Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện Hậu Lộc

MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 Chương 1. Giới thiệu vài nét về UBND Huyện Hậu Lộc 4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Hậu Lộc. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành; 4 1.1.2 Chức năng; 5 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn; 6 1.1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Hậu Lộc 11 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 12 1.2.1 Chức năng của bộ phận văn thư lưu trữ UBND huyện Hậu Lộc 12 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận văn thư – lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc. 13 1.2.3 Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc 14 Chương 2. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện Hậu Lộc. 16 2.1. Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện Hậu Lộc 16 2.1.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện. 16 2.1.2 Công tác chỉ đạo của UBND Huyện đối với công tác văn thưlưu trữ 16 2.2. Hoạt động nghiệp vụ Văn thư lưu trữ của UBND Huyện Hậu Lộc. 18 2.2.1 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại UBND huyện Hậu Lộc; 18 2.2.2 Tình hình thực hiện công tác văn thư của UBND Huyện Hậu Lộc 19 2.2.3 Tình hình thực hiện công tác lưu trữ của UBND huyện Hậu Lộc; 20 2.2.4 Tình trạng kho bảo quản lưu trữ tài liệu tại UBND Huyện Hậu Lộc; 23 Chương 3. Nhận xét, đánh giá và đưa ra kiến nghị 24 3.1. Một vài nhận xét, đánh giá về công tác văn thư lưu trữ của UBND huyện Hậu Lộc 24 3.1.1 Ưu điểm; 24 3.1.2. Nhược điểm. 25 3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại UBND Huyện Hậu Lộc. 25 3.3. Một số kiến nghị 26 3.3.1 Đối với bộ phận văn thưlưu trữ UBND huyện Hậu Lộc 26 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của khoa, trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 26 C. KẾT LUẬN 28 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

PHỤ LỤC 2

A LỜI MỞ ĐẦU 1

B NỘI DUNG 4

Chương 1 4

Giới thiệu vài nét về UBND Huyện Hậu Lộc 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Hậu Lộc 4

1.1.1 Lịch sử hình thành; 4

1.1.2 Chức năng; 5

1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn; 6

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Hậu Lộc 11

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của cơ quan, tổ chức 12

1.2.1 Chức năng của bộ phận văn thư- lưu trữ UBND huyện Hậu Lộc 12

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận văn thư – lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc 13

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc .14

Chương 2 15

Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện Hậu Lộc 16

2.1 Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện Hậu Lộc 16

2.1.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư- lưu trữ của UBND Huyện 16

2.1.2 Công tác chỉ đạo của UBND Huyện đối với công tác văn thư-lưu trữ .16

2.2 Hoạt động nghiệp vụ Văn thư- lưu trữ của UBND Huyện Hậu Lộc 18

2.2.1 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại UBND huyện Hậu Lộc; 18

2.2.2 Tình hình thực hiện công tác văn thư của UBND Huyện Hậu Lộc 19

2.2.3 Tình hình thực hiện công tác lưu trữ của UBND huyện Hậu Lộc; 20

2.2.4 Tình trạng kho bảo quản lưu trữ tài liệu tại UBND Huyện Hậu Lộc; 23 Chương 3 24

Nhận xét, đánh giá và đưa ra kiến nghị 24

3.1 Một vài nhận xét, đánh giá về công tác văn thư lưu trữ của UBND huyện Hậu Lộc 24

3.1.1 Ưu điểm; 24

3.1.2 Nhược điểm 25

3.2 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư- lưu trữ tại UBND Huyện Hậu Lộc 253.3 Một số kiến nghị 263.3.1 Đối với bộ phận văn thư-lưu trữ UBND huyện Hậu Lộc 263.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của khoa, trường Đại Học Nội Vụ-

Hà Nội 26

C KẾT LUẬN 28 PHỤ LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU

Đất nước và xã hội ngày càng không ngừng phát triển thì trong hoạt độngcủa con người cũng phải thay đổi Trong đó, việc trao đổi thông tin diễn ra nhưmột nhu cầu tất yếu.Thông tin là tập hợp các dữ liệu làm tăng thêm sự hiểu biếtcủa con người về một vấn đề nào đó thông qua quá trình giao tiếp.Thông tin làđiều người ta đánh giá, hoặc nói đến là tri thức, là tin tức Và việc trao đổi thôngtin, ngoài việc trao đổi trực tiếp, con người có nhiều phương tiện và nhiều cáchthể hiện gián tiếp khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện quantrọng nhất Nó được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt cácchỉ thị, mệnh lệnh là căn cứ để điều hành và quản lý xã hội, là căn cứ pháp lý đểtruy cứu trách nhiệm…Cho nên, con người đã nhận thức được vai trò quan trọngcủa văn bản

