Công tác Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu: 1 3. Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Bố cục đề tài 2 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3 1.1. Một số khái niệm cơ bản 3 1.1.1. Khái niệm tài liệu. 3 1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ. 3 1.1.3. Khái niệm công tác lưu trữ. 3 1.1.4. Khái niệm chỉnh lý 3 1.2. Vai trò công tác chỉnh lý. 4 1.3. Nội dung công tác chỉnh lý. 4 1.3.1. Giao nhận tài liệu 4 1.3.2. Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý 4 1.3.3. Khảo sát tài liệu 5 1.3.3.1 Mục đích 5 1.3.3.2 Yêu cầu của khảo sát tài liệu là phải xác định những vấn đề sau: 5 1.3.4. Bổ sung tài liệu 6 1.3.5. Lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý 6 1.4. Thực hiện chỉnh lý. 6 1.4.1. Phân loại tài liệu 6 1.4.2. Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ 7 1.4.3. Biên mục phiếu tin 7 1.4.4. Hệ thống hóa hồ sơ 8 1.4.5. Biên mục hồ sơ 8 1.4.5.1 Biên mục bên trong hồ sơ bao gồm các công việc: 8 1.4.5.2 Biên mục bên ngoài 10 1.4.6. Vệ sinh tài liệu (tháo bỏ ghim, kẹp, đánh số tạm vào sơ mi và làm phẳng tài liệu) 10 1.4.7. Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị 11 1.4.7.1 Thống kê tài liệu hết giá trị 11 1.4.7.2 Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại 11 1.4.8. Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài liệu lên giá, tủ 12 1.4.8.1 Đánh số chính thức 12 1.4.8.2 Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào cặp hộp 12 1.4.8.3 Viết và dán nhãn hộp 12 1.4.8.4 Sắp xếp tài liệu lên giá, tủ 12 1.4.9. Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu 12 1.4.9.1 Lập mục lục hồ sơ 12 1.4.9.2 Đóng quyển mục lục 13 1.4.9.3 Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá 13 1.5. Khái quoát về Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia III. 13 Tiểu kết 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 15 2.1. Nội dung công tác chỉnh lý. 15 2.1.1.Giao nhận tài liệu. 15 2.1.2. Khảo sát tài liệu. 15 2.1.3. Bổ sung tài liệu. 16 2.1.4. Lập kế hoạch biên soạn văn bản hướng dẫn. 16 2.1.4.1 Lập kế hoạch chỉnh lý 16 2.1.4.2 Biên soạn các văn bản hướng dẫn. 16 2.1.4.3 Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ 18 1.3.5.4 Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu 20 2.1.5. Thực hiện chỉnh lý. 21 2.1.5.1. Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ lịch sử thộc phông UBHC Khu tự Trị Việt Bắc Giai Đoạn (19491975) : 21 Tiểu kết 29 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHÁT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 30 3.1. Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 30 3.1.1. Ưu điểm: 30 3.1.2. Nhược điểm 31 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác chỉnh lý tài liệu 32 3.2.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ về công tác chỉnh lý tài liệu. 32 3.2.2. Xây dựng và thực hiện kế hoạch chỉnh lý tài liệu. 32 3.2.3. Về tổ chức, cán bộ, kinh phí 33 3.2.4. Về tuyên truyền, vận động. 34 3.2.5. Trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin: 34 3.2.6. Việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật: 35 KẾT LUẬN 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Mọi thôngtin và số liệu trong đề tài nghiên cứu của bài tiểu luận này là hoàn toàn trung thực

và được ghi rõ nguồn gốc

← Hà Nội, ngày 02 tháng 7 năm 2017

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập rèn luyện với cùng với sự giảng dạy, hướng dẫntận tình của Giảng viên bộ môn, tôi đã phần nào hiểu rõ hơn về phương pháp khilàm một bài tiểu luận làm sao cho tốt và khoa học

Đầu tiên, để tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất, chúng tôi xin gửi đến Khoa Vănthư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho tôi được tiếp cận vớimôn học mà theo chúng nó rất hữu ích đối với sinh viên trong việc nghiên cứu,thực hiện các bài tiểu luận, khóa luận Đó là môn học “Phương pháp nghiên cứukhoa học”

Tiếp đế, tôi xin chân thành cảm ơn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa đã tận tâmhướng dẫn, tôi qua từng buổi học trên lớp, cũng như những buổi trò chuyện, traođổi kiến thức, thảo luận về bộ môn này và cảm ơn các cán bộ Trung tâm Lưu trữQuốc gia III đã cung cấp những thông tin để tôi thực hiện tốt bài tiểu luận này Nếukhông có sự hướng dẫn, giúp đỡ thì tôi khó có thể hoàn thành được bài tiểu luậnnày

