THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 3 1.1.1. Khái quát về lịch sử hình thành của Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ 3 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của UBND quận Tây Hồ 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 10 2.1.2 Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 12 2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ chuyên môn nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 13 2.1.4 Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng Khoa học Công nghệ vào Công tác Văn thư Lưu trữ 14 2.1.5 Công tác thanh tra, kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 14 2.6 Sơ kết, tổng kết Công tác Văn thư Lưu trữ trong phạm vi Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm 15 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 16 2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư 16 2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến 17 2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 19 2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 20 2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ 21 2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 21 2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 22 2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 22 2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 23 2.2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 24 2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 24 2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 25 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 26 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 26 3.1.1 Về Công tác Văn thư 26 3.1.2 Công tác Lưu trữ 27 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 27 3.2.1 Về Công tác Văn thư 27 3.2.2 Về Công tác Lưu trữ 28 3.3 Một số khuyến nghị 28 3.3.1 Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 28 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của Khoa, Trường 28 C. PHẦN KẾT LUẬN 30 D. PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ

Họ và tên: Hồ Nhật Anh

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ K15

KHÓA HỌC (2015 - 2017)

Tên cơ quan: UBND QUẬN TÂY HỒ Địa chỉ: 657 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Hương

HÀ NỘI - 2017

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 3

1.1.1 Khái quát về lịch sử hình thành của Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ 3

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của UBND quận Tây Hồ 7

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 10

2.1 Hoạt động quản lý 10

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 10

2.1.2 Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 12

2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ chuyên môn nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 13

2.1.4 Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng Khoa học Công nghệ vào Công tác Văn thư Lưu trữ 14

2.1.5 Công tác thanh tra, kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 14

2.6 Sơ kết, tổng kết Công tác Văn thư Lưu trữ trong phạm vi Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm 15

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 16

2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư 16

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 16

2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến 17

2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 19

2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 20

2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ 21

2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 21

2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 22

2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 22

2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 23

2.2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 24

2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 24

2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 25

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 26

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 26

3.1.1 Về Công tác Văn thư 26

3.1.2 Công tác Lưu trữ 27

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 27

3.2.1 Về Công tác Văn thư 27

3.2.2 Về Công tác Lưu trữ 28

3.3 Một số khuyến nghị 28

3.3.1 Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 28

3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của Khoa, Trường 28

C PHẦN KẾT LUẬN 30

D PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

Lưu trữ Việt Nam có lịch sử mấy trăm năm hình thành và phát triển CáchMạng tháng Tám thành công, nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà ra đời Trongnhững năm đầu xây dựng nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, Đảng và Chủtịch Hồ Chí Minh đã rất chú trọng đến công tác Văn thư, lưu trữ Sớm nhận thứcđược tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ, ngày 8/9/1945 Bộ trưởng BộNội vụ Võ Nguyên Giáp đã ký sắc lệnh thành lập và bổ nhiệm Giám đốc Nha Lưutrữ Công văn và Thư viện toàn quốc Cho đến nay, công tác Văn thư, Lưu trữ tạicác cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp vẫn được quan tâm, chú trọng và đặt lên vị tríhàng đầu

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ của các cơquan, tổ chức, doanh nghiệp, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ HàNội đã và đang đào tạo nguồn nhân lực có trình độ về Văn thư, Lưu trữ có chấtlượng, đáp ứng nhu cầu của xã hội Đặc biệt với mục đích học đi đôi với hành,hằng năm Khoa Văn thư - Lưu trữ thường xuyên tổ chức cho sinh viên đi kiến tậpngành nghề nhằm mục đích:

Thứ nhất là giúp cho sinh viên củng cố kiến thức đã được trang bị đồng thờitừng bước gắn học với hành, lý luận gắn với thực tiễn

Thứ hai là giúp cho sinh viên làm quen và tăng cường kỹ năng ngành nghề,năng lực chuyên môn đã được đào tạo

Thứ ba là giúp sinh viên hệ thống hóa và tăng cường củng cố những kiếnthức cơ bản thuộc chuyên ngành