Từ xưa tới nay qua các thời kỳ lịch sử tài liệu luôn mang tính chất quyếtđịnh, bề dày văn hiến, của một quốc gia và là bằng chứng xác thực chứng minhcho sự tồn tại của quốc gia đó, đặc biệt là vấn đề chủ quyền, lãnh thổ địa chínhkhông thể chối cãi được Xã hội càng ngày phát triển, tư duy con người càngphong phú, thì các hình thức phản ánh tư duy bằng văn bản càng đa dạng Vìvậy việc quản lý tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ càng cần thiết và nó

có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động của xã hội loài người, nó có ýnghĩa về: chính trị, kinh tế văn hóa, khoa học, lịch sử…và là di sản của dân tộc.Trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia ngày 4/4/2001 chỉ rõ: “ Tài liệu lưu trữ là disản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốcViệt Nam XHCN” Bác Hồ đã từng nói: “ Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trênphương diện kiến thiết Quốc gia…” Chính vì vậy Đảng và Nhà nước ta sau khigiành được chính quyền đã rất quan tâm tới việc bảo vệ TLLT

Xuất phát từ thực tế trên và theo chương trình đào tạo của nhà trường cứmỗi khóa học, học viên đi kiến tập ngành lưu trữ tại các cơ quan theo nội dung

lý thuyết đã học Đó là một yêu cầu không thể thiếu được đối với học viên bởikiến tập ngành là khoảng thời gian cần thiết vừa để đánh giá quy trình đào tạo

của nhà trường, vừa rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ thành thạo, cho học viên làmquen với công việc ở bên ngoài Được sự nhất trí tiếp nhận học viên đến kiến tậptại UBND huyện Hậu Lộc và được sự đồng ý của các cán bộ cơ quan văn phònghuyện ủy huyện Hậu Lộc, em đã vận dụng những lý thuyết đã học để giải quyếtmột số vấn đề của thực tiễn công việc, từ đó rèn luyện ý thức nghề nghiệp, nângcao được trình độ nghiệp vụ và nhận thức được các kỹ năng của ngành VTTL,phẩm chất của người cán bộ làm công tác lưu trữ hiện nay Mặt khác, đây cũng

là dịp để bản thân được trải nghiệm, được làm việc với số lượng tài liệu lớn liênquan tới hành chính tổ chức của cơ quan lớn như văn phòng UBND huyện HậuLộc qua đó bản thân em cũng thu thập thêm những tài liệu, những kiến thức mới

để chuẩn bị cho kỳ thực tập Kiến tập ngành nghề là một nội dung quan trongtrương trình đào tạo ngành Văn Thư Lưu Trữ của Trường Đại học Nội vụ HàNội nhằm kết hợp giữa lí luận và thực hành,được xác định như một môn học và

là một trong những điều kiện để xét dự thi tốt nghiệp Mục đích của đợt kiến tậpchủ yếu là làm sáng tỏ lý thuyết đã học, bước đầu giúp mỗi sinh viên quen vớicông việc, trực tiếp vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, có kinhnghiệm vững vàng khi ra công tác Qua đó cũng là dịp để thực tập sinh tập dượt,rèn luyện đạo đức tác phong nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng trong tươnglai Qua đợt kiến tập này là cơ hội tốt cho em vận dung các kỹ năng thực hành

cơ bản vào nghiệp vụ chuyên môn của mình, học hỏi được nhiều khinh nghiệmthực tế nâng cao năng lực của bản thân

Trong thời gian kiến tập từ ngày 01/06 – 19/06 thời gian kiến tập ngắn vìvậy khả năng thích ứng ban đầu với tài liệu hành chính chưa thật sự tốt, côngviệc của cơ quan nhiều, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn có nhiều điểm khác cầnphải có sự linh hoạt, xử lí tình huống cần nhiều kinh nghiệm và kĩ năng nghềnghiệp dày dạn trong công việc mới có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.Nhưng với sự nỗ lực của bản thân, lý thuyết của thầy cô đã trang bị trongTrường và sự giúp đỡ tận tình của cán bộ trong Văn phòng nên em đã hoànthành đợt kiến tập một cách tốt đẹp

Đây là bản báo cáo kiến tập ngành đầu tiên của em, mặc dù trong quátrình làm bản báo cáo với sự nỗ lực của bản thân sự giúp đỡ của cán bộ trong cơquan đã hướng dẫn, giúp đỡ xong vì bản thân em chưa có kinh nghiệm, lại lầnđầu tiên tiếp xúc vào thực tế nên bản báo cáo của em sẽ không tránh khỏi nhữngthiếu sót Vì vậy, kính mong các thầy cô giáo Trường Đại Học Nội Vụ- Hà Nội,các cô, chú, anh chị, các bạn giúp đỡ đóng góp ý kiến bổ ích cho bản thu hoạchnày để bản thu hoạch được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn !.

