Công tác Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu: 1 3. Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Bố cục đề tài 2 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3 1.1. Một số khái niệm cơ bản 3 1.1.1. Khái niệm tài liệu. 3 1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ. 3 1.1.3. Khái niệm công tác lưu trữ. 3 1.1.4. Khái niệm chỉnh lý 3 1.2. Vai trò công tác chỉnh lý. 4 1.3. Nội dung công tác chỉnh lý. 4 1.3.1. Giao nhận tài liệu 4 1.3.2. Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý 4 1.3.3. Khảo sát tài liệu 5 1.3.3.1 Mục đích 5 1.3.3.2 Yêu cầu của khảo sát tài liệu là phải xác định những vấn đề sau: 5 1.3.4. Bổ sung tài liệu 6 1.3.5. Lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý 6 1.4. Thực hiện chỉnh lý. 6 1.4.1. Phân loại tài liệu 6 1.4.2. Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ 7 1.4.3. Biên mục phiếu tin 7 1.4.4. Hệ thống hóa hồ sơ 8 1.4.5. Biên mục hồ sơ 8 1.4.5.1 Biên mục bên trong hồ sơ bao gồm các công việc: 8 1.4.5.2 Biên mục bên ngoài 10 1.4.6. Vệ sinh tài liệu (tháo bỏ ghim, kẹp, đánh số tạm vào sơ mi và làm phẳng tài liệu) 10 1.4.7. Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị 11 1.4.7.1 Thống kê tài liệu hết giá trị 11 1.4.7.2 Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại 11 1.4.8. Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài liệu lên giá, tủ 12 1.4.8.1 Đánh số chính thức 12 1.4.8.2 Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào cặp hộp 12 1.4.8.3 Viết và dán nhãn hộp 12 1.4.8.4 Sắp xếp tài liệu lên giá, tủ 12 1.4.9. Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu 12 1.4.9.1 Lập mục lục hồ sơ 12 1.4.9.2 Đóng quyển mục lục 13 1.4.9.3 Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá 13 1.5. Khái quoát về Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia III. 13 Tiểu kết 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 15 2.1. Nội dung công tác chỉnh lý. 15 2.1.1.Giao nhận tài liệu. 15 2.1.2. Khảo sát tài liệu. 15 2.1.3. Bổ sung tài liệu. 16 2.1.4. Lập kế hoạch biên soạn văn bản hướng dẫn. 16 2.1.4.1 Lập kế hoạch chỉnh lý 16 2.1.4.2 Biên soạn các văn bản hướng dẫn. 16 2.1.4.3 Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ 18 1.3.5.4 Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu 20 2.1.5. Thực hiện chỉnh lý. 21 2.1.5.1. Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ lịch sử thộc phông UBHC Khu tự Trị Việt Bắc Giai Đoạn (19491975) : 21 Tiểu kết 29 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHÁT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 30 3.1. Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 30 3.1.1. Ưu điểm: 30 3.1.2. Nhược điểm 31 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác chỉnh lý tài liệu 32 3.2.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ về công tác chỉnh lý tài liệu. 32 3.2.2. Xây dựng và thực hiện kế hoạch chỉnh lý tài liệu. 32 3.2.3. Về tổ chức, cán bộ, kinh phí 33 3.2.4. Về tuyên truyền, vận động. 34 3.2.5. Trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin: 34 3.2.6. Việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật: 35 KẾT LUẬN 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Mọi thơng tin số liệu đề tài nghiên cứu tiểu luận hoàn toàn trung thực ghi rõ nguồn gốc ← Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2017 LỜI CẢM ƠN Trong suốt trình học tập rèn luyện với với giảng dạy, hướng dẫn tận tình Giảng viên mơn, phần hiểu rõ phương pháp làm tiểu luận cho tốt khoa học Đầu tiên, để tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất, xin gửi đến Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho tiếp cận với mơn học mà theo chúng hữu ích sinh viên việc nghiên cứu, thực tiểu luận, khóa luận Đó mơn học “Phương pháp nghiên cứu khoa học” Tiếp đế, xin chân thành cảm ơn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa tận tâm hướng dẫn, qua buổi học lớp, buổi trò chuyện, trao đổi kiến thức, thảo luận môn cảm ơn cán Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cung cấp thông tin để thực tốt tiểu luận Nếu khơng có hướng dẫn, giúp đỡ tơi khó hồn thành tiểu luận Một lần xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 02 tháng 07 năm 2017 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài: .1 Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài .2 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1.Một số khái niệm 1.1.1.Khái niệm tài liệu 1.1.2.Khái niệm tài liệu lưu trữ 