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 02 tháng 07 năm 2017

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu: 1

3 Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục đề tài 2

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3

1.1 Một số khái niệm cơ bản 3

1.1.1 Khái niệm tài liệu 3

1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ 3

1.1.3 Khái niệm công tác lưu trữ 3

1.1.4 Khái niệm chỉnh lý 3

1.2 Vai trò công tác chỉnh lý 4

1.3 Nội dung công tác chỉnh lý 4

1.3.1 Giao nhận tài liệu 4

1.3.2 Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý 4

1.3.3 Khảo sát tài liệu 5

1.3.3.1 Mục đích 5

1.3.3.2 Yêu cầu của khảo sát tài liệu là phải xác định những vấn đề sau: 5

1.3.4 Bổ sung tài liệu 6

1.3.5 Lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý 6

1.4 Thực hiện chỉnh lý 6

1.4.1 Phân loại tài liệu 6

1.4.2 Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ 7

1.4.3 Biên mục phiếu tin 7

1.4.4 Hệ thống hóa hồ sơ 8

1.4.5 Biên mục hồ sơ 8

1.4.5.1 Biên mục bên trong hồ sơ bao gồm các công việc: 8

1.4.5.2 Biên mục bên ngoài 10

1.4.6 Vệ sinh tài liệu (tháo bỏ ghim, kẹp, đánh số tạm vào sơ mi và làm phẳng tài liệu) 10

1.4.7 Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị 11

1.4.7.1 Thống kê tài liệu hết giá trị 11

1.4.7.2 Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại 11

1.4.8 Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài liệu lên giá, tủ 12

1.4.8.1 Đánh số chính thức 12

1.4.8.2 Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào cặp hộp 12

1.4.8.3 Viết và dán nhãn hộp 12

1.4.8.4 Sắp xếp tài liệu lên giá, tủ 12

1.4.9 Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu 12

1.4.9.1 Lập mục lục hồ sơ 12

1.4.9.2 Đóng quyển mục lục 13

1.4.9.3 Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá 13

1.5 Khái quoát về Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia III 13

Tiểu kết 14

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 15

2.1 Nội dung công tác chỉnh lý 15

2.1.1.Giao nhận tài liệu 15

2.1.2 Khảo sát tài liệu 15

2.1.3 Bổ sung tài liệu 16

2.1.4 Lập kế hoạch biên soạn văn bản hướng dẫn 16

2.1.4.1 Lập kế hoạch chỉnh lý 16

2.1.4.2 Biên soạn các văn bản hướng dẫn 16

2.1.4.3 Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ 18

1.3.5.4 Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu 20

2.1.5 Thực hiện chỉnh lý 21

2.1.5.1 Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ lịch sử thộc phông UBHC Khu tự Trị Việt Bắc Giai Đoạn (1949-1975) : 21

Tiểu kết 29

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHÁT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 30

3.1 Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 30

3.1.1 Ưu điểm: 30

3.1.2 Nhược điểm 31

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác chỉnh lý tài liệu 32

3.2.1 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ về công tác chỉnh lý tài liệu 32

3.2.2 Xây dựng và thực hiện kế hoạch chỉnh lý tài liệu 32

3.2.3 Về tổ chức, cán bộ, kinh phí 33

3.2.4 Về tuyên truyền, vận động 34

3.2.5 Trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin: 34

3.2.6 Việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật: 35

KẾT LUẬN 36

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước, là một mắtxích quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức Công tác Lưutrữ là một nhiệm vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin, góp phần quantrọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc, giữ gìn bí mật, an ninh quốc gia.Tài liệu lưu trữ là vũ khí sắc bén, tài sản vô giá trong sự nghiệp phát triển của mộtquốc gia và không thể thiếu trong quá trình hình thành, hoạt động của các cơ quanĐảng và Nhà nước Công tác Lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ: Sưu tầm tài liệu, thuthập tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu…Để triển khai công tác Lưu trữđược tốt và có hiệu quả, nhận thức được tầm quan trọng, giá trị to lớn của tài liệulưu trữ, kéo dài tuổi thọ của tài liệu chính vì vậy công tác chỉnh lý tài liệu là mộttrong những khâu nghiệp vụ vô cùng quan trọng đóng góp không nhỏ trong việc tổchức, khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả và tạo tiền đề tốt cho các khâu nghiệp

vụ khác

Hiện nay tài liệu lưu trữ của các cơ quan tổ chức trong quá trình hoạt động

đã sản sinh ra với khối lượng lớn nên việc chỉnh lý tài liệu theo phương án phânloại khoa học cần phải được tiến hành thường xuyên và có hiệu quả Làm tốt đượccông tác chỉnh lý tài liệu sẽ góp phần không nhỏ vào hoạt động và sự phát triển của

Phương pháp nghiên cứu khoa học

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:

trữ quốc gia III.

