THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. 4 1.1.1. Khái quát về lịch sử hình thành của Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ. 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ. 5 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của UBND quận Tây Hồ 8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 10 2.1. Công tác quản lý và chỉ đạo về công tác văn thư - lưu trữ của UBND quận 10 2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ 10 2.1.2. Chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư – lưu trữ 10 2.2. Tình hình hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư 12 2.2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản: 12 2.2.2. Công tác quản lý và sử dụng con dấu: 21 2.2.3. Công tác lập hồ sơ hiện hành: 23 2.3. Tình hình hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ 25 2.3.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 25 2.3.2. Chỉnh lý tài liệu 25 2.3.3. Bảo quản tài liệu 26 2.3.4. Tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ 27 CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC TẬP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ VÀ ĐỀ XUẤT ĐÓNG GÓP KIẾN NGHỊ 28 3.1 Những công việc đã được thực tập tại Văn phòng HĐND-UBND quận 28 3.2. Đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn thư – lưu trữ tại UBND quận 29 3.2.1. Ban hành mới và điều chỉnh các văn bản liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ 29 3.2.2. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê tại cơ quan 30 3.2.3. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 30 3.2.4. Hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ 31 3.3. Một số kiến nghị của cá nhân 31 3.3.1. Đối với UBND quận Tây Hồ 31 3.3.2. Đối với Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 33 KẾT LUẬN 34

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 4

1.1.1 Khái quát về lịch sử hình thành của Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ 4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ 5

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của UBND quận Tây Hồ 8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 10

2.1 Công tác quản lý và chỉ đạo về công tác văn thư - lưu trữ của UBND quận 10

2.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ 10

2.1.2 Chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư – lưu trữ 10

2.2 Tình hình hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư 12

2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản: 12

2.2.2 Công tác quản lý và sử dụng con dấu: 21

2.2.3 Công tác lập hồ sơ hiện hành: 23

2.3 Tình hình hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ 25

2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 25

2.3.2 Chỉnh lý tài liệu 25

2.3.3 Bảo quản tài liệu 26

2.3.4 Tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ 27

CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC TẬP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ VÀ ĐỀ XUẤT ĐÓNG GÓP KIẾN NGHỊ 28

3.1 Những công việc đã được thực tập tại Văn phòng HĐND-UBND quận .28

3.2 Đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn thư – lưu trữ tại UBND

quận 29

3.2.1 Ban hành mới và điều chỉnh các văn bản liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ 29

3.2.2 Thực hiện chế độ báo cáo thống kê tại cơ quan 30

3.2.3 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 30

3.2.4 Hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ 31

3.3 Một số kiến nghị của cá nhân 31

3.3.1 Đối với UBND quận Tây Hồ 31

3.3.2 Đối với Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 33

KẾT LUẬN 34

LỜI NÓI ĐẦU

Với quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin diễn ra nhưmột nhu cầu tất yếu Ngoài việc trao đổi trực tiếp, con người có nhiều phươngtiện và nhiều cách thể hiện gián tiếp khác nhau, nhưng văn bản được coi làphương tiện quan trọng nhất Đối với hoạt động quản lý, văn bản là công cụquản lý Nhà nước phổ biến của các cấp lãnh đạo Là phương tiện để các cấp, cácngành trong mọi lĩnh vực trao đổi thông tin, phục vụ hoạt động của cơ quan.Trong đó, công tác Văn thư đảm bảo công tác quản lý, điều hành trong cơ quanđược thông suốt qua việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; công tác lưu trữđảm bảo lựa chọn, lưu giữ và sử dụng bản lưu tài liệu có giá trị làm cơ sở choviệc giải quyết công việc trong thực tiễn và lâu dài Nhận thấy vai trò Công tácVăn thư – lưu trữ Đảng và Nhà nước ta đã đặc biệt chú trọng, quan tâm tớingành như:ban hành văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo, hướngdẫn thực hiện công tác văn thư – lưu trữ nói chung và các nội dung của công tácvăn thư - lưu trữ nói riêng như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011của Quốc hội khóa XIII về Luật Lưu trữ; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư – lưu trữ; Nghị định số111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Lưu trữ; Nghị định

số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 cảu Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; đầu tưnguồn ngân sách khá lớn hỗ trợ để phát triển ngành

