Báo cáo thực tập: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND xã Văn Lương

A.LỜI NÓI ĐẦU Có thể khẳng định, công tác Văn thư – Lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội, đặc biệt là trong nền hành chính Nhà nước. Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác Văn thư Lưu trữ. Trong bất cứ cơ quan đơn vị nào thì công tác Văn thư – Lưu trữ đều được mọi người quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo cho hoạt động quản lý Hành chính thông qua các Văn bản Tài liệu. Các cơ quan tổ chức Đảng, tổ chức chính trị xã hội dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, tổ chức chính trị xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp trong bộ máy nhà nước, tổ chức điều hành bộ máy nhà nước có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác Văn thư – Lưu trữ lại càng quan trọng, công tác này giữ vị trí rất quan trọng công tác văn phòng. Như chúng ta đã biết công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ… Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soan thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mối cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân từ thủ trưởngđến nhân viên trong cơ quan tổ chức đều tham gia và chịu trách nhiệm với việc mình được giao trong công tác văn thư. Công tác văn thư là công tác không phải của riêng cán bộ văn thư. Đồng hành cùng công tác văn thư là công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiến và pháp chế liên quan đến công việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữu ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản sử dụng tài liệu phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác Văn thư – Lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được nhà nước quan tâm. Là sinh viên năm cuối của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ với sự hướng dẫn và giảng dạy của thầy cô và qua tìm hiểu thêm tài liệu bên ngoài tôi cũng hiểu được phần nào về công tác Văn thư – Lưu trữ. Để củng cố kiến thức và mở rộng kiến thức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng đã tổ chức đợt thực tập cho sinh viên tại các cơ quan, tổ chức do sinh viên chọn lựa. Được sự đồng ý của lãnh đạo của UBND xã Văn Lương, huyện Tam Nông, tỉnh Phú Thọ tôi được về thực tập tại cơ quan từ ngày 2032016 đến ngày 1642016. Đây là không phải là lần đầu tiên tôi làm một cán bộ văn phòng nhưng vẫn còn rất nhiều bỡ ngỡ, nội dung thực tập khá phức tạp, thời gian thực tập có hạn và vốn kiến thức còn hạn chế. Nhưng được sự quan tâm tạo điều kiện và sự hướng dẫn tận tình các anh, chị công tác lâu năm trong văn phòng cùng với nỗ lực cố gắng của bản thân tôi đã hoàn thành nội dung thực tập.

A.LỜI NĨI ĐẦU Có thể khẳng định, cơng tác Văn thư – Lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội, đặc biệt hành Nhà nước Vì vậy, Đảng Nhà nước ta đặc biệt Chủ tịch Hồ Chí Minh ln đánh giá cao ý nghĩa tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ Trong quan đơn vị cơng tác Văn thư – Lưu trữ người quan tâm, cơng tác đảm bảo cho hoạt động quản lý Hành thơng qua Văn - Tài liệu Các quan tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội dù lớn hay nhỏ muốn thực chức nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, xây dựng chương trình, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, tổ chức trị - xã hội quan trực tiếp giúp cấp máy nhà nước, tổ chức điều hành máy nhà nước có chức thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác Văn thư – Lưu trữ lại quan trọng, cơng tác giữ vị trí quan trọng cơng tác văn phòng Như biết cơng tác văn thư bao gồm nội dung như: Quản lý văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ… Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến, văn trách nhiệm người làm văn thư; việc cho ý kiến đạo, phân phối giải văn đến, ký văn để phát hành thuộc thẩm quyền thủ trưởng quan, tổ chức; việc soan thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm mối cá nhân giao giải công việc… Như để thấy rằng, tất cá nhân từ thủ trưởng đến nhân viên quan tổ chức tham gia chịu trách nhiệm với việc giao cơng tác văn thư Cơng tác văn thư công tác riêng cán văn thư Đồng hành công tác văn thư công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận thực tiến pháp chế liên quan đến công việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ cơng tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân Công tác lưu trữu đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản sử dụng tài liệu phục vụ xã hội Vì vậy, cơng tác Văn thư – Lưu trữ tổ chức tất quốc gia giới hoạt động nhà nước quan tâm Là sinh viên năm cuối Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ với hướng dẫn giảng dạy thầy qua tìm hiểu thêm tài liệu bên ngồi tơi hiểu phần công tác Văn thư – Lưu trữ Để củng cố kiến thức mở rộng kiến thức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng tổ chức đợt thực tập cho sinh viên quan, tổ chức sinh viên chọn lựa Được đồng ý lãnh đạo UBND xã Văn Lương, huyện Tam Nông, tỉnh Phú Thọ thực tập quan từ ngày 20/3/2016 đến ngày 16/4/2016 Đây là lần làm cán văn phòng nhiều bỡ ngỡ, nội dung thực tập phức tạp, thời gian thực tập có hạn vốn kiến thức hạn chế Nhưng quan tâm tạo điều kiện hướng dẫn tận tình anh, chị cơng tác lâu năm văn phòng với nỗ lực cố gắng thân tơi hồn thành nội dung thực tập Qua đây, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Nhà trường, thầy cô khoa Văn thư - Lưu trữ, cán quan tận tình giúp đỡ tạo điều kiện cho tơi suốt q trình thực tập hồn thành báo cáo thực tập Song khuân khổ báo cáo tránh hạn chế, sai xót định kính mong nhà trường khoa Văn thư- Lưu trữ đóng góp ý kiến để tơi hồn thiện nghiệp vụ Để tơi có sở tảng bước vào kỳ thi tốt nghiệp tới đạt kết cao đồng thời phục vụ cho công tác sau thật tốt với hy vọng góp phần nhỏ cơng đổi xây dựng quê hương đất nước Thông qua nghiên cứu, khảo sát trực tiếp thực hành khâu công tác Văn thư – Lưu trữ, thu hoạch thời gian thực tập trình bày cụ thể báo cáo Bài báo cáo gồm có Chương: Chương I: Giới thiệu vài nét UBND xã Văn Lương Chương II: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ UBND xã Văn Lương Chương III: Kết thực tập UBND xã Văn Lương đề xuất, khuyến nghị B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ VĂN LƯƠNG 1.1 Sự hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.1 Sự hình thành UBND xã Văn Lương Căn Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân Ủy ban Nhân dân 26 tháng 03 năm 2000, quy định Uỷ ban Nhân dân Hội đồng Nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng Nhân dân, quan Hành Nhà nước địa phương chịu trách nhiệm trước Hội đồng Nhân dân cấp quan Nhà nước cấp UBND xã Văn Lương thành lập với tổng diện tích đất tự nhiên 801,29 chia thành khu hành Dân số 4.530 người, dân cư sống rải rác, không tập trung Đời sống nhân dân chủ yếu dựa vào sản xuất nông nghiệp nghề trồng sơn lấy nhựa Thu nhập bình quân đầu người đạt 14,5 triệu đồng/ người/năm Văn Lương xã miền núi nằm phía Bắc huyện Tam Nơng - Phía Đơng giáp xã Tam Cường - Phía Tây giáp xã Tứ Mỹ - Phía Nam giáp xã Cổ Tiết - Phía Bắc giáp xã Xuân Quang, Thanh Uyên 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức 1.1.2.1 Chức UBND xã Văn Lương Theo luật tổ chức HĐND UBND Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt Nam khóa XI, kì họp 14 thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2003 quy định nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã, phường, thị trấn UBND xã Văn Lương HĐND cấp bầu quan chấp hành HĐND quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm thi hành hiến pháp, luật, văn nhà nước cấp Nghị Quyết HĐND, lĩnh vực kinh tế trị, an ninh quốc phòng…chịu trách nhiêm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp UBND xã Văn Lương thực chức quản lý mặt, lính vực địa bàn xã Văn Lương nhằm thực lĩnh vực vào nề nếp có hiểu UBND