Đề xuất phương hướng và giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả trong việcthực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

3 Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Về không gian: Trung tâm lưu trữ Quốc gia III

Về thời gian: Tài liệu chỉnh lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong giaiđoạn 2014 đến 2016

4 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành bài tiểu luận tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứuphù hợp với nội dung và yêu cầu Gồm nhưng phương pháp sau:

Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn tại kho lưu trữ của Trung tâm lưutrữ Quốc gia III;

Phương pháp thu thập xử lý thông tin;

Phương pháp phân tích tổng hợp thông tin tài liệu của Trung tâm lưu trữQuốc gia III

5 Bố cục đề tài

Ngoài Phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chialàm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ và khái quát về

Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III

Chương 2: Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tài liệu tại Trung

tâm Lưu trữ Quốc Gia III

Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác chỉnh lý lưu trữ

tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG

TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm tài liệu.

Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.” [3, khoản 2, điều

2.]

1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ.

Theo Luật lưu trữ : “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt độngthực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữbao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thìđược thay thế bằng bản sao hợp pháp.”[3, khoản 3, điều 2, ]

1.1.3 Khái niệm công tác lưu trữ.

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng kháccủa các cơ quan, tổ chức, cá nhân[2.Tr.15]

1.1.4 Khái niệm chỉnh lý

Chính lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoahọc, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trịtài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phônghoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý [1,Tr.92]

1.2 Vai trò công tác chỉnh lý.

- Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc một khối tài liệu trongphông một cách khoa học tạo, điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản

và khai thác sử dụng tài liệu;

- Trong quá trình chỉnh lý, kết hợp với xác định giá trị tài liệu nhằm loại bỏnhững tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao.[ 1, Tr.92 ]

1.3 Nội dung công tác chỉnh lý

Quá trình chuẩn bị chỉnh lý được tiến hành từng bước, theo thứ tự sau:

1.3.1 Giao nhận tài liệu

Giao nhận tài liệu là quá trình bàn giao tài liệu giữa nơi bảo quản tài liệu với

bộ phận chỉnh lý

Đối với những lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành có bộ phận quản lý khoriêng biệt với bộ phận chỉnh lý tài liệu thì khi xuất tài liệu ra khỏi kho để chỉnh lýphải tiến hành các thủ tục giao nhận tài liệu Số lượng tài liệu được giao nhận tínhbằng mét giá; riêng đối với phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ, phảighi rõ số lượng cặp, hộp và số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản Việc giao nhận tàiliệu phải được lập thành biên bản theo mẫu đính kèm do Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước ban hành trong hướng dẫn về chỉnh lý tài liệu hành chính

Tại các trung tâm lưu trữ quốc gia, việc giao nhận tài liệu được diễn ra giữaphòng bảo quản tài liệu và phòng chỉnh lý Tại các lưu trữ hiện hành việc giaonhận tài liệu thường diễn ra giữa phòng, kho lưu trữ và bộ phận làm công tác chỉnh

lý tài liệu[6,trích mục II tại phụ lục đính kèm]

1.3.2 Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý

Sau khi hoàn tất thủ tục giao nhận tài liệu cần vệ sinh sơ bộ tài liệu và vậnchuyển tài liệu về nơi tiến hành chỉnh lý Bởi lẽ, có nhiều cơ quan, bộ phận chỉnh

lý và bộ phận bảo quản tài liệu không ở liền nhau hoặc việc chỉnh lý cần có mộtdiện tích rộng rãi cho nhiều người cùng tham gia nên được bố trí xa nơi bảo quảntài liệu

Để hạn chế tác hại do bụi bẩn gây ra đối với người thực hiện chỉnh lý, trướckhi chỉnh lý cần tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu bằng cách dùng các loại chổi lông

thích hợp để quét, chải bụi bẩn trên cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu, sau đó đến từngtập tài liệu.

Khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu cần lưu ý tránh làm xáo trộn trật tự sắpxếp các cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu trongmỗi cặp, hộp hoặc bao gói; đồng thời không làm hư hại tài liệu.[ 1,Tr.95.]