Được sự giới thiệu của nhà trường, nhận được sự đồng ý của Ủy ban nhândân quận Tây Hồ, em đã có điều kiện thực tập, tìm hiểu các tình hình thực tế khithực hiện các nghiệp vụ về công tác Văn thư, Lưu trữ của Ủy ban nhân dân quậnTây Hồ từ ngày 17/7/2017 đến 15/9/2017 Trong thời gian thực tập, em luôn cốgắng thực hiện tốt nội quy, quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồcũng như kế hoạch đào tạo của nhà trường đề ra Tuy nhiên, trong quá trình thựchiện các nghiệp vụ, do bước đầu tiếp xúc với khối tài liệu lớn nên bản thân emkhông tránh khỏi những sự bỡ ngỡ, lúng túng trong công việc, chưa xử lý nhanh

nhạy giữa lý thuyết và thực hành

Trong suốt quá trình thực tập tại em luôn nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo,giúp đỡ tận tình của chị Nguyễn Thị Hương – Chuyên viên bộ phận Văn thư thuộcVăn phòng Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, cùng với Tập thể Lãnh đạo, cán bộ,công chức, viên chức đang công tác tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Qua đây,cho em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tập thể Thầy, Cô khoa Văn thư – Lưu trữ;Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức công tác tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

đã tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập này

Do thời gian thực tập có hạn, sự hiểu biết về nghiệp vụ còn hạn chế nên

“Báo cáo thực tập” của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót Kính mongnhận được sự đóng góp ý kiến của các Thầy, Cô giáo để bài báo cáo của em đượchoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn./

Hà Nội ngày … tháng 9 năm 2017

Sinh viên

Hồ Nhật Anh

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN

TÂY HỒ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức

1.1.1 Khái quát về lịch sử hình thành của Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ

Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ là một đơn vị Hành chính được thành lậptheo nghị định số 69/CP của Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được Uỷ bannhân dân Thành phố Hà Nội giao cho nhiệm vụ quản lý nhà nước trên địa bàn bắtđầu từ ngày 01 tháng 01 năm 1996

Khi thành lập, theo Quyết định 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nội banhành ngày 15/12/1995 về thành lập phòng, ban chuyên môn giúp việc trực thuộcUBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, có 08 đơn vị sựnghiệp và các đoàn thể thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình

Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm vănhoá, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội Quận nằm ở phíaTây Bắc của Hà Nội Diện tích 24,0km2, gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, ThuỵKhuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thương Phía đông giáp quậnLong Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía nam giáp quận

Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đông Anh Quận Tây Hồ có địa hình tương đối bằngphẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam

Theo định hướng phát triển của thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồthuộc khu vực phát triển của Thành phố Trung tâm Như vậy, trong tương lai Tây

Hồ sẽ là khu vực trung tâm của Thành phố Hà Nội Với vị trí đó, quận Tây Hồ cóđiều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực bao gồm cả nguồn vốn tài chính,nguồn nhân lực và khoa học công nghệ, để thúc đẩy nhanh sự phát triển Kinh tế -

Xã hội của quận nói riêng và của thủ đô Hà Nội nói chung

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ

a) Chức năng của Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ

Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa

phương, quản lý phạm vi lãnh thổ của quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghịquyết của Hội đồng nhân dân quận và cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế,Chính trị, An ninh – xã hội, Quốc phòng Cụ thể là:

- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thươngnghiệp, Lâm nghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế, Dịch vụ, thể dục – thể thao,báo chí, khoa học – công nghệ, môi trường, xây dựng, giao thông vận tải,…

- Về thu chi ngân sách của địa phương;

- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật, vàcác văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dâncùng cấp;

- Bảo đảm an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xâydựng lực lượng vũ trang và xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân, thực hiệnchế độ, nghĩa vụ quân sự Quản lý hộ tịch hộ khẩu ở địa phương, quản lý việc cưtrú đi lại của người ngoài địa phương;

- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và côngdân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;

- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn khiếu nại

Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra, là cơquan chấp hành của Hội đồng nhân dân, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địaphương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nướccấp trên

Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương, góp phần đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chínhNhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí nguyện vọng và quyền làmchủ của nhân dân địa phương

b) Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ

Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉđạo điều hành các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra,

quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các phường trong hoạt động quản lý Nhà nước Uỷ bannhân dân quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật Tổ chức Hội đồngnhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003, cụ thể là:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốcphòng dài hạn và hàng năm của Quận

- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của Uỷ ban nhân dân quận, cácbiện pháp thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân quận về kinh tế xã hội, anninh, quốc phòng, thông qua các báo cáo của Uỷ ban nhân dân quận trước khi trìnhHội đồng nhân dân quận

