ cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho lãnh đạo cán trình thực công việc; đồng thời giúp cho quan, tổ chức việc khai thác thông tin tài liệu để giáo dục truyền thống cho hệ cán quan, tổng kết hoạt động rút học kinh nghiệm bổ ích quản lý, sản xuất, kinh doanh Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, thực tế công tác Văn thư - Lưu trữ quan ngày củng cố, giai đoạn hội nhập quốc tế Các khâu nghiệp vụ công tác quy định cách cụ thể Công tác Văn thư - Lưu trữ góp phần quan trọng vào cơng xây dựng bảo vệ tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia, sở để cung cấp thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử quý báu để giáo dục truyền thống cho hệ hôm mai sau Cũng điều mà cơng tác Văn thư - Lưu trữ quan, đơn vị, tổ chức ngày cần quan tâm Đặc biệt quan thực quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh UBND huyện Đà Bắc quan có tính chất đặc thù công tác Văn thư - Lưu trữ, ngồi thực cơng tác văn thư, lưu trữ quan thực chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ địa bàn tồn huyện Như vậy, cơng tác Văn thư Lưu trữ quan tâm trọng Đặc biệt, quy trình nghiệp vụ chun mơn đòi hỏi trình độ cao Đó Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở để chọn UBND huyện Đà Bắc nơi thực tập, giúp thân rút ngắn khoảng cách lý luận thực tiễn, rèn luyện kỹ nghiệp vụ, nâng cao kiến thức chuyên ngành để đảm nhiệm tốt công việc cán văn thư lưu trữ sau Được đồng ý lãnh đạo UBND huyện Đà Bắc, tiếp nhận thực tập quan từ ngày 20 tháng đến hết ngày 16 tháng năm 2017 Đợt thực tập giúp hiểu rõ thực tiễn công tác Văn thư, Lưu trữ quan UBND huyện tạo hội chủ động, độc lập trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Văn thư, Lưu trữ quan Khơng giúp nâng cao ý thức, trách nhiệm thời gian trường để làm việc tới Dưới giúp đỡ thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ nhận hướng dẫn nhiệt tình bác, cô, chú, anh, chị quan, đợt thực tập, đúc kết kinh nghiệm thực tế để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn mình, giúp tơi nhận thức rõ ràng công tác văn thư, lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ phát triển đất nước Đợt thực tập giúp nhận thiếu sót khâu nghiệp vụ chun môn, thiếu kinh nghiệm thao tác, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, từ tơi rút kinh nghiệm, khắc phục lỗ hổng kiến thức chun mơn mà chương trình lý thuyết khơng đáp ứng đủ Có thể nói, sau q trình thực tập quan, nắm vững kiến thức hơn, phục vụ cho q trình học tập trường, hồn thiện thiếu sót Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế tìm hiểu thực trạng cơng tác Văn thư- Lưu trữ so sánh đối chiếu kiến thức lý thuyết trang bị trường với thực tiễn quan Báo cáo gồm 03 chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét UBND huyện Đà Bắc Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư- Lưu trữ UBND huyện Đà Bắc Chương 3: Báo cáo kết thực tập UBND huyện Đà Bắc, tổ chức đề xuất, khuyến nghị Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong trình thực tập tơi thực trình tự, đầy đủ nội dung mà Nhà trường yêu cầu thực báo cáo Qua báo cáo cho phép gửi lời cảm ơn sâu sắc đến tồn thể thầy giáo, giáo Trường Đại học Nội vụ Hà nội đặc biệt thầy giáo cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ truyền đạt cho kiến thức qua giảng Để hoàn thành nội dung trên, ngồi kiến thức học, tơi nhận giúp đỡ, quan tâm nhiệt tình, tạo điều kiện thuận lợi Lãnh đạo UBND huyện tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức quan Đặc biệt giúp đỡ nhiệt tình cán văn thư lưu trữ Tuy nhiên kiến thức hạn chế, nên q trình làm báo cáo thiếu sót hay chưa đầy đủ nội dung theo u cầu nhà trường Kính mong q Thầy Cơ quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ Tôi xin chân thành cảm ơn ! Đà Bắc, ngày…10 tháng4 năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Vân Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN ĐÀ BẮC Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện Đà Bắc 1.1 Giới thiệu chung huyện Đà Bắc Đà Bắc huyện vùng cao tỉnh Hòa Bình, có điều kiện tự nhiên tương đối đặc thù Huyện Đà Bắc phía bắc giáp tỉnh Phú