MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. 4 1.1.1. Khái quát về lịch sử hình thành của Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ. 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ. 5 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của UBND quận Tây Hồ 8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 10 2.1. Công tác quản lý và chỉ đạo về công tác văn thư - lưu trữ của UBND quận 10 2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ 10 2.1.2. Chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư – lưu trữ 10 2.2. Tình hình hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư 12 2.2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản: 12 2.2.2. Công tác quản lý và sử dụng con dấu: 21 2.2.3. Công tác lập hồ sơ hiện hành: 23 2.3. Tình hình hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ 25 2.3.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 25 2.3.2. Chỉnh lý tài liệu 25 2.3.3. Bảo quản tài liệu 26 2.3.4. Tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ 27 CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC TẬP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ VÀ ĐỀ XUẤT ĐÓNG GÓP KIẾN NGHỊ 28 3.1 Những công việc đã được thực tập tại Văn phòng HĐND-UBND quận 28 3.2. Đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn thư – lưu trữ tại UBND quận 29 3.2.1. Ban hành mới và điều chỉnh các văn bản liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ 29 3.2.2. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê tại cơ quan 30 3.2.3. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 30 3.2.4. Hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ 31 3.3. Một số kiến nghị của cá nhân 31 3.3.1. Đối với UBND quận Tây Hồ 31 3.3.2. Đối với Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 33 KẾT LUẬN 34
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ .4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1.1 Khái quát lịch sử hình thành Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND Quận Tây Hồ 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ .8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 10 2.1 Công tác quản lý đạo công tác văn thư - lưu trữ UBND quận .10 2.1.1 Ban hành văn đạo công tác văn thư – lưu trữ 10 2.1.2 Chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư – lưu trữ 10 2.2 Tình hình hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư 12 2.2.1 Công tác xây dựng ban hành văn bản: 12 2.2.2 Công tác quản lý sử dụng dấu: 21 2.2.3 Công tác lập hồ sơ hành: .23 2.3 Tình hình hoạt động nghiệp vụ cơng tác lưu trữ 25 2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 25 2.3.2 Chỉnh lý tài liệu 25 2.3.3 Bảo quản tài liệu 26 2.3.4 Tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ 27 CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC TẬP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ VÀ ĐỀ XUẤT ĐĨNG GĨP KIẾN NGHỊ 28 3.1 Những cơng việc thực tập Văn phòng HĐND-UBND quận .28 3.2 Đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn thư – lưu trữ UBND quận .29 3.2.1 Ban hành điều chỉnh văn liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ 29 3.2.2 Thực chế độ báo cáo thống kê quan 30 3.2.3 Tăng cường ứng dụng công nghệ thơng tin 30 3.2.4 Hồn thiện đội ngũ cán làm công tác văn thư – lưu trữ 31 3.3 Một số kiến nghị cá nhân 31 3.3.1 Đối với UBND quận Tây Hồ 31 3.3.2 Đối với Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội .33 KẾT LUẬN 34 LỜI NĨI ĐẦU Với q trình hoạt động người, việc trao đổi thông tin diễn nhu cầu tất yếu Ngoài việc trao đổi trực tiếp, người có nhiều phương tiện nhiều cách thể gián tiếp khác nhau, văn coi phương tiện quan trọng Đối với hoạt động quản lý, văn công cụ quản lý Nhà nước phổ biến cấp lãnh đạo Là phương tiện để cấp, ngành lĩnh vực trao đổi thông tin, phục vụ hoạt động quan Trong đó, cơng tác Văn thư đảm bảo cơng tác quản lý, điều hành quan thông suốt qua việc tổ chức quản lý giải văn