- Xây dựng quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân quận, công tác tổ chức

bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhànước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do

Uỷ ban nhân dân quận trực tiếp quản lý

- Kết luận những vụ khiếu nại, tố cáo có liên quan tới cán bộ chủ chốt do Uỷban nhân dân quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật Khiếunại tố cáo

- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cánhân thành viên của Uỷ ban nhân dân quận hàng năm

- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyềncủa Uỷ ban nhân dân quận

c) Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03Phó Chủ tịch và 12 phòng ban tham mưu, giúp việc

Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là Cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước,thực hiện nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Tổchức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003 Bộ máy Uỷ bannhân dân quận Tây Hồ là toàn bộ hệ thống các thành viên, các phòng, ban được tổchức theo cơ cấu trực tuyến Mỗi thành viên của Uỷ ban nhân dân quận chịu tráchnhiệm cá nhân về phần công tác được phân công trước Hội đồng nhân dân, Uỷ ban

nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận; cùng các thành viên khác chịu tráchnhiệm tập thể và hoạt động của Uỷ ban nhân dân quận trước Thành ủy, Hội đồngnhân dân và Uỷ ban nhân dân Thành phố, Quận ủy, Hội đồng nhân dân quận Tây

Hồ và cơ quan Nhà nước cấp trên

Cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân quận Tây Hồ gồm:

* Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân Quận:

- 01 Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận – Đỗ Anh Tuấn phụ trách chung

Giúp việc cho Chủ tịch là 03 Phó chủ tịch gồm:

- Phó chủ tịch: Nguyễn Lê Hoàng - phụ trách về khối Đất đai – Trật tự xâydựng: ,

- Phó chủ tịch: Phạm Xuân Tài - phụ trách khối Văn xã,

- Phó chủ tịch: Nguyễn Đình Khuyến - phụ trách về khối Kinh tế

* Các uỷ viên UBND Quận:

- Uỷ viên UBND quận Dương Thị An

- Uỷ viên UBND quận Lê Quang Chính

- Uỷ viên UBND quận Nguyễn Việt Cường

- Uỷ viên UBND quận Nguyễn Minh Hải

- Uỷ viên UBND quận Dương Việt Hùng

- Uỷ viên UBND quận Phùng Anh Lê

- Uỷ viên UBND quận Lê Hoài Nam

- Uỷ viên UBND quận Nguyễn Văn Kha

- Uỷ viên UBND quận Lê Trung Đức

- Uỷ viên UBND quận Chu Thị Minh Tân

- Uỷ viên UBND quận Lê Hồng Vũ

- Uỷ viên UBND quận Võ Bích Thủy

- Ủy viên UBND quận Phan Tuấn Ngọc

* Các phòng, ban chuyên môn:

Giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch có 12 Phòng, ban chuyên môn trựcthuộc Uỷ ban nhân dân Quận, hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ của mình.

1 Văn phòng UBND Quận

2 Phòng Nội vụ

3 Phòng Thanh tra

4 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội

5 Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao

12.Phòng Tài nguyên và Môi trường

Ngoài ra, còn có 6 Đoàn thể chính trị: Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ, HộiNông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn Lao động; Bên cạnh đó,còn có các đơn vị hiệp quản: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án, Đội thanh traGiao thông công chính, Đội quản lý trật tự xây dựng, Viện kiểm sát nhân dân, Toà

- Tiếp nhận, phát hành và quản lý văn bản, tài liệu…từ nơi khác gửi đến và

từ Ủy ban gửi đi; kiểm tra thể thức văn bản và trình tự, thủ tục trong việc phát hànhcác văn bản của Ủy ban;

- Tổ chức quản lý, điều hành công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật,bảo vệ, y tế của cơ quan theo quy định của Nhà nước, Ủy ban nhân dân Thành phố

- Là đầu mối để theo dõi, quản lý các dự án sử dụng vốn sự nghiệp kinh tế

để cải tạo, sửa chữa, nâng cấp trụ sở cơ quan Văn phòng Ủy ban nhân dân quận;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Tây Hồgiao

* Đối với cán bộ văn thư :

- Tiếp dân và phát hành các loại công văn, giấy tờ tài liệu của UBND quậnđảm bảo đúng trình tự, thể thức của văn bản hành chính nhà nước;

- Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu, giấy mời;

- Thực hiện quyết định số 792/1998/QĐ – UB ngày 30/06/1998 của UBNDquận Tây Hồ ban hành quy định tạm thời về quy trình soạn thảo, trình tự ban hành

và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của UBND quận và các phường;

- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ –

CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ

* Đối với cán bộ lưu trữ :

- Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưugiữ các loại tài liệu của UBND quận;

- Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác bằng

số thống kê và máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả;

- Hằng năm thường hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị đểđưa vào kho lưu trữ, tham mưu việc huỷ tài liệu hết giá trị sử dụng theo đúng quyđịnh

Đây là công việc chiếm phần lớn trong hoạt động của văn phòng nhờ côngtác văn thư – lưu trữ mà việc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản được đảmbảo chính xác, kịp thời Giúp cơ quan giải quyết công việc một cách nhanh chóng,

chính xác có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu kiểm tra thể thức

và nội dung văn bản Tránh khỏi sai lầm và những hạn chế về tệ nạn quan liêu giấy

tờ, đồng thời giữ gìn và phản ảnh đầy đủ quá trình hoạt động của cơ quan, cungcấp nguồn tài liệu cho lưu trữ cơ quan

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA

UBND QUẬN TÂY HỒ

Công tác Văn thư – Lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạtđộng của cơ quan, tổ chức nói chung và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ nói riêng.Ngoài hoạt động nghiệp vụ thì hoạt động quản lý được ví như kim chỉ nam củaCông tác Văn thư – Lưu trữ trong cơ quan Vì vậy, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồluôn quan tâm và chú trọng hoạt động quản lý song song với hoạt động nghiệp vụ

2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ

Công tác Văn thư của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ chịu sự quản lý trựctiếp của Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng là người tham mưu, giúp việc choBan Giám đốc, điều hành mọi hoạt động của Ủy ban Bên cạnh đó, Chánh Vănphòng còn theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn các cán bộ làm công tác Vănthư các nghiệp vụ thuộc phạm vi, quyền hạn của mình

Ngay từ khi thành lập, Công tác Văn thư – Lưu trữ của Ủy ban nhân dânquận Tây Hồ đã được quan tâm, chú trọng và đặt lên hàng đầu Vì bộ phận Văn thưđược ví như cả bộ mặt của cơ quan Nếu làm tốt Công tác Văn thư thì các hoạtđộng của Ủy ban nhân dân mới thực hiện tốt Do vậy, việc quản lý, hướng dẫn vàthực hiện luôn gắn với các Văn bản Quy phạm pháp luật, các Văn bản hướng dẫnchỉ đạo nghiệp vụ về Công tác Văn thư của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước, Chi cục Văn thư Lưu trữ Thành phố Hà Nội như:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tácvăn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghị địnhsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ,Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ,Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu

Ngoài các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước, để công tác văn thư đi vào nề nếp, thống nhất trong cáckhâu nghiệp vụ, từ khi thành lập cho đến nay Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ cònban hành các văn bản quy định cụ thể về Công tác văn thư của Ủy ban như:

- Ngày 10/01/2012, Uỷ ban nhân dân quận đã ban hành hệ thống tài liệuquản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong đó có quy trình xử lý vănbản đi – đến, quy trình quản lý hồ sơ Theo đó Uỷ ban nhân dân quận yêu cầu cácđơn vị thuộc quận và Uỷ ban nhân dân các phường thực hiện nghiêm ngặt cácbước trong quy trình này

- Thực hiện Kế hoạch số 61/KH-UBND ngày 19/4/2012 của UBND Thànhphố Hà Nội về công tác Văn thư – lưu trữ năm 2012, ngày 11/5/2012 quận đã banhành Kế hoạch số 78/KH-UBND về kiểm tra công tác ban hành văn bản, văn thư –lưu trữ năm 2012 Tại nội dung kế hoạch, UBND quận đã xây dựng lịch kiểm tra,hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ tại các phòng, ban chuyên môn, đơn vị sựnghiệp thuộc quận và UBND 8 phường

- Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác Văn thư – lưu trữ, ngay sau khithành lập quận, ngày 14/11/1998 UBND quận ban hành quyết định số 1479/1998/QĐ-UBND về việc ban hàn quy định về công tác Văn thư – lưu trữ của Uỷ ban nhân dânquận Tây Hồ Hiện nay trên cơ sở các văn bản hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụcủa Chi cục Văn thư – lưu trữ, Uỷ ban nhân dân quận đã xây dựng quy chế về côngtác Văn thư – lưu trữ Ngay sau khi ban hành Uỷ ban nhân dân quận đã triển khai quychế này tới cán bộ Văn thư thuộc Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ và Uỷ ban nhân dâncác phường

Đối với các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ, Ủy ban nhân dân quận Tây

Hồ luôn thực hiện theo đúng các văn bản chỉ đạo của nhà nước:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;

- Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ về việc quyđịnh thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dâncấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vềviệc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000…

Ngoài các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước, để công tác Lưu trữ đi vào nề nếp, thống nhất trong cáckhâu nghiệp vụ, từ khi thành lập cho đến nay Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ cònban hành các văn bản quy định cụ thể về Công tác Lưu trữ của Ủy ban như:

- Quy chế Công tác Văn thư - Lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ;

- Quyết định số 1203/QĐ-UBND ngày 30/8/2006 của Ủy ban nhân dân quậnTây Hồ về việc ban hành danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vàthành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ;

- Đề án 907/ĐA-UBND ngày 16/6/2007 của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

về việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tại quận Tây Hồ;

- Nội quy phòng cháy chữa cháy ngày 11/8/2006 của Ủy ban nhân dân quậnTây Hồ ban hành kèm theo Quyết định số 960/QĐ-UB ngày 11/8/2006 của Ủy bannhân dân quận Tây Hồ

2.1.2 Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư Lưu trữ tại

Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

Trong cơ quan, phòng Văn phòng Ủy ban nhân dân thường là đơn vị trựctiếp giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân về công tác này Do vậy, Văn phòng Ủy bannhân dân là đơn vị đầu mối của công tác Văn thư Lưu trữ, có trách nhiệm đảm bảothông tin cho hoạt động của cơ quan, chịu trách nhiệm tiếp nhận, tổ chức xử lý,chuyển giao văn bản, làm thủ tục phát hành văn bản đi do cơ quan ban hành vàthực hiện Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan Bộ phận Văn thư,

bộ phận Lưu trữ của Ủy ban nhân dân trực thuộc phòng Văn phòng Ủy ban nhândân

Ở mỗi cơ quan khác nhau lại có hình thức tổ chức Văn thư khác nhau Khi

lựa chọn hình thức tổ chức Công tác Văn thư cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ

cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng văn bản đi đến; số lượng các đơn vị trựcthuộc, địa điểm làm việc của các đơn vị Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ xét về tínhchất công việc cũng lớn nên Ủy ban nhân dân quận đã lựa chọn hình thức Văn thưhỗn hợp Hình thức Văn thư hỗn hợp thì một số khâu nghiệp vụ của Công tác Vănthư được thực hiện tập trung (tiếp nhận, đăng kí, nhân bản…) tại bộ phận Văn thư

cơ quan, một số cong việc được thực hiện tại các đơn vị Với hình thức này, cơquan vừa bố trí văn thư cơ quan, vừa bố trí văn thư ở các đơn vị trong cơ quan.Giữa văn thư cơ quan và văn thư đơn vị có sự phối hợp, phân công công tác đểthực hiện công tác Văn thư cơ quan, tổ chức

Bên cạnh đó, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ còn bố trí hai cán bộ làm côngtác Văn thư, một cán bộ làm công tác Lưu trữ Cán bộ phụ trách Công tác văn thư,Công tác Lưu trữ đều tốt nghiệp đúng ngành nghề nên về mặt nghiệp vụ đã hoànthành nhiệm vụ được giao

2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ chuyên môn nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

Theo Từ điển Tiếng Việt, năm 1992 của Viện Ngôn ngữ học giải thích “Đàotạo là làm cho trở thành người có năng lực theo những tiêu chuẩn nhất định”, “Bồidưỡng là làm cho tăng thêm năng lực và phẩm chất” Công tác Văn thư Lưu trữ cóliên quan đến văn bản, giấy tờ, ảnh hưởng tới hoạt động của cơ quan vì vậy cầnphải tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ ở các trình

độ khác nhau hoặc thông qua các lớp tập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn về Công tácLưu trữ