Thọ, phía tây giáp tỉnh Sơn La, phía đơng tiếp giáp thị xã Hòa Bình phía nam giáp huyện Tân Lạc, Mai Châu Huyện Đà Bắc có diện tích tự nhiên lớn tỉnh Hồ Bình diện tích đất nơng nghiệp lại chiếm tỷ lệ Tổng diện tích tự nhiên huyện 820 km2 (chiếm 17,6% tổng diện tích tự nhiên tồn tỉnh), dân số trung bình 50.960 người (chiếm 6,4% dân số tỉnh), mật độ dân số 62 người/km2 (bằng 0,4 lần mật độ dân số toàn tỉnh Trong suốt trình hình thành phát triển, qua nhiều lần tách, nhập, điều chỉnh địa giới hành chính; song Đà Bắc nhắc đến vùng đất giàu truyền thống văn hiến, kiên cường đấu tranh cách mạng, cần cù, sáng tạo lao động sản xuất Diện tích đất lâm nghiệp Đà Bắc lớn thứ hai tồn tỉnh Hồ Bình với 30.522 ha, đó, rừng tự nhiên chiếm 84,25% (25.715 ha), rừng trồng chiếm 15,75%.Ở Đà Bắc, nguồn tài ngun khống sản khơng phong phú lắm: có nguồn đá vơi, đá granít ngun liệu sản xuất vật liệu xây dựng Ngoài ra, qua khảo sát bước đầu, phát quặng bơxít phốtphorít Là nơi tiếp giáp vùng Tây Bắc Đơng Bắc Tổ quốc, Đà Bắc có giao thoa nhiều luồng văn hoá khác nhau, tạo nên đặc sắc, quyến rũ cho mảnh đất Hơn nữa, Đà Bắc có danh lam thắng cảnh hồ sông Đà, động Thác Bờ địa điểm du lịch sinh thái có sức thu hút du khách nước Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đà Bắc trở thành vùng đất có nhiều yếu tố để phát triển kinh tế, xã hội Đứng trước phát triển hội nhập đất nước, Đà Bắc vùng đất nhiều tiềm du lịch, kinh tế lại có thêm hội để phát triển Ngày cơng cơng nghiệp hố, đại hoá nhân dân Đà Bắc đứng trước hội Phát huy lợi thế, tiềm địa phương, với tinh thần cần cù lao động, chân thành mến khách, Đà Bắc với nhiều mạnh nói thu hút nhiều nguồn lực, vật lực, tài lực để trở thành địa phương phát triển kinh tế, vững mạnh an ninh trật tự an toàn xã hội miền đất du lịch hấp dẫn thành phố Hà Nội 1.2 Chức UBND huyện Đà Bắc UBND Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Đà Bắc 1.3.1 Trong lĩnh vực kinh tế - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm, trình Hội đồng nhân dân huyện thơng qua để trình UBND Thành phố Hòa Bình phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã, thị trấn; - Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, cơng trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật 1.3.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp - Tham gia với UBND Thành phố Hòa Bình việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo UBND Thành phố Hòa Bình 1.3.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thơng vận tải - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; - Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn 1.3.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn huyện; - Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn huyện Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thơng tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường mầm non, trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; - Quản lý cơng trình cơng cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; thực sách dân số kế hoạch hố gia đình 1.3.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; - Tổ chức thực bảo vệ mơi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; - Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương 1.3.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an tồn xã hội - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; - Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyệnvững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội 1.3.9 Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo - Tun truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; - Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tơn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái quy định pháp luật sách Nhà nước theo quy định pháp luật 1.3.10 Trong việc thi hành pháp luật - Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân huyện; - Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn; - Tổ chức, đạo thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật; - Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra, tra nhà