1.3.3 Khảo sát tài liệu

1.3.3.1 Mục đích

- Khảo sát tài liệu là bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị chỉnh lý tài

liệu Khảo sát tài liệu nhằm mục đích:

- Khảo sát tài liệu nhằm nắm được tình hình thực tế tài liệu về số lượng,thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của khối tài liệu đang chuẩn bị chỉnh lý,làm cơ sở cho việc lập kế hoạch chỉnh lý và biên soạn các văn bản hướng dẫnchỉnh lý; lập kế hoạch tiến hành thu thập, sưu tầm những tài liệu phát hiện cònthiếu sau khi khảo sát để bổ sung nhằm hoàn chỉnh phông lưu trữ

1.3.3.2 Yêu cầu của khảo sát tài liệu là phải xác định những vấn đề sau:

- Tên phông; giới hạn thời gian tài liệu: là xác định thời gian sớm nhất vàthời gian muộn nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lý

- Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: số mét giá (đối với tài liệu chưa đượclập hồ sơ); số cặp, gói tài liệu hoặc số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản (đối với tàiliệu đã được lập hồ sơ sơ bộ)

- Thành phần tài liệu: tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy

tờ gì Ngoài tài liệu hành chính ra còn loại tài liệu nào trong phông, trong khối tàiliệu chuẩn bị chỉnh lý không, số lượng của mỗi loại đó (nếu có) là bao nhiêu

- Nội dung tài liệu: Quá trình khảo sát yêu cầu cán bộ cần đọc, tìm hiểu đểnắm được nội dung cơ bản của khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lý Tài liệu của phônghay của đơn vị phản ánh lĩnh vực hoạt động nào, lĩnh vực chủ yếu trong hoạt độngcủa cơ quan, đơn vị hình thành phông được phản ánh trong tài liệu

- Tình trạng phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, cần phản ánh rõ: mức

độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu; mức độ xử lý về nghiệp vụ phân loại, lập

hồ sơ, xác định giá trị tài liệu… tình trạng vật lý của phông, khối tài liệu; tình trạng

công cụ, thống kê tra cứu tài liệu.[ 1, Tr.95,96]

1.3.4 Bổ sung tài liệu

Trong quá trình khảo sát, nếu phát hiện thành phần tài liệu của phông cònthiếu cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiện chỉnh lý Phạm vi vàthành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung được xác định căn cứ vào các yếu tố sau:

- Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý;

- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, của các đơn vị, bộ phận và nhiệm vụcủa các cá nhân liên quan

- Sổ đăng ký văn bản đi, đến;

- Biên bản giao nhận tài liệu của các đơn vị, bộ phận và cá nhân (nếu có).Nguồn bổ sung tài liệu từ thủ trưởng cơ quan, đơn vị; các đơn vị, cá nhânđược giao giải quyết công việc; những cán bộ đã nghỉ hưu, chuyển công tác; cơquan, tổ chức cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức trực thuộc…

1.3.5 Lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

- Lập kế hoạch chỉnh lý

- Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông

- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ

- Hướng dẫn sác định giá trị tài liệu.[ 8 ]

1.4 Thực hiện chỉnh lý

Đây là nội dung quan trọng được tiến hành sau khi hoàn tất các bước chuẩn

bị chỉnh lý Thực hiện chỉnh lý gồm những bước cơ bản sau:

1.4.1 Phân loại tài liệu

Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệuthành các nhóm theo trình tự sau:

Bước 1: Phân chia tài liệu thành các nhóm cơ bản;

Bước 2: Phân chia tài liệu trong các nhóm cơ bản thành các nhóm lớn;

Bước 3: Phân chia tài liệu trong các nhóm lớn thành các nhóm vừa;

Bước 4: Phân chia tài liệu trong các nhóm vừa thành các nhóm nhỏ…

Trong quá trình phân chia tài liệu thành các nhóm, nếu phát hiện thấy nhữngbản chính, bản gốc của những văn bản tài liệu có giá trị thuộc phông khác thì phải

để riêng và lập thành danh mục để bổ sung cho phông đó

Thực hiện việc phân loại tài liệu trong chỉnh lý những phông có khối tài liệulớn thường cần một diện tích nhất định Vì vậy, trước khi tiến hành phân loại ngườiphụ trách chỉnh lý cần chú ý đến không gian làm việc để đảm bảo đưa tài liệu raphân loại.[ 1,Tr 109,110]

1.4.2 Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ

Đối với những phông tài liệu chưa được lập hồ sơ, trong chỉnh lý chúng ta cần tiến hành lập hồ sơ.

- Tập hợp tài liệu theo đặc trương chủ yếu thành hồ sơ

- Biên soạn tiêu đề hồ sơ

- Xáp xếp tài liệu trong hồi sơ, loại bỏ tài liệu trúng thừa

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ

- Xác định tiêu đè lý do loại đối với tài liệu hết giá trị

Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với những phông tài liệu đã được lập hồ sơ

sơ bộ.