Hậu Lộc, ngày 20 tháng 06 năm 2016

Sinh viên

Hoàng Mạnh Trường

B NỘI DUNG Chương 1.

Giới thiệu vài nét về UBND Huyện Hậu Lộc1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Hậu Lộc

1.1.1 Lịch sử hình thành;

Hậu Lộc là một huyện ven biển thuộc tỉnh Thanh Hóa , cách trung tâmthành phố khoảng 25km về phía Đông Bắc, giáp huyện Nga Sơn, Hà Trung vềphía bắc, Hoằng Hóa về phía tây và nam, phía đông giáp biển Đông Có diệntích tự nhiên 143,5km dân số gần 176 ngàn người, với 26 xã và 01 thị trấn

Hậu Lộc là vùng đất được hình thành lâu đời qua các thời kì vua chúaViệt Nam được đổi thành nhiều tên gọi cho đến năm 1821, vua Minh Mệnh đổitên Huyện thành Hậu Lộc tên gọi này tồn tại cho đến ngày nay vùng đất cổ, cónhiều di tích lịch sử văn hoá lâu đời và nhiều cảnh quan thiên nhiên xinh đẹp,độc đáo hậu lộc có nền văn hoá khảo cổ nổi tiếng thuộc hậu kỳ đá mới và sơ kỳ

thời đại đồng thau: “ văn hoá hoa lộc” cuộc khởi nghĩa của bà triệu ở đầu thời

kỳ bắc thuộc (248) để lại trên đất hậu lộc chứng tích lịch sử và những di tíchlớn khu vực duy tinh- chợ phủ là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá của quậncửu chân suốt thời lý- trần theo truyền thuyết và gia phả của một số dòng họ thìthời trần hậu lộc cũng có bô lão đi dự hội nghị diên hồng và cuộc chiến đấuchống quân nguyên mông diễn ra khá ác liệt ở một số địa điểm thuộc huyện hậulộc, gần cửa biển lạch trường

Huyện hậu lộc là hậu cứ quan trọng của cuộc khởi nghĩa ba đình (ngasơn) năm 1886 và là quê hương của phạm bành, hoàng bật đạt cùng nhiều tướng

sĩ của phong trào cần vương chống pháp ấy hậu lộc cũng là nơi có nhiều chí sĩyêu nước như đinh trương dương, lê hữu lập, nguyễn chí hiền, mẹ tơm…

Năm 1837, Nguyễn Minh Mệnh thành lập huyện Mỹ Hóa trên cơ sở 4tổng cắt ra từ Hậu Lộc và Hoằng Hóa; Đại Lý ( nay gồm các xã ; Đại Lộc, ĐồngLộc, Triệu Lộc, Châu Lộc), Dương Thủy ( nay gồm các xã; Hoằng Xuyên,

Hoằng Khê, Hoằng Cát , Hoằng Lý, Hoăng Qùy, Hoằng Phú, Hoằng Qúy vàmột phần thị trấn Tào Xuyên), Lỗ Hương ( nay thuộc các xã; Hoằng Hợp,Hoằng Khánh, Hoằng Xuân, Hoằng Phượng, Hoằng Giang) Dương Sơn (naygồm các xã: Hoằng Lương, Hoằng Sơn, Hoằng Trinh, Hoằng Trung, HoằngKim) Tức là huyện Hậu Lộc chỉ còn vùng đất như ngày nay trừ đi các xã ĐạiLộc, Đồng Lộc, Triệu Lộc, Châu Lộc.

Năm 1850 kiêm lý toàn bộ huyện Mỹ Hoá vào huyện Hoằng Hoá

Năm 1877 Nguyễn Tự Đức lại cắt phần đất tổng Đại Lý (nay là các xã:Đại Lộc, Đồng Lộc, Triệu Lộc, Châu Lộc) về cho Hậu Lộc Ranh giới tự nhiênHậu Lộc ổn định cho tới ngày nay

1.1.2 Chức năng;

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26tháng 11 năm 2003;

Uỷ ban nhân dân huyện Hậu Lộc là đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnhThanh Hóa, chịu sự chỉ đạo, quản lí trực tiếp, toàn diện của UBND Tỉnh ThanhHóa, văn phòng UBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tranghiệp vụ chuyên môn của Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc Hội và Hội đồngnhân dân Tỉnh, văn phòng UBND Tỉnh

Văn phòng UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng được dự toánkinh phí để hoạt động và mở kho bạc Nhà Nước theo quy định.