nước; tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân; hướng dẫn, đạo cơng tác hồ giải xã, thị trấn 1.3.11 Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành - Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật; - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp UBND Thành phố Hà Nội; - Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện; - Quản lý, kiểm tra việc sử dụng công trình cơng cộng giao địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập cấp; việc xây dựng sử dụng cơng trình cơng cộng, điện chiếu sáng, cấp nước, giao thơng nội thị, nội thành, an tồn giao thơng, vệ sinh thị địa phương Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thứ nhất, nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, văn thư quan vai trò, vị trí, tầm quan trọng công tác văn thư-lưu trữ Muốn người có nhận thức phải tun truyền, thể tin viết ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư đăng Trang thông tin điện tửUBND huyện Đà Bắc; thể niềm tin Lãnh đạo Ủy ban công tác văn thư; quán triệt thực nghiêm túc công tác văn thư để nâng cao chất lượng công tác văn thư-lưu trữ Công chức văn thư phải tự đánh giá hoạt động công tác văn thư, n tâm cơng tác, xem cơng tác đảm nhiệm sợi đỏ xuyên suốt trình hoạt động quan, mà thiếu hoạt động quan bị đình trệ Văn thư nơi quản lý đầu vào, đầu sản phẩm làm việc quan, tổ chức Muốn sản phẩm có chất lượng, đạt u cầu văn thư phải góp phần nhiều Mỗi người có phân cơng lao động riêng, nhiệm vụ có vị trí khác Những vị trí liên kết với thành tổ chức có sức mạnh Khi nhận thức đầy đủ công tác văn thư văn thư quan tồn thể cán bộ, cơng chức nỗ lực phấn đấu để hồn thành nhiệm vụ Thứ hai, tiếp tục phổ biến đầy đủ văn liên quan đến công tác văn thư-lưu trữ UBND huyện Đà Băc Bộ Nội vụ để tồn thể cán cơng chức quan nắm cách hệ thống công tác văn thư, việc cần làm để bảo đảm hoạt động công tác văn thư vào nề nếp, ngày đạt chất lượng cao Rà soát lại hệ thống văn quy định cơng tác văn thư có hiệu lực quan có thẩm quyền; đồng thời lựa chọn phương pháp phù hợp để phổ biến văn Ngoài văn UBND quán triệt, yêu cầu đơn vị thực quy chế văn thư, quy chế lưu trữ, hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn áp dụng thống quan,đơn vị.Cần phổ biến thêm số văn liên quan đến danh mục bí mật nhà nước, văn ban hành Bảng kê hồ sơ tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền nộp lưu vào lưu trữ quan UBND cấp… Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A 34 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thứ ba, nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ cho công chức văn thư quan; rèn luyện kỹ năng, phẩm chất cần có cơng chức văn thư: Công chức văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn quy phạm pháp luật cơng tác văn thư; rèn luyện cho kỹ cần thiết để đảm bảo thực tốt u cầu cơng tác văn thư, kỹ sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại; kỹ giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, xác, phẩm chất đạo đức trị, tinh thần trách nhiệm công việc Một yêu cầu công tác văn thư phải bảo đảm bí mật văn Do đó, ngồi việc nắm vững danh mục tuyệt mật, tối mật, mật để xử lý quy trình, văn thư quan phải cẩn thận phát ngôn Thứ tư, nghiên cứu, tham mưu cho Lãnh đạo Ủy ban tiếp tục tổ chức tập huấn cơng tác văn thư, lưu trữ cho tồn Ngành; kiến nghị với UBND tối cao tổ chức tập huấn thường xuyên công tác văn thư cho văn thư quan địa phương Thời gian vừa qua, UBND huyện phối hợp với Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Hòa Bình tập huấn cơng tác văn thư, lưu trữ Tuy đạt kết định cơng chức văn thư Ủy ban chưa đáp ứng trình độ chun mơn, nghiệp vụ văn thư nên việc áp dụng vào thực tiễn gặp nhiều khó khăn, chưa đạt kết mong muốn Do đó, qua đánh giá thực trạng, mặt hạn chế, UBND huyện Đà Bắc tiếp tục phối hợp với Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh tổ chức tập huấn, chủ yếu đề cập sâu vào cơng việc làm chưa tốt, vướng mắc, khó khăn Tập huấn thực hàng năm công tác đạt yêu cầu Đồng thời, UBND tối cao cần quan tâm công tác này, thường xuyên tổ chức tập huấn cho UBND huyện để có thống thực Thứ năm, nâng cao chất lượng quản