Kiểm tra lập hồ sơ theo nội dung đã được quy định và tiến hành chỉnh sửa,

hoàn thiện đối với hồ sơ chưa đạt yêu cầu [ 1, Tr.111 ]

1.4.3 Biên mục phiếu tin

Việc biên mục phiếu tin hồ sơ và xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm

hồ sơ, tài liệu một cách tự động hoá có thể tiến hành một cách độc lập đối với cácphông tài liệu đã được chỉnh lý Đối với những phông tài liệu chưa được chỉnh lýcần tiến hành kết hợp việc biên mục phiếu tin với quá trình lập hồ sơ, kiểm trahoàn chỉnh hồ sơ để rút bớt công đoạn, tiết kiệm nguyên vật liệu và nhân lực laođộng

Phiếu tin là phiếu mô tả hồ sơ hay một biểu ghi tổng hợp các thông tin vềmột hồ sơ hay một đơn vị bảo quản Mỗi yếu tố thông tin của hồ sơ được phản ánhtrên một trường thông tin của phiếu tin Phiếu tin được sử dụng thay thế cho thẻtạm trong quá trình hệ thống hoá các hồ sơ trong phông theo phương án phân loại

Phiếu tin còn được sử dụng để nhập cơ sở dữ liệu vào máy tiín phục vụ công tácquản lý và tra tìm tài liệu.

Các thông tin cơ bản của một hồ sơ được biểu thị trên phiếu tin bao gồm:Tên hoặc mã kho lưu trữ; Tên hoặc số phông lưu trữ; số lưu trữ; ký hiệu thông tin;tiêu đề hồ sơ; chú giải; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; chế độ sử dụng;tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ; ngôn ngữ tài liệu; bút tích (nếu có)

Trong quá trình chỉnh lý, biên mục phiếu tin thay cho thẻ tạm những thôngtin chưa thể hiện được chúng ta có thể bỏ trống và hoàn chỉnh sau khi đã có nhữngthông tin đầy đủ, chính xác.[1, Tr.112]

1.4.4 Hệ thống hóa hồ sơ

Có thể tiến hành hệ thống hoá tài liệu bằng thẻ tạm hoặc phiếu tin

Bước 1: Sắp xếp các phiếu tin hoặc thẻ tạm trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ;

sắp xếp nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và cácnhóm lớn trong phông theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự tạm thờilên phiếu tin hoặc thẻ tạm

Bước 2: Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo thứ tự

tạm thời của phiếu tin hoặc thẻ tạm

Khi tiến hành hệ thống hoá hồ sơ phải kết hợp với việc kiểm tra và chỉnh sửanhững hồ sơ được lập bị trùng lặp, bị xé lẻ hay việc xác định giá trị tài liệu giữacác cán bộ làm công tác lập hồ sơ chưa đồng nhất Cần kiểm tra lần cuối cùngtrước khi đánh số chính thức cho hồ sơ

1.4.5 Biên mục hồ sơ

Sau khi đã hệ thống hoá hồ sơ theo phương án phân loại cần tiến hành biênmục hồ sơ Biên mục hồ sơ gồm hai công đoạn chính là biên mục bên trong và biênmục bên ngoài

1.4.5.1 Biên mục bên trong hồ sơ bao gồm các công việc:

* Đánh số tờ

Mục đích của việc đánh số tờ nhằm cố định vị trí các tờ tài liệu, các văn bảntrong hồ sơ theo trình tự logic đã được sắp xếp khi lập hồ cơ Đánh số tờ còn tạođiều kiện thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu

Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ

tờ đầu tiên đến tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản Số tờ được đánhbằng chứ số Ảrập và góc phải của phía trên của tờ tài liệu Trường hợp đánh nhầm

số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thìđánh trùng với số từ trước đó và thêm vào các chức cái la tinh viết thường theo thứ

tự abc ở phía sau, ví dụ: có hai tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 10 có thể đánhtiếp cho hai tờ đó là 10a, 10b Mức độ sai sót không được vượt quá 5% số lượng tờtrong hồ sơ Trường hợp cán bộ lưu trữ đánh số nhầm hay bỏ sót nhiều phải đánh

Các thông tin thể hiện trên mục lục văn bản là: Số thứ tự, số ký hiệu vănbản, ngày tháng năm ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản, tác giả vănbản, số tờ, ghi chú

* Viết chứng từ kết thúc

Viết chứng từ kết thúc là ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục vănbản (nếu không được ghi liền với bìa hồ sơ) và đặc điểm của tài liệu trong hồ sơhoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in riêng hoặc in sẵn trên bìa

hồ sơ ở trang thứ ba theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được banhành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTVN ngày 07 tháng 5 năm 2002 của CụcLưu trữ nhà nước

Việc viết chứng từ kết thúc được thực hiện sau khi thực hiện các công đoạnkiểm tra hồ sơ, đánh số tờ và viết mục lục văn bản Vì vậy, người viết chứng từ kếtthúc phải có cách nhìn khái quát và biết tóm tắt những thông tin cần thiết để thểhiện lên chứng từ kết thúc một cách chính xác.

Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng vớinhững hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên) hoặc bảo quản vĩnhviễn.[ 1,Tr.114,115]

1.4.5.2 Biên mục bên ngoài

Biên mục bên ngoài hồ sơ là là viết ghi những thông tin cần thiết lên bìa hồsơ

Căn cứ vào phiếu tin hoặc thẻ tạm, ghi các thông tin cần thiết lên bìa hồ sơnhư: Tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu vàthời gian kết thúc của tài liệu trong hồ sơ; số lượng tờ; số phông; số mục lục; số hồ

sơ (số hồ sơ tạm thời chỉ được viết bằng bút chì); thời hạn bảo quản của hồ sơ

Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý:

- Tên phông là tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông Đối vớinhững đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản chứcnăng, nhiệm vụ không thay đổi thì lấy tên phông là tên gọi cuối cùng của tên đơn

vị hình thành phông;

- Chữ viết trên bìa hồ sơ phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chính tả, không có

sự dập xoá, chỉ được viết tắt những từ đã quy định trong bằng chữ viết tắt;

- Mực viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu và viết nét đậm

Trong chỉnh lý tài liệu, cần chọn những người chữ đẹp, cẩn thận để viết bìa

hồ sơ, thống nhất về cách viết tên kho, tên phông theo chữ viết hoa hay chữ viếtthường trong toàn bộ hồ sơ của phông

1.4.6 Vệ sinh tài liệu (tháo bỏ ghim, kẹp, đánh số tạm vào sơ mi và làm phẳng tài liệu)

Ghim, kẹp tài liệu để lâu cũng là nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu Khiđánh số tờ tài liệu là đã cố định vị trí của các tài liệu trong hồ sơ Vì vậy, có thểtháo được ghim, kẹp tài liệu;

Dùng bàn chải thích hợp để quét chải làm sạch tài liệu;

Dùng các dụng cụ như: dao lưỡi mỏng, móc chuyên dùng… để gỡ bỏ ghimkẹp tài liệu;

Làm phẳng tài liệu đối với những tờ tài liệu bị quăn, gấp, nhàu

Vệ sinh và tháo bỏ ghim, kẹp tài liệu là công đoạn góp phần kép dài tuổi thọtài liệu

1.4.7 Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

1.4.7.1 Thống kê tài liệu hết giá trị

Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tâp hợp thànhcác nhóm theo phương án phân loại và thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trịtheo mẫu đính kèm Khi thống kê tài liệu loại cần chú ý:

- Các bó, gói tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý được đánh số liên tục từ

01 đến hết trong phạm vi toàn phông;

- Trong mỗi bó, gói, các tập tài liệu được đánh số riêng, tờ 01 đến hết

Việc thống kê tài liệu hết giá trị cần làm chính xác và cẩn thận, đặc biệt cầnthuyết minh cho lý do loại huỷ, tránh trường hợp sơ xuất

1.4.7.2 Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại

Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được Hội đồng xácđịnh giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định

Qua kiểm tra và thẩm tra, những tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phảiđược lập thành hồ sơ và sắp xếp vào vị trí phù hợp hoặc bổ sung vào các hồ sơtương ứng của phông; đối với tài liệu hết giá trị về mọi phương diện, phải lập hồ sơ

đề nghị tiêu huỷ và trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ và tổ chức tiêuhuỷ theo đúng quy định của pháp luật

Hồ sơ đề nghị tiêu huỷ tài liệu gồm:

- Danh mục tài liệu loại kèm theo bản thuyết minh tài liệu loại;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức;

- Văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền

1.4.8 Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếptài liệu lên giá, tủ

1.4.8.1 Đánh số chính thức

Số chính thức của hồ sơ là số cố định của hồ sơ trong các giá, kho lưu trữ

Số chính thức là số lưu trữ và có thể sử dụng nó trong việc quản lý và tra tìm hồ sơkhi cần thiết Vì vậy, số chính thức trên bìa hồ sơ nhất thiết phải thống nhất với sốchính thức trên phiếu tin, mục lục hồ sơ và những công cụ tra tìm khác

Số chính thức được đánh bằng chữ số Ảrập cho toàn bộ hồ sơ của phônghoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tạm hoặc phiếu tin và lên bìa hồ sơ Số hồ

sơ được đánh liên tục trong toàn phông

1.4.8.2 Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào cặp hộp

Việc vào bìa hồ sơ đòi hỏi những cán bộ tham gia phải cẩn thận sao cho tiêu

đề hồ sơ và những thông tin trên bìa hồ sơ phải khớp với nội dung bên trong hồ sơ,tránh những sai sót nhầm lẫn đáng tiếc sẽ kéo theo sai số của cả phông hoặc cảkhối tài liệu