xã Văn Lương thực chức quản lý nhà nước địa phương góp phần đảm bảo đạo lý thống máy hành nhà nước từ trung ương đến sở, đai diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương 1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Văn Lương UBND xã Văn Lương làm theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND xã Văn Lương có nhiệm vụ đạo điều hành , chương trình cơng tác tuần, tháng, q, năm đề ra, quản lý đạo hướng dấn khu hoạt động quản lý nhà nước, lĩnh vực kinh tế, nông nghiệp, thủy lợi tiểu thủ công nghiệp, lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, giáo dục, y tế, văn hóa…trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo Thực nhiệm vụ theo luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng năm 2003 củ thể là: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh dài hạn năm xã chương trình HĐND cấp thơng qua định, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Xây dựng chế làm việc UBND xã, công tác tổ chức máy, thực chế độ quản lý cán theo phân cấp lý cán theo phân cấp quy định nhà nước Bổ nhiệm, miến nhiệm khen thưởng kỷ luật tập thể, cá nhân UBND trực tiếp quản lý - Kiểm tra, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND xã hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND cấp xã 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND xã Văn Lương Để thực tốt nhiệm vụ, quyền hạn mà nhà nước giao cho, UBND xã Văn Lương tổ chức máy làm việc với cấu tổ chức phù hợp vào luật tổ chức HĐND UBND năm 2003 Nghị định 121/2003/NĐ-CP, Nghi định 107/2004/NĐ-CP cấu tổ chức UBND xã Văn Lương thể qua sơ đồ đây: Chủ tịch Phó chủ tịch Văn phòn g Tư pháp Văn hóa xã hội Phó chủ tịch Lao động TB& XH Cơng an Xã đội Địa xây dựng Tài Sơ đồ cấu tổ chức UBND xã Văn Lương 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ UBND xã Văn Lương 1.2.1 Tình hình tổ chức Xác định tầm quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ nên UBND xã Văn Lương bố trí 01 cán làm công tác văn thư kiêm nhiệm cán làm công tác lưu trữ trực thuộc Văn phòng: cán Nguyễn Văn Đơ với trình độ Trung cấp Văn thư – Lưu trữ có thâm niên 03 năm kinh nghiệm, nhận thấy cán văn thư UBND xã Văn Lương đào tạo nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, quan tâm, trọng quan, nhiều hình thức nâng cao nghiệp vụ cho cán mở Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng khơng nhỏ đến tồn q trình xử lý văn bản, giấy tờ quan đến kết hoạt động quan đến kết hoạt động quan, quan, tổ chức phải lựa chọn hình thức cơng tác Văn thư cho phù hợp sở phân tích cấu tổ chức, số lượng văn đến, chức năng, nhiệm vụ quan Hình thức tổ chức cơng tác Văn thư UBND xã Văn Lương hình thức tập trung Vì có cấu tổ chức phúc tạp, quy mô nhỏ, số lượng văn 1.2.2 Chức Bộ phận Văn thư – Lưu trữ UBND xã Văn Lương thuộc văn phòng UBND chịu đạo trực tiếp chánh văn phòng phó chánh văn phòng, có chức tham mưu cho lãnh đạo thực chức quản lý: hành chính, văn thư, lưu trữ, thực nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn bản, quản lí văn đến đi, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lí tài liệu, văn thư đầu mối giúp phòng chứng khác tra cứu thơng tin, văn cần, ngồi phòng văn thư nơi nhận chuyển văn bản, tài liệu phòng ban, ngồi quan 1.2.3 Nhiệm Vụ Thu thập thông tin, xử lý thông tin ban hành văn thủ tục quy định hành, đảm bảo việc thực nội dung công tác Văn thư - Lưu trữ quan tốt (quản lý văn bản, quản lý dấu theo nguyên tắc, thu thập, bổ xung tài liệu, chỉnh lí tài liệu, bảo quản tài liệu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo pháp luật) Ngoài ra, đặc thù quan nên cán Văn thư – Lưu trữ cán thực số nhiệm vụ khác mang tính chuyên ngành Lưu trữ, bảo quản tài liệu có giá trị sản sinh hoạt động củacơ quan, thực nghiệp vụ lưu trữ CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ VĂN LƯƠNG 2.1 Hoạt động nghiệp vụ 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác Văn thư – Lưu trữ Trong