1.1.3.Khái niệm công tác lưu trữ 1.1.4.Khái niệm chỉnh lý 1.2 Vai trò cơng tác chỉnh lý 1.3 Nội dung công tác chỉnh lý 1.3.1 Giao nhận tài liệu 1.3.2 Vệ sinh sơ tài liệu vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý 1.3.3 Khảo sát tài liệu 1.3.3.1 Mục đích .5 1.3.3.2 Yêu cầu khảo sát tài liệu phải xác định vấn đề sau: 1.3.4 Bổ sung tài liệu .6 1.3.5 Lập kế hoạch biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý 1.4 Thực chỉnh lý 1.4.1 Phân loại tài liệu 1.4.2 Khôi phục hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ 1.4.3 Biên mục phiếu tin .7 1.4.4 Hệ thống hóa hồ sơ 1.4.5 Biên mục hồ sơ .8 1.4.5.1 Biên mục bên hồ sơ bao gồm công việc: 1.4.5.2 Biên mục bên 10 1.4.6 Vệ sinh tài liệu (tháo bỏ ghim, kẹp, đánh số tạm vào sơ mi làm phẳng tài liệu) 10 1.4.7 Thống kê, kiểm tra tài liệu làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị 11 1.4.7.1 Thống kê tài liệu hết giá trị 11 1.4.7.2 Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại 11 1.4.8 Đánh số thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp xếp tài liệu lên giá, tủ 12 1.4.8.1 Đánh số thức 12 1.4.8.2 Vào bìa hồ sơ đưa hồ sơ vào cặp hộp 12 1.4.8.3 Viết dán nhãn hộp .12 1.4.8.4 Sắp xếp tài liệu lên giá, tủ 12 1.4.9 Xây dựng công cụ quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu 12 1.4.9.1 Lập mục lục hồ sơ .12 1.4.9.2 Đóng mục lục 13 1.4.9.3 Xây dựng CSDL quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá 13 1.5 Khái quoát Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia III .13 Tiểu kết 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III .15 2.1 Nội dung công tác chỉnh lý 15 2.1.1.Giao nhận tài liệu 15 2.1.2 Khảo sát tài liệu 15 2.1.3 Bổ sung tài liệu 16 2.1.4 Lập kế hoạch biên soạn văn hướng dẫn .16 2.1.4.1 Lập kế hoạch chỉnh lý .16 2.1.4.2 Biên soạn văn hướng dẫn 16 2.1.4.3 Biên soạn hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ .18 1.3.5.4 Biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu 20 2.1.5 Thực chỉnh lý 21 2.1.5.1 Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ lịch sử phông UBHC Khu tự Trị Việt Bắc Giai Đoạn (1949-1975) : 21 Tiểu kết 29 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHÁT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III .30 3.1 Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 30 3.1.1 Ưu điểm: .30 3.1.2 Nhược điểm 31 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác chỉnh lý tài liệu 32 3.2.1 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật văn nghiệp vụ công tác chỉnh lý tài liệu 32 3.2.2 Xây dựng thực kế hoạch chỉnh lý tài liệu 32 3.2.3 Về tổ chức, cán bộ, kinh phí .33 3.2.4 Về tuyên truyền, vận động 34 3.2.5 Trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin: 34 3.2.6 Việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật: 35 KẾT LUẬN 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT BCHTW BNV TCCP VTLTNN LTNN NVTW NVĐP TT QĐ UBHC Ban chấp hành Trung ương Bộ Nội vụ Tổ chức Chính phủ Văn thư Lưu trữ nhà nước Lưu trữ Nhà nước Nghiệp vụ Trung ương Nghiệp vụ Địa phương Thơng tư Quyết định Ủy Ban Hành Chính MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước, mắt xích quan trọng khơng thể thiếu quan, tổ chức Công tác Lưu trữ nhiệm vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thơng tin, góp phần quan trọng vào công xây dựng bảo vệ tổ quốc, giữ gìn bí mật, an ninh quốc gia Tài liệu lưu trữ vũ khí sắc bén, tài sản vơ giá nghiệp phát triển quốc gia khơng thể thiếu q trình hình thành, hoạt động quan Đảng Nhà nước Công tác Lưu trữ bao gồm nghiệp vụ: Sưu tầm tài liệu, thu thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu…Để triển khai công tác Lưu trữ tốt có hiệu quả, nhận thức tầm quan trọng, giá trị to lớn tài liệu lưu trữ, kéo dài tuổi thọ tài liệu công tác chỉnh lý tài liệu khâu nghiệp vụ vơ quan trọng đóng góp khơng nhỏ việc tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu có hiệu tạo tiền đề tốt cho khâu nghiệp vụ khác Hiện tài liệu lưu trữ quan tổ chức trình hoạt động sản sinh với khối lượng lớn nên việc chỉnh lý tài liệu theo phương án phân loại khoa học cần phải tiến hành thường xuyên có hiệu Làm tốt cơng tác chỉnh lý tài liệu góp phần khơng nhỏ vào hoạt động phát triển quan, tổ chức Có thể nói cơng tác chỉnh lý tài liệu đóng vai trò quan trọng hoạt động quan nói riêng xã hội nói chung Nhận thức tầm quan trọng cơng tác Lưu trữ tài liệu em chọn đề tài “Công tác Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” cho