Nắm bắt nhu cầu của xã hội, đồng thời nhận thức rõ vai trò quan trọng củacông tác Văn thư – lưu trữ, thực hiện mục tiêu đào tạo đội ngũ cán bộ có chuyênmôn nghiệp vụ cho ngành Văn thư – lư trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội (tiềnthân là trường Trung học Văn thư – Lưu trữ ) trải qua 45 năm hình thành và pháttriển, bề dày 45 năm đào tạo ngành Văn thư – Lưu trữ, Nhà trường đã và đangnâng cao hơn nữa chất lượng đào tạo giảng dạy chuyên sâu cho học sinh – sinhviên cũng như cán bộ văn thư tại các cơ quan, tổ chức đáp ứng nhu cầu của xã

Sau 4 năm học tập và rèn luyện tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, thựchiện phương châm “Học đi đôi với hành", nhằm giúp sinh viên có cơ hội ápdụng lý luận vào thực tiễn, củng cố và bổ sung kiến thức còn thiếu hụt, nâng caotrình độ chuyên môn nghiệp vụ từ việc học hỏi kinh nghiệm của người đi trước,đồng thời giúp sinh viên rèn luyện bản thân, làm quen với môi trường làm việc,nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng em tiếp cận với thực tế bằng đợt thực tậpkéo dài 02 tháng (từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017) tại các cơ quantheo đúng chuyên ngành mình học.

Được sự đồng ý của UBND Quận Tây Hồ, em đã được tìm hiểu và tiếpxúc với công việc thực tế tại Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ (địa chỉtrụ sở: Số 657 Lạc Long Quân – Phường Xuân La – quận Tây Hồ - Hà Nội)

Thời gian kiến tập tại cơ quan đã giúp em có điều kiện đối chiếu vận dụng

lý thuyết vào thực tế, bước đầu làm quen với môi trường mới – môi trường làmviệc công sở, rèn luyện các tác phong làm việc, quan hệ ứng xử trong giao tiếpvới đồng nghiệp và đối tác, làm quen với các trang thiết bị văn phòng hiện đạinhư : máy Scan (máy quét ); máy in; máy vi tính mới chỉ được học trên lýthuyết chưa có điều kiện thực hành trong nhà trường Giúp em có cách nhìn đầy

đủ và toàn diện hơn về vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư Từ đó,

em có thêm nhiều kinh nghiệm để có thể trang bị cho mình những kiến thức cơbản phục vụ cho công việc và học tập sau này Bên cạnh đó trong quá trình thựctập, việc áp dụng lý thuyết vào thực tế còn hạn chế, do kinh nghiệm chưa nhiềunên không thể tránh được sai sót trong công việc

Đây là kết quả đánh giá đầu tiên của em trong suốt 4 năm học tập và rènluyện tại trường Do thời gian thực tập không nhiều nên trong bài báo cáo kiếntập này của em không thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Vì vậy em mong nhậnđược sự đóng góp, nhận xét từ các thầy cô trong trường, cùng các cán bộ trong

cơ quan, để em rút thêm kinh nghiệm quý báu trong công việc, tạo thuận lợi chobước đi tiếp theo trong tương lai

Qua bài báo cáo thực tập này, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến

cô Trịnh Thị Kim Oanh, các thầy cô trong Khoa Văn thư – Lưu trữ, cùng các

thầy cô giáo trong Trường, trong quá trình giảng dạy đã cố gắng truyền đạt chochúng em những kiến thức sâu rộng, vững chắc về nghiệp vụ của mình, cũngnhư những kinh nghiệm trong cuộc sống để chúng em có thể tự tin khi ra trườnglàm việc trong thực tế Bên cạnh đó, trong thời gian kiến tập tại Văn phòngHĐND&UBND quận Tây Hồ, được sự quan tâm của Ban lãnh đạo, toàn thể cán

bộ trong UBND quận, cùng các anh chị đang làm việc và thực tập tại Vănphòng, đặc biệt là chị Trần Thị Thu Huyền, chị Nguyễn Thị Nếp và chị NguyễnThị Hương – 03 cán bộ văn thư, lưu trữ đã giúp đỡ để em có thể hoàn thành đợtthực tập này Trong thời gian thực tập tại cơ quan, không những em đã học hỏithêm rất nhiều kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, mà em còn được tôi luyệntrong cách thích ứng với môi trường, tác phong làm việc của một cán bộ Vănthư hiện đại Đây chính là hành trang không thể thiếu để em tự tin vững bướckhi rời khỏi ghế nhà trường bắt đầu làm một cán bộ văn thư-lưu trữ thự thụ

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày …tháng…năm 2017

Sinh viên

Trần Thanh Thanh

CHƯƠNG 1:

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức

1.1.1 Khái quát về lịch sử hình thành của Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ.

Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ là một đơn vị Hành chính được thành lậptheo nghị định số 69/CP của Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được Uỷban nhân dân Thành phố Hà Nội giao cho nhiệm vụ quản lý nhà nước trên địabàn bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 1996

Khi thành lập theo Quyết định 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nộiban hành ngày 15/12/1995 về thành lập phòng, ban chuyên môn giúp việc trựcthuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, có 08đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình

Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm vănhoá, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội Quận nằm ở phíaTây Bắc của Hà Nội Diện tích 24,0km2, gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, ThuỵKhuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thương Phía đông giápquận Long Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía nam giápquận Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đông Anh Quận Tây Hồ có địa hình tươngđối bằng phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam

Theo định hướng phát triển của thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây

Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố Trung tâm Như vậy, trong tương laiTây Hồ sẽ là khu vực trung tâm của Thành phố Hà Nội Với vị trí đó, quận Tây

Hồ có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực bao gồm cả nguồn vốntài chính, nguồn nhân lực và khoa học công nghệ, để thúc đẩy nhanh sự pháttriển Kinh tế - Xã hội của quận nói riêng và của thủ đô Hà Nội nói chung

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ.

a) Chức năng của Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ

UBND quận Tây Hồ là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, quản

lý phạm vi lãnh thổ của quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết củaHĐND quận và cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh– xã hội, Quốc phòng Cụ thể là:

- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thươngnghiệp, Lâm nghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế, Dịch vụ, thể dục – thểthao, báo chí, khoa học – công nghệ, môi trường, xây dựng, giao thông vận tải,

…

- Về thu chi ngân sách của địa phương;

- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật, vàcác văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp;

- Bảo đảm an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụxây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân, thựchiện chế độ, nghĩa vụ quân sự Quản lý hộ tịch hộ khẩu ở địa phương, quản lýviệc cư trú đi lại của người ngoài địa phương;

- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức vàcông dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;

- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn khiếu nại

UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hànhcủa HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

UBND quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương, góp phần đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chínhNhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí nguyện vọng và quyềnlàm chủ của nhân dân địa phương

b) Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ

UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thểlãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hànhcác nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý chỉđạo, hướng dẫn các phường trong hoạt động quản lý Nhà nước UBND quậnTây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày

- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy

và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước Bổnhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBNDquận trực tiếp quản lý

- Kết luận những vụ khiếu nại, tố cáo có liên quan tới cán bộ chủ chốt doUBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật Khiếu nại

c) Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ

Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 PhóChủ tịch và 12 phòng ban tham mưu, giúp việc

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ (xem Phụ lục 1)