suốt trình hình thành hoạt động UBND xã Văn Lương công tác Văn thư – Lưu trữ xem phận quan trọng góp phần vào phát triểncủa UBND, nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ thực theo quy trình mà nhà nước quy định, dựa văn quy phạm pháp luật công tác Văn thư – Lưu trữ mà nhà nước ban hành * Đối với công tác Văn thư - Thông tư số 01/2011/TT – BNV Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 phủ công tác văn thư - Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn - Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan * Đối với công tác lưu trữ - Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội khóa XIII - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ Công văn số 283/VTLTNN-NVTW cục văn thư, lưu trữ nhà nước ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Phần lớn nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ UBND xã Văn Lương cán phụ trách thực tốt, quy định pháp luật, UBND xã có quy chế Văn thư – Lưu trữ xây dựng dựa Luật lưu trữ văn quản lí cơng tácVăn thư – Lưu trữ 2.1.2 Hoạt động quản lý phông Lưu trữ Tài liệu phông lưu trữ UBND xã Văn Lương gồm loại sau: - - Các văn quy phạm pháp luật Quốc hội, Ủy ban thường vụ quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ quan Trung ương gởi đến để hướng dẫn, đạo thực tất mặt đời sống kinh tế - xã hội Tài liệu sản sinh trình hoạt động quản lý nhà nước UBND xã như: Chỉ thị, Quyết định, Đề án, Báo cáo, Kế hoạch,Tờ + Loại văn thư phép bóc bì: bì văn đến gửi cho quan + Loại văn thư không phép bóc bì: bì văn có đóng dấu mức độ mật, bì văn gửi đích danh người nhận, bì văn gửi đến đồn thể, cán trực tiếp chuyển cho nơi nhận Ngoài ngày quan tiếp nhận sách báo, tài liệu, tạp chí…nhưng loại khơng phải đăng ký - Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến: Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến, số đến số thứ tự văn đến quan, số 01 đến số cuối văn đến quan năm, dấu đến đóng khoảng trống số, ký hiệu văn Đối với văn chuyển qua mạng, cán văn thư in đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến - Đăng ký văn đến: Là việc ghi chép thông tin cần thiết số, ký hiệu, ngày tháng nhận văn bản… để thuận lợi cho việc quản lý tra tìm, việc đăng ký văn đến UBND xã Văn Lương thực phương pháp truyền thống đăng ký sổ, văn mật đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật - Trình, văn đến: Sau đăng ký xong thông tin cần thiết văn vào sổ cán văn thư có nhiệm vụ trình văn đến cho lãnh đạo xem xét, phân phối đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải Sau có ý kiến đạo lãnh đạo, cán văn thư vào để văn gửi đến đối tượng có liên quan, vào nội dung công việc cán văn thư lựa chọn hình thức cho phù hợp - Chuyển giao văn đến: Việc chuyển giao văn đến UBND xã Văn Lương thực nhanh chóng, đối tượng Sau có ý kiến đạo, phân phối lãnh đạo, cán văn thư chuyển giao văn đến đối tượng liên quan, chuyển giao văn đến người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao, nhiên, sổ chuyển giao văn đến tạo quan chưa có mẫu thống mà có sổ cán văn thư quan lập - Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến: Đây cơng việc quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giải công việc công ty, thấy tầm quan trọng việc giải văn đến, nhận văn đến đơn vị cá nhân công ty triển khai cách nhanh chóng, kịp thời có hiệu Chủ tịch UBND xã Văn Lương thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở cá nhân giải văn theo quy định pháp luật quan.Trưởng phòng hành người trực tiếp giúp Chủ tịch xem xét, đôn đốc đơn vị, cá nhân giao nhiệm vụ giải văn đến Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi giao nhận tài liệu tổng hợp số liệu văn giải văn chưa giải từ kịp thời báo cáo cho lãnh đạo Phần bìa sổ: UBND XÃ VĂN LƯƠNG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 2017 Sổ đăng ký văn đến Thực tế công tác quản lý giải văn đến UBND xã Văn Lương thực theo quy định nhà nước, khâu nghiệp vụ thực nhanh chóng, xác bên cạnh nhiều hạn chế như: khơng có sổ chuyển giao văn đến cụ thể nhiều văn đến chuyển giao khơng có ký nhận, trường hợp cần thiết đơn vị cá nhân làm sai để quy trách nhiệm, chưa có sổ theo dõi giải văn đến nên tiến độ việc giải văn đến Quản lý sử dụng dấu Dấu giao cho cán văn thư chịu trách nhiệm giữ đóng dấu, dấu 2.2.1.3 đóng lên văn kiểm tra thể thức, ký thẩm quyền , - - dấu UBND có loại dấu sau: Dấu Quốc huy ( dấu tròn ) UBND xã Văn Lương Dấu chức danh: Dấu chủ tịch, phó chủ tịch, dấu tên chủ tịch, dấu tên phó chủ tịch Dấu phục vụ cơng tác văn thư như: dấu đến Nhìn chung cơng tác quản lý nhân đóng dấu thực tốt dấu lau chùi sẽ, đóng dấu rõ ràng, khơng chiều, dấu đóng lên văn chưa theo quy định trùm lên 1/3 chữ ký mà dấu đóng lên văn trùm hết chữ ký 2/3 chữ ký 2.2.1.4 Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối cơng tác văn thư, mắt xích gắn liền công tác văn thư công tác lưu trữ, việc lập hồ sơ giúp cho cá nhân xếp, quản lý văn tài liệu cách đầy đủ có khoa học, nâng cao chất lượng hiệu công việc cán quan từ tạo thuận lợi giải cơng việc Nhận thức tầm quan trọng việc lập hồ sơ, UBND xã Văn Lương quan tâm đến việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, quan chưa tiến hành lập danh mục hồ sơ vào đầu năm trình làm việc hồ sơ lập theo trình tự: - Mở hồ sơ: quan khơng có danh mục hồ sơ, cán chuyên môn UBND vào nhiệm vụ giao, công việc phải giải thực tế tài liệu hình thành đồng thời vào kế hoạch công tác năm để ghi tiêu đề hồ sơ - Thu thập, cập nhật văn tài liệu đưa vào hồ sơ: Để lập hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh có chất lượng, cán trình giải cơng việc cần phải thu thập kịp thời văn tài liệu đưa vào hồ sơ, bao gồm: văn đi, văn đến, phim ảnh, băng đĩa (nếu có), văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ có giá trị - Phân chia đơn vị bảo quản xếp văn hồ sơ: Tại UBND xã Văn Lương tiến hành lập hồ sơ cán chia thành tập (đơn vị bảo quản), văn bản, tài liệu hồ sơ dựa vào mối liên hệ văn trình diễn biến việc để xếp văn cho hợp lý - Biên mục hồ sơ: + Đánh số tờ: Mỗi tờ văn hồ sơ đánh số vào góc phải đầu tờ văn bản, việc đánh số tờ nhằm cố định văn bản, tài liệu có hồ sơ tránh thất lạc, mát; quản lý, tra tìm văn thuận lợi + Thống kê tài liệu có hồ sơ: việc thống kê văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản thuận tiện cho việc quản lý tra tìm văn + Viết bìa hồ sơ: bao gồm cơng việc: viết tên quan mặt hoạt động đơn vị hình thành phông hồ sơ; viết tiêu đề hồ sơ Trong q trình thực tập tơi nhận thấy việc lập hồ sơ UBND xã Văn Lương thực nghiêm túc khoa học, văn tài liệu nộp vào lưu trữ quan chỉnh lý cách khoa học, chặt chẽ Tuy nhiên, vấn có tình trạng tài liệu bó gói, lộn xộn 2.2.1.5 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ nhiệm vụ quan trọng công tác lưu trữ, cần phải thực thường xuyên, liên tục Thu thập, bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết nghiệp vụ công tác lưu trữ Làm tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu làm hồn chỉnh thành phần tài liệu phơng lưu trữ, từ tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác, sử dụng góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, công tác thu thập tài liệu quan trọng nhiên tình hình thực tiễn cho thấy UBND xã Văn Lương chưa xây dựng danh mục hồ sơ để làm sở cho việc thu thập tài liệu, ban lãnh đạo UBND chưa trọng đến việc lập hồ sơ cơng việc, đầu tư kinh phí để chỉnh lý tài liệu lưu trữ nên tình trạng tài liệu để lộn xộn, rời lẻ, bị mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu vào lưu trữ quan Hơn nữa, chỉnh lý tài liệu rời lẻ, UBND chưa ý đến việc tìm kiếm, bổ sung văn thiếu, dẫn đến có nhiều hồ sơ sau chỉnh lý thiếu văn bản, thành phần liên quan, làm tài liệu phông lưu trữ bị phân tán 2.2.1.6 Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu trình áp dụng nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để phân tích tài