Văn phòng UBND Huyện Hậu Lộc có chức năng tham mưu tổng hợp choHội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân, về chỉ đạođiều hành của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân, cung cấp thông tin phục vụ quản lý vàhoạt động của Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ởđịa phương; đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho Hội đồng nhân dân, Uỷ bannhân dân huyện Hậu Lộc

1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn;

Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổchức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ bannhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyếtcủa Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quyđịnh của pháp luật;

Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đấtđai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trìnhkhuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và

tổ chức thực hiện các chương trình đó;

Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyểndịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai tháclâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật;

Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,thị trấn;

Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷlợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định củapháp luật

Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dânhuyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch

vụ ở các xã, thị trấn;

Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sảnxuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhândân tỉnh

Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thựchiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt;

Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện

pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở

và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyệnthực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện;

Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thểthao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt;

Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cậpgiáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chứccác trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉđạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chếthi cử;

Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thểthao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắngcảnh do địa phương quản lý;

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch

bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạchhoá gia đình;

Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;

tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từthiện, nhân đạo

Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tạiđịa phương

Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;

thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anninh, trật tự, an toàn xã hội

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ bannhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôngiáo;

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,

dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nàocủa công dân ở địa phương;

Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôngiáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nhữngnhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,

tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền

và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của phápluật;

Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhândân theo quy định của pháp luật;

Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;

Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên;

Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính

ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xemxét, quyết định

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Hậu Lộc

Nhiệm kỳ 2016-2021 tại kỳ họp thứ nhất khóa XIV, HĐND Huyện đã bầu

ra UBND Huyện gồm 09 thành viên; 01 Chủ tịch; 03 Phó Chủ tịch; 04 Uỷ viên

Đến nay, UBND Huyện Hậu Lộc 27 UBND xã, thị trấn có 126 thànhviên, trong đó; 27 Chủ tịch, 54 Phó Chủ tịch và 45 Uỷ viên UBND Số lượng, cơcấu thành viên UBND cấp xã đảm bảo theo quy định, chất lượng ngày càngnâng lên

Các thành viên trong cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Hậu Lộc có nhiệm

vụ, quyền hạn và chức năng như sau;

Chủ tịch UBND Phụ trách chung khối nội chính, ngân sách, tổ chức điều

hành bộ máy cán bộ, qui hoạch và đối ngoại

01 Phó Chủ tịch Phụ trách kinh tế nông nghiệp (nông nghiệp và phát

triển nông thôn, xây dựng nông thôn mới, tài nguyênmôi trường, khoa học công nghệ)

01 Phó Chủ tịch Phụ trách kinh tế tổng hợp (công nghiệp, tiểu thủ công

nghiệp, thương mại, dịch vụ, xây dựng cơ bản)

01 Phó Chủ tịch Phụ trách văn hóa, xã hội

01 Uỷ viên Phụ trách Công an, đảm bảo vấn đề an ninh trật tự , tệ

nạn xã hội trên địa bàn Huyện

01 Uỷ viên Phụ trách vấn đề an ninh Quốc phòng, Quân sự trên địa

1.2.1 Chức năng của bộ phận văn thư- lưu trữ UBND huyện Hậu Lộc

Căn cứ Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09/5/2003 của Chính phủ quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;

Căn cứ Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01/9/2003 của Thủ tướngChính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2003 của Chính phủ vềcông tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2007 của Chính phủquy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Căn cứ Nghị định số 171/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của Chính phủquy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành

phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Nghị định số 172/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của Chính phủquy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận,thị xã thành phố thuộc tỉnh

Để thống nhất quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và có cơ sở

để Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân tỉnhxem xét quyết định hướng dẫn cụ thể theo thẩm quyền, Bộ Nội vụ hướng dẫnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơquan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân như sau;

Văn Phòng Hành Chính UBND Huyện Hậu Lộc là nơi quản lý hướng dẫnthực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông tư….Không chỉ thực hiện tại

cơ quan mà còn hướng dẫn các Ban, Ngành trực thuộc…vì thế công tác văn thưluôn được xem là một bộ phận không thể thiếu trong quá trình điều hành của cơquan

Văn phòng Hành Chính UBND Huyện là nơi cán bộ chuyên trách văn thưlàm việc, cán bộ văn thư quản lý văn bản đi – đến của Bộ, tỉnh công việc nàyđược thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, thống nhất và khoa học Hiệuquả làm việc của văn phòng cao, đảm bảo thực hiện kịp thời công tác thông tincho lãnh đạo trong công tác điều hành và quản lý

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận văn thư – lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc.

Giúp Chánh Văn phòng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàngnăm về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và hướng dẫn tổ chức thực hiện khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt

Căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ vàhướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ, xây dựng đểChánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện trình Uỷ ban nhân dân huyện banhành văn bản hướng dẫn thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữtrên địa bàn huyện

Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện trình Uỷ ban nhân dânhuyện phê duyệt kế hoạch tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế