MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 B NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN LANG CHÁNHTỈNH THANH HÓA 3 1.1. Lịch sử hình thành,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lang Chánh tỉnh Thanh, 3 1.1.1. Lịch sử hình thành của UBND huyện Lang Chánh 3 1.1.2. Vị trí, chức năng của UBND huyện Lang Chánh 4 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 5 1.2. Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,lưu trữ của UBND huyện Lang Chánh tỉnh Thanh Hóa 9 1.2.1. Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn. 9 1.2.2. Về cán bộ 9 1.2.3. Về cơ sở vật chất 9 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN LANG CHÁNH TỈNH THANH HÓA 10 2.1. Hoạt động quản lý 10 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1. Đối với công tác văn thư 11 2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Lang Chánh tỉnh Thanh Hóa 11 2.2.1.2. Quản lí văn bản 14 2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 18 2.2.1.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 19 2.2.2. Đối với công tác lưu trữ 22 2.2.2.1. Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Lang Chánh – tỉnh Thanh Hóa 22 2.2.2.2. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu 22 2.2.2.3. Thực trạng công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ 23 CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 25 3.1. Nhận xét ,đánh giá 25 3.1.1. Đối với công tác Văn thư. 25 3.3.2. Đối với công tác lưu trữ 26 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của UBND huyện Lang Chánh. 28 3.3. Một số khuyến nghị 29 3.3.1. Đối với UBND huyện Lang Chánh 29 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư,lưu trữ ,khoa,trường 30 KẾT LUẬN 31 PHỤ LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU B - NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN LANG CHÁNH-TỈNH THANH HÓA 1.1.Lịch sử hình thành,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức UBND huyện Lang Chánh- tỉnh Thanh, 1.1.1 Lịch sử hình thành UBND huyện Lang Chánh .3 1.1.2.Vị trí, chức UBND huyện Lang Chánh 1.1.3.Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.4.Cơ cấu tổ chức .5 1.2.Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức phận văn thư,lưu trữ UBND huyện Lang Chánh- tỉnh Thanh Hóa 1.2.1 Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn 1.2.2 Về cán bôô .9 1.2.3 Về sở vâôt chất CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN LANG CHÁNH- TỈNH THANH HÓA 2.1 Hoạt động quản lý 2.2 Hoạt động nghiệp vụ .11 2.2.1 Đối với công tác văn thư .11 2.2.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Lang Chánh- tỉnh Thanh Hóa 11 2.2.1.2 Quản lí văn .13 2.2.1.4 Quản lý sử dụng dấu 18 2.2.1.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 18 Sinh viên: Hà Thị Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 2.2.2 Đối với công tác lưu trữ 21 2.2.2.1 Công tác thu thập xác định giá trị tài liệu UBND huyện Lang Chánh – tỉnh Thanh Hóa 21 2.2.2.2 Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu .22 2.2.2.3 Thực trạng công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ .22 CHƯƠNG 25 NHẬN XÉT,ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 25 3.1 Nhận xét ,đánh giá 25 3.1.1 Đối với công tác Văn thư 25 3.3.2 Đối với công tác lưu trữ 26 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Lang Chánh 28 3.3 Một số khuyến nghị .29 3.3.1 Đối với UBND huyện Lang Chánh 29 3.3.2 Đối với môn văn thư,lưu trữ ,khoa,trường .31 KẾT LUẬN 32 PHỤ LỤC 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .37 Sinh viên: Hà Thị Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ LỜI CẢM ƠN Kiến tập giai đoạn quan trọng sinh viên Khoảng thời gian giúp sinh viên có hội áp dụng kiến thức học vào thực tế, bổ sung kiến thức cần thiết, đồng thời làm quen với công việc đơn giản, từ sinh viên rút kinh nghiệm quý báu trình thực tập làm việc sau Với ý nghĩa to lớn trên, đợt kiến tập cuối khóa em xin kiến tập Phòng Nội vụ huyện Lang Chánh, tỉnh Thanh Hóa với hi vọng gặt hái nhiều điều bổ ích công tác sau Được