lý Lãnh đạo Văn phòng tổng hợp cơng tác văn thư Muốn công tác văn thư đạt chất lượng vai trò quản lý quan trọng, việc định hướng, đạo phải đúng, sát thực tế mang lại hiệu cao Lãnh Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A 35 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạo Văn phòng tổng hợp cần nghiên cứu sâu văn công tác văn thư, học tập rút kinh nghiệm phương pháp, cách làm hay quan, ban, ngành để tham mưu cho Lãnh đạo vận dụng quan; sâu sắc việc tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng cơng chức văn thư, khuyến khích, động viên, phân tích kịp thời để văn thư hiểu rõ vai trò, vị trí cơng tác đảm nhiệm Theo dõi chặt chẽ cơng tác văn thư, quan tâm khen ngợi kịp thời để tạo cảm hứng làm việc, đồng thời thẳng thắn phê bình để rút kinh nghiệm Thứ sáu, văn thư quan kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn chặt chẽ hơn, cương khơng đóng dấu văn thức, kỹ thuật trình bày văn Muốn thực tốt nhiệm vụ này, văn thư quan việc phải nắm vững thể thức kỹ thuật trình bày văn hướng dẫn áp dụng thống Ngành phải có lĩnh, phải đặt mục đích chất lượng văn lên hàng đầu, kịp thời trao đổi với Lãnh đạo Văn phòng để xử lý vướng mắc, khó khăn Thứ bảy, nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn TCVN 9001:2000 công tác văn thư Hệ thống quản lý chất lượng 9001:2000 áp dụng rộng rãi hiệu nhiều lĩnh vực, có lĩnh vực hành Ngày 20/6/2006, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan nhà nước Công tác văn thư hoạt động thiếu có vai trò quan trọng hành nhà nước Vì vậy, việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng công tác văn thư tất yếu khách quan, tương lai không xa bắt buộc áp dụng đồng loạt quan Nhà nước Đây vấn đề không UBND huyện nên chắn gặp khó khăn việc nghiên cứu, áp dụng Văn phòng tổng hợp phối hợp với phòng thống kê sở nghiên cứu quy định Tiêu chuẩn, thực tiễn áp dụng số quan, ban ngành, thực tiễn đơn vị để tham mưu xây dựng hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư quan gồm quy trình cụ thể như: Quy trình soạn thảo, ban hành giải văn bản; quy Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A 36 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình quản lý văn đi, đến; quy trình lập quản lý hồ sơ, nộp vào lưu trữ quan, có việc xác định giá trị thời hạn bảo quản tài liệu Thứ tám, tiếp tục đầu tư sở vật chất cho công tác văn thư Kịp thời sửa chữa máy móc hư hỏng, máy photo; cần thiết nên mua sắm máy photo đại, có chất lượng cao Đồng thời yêu cầu bên cung cấp phải hướng dẫn cụ thể cách sử dụng cho cán công chức Quy định cụ thể nơi đảm bảo cho việc in tài liệu Mật, Tối mật, Tuyệt mật, tránh xảy trường hợp lọt, lộ bí mật nhà nước thiếu sót, thiếu hiểu biết cán bộ, cơng chức Có thể khẳng định, cơng tác văn thư có vai trò quan trọng, thiếu hoạt động quan, tổ chức Do đó, việc nâng cao chất lượng công tác văn thư điều cần thiết, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quan 3.3 Một số khuyến nghị * Đối với quan, tổ chức Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến văn hành quy định công tác văn thư, lưu trữ Không ngừng quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho tất công chức, viên chức quan đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ giao Tăng cường ứng dụng công nghệ - thông tin công tác lưu trữ, triển khai phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đến sở, ngành, huyện, thành phố địa bàn tỉnh * Đối với Bộ môn Văn thư -Lưu trữ, Khoa, Trường Trường Đại học Nội vụ với giúp đỡ giảng dạy nhiệt tình thầy, giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ nói riêng thầy cô Trường, đào tạo cho nhiều hệ làm công tác văn thư lưu trữ, với kiến thức chuyên môn nghiệp vụ vững vàng Tuy vậy, tơi xin có ý kiến cá nhân để chất lượng giảng dạy nhà trường nâng cao hơn: Trong trình học tập nhà trường nên tổ chức cho sinh viên nhiều buổi ngoại khóa, thực tế cơng tác văn thư lưu trữ Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A 37 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan, thăm quan Trung tâm Lưu trữ quốc gia, để sinh viên vừa học lý thuyết, vừa ứng dụng lý thuyết vào thực