Học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu: 2.1 Mục đích Tăng cường hiệu việc thực cơng tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 2.2 Nhiệm vụ Nghiên cứu thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Đề xuất phương hướng giải pháp nhằm tăng cường hiệu việc thực công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Về không gian: Trung tâm lưu trữ Quốc gia III Về thời gian: Tài liệu chỉnh lý Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III giai đoạn 2014 đến 2016 Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành tiểu luận sử dụng số phương pháp nghiên cứu phù hợp với nội dung yêu cầu Gồm phương pháp sau: Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn kho lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia III; Phương pháp thu thập xử lý thông tin; Phương pháp phân tích tổng hợp thơng tin tài liệu Trung tâm lưu trữ Quốc gia III Bố cục đề tài Ngoài Phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài chia làm chương: Chương Cơ sở lý luận công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ khái quát Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III Chương 2: Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu công tác chỉnh lý lưu trữ tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm tài liệu Luật Lưu trữ Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thơng qua ngày 11 tháng 11 năm 2011: “Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác.” [3, khoản 2, điều 2.] 1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ Theo Luật lưu trữ : “Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng gốc, thay hợp pháp.”[3, khoản 3, điều 2, ] 1.1.3 Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân[2.Tr.15] 1.1.4 Khái niệm chỉnh lý Chính lý tài liệu tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá hồ sơ tài liệu làm công cụ tra cứu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý [1,Tr.92] 1.2 Vai trò cơng tác chỉnh lý - Tổ chức xếp hồ sơ, tài liệu phông khối tài liệu phông cách khoa học tạo, điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu; - Trong trình chỉnh lý, kết hợp với xác định giá trị tài liệu nhằm loại bỏ tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua góp phần nâng cao.[ 1, Tr.92 ] 1.3 Nội dung cơng tác chỉnh lý Q trình chuẩn bị chỉnh lý tiến hành bước, theo thứ tự sau: 1.3.1 Giao nhận tài liệu Giao nhận tài liệu trình bàn giao tài liệu nơi bảo quản tài liệu với phận chỉnh lý Đối với lưu trữ lịch sử lưu trữ hành có phận quản lý kho riêng biệt với phận chỉnh lý tài liệu xuất tài liệu khỏi kho để chỉnh lý phải tiến hành thủ tục giao nhận tài liệu Số lượng tài liệu giao nhận tính mét giá; riêng phơng khối tài liệu lập hồ sơ sơ bộ, phải ghi rõ số lượng cặp, hộp số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản Việc giao nhận tài liệu phải lập thành biên theo mẫu đính kèm Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Tại trung tâm lưu trữ quốc gia, việc giao nhận tài liệu diễn phòng bảo quản tài liệu phòng chỉnh lý Tại lưu trữ hành việc giao nhận tài liệu thường diễn phòng, kho lưu trữ phận làm cơng tác chỉnh lý tài liệu[6,trích mục II phụ lục đính kèm] 1.3.2 Vệ sinh sơ tài liệu vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý Sau hoàn tất thủ tục giao nhận tài liệu cần vệ sinh sơ tài liệu vận chuyển tài liệu nơi tiến hành chỉnh lý Bởi lẽ, có nhiều quan, phận chỉnh lý phận bảo quản tài liệu không liền việc chỉnh lý cần có diện tích rộng rãi cho nhiều người tham gia nên bố trí xa nơi bảo quản tài liệu Để hạn chế tác hại bụi bẩn gây người thực chỉnh lý, trước chỉnh lý cần tiến hành vệ sinh sơ tài liệu cách dùng loại chổi lông Trong năm chúng em lại chia vấn đề: Lập hồ sơ cho tài liệu Lập hồ sơ khâu quan trọng bước tiến hành nghiệp vụ chỉnh lý, cơng việc đòi hỏi phải tiến hành tỉ mỉ, nhằm xây dựng hệ thống hồ sơ có chất lượng, phục vụ tốt cho cơng tác bảo quản, thống kê, tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ Trước tiến hành lập hồ sơ kiểm tra lại xác định giá trị tài liệu hồ sơ để loại bỏ tài liệu trùng thừa tài liệu khơng có giá trị, có Lập hồ sơ cơng việc cần thiết bắt buộc trước đưa tài liệu vào lưu trữ Sở dĩ phải lập hồ sơ lưu trữ quản lý tài liệu theo hồ sơ không quản lý văn rời lẻ khơng có mối liên hệ với q trình giải cơng việc nội dung, vấn đề hoá tài liệu tốt phục vụ cho việc tra tìm tài khai thác tài liệu sau Soạn thảo tiêu đề hồ sơ theo mẫu sau: + Tên loại - vấn đề - thời gian - tác giả (Đối với chương trình, kế hoạch, báo cáo thường kỳ) VD: Kế hoạch, báo cáo công tác năm 1960 UBHC KTT Việt Bắc + Tên loại - tác giả - vấn đề - thời gian (Đối với kế hoạch, báo cáo chuyên đề) VD: Kế hoạch, báo cáo UBHC KTT Việt Bắc phòng chống bão số năm 1960 Xác định giá trị tài liệu Khối tài liệu tổng hợp khối quan trọng UBHC Khu Tự Chị Việt Bắc giai đoạn 1949- 1975 Chính q trình hoạt động ban sản sinh khối tài lượng phong phú đa dạng Dựa quy định chung quan xác định giá trị tài liệu, trình chỉnh lý khối tài liệu lộn xộn, tài liệu có giá trị lâu dài để lẫn với tài liệu khơng có giá trị trình xác định giá trị tài liệu chúng em vận dụng tiêu chuẩn khác như: Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung, tiêu chuẩn trùng lặp 26 thông tin tài liệu…Vận dụng kiến thức học với thực tế tài liệu, chúng em tiến hành xác định giá trị tài liệu sau: - Chỉ có tài liệu liên quan đến công tác UBHC Khu Tự Trị Việt Bắc : tài liệu Kinh tế - Tài , tài liệu Nội Chính,Văn Hóa – Xã hội có giá trị, lại tài liệu khơng thuộc chức nhiệm vụ khối loại - Với tài liệu mà thông tin lặp lại giống vấn đề giữ lại - Những tài liệu khơng có đầy đủ thành phần thể thức như: dấu, chữ ký, ngày tháng năm ban hành văn loại hủy ( Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu UBHC Khu Tự trị Việt Bắc giai đoạn 1949 – 1975 xem phụ lục) Biên mục phiếu tin Phiếu tin hồ sơ phiếu mô tả hồ sơ bảng ghi tổng hợp thông tin hồ sơ đơn vị bảo quản Mỗi thông tin nhóm thơng tin ghi trường phiếu tin Phiếu tin sử dụng thay cho thẻ tạm để hệ thống hóa hồ sơ Sau tài liệu lập thành hồ sơ, em tiến hành biên mục phiếu tin hồ sơ Phiếu tin biên mục đầy đủ thông tin cần thiết như: tên (hoặc mã) kho lưu trữ; tên (hoặc số) phông lưu trữ; số lưu trữ; ký hiệu thông tin, tiêu đề hồ sơ; giải nội dung, số trang, thời gian bắt đầu kết thúc hồ sơ, ngơn ngữ, tình trạng vật lý… Hệ thống hóa hồ sơ Sau tiến hành phân loại, xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ cho tài liệu có giá trị, biên mục phiếu tinvà vào tình hình thực tế sau lập hồ sơ khối tài liệu Kinh tế - -Tài chúng em tiến hành hệ thống hóa khối tài liệu Kinh tế - Tài sau: Bước 1:Sắp xếp phiếu tin phạm vi nhóm xếp nhóm nhỏ nhóm vừa, nhóm vừa nhóm lớn nhóm lớn theo phương án phân loại tài liệu Kinh tế - Tài vệ lập đánh số tạm 27 lên phiếu tin Bước Sắp xếp toàn hồ sơ đơn vị bảo quản Kinh tế - Tài theo số thứ tự tạm thời phiếu tin Biên mục hồ sơ: Biên mục hồ sơ ghi chép lên bìa hồ sơ tờ mục lục văn thành phần, nội dung thông tin cần thiết khác văn hồ sơ để tra tìm nhanh chóng, nghiên cứu sử dụng thuận lợi Nội dung biên mục hồ sơ gồm hai phần: Biên mục bên biên mục bên Biên mục bên trong: Sau hồ sơ lập tiến hành đánh số tờ cho hồ sơ, tài liệu hồ sơ đánh số liên tục từ số 01 hết Sử dụng bút chì tiến hành đánh số tờ đánh góc bên phải tài liệu nhằm cố định trật tự văn Sau đánh xong số tờ tài liệu, viết mục lục văn hồ sơ giới thiệu cách có hệ thống thành phần, nội dung tài liệu thông tin cần thiết khác văn vị trí xếp chúng hồ sơ để tra cứu thuận lợi Biên mục bên ngoài: Sau biên mục bên hồ sơ tiến hành biên mục bên ngồi hồ sơ ghi đầy đủ thơng tin lên bìa hồ sơ gồm: tên quan; tên đơn vị tổ chức; mã hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; thời hạn bảo quản;số lưu trữ Lập mục lục hồ sơ đưa hồ sơ vào hộp cặp, lên giá bảo quản • Mục lục hồ sơ: - Mục lục hồ sơ lập sau tài liệu tiến hành chỉnh lý khoa học Mục lục hồ sơ bảng kê có hệ thống tên hồ sơ thông tin khác thành phần, nội dung hồ sơ khối tài liệu định phông phận phơng Như vậy, để giúp cho việc tra tìm tài liệu phòng, kho lưu trữ cách nhanh chóng thuận lợi Trong q trình chỉnh lý khối tài liệu phông UBHC Khu Tự Trị Việt bắc chúng em tiến hành lập mục lục hồ sơ mặt hoạt động cụ thể sau lên phương án hệ thống hóa tài liệu UBHC khu 28 Tự Trị Việt Bắc Đưa hồ sơ vào hộp (cặp); giá bảo quản: Sau thực công đoạn nói hồ sơ đưa vào hộp ( cặp ba dây) viết dán nhãn hộp, vận chuyển tài liệu vào kho xếp tài liệu lên giá Ý thức kỷ luật trách nhiệm công việc điều cần thiết, định đến thành cơng đường nghiệp Hơn bao giờ, em có ý thức rõ ràng tinh thần tổ chức kỷ luật công việc trách nhiệm cơng việc Đây tinh thần tự giác môi trường làm việc theo nhóm (đi làm giờ, có tinh thần tích cực công việc, phải luôn học hỏi…) Mặt khác, môi trường học tập giảng đường môi trường làm hồn tồn khác nhau, thân em nhận biết qua đợt thực tập khả ứng xử cách tạo mối quan hệ mở rộng