quan tâm, giúp đỡ tận tình giảng viên hướng dẫn cán bộ, công chức Phòng Nội vụ UBND huyện Lang Chánh em trải qua đợt thực tập có ý nghĩa, tiếp xúc với công việc thực tế, học hỏi kỹ tác phong làm việc cán bộ, công chức Phòng Nội vụ huyện Lang Chánh, qua em rút số kinh nghiệm quý báu cho thân chuẩn bị cho công việc sau Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến hướng dẫn, giảng dạy thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến chị Phạm Thị Mùi - cán Văn thư- Lưu trữ tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em suốt thời gian kiến tập Em xin trân trọng cảm ơn Lang Chánh, ngày 20 tháng năm 2015 Sinh viên Hà Thị Hà Sinh viên: Hà Thị Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ LỜI MỞ ĐẦU Văn thư- Lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước.Trong quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ quan tâm, công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thông qua văn bản- Tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan.Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hoá, hành nhà nứơc có phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng công tác Văn thư- Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” Sau hoàn thành song chương trình truyền đạt lý thuyết cho sinh viên chuyên nghành Lưu trữ học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ,đã tổ chức đợt kiến tập kéo dài tuần Từ ngày 01/06/2016 đến ngày 20/06/2016 cho sinh viên Đợi kiến tập nhằm giúp cho em xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp.Được đồng ý nhà trường tiếp nhận UBND Huyện Lang Chánh – tỉnh Thanh Hóa em có đợt kiến tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương kiến tập nêu ra.Với thời gian kiến tập dài đem lại cho em kết ,ý nghĩa quý giá, kinh nghiệm thực tế mà em đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn dưói hướng dẫn giúp đỡ tận tình Cán Văn phòng đợt kiến tập, em học phong cách làm việc cán Văn thư – Lưu trữ Một công việc đòi hỏi nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc Sinh viên: Hà Thị Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ hàng ngày.Là cán Văn thư- Lưu trữ tương lai, đợt kiến tập trang bị cho em số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư – Lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ đốivới phát triển Đất Nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ cán trẻ chúng em lớn Đợt kiến tập giúp em nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm trình thực thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ em khắc phục lỗ hỏng kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết đáp ứng đủ Có thể nói đợi kiến tập giúp cho chúng em cụ thể hoá nắm kiến thức mình, sau kiến tập quan.Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đúc rút quan thực tập Báo cáo gồm chương : Chương 1: Giới thiệu vài nét UBND huyện Lang Chánh – tỉnh Thanh Hóa Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư-Lưu trữ UBND Huyện Lang Chánh- tỉnh Thanh Hóa Chương 3: Nhận xét,đánh giá đưa khuyến nghị Trong qúa trình kiến tập em thực trình tự, đầy đủ nội dung mà đợt kiến tập đề thực báo cáo Để hoàn thành đợt kiến tập báo cáo mình, kiến thức kỹ nghiệp vụ mà thân có được, em nhận giúp đỡ, quan tâm tạo điều kiện thuận lợi cán quan, đặc biệt giúp đỡ tận tình, cán Văn thư – Lưu trữ Tuy nhiên kiến thức hạn chế,nên trình làm báocáo chắn thiếu sót chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường Kính mong quý Thầy, Cô quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ Sinh viên: Hà Thị Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Em xin chân thành cảm ơn B - NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN LANG CHÁNH-TỈNH THANH HÓA 1.1 Lịch sử hình thành,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức UBND huyện Lang Chánh- tỉnh Thanh, 1.1.1 Lịch sử hình thành UBND huyện Lang Chánh Huyện Lang Chánh huyện miền núi cách Thành Phố Thanh Hóa gần 90km, cách Đô thị Ngọc Lặc 16km, theo quốc lộ 15A (tính từ đường Hồ Chí Minh) - Diện tích tự nhiên: 586,5 km2 - Địa