Báo cáo thực tập: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

PHẦN MỞ ĐẦU Trong cuộc sống đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng cao của khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có vai trò càng quan trọng trong việc phản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Đồng thời tài liệu lưu trữ góp phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược kinh tế cũng như quy hoạch, chủ trương đề ra các quyết định quản lý. Trong quá trình xây dựng một nền văn hoá mới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trong việc kế thừa những tinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo dục, tuyên truyền, phát triển kinh tế. Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên công tác lưu trữ ngày càng được chú trọng hơn. Như vậy để công tác lưu trữ ngày càng tốt hơn nhằm phục vụ thông tin cho cơ quan, lãnh đạo. Cần phải xây dựng một hệ thống tổ chức đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của sự nghiệp phát triển công tác lưu trữ. Để đáp ứng nhu cầu đó, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã đào tạo nguồn nhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ. Góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ trong văn phòng hiện nay. Chúng ta có thể thấy: thực tập thực tế có vai trò rất quan trọng trong chương trình đào tạo Đại học các chuyên ngành của nhà trường nói chung và chuyên ngành Lưu trữ học nói riêng.Chính vì vậy,với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội,lý luận với thực tiễn hàng năm khoa và nhà trường đều tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập thực tế,tổ chức nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ và rèn luyện ý thức cho sinh viên sau khi ra trường với phương châm Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn. Học thật đi đôi với làm thật.Qua đợt thực tập này,sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng nghề nghiệp,củng cố kiến thức đã học đồng thời nâng cao năng lực nghề nghiệp,ý thức trách nhiệm và phong cách của một cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ. Được sự đồng ý của lãnh đạo Trung tâm lưu trữ quốc gia III,theo sự phân công của khoa,em về thực tập tại phòng Chỉnh lý tài liệu của TTLTQG III từ ngày 10012017, Mặc dù nội dung thực tập khá phức tạp,thời gian thực tập có hạn nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện của đồng chí trưởng phòng,sự chỉ bảo hướng dẫn của các anh,chị công tác lâu năm trong phòng,sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng với sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành tốt các yêu cầu của nội dung thực tập.Thông qua nghiên cứu ,khảo sát và trực tiếp thực hành qua các khâu nghiệp vụ của công tác chỉnh lý của Phòng chỉnh lý tài liệu của TTLTQG III em đã hiểu được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ.

BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT 01 02 03 04 05 06 TỪ VIẾT TẮT TTLTQG III Cục VTLTNN TCCB QĐ VTLT BNV TỪ GỐC Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Cục Văn thư-Lưu trữ Nhà nước Tổ chức cán Quyết định Văn thư-Lưu trữ Bộ Nội vụ PHẦN MỞ ĐẦU Trong sống đổi ngày nay, với phát triển ngày cao khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng việc phản ánh hoạt động quan, tổ chức Đồng thời tài liệu lưu trữ góp phần giải cơng việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược kinh tế quy hoạch, chủ trương đề định quản lý Trong trình xây dựng văn hố tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn việc kế thừa tinh hoa văn hóa dân tộc, rút nhiều thơng tin bổ ích cho việc giáo dục, tuyên truyền, phát triển kinh tế Nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ nên công tác lưu trữ ngày trọng Như để công tác lưu trữ ngày tốt nhằm phục vụ thông tin cho quan, lãnh đạo Cần phải xây dựng hệ thống tổ chức đội ngũ cán lưu trữ ngày lớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày cao nghiệp phát triển công tác lưu trữ Để đáp ứng nhu cầu đó, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đào tạo nguồn nhân lực nhằm phục vụ cho cơng tác lưu trữ Góp phần đại hóa cơng tác lưu trữ văn phòng Chúng ta thấy: thực tập thực tế có vai trò quan trọng chương trình đào tạo Đại học chuyên ngành nhà trường nói chung chun ngành Lưu trữ học nói riêng Chính vậy,với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội,lý luận với thực tiễn hàng năm khoa nhà trường tổ chức cho sinh viên năm cuối thực tập thực tế,tổ chức nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ rèn luyện ý thức cho sinh viên sau trường với phương châm "Học đôi với hành", lý luận gắn liền với thực tiễn "Học thật đôi với làm thật".Qua đợt thực tập này,sinh viên rèn luyện thêm kỹ nghề nghiệp,củng cố kiến thức học đồng thời nâng cao lực nghề nghiệp,ý thức trách nhiệm phong cách cán làm công tác văn thư lưu trữ Được đồng ý lãnh đạo Trung tâm lưu trữ quốc gia III,theo phân công khoa,em thực tập phòng Chỉnh lý tài liệu TTLTQG III từ ngày 10-01-2017, Mặc dù nội dung thực tập phức tạp,thời gian thực tập có hạn với quan tâm tạo điều kiện đồng chí trưởng phòng,sự bảo hướng dẫn anh,chị công tác lâu năm phòng,sự giúp đỡ tận tình giáo viên hướng dẫn với nỗ lực thân em hoàn thành tốt yêu cầu nội dung thực tập.Thông qua nghiên cứu ,khảo sát trực tiếp thực hành qua khâu nghiệp vụ công tác chỉnh lý Phòng chỉnh lý tài liệu TTLTQG III em hiểu lý thuyết thực hành tốt khâu nghiệp vụ Mặc dù cố gắng thực tế công việc phức tạp,cũng khả thể hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót.Em mong tiếp thu ý kiến đóng góp,chỉ bảo thầy,cơ giáo để báo cáo em hoàn chỉnh Nhân em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán nhân viên phòng Chỉnh lý tài liệu,Trung tâm lưu trữ quốc gia III,các Thầy,cô giáo của khoa Lưu trữ học,Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tận tình giúp đỡ em giúp đỡ tơi hồn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2017 SINH VIÊN PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm lưu trữ quốc gia III Ngày 02 tháng 09 năm 1945, Quảng trường Ba Đình, Chủ tịch Hồ Chí Minh trịnh trọng đọc Tuyên ngôn Độc lập khai sinh nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hòa (nay nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam) Một khối lượng lớn tài liệu sản sinh, phản ánh trình đời, hoạt động quan tổ chức nhà nước Nhằm bảo quản an toàn phát huy giá trị khối tài liệu này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước thành lập theo định số 118/TCCB ngày 10 tháng năm 1995 ban Tổ chức- Cán Chính phủ ( Bộ Nội Vụ) Từ năm 1995 đến nay, Trung tâm lưu trữ quốc gia III bước phát triển, mở rộng cấu tổ chức, hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ để phù hợp với giai đoạn phát triển đất nước Năm 1995, Trung tâm có 06 phòng, đến Trung tâm có 10 phòng Chức năng, nhiệm vụ đơn vị thuộc Trung tâm điều chỉnh phù hợp, đáp ứng yêu cầu công tác chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ quốc gia Trung tâm trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ cán công chức, viên chức Trải qua 20 năm, Trung tâm lưu trữ quốc gia III đạt thành tựu quan trọng góp phần vào trưởng thành trung tâm nói riêng phát triển ngành lưu trữ nói chung, đưa tài liệu lưu trữ đến gần với xã hội phục vụ tốt cho nhu cầu xã hội Trong 20 năm qua, Trung tâm thu thập 11.000 mét giá tài liệu hành khoa học kỹ thuật, 2000 băng hàng nghìn ảnh có giá trị Hơn nữa, Trung tâm quan tâm thu thập tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu Đến Trung tâm thu thập bảo quản 100 phông tài liệu cá nhân thuộc nhiều lĩnh vực văn hóa, lịch sử, khoa học kỹ thuật Theo thống kê sơ bộ, hàng năm, Trung tâm nhập kho khoảng 300 mét giá tài liệu Phơng thuộc nguồn nộp lưu Ngồi ra, nhập 5000 tờ tài liệu sau trình đưa tu bổ phục chế Xuất kho khoảng gần chục nghìn mét giá tài liệu, 4000 hồ sơ, 600 hộp 50.000 tờ tài liệu phục vụ cho cơng việc như: chỉnh lý, khử a xít, lưu bảo hiểm, tu bổ phục chế, phục vụ độc giả khai thác, trả hồ sơ kỷ vật cán B… Trung tâm thực tu bổ 20.000 tờ tài liệu; khử a xít gần 200.000 tờ tài liệu thuộc phông Hiện nay, TTLTQG III tích cực bước cải tiến để thực tốt nhiệm vụ tăng cường bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cách tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho xã hội theo hướng đa dạng hóa hình thức, nhanh thời gian, yêu cầu đảm bảo an toàn tài liệu nhằm đóng góp tích cực cho cơng xây dựng bảo vệ Tổ quốc 1.1.2.Vị trí chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có trụ sở số 34 Phan Kế Bính – phường Cống Vị – Ba Đình – Hà Trung tâm có chức sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu có ý nghĩa quốc gia hình thành trình hoạt dộng quan, tổ chức trung ương, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam địa bàn từ Quảng Bình trở theo quy định pháp luật quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, dấu, tài khoản trụ sở làm việc đặt thành phố Hà Nội 1.1.3.Nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân: a) Tài liệu quan, tổ chức trung ương quan, tổ chức cấp lien khu, khu, đặc khu Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa; b) Tài liệu quan, tổ chức trung ương Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam địa bàn từ Quảng Bình Bắc; c) Hồ sơ địa giới hành cấp; d) Các tài liệu khác giao quản lý; Thực hoạt động Lưu trữ a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ phông, sưu tập thuộc phạm vi trực tiếp quản lý Trung tâm; b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; c) Thực biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: xếp, vệ sinh tài liệu kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu biện pháp khác; d) Xây dựng quản lý sở liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ; đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm; Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác Trung tâm Quản lý người làm việc, sở vật chất kĩ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định pháp luật phân cấp Cục trưởng Thực dịch vụ công dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật quy định Cục trưởng Thực nhiêm vụ khác Cục trưởng giao 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 4.1.Lãnh đạo Trung tâm -Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc 02 Phó giám đốc -Giám đốc Trung tâm Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm chịu trách nhiệm trước Cục trưởng trước pháp luật toàn hoạt dộng Trung tâm Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức thuộc Trung tâm -Các phó giám đốc Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước pháp luật lĩnh vực công tác phân công phụ trách 4.2.Cơ cấu tổ chức Từ thành lập đến nay, TTLTQG III có thay đổi cấu tổ chức sau: Theo Quyết định số 54/QĐ – TCCB ngày 26/6/1995 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước cấu tổ chức TTLTQG III gồm: Phòng Thu thập, bổ sung tài liệu Phòng Chỉnh lý tài liệu Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu Phòng Thống kê Cơng cụ tra cứu Phòng Quản lý kho tài liệu Phòng Hành – Tổ chức Theo Quyết định số 22/QĐ – LTNN ngày 25/3/1999 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước tách phận lưu trữ phim ảnh – ghi âm từ phòng Chỉnh lý tài liệu thành phòng riêng, đổi tên phòng Quản lý kho thành phòng Bảo quản tài liệu phòng Thống kê Cơng cụ tra cứu bị giải thể Ngày 01/4/2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước Quyết định số 42/QĐ – LTNN v/v thành lập thêm Phòng Tin học Công cụ tra cứu Xưởng Tu bổ - Phục chế tài liệu Sau thành lập Trung tâm Tu bổ Phục chế tài liệu lưu trữ Quốc gia Xưởng Tu bổ - Phục chế tài liệu sáp nhập phòng Bảo quản tài liệu trực thuộc Trung tâm Ngày 23/4/2008 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số 77; 78; 79/QĐ – VTLTNN v/v thành lập thêm 03 phòng thuộc TTLTQG III Phòng Tu bổ tài liệu lưu trữ, Phòng Kế tốn, Tổ lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ Đến 20/5/2010, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số 120/QĐ – VTLTNN v/v quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Theo định cấu tổ chức Trung tâm gồm: Phòng Sưu tầm tài liệu Phòng Thu thập tài liệu Phòng Chỉnh lý tài liệu Phòng Bảo quản tài liệu Phòng Cơng bố Giới thiệu tài liệu Phòng Tin học Cơng cụ tra cứu Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu Phòng Tài liệu nghe nhìn Phòng Đọc 10 Phòng Hành - Tổ chức 11 Phòng Kế tốn 12 Phòng Bảo vệ Phòng cháy chữa cháy Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị thuộc Trung tâm Đến 02 tháng 11 năm 2015, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số 166/QĐ – VTLTNN v/v quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Theo định cấu tổ chức Trung tâm gồm: Phòng Thu thập Sưu tầm tài liệu Phòng Chỉnh lý tài liệu Phòng Bảo quản tài liệu Phòng Cơng bố Giới thiệu tài liệu Phòng tin học Cơng cụ tra cứu Phòng Đọc Phòng Tài liệu nghe nhìn Phòng Hành chính- Tổ chức Phòng Kế tốn 10 Phòng Bảo vệ Phòng cháy chữa cháy Việc thành lập, sát nhập, giải thể tổ chức trực thuộc Trung tâm Cục trưởng định 1.2.Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phòng Chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 1.2.1 Tình hình tổ chức phòng Chỉnh lý tài liệu Theo Quyết định số 54/QĐ – TCCB ngày 26/6/1995 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước : Phòng Chỉnh lý tài liệu thành lập.Khi phòng gồm có phận khác : Bộ phận phim ảnh- ghi âm, phận chỉnh lý tài liệu, tham mưu cho quan số công việc như: Xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xây dựng chương trình, kế hoạch phân loại tài liệu Theo Quyết định số 22/QĐ – LTNN ngày 25/3/1999 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước tách phận lưu trữ phim ảnh – ghi âm từ phòng Chỉnh lý tài liệu thành phòng riêng Sau tách riêng, phòng chỉnh lý có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc việc phân loại tài liệu,chỉnh lý,xác định giá trị tài liệu… 1.2.2.Chức Phòng Chỉnh lý tài liệu Phòng Chỉnh lý tài liệu đơn vị thuộc Trung tâm lưu trữ quốc gia III, có chức tham mưu giúp Giám đốc việc phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Trung tâm 1.2.3.Nhiệm vụ quyền hạn Phòng Chỉnh lý Phòng Chỉnh lý tài liệu tham mưu giúp Giám đốc: Xây dựng chương trình, kế hoạch phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Trung tâm Thực chỉnh lý tài liệu theo quy trình theo tiêu, kế hoạch giao Tiếp nhận, bàn giao tài liệu trước sau chỉnh lý cho phòng Bảo quản tài liệu quản lý theo quy định Tham gia nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác đơn vị Soạn thảo văn báo cáo chuyên đề theo chức nhiệm vụ đơn vị Quản lý người làm việc, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản Trung tâm giao cho đơn vị Tham gia thực cơng việc phòng cháy chữa cháy phòng, chống thiên tai Trung tâm Tham gia thực hoạt động dịch vụ công dịch vụ lưu trữ Trung tâm( giao) Thực nhiệm vụ khác Giám đốc giao 1.2.4.Cơ cấu tổ chức phòng chỉnh lý tài liệu Cơ cấu phòng Chỉnh lý tài liệu bao gồm: -Cơ Phạm Thị Thu Giang: Phó phòng chỉnh lý tài liệu( phụ trách trưởng phòng) -Cơ Vương Thị Thu: Phó phòng Chỉnh lý tài liệu Cùng 12 cán cơng chức phòng Trong có cán biệt phái sang Cục Văn thư Lưu trữ cơng tác CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Trong trình hoạt động quan tổ chức, ngồi hoạt động nghiệp vụ hoạt động quản lý đóng vai trò quan trọng,được ví kim nam công tác Văn thư-Lưu trữ quan Vì vậy, quan, tổ chức nói chung Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói riêng quan tâm, trọng hoạt động quản lý song song với hoạt động nghiệp vụ 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định cơng tác Văn thư- Lưu trữ Vì xác định giá trị tài liệu cơng việc khó khăn, phức tạp ảnh hưởng đến số phận tài liệu, nên cán làm công tác xác định giá trị tài liệu yêu cầu phải có lực chuyên môn phẩm chất đạo đức nghề nghiệp Những tài liệu giữ lại có giá trị cao bảo quản, Trung tâm phải tổ chức lập phương án xác định giá trị tài liệu cách thận trọng Để tiến hành công tác xác định giá trị tài liệu cách khách quan, xác khoa học, TTLTQGIII cử chuyên gia chuyên công tác lưu trữ nắm vững nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp sử dụng phổ biến thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu Để không hủy tài liệu cách máy móc,làm tài liệu có giá trị, Trung tâm thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu theo định số 85/QĐ-TTLTIII ngày 27/3/2015 TTLTQGIII việc thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu 2.2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu Chỉnh lý tài liệu tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá hồ sơ tài liệu làm công cụ tra cứu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý Như vậy, chỉnh lý nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp vụ khác công tác lưu trữ cần thực cách nghiêm túc, khoa học Cơng tác chỉnh lý nhằm mục đích: - Tổ chức xếp hồ sơ, tài liệu phông khối tài liệu phông cách khoa học tạo, điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu; - Trong trình chỉnh lý, kết hợp với xác định giá trị tài liệu nhằm loại bỏ tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua góp phần nâng cao hiệu sử dụng kho tàng trang thiết bị, phương tiện bảo quản Tại TTLTQGIII cán nhân viên thực chỉnh lý theo quy trình chỉnh lý theo quy định *Theo định 128/QĐ/VTLTNN quy định việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Bước Giao, nhận tài liệu Biên giao nhận tài liệu (BM-CLTLG-01) Bước Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản địa điểm chỉnh lý Bước Vệ sinh sơ tài liệu Bước Khảo sát biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý - Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLTL-02); - Lịch sử đơn vị hình thành thành phơng, lịch sử phơng (BM-CLTL-03); - Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (BM-CLTL-04); - Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (BM-CLTL-05) Bước Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại Bước Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ a) Lập hồ sơ tài liệu chưa lập hồ sơ - Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ - Biên soạn tiêu đề hồ sơ - Sắp xếp tài liệu hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ - Xác định tiêu đề, lý loại tài liệu hết giá trị b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ tài liệu lập hồ sơ chưa đạt yêu cầu Kiểm tra việc lập hồ sơ theo nội dung công việc quy định điểm a tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ chưa đạt yêu cầu Bước Biên mục phiếu tin (các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14) Phiếu tin hướng dẫn biên mục phiếu tin (BM-CLTLG-06) Bước Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ việc biên mục phiếu tin Bước Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại Bước 10 Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin Bước 11 Biên mục hồ sơ a) Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên điền số tờ vào trường số 10 phiếu tin b) Viết mục lục văn tài liệu bảo quản vĩnh viễn c) Viết bìa hồ sơ chứng từ kết thúc Bước 12 Kiểm tra chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ Bước 13 Đánh số thức cho hồ sơ vào trường số phiếu tin lên bìa hồ sơ Bước 14 Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng đưa tài liệu vào bìa hồ sơ a) Vệ sinh tài liệu b) Tháo bỏ ghim kẹp c) Làm phẳng tài liệu d) Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ Bước 15 Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) Bước 16 Viết dán nhãn hộp (cặp) Nhãn hộp (BM-CLTLG-07) Bước 17 Vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá Bước 18 Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý Biên giao, nhận tài liệu (BM-CLTLG-01) Bước 19 Nhập phiếu tin vào sở liệu Bước 20 Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin Bước 21 Lập mục lục hồ sơ a) Viết lời nói đầu b) Lập tra cứu bổ trợ c) Tập hợp liệu in mục lục hồ sơ từ sở liệu (03 bộ) d) Đóng mục lục (03 bộ) Bước 22 Xử lý tài liệu loại a) Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại (BM-CLTLG-08) b) Viết thuyết minh tài liệu loại c) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực theo quy trình xử lý tài liệu loại) d) Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết thực quy trình xử lý tài liệu loại (nếu có) Bước 23 Kết thúc chỉnh lý a) Hồn chỉnh bàn giao hồ sơ phông b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý c) Tổ chức họp rút kinh nghiệm - công văn số 283/VTLTNN/NVTW ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu hành 2.2.2.5 Cơng tác thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Trong thời gian qua, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III xây dựng sở liệu để phục vụ việc quản lý tra tìm tài liệu thơng qua phần mềm máy tính Phần lớn phơng lưu trữ có liệu để tra tìm tài liệu Tuy nhiên, việc tra tìm tài liệu dừng lại việc tra tìm tài liệu thơng qua thông tin hồ sơ (tiêu đề hồ sơ, số lưu trữ, thời gian hình thành…) Để phục vụ có hiệu cơng tác khai thác, sử dụng cần nghiên cứu loại phần mềm tra tìm thơng minh đại giúp độc giả tra tìm tài liệu theo lĩnh vực, chun đề cách nhanh chóng, xác 2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa quan trọng Tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng chịu tác động nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất nhân tố người Thực nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm đảm bảo toàn vẹn tài liệu lưu trữ, giữ thông tin tài liệu phục vụ nghiên cứu sử dụng Vị trí nước ta nằm khu vực nhiệt đới có gió mùa, nóng, ẩm, nhiều mưa, loại vi sinh vật, nấm mốc trùng dễ có điều kiện môi trường phát triển tác động, gây hư hại tài liệu lưu trữ lớn Việc bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta nhiệm vụ khó khăn phức tạp Tại TTLTQGIII lưu trữ khối lượng lớn tài liệu lưu trữ có giá trị, trung tâm thành lập phòng Bảo quản tài liệu lưu trữ có nhiệm vụ bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, xếp, vệ sinh kho, khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu 2.2.2.7 Cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực Điều 21 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia quy định “Tài liệu lưu trữ lưu trữ lịch sử khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu toàn xã hội”; thực Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02.3.2007 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, sở nguồn tài liệu bảo quản Trung tâm, đáp ứng mục đích nhu cầu khai thác đối tượng, công tác tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ Trung tâm triển khai với nhiều hình thức như: - Phục vụ sử dụng tài liệu phòng đọc; - Công bố giới thiệu tài liệu phương tiện thông tin đại chúng; - Biên soạn xuất sách; - Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu; - Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ; - Cung cấp chứng thực lưu trữ; - Làm phim tuyên truyền giới thiệu công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ… CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời gian thực tập TTLTQGIII, cụ thể phòng Chỉnh lý tài liệu em tham gia thực số công việc cụ thể sau: - Tham gia việc viết mục lục hồ sơ cho phông Tổng cục Bưu điện - Tham gia viết mục lục hồ sơ cho phông UBHC cấp, UBHC khu tự trị Việt Bắc - Tham gia vận chuyển tài liệu chỉnh lý xong lên kho, vận chuyển tài liệu chưa chỉnh lý phòng chỉnh lý Trung tâm + Được đồng ý lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trưởng phòng Chỉnh lý tài liệu, em dược tham gia vào việc vận chuyển tài liệu, nghiệp vụ việc chỉnh lý tài liệu Tài liệu vận chuyển từ phòng chỉnh lý tài liệu lên kho bảo quản tài liệu TTLTQGIII Sau tiếp tục chuyển tài liệu từ kho Trung tâm phòng chỉnh lý tài liệu để thực khâu nghiệp vụ chỉnh lý - Sắp xếp hộp, cặp tài liệu lên giá kho + Sau vận chuyển tài liệu lên kho Trung tâm, theo hướng dẫn cán thuộc phòng chỉnh lý, e xếp tài liệu để lên giá theo thứ tự cặp hộp, số hồ sơ, theo năm khác * Đối với việc viết mục lục hồ sơ cho phông Tổng cục Bưu điện: Tổng cục Bưu điện đơn vị trực thuộc Bộ Giao thơng Cơng có nhiệm vụ phục hồi, xây dựng khai phương tiện giao thơng liên lạc bưu để phục vụ quan quyền, đồn thể khác nước phục vụ trực tiếp nhân dân Căn vào lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng, tình hình thực tế tài liệu nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu Tài liệu phông Tổng cục Bưu điện phân theo phương án “ mặt hoạt động- Thời gian” Bước 1: phân loại tài liệu thành nhóm lớn sau đây: I Tài liệu tổng hợp II Tài liệu tổ chức cán bộ- lao động tiền lương III Tài liệu bưu IV Tài liệu điện V Tài liệu tài vụ VI Tài liệu xây dựng Bước 2: phân loại tài liệu từ nhóm lớn thành nhóm vừa, bước tài liệu nhóm lớn phân năm; Bước 3: Sau khia tài liệu phân năm, năm tiến hành phân tài liệu thành nhóm nhỏ hơn, nhóm nhỏ cuối tương đương với hồ sơ hay đơn vị bảo quản Cụ thể: Tài liệu tổng hợp Chia thành năm : 1955, năm 1956, năm 1993 Tài liệu tổ chức cán bộ- lao động tiền lương  Năm 1955 Chia thành: - Tài liệu tổ chức cán - Tài liệu công tác lao động tiền lương  Năm 1956, năm 1993 : ( năm 1955) Tài liệu cơng tác bưu phát hành báo chí Tài liệu cơng tác điện Tài liệu cơng tác tài vụ Tài liệu xây dựng Sau phân loại tài liệu soạn thảo tiêu đề hồ sơ theo mẫu; + Tên loại-vấn đề-thời gian-tác giả + Tên loại-tác giả-vấn đề-thời gian + Tập lưu công văn-thời gian-tác giả + Tập công văn đi-tác giả-thời gian + Hồ sơ hội nghị-vấn đề-địa điểm-thời gian + Hồ sơ-vấn đề-thời gian-tác giả Tiếp theo hệ thống hóa bên hồ sơ; Cuối biên mục bên hồ sơ Việc xác định giá trị quy định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu q trình chỉnh lý phơng Tổng cục Bưu điện giai đoạn 1955-1993 chia thành nhóm: + Nhóm tài liệu giữ lại, + Nhóm tài liệu loại khỏi phông Sau thực xác định giá trị tài liệu, phòng tiếp tục đưa phương án phân loại phông Tổng cục Bưu điện Sau thực chỉnh lý, tổng kết lại phông Tổng cục Bưu điện sau: - Tài liệu thuộc phông Trung tâm I chỉnh lý sơ giai đoạn từ năm 1995-1961 đóng thành mục lục: Mục lục vĩnh viễn mục lục tạm thời - Ngồi có 14 mét tài liệu khối lẫn phông - Tài liệu tổng thể tồn phơng bị chồng chéo thời gian, tài liệu bên bên ngồi có nhiều hồ sơ tiêu đề chưa với nội dung, chưa thống Phần lớn tài liệu vĩnh viễn chưa đánh sốn tờ, xác dịnh giá trị tài liệu chưa phù hợp - Tổng số lượng tài liệu 84,1 mét - Tài liệu phân theo phương án “ mặt hoạt động- thời gian “ xác định giá trị loại số tài liệu hết giá trị, trùng thừa, giữ lại tài liệu có giá trị vĩnh viễn có thời hạn - Tài liệu giữ lại đóng thành mục lục cụ thể sau: + Mục lục vĩnh viễn: từ hồ sơ 01-1861 + Mục lục có thời hạn: từ hồ sơ 01-1694 - Tài liệu loại trùng thừa thống kê riêng: + Tài liệu loại từ bó 1-16 + Tài liệu trùng thừa từ bó 17-36 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư- Lưu trữ quan Được quan tâm lãnh đạo quan công tác lưu trữ nên phần thúc đẩy công tác lưu trữ Cơ quan vào quy củ, nề nếp Việc thực quy trình lưu trữ diễn theo trình tự,sắp xếp tài liệu hợp lý,thuận tiện cho việc tra tìm nhanh chóng xác Các tài liệu hầu hết chỉnh lý xếp,bảo quản nơi có nhiệt độ thích hợp Cơ quan thành lập phơng lưu trữ quan, có điều kiện tổ chức thu thập bảo quản tài liệu hồ sơ Phông lưu trữ trang bị thiết bị cần thiết để bảo vệ an toàn tài liệu: giá, tủ, cặp, hộp, bàn ghế, sách ghi chép Phụ trách phận lưu trữ cán có kinh nghiệm, chu đáo, cẩn thận có tinh thần trách nhiệm cao phẩm chất nghề nghiệp Trung tâm thành lập phòng Bảo quản tài liệu lưu trữ có nhiệm vụ bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, xếp, vệ sinh kho, khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu nhằm bảo quản tốt tài liệu có giá trị cao Với đa dạng thể loại, phong phú nội dung, tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nguồn sử liệu, nguồn tiềm thông tin vô tận quý giá để nghiên cứu lĩnh vực đời sống xã hội lịch sử Việt Nam đương đại Để tài liệu phát huy giá trị, năm qua Trung tâm đặc biệt trọng đến công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trong phải kể đến hình thức phục vụ sử dụng tài liệu phòng đọc hình thức tiến hành thường xuyên phổ biến - - - -  Sau thời gian thực tập TTLTQG III em xin mạnh dạn đề xuất số giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư- Lưu trữ Trung tâm Trung tâm Lưu trữ quốc gia III kho mở nên cần quan tâm dến công tác chỉnh lý, công tác phục vụ khai thác sử dụng công tác công bố tài liệu lưu trữ lên trang mạng giúp người tìm hiểu dễ - Hiện nay, công tác văn thư-lưu trữ Trung tâm có nhân viên phụ trách nên cơng việc tương đối nhiều, dẫn đến khó hồn thành tốt cơng việc hồn thành tốt nhiệm vụ ngày Cơ quan nên bố trí thêm xây dựng chương trình đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán phòng Hành chính- Tổ chức để kiêm nghiệm ln công tác văn thư- lưu trữ cần thiết - Cán lưu trữ kiến thức lĩnh vực: lịch sử, kinh tế, văn hóa, xã hội, phải vững chuyên môn nghiệp vụ, không ngừng trao đổi học tập để thực công tác lưu trữ đạt nhiều kết 3.3 Một số khuyến nghị đối 3.3.1 Đối với quan, tổ chức - Cần đẩy mạnh công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:bổ sung thêm nguồn nhân lực, giúp cho việc chỉnh lý tài liệu thực nhanh chóng xác - Nâng cao chất lượng công tác bảo quản giúp kéo dài tuổi thọ tài liệu - Do nguồn tài liệu tham khảo phân tán, quỹ thời gian dành cho nghiên cứu không nhiều cộng với áp lực từ cơng việc chun mơn Trung tâm cần nâng cao công tác công bố tài liệu lưu trữ - Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn công tác nghiệp vụ văn thư- lưu trữ giúp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ - Cán làm công tác lưu trữ quan, tổ chức kiêm nhiệm văn thư - lưu trữ trình độ lực chun mơn nhiều hạn chế - Cần có điều kiện làm việc tốt cho người, dọn dẹp vệ sinh ngày Đặc biệt phòng chỉnh lý, phòng bụi nên cần thường xuyên dọn dẹp vệ sinh để đảm bảo sức khỏe cho cán bộ, nhân viên Đồng thời cần trang bị thêm thiết bị như: bàn ghế để làm việc đạt hiệu - Do thường xuyên phải tiếp xúc với tài liệu thời kỳ trước, tài liệu để lâu độc hại bụi bẩn , ảnh hưởng tới sức khỏe cán nhân viên cần trang bị cho người đồ bảo hộ lao động để tránh hít phải chất độc hại, ảnh hưởng lâu dài 3.3.2 Đối với môn văn thư lưu trữ trường - Nhà trường nên thường xuyên tổ chức cho sinh viên tham quan, thực tế Trung tâm, kho lưu trữ lớn, giúp sinh viên hiểu rõ khâu nghiệp vụ quan trọng ngành nghề học - Trong giảng dạy, cần thường xuyên cho sinh viên tập thực hành, tập nhóm, thường xuyên tiếp xúc với loại tài liệu, để sinh viên bớt bỡ ngỡ tiếp xúc với tài liệu cần chỉnh lý - Cần trọng công tác đào tạo sinh viên thao tác nghiệp vụ theo chuyên ngành đồng thời kết hợp với việc đào tạo giúp sinh viên thành thạo tin học, cách soạn thảo văn bản, cách ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư- lưu trữ - Thường xuyên cho sinh viên tập nhóm tập thực hành,giúp sinh viên củng cố kĩ làm việc nhóm, kĩ thuyết trình - Nâng cao sở vật chất phục vụ cho công tác giảng dạy - Tổ chức buổi giao lưu sinh viên với thầy, cô để giúp sinh viên hiểu rõ nghề nghiệp theo học, từ giúp sinh viên u nghề - Đối với việc bảo quản tài liệu lưu trữ, nhà trường nên trọng kho bảo quản tài liệu Kho