UBND quận Tây Hồ là Cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước, thực hiệnnhiệm vụ quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Tổ chứcHĐND và UBND ngày 26/11/2003 Bộ máy UBND quận Tây Hồ là toàn bộ hệthống các thành viên, các phòng, ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến Mỗi

thành viên của UBND quận chịu trách nhiệm cá nhân về phần công tác đượcphân công trước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận; cùng các thành viênkhác chịu trách nhiệm tập thể và hoạt động của UBND quận trước Thành ủy,HĐND và UBND Thành phố, Quận ủy, HĐND quận Tây Hồ và cơ quan Nhànước cấp trên.

Cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân quận Tây Hồ gồm:

* Lãnh đạo UBND Quận:

- 01 Chủ tịch UBND – Đỗ Anh Tuấnphụ trách chung

Giúp việc cho Chủ tịch là 03 Phó chủ tịch gồm:

- Phó chủ tịch: Nguyễn Lê Hoàng - phụ trách về khối Đất đai – Trật tựxây dựng: ,

- Phó chủ tịch: Phạm Xuân Tài - phụ trách khối Văn xã,

- Phó chủ tịch: Nguyễn Đình Khuyến - phụ trách về khối Kinh tế

* Các uỷ viên UBND Quận:

- Uỷ viên UBND quận Dương Thị An

- Uỷ viên UBND quận Lê Quang Chính

- Uỷ viên UBND quận Nguyễn Việt Cường

- Uỷ viên UBND quận Nguyễn Minh Hải

- Uỷ viên UBND quận Dương Việt Hùng

- Uỷ viên UBND quận Phùng Anh Lê

- Uỷ viên UBND quận Lê Hoài Nam

- Uỷ viên UBND quận Nguyễn Văn Kha

- Uỷ viên UBND quận Lê Trung Đức

- Uỷ viên UBND quận Chu Thị Minh Tân

- Uỷ viên UBND quận Lê Hồng Vũ

- Uỷ viên UBND quận Võ Bích Thủy

- Ủy viên UBND quận Phan Tuấn Ngọc

* Các phòng, ban chuyên môn:

Giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch có 12 Phòng, ban chuyên môn trựcthuộc UBND Quận, hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ của mình

1 Văn phòng HĐND & UBND Quận

2 Phòng Nội vụ

3 Phòng Thanh tra.

4 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội

5 Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao

12 Phòng Tài nguyên và Môi trường

Ngoài ra, còn có 6 Đoàn thể chính trị: Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ,Hội Nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn Lao động; Bêncạnh đó, còn có các đơn vị hiệp quản: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án,Đội thanh tra Giao thông công chính, Đội quản lý trật tự xây dựng, Viện kiểmsát nhân dân, Toà án nhân dân…

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của UBND quận Tây Hồ

+ Đối với cán bộ văn thư :

- Tiếp dân và phát hành các loại công văn, giấy tờ tài liệu củaHĐND,UBND quận đảm bảo đúng trình tự, thể thức của văn bản hành chínhnhà nước;

- Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu, giấy mời;

- Thực hiện nghiêm quyết định số 792/1998/QĐ – UB ngày 30/06/1998của UBND quận Tây Hồ ban hành quy định tạm thời về quy trình soạn thảo,trình tự ban hành và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của UBND quận và cácphường;

- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ– CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ

+ Đối với cán bộ lưu trữ :

- Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưugiữ các loại tài liệu của HĐND và UBND quận;

- Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xácbằng số thống kê và máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả;

- Hằng năm thường hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị

để đưa vào kho lưu trữ, tham mưu việc huỷ tài liệu hết giá trị sử dụng theo đúngquy định

Đây là công việc chiếm phần lớn trong hoạt động của văn phòng nhờcông tác văn thư – lưu trữ mà việc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bảnđược đảm bảo chính xác, kịp thời Giúp cơ quan giải quyết công việc một cáchnhanh chóng, chính xác có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâukiểm tra thể thức và nội dung văn bản Tránh khỏi sai lầm và những hạn chế về

tệ nạn quan liêu giấy tờ, đồng thời giữ gìn và phản ảnh đầy đủ quá trình hoạtđộng của cơ quan, cung cấp nguồn tài liệu cho lưu trữ cơ quan

2.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ

- Ngày 10/01/2012, UBND quận đã ban hành hệ thống tài liệu quản lýchất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong đó có quy trình xử lý văn bản

đi – đến, quy trình quản lý hồ sơ Theo đó UBND quận yêu cầu các đơn vị thuộcquận và UBND các phường thực hiện nghiêm ngặt các bước trong quy trình này

- Thực hiện Kế hoạch số 61/KH-UBND ngày 19/4/2012 của UBNDThành phố Hà Nội về công tác Văn thư – lưu trữ năm 2012, ngày 11/5/2012quận đã ban hành Kế hoạch số 78/KH-UBND về kiểm tra công tác ban hành vănbản, văn thư – lưu trữ năm 2012 Tại nội dung kế hoạch, UBND quận đã xâydựng lịch kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ tại các phòng, ban chuyênmôn, đơn vị sự nghiệp thuộc quận và UBND 8 phường

- Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác Văn thư – lưu trữ, ngay sau khithành lập quận, ngày 14/11/1998 UBND quận ban hành quyết định số1479/1998/QĐ-UBND về việc ban hàn quy định về công tác Văn thư – lưu trữ củaUBND quận Tây Hồ Hiện nay trên cơ sở các văn bản hướng dẫn về chuyên môn,nghiệp vụ của Chi cục Văn thư – lưu trữ, UBND quận đã xây dựng quy chế vềcông tác Văn thư – lưu trữ Ngay sau khi ban hành UBND quận đã triển khai quychế này tới cán bộ Văn thư thuộc UBND quận Tây Hồ và UBND các phường

2.1.2 Chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư – lưu trữ

Trong những năm qua công tác văn thư – lưu trữ đã được UBND quận vàUBND các phường quan tâm, triển khai thực hiện có hiệu quả, góp phần tíchcực trong công tác chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương.Việc thực hiện tốt các quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến, quy trình quản lý

hồ sơ, tài liệu theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, quy định về công tác văn thư

đã đưa công tác văn thư của UBND quận đi vào nề nếp, khoa học, đáp ứng đượcngày càng tốt yêu cầu công việc, cũng như yêu cầu của Thành phố Hà Nội về cảicách hành chính

Quận đã phân công lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo phòng Nội vụ và cácđồng chí cán bộ tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ Văn thư – lưu trữ thực hiệntheo đúng Kế hoạch số 61/KH-UBND nhày 19/4/2012 của UBND Thành phố

Hà Nội về công tác văn thư – lưu trữ năm 2012

UBND quận tổ chức tập huấn Luật Lưu trữ, Nghị định 110/2004/NĐ-CPngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư – lưu trữ; Nghị định số111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Lưu trữ; Nghị định

số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư tại cácphòng, ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc quận, UBND các phường, cáctrường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở trên địa bàn quận

Hầu hết các văn bản do quận và phường ban hành đều đảm bảo đúng quyđịnh về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Thông tư liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP ngày 26/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Thông tư số 01/2001/TT-BNV ngày19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính

Nội dung kiểm tra, hướng dẫn cần tập trung vào các vấn đề sau:

- Việc triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản quy định kháccủa Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;

- Tổ chức văn thư, lưu trữ; biên chế, trình độ cán bộ; việc thực hiện các chế

độ đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định củaNhà nước;

- Việc ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư theo quy định;

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:

+ Thực hiện các quy định về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; + Xác định thực tế tình trạng Kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tàiliệu trong kho;

+ Thực hiện công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quyđịnh của pháp luật;

+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ;

- Triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ

2.2 Tình hình hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư

2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản:

- Trình tự thủ tục ban hành văn bản:

+ Hầu hết các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của quận vàphường ban hành được thực hiện theo quy định tại Luật ban hành văn bản Quyphạm pháp luật của HĐND&UBND: Ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩmquyền về hình thức và nội dung, cơ bản đảm bảo đúng trình tự thủ tục quy định,

đa số các văn bản được ban hành đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

+ Đối với các văn bản Hành chính thông thường: Nhìn chung các đơn vịthuộc quận đã chấp hành nghiêm chỉnh việc thực hiện quy trình soạn thảo, trình

ký và ban hành văn bản: UBND quận và UBND các phường đã phân công cán

bộ Văn phòng thực hiện công tác kiểm tra văn bản trước khi trình lãnh đạo ký,phê duyệt để chánh nhầm lẫn sai xót

- Công tác soạn thảo văn bản được giao cho cán bộ chuyên môn Thuộcchức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân nào thì giao cho đơn vị, cá nhân đósoạn thảo Việc xây dựng và ban hành văn bản gồm các bước:

* B1: Cán bộ được phân công soạn thảo văn bản

* B2: Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị kiểm tra nội dung tính pháp lý

và ký nháy vào văn bản

* B3: Chuyên viên văn phòng kiểm tra nội dung, thể thức và trình ký

* B4: Chánh Văn phòng kiểm tra, ký nháy

* B5: Lãnh đạo UBND kiểm tra và phê duyệt

* B6: Cán bộ văn thư kiểm tra thể thức văn bản, chữ ký của người cóthẩm quyền, đăng ký và làm thủ tục phát hành

Việc xây dựng và ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ thực hiệntheo VBQPPL tại điều 19 Luật ban hành quy phạm pháp luật năm 1996 và điều11,14 của Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp (có sửa đổi) năm 1994 thìHĐND ban hành Nghị quyết, UBND ban hành quyết định, chỉ thị

Nội dung các quy định của cơ quan cấp dưới không được trái với cơ quancấp trên, các quyết định trong văn bản của UBND quận ngoài việc tuân thủ cácquy định của pháp luật còn phải tuân thủ các văn bản của các cơ quan có chứcnăng, quản lý nhà nước, ngành, lĩnh vực ở thành phố, tỉnh, trung ương.Vì vậyviệc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận được xây dựng trên:

+ Xây dựng dựa vào tính chất của văn bản dự định ban hành và văn bảnban hành nhằm giải quyết vấn đề gì?

+ Xác định tên lọai văn bản, căn cứ vào tính chất mục đích và thẩm quyềnban hành, đối tượng thi hành văn bản;

+ Thu thập và xử lý thông tin: khâu này quan trọng vì nó có liên quan đếnnội dung của vấn đề cần soạn thảo để văn bản ban hành ra đạt được mục đích đề ra;

+ Xây dựng đề cương và viết bản thảo;

+ Sau khi văn bản đã được duyệt, người soạn thảo phải đọc lại văn bảnlần cuối để hoàn thiện về mặt thể thức và chuyển văn thư để ghi số, ngày, tháng,năm, soát lại văn bản , trình ký chính thức đưa ra và phát hành

Trên thực tế thì HĐND và UBND quận ban hành một số loại văn bản hành chínhnhư: Quyết định, Báo cáo, Kế hoạch, Thông báo, Tờ trình, Công văn, Biên bản,Hợp đồng, Chương trình, Nghị quyết, Hướng dẫn, Chỉ thị,…

Và các loại văn bản như; giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường Cùngvới một số phiếu dùng trong công tác văn thư hàng ngày: phiếu báo, phiếu gửi…Tất cả các văn bản trên nhằm phục vụ cho quản lý nhà nước ở UBND quận Tây

Hồ và theo đúng quy định của công văn 425/VTLTNN – NVTW

- Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký văn bản:

Chủ tịch UBND quận là người thay mặt UBND quận ban hành các vănbản pháp quy quan trọng có liên quan đến nhiều lĩnh vực, các báo cáo chung củaUBND quận gửi cho UBNDTP, HĐND tại các kỳ họp HĐ

Chủ tịch UBND quận ký và ban hành các văn bản như: chỉ thị, quyết định:

VD: TM.ỦY BAN NHÂN DÂN

Nguyễn Văn B

Phó chủ tịch UBND quận được phép ký thay chủ tịch vào các văn bảnpháp quy và các văn bản hành chính khác của UBND quận thuộc phạm vi côngtác của mình được phân công

Đối với các ủy viên của UBND quận phụ trách văn phòng, được ủy quyền

ký một số văn bản theo quy định của UBND quận Tây Hồ Chánh văn phòngđược phép ký thừa lệnh (TL) các văn bản hành chính thông thường để truyền đạt

ý kiến, chỉ đạo giải quyết công văn của UBND quận hoặc đôn đốc, nhắc nhở vềviệc thực hiện các Nghị quyết của HĐND cũng như các Quyết định, Chỉ thị củaUBND quận

VD: TL CHỦ TỊCH

CHÁNH VĂN PHÒNG

Nguyễn Văn C

Nhìn chung, UBDN quận đã thực hiện đúng các quy định của Nhà nước

về trình tự, thủ tục ban hành cũng như thẩm quyền ban hành văn bản, để đảmbảo giá trị pháp lý cũng như hiệu lực khi cơ quan ban hành

a) Công tác tổ chức, quản lý văn bản

b) Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi ( do chuyên viên Nguyễn ThịHương phụ trách )

Quá trình xử lý công văn đi gồm các giai đoạn sau:

- Soạn thảo văn bản:

+ Các chuyên viên của các phòng ban chuyên môn, các đơn vị thuộcQuận khi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân thủ các quy định củaNhà nước;

+ Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc quận được giao nhiệm vụsoạn thảo Văn bản sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của nơi nhận đồngthời phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính pháp lý của văn bản;

- Kiểm tra về thể thức và nội dung văn bản.

+ Chuyên viên Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nộidung Văn bản do các phòng ban chuyên môn chuyển đến Chánh hoặc Phó vănphòng ký nháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ người ký đối với các Văn bảnđạt yêu cầu và trình Lãnh đạo UBND quận ký phê duyệt;

+ Đối với các văn bản không phù hợp về thể thức hoặc các Văn bản cầnđược sửa đổi bổ sung theo yêu cầu của Lãnh đạo Văn phòng thì chuyên viênVăn phòng sẽ chuyển lại cho đơn vị, cá nhân soạn thảo để hoàn thiện lại;

- Phê duyệt.

+ Lãnh đạo UBND quận hoặc Lãnh đạo Văn phòng khi được ủy quyềnthừa lệnh UBND quận xem xét nội dung, hình thức, hoặc ký chính thức đối với

các Văn bản đạt yêu cầu Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị soạn thảoVăn bản để chỉnh sửa;

+ Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng,không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực để ký văn bản;

- Đăng ký Văn bản đi.

+ Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức Văn bản, chữ ký,của người có thẩm quyền có hợp lệ không Nếu không đúng quy định về thểthức Văn bản, Văn thư báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để chuyển trả lại đơn vịsoạn thảo chỉnh sửa theo đúng quy định;

+ Đối với các văn bản hợp lệ, Văn thư đăng ký vào chương trình quản lýcông văn đi – đến để lưu và phục vụ cho cuối năm in, đóng thành sổ đăng ký vănbản Việc đăng ký bằng sổ hiện nay ở UBND quận chỉ dùng để ghi một số thôngtin cần thiết về văn bản như: ngày, tháng văn bản, số ký hiệu văn bản, tên cá nhân

và đơn vị lấy số( thuận tiện cho việc lấy số nhanh chóng, liên hệ với các cá nhân,đơn vị khi có sai xót để sửa chữa, bổ sung) Các văn bản do UBND ban hànhđược đăng ký vào sổ riêng, có hệ thống số riêng cho từng loại văn bản: sổ Quyếtđịnh, sổ Công văn, sổ Tờ trình, sổ Thông báo, sổ Kế hoạch, sổ báo cáo; ngoài ra

có sổ đăng ký riêng cho các văn bản của Hội đồng nhân dân và Văn phòng

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( phương pháp truyền thống)