bản; công tác lưu trữ đảm bảo lựa chọn, lưu giữ sử dụng lưu tài liệu có giá trị làm sở cho việc giải công việc thực tiễn lâu dài Nhận thấy vai trò Công tác Văn thư – lưu trữ Đảng Nhà nước ta đặc biệt trọng, quan tâm tới ngành như:ban hành văn quy phạm pháp luật, văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư – lưu trữ nói chung nội dung cơng tác văn thư - lưu trữ nói riêng như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quốc hội khóa XIII Luật Lưu trữ; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Cơng tác Văn thư – lưu trữ; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Lưu trữ; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 cảu Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; đầu tư nguồn ngân sách lớn hỗ trợ để phát triển ngành Nắm bắt nhu cầu xã hội, đồng thời nhận thức rõ vai trò quan trọng cơng tác Văn thư – lưu trữ, thực mục tiêu đào tạo đội ngũ cán có chun mơn nghiệp vụ cho ngành Văn thư – lư trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội (tiền thân trường Trung học Văn thư – Lưu trữ ) trải qua 45 năm hình thành phát triển, bề dày 45 năm đào tạo ngành Văn thư – Lưu trữ, Nhà trường nâng cao chất lượng đào tạo giảng dạy chuyên sâu cho học sinh – sinh viên cán văn thư quan, tổ chức đáp ứng nhu cầu xã hội Sau năm học tập rèn luyện trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, thực phương châm “Học đôi với hành", nhằm giúp sinh viên có hội áp dụng lý luận vào thực tiễn, củng cố bổ sung kiến thức thiếu hụt, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ từ việc học hỏi kinh nghiệm người trước, đồng thời giúp sinh viên rèn luyện thân, làm quen với môi trường làm việc, nhà trường tạo điều kiện cho chúng em tiếp cận với thực tế đợt thực tập kéo dài 02 tháng (từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017) quan theo chuyên ngành học Được đồng ý UBND Quận Tây Hồ, em tìm hiểu tiếp xúc với cơng việc thực tế Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ (địa trụ sở: Số 657 Lạc Long Quân – Phường Xuân La – quận Tây Hồ - Hà Nội) Thời gian kiến tập quan giúp em có điều kiện đối chiếu vận dụng lý thuyết vào thực tế, bước đầu làm quen với môi trường – môi trường làm việc công sở, rèn luyện tác phong làm việc, quan hệ ứng xử giao tiếp với đồng nghiệp đối tác, làm quen với trang thiết bị văn phòng đại : máy Scan (máy quét ); máy in; máy vi tính học lý thuyết chưa có điều kiện thực hành nhà trường Giúp em có cách nhìn đầy đủ tồn diện vai trò tầm quan trọng công tác văn thư Từ đó, em có thêm nhiều kinh nghiệm để trang bị cho kiến thức phục vụ cho công việc học tập sau Bên cạnh q trình thực tập, việc áp dụng lý thuyết vào thực tế hạn chế, kinh nghiệm chưa nhiều nên khơng thể tránh sai sót công việc Đây kết đánh giá em suốt năm học tập rèn luyện trường Do thời gian thực tập không nhiều nên báo cáo kiến tập em khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Vì em mong nhận đóng góp, nhận xét từ thầy cô trường, cán quan, để em rút thêm kinh nghiệm quý báu công việc, tạo thuận lợi cho bước tương lai Qua báo cáo thực tập này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Trịnh Thị Kim Oanh, thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ, thầy giáo Trường, q trình giảng dạy cố gắng truyền đạt cho chúng em kiến thức sâu rộng, vững nghiệp vụ mình, kinh nghiệm sống để chúng em tự tin trường làm việc thực tế Bên cạnh đó, thời gian kiến tập Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ, quan tâm Ban lãnh đạo, toàn thể cán UBND quận, anh chị làm việc thực tập Văn phòng, đặc biệt chị Trần Thị Thu Huyền, chị Nguyễn Thị Nếp chị Nguyễn Thị Hương – 03 cán văn thư, lưu trữ giúp đỡ để em hồn thành đợt thực tập Trong thời gian thực tập quan, em học hỏi thêm nhiều kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, mà em tơi luyện cách thích ứng với mơi trường, tác phong làm việc cán Văn thư đại Đây hành trang khơng thể thiếu để em tự tin vững bước rời khỏi ghế nhà