Đây yếu tố cần thiết bước vào sống sau Tiểu kết Trong chương 2, chúng em trình bày vấn đề thực trạng lưu trữ tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, qua em rút số ưu điểm hạn chế công tác chỉnh lý lưu lưu trữ, để từ em đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cho công tác Lưu trữ Trung tâm 29 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHÁT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3.1 Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trong thời gian công tác Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III em có hội trực tiếp thực khâu nghiệp vụ công tác chỉnh lý tài liệu Qua đó, em có hội điều kiện để hiểu rõ mối quan hệ lý luận học giảng đường thực tiễn công tác chỉnh lý tài liệu Trung tâm Em nhận thấy, công tác chỉnh lý tài liệu Trung tâm có ưu điểm nhược điểm sau: 3.1.1 Ưu điểm: - Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành, lưu trữ lịch sử Trung tâm quan tâm hơn, tài liệu chỉnh lý cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu; - Hàng năm cấp Trung tâm, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tổ chức đoàn kiểm tra định kỳ thường xuyên chuyên môn, nghiệp vụ để kịp thời phát thiếu sót giúp cho đơn vị ngày hồn thiện hơn; - Trong q trình chỉnh lý tài liệu nhận thức nắm bắt ý nghĩa giá trị to lớn tài liệu nên trình thực chỉnh lý diễn nghiêm túc, đảm bảo thời gian quy định đạt hiệu cao; - Phần lớn tài liệu trước nhập kho chỉnh lý theo quy trình quy định văn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, đảm bảo tính khoa học tạo thuận lợi cho việc khai thác sử dụng, có cơng cụ tra tìm tự động; - Tài liệu sau chỉnh lý khoa học, bảo quản an tồn tổ chức sử dụng có hiệu theo Luật Lưu trữ; - Sau tài liệu chỉnh lý, tổng hợp, độc giả khai thác tra cứu toàn tư liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu thân xã hội; - Đội ngũ viên chức làm công tác chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ 30 quốc gia III cần cù, chịu khó, có trách nhiệm công việc, trau dồi kiến thức, có tinh thần học hỏi, nỗ lực, cố gắng hồn thành tốt nhiệm vụ giao 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh kết đạt được, công tác Chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III số tồn nhỏ cần khắc phục thời gian tới là: - Qua kết khảo sát, khối lượng tài liệu không nhỏ bảo quản Lưu trữ Bộ, ngành chưa chỉnh lý Nhiều quan, công tác chỉnh lý tài liệu chưa đảm bảo tính khoa học, chưa thực văn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu Nhà nước Điều này, gây khó khăn cản trở lớn cho công tác chỉnh lý tài liệu lịch sử (thuộc đề án nâng cấp tài liệu lưu trữ Quốc gia); - Hệ thống văn hướng dẫn chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu chưa đầy đủ nên gây khó khan cho cơng tác chỉnh lý tài liệu (chưa có văn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ, tài liệu khoa học kỹ thuật); - Việc xác định giá trị tài liệu, xác định thời hạn bảo quản từ văn đến áp dụng vào thực tiễn chưa thống nhất; - Việc đánh ký hiệu thông tin Phông đơi gặp khó khăn thiếu mã thông tin; - Một khối lượng lớn phông tài liệu bảo quản Trung tâm phân loại chỉnh lý sơ Điều gây khó khăn cho việc phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng độc giả; - Việc bố trí nhân lực lao động thực Quy trình chỉnh lý nhiều bất cập quy định thực tiễn; Như vậy, bên cạnh kết đạt công tác lưu trữ tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tồn nhiều hạn chế, yếu Những hạn chế chưa biểu cách rệt không khắc phục kịp thời chúng có ảnh hưởng to lớn tới tồn cơng tác lưu trữ quốc gia nói chung quan nói riêng Mặt khác, với vị trí quan đầu công tác lưu trữ nước việc khắc phục tồn nêu 31 có ý nghĩa quan trọng trở nên cấp thiết 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao cơng tác chỉnh lý tài liệu Để góp phần nâng cao hiệu công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, qua thực trạng chỉnh lý thời gian qua, em cho cần thiết phải thực số giải pháp sau đây: 3.2.1 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật văn nghiệp vụ công tác chỉnh lý tài liệu - Trước hết cần nghiên cứu ban hành văn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu nghe nhìn tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ; cơng văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính; - Tuyên truyền áp dụng cách rộng rãi, nghiên cứu sửa đổi bổ sung môt số điều Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ngày 01/06/ 2009 việc ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN 9001: 2000; - Nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung số điều Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ Qui định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; - Thông tư số 03/2010/ TT-BNV Bộ Nội vụ ngày 29/04/2010 việc quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy cần tiến hành áp dụng thực có hiệu cho quan mình; - Phải kết hợp thật tốt việc nghiên cứu khoa học với việc nghiên cứu xây dựng văn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu Thông qua việc nghiên cứu khoa học, sử dụng kết nghiên cứu khoa học để chuyển đổi ứng dụng sang văn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu nhằm giúp cho công tác chỉnh lý tài liệu ngày khoa học 3.2.2 Xây dựng thực kế hoạch chỉnh lý tài liệu - Cần xây dựng, ban hành văn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ; - Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cần rà soát lịch sử phơng tài liệu để có 32 kế hoạch phân phơng để lập nhóm phơng có mối quan hệ như: đơn vị tiền thân, đơn vị trực thuộc …Điều tiện lợi khoa học cho công tác bảo quản công tác bổ sung tài liệu trước chỉnh lý; - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cần tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn thường xuyên, tổ chức hội thảo để trao đổi, bàn biện pháp tháo gỡ, giải vấn đề phát sinh trình chỉnh lý Những tài liệu quan, tổ chức nằm đề án nâng cấp tài liệu cần phải khẩn trương thực nhằm tối ưu hố cơng tác chỉnh lý tài liệu.Việc thực đề án chỉnh lý nâng cấp tài liệu lưu trữ góp phần nâng cao chất lượng hiệu sử dụng tài liệu Khắc phục tình trạng tài liệu bị chồng chéo, lẫn lộn, trùng lặp, hay tiêu đề hồ sơ chưa phản ánh hết nội dung thông tin hồ sơ…do tài liệu phông thường trải qua nhiều đợt thu thập bổ sung khác 3.2.3 Về tổ chức, cán bộ, kinh phí * Về tổ chức cán bộ: Trong lĩnh vực nào, yếu tố người phận quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới suất, hiệu quả, phát triển bền vững lĩnh vực Trong cơng tác lưu trữ vậy, việc hoàn thiện đội ngũ người yếu tố quan trọng mang tính chất định Mọi khâu nghiệp vụ lưu trữ có thực tốt hay không phần lớn nhờ vào cách thức tổ chức, thực cán lưu trữ - Việc bố trí nhân lực lao động thực quy trình chỉnh lý theo bước nhiều bất cập quy định thực tiễn - Đội ngũ cán làm nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu cần nâng cao trình độ nghiệp vụ, cập nhật kiến thức lĩnh vực khác có liên quan đên nghiệp vụ chỉnh lý; cần tăng cường số lượng chất lượng Để công tác lưu trữ đạt kết tốt, hiệu cao xứng đáng Trung tâm lớn nước Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần phải quan tâm đề cao việc tuyển chọn cán bộ: 33 - Cán lưu trữ phải có chun mơn nghiệp vụ lưu trữ, bên cạnh phải có kiến thức ngoại ngữ, tin học để đáp ứng nhu cầu tin học thời gian tới - Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần phải quan tâm bồi dưỡng, cử cán lưu trữ quan tham gia khóa học, lớp tập huấn nhằm nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ để thực cơng việc cách hiệu - Bên cạnh đó, Trung tâm cần có sách thỏa đáng để huy động tối đa lực sáng tạo lòng yêu nghề cán lưu trữ, nhằm phát huy tối đa nhân tố người việc phát triển công tác lưu trữ quan - Nhà nước lên quan tâm đến chế độ sách lương bổng, chế độ độc hại viên chức thực nghiệp vụ chỉnh lý * Về kinh phí Nhà nước cần cấp đủ kinh phí cho Bộ, ban, ngành đặc biệt Trung tâm Lưu trữ lịch sử có Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để đầu tư thích đáng cho công tác chỉnh lý, nâng cấp tài liệu từ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm 3.2.4 Về tuyên truyền, vận động Tăng cường công tác tuyên truyền xã hội nhằm nâng cao nhận thức vai trò, ý nghĩa tài liệu lưu trữ nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc, từ có ý thức tốt việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác chỉnh lý tài liệu; Thông qua việc nghiên cứu chuyên đề giúp phần hình dung thực trạng tình hình cơng tác chỉnh lý tài liệu Trung tâm lưu trữ Quốc gia III 3.2.5 Trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin xử lý thông tin phương tiện điện tử bao gồm phương pháp khoa học, công cụ kỹ thuật đại chủ yếu kỹ thuật máy tính, nhằm tổ chức khai thác nguồn thông tin lĩnh vực hoạt động xã hội Để đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội với thông tin tài liệu lưu trữ đại hóa hố tin học hố cơng tác văn thư lưu trữ vừa yêu cầu bách thực tiễn vừa