PHẦN MỞ ĐẦU Trong cuộc sống đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng cao của khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có vai trò càng quan trọng trong việc phản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Đồng thời tài liệu lưu trữ góp phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược kinh tế cũng như quy hoạch, chủ trương đề ra các quyết định quản lý. Trong quá trình xây dựng một nền văn hoá mới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trong việc kế thừa những tinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo dục, tuyên truyền, phát triển kinh tế. Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên công tác lưu trữ ngày càng được chú trọng hơn. Như vậy để công tác lưu trữ ngày càng tốt hơn nhằm phục vụ thông tin cho cơ quan, lãnh đạo. Cần phải xây dựng một hệ thống tổ chức đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của sự nghiệp phát triển công tác lưu trữ. Để đáp ứng nhu cầu đó, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã đào tạo nguồn nhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ. Góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ trong văn phòng hiện nay. Chúng ta có thể thấy: thực tập thực tế có vai trò rất quan trọng trong chương trình đào tạo Đại học các chuyên ngành của nhà trường nói chung và chuyên ngành Lưu trữ học nói riêng.Chính vì vậy,với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội,lý luận với thực tiễn hàng năm khoa và nhà trường đều tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập thực tế,tổ chức nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ và rèn luyện ý thức cho sinh viên sau khi ra trường với phương châm Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn. Học thật đi đôi với làm thật.Qua đợt thực tập này,sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng nghề nghiệp,củng cố kiến thức đã học đồng thời nâng cao năng lực nghề nghiệp,ý thức trách nhiệm và phong cách của một cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ. Được sự đồng ý của lãnh đạo Trung tâm lưu trữ quốc gia III,theo sự phân công của khoa,em về thực tập tại phòng Chỉnh lý tài liệu của TTLTQG III từ ngày 10012017, Mặc dù nội dung thực tập khá phức tạp,thời gian thực tập có hạn nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện của đồng chí trưởng phòng,sự chỉ bảo hướng dẫn của các anh,chị công tác lâu năm trong phòng,sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng với sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành tốt các yêu cầu của nội dung thực tập.Thông qua nghiên cứu ,khảo sát và trực tiếp thực hành qua các khâu nghiệp vụ của công tác chỉnh lý của Phòng chỉnh lý tài liệu của TTLTQG III em đã hiểu được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ.
Trang 1BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT.
Trang 2quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược kinh tế cũng nhưquy hoạch, chủ trương đề ra các quyết định quản lý Trong quá trình xây dựngmột nền văn hoá mới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trong việc kế thừa nhữngtinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo dục, tuyêntruyền, phát triển kinh tế Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữnên công tác lưu trữ ngày càng được chú trọng hơn Như vậy để công tác lưu trữngày càng tốt hơn nhằm phục vụ thông tin cho cơ quan, lãnh đạo Cần phải xâydựng một hệ thống tổ chức đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp ứngnhu cầu ngày càng cao của sự nghiệp phát triển công tác lưu trữ.
Để đáp ứng nhu cầu đó, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã đào tạonguồn nhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ Góp phần hiện đại hóa côngtác lưu trữ trong văn phòng hiện nay
Chúng ta có thể thấy: thực tập thực tế có vai trò rất quan trọng trongchương trình đào tạo Đại học các chuyên ngành của nhà trường nói chung vàchuyên ngành Lưu trữ học nói riêng Chính vì vậy,với mục đích gắn liền nhàtrường với xã hội,lý luận với thực tiễn hàng năm khoa và nhà trường đều tổchức cho sinh viên năm cuối đi thực tập thực tế,tổ chức nhằm nâng cao trình độnghiệp vụ và rèn luyện ý thức cho sinh viên sau khi ra trường với phương châm
"Học đi đôi với hành", lý luận gắn liền với thực tiễn "Học thật đi đôi với làm thật".Qua đợt thực tập này,sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng nghề
nghiệp,củng cố kiến thức đã học đồng thời nâng cao năng lực nghề nghiệp,ýthức trách nhiệm và phong cách của một cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ
Được sự đồng ý của lãnh đạo Trung tâm lưu trữ quốc gia III,theo sự phâncông của khoa,em về thực tập tại phòng Chỉnh lý tài liệu của TTLTQG III từngày 10-01-2017, Mặc dù nội dung thực tập khá phức tạp,thời gian thực tập cóhạn nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện của đồng chí trưởng phòng,sự chỉ bảohướng dẫn của các anh,chị công tác lâu năm trong phòng,sự giúp đỡ tận tình củagiáo viên hướng dẫn cùng với sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành tốt các
Trang 3yêu cầu của nội dung thực tập.Thông qua nghiên cứu ,khảo sát và trực tiếp thựchành qua các khâu nghiệp vụ của công tác chỉnh lý của Phòng chỉnh lý tài liệucủa TTLTQG III em đã hiểu được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâunghiệp vụ.
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thực tế công việc phức tạp,cũng nhưkhả năng thể hiện còn hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót.Em rất mongđược tiếp thu những ý kiến đóng góp,chỉ bảo của thầy,cô giáo để báo cáo của
em hoàn chỉnh hơn
Nhân đây em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán bộ nhân viênphòng Chỉnh lý tài liệu,Trung tâm lưu trữ quốc gia III,các Thầy,cô giáo của củakhoa Lưu trữ học,Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình giúp đỡ em giúp
đỡ tôi hoàn thành báo cáo này
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2017
SINH VIÊN
PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan, tổ chức
1.1.1 Lịch sử hình thành của Trung tâm lưu trữ quốc gia III
Trang 4Ngày 02 tháng 09 năm 1945, tại Quảng trường Ba Đình, Chủ tịch Hồ ChíMinh đã trịnh trọng đọc bản Tuyên ngôn Độc lập khai sinh nước Việt Nam DânChủ Cộng Hòa (nay là nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam) Một khốilượng lớn tài liệu đã được sản sinh, phản ánh quá trình ra đời, hoạt động của cơquan tổ chức nhà nước Nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của khối tàiliệu này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước đượcthành lập theo quyết định số 118/TCCB ngày 10 tháng 6 năm 1995 của ban Tổchức- Cán bộ Chính phủ ( nay là Bộ Nội Vụ)
Từ năm 1995 đến nay, Trung tâm lưu trữ quốc gia III đã từng bước phát triển,
mở rộng cơ cấu tổ chức, hoàn thiện về chức năng, nhiệm vụ để phù hợp vớitừng giai đoạn phát triển của đất nước Năm 1995, Trung tâm có 06 phòng, đếnnay Trung tâm đã có 10 phòng Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộcTrung tâm được điều chỉnh phù hợp, đáp ứng yêu cầu công tác và chuyên mônnghiệp vụ của lưu trữ quốc gia hiện nay Trung tâm chú trọng công tác đào tạo,bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức, viên chức Trải qua hơn 20năm, Trung tâm lưu trữ quốc gia III đã đạt được những thành tựu quan trọnggóp phần vào sự trưởng thành của trung tâm nói riêng và sự phát triển củangành lưu trữ nói chung, đưa tài liệu lưu trữ đến gần với xã hội và phục vụ tốthơn cho nhu cầu của xã hội
Trong hơn 20 năm qua, Trung tâm đã thu thập được hơn 11.000 mét giátài liệu hành chính và khoa học kỹ thuật, hơn 2000 giờ băng và hàng nghìn tấm ảnh
có giá trị Hơn nữa, Trung tâm còn quan tâm thu thập tài liệu của các cá nhân, giađình, dòng họ tiêu biểu Đến nay Trung tâm đã và đang thu thập và bảo quản hơn
100 phông tài liệu cá nhân thuộc nhiều lĩnh vực như văn hóa, lịch sử, khoa học kỹthuật Theo thống kê sơ bộ, hàng năm, Trung tâm nhập kho khoảng 300 mét giá tàiliệu các Phông thuộc nguồn nộp lưu Ngoài ra, nhập hơn 5000 tờ tài liệu sau quátrình đưa đi tu bổ phục chế Xuất kho khoảng gần chục nghìn mét giá tài liệu, hơn
4000 hồ sơ, trên 600 hộp và hơn 50.000 tờ tài liệu phục vụ cho các công việc như:
Trang 5chỉnh lý, khử a xít, sao lưu bảo hiểm, tu bổ phục chế, phục vụ độc giả khai thác, saotrả hồ sơ kỷ vật cán bộ đi B… Trung tâm đã thực hiện tu bổ trên 20.000 tờ tài liệu;khử a xít gần 200.000 tờ tài liệu thuộc các phông.
Hiện nay, TTLTQG III đang tích cực từng bước cải tiến để thực hiện tốt nhiệm vụtăng cường bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bằngcách tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho xã hội theohướng đa dạng hóa hình thức, nhanh về thời gian, đúng về yêu cầu và đảm bảo antoàn về tài liệu nhằm đóng góp tích cực cho công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc
1.1.2.Vị trí chức năng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có trụ sở tại số 34 Phan Kế Bính– phường Cống Vị – Ba Đình – Hà Trung tâm có chức năng sưu tầm, thu thập,chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu có ý nghĩa quốc gia hìnhthành trong quá trình hoạt dộng của cơ quan, tổ chức trung ương, cá nhân, giađình, dòng họ tiêu biểu của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địabàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ
sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội
1.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
1 Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức và cá nhân:
a) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức cấp lienkhu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa;
b) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủnghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình ra Bắc;
Trang 6c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
d) Các tài liệu khác được giao quản lý;
2 Thực hiện hoạt động Lưu trữ
a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộcphạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp xếp, vệsinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu vàcác biện pháp khác;
d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tàiliệu lưu trữ;
đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;
3 Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trungtâm
4 Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kĩ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí củaTrung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng
5 Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật vàquy định của Cục trưởng
6 Thực hiện các nhiêm vụ khác do Cục trưởng giao
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
4.1.Lãnh đạo Trung tâm
-Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và 02 Phó giám đốc
-Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm và chịu trách nhiệmtrước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt dộng của Trung tâm Giám
Trang 7đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chứcthuộc Trung tâm.
-Các phó giám đốc do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giámđốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về lĩnh vực công tácđược phân công phụ trách
4 Phòng Thống kê và Công cụ tra cứu
5 Phòng Quản lý kho tài liệu
6 Phòng Hành chính – Tổ chứcTheo Quyết định số 22/QĐ – LTNN ngày 25/3/1999 của Cục trưởngCục Lưu trữ Nhà nước đã tách bộ phận lưu trữ phim ảnh – ghi âm từ phòng Chỉnh lýtài liệu thành một phòng riêng, đổi tên phòng Quản lý kho thành phòng Bảo quản tàiliệu và phòng Thống kê và Công cụ tra cứu bị giải thể
Ngày 01/4/2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ra Quyết định số42/QĐ – LTNN v/v thành lập thêm Phòng Tin học và Công cụ tra cứu và Xưởng Tu
bổ - Phục chế tài liệu
Sau khi thành lập Trung tâm Tu bổ Phục chế tài liệu lưu trữ Quốc gia thìXưởng Tu bổ - Phục chế tài liệu sáp nhập về phòng Bảo quản tài liệu trực thuộcTrung tâm
Ngày 23/4/2008 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hànhcác Quyết định số 77; 78; 79/QĐ – VTLTNN v/v thành lập thêm 03 phòng thuộc
Trang 8TTLTQG III là Phòng Tu bổ tài liệu lưu trữ, Phòng Kế toán, Tổ lập bản sao bảohiểm tài liệu lưu trữ.
Đến 20/5/2010, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định
số 120/QĐ – VTLTNN v/v quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Theo quyết định này cơ cấu tổ chức củaTrung tâm gồm:
1 Phòng Sưu tầm tài liệu
2 Phòng Thu thập tài liệu
3 Phòng Chỉnh lý tài liệu
4 Phòng Bảo quản tài liệu
5 Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu
6 Phòng Tin học và Công cụ tra cứu
7 Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu
8 Phòng Tài liệu nghe nhìn
Đến 02 tháng 11 năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hànhQuyết định số 166/QĐ – VTLTNN v/v quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Theo quyết định này hiện nay cơcấu tổ chức của Trung tâm gồm:
1 Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu
2 Phòng Chỉnh lý tài liệu
3 Phòng Bảo quản tài liệu
4 Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu
5 Phòng tin học và Công cụ tra cứu
Trang 96 Phòng Đọc.
7 Phòng Tài liệu nghe nhìn
8 Phòng Hành chính- Tổ chức
9 Phòng Kế toán
10 Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy
Việc thành lập, sát nhập, giải thể các tổ chức trực thuộc Trung tâm doCục trưởng quyết định
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Chỉnh lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
1.2.1 Tình hình tổ chức của phòng Chỉnh lý tài liệu
Theo Quyết định số 54/QĐ – TCCB ngày 26/6/1995 của Cục trưởngCục Lưu trữ Nhà nước : Phòng Chỉnh lý tài liệu đã được thành lập.Khi đó phònggồm có những bộ phận khác nhau như : Bộ phận phim ảnh- ghi âm, bộ phận chỉnh
lý tài liệu, tham mưu cho cơ quan trong 1 số công việc như: Xác định giá trị tài liệu,chỉnh lý tài liệu, xây dựng chương trình, kế hoạch phân loại tài liệu
Theo Quyết định số 22/QĐ – LTNN ngày 25/3/1999 của Cục trưởng CụcLưu trữ Nhà nước đã tách bộ phận lưu trữ phim ảnh – ghi âm từ phòng Chỉnh lý tàiliệu thành một phòng riêng Sau khi tách riêng, phòng chỉnh lý chỉ có nhiệm vụtham mưu giúp Giám đốc việc phân loại tài liệu,chỉnh lý,xác định giá trị tài liệu…
1.2.2.Chức năng của Phòng Chỉnh lý tài liệu.
Phòng Chỉnh lý tài liệu là đơn vị thuộc Trung tâm lưu trữ quốc gia III, có chứcnăng tham mưu giúp Giám đốc việc phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu,
tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm
1.2.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Chỉnh lý.
Phòng Chỉnh lý tài liệu tham mưu giúp Giám đốc:
Trang 101 Xây dựng chương trình, kế hoạch về phân loại, chỉnh lý, xác định giá trịtài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm.
2 Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo quy trình và theo chỉ tiêu, kế hoạch đượcgiao
3 Tiếp nhận, bàn giao tài liệu trước và sau khi chỉnh lý cho phòng Bảoquản tài liệu quản lý theo quy định
4 Tham gia nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào thực tiễncông tác của đơn vị
5 Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng nhiệm vụcủa đơn vị
6 Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản do Trungtâm giao cho đơn vị
7 Tham gia thực hiện các công việc về phòng cháy chữa cháy và phòng,chống thiên tai của Trung tâm
8 Tham gia thực hiện các hoạt động dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ củaTrung tâm( khi được giao)
9 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
1.2.4.Cơ cấu tổ chức của phòng chỉnh lý tài liệu.
Cơ cấu của phòng Chỉnh lý tài liệu bao gồm:
-Cô Phạm Thị Thu Giang: Phó phòng chỉnh lý tài liệu( phụ trách trưởng phòng)-Cô Vương Thị Thu: Phó phòng Chỉnh lý tài liệu
Cùng 12 cán bộ công chức của phòng Trong đó có 1 cán bộ được biệt phái sangCục Văn thư Lưu trữ công tác
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III.
Trang 11Trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, ngoài hoạt động nghiệp vụ thì
hoạt động quản lý đóng vai trò quan trọng,được ví như kim chỉ nam củacông tác Văn thư-Lưu trữ trong cơ quan Vì vậy, các cơ quan, tổ chức nóichung và Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói riêng luôn quan tâm, chútrọng hoạt động quản lý song song với hoạt động nghiệp vụ
2.1 Hoạt động quản lý.
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác Văn thư- Lưu trữ
* Công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chịu sự quản lýtrực tiếp của trưởng phòng Hành chính tổ chức Trưởng phòng Hànhchính- Tổ chức là người tham mưu, giúp việc cho ban Giám đốc, điềuhành mọi hoạt động của Trung tâm Bên cạnh đó, trưởng phòng Hànhchính-Tổ chức còn theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn các cán bộ làmcông tác văn thư các nghiệp vụ thuộc phạm vi quyền hạn của mình
Ngay từ khi thành lập, công tác văn thư của TTLTQGIII dã được quantâm,chú trọng và đặt lên hàng đầu Vì bộ phân văn thư cơ quan được vínhư cả bộ mặt của cơ quan Nếu làm tốt công tác văn thư thì các hoạtđộng của trung tâm mới hoạt động tốt Do vậy, việc quản lý, hướng dẫn
và thực hiện luôn gắn với các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bảnhướng dẫn chỉ đạo nghiệp vụ về công tác văn thư của Chính phủ, Bộ Nội
Vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tácvăn thư
- Nghị định số 09/2010 của chính phủ, nghị định sửa đổi, bổ sung 1 số điềucủa nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chínhphủ về công tác văn thư
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội Vụthông tư hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính
Trang 12- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
Vụ thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ
Ngoài các văn bản chỉ đạo hướng dẫ của Chính phủ, Bộ Nội Vụ, Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước, để công tác văn thư đi vào nề nếp, thống nhấttrong các khâu nghiệp vụ, từ khi thành lập đến nay, TTLTQGIII càn banhành các văn bản cụ thể về công tác văn thư của Trung tâm như:
- Quyết định số 227/QĐ-TTIII ngày 20 tháng 9 năm 2006 về việc ban hànhquy chế làm việc của TTLTQGIII, trong đó quy định rõ việc ban hành,quản lí văn bản đi,đến,chế độ lập chương trình,kế hoạch, chế dộ thông tin, báo cáo, hội họp của trung tâm
- Quyết định số 364/QĐ-TTIII ngày 23/11/2009 về việc ban hành quy chếcông tác văn thư lưu trữ của TTLTQGIII
- Quyết định số 428/QĐ-TTIII ngày 1/9/1015 về việc ban hành quy chếcông tác văn thư lưu trữ của TTLTQGIII
Đối với các văn bản chỉ đạo về công tác Lưu trữ, TTLTQGIII luôn thữhiện đúng theo các văn bản chỉ đạo của nhà nước:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục văn thư vàLưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hànhchính
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐPCủa Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước
về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước
về việc ban hành quy trình” Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO9001:2000
Ngoài ra Trung tâm còn ban hành:
- Nội quy ra vào kho được ban hành ngày 25/8/1996
Trang 13- Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia tại phòng đọc ( ban hành kèmtheo quyết định số 83/QĐ-TTIII ngày 19/4/2006)
- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 về việc ban hành bản quyđịnh về xuất,nhập tài liệu bảo quản tại TTLTQGIII
Hằng năm, ban giám đốc trung tâm còn tổ chức cho cán bộ Văn thư-Lưutrữ tham gia tập huấn nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, chỉ đạo thực hiệncác văn bản chỉ đạo nên công tác Lưu trữ sớm đi vào nề nếp và có chấtlượng hiệu quả
2.1.2 Quản lý Phông lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Sau khi kết thúc công việc, các đơn vị Phòng,ban thuộc Trung tâm lập hồ
sơ và nộp toàn bộ văn bản tài liệu cho lưu trữ cơ quan Cán bộ lưu trữkiểm tra làm thủ tục rồi chuyển toàn bộ vào kho lưu trữ tại phòng 301A
Hồ sơ,tài liệu được quản lý tập trung,thống nhất, tránh tình trạng thất lạc,mất mát tài liệu của cơ quan
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu kho học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác Văn thư- Lưu trữ của TTLTQGIII
Có thể nói, công tác Văn thư – Lưu trữ là một trong những công việcquan trọng của cơ quan tổ chức nói chung và của TTLTQGIII nói riêng.Làm tốt công tác Văn thư- lưu trữ thì mọi công việc của cơ quan mới ổnđịnh được Đồng thời, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một cơ quanLưu trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nên hơn bao giờ hết hợtđộng nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học vào côngtác Văn thư-Lưu trữ càng được chú trọng Cụ thể, nhiều cán bộ Lưu trữcủa Trung tâm đã thực hiện những đề tài nghiên cứu để ứng dụng khoahọc công nghệ vào công tác Văn thư- Lưu trữ Hay đơn giản hơn, việcứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ được Trung tâm thực hiệntrong việc áp dụng các tiêu chuẩn bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu theo tiêuchuẩn của Bộ Khoa học và Công nghệ Nhờ việc ứng dụng các thành tựu
Trang 14khoa học công nghệ nên cán bộ làm công tác Văn thư- Lưu trữ của cơquan luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ cấp trên giao phó.
2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư- Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác Văn thư-Lưu trữ
Công tác Văn thư- Lưu trữ của TTLTQGIII do 2 cán bộ làm công táckiêm nhiệm cả văn thư và lưu trữ Hai cán bộ đều tốt nghiệp chuyênngành Văn thư- Lưu trữ của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nên nắmvững các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác Văn thư-Lưu trữ Trongquá trình làm việc, hai cán bộ luôn chịu khó tìm tòi, học hỏi, bổ sungthêm các văn bản mới về hướng dẫn Công tác Văn thư-Lưu trữ theo đúngquy định của nhà nước Đồng thời, TTLTQGIII là một cơ quan lưu trữ,nên các cán bộ, chuyên viên của Trung tâm đa phần tốt nghiệp đúngchuyên ngành Văn thư- Lưu trữ, Hằng năm, trung tâm cũng tổ chức mởcác lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ, công chức trong
cơ quan Năm 2015, bộ phận Văn thư đã được trung tâm tặng giấy khen
về việc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ nhân kỉ niệm 20 năm thành lậpTRLTQGIII(1995-2015)
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế Công tác Văn thư-Lưu trữ của cơ quan.
Để nắm bắt tình hình, thực tế công tác Văn thư-Lưu trữ của TTLTQGIII,hằng năm vẫn có bộ phận thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước đến kiểm tra tình hình thực hiện các nghiệp vụ về Văn thư-Lưu trữcủa Trung tâm Qua mỗi lần kiểm tra, các cán bộ Văn thư- Lưu trữ củatrung tâm rút ra được bài học và có nhiều kinh nghiệm hơn trong côngviệc
Bên cạnh đó, tài liệu sản sinh của TTLTQGIII phản ánh đúng chức năngnhiệm vụ của cơ quan nên số tài liệu sản sinh ra có giá trị vô cùng lớn Vìthế, đối với những trường hợp làm mất, thất lạc tài liệu của cơ quan đều
bị xử lý theo quy định của Pháp luật và đặc biệt là theo Luật Lưu trữu số
Trang 1501/2011/QH13- Văn bản luật có giá trị pháp lý cao nhất của ngành Lưutrữ.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1 Thực tiễn công tác Văn thư.
Theo quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 1/9/2015 về quy định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trực thuộc TTLTQGIII thì bộphận văn thư cơ quan trực thuộc phòng Hành chính-Tổ chức Bộ phậnVăn thư cơ quan được bố trí 2 cán bộ chuyên trách Bộ phận Văn thưđược bố trí 1 phòng riêng tại tầng G nhà kho 301A trụ sở Trung tâm.Thực tế, TTLTQGIII áp dụng hình thức văn thư tập trung Mọi văn bảnđến, văn bản đi đều tập trung tại văn thư cơ quan dề làm thủ tục đăng kí.Sau khi làm thủ tục đăng kí văn bản vào phần mền quản lý văn bản điđến, cán bộ văn thư sẽ trình lên lãnh đạo Trung tâm cho ý kiến chỉ đạo và
sẽ nhân bản để chuyển giao tới các đơn vị có trách nhiệm giải quyết.Ngoài 2 cán bộ chuyên trách về văn thư cơ quan thì các phòng, đơn vịcủa trung tâm không có văn thư riêng
2.2.1.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của TTLTQG III
Hiện nay ở TTLTQG III, văn bản của đơn vị nào thì sẽ do chínhđơn vị đó tự soạn thảo, sau đó trình lên Giám đốc hoặc Phó Giám đốc trực tiếpxem xét bản dự thảo và đơn vị đó có trách nhiệm sửa chữa những sai sót rồitrưởng các đơn vị sẽ ký nháy vào văn bản Tiếp đó, văn bản được chuyển giaoxuống văn thư kiểm tra lại hình thức và nội dung văn bản lần cuối sau đó trìnhlên người ký chính thức Sau khi có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền,cán bộ văn thư sẽ photo văn bản theo sự phê duyệt của người ký văn bản nhưng
sẽ phải photo ít nhất 02 bản (01 bản gửi cho cá nhân hoặc cơ quan nhận, 01 bảngửi lại cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ) và đóng dấu còn bản gốc sẽ được lưulại tại văn thư Cuối cùng, văn thư sẽ có nhiệm vụ làm thủ tục chuyển văn bảnđi
Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ quốc giaIII đều được thực hiện theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày (áp dụng đúngThông tư số 01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ) Văn bản trướckhi được ban hành đã được kiểm tra một cách chặt chẽ, do vậy các văn bản do
Trang 16Trung tâm ban hành thường đạt được chất lượng ngày càng cao, đảm bảo đúng thẩmquyền, trình tự và thủ tục quy định.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III không có thẩm quyền ban hành các vănbản quy phạm pháp luật mà chỉ có thẩm quyền ban hành các văn bản hành chínhthông thường như: Quyết định (cá biệt), báo cáo, chương trình, kế hoạch, đề án,thông báo, tờ trình, biên bản hành chính, hợp đồng, công văn, giấy mời, thư trả lời…
về các vấn đề như thu thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụngtài liệu và các vấn đề về tổ chức bộ máy, nhân sự, chế độ chính sách của cán bộ,viên chức cơ quan…
2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản.
Đây là nội dung liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ công tác văn thư: tất
cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài hoặc nhận về đều phải làm thủtục gửi văn bản đi, đến tại văn thư cơ quan
Công tác quản lý văn bản đi, đến của TTLTQG III được thực hiện rấtchặt chẽ, đúng quy trình, đúng đối tượng, không bị nhầm lẫn, thất lạc, đảm bảo
an toàn các văn bản, tài liệu theo quy định của Nhà nước và theo đúng tinh thầncủa Công văn số 425/VTLTNN – NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước v/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và Công văn
số 139/VTLTNN – TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước v/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môitrường mạng
a) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Thủ tục quản lý và chuyển giao văn bản đi ở TTLTQG III của vănthư bao gồm những bước sau:
Nhân bản văn bản: Sau khi văn bản đã có chữ ký nháy củatrưởng các đơn vị và được trưởng phòng Hành chính – Tổ chức kiểm tra lại hìnhthức và nội dung, văn thư có nhiệm vụ đưa văn bản trình lãnh đạo Trung tâmphê duyệt sau đó đưa đi nhân bản;
Đóng dấu văn bản: Đóng dấu lên văn bản để khẳng định giá trịpháp lý, tính chân thực của văn bản và đảm bảo tính pháp nhân của cơ quan.Văn bản sau khi đã có chữ ký chính thức của lãnh đạo Trung tâm, bộ phận vănthư sẽ đóng dấu, ghi số, ngày tháng của văn bản Dấu chỉ được đóng vào nhữngvăn bản có chữ ký hợp lệ của lãnh đạo Trung tâm, không được đóng dấu lênnhững văn bản chưa ghi đầy đủ thông tin và không được đóng dấu lên giấytrắng Nhìn chung, việc đóng dấu của văn thư tại Trung tâm III được thực hiệntương đối tốt, cho đến nay vẫn chưa có trường hợp đóng dấu nhầm, song vẫncòn một số ít văn bản đóng chưa được thẳng, dấu chum qua 1/3 chữ ký;
Đăng ký văn bản đi: Việc đăng ký văn bản đi ở TTLTQG IIIđược thực hiện đồng thời trên sổ đăng ký văn bản đi và phần mềm quản lý vănbản đi của Trung tâm Cán bộ văn thư đăng ký vào sổ, sau đó nhập các dữ liệu:
số, ký hiệu của văn bản; ngày tháng năm văn bản; tên loại và trích yếu nội dung
Trang 17văn bản; người ký; nơi nhận văn bản vào phần mềm quản lý văn bản đi Do sốlượng văn bản đi hàng năm của Trung tâm không nhiều nên văn thư đăng ký tất
cả văn bản đi vào cùng một sổ đăng ký văn bản đi tuy nhiên đối với các văn bảngửi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ được đăng ký vào một sổ riêng;
Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bảnđi: Tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản, cán bộ văn thư lựa chọnloại bì và kích thước bì phù hợp Các loại bì có các kích thước khác nhau và đãđược in sẵn tên, địa chỉ và số điện thoại của Trung tâm Đối với các văn bảnkhẩn thì văn thư đóng dấu khẩn lên bì theo quy định Với các đơn vị, tổ chứctrong Trung tâm thì cán bộ văn thư chuyển giao trực tiếp; còn đối với các cơquan, đơn vị ngoài cơ quan thì tùy theo mức độ khẩn của văn bản cán bộ vănthư có thể chuyển trực tiếp hoặc chuyển phát nhanh qua bưu điện, fax Cán bộvăn thư có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc chuyển phát văn bản đi hoặc tựchuyển văn bản;
Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi được lưu 02 bản: 01 bản gốclưu lại tại Văn thư và 01 bản chính lưu lại tại đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ côngviệc Cán bộ văn thư lưu văn bản đi theo thứ tự đăng ký, số đăng ký
b) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ, điện báo, công báo…của các
cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi tới TTLTQG III bằng bất kỳ hình thức nào đềugọi chung là văn bản đến và đều được đăng ký tập trung tại văn thư sau đó mớiđược chuyển đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết Quy trình xử lývăn bản đến như sau:
Tiếp nhận và bóc bì văn bản đến:
Đóng dấu và đăng ký văn bản đến:
Chuyển giao văn bản đến:
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến:
2.2.1.3Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Thực hiện theo Nghị định 110/2004/NĐ – CP của Chính phủ về côngtác văn thư thì “khi theo dõi, giải quyết công việc mỗi cá nhân phải lập hồ sơ vềcông việc đó” Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng và cũng là khâu quantrọng nhất của công tác văn thư đồng thời nó là mắt xích gắn liền công tác vănthư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ Việc lập
hồ sơ nhằm phân loại và quản lý toàn bộ tài liệu trong cơ quan, đơn vị một cáchkhoa học, tránh tình trạng nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan ở dạng bó gói,trùng lặp, hoặc bỏ sót tài liệu…
Hiện nay, tại TTLTQG III nhiệm vụ lập hồ sơ hiện hành do cán bộ vănthư kiêm nhiệm Nhìn chung, khâu nghiệp vụ này được thực hiện khá tốt, cán
bộ văn thư đã có ý thức trong công tác lập hồ sơ Đồng thời, hàng năm Trung