trường bắt đầu làm cán văn thư-lưu trữ thự thụ Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày …tháng…năm 2017 Sinh viên Trần Thanh Thanh CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1.1 Khái quát lịch sử hình thành Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đơn vị Hành thành lập theo nghị định số 69/CP Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội giao cho nhiệm vụ quản lý nhà nước địa bàn ngày 01 tháng 01 năm 1996 Khi thành lập theo Quyết định 4428/QĐ-UBND Thành phố Hà Nội ban hành ngày 15/12/1995 thành lập phòng, ban chuyên môn giúp việc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chun mơn, có 08 đơn vị nghiệp đoàn thể thực chức năng, nhiệm vụ Quận Tây Hồ xác định trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn hoá, vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên Thủ đô Hà Nội Quận nằm phía Tây Bắc Hà Nội Diện tích 24,0km2, gồm phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xn La, Phú Thương Phía đơng giáp quận Long Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm quận Cầu Giấy; Phía nam giáp quận Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đơng Anh Quận Tây Hồ có địa hình tương đối phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam Theo định hướng phát triển thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển Thành phố Trung tâm Như vậy, tương lai Tây Hồ khu vực trung tâm Thành phố Hà Nội Với vị trí đó, quận Tây Hồ có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút nguồn lực bao gồm nguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực khoa học công nghệ, để thúc đẩy nhanh phát triển Kinh tế - Xã hội quận nói riêng thủ Hà Nội nói chung 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND Quận Tây Hồ a) Chức Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ quan Hành Nhà nước địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị HĐND quận quan cấp lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh – xã hội, Quốc phòng Cụ thể là: - Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương nghiệp, Lâm nghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế, Dịch vụ, thể dục – thể thao, báo chí, khoa học – cơng nghệ, mơi trường, xây dựng, giao thông vận tải, … - Về thu chi ngân sách địa phương; - Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật, văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp; - Bảo đảm an ninh trị trật tự an tồn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng lực lượng quốc phòng tồn dân, thực chế độ, nghĩa vụ quân Quản lý hộ tịch hộ địa phương, quản lý việc cư trú lại người địa phương; - Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân; - Về công tác thi hành án, giải đơn khiếu nại UBND quận Tây Hồ HĐND cấp bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan Hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp UBND quận Tây Hồ thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần đảm đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ Trung ương đến sở, đại diện cho ý chí nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương b) Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo điều hành nhiệm vụ, Chương trình cơng tác tuần, tháng, q, năm đề ra, quản lý đạo, hướng dẫn phường hoạt động quản lý Nhà nước UBND quận Tây Hồ thực nhiệm vụ theo Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003, cụ thể là: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng dài hạn hàng năm Quận - Xây dựng chương trình, cơng tác hàng năm UBND quận, biện pháp thực nghị HĐND quận kinh tế xã hội, an ninh, quốc phòng, thông qua báo cáo UBND quận trước trình HĐND quận - Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật tập thể, cá nhân UBND quận trực tiếp quản lý - Kết luận vụ khiếu nại, tố cáo có liên quan tới cán chủ chốt UBND quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật Khiếu nại tố cáo - Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND quận hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận c) Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch 12 phòng ban tham mưu, giúp việc Sơ đồ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ (xem Phụ lục 1) UBND quận Tây Hồ Cơ quan quản lý Hành Nhà nước, thực nhiệm vụ quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 Bộ máy UBND quận Tây Hồ toàn hệ thống thành viên, phòng, ban tổ chức theo cấu trực tuyến Mỗi thành viên UBND quận chịu trách nhiệm cá nhân phần công tác phân công trước HĐND, UBND Chủ tịch UBND quận; thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND quận trước Thành ủy, HĐND UBND Thành phố, Quận ủy, HĐND quận Tây Hồ quan Nhà nước cấp Cơ cấu tổ chức ủy ban nhân dân quận Tây Hồ gồm: * Lãnh đạo UBND Quận: - 01 Chủ tịch UBND – Đỗ Anh Tuấn phụ trách chung Giúp việc cho Chủ tịch 03 Phó chủ tịch gồm: - Phó chủ tịch: Nguyễn Lê Hoàng - phụ trách khối Đất đai – Trật tự xây dựng: , - Phó chủ tịch: Phạm Xuân Tài - phụ trách khối Văn xã, - Phó chủ tịch: Nguyễn Đình Khuyến - phụ trách khối Kinh tế * Các uỷ viên UBND Quận: - Uỷ viên UBND quận Dương Thị An - Uỷ viên UBND quận Lê Quang Chính - Uỷ viên UBND quận Nguyễn Việt Cường - Uỷ viên UBND quận Nguyễn Minh Hải - Uỷ viên UBND quận Dương Việt Hùng - Uỷ viên UBND quận Phùng Anh Lê - Uỷ viên UBND quận Lê Hoài Nam - Uỷ viên UBND quận Nguyễn Văn Kha - Uỷ viên UBND quận Lê Trung Đức - Uỷ viên UBND quận Chu Thị Minh Tân - Uỷ viên UBND quận Lê Hồng Vũ - Uỷ viên UBND quận Võ Bích Thủy - Ủy viên UBND quận Phan Tuấn Ngọc * Các phòng, ban chun mơn: Giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch có 12 Phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND Quận, hoạt động theo chức nhiệm vụ Văn phòng HĐND & UBND Quận Phòng Nội vụ Phòng Thanh tra Phòng Lao động Thương binh Xã hội Phòng Văn hố Thơng tin - Thể dục thể thao Phòng Kinh tế Phòng Giáo dục Đào tạo Phòng Quản lý - Đơ thị Phòng Tư pháp 10 Phòng Tài - Kế hoạch 11 Phòng Y tế 12 Phòng Tài nguyên Mơi trường Ngồi ra, có Đồn thể trị: Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ, Hội Nơng dân, Đồn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đồn Lao động; Bên cạnh đó, có đơn vị hiệp quản: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án, Đội tra Giao thơng cơng chính, Đội quản lý trật tự xây dựng, Viện kiểm sát nhân dân, Toà án nhân dân… 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ + Đối với cán văn thư : - Tiếp dân phát hành loại công văn, giấy tờ tài liệu HĐND,UBND quận đảm bảo trình tự, thể thức văn hành nhà nước; - Quản lý viết loại giấy giới thiệu, giấy mời; - Thực nghiêm định số 792/1998/QĐ – UB ngày 30/06/1998 UBND quận Tây Hồ ban hành quy định tạm thời quy trình soạn thảo, trình tự ban hành quản lý văn thuộc thẩm quyền UBND quận phường; - Quản lý sử dụng dấu theo quy định Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/08/2001 Chính phủ + Đối với cán lưu trữ : - Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu giữ loại tài liệu HĐND UBND quận; - Thống kê đầy đủ loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, xác số thống kê máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả; Bổ sung tài liệu Lập kế hoạch biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý 2.3.3 Bảo quản tài liệu - Bộ phận kho lưu trữ văn phòng vào hoạt động từ cuối năm 1996 tài liệu, hồ sơ bảo quản, lưu giữ tủ sắt có cán kiêm nhiệm cơng tác lưu trữ Đến năm 2010 kho lưu trữ quận chuyển lên tầng trụ sở UBND quận gồm có diện tích tương đương phòng làm việc (khoảng 100m2) 01 phòng khai thác tài liệu (phòng đọc) rộng 18m2 UBND quận bố trí 01 cán chuyên trách làm nhiệm vị lưu trữ - Trong kho lưu trữ có 113 giá sắt đựng tài liệu tương đương 654m tài liệu lưu trữ Bộ phận lưu trữ bố trí vị trí thống mát, thuận lợi cho công tác bảo quản lưu trữ hồ sơ tài liệu quan, hệ thống phòng cháy chữa cháy cảu kho lưu trữ đảm bảo an toàn tuyệt đối Cán lưu trữ thường xun làm cơng tác vệ sinh kho, phòng chống mối