1.4.8.3 Viết và dán nhãn hộp

Khi viết nhãn hộp phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết trên nhãn phải

rõ ràng, dễ đọc Nhãn hộp có thể được in riêng hoặc in trực tiếp lên hộp Nhãn hộp

in riêng có mẫu đính kèm

1.4.8.4 Sắp xếp tài liệu lên giá, tủ

Sau khi vào hộp, dán nhãn, tài liệu được sắp xếp lên giá, tủ theo nguyên tắc

từ trên trái qua phải trong một ngăn giá, từ trên xuống dưới trong một giá và từngoài vào trong trong một phòng kho

1.4.9 Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu

1.4.9.1 Lập mục lục hồ sơ

Mục lục hồ sơ là bảng thống kê có hệ thống toàn bộ hồ sơ của một phônglưu trữ, một khối tài liệu Việc lập mục lục hồ sơ được tiến hành sau khi hoàn tấtcác công đoạn hệ thống hoá tài liệu, đưa lên giá tủ Việc lập mục lục hồ sơ baogồm những công việc sau:

- Viết lời nói đầu: Trong đó giới thiệu tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành

phông và lịch sử phông; phương án phân loại và kết cấu của mục lục hồ sơ.

- Viết bảng chỉ dẫn mục lục: bảng chỉ dẫn vấn đề, bảng chỉ dẫn tên người,bẳng chỉ dẫn tên địa danh, bảng chữ viết tắt được sử dụng trong mục lục Đặc biệtcần hướng dẫn cách tra tìm tài liệu bằng mục lục hồ sơ

- Phần thống kê các tiêu đề hồ sơ: căn cứ các nội dung thông tin trên thẻtạm, đánh máy và in bảng thống kê của phông; hoặc nhập tin từ phiếu tin vào máy

và in bảng thống kê từ CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu của phông

Đối với các lưu trữ hiện hành, phần thống kê các hồ sơ cần có thêm một cột

“thời hạn bảo quản” sau cột “Số lượng tờ” để tiện cho việc lựa chọn những tài liệucần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

1.4.9.3 Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu lưu trữ mộtcách tự động hoá được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước

1.5 Khái quoát về Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia III.

Để tài liệu lưu trữ thật sự phát huy những giá trị to lớn đó, ngày 10 tháng 6năm 1995 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ)

ra Quyết định số 118/TCCP-TC về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.Đây là một Trung tâm lưu trữ mở với chức năng thu thập, bảo quản an toàn và tổchức sử dụng có hiêụ quả tài liệu có ý nghĩa toàn quốc từ năm 1945 đến nay.Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ra đời đã đánh dấu sự lớn mạnh của ngành Lưu trữ

cả về tổ chức, trình độ cán bộ và cơ sở vật chất Từ khi thành lập cho đến nayTrung tâm đã có nhiều cố gắng để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, đạt

được nhiều thành tích trong bước đường xây dựng và trưởng thành Khi mới thànhlập Trung tâm đã tiếp nhận khoảng 4000 mét giá tài liệu từ Trung tâm Lưu trữQuốc gia III Năm 2002, kho A1 được xây dựng và đưa vào sử dụng, hằng nămTrung tâm thu được 450 mét giá tài liệu từ các Bộ, ngành, các tổ chức, doanhnghiệp Từ đó đến nay, sau hơn 15 năm Trung tâm đã thu thập thêm một khối tàiliệu tương đối lớn, trong đó tài liệu hành chính lên tới hơn 13.000m giá; tài liệukhoa học- kỹ thuật, hơn 4000 cuộn băng và hàng ngàn tấm ảnh có giá trị và các tàiliệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IIIđang tích cực từng bước cải tiến và xây dựng thêm cơ sở hạ tầng để bảo quản antoàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tàiliệu lưu trữ theo hướng đa dạng về hình thức, nhanh về thời gian, đúng về yêu cầu

và an toàn về tài liệu, phán ánh đúng tính chất và ý nghĩa của

- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoảnriêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội

Tiểu kết

← Trong chương 1 nhóm chúng tôi đã trình bày một số vấn đề lí luận vềcông tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ và tôi khái quát về Trung tâm Lưu trữ Quốc gaiIII Đây sẽ là cơ sở để nhóm chúng triển khai những vấn đề trong Chương 2 vàchương 3 một cách có hiệu quả hơn

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG

TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III2.1 Nội dung công tác chỉnh lý

2.1.1.Giao nhận tài liệu

Giao nhận tài liệu là quá trình bàn giao tài liệu giữa nơi bảo quản tài liệu với

Tại các Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia III, việc giao nhận tài liệu được diễn

ra giữa phòng bảo quản tài liệu và phòng chỉnh lý trưởng phòng và phó trưởngphòng sẽ là người nhận tài liệu với cá nhân bên giao tài liệu