biện pháp tích cực điều kiện để 34 nâng cao suất, chất lượng hiệu lĩnh vực Do vậy, lãnh đạo Trung tâm cần phải quan tâm đầu tư mở rộng mạng thơng tin nhằm cho cơng tác tin học hóa tài liệu lưu trữ đạt hiệu cao 3.2.6 Việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần bố trí phòng, kho lưu trữ riêng, với diện tích hợp lý, đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ tốt cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ kho; phù hợp với yêu cầu phòng, kho lưu trữ Trung tâm cần trang bị thêm giá tủ đựng tài liệu số vật tư khác; lắp đặt thêm trang thiết bị đại hệ thống chống đột nhập, máy hút ẩm… Hiện nay,với quan tâm Đảng Nhà nước, đạo hướng dẫn cụ thể sát Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; với tinh thần, trách nhiệm, lòng yêu nghề tâm Trung tâm thời gian tới Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III chắn thực tốt hai nhiệm vụ quan trọng hàng đầu Đó tăng cường bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cách tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho xã hội theo hướng đa dạng hình thức, nhanh thời gian, yêu cầu an toàn tài liệu nhằm đóng góp tích cực cho cơng xây dựng bảo vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa Trong chương em đưa số đề xuất nhằm nâng cao hiệu cho Công tác Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng tồn Ngành Lưu trữ nói chung Với giải pháp trên, chúng em mong muốn Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trung tâm nâng cao hiệu bước vào nề nếp 35 KẾT LUẬN Nhìn lại chặng đường qua công tác Chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đạt kết quan trọng Từ khối tài liệu lộn xộn, bó gói, chỉnh lý sơ khó tra tìm khai thác tài liệu qua công tác chỉnh lý tài liệu góp phần khơng nhỏ vào vấn đề tra tìm tài liệu cách nhanh chóng, đạt hiệu cao Việc thực công tác chỉnh lý tài liệu giúp Trung tâm khắc phục tình trạng chồng chéo, lẫn lộn, trùng lặp thông tin Một số kiến nghị với quan Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Tài liệu lưu trữ có vị trí vai trò quan trọng việc quản lý, lưu trữ, khai thác sử dụng phục vụ cho nhiều lĩnh vực khác yêu cầu cần thiết xã hội Do để đẩy mạnh cơng tác lưu trữ phát triển mạnh nữa, em xin đưa số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động Trung tâm sau: Trong công tác tổ chức đạo công tác lưu trữ - Các quan có thẩm quyền cần nhanh chóng ban hành văn quy phạm pháp quy định thống việc quản lý tài liệu đặc biệt tài liệu khoa học kỹ thuật tài liệu nghe – nhìn, phim ảnh ghi âm, gia đình dòng họ - Nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung số điều Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ Qui định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ngày 01/06/ 2009 việc ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN 9001: 2000 - Cần ban hành văn quy định hạn chế sử dụng, đối tượng hạn chế tiếp xúc với tài liệu(đặc biệt văn mật chưa thống kê giải mật)đối với tài liệu chỉnh lý trình chỉnh lý - Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cần rà sốt lịch sử phơng tài liệu để có kế hoạch phân phơng để lập nhóm phơng có mối quan hệ như: đơn vị tiền than, đơn vị trực thuộc … 36 - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cần tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn thường xuyên, tổ chức hội thảo để trao đổi, bàn biện pháp tháo gỡ, giải vấn đề phát sinh trình chỉnh lý - Những văn đạo hướng dẫn công tác lưu trữ dừng lại nội dung chuyên môn, nghiệp vụ; cần có quy định cụ thể trách nhiệm thái độ thực công việc cán chuyên môn - Để công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hoạt động có hiệu cao, lãnh đạo Trung tâm cần phải ý thức tác dụng việc ban hành văn đạo công tác lưu trữ Trên sở phối hợp với cán có chun mơn lưu trữ, cần xây dựng ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác lưu trữ, tập trung vào định nộp lưu tài liệu bảo quản tài liệu Trong công tác tổ chức cán - Việc bố trí nhân lực lao động thực quy trình chỉnh lý theo bước nhiều bất cập quy định thực tiễn - Đội ngũ cán làm nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu cần nâng cao trình độ nghiệp vụ, cập nhật kiến thức lĩnh vực khác có liên quan đên nghiệp vụ chỉnh lý; cần tăng cường số lượng chất lượng Để công tác lưu trữ đạt kết tốt, hiệu cao xứng đáng Trung tâm lớn nước Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần phải quan tâm đề cao việc tuyển chọn cán bộ: - Cán lưu trữ phải có chun mơn nghiệp vụ lưu trữ, bên cạnh phải có kiến thức ngoại ngữ, tin học để đáp ứng nhu cầu tin học thời gian tới - Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần phải quan tâm bồi dưỡng, cử cán lưu trữ quan tham gia khóa học, lớp tập huấn nhằm nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ để thực công việc cách hiệu - Bên cạnh đó, Trung tâm cần có sách thỏa đáng để huy động tối đa lực sáng tạo lòng yêu nghề cán lưu trữ, nhằm phát huy tối đa nhân tố người việc phát triển công tác lưu trữ quan - Nhà nước lên quan tâm đến chế độ sách lương bổng, chế độ độc hại 37 viên chức thực nghiệp vụ chỉnh lý Trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin xử lý thông tin phương tiện điện tử bao gồm phương pháp khoa học, công cụ kỹ thuật đại chủ yếu kỹ thuật máy tính, nhằm tổ chức khai thác nguồn thơng tin lĩnh vực hoạt động xã hội Để đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội với thơng tin tài liệu lưu trữ đại hóa hố tin học hố cơng tác văn thư lưu trữ vừa yêu cầu bách thực tiễn vừa biện pháp tích cực điều kiện để nâng cao suất, chất lượng hiệu lĩnh vực Do vậy, lãnh đạo Trung tâm cần phải quan tâm đầu tư mở rộng mạng thông tin nhằm cho cơng tác tin học hóa tài liệu lưu trữ đạt hiệu cao Việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần bố trí phòng, kho lưu trữ riêng, với diện tích hợp lý, đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ tốt cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ kho; phù hợp với yêu cầu phòng, kho lưu trữ Trung tâm cần trang bị thêm giá tủ đựng tài liệu số vật tư khác; lắp đặt thêm trang thiết bị đại hệ thống chống đột nhập, máy hút ẩm… Hiện nay,với quan tâm Đảng Nhà nước, đạo hướng dẫn cụ thể sát Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; với tinh thần, trách nhiệm, lòng yêu nghề tâm Trung tâm thời gian tới Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III chắn thực tốt hai nhiệm vụ quan trọng hàng đầu Đó tăng cường bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cách tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho xã hội theo hướng đa dạng hình thức, nhanh thời gian, yêu cầu an tồn tài liệu nhằm đóng góp Nhìn chung cơng tác chỉnh lý tài liệu nói riêng cơng tác Lưu trữ nói chung Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thực quy định Nhà nước ban hành Các khâu nghiệp vụ công tác Chỉnh lý tài liệu thực quy trình Qua việc thực đề tài nghiên cứu “Thực trạng tình hình cơng tác 38 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” giúp em hiểu thêm lý luận thực tiễn hiểu thêm công việc mà thân em đồng nghiệp hàng ngày cần mẫn, chung sức, chung lòng, đóng góp xây dựng cho ngành Lưu trữ nước nhà Để góp phần tốt đề tài nghiên cứu bước đầu em xin trình bày thực trạng cơng tác chỉnh lý Trung tâm Em mong nhận đóng góp giáo đề đề tài em hồn thiện 39 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I.Văn hành ,sách, báo, tạp chí 1.Trường Đại Hộc Nội Vụ Hà Nội (2009), Giáo trình Lưu trữ , NXB Giao thông Vận Tải Hà Nội Đào Xuân Chúc, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác Lưu trữu,NXB Đại Học Giáo Dục Chuyên Nghiệp Hà Nội II Văn quy phạm pháp luật, văn hành Quốc Hội (2011); Luật số:01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Luật Lưu Trữ; Bộ Nội vụ (2011), Thông tư 09/2011/TT – BNV ngày 03/6/2011 Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (2004), Công văn số 283/VTLTNNNVTW ngày 19/5/2004 v/v ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (2006), Công văn số 879/VTLTNNNVĐP ngày 19/12/2006 v/v hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (2005), Quyết định số 321/QĐ – VTLTNN ngày 22/8/2005 v/v Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu; Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (2009), Quyết định số 128/QĐVTLTNN ngày 01/06/2009 v/v ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN 9001: 2000 40 ... hồ sơ, tài liệu nộp lưu; sổ sách thống kê tài liệu; sổ đăng ký văn đến; + Báo cáo kết khảo sát tài liệu; 17 + Các báo cáo thống kê (nếu có); + Các tư liệu khác có liên quan như: viết, hội thảo... hoạch, báo cáo cơng tác nơng nghiệp 3.1.2.1.3 Tài liệu Hội nghị công tác nông nghiệp 3.1.2.2 Tài liệu lâm nghiệp 3.1.2.2.1 Văn đạo cơng tác lâm nghiệp 3.1.2.2.2 Chương trình, kế hoạch, báo cáo công... hoạch, báo cáo công tác ngư nghiệp 3.1.2.3.3 Tài liệu Hội nghị công tác ngư nghiệp 3.1.2.4 Tài liệu công tác thủy lợi 3.1.2.4.1 Văn đạo cơng tác thủy lợi 3.1.2.4.2 Chương trình, kế hoạch, báo cáo