mọt, ẩm mốc Với nhiều nội dung trực quan vơ tình hay cố ý người sử dụng gây nguy hại đến tài liệu Như để sử dụng tài liệu cách, thư viện hướng dẫn độc giả - Ngay tránh xa mối nguy hiểm cho tài liệu: - Tay phải trước tiếp xúc với tài liệu, ví tay dính dầu ăn, dầu ăn dính lên tài liệu làm biến chất tài liệu - Tài liệu phải cất giữ giá, không đặt đất, khơng đặt giá; - Sử dụng ken tài liệu đầy đủ để tài liệu không bị đổ, chồng lên nhau; - Khơng để tài liệu ngồi kho khơng đảm bảo tác nhân xâm hại tài liệu; - Khơng để tài liệu dựa vào tường hay giá bị ẩm ướt; - Đảm bảo khơng gian thích hợp để di chuyển tài liệu, không chật hẹp dễ bị xô đẩy, vướng mắc; - Không gấp trang để đánh dấu tài liệu, không viết đánh dấu vào tài liệu, cần dùng bút chì mềm; - Tránh để thức ăn, đồ uống kho; - Chống nắng tối đa cho tài liệu kho; 26 - Đối với tài liệu điện tử phải bảo vệ; có hộp để giữ đĩa, khơng cầm tay trực tiếp vào đĩa, khơng dán nhãn dán băng dính mặt đĩa; 2.3.4 Tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ - Ngày 26/9/2012 Văn phòng HĐND&UBND quận ban hành Công văn số 146/VP quy định việc khai thác, sử dụng tài liệu kho lưu trữ UBND quận - Tại kho lưu trữ UBND quận có đầy đủ cơng cụ tra cứu gồm mục lục phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu Có phiếu đăng ký tra cứu, khai thác, sử dụng tài liệu sổ ký nhận mượn tài liệu lưu trữ - Hiện kho lưu trữ quận phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Đối tượng nghiên cứu chủ yếu cán UBND quận 27 CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC TẬP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ VÀ ĐỀ XUẤT ĐÓNG GÓP KIẾN NGHỊ 3.1 Những cơng việc thực tập Văn phòng HĐND-UBND quận Trong thời gian thực tập từ ngày 10/01 đến 10/02/2017 em làm quen với công việc người cán văn thư VP UBND quận + Lập hồ sơ hành quan (đối với hồ sơ công việc hồ sơ không hoàn chỉnh hồ sơ nguyên tắc) +Đăng ký văn – đến chương trình phần mềm quản lý văn vào sổ theo phương pháp truyền thống + Phô tô tài liệu theo yêu cầu +Chuyển giao tài liệu + Tra tìm tài liệu theo yêu cầu phòng ban thuộc UBND quận + Trực nghe điện thoại, xử lý thơng tin có liên quan đến nhiệm vụ văn thư cán vắng + Hàng ngày vệ sinh phòng làm việc Từ thực tâp Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ em học câu tục ngữ: "học đôi với hành" phải biết kết hợp lý thuyết với thực tế cơng việc Vì chúng ln song hành bổ trợ cho nhau, bên cạnh thực tế cơng việc ln có thay đổi đòi hỏi cá nhân phải biết sáng tạo việc vận dụng lý thuyết thực tế Từ lý thuyết đến thực tế trình mà thực tế nơi tốt để thưc lý thuyết Thực tế khơng phải lúc trường hợp mà diễn lý thuyết giảng Về thực tế cơng tác hành văn phòng cơng tác văn thư lưu trữ UBND quận Tây Hồ khơng có khác so với lý thuyết mà em học Trường Trình tự giải quản lý văn đi, văn đến với công tác lưu trữ quận sát với thực tế, cán làm công tác văn thư lưu trữ UBND quận áp dụng quy định, quy trình việc 28 quản lý giải văn quận Tất văn quản lý phần mềm quản lý - Công tác quản lý giải văn đi, văn đến Quận quản lý phần mềm quản lý văn UBND Quận Tây Hồ 3.2 Đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn thư – lưu trữ UBND quận Qua học lý thuyết từ ghế nhà trường sau vận dụng kiến thức chuyên môn vào thực tế thông qua thời gian thực tập, em nhận thức số vấn đề bất cập hoạt động quản lý, thực công tác văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ Em xin đưa đề xuất tiêu biểu để nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ sau: 3.2.1 Ban hành điều chỉnh văn liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ Sự quan tâm cấp lãnh đạo yếu tố quan trọng định tới định hướng phát triển, cách thức hoạt động hoạt động, công tác văn thư khơng ngoại lệ Do việc xây dựng hoàn thiện hệ thống văn đạo công tác văn thư – lưu trữ điều cấp thiết Với yêu cầu đồng hoạt động quản lý, thống từ trung ương tới địa phương, tránh việc làm sai, chồng chéo chức nhiệm vụ phòng ban chun mơn, ngăn