giới hành chính: phía Bắc giáp huyện Bá Thước; phía Nam giáp huyện Thường Xuân; phía Đông giáp huyện Ngọc Lặc; phía Tây giáp huyện Quan Sơn huyện Sầm Tớ (tỉnh Hủa Phăn Lào) + Đất Lâm nghiệp: 50.632 ha, chiếm 86,3% diện tích tự nhiên Trong diện tích đất rừng phòng hộ 15.867 ha; đất rừng sản xuất 34.765 + Đất sản xuất nông nghiệp: 3.945,0 -Dân số: Dân số toàn huyện 47.452 người, bình quân người/ hộ; có 90,7% dân số sinh sống nông thôn Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên 1,1% Mật độ dân cư 81 người/km2, gồm dân tộc Thái khoảng 53%, Mường 33%, Kinh 13%, dân tộc khác 1%, lực lượng lao động huyện dồi dào; trình độ văn hóa, tay nghề năm qua bước nâng lên; tỷ lệ lao động độ tuổi chiếm 51,7%, tỷ lệ qua đào tạo 26% -Tiềm năng, mạnh huyện:Lang Chánh có hệ thống giao thông lại thuận lợi, hệ thống tưới tiêu cho sản xuất nông nghiệp bảo đảm, đất rộng, nhiều tài nguyên khoáng sản có trữ lượng lớn, chất lượng tốt Tài nguyên rừng: Theo kết kiểm kê rừng, huyện Lang Chánh thuộc loại rừng trung bình, trữ lượng ước tính có khoảng 1.616 nghìn m3 gỗ; 15 triệu tre, luồng; 55 triệu nứa hàng chục nghìn hỗn giao - Diện tích rừng phòng hộ 1.5867 ha, rừng tự nhiên 13.128 ha; rừng Sinh viên: Hà Thị Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ khoanh nuôi, phục hồi 2.061 ha, rừng sản xuất 6.000 ha; rừng trồng chủ yếu keo, luồng Rừng luồng 11.000 ha, luồng Lang Chánh địa mênh danh “Vua Luồng” Luồng Lang Chánh trồng lưu niệm Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh Nghĩa trang quốc gia Trường Sơn Trung bình năm, toàn huyện khai thác khoảng triệu cây; toàn huyện có sở chế biến luồng, tạo việc làm cho trăm lao động địa phương Độ che phủ rừng 78,7% -Khoáng sản: Huyện Lang Chánh có mỏ quặng sắt, quặng đồng; mỏ đá Granit, đá Gabiro/ 6.000m3; quặng chì kẽm; mỏ đá cao lanh Nguồn tài nguyên khoáng sản huyện Lang Chánh đa dạng chủng loại - Du lịch: Thác Ma Hao xã Trí Nang, di tích lịch sử văn hóa Chùa Mèo số lễ hội văn hóa ẩm thực truyền thống Huyện Lang Chánh có núi Pù Rinh (núi Chí Linh) nơi vị anh hùng dân tộc Lê Lợi chọn làm kháng chiến chống giặc Minh Trong năm gần đây, kinh tế tăng trưởng năm cao năm trước; tỷ lệ hộ nghèo giảm đáng kể, tình hình an ninh trị trật tự an xã hội giữ vững An ninh - quốc phòng củng cố, tăng cường, chất lượng sống nhân dân nâng cao 1.1.2 Vị trí, chức UBND huyện Lang Chánh Ủy ban nhân dân huyện Lang Chánh Hội đồng nhân dân cấp bầu ra, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan quản lý cấp Ủy ban nhân dân huyện thực chức Quản lý nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy Quản lý nhà nước từ Trung ương đến sở 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Nhiệm vụ quyền hạn Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định Luật Tổ chức HĐND-UBND năm 2003 Nay (Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015) lĩnh vực cụ thể Sinh viên: Hà Thị Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức máy lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên Thực Nghị định 14/2008/NĐ-CP Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh biên chế theo số lượng UBND tỉnh quy định Hiện quan chuyên môn thuộc huyện gồm 13 Phòng ban SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG, BAN CHUYÊN MÔN TẠI UBND HUYỆN LANG CHÁNH- TỈNH THANH HÓA Chủ tịch UBND PCT phụ trách khối Kinh tế Phòng TN MT Phòng Kinh tế-Hạ tầng Phòng Tài - KH Phòng Dân tộc PCT phụ trách khối VH - XH Phòng Nội vụ Văn phòng HĐND - UBND Phòng Nông ngiệp Phát triển Nông thôn Thanh tra huyện Phòng Tư pháp Phòng GD - ĐT Phòng Lao động TBXH Phòng Văn hóa - TT Phòng Y tế - Phòng Nội vụ: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lý nhà nước về: Tổ chức máy; vị trí việc làm; biên chế công chức cấu ngạch công chức quan, tổ chức hành nhà nước; vị trí việc làm, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập; tiền lương cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng quan, tổ chức hành chính, đơn vị nghiệp công lập; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn người hoạt động không chuyên