bảo quản tài liệu trường cần trang bị đủ thiết bị bảo quản giúp tài liệu giữ dược lâu - Cần ứng dụng nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ công tác lưu trữ - Mở lớp đào tạo huấn luyện ứng dụng tin học công tác văn thư lưu trữ - Tổ chức khen thưởng cho cá nhân, tập thể có thành tích tốt cơng tác Văn thư-Lưu trữ PHẦN KẾT LUẬN Qua thực tiễn giúp nhận thấy tầm quan trọng công tác Văn thưLưu trữ Trung tâm lưu trữ quốc gia III nói riêng đất nước nói chung Đặc biệt có liên quan mật thiết với cơng cải cách hành giai đoạn phát triển nay, khối lượng công việc ngày nhiều cơng tác Văn thư-Lưu trữ khơng thể thiếu được, yêu cầu cấp thiết ngành, cấp từ Trung ương đến địa phương Làm tốt cơng tác văn thư góp phần cung cấp thơng tin cho quản lý, lãnh đạo góp phần giải công việc quan đạt chất lượng hiệu Chống bệnh quan liêu giấy tờ, giữ tài liệu để giải công việc trước mắt, tạo điều kiện tiền đề cho công tác lưu trữ lâu dài, góp phần bảo vệ bí mật nhà nước đóng góp tích cực cho cơng tác cải cách thủ tục hành Cơng tác Văn thư cơng tác Lưu trữ nhìn chung hai cơng việc đồng hành hỗ trợ cho công tác giấy tờ, sổ sách Công tác lưu trữ giúp lưu trữ lại hình ảnh, chứng khứ người, giúp cho việc học tập nghiên cứu hệ tương lai sau Trong 02 tháng thực tập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, dù khoảng thời gian ngắn giúp em có nhìn khát qt cơng tác Văn thưLưu trữ Trung tâm Tuy số tồn hạn chế, song công tác Văn thư-Lưu trữ quan dần vào nề nếp đồng thời đạt số kết định, góp phần làm cho Trung tâm ngày trưởng thành phát triển – xứng đáng với phần thưởng cao quý mà Đảng Nhà nước trao tặng Huân chương Lao động hạng Nhất nhân kỷ niệm 20 năm thành lập Trung tâm (10/6/1995 - 10/6/2015) xứng đáng với danh hiệu “Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III – Một mỏ vàng văn hóa” Về phía cá nhân em, Qua khoảng thời gian thực tập trung tâm, thân em có nhiều nhận thức đắn xác chuyên môn nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ đồng thời khoảng thời gian ngắn em hiểu cách đầy đủ hơn, xác khâu nghiệp vụ quan trọng nghề nghiệp chọn từ nâng cao ý thức khơng ngừng phấn đấu học tập, trau dồi chuyên môn nghiệp vụ để có khả làm việc cao, góp cơng sức nhỏ bé vào hoạt động quan nói riêng ngành Văn thư – Lưu trữ Việt Nam nói chung Em tin với học tập trải nghiệm thực tế ngày tháng vừa qua giúp em tự tin vững vàng làm việc tương lai, thực hiệu mong muốn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội “ Học thật, thi thật, đời làm thật” Những kiến thức mà em học thời gian qua phần ứng dụng vào thực tế, qua tiếp cận học hỏi nhiều kinh nghiệm từ thực tế Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới thầy, cô giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ trang bị cho chúng em kiến thức bản, bổ ích, quý giá nghề đồng thời em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Phòng Chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tạo điều kiện mặt tận tình hướng dẫn, bảo kinh nghiệm quý báu để chúng em hồn thành tốt đợt kiến tập này./ D: PHỤ LỤC 1) số hình ảnh TTLTQGIII phòng Chỉnh lý tài liệu Hình ảnh phòng Chỉnh lý tài liệu sau vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản tài liệu Trung tâm xuống phòng Chỉnh lý để thực chỉnh lý Hình ảnh cổng TTLTQGIII Hình ảnh tài liệu xếp kho bảo quản TTLTQG III 2) Một số văn TTLTQG III - Quyết định 166/QĐ-VTLTNN quy định chức nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức TTLTQGIII - Quyết định số 614/QĐ/TTLTIII định chức nhiệm vụ quyền hạn phòng Chỉnh lý tài liệu - Lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng Tổng cục bưu điện - Bản phương án phân loại lập hồ sơ phông Tổng cục bưu điện( giai đoạn 1955-1993) - Bản hướng dẫ xác định giá trị tài liệu phông Tổng cục bưu điện, - Báo cáo kết chỉnh lý tài liệu phông Tổng cục bưu điện ... TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời gian thực tập TTLTQGIII, cụ thể phòng Chỉnh lý tài liệu em tham gia thực số công việc cụ thể sau:... liệu; - Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ; - Cung cấp chứng thực lưu trữ; - Làm phim tuyên truyền giới thiệu công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ… CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG... trữ quốc gia III,theo phân công khoa,em thực tập phòng Chỉnh lý tài liệu TTLTQG III từ ngày 10-01-2017, Mặc dù nội dung thực tập phức tạp,thời gian thực tập có hạn với quan tâm tạo điều kiện đồng