ngừa lợi dụng công quyền để tư lợi cá nhân, bảo bảm quyền lợi cho nhân dân… Các văn quy phạm, đạo, hướng dẫn ban hành Nhưng văn áp dụng vào thực tế, bộc lộ nhiều khuyết điểm, hạn chế như: trình tự thực phức tạp, thiếu thống với pháp luật có liên quan, nhiều điều, khoản chưa rõ nét, không sát với thực tiễn hay khơng phù hợp với nhu cầu hoạt động quản lý, nên khó áp dụng theo nội dung văn Vì để cán công, nhân viên chức quan thực tốt cơng tác văn thư – lưu trữ quy định văn pháp quy quan có thẩm quyền cần ban hành thêm văn hướng dẫn chi tiết, sửa đổi, bổ sung điều lệ cho phù hợp có khả vận dụng vào hoạt động quản lý ngày 29 3.2.2 Thực chế độ báo cáo thống kê quan Bên cạnh nội dung yêu cầu thống kê quy định văn hành như: cán làm công tác văn thư, cán làm công tác lưu trữ; văn đi, văn đến; hồ sơ, tài liệu lưu trữ; thu thập loại hủy tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ; trang thiết bị dung cho văn thư, lưu trữ; nghiên cứu khoa học công tác văn thư – lưu trữ; nghiên cứu khoa học công tác văn thư, lưu trữ…… Thống kê bao gồm: thống kê tài liệu hành chính, tài liệu chun mơn, báo cáo thống kê tổng hợp Áp dụng công nghệ thông tin vào cơng tác thống kê Thực thống kê có ý nghĩa quan trọng việc quy hoạch công tác bảo quản an toàn tài liệu, quan quản lý nhà nước văn thư-lưu trữ cư vào số liệu thống kê để lập kế hoạch nhằm bảo quản tài liệu phạm vi quản lý phạm vi nước Dựa vào báo cáo thống kê tài liệu quan có thẩm quyền xác định phương hướng bổ sung tài liệu thiếu bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản tài liệu có giá trị, đưa đạo sáng xuốt, dắn góp phần nâng cao chất lượng cơng tác 3.2.3 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin u cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa cơng tác văn thư – lưu trữ Trong nghiệp vụ công tác văn thư quản lý văn khâu nghiệp vụ quan trọng, việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư nói chung quản lý văn nói riêng yêu cầu cấp thiết Quản lý văn với phần mềm chuyên dụng thay cho phương pháp quản lý truyền thống chủ yêu dựa vào sổ sách như: sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký văn Bằng phương pháp quản lý đem lại hiệu nhiều mặt, mạnh tin hoc nội quan kết nối Trong nghiệp vụ công tác lưu trữ phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ quản lý khai thác hồ sơ tài liệu lưu trữ hành mạng nội bộ, xây dựng sở liệu đầy đủ, quản lý phù hợp cho việc lưu trữ xử lý 30 liệu dạng văn Chương trình có sẵn nhiều chức trợ giúp mạnh Người sử dụng có đầy đủ khả truy cập, tìm kiếm, lưu trũ tổ chức thơng tin Tại UBND quận thiết lập mạng cục UBND quận, phòng ban trang bị máy tính cá nhân… Với hạ tầng ký thuật có, UBND quận Tây Hồ đủ diều kiện ban đầu để xây dựng tảng cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư – lưu trữ Và điều bước đầu quan trọng giúp cấp lãnh đạo cán nhân viên quận cán Văn thư – lưu trữ nói riêng thành thạo việc sử dụng máy tính khai thác phần mềm ứng dụng Một kết quản khác thông qua việc triển khai ứng dụng phần mềm giúp UBND quận Tây Hồ có kinh nghiệm, từ rút học để việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý năm sau đạt kết cao 3.2.4 Hoàn thiện đội ngũ cán làm công tác văn thư – lưu trữ Để công tác văn thư – lưu trữ UBND quận hồn thiện vấn đề chuẩn hóa đội ngũ cán làm công tác văn thư – lưu trữ vấn đề càn thiết mang tính chất định Mỗi cán không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chun mơn cảu mình, từ nêu cao vị trí, vai trò cơng tác văn thư – lưu trữ hoạt động quan Ngoài cán văn thư – lưu trữ cán chuyên môn cần phải tham gia lớp tập huấn văn thư – lưu trữ để hiểu tầm quan trọng công tác trình giải cơng việc 3.3 Một số kiến nghị cá nhân Bên cạnh đổi mà UBND quận Tây Hồ đạt tồn hạn chế cần thay đổi, em xin mạnh dạn đưa số ý kiến chủ quản rút qua đợt thực tập Kính mong quý quan, nhà trường xem xét 3.3.1 Đối với UBND quận Tây Hồ - Nâng cao chất lượng, phòng làm việc trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 31 + Để công tác văn thư đạt hiệu cao Thủ trưởng quan phải quan tâm đến việc bổ sung, sửa chữa trang thiết bị văn phòng, tăng cường đầu tư loại máy móc đại + Xây dựng mở rộng phòng văn thư quy mơ hơn, xây dựng mơ hình chỗ làm việc văn thư cần khép kín, tránh tình trạng cán đến làm việc với văn thư tự vào khu vặc làm việc văn thư + Đưa công nghệ thông tin vào phục vụ công tác văn thư nhiều để công tác văn thư tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật, hiên đại Phối hợp với chuyên gia, kỹ sư phần mềm để xây dựng phần mềm quản lý có chất lượng đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao xã hội - Tăng cường đầu tư cho yếu tố người Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ cần đầu tư cho việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán công chức Thường xuyên cử cán bộ, công chức tham gia lớp tập huấn đào tạo quy trình nghiệp vụ công tác ban hành kỹ thuật soạn thảo văn bản; quy trình quản lý văn đơn vị, quan, công tác lập hồ sơ Việc bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn cho cán công chức cần phải làm thường xun, có chương trình kế hoạch cụ thể, cần có quan tâm đánh giá, khen thưởng kỷ luật cán công chức Tổ chức kiểm tra giám sát đánh giá việc thực nghiệp vụ chuyên môn cán Công tác cần thực với quy định nhà nước, mặt khác cần có nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tạo điều kiện mặt vật chất tinh thần cho đội ngũ cán làm việc phòng văn thư nói riêng tồn quan nói chung Tạo điều kiện để cán làm công tác văn thư, lưu trữ tập huấn, tham gia học tập, nâng cao trình độ chun mơn Có chế độ sách tuyên dương, khen thưởng cán thực tốt cơng tác này, phê bình, xử lý hành vi vi phạm Ngoài lãnh đạo quận cần quán triệt sâu rộng tới phòng, ban chức thực tốt nội dung công tác văn thư – lưu trữ theo quy định, đặc biệt nội dung lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan khâu 32 nghiệp vụ nhiều yếu kém, cần có phối hợp chặt chẽ cán văn thư – lưu trữ với cán chuyên môn Cán chun mơn cần thấy rõ trách nhiệm việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan theo thời gian quy định 3.3.2 Đối với Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Trước thực tế đợt kiến tập em xin có số đề xuất với nhà trường sau: - Tổ chức thực buổi thăm quan học tập rút kinh nghiệm đến quan điển hình phong cách làm việc, bố trí phòng việc, cách xếp tài liệu - Tạo điều kiện để sinh viên thực hành nhiều nhà trường trước thực đợt kiến tập để sinh viên có hội làm quen dần với cơng việc - Nhà trường thường xuyên mở đợt tìm hiểu thực tế nhằm giúp sinh viên tiếp xúc với mơi trường bên ngồi nhiều hơn, trau kinh nghiệm để rời khỏi ghế nhà trường khỏi bỡ ngỡ - Nâng cao chất lượng giảng dạy nhà trường, thực phương châm “học đôi với hành”, lý thuyết gắn liền với thực tế để sinh viên hình dung phần nội dung học, cơng việc tương lai Để mang lại hiệu cao, ngồi đóng góp quan cấp trên, cán nhân viên tồn quận sinh viên đóng vị trí quan trọng Là sinh viên cần phải chuẩn bị tốt kiến thức mà tư cách người cán tương lai Trang bị đầy đủ kiến thức chun mơn, nghiệp vụ Coi q trình thực tập thời gian vàng để trau dồi kiến thức, làm quen với cơng việc làm điểm tựa hình thành nên cán văn thư suất xắc tương lai 33 KẾT LUẬN Sau ngày thực tế Văn phòng UBND Quận Tây Hồ, thời gian khơng phải dài để lại lòng em ấn tượng sâu sắc Em tiếp xúc với đội ngũ cán trẻ trung, động, nhiệt huyết với cơng việc, có đầy đủ lực chun mơn, nghiệp vụ Được giúp đỡ, bảo thầy cô trường, thầy cô khoa Văn thư – lưu trữ Bên cạnh đó, khơng thể khơng nhắc tới nhắc nhở, bảo ban giúp đỡ cán UBND quận Tây Hồ, đặc biệt 03 chị làm việc phòng Văn thư –Lưu trữ nơi em thực tập giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Trong trình thực tập, em có hội vận dụng kiến thức nghiệp vụ, chun mơn vào thực tiễn, trang bị thêm cho em kiến thức sâu rộng ngành Văn thư – lưu trữ, giúp em hiểu rõ cách thực nội dung công tác