Mục tiêu của đào tạo các trình độ khác nhau là để tạo ra nguồn nhân lực cótrình độ hiểu biết về lý luận và thực tiễn, có khả năng nghiên cứu, tham mưu đềxuất với lãnh đạo và có khả năng thực hiện nghiệp vụ Để đáp ứng yêu cầu nângcao trình độ nghiệp vụ, các cơ quan tổ chức cấn đặt ra nhiệm vụ bồi dưỡng cán bộ

là công tác Văn thư Lưu trữ chuyên trách qua các lớp bồi dưỡng ngắn hạn có thờigian học từ 1 đến 3 tháng, sau khi học xong học viên được cấp chứng chỉ

Hằng năm Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đều cử các cán bộ

chuyên trách Công tác Văn Lưu trữ đi tập huấn về nghiệp vụ tại Chi cục Văn thưLưu trữ Thành phố Hà Nội Qua mỗi lần tập huấn, các cán bộ đều nắm được mụcđích, yêu cầu và những nội dung tập huấn do Chi cục tổ chức Hơn nữa trong quátrình làm việc, các cán bộ trẻ luôn chịu khó tìm tòi, học hỏi, bổ sung thêm các vănbản mới hướng dẫn về Công tác Văn thư và Lưu trữ theo đúng quy định của Nhànước nên hoạt động của cơ quan diễn ra khá thuận lợi

2.1.4 Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng Khoa học Công nghệ vào Công tác Văn thư Lưu trữ

Có thể nói, trong thời đại Công nghệ thông tin, việc ứng dụng các thành tựuKhoa học vào các công tác khác nói chung và Công tác văn thư Lưu trữ nói riêng

là vô cùng cần thiết và tạo ra hiệu quả trong công việc Việc áp dụng các thành tựucủa Khoa học công nghệ vào ngành Văn thư Lưu trữ được thực hiện cụ thể quaviệc Quản lý văn bản đi đến bằng Hệ điều hành Quản lý Văn bản đi đến của cơquan thay cho việc vào sổ văn bản như truyền thống Việc quản lý văn bản bằng hệđiều hành, phần mềm quản lý sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức, tra tìm văn bảnđược nhanh chóng và mục đích cụ thể là quản lý chặt chẽ được văn bản, tránh tìnhtrạng mất mát, thất lạc các văn bản Hơn nữa, trong Công tác Lưu trữ, việc áp dụngKhoa học công nghệ vào công tác Văn thư Lưu trữ được thể hiện qua việc Hơnnữa, ngoài việc áp dụng các tiêu chuẩn ra thì các cán bộ Lưu trữ có thể quản lý Tàiliệu lưu trữ qua Mục lục hồ sơ điện tử Ngoài ra, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồcòn có Đề án 907/ĐA-UBND ngày 16/6/2007 của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

về việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tại quận Tây Hồ Đây thực sự là

sự quan tâm rất lớn của Lãnh đạo cơ quan trong quá trình hoạt động, vận hành bộmáy tổ chức

2.1.5 Công tác thanh tra, kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

Để nắm bắt tình hình, thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ của Ủy ban nhândân quận Cầu Giấy, hằng năm vẫn có bộ phận thanh tra của Chi cục Văn thư vàLưu trữ Thành phố Hà Nội đến kiểm tra tình hình thực hiện các nghiệp vụ về Vănthư, Lưu trữ của Ủy ban Ngày 12/4/2017 Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ có ban

hành Kế hoạch 106/KH-UBND về việc kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ năm

2017 Mục đích nhằm kiểm tra việc triển khai thực hiện các chế độ, quy định củaNhà nước về công tác Văn thư Lưu trữ; hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức trênđịa bàn quận Tây Hồ; bên cạnh đó nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm củangười đứng đầu cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức về công tác văn thưlưu trữ, tầm quan trọng của Tài liệu lưu trữ; kịp thời phát hiện những tồn tại, hạnchế và xác định nguyên nhân để có giải pháp khắc phục kịp thời

Qua mỗi lần kiểm tra, các cán bộ Văn thư, lưu trữ của Ủy ban rút ra được bàihọc và có nhiều kinh nghiệm hơn trong công việc Bên cạnh đó, tài liệu sản sinhcủa Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy phản ánh đúng chức năng và nhiệm vụ của cơquan nên số tài liệu sản sinh ra có giá trị vô cùng lớn Vì thế, đối với những trườnghợp làm mất mát, thất lạc tài liệu của cơ quan đều bị xử lý theo quy định của Phápluật và đặc biệt là theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 – Văn bản Luật có giá trịpháp lý cao nhất của ngành Lưu trữ

Tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, Lãnh đạo giao cho Chánh Văn phònghằng quý kiểm tra công tác Văn thư Lưu trữ của cơ quan Nhất là công tác bảoquản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

2.6 Sơ kết, tổng kết Công tác Văn thư Lưu trữ trong phạm vi Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm

Tổng kết, sơ kết Công tác Văn thư Lưu trữ nhằm rút kinh nghiệm, phát huynhững ưu điểm đã đạt được và giải quyết những tồn đọng hạn chế Trong các Hộinghị tổng kết công tác 6 tháng, 9 tháng và công tác năm, Cán bộ làm Công tác Vănthư Lưu trữ thường phải làm báo cáo tổng kết quá trình thực hiện công việc đượcgiao Trong nội dung báo cáo cần làm rõ các nội dung: Báo cáo về tình hình, chấtlượng của Công tác Văn thư Lưu trữ, số lượng nhân sự đang làm công tác, sốlượng Văn bản đi đến qua từng đợt, một năm; Số lượng tài liệu đưa ra chỉnh lýtrong một năm; số lượng tài liệu lưu trữ được đưa ra khai thác; số lượng trang thiết

bị bảo quản Qua báo cáo nhằm cung cấp cho lãnh một cái nhìn sâu sắc và toàndiện nhất đối với Công tác Văn thư Lưu trữ của Ủy ban

Hơn nữa, ngoài báo cáo về các nội dung trên, Cán bộ thực thi công tác Văn

thư Lưu trữ còn năm bắt được những mặt hạn chế, yếu kém và thiếu sót của Côngtác Văn thư Lưu trữ để đưa ra những giải pháp, đề xuất nhằm nâng cao hiệu củacủa Công tác Văn thư Lưu trữ của cơ quan Để làm được những điều đó cần phải

có một lãnh đạo có tâm có tầm và cần các bộ làm công tác vừa hồng vừa chuyên

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội là một cơ quan hành chính nhà nướctrực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Cơ quan thực hiện chức năng quản

lý Nhà nước trên địa bàn quận Tây Hồ Vì vậy, các văn bản của Trung tâm đượcsoạn thảo, ban hành rất được chú trọng về hình thức và nội dung, thực hiện đúngtheo tinh thần của Luật ban hành Văn bản Quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13ngày 22/6/2015 của Quốc hội; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của BộNội vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.Một điều quan trọng hơn có thể thấy, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ có thẩm banhành các văn bản quy phạm pháp luật như Quyết định, Chỉ thị Căn cứ theo thẩmquyền thì Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ còn ban hành các các loại văn bản hànhchính thông thường như: Quyết định (cá biệt), chương trình, kế hoạch, thông báo,

tờ trình, biên bản, công văn, báo cáo…

Hiện nay, tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, văn bản thuộc chức năng nhiệm

vụ, chức trách của phòng ban nào thì phòng ban đó giải quyết Các chuyên viênđược phân công giải quyết công việc sẽ chủ động soạn thảo văn bản, sau đó trìnhTrưởng phòng hoặc Phó phòng xem xét, sửa chữa bản thảo Sau khi đã hoàn chỉnh,Thủ trưởng đơn vị sẽ kí nháy duyệt về mặt nội dung rồi chuyển văn bản đến choChánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Chánh Văn phòng duyệt về mặt thể thức sau

đó ký nháy vào phần cuối cùng của “Nơi nhận”, văn bản được tiếp tục trình lênThủ trưởng cơ quan ký để ban hành Đầy đủ các yếu tố thể thức, cán bộ chuyênmôn sẽ lấy số, ngày tháng cho văn bản Căn cứ vào số lượng người nhận, chuyênviên sẽ phô tô đủ số lượng bản rồi lấy dấu cơ quan phát hành Văn bản được lưubản gốc ở Văn thư và lưu bản chính ở Đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ theo đúng

nguyên tắc.