liệu, nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy UBND xã Văn Lương thực công tác xác định giá trị tài liệu sau: cán Văn thư - Lưu trữ lựa chọn tài liệu có giá trị thiết thực yêu cầu giải công việc để tổ hợp chúng vào hồ sơ Đồng thời loại tài liệu khơng có giá trị, giá trị loại sách báo, tư liệu tham khảo cho q trình giải cơng việc khỏi hồ sơ, sau kiểm tra điều chỉnh việc ghi thời hạn bảo quản Về nguyên tắc, thời hạn bảo quản hồ sơ phải ghi từ sau công việc kết thúc, UBND xã Văn Lương khơng có bảng thời hạn bảo quản, khơng có danh mục hồ sơ, cán Văn thư – Lưu trữ gặp nhiều khó khăn phải ghi thời hạn bảo quản Vì vậy, có nhiều hồ sơ ghi thời hạn bảo quản khơng xác, bỏ trống không ghi thời hạn bảo quản 2.2.1.7 Công tác chỉnh lý tài liệu Chỉnh lý khoa học tài liệu biện pháp kết hợp nhiều khâu phục vụ công tác lưu trữ như: Lập hồ sơ, phân loại, xác định giá tài liệu nhằm để tổ chức khoa học, tài liệu phông, loại tài liệu hết giá trị, bảo quản tài liệu quan trọng Tại UBND xã Văn Lương đa số tài liệu chưa chỉnh lí khoa học, tài liệu rời lẻ, bó gói gây khó khăn cho công tác bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND Tuy nhiên, số tài liệu lưu trữ quan trọng UBND xã Văn Lương chỉnh lí khoa học thực bước nghiệp vụ cơng tác chỉnh lí vệ sinh tài liệu, biên soạn văn hướng dẫn, phân loại tài liệu, lập hồ sơ, hoàn thiện hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, biên mục hồ sơ lập mục lục hồ sơ, để cơng tác chỉnh lí tài liệu cơng ty thực tốt ban lãnh đạo quan cần quan tâm, đạo sát sao, cụ thể 2.2.1.8 Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ * Thống kê công tác Lưu trữ Thống kê tác lưu trữ việc áp dụng phương pháp công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, xác số lượng, chất lượng, thành phần nội dung, tình hình tài liệu đối tượng khác công tác lưu trữ Số liệu thống kê nhằm thực hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Tại UBND xã Văn Lương công tác thống kê diễn thường xuyên, kịp thời Tuy nhiên, số liệu thống kê chưa xác, cụ thể khoa học, tồn diện Vẫn có tình trạng số liệu đường, sổ sách nẻo Lãnh đạo quan chưa thật sát công tác *Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Cơng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm tài liệu Phòng, Kho lưu trữ nhằm giới thiệu thành phần, nội dung nơi bảo quản tài liệu Kho lưu trữ Công cụ tra cứu tài liệu phản ánh thông tin cần thiết hồ sơ, tài liệu, khối tài liệu, Phơng Lưu trữ tồn Kho lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, thống kê số lượng, thành phần tài liệu, tránh bị thất lạc tài liệu Trong lưu trữ có nhiều loại hình cơng cụ tra cứu tài liệu khác nhau, sử dụng phổ biến Mục lục hồ sơ UBND xã Văn Lương áp dụng loại hình tra cứu tài liệu lưu trữ này.Mục lục hồ sơ bảng thống kê toàn hồ sơ Phông, Kho lưu trữ khối tài liệu, dùng để quản lý tra tìm tài liệu Cấu tạo Mục lục hồ sơ gồm phần: tờ bìa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt, bảng kê hồ sơ, bảng dẫn phần kết thúc 2.2.1.9 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Tài liệu sản phẩm vật chất dễ bị xâm hại hư hỏng cho dù chúng có cấu thành từ chất liệu yếu tố khách quan ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ độ ẩm, xâm nhập côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, tác nhân hố học gây gây hư hại đến tài liệu Bên cạnh đó, yếu tố chủ quan việc sử dụng tài liệu chưa cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu khơng hợp lí ảnh hưởng làm hư hại tài liệu, nhận thức tầm quan trọng việc bảo quản tài liệu lưu trữ, ban lãnh đạo UBND xã Văn Lương trọng công tác bảo tài liệu Hiện quan có kho lưu trữ tài liệu riêng, phòng lưu trữ tài liệu có giá đựng tài liệu, bên giá đựng tài liệu chỉnh lý, bên giá đựng tài liệu chưa chỉnh lý, kho lưu trữ có nội quy vào kho Tuy nhiên, điều kiện kinh tế nhiều khó khăn nên chưa có trang thiết bị kho lưu bình cứu hỏa, quạt thơng gió… 2.2.1.10 Cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý lãnh đạo quan phục vụ kịp thời cho hoạt động toàn quan, đa số cán người thường xuyên khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ giải công việc ngày.Tuy nhiên, để công tác diễn thủ công chưa áp dụng khoa học, kĩ thuật Vì vậy, để phát huy tối đa hiệu giá trị tài liệu lưu trữ thời gian tới UBND xã cần phải có kế hoạch tổ chức triển khai hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tài liệu lưu trữ tiếp cận với thực tế công việc phát huy tối đa tác dụng tài liệu CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND XÃ VĂN LƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Được đồng ý ban lãnh đạo UBND xã Văn Lương giúp đỡ nhiệt tình cán đặc biệt cán văn thư kiêm nhiệm lưu trữ, thực tốt công việc giao, cụ thể sau: - Khảo sát, nghiên cứu lịch sử hình thành tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Văn Lương - Khảo sát, nghiên cứu tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phận Văn thư - Lưu trữ UBND xã Văn Lương - Khảo sát thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ UBND xã Văn Lương - Soạn thảo số văn hành Quyết định, giấy mời, nhân bản, đóng dấu văn đi, tiếp nhận văn đến, đăng kí văn đi, đến, đóng dấu đến, ghi số đến chuyển giao văn đến - Biên mục hồ sơ: đánh số tờ, thống kê tài liệu có hồ sơ viết bìa hồ sơ, loại hủy tài liệu hết giá trị - Phân loại tài liệu, vệ sinh kho tàng trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ - Thực công việc khác quan yêu cầu Qua thời gian thực tập, hồn thành tương đối tốt cơng việc mà quan giao Tuy nhiên, quy mô Văn thư - Lưu trữ khơng thực lớn nên có số nghiệp vụ lưu trữ không thực hiện, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế nên thực nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ tơi nhiều bỡ ngỡ, hướng dẫn tận tình cán quan tơi hồn thiện tốt kĩ nghề nghiệp thân 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ UBND xã Văn Lương Qua thực tế thấy để công tác Văn thư - Lưu trữ UBND xã Văn Lương vào nề nếp đạt hiệu tốt quan cần thay đổi số mặt hạn chế, sau xin mạnh dạn đưa vài đề xuất thân sau: - Đầu tiên Ban lãnh đạo cần quan tâm sát đến công tác Văn thư - Lưu trữ, việc ban hành văn đạo, hướng dẫn lãnh đạo quan cần trực tiếp khảo sát, đạo, hướng dẫn cụ thể Thường xuyên tổ chức kiểm tra rút kinh nghiệm đề biện pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ - Cần phải thường xuyên tạo điều kiện cho cán Văn thư – Lưu trữ tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ - Việc lập tập lưu cần thực cách triệt để nữa, gốc lưu văn thư cần phải đóng dấu tránh trường hợp lợi dụng thực hành vi vi phạm pháp luật Khi nhân cần phải nhân đủ, tránh tình trạng nhân thừa khơng bị tốn văn phòng phẩm, tốn thời gian, nhân lực quan trọng tránh lộ bí mật thơng tin củacơ quan - Cần sử dụng sổ chuyển giao văn đi, văn đến nội để tránh tình trạng khơng có ký nhận, văn bị thất lạc khơng gây khó khăn việc tìm kiếm quy trách nhiệm cho cá nhân, đơn vị - Để việc lập hồ sơ vào nề nếp, đơn vị, cá nhân quan cần chủ động việc lập hồ sơ, quan nên xây dựng danh mục hồ sơ để công tác thu thập hồ sơ, tài liệu khoa học, hiệu - Tài liệu giao nộp vào lưu trữ tình trạng rời lẻ, lộn xộn, gây khó khăn cho cán lưu trữ, kéo dài thời gian cho việc phân loại tài liệu dẫn đến không đảm bảo tiến độ theo yêu cầu quan, tổ chức cần vào danh mục hồ sơ để giao nộp tài liệu tránh tình trạng rời lẻ, lộn xộn Bên cạnh đó, khâu nghiệp vụ lưu trữ thực chưa đầy đủ nhiều thiếu sót : - Chưa có thiết bị nâng hạ tài liệu cao gây khó khăn cho cán lưu trữ xếp tài liệu giá - Công tác quản lý, đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ chưa thường xuyên - Việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác Lưu trữ hạn chế, phần mềm khơng có tính kết nối, chia sẻ tài nguyên thông tin - Về công tác cán bộ: Cán thường kiêm nhiệm nhiều việc nên trách nhiệm công tác không rõ ràng, chưa chun mơn hóa