tiễn, mở rộng kiến thức, tích lũy kinh nghiệp để phục vụ tốt cho công việc sau Nhà trường cần phải tăng cường kiểm tra giám sát sinh viên trình sinh viên thực tập thực tế quan Trên số đề xuất, khuyến nghị riêng tham gia công tác Văn thư - Lưu trữ UBND huyện Đà Bắc Do chưa có kinh nghiệm thực tế sinh viên giai đoạn thực tập nên nhận xét giải pháp tơi khía cạnh nhỏ, chưa sâu chưa khái qt hết được, mà báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, kính mong thầy giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Lãnh đạo công chức, viên chức UBND huyện Đà Bắc đóng góp ý kiến để báo cáo tơi hồn thiện Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A 38 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Sau thời gian thực tập, khảo sát công tác Văn thư - Lưu trữ UBND huyện Đà Bắc giúp tơi có nhìn khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn địa phương Do hạn chế thời gian hiểu biết thân, tơi chưa có điều kiện để tìm hiểu sâu mảng vấn đề cụ thể Song qua bước đầu hiểu nội dung công tác văn thư lưu trữ, khoảng thời gian thực tập giúp cho tơi có nhìn khái quát, khách quan nghề nghiệp, có vận dụng lý thuyết với thực hành cơng việc; qua có so sánh, đối chiếu điểm khác biệt lý luận với thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức tiếp thu nhà trường thân Đây hội để làm quen với môi trường làm việc nơi công sở với người quan trọng học hỏi cách ứng xử môi trường với nhiều mối quan hệ Đợt thực tập giúp tơi tích lũy nhiều học bổ ích từ thực tế công việc, thực hành khâu nghiệp vụ liên quan đến ngành học; rèn luyện kỹ để phục vụ cho trình học tập, hành trang giúp sau Qua tơi hiểu phần cơng việc mà sau làm gắn bó Cuối xin gửi lời cảm ơn chân thành tới quý Thầy (Cô) Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt Thầy (Cô) Khoa Văn thư Lưu trữ hướng dẫn, bảo, giúp đỡ cho tơi kiến thức tảng tốt để hồn thành xuất sắc đợt thực tập Tôi xin gửi tới Ban lãnh đạo tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức UBND huyện Đà Bắc tạo điều kiện để tơi hồn thành tốt đợt thực tập Trong tình thực tập thực báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót, tơi mong thầy nhận xét đóng góp ý kiến để báo cáo tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A 39 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC Phó Chánh văn phòng trực tiếp tiếp nhận đạo công tác Văn thư – Lưu trữ UBND huyện Đà Bắc Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A 40 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cô Khuyến phụ trách Văn thư – Lưu trữ, cán hướng dẫn nghiệp vụ Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A 41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bên phòng làm việc phận Văn thư Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A 42 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mẫu phong bì UBND huyện Đà Bắc Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A 43 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mẫu sổ đăng ký công văn Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A 44 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quản lý văn đi, đến phần mềm điện tử Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A 45 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bên ngồi phòng Lưu trữ UBND huyện Đà Bắc Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A 46 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mẫu sổ Mục lục hồ sơ UBND huyện Đà Bắc Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A 47 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một số trang thiết bị UBND huyện Đà Bắc Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A 48 ... huyện: - Văn phòng UBND HĐND huyện - Phòng Tư Pháp - Phòng Nội Vụ - Thanh Tra huyện Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A 11 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phòng... phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội... án -0 1 phó chủ tịnh UBND huyện phụ trách lĩnh vực Văn hóa-xã hội,bao gồm:Giáo dục-đào tạo,Y tế,dân số,gia đình trẻ em.Lao động việc làm,đào tạo dạy Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A