2.1.2 Khảo sát tài liệu

Trình tự tiến hành

Bước 1: Trưởng phòng hoặc phó phòng bảo chỉnh lý tại Trung tâm III làngười Nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp từ đơn vị, cá nhânvào lưu trữ để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu Có thể phải đọc trực tiếp tàiliệu nếu biên bản và mục lục hồ sơ chưa phản ánh hết nội dung khối tài liệu chuẩn

bị chỉnh lý hoặc trong trường hợp tài liệu đưa ra chỉnh lý còn trong tình trạng chưalập hồ sơ, rời lẻ, bó gói

Bước 2: Phó phòng là ngườii trực tiếp xem xét khối tài liệu.Trong đó baogồm các thành viên trong phòng cùng tham gia sẽ được phân công mỗi người khảosát một phần

Bước 3: Cuối cùng trưởng phòng hoặc phó phòng sẽ là người tổng hợpthông tin và viết báo cáo kết quả đạt được trong quá trình khảo sát tài liệu

2.1.3 Bổ sung tài liệu.

Trong quá trình khảo sát người đương các cá nhân nếu phát hiện thành phầntài liệu của phông còn thiếu cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiệnchỉnh lý Phạm vi và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung được xác định căn

cứ vào các yếu tố sau:

- Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý;

- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, của các đơn vị, bộ phận và nhiệm vụcủa các cá nhân liên quan

- Sổ đăng ký văn bản đi, đến;

- Biên bản giao nhận tài liệu của các đơn vị, bộ phận và cá nhân (nếu có).Nguồn bổ sung tài liệu từ thủ trưởng cơ quan, đơn vị; các đơn vị, cá nhânđược giao giải quyết công việc; những cán bộ đã nghỉ hưu, chuyển công tác; cơquan, tổ chức cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức trực thuộc…

2.1.4 Lập kế hoạch biên soạn văn bản hướng dẫn

2.1.4.1 Lập kế hoạch chỉnh lý

Người lập kế hoạch chỉnh lý tại Trung tâm III là trưởng phong phòngchỉnh lý hoặc người được giao nhiệm vụ đướng đầu trong quá trình khảo sát tàiliệu như phó trưởng phòng

Trong đó kế hoạch bao gồm nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực

và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý

Khi chỉnh lý các phông hoặc khối tài liệu lớn với các thành viên tham giathực hiện, cần phải xây dựng kế hoạch chỉnh lý chi tiết, cụ thể

Kế hoạch chỉnh lý cần nêu rõ: số lượng cán bộ tham gia chỉnh Lý, thời giantiến hành chỉnh lý và mức độ đạt được trong mỗi khoảng thời gian nhất định

2.1.4.2 Biên soạn các văn bản hướng dẫn.

Các văn bản cần biên soạn trong quá trình chỉnh lý bao gồm:

- Lịch sử đơn vị hình thành phông: Là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạtđộng của đơn vị hình thành phông và những biến động (nếu có) của đơn vị hình

thành phông hoặc khối tài liệu.

- Lịch sử phông: là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của việc hình thànhphông hoặc khối tài liệu, những biến động (nếu có)

Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông phải được biên soạnchi tiết, đầy đủ khi tổ chức chỉnh lý lần đầu; những lần chỉnh lý sau chỉ cần bổsung thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thànhphông và về khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn nhằmmục đích:

+ Làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý phù hợp;

+ Làm căn cứ cho việc biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thểtrong chỉnh lý như: xây dựng phương án phân loại; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ;hướng dẫn xác định giá trị tài liệu…

+ Giúp cho những người tham gia thực hiện chỉnh lý nắm bắt một cách kháiquát về lịch sử và hoạt động của đơn vị hình thành phông và về tình hình cỉa phônghoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

Khi biên soạn các văn bản này, cần tham khảo tài liệu liên quan về lịch sử cơquan, đơn vị hình thành phông và về phông, bao gồm:

+ Các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản khác về việc thành lập,quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức và những thay đổi(nếu có); những văn bản về việc chia tách, sáp nhập đơn vị hình thành phông hoặccác cơ quan chủ quản của đơn vị hình thành liên quan đến việc thay đổi vị trí, chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông (nếucó);

+ Các văn bản quy định về quan hệ, lề lối làm việc và chế độ công tác vănthư của đơn vị hình thành phông; quy định về lề lối làm việc của các phòng, banchức năng và của cán bộ trong cơ quan

+ Các biên bản giao nhận tài liệu: mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; sổ sáchthống kê tài liệu; sổ đăng ký văn bản đi đến;

+ Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;