trách cấp xã; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; công tác niên; thi đua - khen thưởng Sinh viên: Hà Thị Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Phòng Tư pháp: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lý nhà nước về: Công tác xây dựng thi hành pháp luật, theo dõi thi hành pháp luật, kiểm tra, xử lý văn quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải sở, trợ giúp pháp lý, nuôi nuôi, hộ tịch, chứng thực, bồi thường nhà nước công tác tư pháp khác theo quy định pháp luật; quản lý công tác thi hành pháp luật xử lý vi phạm hành - Phòng Tài - Kế hoạch: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lý nhà nước về; Tài chính; kế hoạch đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp thống quản lý vấn đề doanh nghiệp, hợp tác xã, kinh tế tư nhân - Phòng Tài nguyên Môi trường: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lý nhà nước về: Đất đai; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; biển hải đảo (đối với huyện có biển, đảo) - Phòng Lao động - Thương binh Xã hội; Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lý nhà nước về: Việc làm; dạy nghề; lao động, tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội - Phòng Văn hóa Thông tin: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lý nhà nước về: Văn hóa; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; quảng cáo; bưu chính; viễn thông; công nghệ thông tin; phát truyền hình; báo chí; xuất bản; thông tin sở; thông tin đối ngoại; hạ tầng thông tin - Phòng Giáo dục Đào tạo: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lý nhà nước về: Chương trình nội dung giáo dục đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo tiêu chuẩn cán quản lý giáo dục; tiêu chuẩn sở vật chất, thiết bị trường học đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục đào tạo Sinh viên: Hà Thị Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Phòng Y tế: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lý nhà nước về: Y tế dự phòng; khám bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; sức khỏe sinh sản; trang thiết bị y tế; dược; mỹ phẩm; an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; dân số - kế hoạch hóa gia đình - Thanh tra huyện: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lý nhà nước về: Công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo phạm vi quản lý nhà nước Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực nhiệm vụ, quyền hạn tra giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng theo quy định pháp luật - Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Văn phòng Ủy ban nhân dân nơi thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân: Tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân về: Hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân đạo, điều hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quan nhà nước địa phương; bảo đảm sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân; trực tiếp quản lý đạo hoạt động Bộ phận tiếp nhận trả kết theo chế cửa, cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ cá nhân, tổ chức tất lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải Ủy ban nhân dân cấp huyện, chuyển hồ sơ đến quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện giải nhận kết để trả cho cá nhân, tổ chức Đối với huyện có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống chưa đủ tiêu chí để thành lập quan làm công tác dân tộc, Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Văn phòng Ủy ban nhân dân nơi thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước công tác dân tộc Đối với đơn vị hành cấp huyện có đường biên giới lãnh thổ quốc gia đất liền, biển hải đảo, Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Văn phòng Ủy ban nhân dân nơi thí điểm không tổ chức Hội Sinh viên: Hà Thị Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ BÁO CÁO THỐNG KÊ Tài liệu tồn đọng, kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu (Kèm theo Báo cáo số189 /BC-UBND, ngày 26 tháng 10 năm 2012 UBND huyện