Đăng ký phần bên trong

văn bản

tháng văn bản

trích yếu nội

nhận bản

- Gửi Văn bản.

+ Đối với các đơn vị không nối mạng LAN, Văn thư có trách nhiệm nhân bản theo nơi nhận và đóng dấu Văn thư hoặc cán bộ được phân công soạn thảo văn bản gửi theo nơi nhận và cho vào phong bì, ngoài phong bì ghi rõ tên cơ quan nơi nhận, địa chỉ, số ký hiệu Văn bản và ký sổ bàn giao Công văn đi với nhân viên giao thông Những văn bản có mức độ khẩn, mật Văn thư đóng dấu

“Khẩn”, “Mật” lên bì văn bản Văn bản khẩn phải gửi đi ngay trong ngày làm việc Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì yêu cầu cán bộ đó ký nhận vào sổ bàn giao Công văn Những văn bản thông thường khác thì phải gửi chậm nhất trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày ký;

Mẫu bì của UBND quận

UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

Địa chỉ: 657 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội

ĐT: 7.533.397

Kính gửi: ……

………

………

+ Đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND quận có nối mạng LAN, Văn thư có trách nhiệm scan Văn bản đã ký, đóng dấu và gửi đi theo chương trình phần mềm Web chỉ đạo;

- Văn bản gửi đi được lưu 01 bản gốc tại Văn thư và 01 bản tại đơn vịsoạn thảo Văn bản để theo dõi.

(Sơ đồ xử lý, giải quyết công văn đi – xem phụ lục 2)

c) Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ( do chuyên viên Trần Thị ThuHuyền phụ trách )

Quá trình giải quyết văn bản đi gồm các giai đoạn sau:

- Tiếp nhận văn bản:

* Văn thư là đầu mối tiếp nhận văn bản gửi đến UBND quận

+ Đối với các văn bản “mật”, văn bản gửi đích danh tên đơn vị, tên cánhân thì văn thư sẽ chuyển thẳng vào hộp thư của đơn vị đó

+ Đối với các văn bản “ khẩn”, “hoả tốc”, văn thư bóc bì và chuyển ngayđến Lãnh đạo văn phòng cho ý kiến

+ Đối với loại văn bản khác thì văn thư bóc bì, phân loại, ghi vào phiếu

xử lý văn bản và kẹp phiếu xử lý văn bản để chuyển tới lãnh đạo văn phòng cho

+ Dấu văn bản đến được đóng ở lề bên trái, phía trên trang đầu của vănbản, dưới số ký hiệu văn bản bằng mực đỏ

Mẫu dấu đến của UBND quận Tây Hồ

18

ỦY BAN NHÂN DÁN QUẬN TÂY HỒ Ý KIẾN XỬ LÝ CỦA

VĂN PHÒNG HĐND&UBND LÃNH ĐẠO UBND QUẬN

UBND QUẬN TÂY HỒ CÔNG VĂN ĐẾN Số:……….

Việc lấy số đến của văn bản sẽ giúp cho những người có trách nhiệm quản

lý công tác văn thư của UBND quận lắm rõ được hàng năm cơ quan có baonhiêu văn bản đến

Khi đã hoàn tất thủ tục ban đấu văn thư sẽ tiến hành đăng ký văn bản đến

Số,ký hiệu văn bản

Ngày tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc cá nhân nhận

Ký nhận

Ghi chú

1 2 3 4 5 6 7 8 9