văn thư – lưu trữ mà học lý thuyết nhà trường có hội thực hành Em tiếp cận sử dụng thiết bị văn phòng đại giúp ích việc quản lý, thực khâu nghiệp vụ nhanh chóng, xác Ngồi em học hỏi thêm cơng việc bên ngồi chun ngành như: tiếp khách, đãi khách, cách giao tiếp nơi cơng sở, có thêm kinh nghiệm việc giải tình huống, Qua đó, em nhận thấy tầm quan trọng đợt thực tập, giúp em nhiều việc hình dung cơng việc tương lai, khiến em có thêm lòng nhiệt huyết, u nghề, u cơng việc mà gắn bó suốt đời – người cán văn thư – lưu trữ Cuối cùng, lần cho em gửi lời cảm ơn chân thành đến tồn thể Ban giám hiệu,các thầy giáo trường nói chung, khoa Văn thư – lưu trữ nói riêng tạo điều kiện thuận lợi cho em có mơi trường học tốt, hồn thành tốt phần tiếp thu lớp làm tảng cho đợt thực tập toàn thể cán bộ, anh chị UBND quận Tây Hồ hết lòng giúp đỡ, tạo điều kiện tốt để em hoàn thành xuất sắc đợt kiến tập hoàn thành báo cáo 34 Do kinh nghiệm thực tế, kiến thức thân hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Em mong góp ý thầy, giáo tồn thể cán bộ, nhân viên UBND quận Tây Hồ để báo cáo kiến tập em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN Trần Thanh Thanh 35 PHỤ LỤC PHỤ LỤC GỒM: Sơ đồ tổ chức máy hoạt động Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Sơ đồ trình quản lý văn UBND quận Tây Hồ Sơ đồ trình quản lý văn đến UBND quận Tây Hồ Một số văn UBND quận ban hành văn có liên quan đến cơng tác Văn thư - Lưu trữ UBND quận Tây Hồ Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ Chủ tịch PCT phụ trách kinh tế Phòng TC-KH Phòng Kinh tế PCT phụ trách Văn xã Phòng VH-TT Phòng GD&ĐT Phòng Nội vụ PCT phụ trách Đất đai xây dựng Phòng Tư pháp Phòng TN-MT Thanh tra quận Phòng QLĐT Phòng Y tế VP HĐND&UBND Công an quận Thanh tra xây dựng BCH quân Ban BT GPMB Phòng LĐ,TB&XH Ban QLDA XDHTKTXQHT Trung tâm Y tế Ban quản lý chợ quận Trung tâm DS-KHHGĐ Trung tâm TDTT Trung tâm Văn hóa Trung tâm Dạy nghề Hội Chữ Thập đỏ Cơ quan Thi hành án BQL Hồ Tây Ban QLDA Trung tâm PTQĐ Phụ lục Sơ đồ q trình xử lý cơng văn ST T Trách nhiệm Trình tự cơng việc Thủ trưởng ban, đơn vị Cán phân cơng Thủ trưởng văn phòng Chánh Văn 5.1.2 Kiểm tra nội dung, tính pháp lý ký nháy văn Kiểm tra nội dung, thể thức văn trình ký - phòng Lãnh đạo UBND Văn thư 5.1.2 Soạn thảo văn phòng, ban, đơn vị Chuyên viên mẫu 5.1.1 Phân công soạn thảo phòng, Tài liệu/ Biểu Kiểm tra, ký nháy + Chuyển lại văn cho trưởng đơn vị 5.1.3 5.1.3 BM-04-03Phiếu xử lý văn đến 5.1.4 Kiểm tra, phê duyệt 5.1.5- Chương trình phần mềm: Quản lý văn Kiểm tra thể thức văn bản, chữ ký người có thẩm quyền đăng ký văn Văn thư/Cán phân công Văn thư Gửi văn đến 5.1.6- Sổ bàn giao công văn (BM-04-01) 5.1.6 Lưulục hồ sơ Phụ Sơ đồ q trình xử lý cơng văn đến ST Trách nhiệm Trình tự cơng việc Tài liệu/ Biểu T Văn thư Tiếp nhận, phân loại văn đến mẫu 5.2.1 Phiếu xử lý văn đến Lãnh đạo Văn phòng Văn thư LĐ UBND Quận (BM.04.02) 5.2.2 Văn thư Đề xuất chuyển LĐUBND xử lý theo lĩnh vực quản lý Đăng ký văn đến 5.2.3 5.2.4 Ý kiến đạo giải Cập nhật ý kiến đạo chuyển cho đơn vị liên quan 5.2.5, chương trình phần mềm: Quản lý văn đến, Cập nhập văn Theo dõi, giải công việc lên cổng giao tiếp điện tử Quận Đơn vị/ cá nhân liên quan Lưu hồ sơ 5.2.5 Văn thư Phụ lục Một số văn UBND quận ban hành văn có liên quan đến công tác Văn thư - Lưu trữ UBND quận Tây Hồ ... cho lưu trữ quan CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 2.1 Công tác quản lý đạo công tác văn thư - lưu trữ UBND quận 2.1.1 Ban hành văn đạo công tác văn thư – lưu trữ. .. dụng dấu 2.2.3 Công tác lập hồ sơ hành: Để thực tốt công tác Văn thư – Lưu trữ dần đưa công tác văn thư lưu trữ quận Tây Hồ vào nề nếp có thống tồn quận, UBND quận ban hành công văn số 1460/UB... trọng công tác Văn thư – lưu trữ, sau thành lập quận, ngày 14/11/1998 UBND quận ban hành định số 1479/1998/QĐ -UBND việc ban hàn quy định công tác Văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ Hiện sở văn