Lang Chánh) Nội dung báo cáo Khối lượng hồ sơ, tài liệu: - Tổng số mét giá tài liệu + Tài liệu hành + Tài liệu kỹ thuật + Tài liệu ghi âm, ghi hình + Tài liệu ảnh - Mức độ xử lý nghiệp vụ: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Quy mét giá tài liệu + Chưa chỉnh lý - Tình trạng vật lý tài liệu: + Chất lượng tài liệu tốt + Tài liệu bị nhàu nát, rách, hư hỏng Diện tích kho tàng Trang thiết bị bảo quản tài liệu - Giá, tủ bảo quản tài liệu + Quy mét giá - Hộp đựng tài liệu Sinh viên: Hà Thị Hà Đơn vị tính Số lượng Mét giá Mét giá Mét giá Cuộn (băng, đĩa) Cái 111 02 560 Hồ sơ/đvbq Mét giá Mét giá 03 103 Mét giá Mét giá Mét vuông 101 12 58m2 Cái Mét giá Cái 24 08 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ CHƯƠNG NHẬN XÉT,ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét ,đánh giá Trong trình kiến tập UBND huyện Lang Chánh – tỉnh Thanh Hóa em học hỏi nhiều điều,thấy công tác Văn thư-Lưu trữ quan có vai trò quan trọng Qua tìm hiểu thời gian kiến tập em xin đưa số nhận xét công tác Văn thư – Lưu trữ quan sau: 3.1.1 Đối với công tác Văn thư Ưu điểm : Nhìn chung công tác văn thư UBND huyện Lang Chánh diễn theo quy trình Nhà nước, đảm bảo cho hoạt động liên tục quan, cung cấp thông tin nhanh chóng, xác đầy đủ tạo điều kiện cho Lanh đạo Ủy ban định xác, kịp thời góp phần tạo nên thành công UBND Các văn quy đinh công tác văn thư lưu trữ rõ ràng, sát thực hợp lý giúp công tác văn thư có sở để giải công việc Bộ phận văn thư nhận phối hơp tích cực, giúp đỡ phòng ban, đơn vị cá nhân việc thực nhiệm vụ Thái độ làm việc cán công chức gần gũi vui vẻ đầy hiệu Lãnh đạo dành quan tâm, động viên khích lệ đới với cán công chức làm công tác văn thư Có thể nói Công tác văn thư UBND huyện Lang Chánh nhìn khoa học ,hiệu công việc tốt Cán văn thư người có trình độ chuyên môn cao nên công tác văn thư đảm bảo tốt,thực cách đầy đủ,chính xác Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định Nhà nước Việc quản lý văn máy tính tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê số lượng văn cách nhanh chóng dễ dàng Phòng làm việc cán văn thư khoa học ,có đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc Sinh viên: Hà Thị Hà 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Nhược điểm: Một số khâu nghiệp vụ làm chưa tốt việc lưu văn chưa thống nên số giấy tờ bị thất lạc,không tìm thấy.Việc gửi văn nhiều phòng bị chậm, văn gửi quan bị lạc địa chỉ, điều gây khó khăn cho công việc chung công tác văn thư 3.3.2 Đối với công tác lưu trữ Ưu điểm: Cán lưu trữ quan xây dựng đươc kế hoạch để xin kinh phí xây dựng kho lưu trữ gửi cấp Tuy nhiên chưa phê duyệt Kế hoạch dự trù kinh phí để mua sắm trang thiết bị chỉnh lý tài liệu tích đống kho lưu trữ huyện thu thập tài liệu tích đống quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện năm 2016 * Định mức huyện: * Định mức giá: + 60m giá x 45hộp = 2.700 hộp x 36.300đ = 98.010.000đ + 60hộp giá x 2.080.000 hộp = 124.800.000đ + Bìa 2.700 x 10 tờ = 27.000 tờ x 6.050.000đ = 163.350.000đ + Tiền công mét 600m giá x 4.700 = 2.820.000.000đ + Công vận chuyển về: = 5.000.000đ Cộng: 3.211.160.000đ (Bằng chữ: Ba tỷ hai trăm mười triệu trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn) * Vật tư + văn phòng phẩm: + Tờ mục lục văn (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai, hỏng) + Giấy trắng làm sơ mi lập hồ sơ (giấy trắng khổ A4, định lượng < 70g/m2) + Giấy trắng viết thống kê tài liệu loại (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai, hỏng), giấy trắng khổ A4, định lượng > 80g/m2 Sinh viên: Hà Thị Hà 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ + Phiếu in (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai, hỏng) Cả loại x 285 x 600m giá = 13.889.475.000 + Bút viết bìa 08 chiếc: 08 cái/1m giá x 15.000đ/cái x 600m = 7.200.000đ + Bút viết phiếu tin, thống kê tài liệu loại 02 chiếc: 02 chiếc/m giá x 5.000 x 600 = 6.000.000đ + Bút chì để đáng số tờ 01 chiếc: 500c x 3.000.000đ = 1.500.000đ + Mực in mục lục hồ sơ, nhãn hộp: 2/100 x 100/1hộp x 600 = 60.000.000đ + Hồ dán