cao, khó khăn cơng việc than mưu cho thủ trưởng đơn vị để làm tốt công tác - Chưa có chế độ khen thưởng, khuyến khích cán chưa rõ ràng, khơng tạo động lực thúc đẩy đội ngũ cán yên tâm tâm huyết với nghề Vì vậy, cần ứng dụng phần mềm chuyên dụng vào quản lý văn đi, đến nhằm rút ngắn thời gian đem lại hiệu cao công việc cho cán văn thư, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu, hồ sơ phần mềm chuyên dụng, nâng cao sở vật chất theo hướng đại hóa (máy tính, kho lưu trữ, khung, giá, bìa hồ sơ ) cần có chế độ đãi ngộ hợp lí cán Văn thư – Lưu trữ 3.3 Một số khuyến nghị *Đối với UBND xã Văn Lương: Ban lãnh đạo quan cần quan tâm đến công tác Văn thư – Lưu trữ, quy định chức năng, nhiệm vụ cán bộ, lãnh đạo quan cần thường xun động viên nhắc nhở, cơng tác triển khai có hiệu văn Nhà nước, bố trí cán cho phù hợp, chọn người có chun mơn nghiệp vụ, có đạo đức đề giao cho họ đảm nhiệm công việc cụ thể Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, giám sát việc thực công tác Văn thư – Lưu trữ quan Thường xun có biện pháp động viên, khuyến khích kịp thời, để tạo nên động lực tinh thần thi đua làm việc có tính hiệu cao, lập thành tích cơng tác thi đua Hiện đại hố cơng tác Văn thư – Lưu trữ để đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, tránh tệ nạn quan liêu giấy tờ giảm bớt áp lực khối lượng công việc, cần ứng dụng tin học ứng dụng phần mềm quản lý văn vào công tác Văn thư – Lưu trữ quan Việc quản lý văn thư quan tổ chức tốt góp phần cho quan đạt mục tiêu phát triển, phát huy mạnh giảm bớt hạn chế, rủi ro hoạt động quan *Đối với môn văn thư, môn lưu trữ khoa Văn thư – Lưu trữ, trường đại học Nội vụ Hà Nội Chương trình đào tạo nhà trường khoa cần thiết thực hơn, vào thực tế có nhiều yếu tố khác với lí luận, chương trình đào tạo mang nặng lí thuyết thực hành nên vào thực tiễn thực bước nghiệp vụ bỡ ngỡ, sai sót, cần tăng thêm số tiết học thực hành thường xuyên tổ chức cho sinh viên chuyến thực tế C KẾT LUẬN Trong tháng thực tập, với sinh viên năm cuối em chưa phải khoảng thời gian đủ để đánh giá tổng hợp cách toàn diện công tác Văn thư – Lưu trữ UBND xã Văn Lương Nhưng qua thời gian cho tơi thấy rõ tầm quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ Ngồi tơi thấy mặt hạn chế tồn đọng khâu nghiệp vụ cán Văn thư – Lưu trữ quan Với cương vị sinh viên đến thực tập UBND xã Văn Lương, kiến thức có tơi cố gắng nỗ lực để hồn thành cơng việc giao Và có đánh giá, so sánh mạnh dạn đưa số nhận xét, khuyến nghị Mong muốn góp phần làm cho công tác Văn thư – Lưu trữ quan ngày hiệu Đợt thực tập diễn thuận lợi, thực hành khâu nghiệp vụ cương cách thuận lợi Bên cạnh tơi có thêm đuợc kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc cán văn phòng là: nhanh nhẹn, tự tin, khéo léo, tự trau kiến thức chuyên môn để thành cơng cơng tác sau Để hồn thành báo cáo, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn đến quý thầy, cô giáo chuyên nghành thầy, cô khoa Văn thư – Lưu trữ nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho em tiếp thu tốt kiến thức lớp, làm nên tảng cho đợt kiến tập Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo đến cán văn phòng ban ngành khác UBND xã Văn Lương tạo điều kiện giúp đỡ tơi q trình thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn! PHỤ LỤC Sổ đăng ký công văn 2.Hộp đựng tài liệu ... cận với thực tế công việc phát huy tối đa tác dụng tài liệu CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND XÃ VĂN LƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết... tiếp thực hành khâu công tác Văn thư – Lưu trữ, thu hoạch thời gian thực tập trình bày cụ thể báo cáo Bài báo cáo gồm có Chương: Chương I: Giới thiệu vài nét UBND xã Văn Lương Chương II: Thực. .. thực tập Qua đây, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Nhà trường, thầy cô khoa Văn thư - Lưu trữ, cán quan tận tình giúp đỡ tạo điều kiện cho tơi suốt q trình thực tập hoàn thành báo cáo thực tập