2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến

Công tác quản lý văn bản đi, đến của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đượcthực theo đúng tinh thần Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm

2012 của Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ

a Quản lý và giải quyết văn bản đi

- Trước hết, các văn bản đi sẽ được cán bộ văn thư của Ủy ban kiểm tra lạithể thức, hình thức và kĩ thuật soạn thảo văn bản

- Ghi số; ngày tháng năm cho văn bản đi Mỗi một văn bản đi đều được đánhmột số liên tiếp bằng chữ số Ả Rập Ngày tháng văn bản được đánh theo ngàytháng thực tế và theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV

- Đăng kí văn bản đi: Việc đăng kí văn bản đi được thực hiện vào phần mềmquản lý văn bản và điều hành của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Cán bộ văn thưnhập các dữ liệu: số, ký hiệu của văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếunội dung văn bản; người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận bản lưu; sốlượng bản và những điểm đáng chú ý khác (nếu có) vào phần mềm quản lý văn bản

đi Do số lượng văn bản đi hàng năm của Ủy ban không nhiều và nhất là số lượngvăn bản mật đi rất ít nên văn thư đã đăng ký chung cả văn bản đi thường và vănbản đi mật vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành Sau một năm sẽ in thànhquyển và lưu lại

- Sau khi đăng kí văn bản đi, cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục nhân bản, đóngdấu cơ quan và các loại dấu mật, khẩn nếu có

- Làm thủ tục phát hành và chuyển giao văn bản đi: Căn cứ vào độ dày, kíchthước của văn bản để lựa chọn mẫu bì cho phù hợp với văn bản Mẫu bì được insẵn, có logo của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ và số điện thoại trên bì Hiện tại,

Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ có hai loại sổ chuyển giao văn bản đi Một sổchuyển giao văn bản đi tới Ban lãnh đạo, đơn vị và cá nhân trong cơ quan Mộtquyển sổ chuyển giao văn bản đi tới các cơ quan, đơn vị giao dịch Ủy ban nhândân quận Tây Hồ không lập sổ chuyển giao văn bản qua đường bưu điện Đối với

các văn bản khẩn được đóng dấu theo quy định.

- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi lưu 02 bản (01 bản lưu tại Văn thư và 01bản lưu tại đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ

b Quản lý và giải quyết văn bản đến

Theo nguyên tắc, toàn bộ các văn bản gửi đến Ủy ban nhân dân quận Tây

Hồ đều phải tập trung ở bộ phân Văn thư để làm thủ tục đăng kí sau đó mới chuyểngiao đến các đơn vị có trách nhiệm giải quyết Quy trình quản lý và giải quyết vănbản đến như sau:

- Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến: Khi văn bản được gửi đến cơ quan cán bộvăn thư kiểm tra xem văn bản đã gửi đúng Ủy ban hay không (nếu không đúng cán

bộ văn thư phải gửi lại hoặc báo người có thẩm quyền xem xét, cho ý kiến) Bêncạnh đó, cán bộ văn thư còn kiểm tra mức độ an toàn của văn bản xem bì văn bản

có bị rách, mất hoặc gửi chậm văn bản phải báo ngay cho người có thẩm quyềnxem xét và cho ý kiến

- Phân loại, bóc bì văn bản: việc phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến,ngày đến được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước Việc phân loại đượcthực hiện rất khoa học Đối với việc bóc bì, khi nhận được văn bản có đóng dấuhoả tốc, khẩn, hoả tốc hẹn giờ, cán bộ văn thư của Ủy ban luôn bóc bì trước và làmcác thủ tục, sau đó trình lãnh đạo cơ quan cho ý kiến giải quyết Những văn bảnmật, cán bộ văn thư của Ủy ban chỉ bóc bì ngoài và giữ nguyên bì trong khi trìnhlãnh đạo cơ quan Quan trọng hơn, đối với văn bản ngoài bì ghi rõ tên người nhậnthì cán bộ văn thư cũng không bóc bì và phải gửi tận tay cho người nhận

- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến: Đối với việc đóng dấu đến cho vănbản, mỗi văn bản gửi đến Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đều được cán bộ văn thưđóng dấu đến sau đó ghi ngày tháng năm cho văn bản đến Dấu đến được đóng ởdưới số kí hiệu và trích yếu nội dung (đối với những văn bản không có tên loại).Dấu đến được đánh từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 hàng năm và kết thúc vào ngày

31 tháng 12 hàng năm

- Đăng kí văn bản đến: Cũng như văn bản đi, văn bản đến không được đăng

kí vào sổ đăng kí văn bản đến mà trước khi được chuyển giao, văn bản được đăng