nhãn hộp lọ: 1m x 30.000đ x 1.000đ x 600 Cộng: = 3.000.000đ 77.700.000 + Dao, kéo cắt giấy, ghim kẹp, dây buộc, bút xóa, chổi lông, văn phòng phẩm khác: * Phòng làm việc: - 01 phòng làm việc bao gồm: + Máy tính: 01 x 15.000.000đ = 15.000.000đ + Bàn làm việc: 02 x 6.000.000đ = 12.000.000đ Cộng: 27.000.000đ - 01 phòng kho để chứa đụng tài liệu Lưu trữ - 01 đọc tài liệu * Về nhân sự: + Người quản lý sử dụng tài liệu Lưu trữ kho phải người có trình độ Đại học quy trở lên * Phụ cấp độc hại: + 01 tháng hưởng 02 loại 0,3 theo bảng lương, ngày 10.000đ x 22 ngày Uỷ ban nhân dân huyện Lang Chánh lập kế hoạch dự trù kinh phí để mua sắm trang thiết bị chỉnh lý tài liệu tích đống kho lưu trữ huyện thu thập tài liệu tích đống quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện năm Sinh viên: Hà Thị Hà 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 2016./ Nhược điểm : Công tác lưu trữ quan chưa trọng chưa xây dựng kho lưu trữ công tác xác định,chỉnh lý,bảo quản tài liệu chưa tiến hành Tài liệu bó gói,chất đống phòng,đơn vị 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Lang Chánh Để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Lang Chánh em xin đưa số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư- lưu trữ cụ thể sau : Giải pháp thứ nhất: Lãnh đạo quan cần xác định vị trí việc làm vị trí văn thư, lưu trữ; bố trí công chức, viên chức có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ làm văn thư, lưu trữ từ tỉnh đến sở (trình độ từ Trung cấp văn thư, lưu trữ trở lên) Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ để mang tính chuyên nghiệp, sử dụng lâu dài; rà soát, xây dựng kế hoạch đào tạo, đào tạo lại theo lộ trình đào tạo ngắn hạn, dài hạn cho đối tượng không đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ Giải pháp thứ hai: Hàng năm, UBND huyện Lang Chánh cần tiếp tục tăng cường đầu tư bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ: Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định Luật pháp; nâng cấp sở vật chất, mua sắm trang thiết bị đầy đủ, đại phục vụ công tác văn thư, lưu trữ nhằm cải thiện môi trường làm việc cho công chức, viên chức, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ nói riêng hoạt động quản lý, điều hành quan hành nhà nước nói chung Giải pháp thứ ba: Phòng Nội vụ UBND huyện Lang Chánh cần tiếp tục phát huy vai trò quản lý nhà nước mình, tăng cường kiểm tra, đạo, tổ chức tập huấn hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho đơn Sinh viên: Hà Thị Hà 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ vị,cá nhân.Đặc biệt, cấp xã cần theo dõi, bám sát hướng dẫn quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Giải pháp thứ tư: Cán văn thư – lưu trữ phải đào tạo ,trau dồi kiến thức đặc biệt tin học ngoại ngữ để nâng cao trình độ lực làm việc.Đầu tư trang thiết bị đại ,đưa chương trình phần mềm tiên tiến ứng dụng vào công tác văn phòng đảm bảo hiệu công việc tốt Giải pháp thứ năm :Lãnh đạo phải thường xuyên kiểm tra,đánh giá ý thức làm việc cán bộ,nhân viên,đưa hình thức khen thưởng,kỷ luật phù hợp để nhắc nhở động viên tinh thần làm việc họ.Cán văn thư – lưu trữ cần phải nâng cao ý thức làm việc nữa,không hút thuốc phòng làm việc.Phải thường xuyên dọn dẹp văn phòng đảm bảo cảnh quan không khí làm việc 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với UBND huyện Lang Chánh Để khắc phục tồn tại, hạn chế nêu trên, nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ huyện vào nề nếp đạt hiệu quả, thiết nghĩ quan, đơn vị cần quan tâm đạo thực số nội dung cụ thể sau: Cần phải xây dựng kho lưu trữ để tiến hành lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan tránh tình trạng tài liệu bó gói,chất đống phòng Lãnh đạo ngành, cấp cần quan tâm, bố trí đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ; ổn định lâu dài; hạn chế kiêm nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Cần ban hành đầy đủ Danh mục hồ sơ quan, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quan, Quy chế văn thư – lưu trữ quan cần ban hành đầy đủ, kịp thời để thực nghiêm túc Thông tư hướng dẫn Bộ Nội vụ; Phòng Nội vụ huyện cần đôn đốc, hướng dẫn phòng, ban chuyên môn xếp, chỉnh lý hồ sơ tài liệu theo quy định pháp luật nhằm chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Sinh viên: Hà Thị Hà 29 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ xây dựng xong Các đơn vị cần quan tâm đầu tư kinh phí xây dựng kho lưu trữ (tối thiểu 20m2), trang bị đầy đủ thiết bị để bảo quản hồ sơ, tài liệu địa phương Sinh viên: Hà Thị Hà 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 3.3.2 Đối với môn văn thư,lưu trữ ,khoa,trường Qua em xin cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khoa Văn thưLưu trữ tạo điều kiện cho chúng em kiến tập thực tế quan nhà nước để chúng em học hỏi thêm nhiều kiến thức kinh nghiệp quý báu ,có thể tự tin hơn,giúp ích nhiều đương tương lai sau Em hi vọng hoạt động thực tế ngày nhà trường phát huy củng cố giúp ích cho sinh viên chúng em nhiều việc áp dụng lý thuyết mà thân nắm bắt giảng đường vào thực tế công việc Sinh viên: Hà Thị Hà 31 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ KẾT LUẬN Trong thời gian kiến tập UBND huyên Lang Chánh- tỉnh Thanh Hóa giúp em trau dồi thêm kiến thức nhiều Đây khoảng thời gian ý nghĩa thời sinh viên năm thứ ba em Qua việc học tập trường thực tế quan em thấy khác lý thuyết học công việc thực thấy phải làm Nhờ em thực hiểu ý nghĩa câu “ Học đôi với hành”,ở trường ,em thầy,cô giảng dạy,truyền đạt kiến thức,giúp em có hiểu biết công tác văn thư lưu trữ kiến thức xã hội Còn quan ,em thực hành,được bắt tay vào làm việc,dựa sở học.Cùng với giúp đỡ,hướng dẫn tận tình cô chú,anh chị quan Nhờ vâỵ mà em phần nâng cao kiến thức,rèn luyện ý thức làm việc ,hiểu mối quan hệ quan,phong cách làm việc,sự tương hỗ lẫn lãnh đạo nhân viên,nhân viến với nhân viên Đặc biệt kết hợp hài hòa thực tiễn lý luận để chuẩn bị tốt cho công việc sau trường có nhận thức rõ ràng vai trò công tác văn thư lưu trữ quan Qua em xin cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khoa Văn thưLưu trữ tạo điều kiện cho chúng em kiến tập thực tế quan nhà nước để chúng em học hỏi thêm nhiều kiến thức kinh nghiệp quý báu ,có thể tự tin hơn,giúp ích nhiều đương tương lai sau Đồng thời em xin chân thành cảm ơn tới UBND huyện Lang Chánh tiếp nhận ,giúp đỡ tận tình bảo em thời gian kiến tập vừa qua Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn chị Phạm Thị Mùi –cán văn thư lưu trữ UBND huyện Lang Chánh-tỉnh Thanh Hóa trực tiếp truyền đạt kiến thức kinh nghiệm để em hoàn thành tốt đợt kiến tập ngành nghề thời gian qua Trên báo cáo kiến tập em,em cố gắng để hoàn thành kinh nghiệm chưa nhiều,hiểu biết hạn chế lần áp dụng kiến thức học vào thực tế nên bỡ ngỡ tránh khỏi sai sót Vì kính mong thầy,cô giáo cô,chú anh chị qua góp ý để báo cáo em hoàn thiện Sinh viên: Hà Thị Hà 32 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC Trụ sở UBND huyện Lang Chánh- tỉnh Thanh Hóa Bản đồ hành huyện Lang Chánh- tỉnh Thanh Hóa Sinh viên: Hà Thị Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Các loại dấu mà UBND huyện Lang Chánh sử dụng Phòng văn thư Sinh viên: Hà Thị Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Tài liệu chưa chỉnh lý,bó gói,chất đống phòng,đơn vị Cán văn thư đóng dấu Sinh viên: Hà Thị Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phong văn thư Hệ thống quản lý văn đi,văn đến qua mạng máy tính Sinh viên: Hà Thị Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Các phòng sử dụng tủ không dùng đến để đựng tài liệu lưu trữ Rừng luồng huyện Lang Chánh Sinh viên: Hà Thị Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính Phủ quản lý sử dụng dấu Thông tư liên tịch ố 55/2005/TTLT-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội Vụ Văn phòng Chính Phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lỹ văn ,đến lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ lưu trữ quan Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư,lưu trữ quan tổ chức Nguồn internet Sinh viên: Hà Thị Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B